档案管理合同（15份范本）

第1篇 档案管理规章制度范本最新整理版

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六、档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

第2篇 公司档案管理办法

第一条 设立目的

为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 工作原则

公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。

第三条 档案范围

1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；

2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。

第四条 档案管理人员

本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。

第五条 具体管理措施

一、归档工作

1．归档原则_____原始、真实、合符规定。

（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；

（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；

（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。

2．归档时间

（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。

（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。

3．具体内容

（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

二、管理工作

1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2．档案分类

本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：

（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；

（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；

（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；

（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

3．管理人员日常工作

（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。

（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。

4．档案的销毁

对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。

销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第六条 档案的利用

（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；

（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。

（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。

（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。

第七条 附则

本办法由________负责解释，经_______批准后实施。

第3篇 档案管理人员转正申请

尊敬的领导：

我叫_____________________，于20___________________年_____月_____日进入公司，成为公司的试用员工，根据公司的需要，目前担任_____________________项目档案员一职，负责档案收集、发放和整理的工作。

作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很迷茫，不知道该如何做好工作，但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化，让我很快完成了从学生到职员的转变，让我较快适应了公司的工作环境。

自我进入公司到现在已经有三个月的时间，这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多，感悟也很多，从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解，现将工作情况简要总结如下：

1、档案预控这一点至关重要，也是做好档案管理的必备条件。

工程档案是项目施工过程中逐步形成的，是工程施工过程-真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。

所以说，如果档案不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起，也势必会影响到后面工程竣工的验收。

2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时，项目工程施工已经基本完成，在项目部各成员的带领和指导下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。

对这些工程档案，认真检查其内容是否符合相关的要求后，交由项目经理审核签字，在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。

另外，在工程施工过程中有材料进场的，必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等，为以后上报材料报验做好准备。

再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报，这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。

3、加强学习作为一个项目的档案员，还应该不断学习新知识。

因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要经过三个月的试用期，我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的，有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。

______________公司给了我这样一个发挥的舞台，我就要珍惜这次机会，为公司的发展竭尽全力。

在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准。

此致敬礼!申请人：

______________年_________月_________日

第4篇 养殖档案管理制度

1.养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。

2.养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。

3.养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。

4.养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。

5.《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。

第5篇 档案管理人员转正申请书

尊敬的领导：

我叫_____________________，于__________年__________月__________日进入公司，成为公司的试用员工，根据公司的需要，目前担任_____________________项目档案员一职，负责档案收集、发放和整理的工作。作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很迷茫，不知道该如何做好工作，但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化，让我很快完成了从学生到职员的转变，让我较快适应了公司的工作环境。自我进入公司到现在已经有三个月的时间，这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多，感悟也很多，从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解，现将工作情况简要总结如下：

1、档案预控这一点至关重要，也是做好档案管理的必备条件。工程档案是项目施工过程中逐步形成的，是工程施工过程-真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说，如果档案不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起，也势必会影响到后面工程竣工的验收。

2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时，项目工程施工已经基本完成，在项目部各成员的带领和指导下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。对这些工程档案，认真检查其内容是否符合相关的要求后，交由项目经理审核签字，在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。另外，在工程施工过程中有材料进场的，必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等，为以后上报材料报验做好准备。再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报，这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。

3、加强学习作为一个项目的档案员，还应该不断学习新知识。因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要经过三个月的试用期，我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的，有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。______________公司给了我这样一个发挥的舞台，我就要珍惜这次机会，为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准。

此致敬礼!

申请人：____________________

______________年_________月_________日

第6篇 机关档案管理制度

为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

档案安全保密制度

1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

档案保管制度

1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

档案利用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

确地提供档案利用服务。

2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查(借)阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查(借)阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

立卷归档制度

1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

第7篇 公司档案管理人员转正申请书

尊敬的领导：

我叫_____________________，于20______________年6月19日进入公司，成为公司的试用员工，根据公司的需要，目前担任_____________________项目档案员一职，负责档案收集、发放和整理的工作。作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很迷茫，不知道该如何做好工作，但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化，让我很快完成了从学生到职员的转变，让我较快适应了公司的工作环境。自我进入公司到现在已经有三个月的时间，这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多，感悟也很多，从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解，现将工作情况简要总结如下：1、档案预控这一点至关重要，也是做好档案管理的必备条件。工程档案是项目施工过程中逐步形成的，是工程施工过程-真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说，如果档案不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起，也势必会影响到后面工程竣工的验收。2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时，项目工程施工已经基本完成，在项目部各成员的带领和指导下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。对这些工程档案，认真检查其内容是否符合相关的要求后，交由项目经理审核签字，在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。另外，在工程施工过程中有材料进场的，必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等，为以后上报材料报验做好准备。再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报，这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。3、加强学习作为一个项目的档案员，还应该不断学习新知识。因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要经过三个月的试用期，我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的，有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。______________公司给了我这样一个发挥的舞台，我就要珍惜这次机会，为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准。

此致敬礼!

申请人：

______________年_________月_________日

第8篇 有限股份公司档案管理制度

目的

为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

范围

本制度适用于公司各级档案管理。

名词解释

档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责

公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

行政部档案管理工作：

组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

组织开展档案的鉴定和统计工作。

负责编制、完善档案管理制度。

负责公司档案室的组织建设工作。

各部门(厂)档案管理员：

负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

管理内容：

档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

质量要求：

纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。

档案收集规则

公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：

及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。

严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：

文件应为已处理完毕的生效文件;

文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

档案整理规则：

公司档案设置三级类目：

一级类目以部门名称关键词进行设置。

二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。

三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。

装订：

归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。

装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。

不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。

排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。

编号：

公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称年度-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。

声像档案

照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。

录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。

实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。

编目：

卷内文件目录(附表)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。

装盒：

将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。

档案的保管和保护：

档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。

声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。

档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

档案的移交：

移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

文书档案的移交：

由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。

声像实物档案的移交：

声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。

对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。

移交要求：

移交的资料均应为原件。

若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。

各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。

移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。

资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表)，确保填写内容的完整、准确、清晰。

行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。

移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。

移交时限：

一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。

档案的借阅：

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;

外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。

档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。

档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。

借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。

档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。

档案保管期限：

档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。

凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

档案的处置

公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。

如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

销毁

经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。

对发生以下行为者将进行相应处罚：

借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

附表：

卷内文件目录

备考表

档案交接登记表

档案借(查)阅单

档案销毁清册

第9篇 档案管理规章制度通用版

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写卷内目录。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件____区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六、档案的移交档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁公司对各类档案每________年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的法律，但是并非制定的任何规 章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。

劳动争议纠纷案件中，工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳动者工作年限等都由企业举证，所以企业制定和完善相关规章制度的时候，应该注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举证不能的后果。

第10篇 档案管理服务合同

2023档案管理服务甲方(委托方)：_________________________

乙方(保管方)：_________________________

__________________(以下简称甲方)，_______________经友好协商达成如下协议：

一、乙方同意为甲方代保管保险业务档案，期限暂定为_____年(从第一批档案进入开始计算时间到_____年后为止)，保管期限满后，甲已双方未提出疑义，甲乙双方再行商议续签。

二、保管费用：甲乙按每年每标准延长米_____元(__________元整)交纳保管费用(标准延长米的长度为_____米，高度为标准档案盒高度即_____公分。每一标准延长米应放置标准档案盒_____盒。代保管费用包括：库房占用费、档案柜、架使用费、除湿、空调水电费及档案提供利用费等)。

三、结算方法：

1.每年1月按上年度实际使用情况计算费用;

2.新增部分从档案移进档案馆次日，按实际使用情况结算至年末，第二年重新按年度计费。

四、付款方式：支票(乙方提供带税务章正规发票)

五、乙方提供的档案库房，保管条件应该符合国家标准，乙方保证甲方的档案安全，完整。如保管期限满(在不续约的情况下)，乙方应该将所有保管资料完整地交还甲方，如有损失(不可抗力的原因除外)乙方应该承担法律责任，并对因此给甲方造成的损失予以赔偿。

六、甲方人员持有本单位签章的查档调阅单根据调阅单指定的查阅内容可以随时在正常的工作日查阅甲方的业务档案，乙方为其提供服务。

甲方在急需查阅档案时，乙方可为甲方传真档案复印件，传真号码以及传真接受人另行确定，并且将传真后的任何形式的档案材料标记后放回原档案中。

乙方不得直接接待公检法部门的查阅档案人员，如遇此类情况，应在甲方允许的情况下，由甲方人员陪同方可查阅档案。

七、甲方人员原则上不得将档案带出档案馆，如遇特殊情况，须经甲乙双方有关部门领导批准并办理相关手续。

八、代保管档案的移交：甲方向乙方移送档案后，按卷、盒办理签收手续，乙方在保管工作中要加强管理，如出现问题，乙方应承担法律责任，并对给甲方造成的经济损失予以赔偿。

九、因乙方保管不善致使甲方档案损毁，按国家《档案法》、《民法典》有关条款处理，因档案内在质量造成档案字迹褪变，乙方不予负责。

十、甲乙双方应按照协议条款全面履行义务，不得违约，未尽事宜，双方可以协商解决，协商不一致，可由甲方所在地法院管辖并处理。

十一、本协议一式四份，甲乙双方各执两份，自签字之日起生效。

甲方：______________ 乙方：______________

法定代表人：________ 法定代表人：________

签字日期：__________ 签字日期：__________

银行账号：__________ 银行账号：__________

公司签章：__________ 档案馆公章：________

第11篇 公司电子文件归档与电子档案管理办法

第一条 设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。

第二条 负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）及时按照要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：r—草稿性电子文件；u—非正式电子文件；o—正式电子文件；n—无纸电子文件；t—文本文件；i一图象文件；g—图形文件；v一影像文件；a—声音文件；m—多媒体文件；p—计算机程序；d—数据文件。

2．具体收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机辅助设计（cad）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。

二、电子文件的归档

1．电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。

2．电子文件的归档

（1）归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

（2）归档检测与鉴定

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。

（3）归档过程

a把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

b存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

c将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

d在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3．其他注意事项

（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。

（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第四条 电子档案的管理

电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：

1．电子文件检验

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。

2．电子文件保管

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围：℃—__________℃；相对湿度选定范围：___％—___％。

（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

3．电子文件抽样检查

每满____年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。每满____年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于_____％，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。

4．电子文件的利用

利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5．电子文件的销毁

电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。

第12篇 档案管理规章制度

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六、档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁

第13篇 人事档案管理制度?

人事档案管理制度

第一章总则

第一条财产保险股份有限公司为加强公司员工档案管理，有效地保护和利用人事档案，规范人事档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》制定本制度。

第二条本制度适用于总、分公司所有后线管理人员的人事档案管理工作。

第二章人事档案的管理

第三条适用范围

3.1 员工人事档案分为员工历史档案和员工在职档案。员工在进入公司前的个人档案，称为员工历史档案。员工历史档案的管理按国家人事档案法律法规执行，不在本制度管理范畴内。

3.2 本制度涉及的员工在职档案是指员工在公司工作期间，因招聘录用、绩效考核、薪酬管理、在职培训、劳动合同管理及离职手续办理等产生的和个人相关的有存档价值的文书、电子文件、实物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系统中存放的员工个人档案是员工在职档案的有效组成部分。

第四条管理部门

4.1 总公司人事行政管理部及分公司综合管理部作为人事管理部门，负责各级员工的在职档案管理。

4.2 总公司人事行政管理部负责总公司、机构管理中心、分公司班子及财务负责人的在职档案管理；分公司综合管理部负责前述人员之外的分公司所辖其他人员的在职档案管理。

第五条管理部门职责

5.1 保管员工档案；

5.2 收集、鉴别和整理员工档案材料；

5.3 办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；

5.4 登记员工工作变动情况；

5.5 为有关部门提供员工信息；

5.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；

5.7 办理其他有关事项。

第三章员工在职档案的内容

第六条在职档案的内容，包括但不限于：

6.1 本人填写的应聘简历、员工登记表、面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；

6.2 新员工培养记录表、转正申请表、转正面谈表等试用期内的材料；

6.3 员工绩效评估表、考核面谈表、个人绩效改进计划表等绩效考核材料；

6.4 员工薪酬核定表、薪酬变更通知等薪酬管理材料；

6.5 员工培训申请书、培训服务期协议、专项技术培训支付凭证（复印件）、培训记录等在职培训材料；

6.6 解除劳动合同协议、离职申请单、解除劳动合同书、解除、终止劳动合同证明等离职材料；

6.7 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

6.8 任免、职称等材料；

6.9 政审材料、参加中国共产党、民主党派的材料；

6.10 奖惩材料；

6.11 其它有较大价值的可供参考的材料。

第四章在职档案的建立和维护

第七条新员工报到后5个工作日内，人事管理部门应为员工建立在职档案，并协助新员工将历史档案转入公司指定的档案存放单位。

第八条员工报到后10个工作日内，人事管理部门应将员工招聘录用资料归档，包括但不限于：

8.1 应聘简历、身份证（双面都印在同一页上，a4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

8.2 面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；

8.3 其他资料。

第九条员工试用期结束前5日，人事管理部门应将试用期资料归档，具体的资料包括但不限于：

9.1 新员工培养记录表；

9.2 转正申请表；

9.3 转正面谈表；

9.4 其他资料。

第十条在员工调动手续办理完毕的5个工作日内，人事管理部门应将员工调动手续资料归档，包括但不限于：

10.1 人事异动审批表；

10.2 员工调动工作移交表；

10.3 文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表

10.4 其他资料。

第十一条在员工离职手续办理完毕后3个工作日内，人事管理部门应将离职相关资料归档，包括但不限于：

11.1 员工的书面离职申请单；

11.2 解除劳动合同协议；

11.3 解除劳动合同书；

11.4 解除、终止劳动合同证明；

11.5 员工离职工作移交表；

11.6 其他资料。

第十二条员工受到奖惩公司文件正式下发后3个工作日内，人事管理部门需将相关的奖惩资料归档。

第十三条人事行政管理部门随时收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表等材料。

第十四条每年1月份收集员工聘任、晋升审批材料、年度目标责任书等。

第十五条其他在职档案资料，人事管理部门要随时收集、整理并及时归档。

第十六条在职档案的保管：

16.1 员工档案材料统一使用a4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复定纸书写；

16.2 在职档案存放应配备档案库房、档案橱柜等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染；

16.3 在职档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作；

16.4 在职档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找；

16.5 在职档案档号设置为：

卷宗号－档案类别－年度－保管期限－案卷号－件号。

16.6 每年12月，将当年离职员工在职档案移交本级公司档案室统一管理。

第十七条按规定需要销毁档案材料时，必须经本级人事管理部门领导批准。

第五章人事档案的借阅与移交

第十八条凡借用在职档案，必须填写《在职档案借阅登记表》，由人事管理部门的负责人核实理由，经分管人事管理部门的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

第十九条借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第二十条员工因调动、辞职或被辞退等原因终止、解除劳动合同的，公司应在15日内将其历史档案转交其新的工作单位或转为个人存档形式由有存档权的单位保管。

第六章附则

第二十一条本办法由总公司负责解释。

第二十二条本办法自颁布之日起执行。

附表一：修订记录

时间

版本

修订说明

附表二：在职档案整理统计表

日期

档案名称

性质

（新进/注销/转递）

附表三：在职档案底账

编号

档案名称

备注

附表四：在职档案借阅登记表

日期

借阅档案

借阅原因

借阅人

归还

日期

附表五：在职档案查阅/借出申请

申请人姓名

所在部门

□查阅 □借出

时间：年月日至年月日

查阅/借出档案名称：

档案人姓名：

档案人基本情况：

查阅/借出原因：

查阅/借出部门意见：

签名

签署时间： 年 月 日

人事管理部门意见：

签名

签署时间： 年 月 日

第14篇 档案管理系统技术服务合同

2023档案管理系统技术服务项目名称：

委托方：

受托方：

签订时间：年月日

签订地点：

有效期限：年月日至年月日

委托方(甲方)：

地址：

法定代表人：

项目联系人：

联系方式：

通讯地址：

邮政编码：

电话：传真：

电子信箱：

受托方(乙方)：

住所地：

法定代表人：

项目联系人：

联系方式：

通讯地址：

邮政编码：

电话：传真：

电子信箱：

本合同甲方委托乙方就项目进行的专项技术服务，并支付相应的技术服务报酬。双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国民法典》的规定，达成如下协议，并由双方共同恪守。

第一条：甲方委托乙方进行技术服务的内容如下：

1.技术服务的目标：。

2.技术服务的内容：。

内容详见附件。

3.技术服务的方式：。

第二条：乙方应按下列要求完成技术服务工作：

1.技术服务地点：广西壮族自治区南宁市

2.技术服务期限：年月日至年月日

3.技术服务进度：乙方应在服务期限内完成相应的技术服务工作。

4.技术服务质量要求：乙方确保提供的信息安全体系文件及相关文档应能够满足信息系统等级保护中三级、信息技术服务管理系统、信息安全管理体系等国家现行的相关标准规范的要求，并使之能够与甲方现行的信息安全工作相适应。

5.技术服务质量期限要求：2018年12月31日

第三条：为保证乙方有效进行技术服务工作，甲方应当向乙方提供下列工作条件和协作事项：

1.提供技术资料：

(1)为保证乙方有效进行技术服务工作，甲方应当向乙方尽可能提供管理机构信息、人员信息、设备和系统信息等。

(2)甲方应尊重乙方根据国家、行业或企业的有关规定，不应提出与国家、行业标准、规定相抵触的要求。

2.提供工作条件：

(1)无

3.其他：无

4.甲方提供上述工作条件和协作事项的时间及方式：在合同签署后，项目完成的时间及方式由甲乙双方共同商讨。

第四条：知识产权归属：

1.乙方在本技术服务合同工作范围内产生的所有技术资料、文档，包括但不限于输出的信息安全管理体系文件的知识产权以及所有权归甲方所有，未经甲方授权，乙方不能对第三方公开、提供使用。

第五条：甲方向乙方支付技术服务报酬及支付方式为：

1.技术服务费总额为：

2.技术服务费由甲方按工作量方式支付乙方。

具体支付方式和时间如下：

(1);

(2)在乙方完成安全体系文件总则、信息安全管理制度、信息安全运维体系三大框架下的内容、制度、流程、表单等工作并经甲方认可时，甲方向乙方支付合同总价的30%，;

(3)在乙方完成信息安全技术体系文件框架下的内容、制度、流程、表单等工作并经甲方认可时，且与第二点完成的工作全部汇总整理成册，甲方向乙方支付合同总价的30%，共计人民币伍

(4)乙方在收到甲方付款金额之日起，7个工作日内开具发票给到甲方

乙方开户银行名称、地址和帐号为：

户名：

开户银行：

地址：

帐号：

第六条：双方确定因履行本合同应遵守的保密义务如下：

乙方：

1.保密内容(包括技术信息和经营信息):甲方的相关信息及本合同项目的文档文件信息

2.涉密人员范围:本项目相关人员

3.保密期限：七年

4.泄密责任：向甲方赔偿泄密损失费人民币贰万元(20000.00元)并保留追究乙方法律责任的权利

第七条：本合同的变更必须由双方协商一致，并以书面形式确定。但有下列情形之一的，一方可以向另一方提出变更合同权利与义务的请求，另一方应当在7日内予以答复;逾期未予答复的，视为同意：

1.发生了使合同基础发生变化的客观情况;

2.主要人员变动、国家政策变动等使原合同的继续履行显失公平或合同无法履行;

3.法律法规规定的合同可以变更的情形出现;

4.考虑双方合作过程中可能发生的变更，为维护双方利益，应留下空间。

第八条：双方确定以下列标准和方式对乙方的技术服务工作成果进行验收：

1.乙方完成技术服务工作的形式：乙方按照与甲方共同商定的技术服务要求完成信息安全体系文件的编制工作。

2.技术服务工作成果的验收标准：本合同服务内容工作完成后，乙方向甲方提供汇编成册的信息安全体系文件及相关记录表格，相关内容经最终用户、甲方、乙方三方会议讨论认可使用，且使信息安全体系在信息系统等级保护测评中(信息安全管理部分)得分比利不低于85%。

3.技术服务工作成果的验收方法：由甲方组织项目评审，以正式评审意见作为成果验收依据。

第九条：双方确定：

1.甲方利用乙方提交的技术服务工作成果所完成的新的技术成果，归甲方所有。

第十条：双方确定，按以下约定承担各自的违约责任：

1.在合同履行期间，如甲方要求终止和解除合同，乙方已开始服务工作的，按实际工作量，不足一半按一半支付，超过一半的按全费支付;如乙方要求终止和解除合同，乙方赔偿由此造成的一切误工损失。

2.甲方按本合同规定的金额和日期向乙方支付技术服务费，每逾期支付三天，应承担应支付金额千分之二的逾期违约金，且乙方提交成果的时间顺延。违约金总额不超过合同价款的10%。

3.由于乙方原因，延误了成果提交时间，每延误三天，应减收该项目应收设计费的千分之二，减收费用不超过合同价款的10%。

4.违反本合同约定，违约方应按《民法典》有关规定，承担违约责任。

第十一条：双方确定，在本合同有效期内，甲方指定

为甲方项目联系人，乙方指定为乙方项目联系人。

一方变更项目联系人的，应当及时以书面形式通知另一方，未及时通知并影响本合同履行或造成损失的，应承担相应的责任。

第十二条：乙方确定完成本合同的技术服务人员名单。此完成人员享有在有关最终技术工作成果文件上写明技术工作成果完成者的权利和取得有关荣誉证书、奖励的权利。

第十三条：双方确定，出现下列情形，致使本合同的履行成为不必要或不可能的，可以解除本合同：

1.因发生不可抗力或技术风险;

2.本项目终止。

第十四条：双方因履行本合同而发生的争议，应协商、调解解决。协商、调解不成的，确定按以下第1种方式处理：

1.提交南宁市仲裁委员会仲裁;

2.依法向人民法院起诉。

第十五条：双方确定：本合同及相关附件中所涉及的有关名词和技术术语，其定义和解释如下：

1.无

第十六条：与履行本合同有关的下列技术文件，经双方确认后，为本合同的组成部分：

1.技术背景资料：无;

2.可行性论证报告：无;

3.技术评价报告：无;

4.技术标准和规范：专业培养标准;

5.原始设计和工艺文件：无;

6.其他：无;

第十七条：双方约定本合同其他相关事项为：无。

第十八条：本合同一式肆份。其中，甲方贰份，乙方贰份，具有同等法律效力。

第十九条：本合同经双方签字盖章后生效。

甲方：(盖章)

法定代表人/委托代理人：(签名)

年月日

乙方：(盖章)

法定代表人/委托代理人：(签名)

项目负责人：(签名)

第15篇 办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

(1)永久保存。凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文、社团成立申请书等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。

(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门、社团需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。

(3)短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短

期保存。短期保存为15年以下。

第六条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

第十七条档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

为进一步提高我办档案管理工作水平，根据《中华人民共和国档案法》和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度：

归档范围

一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，由综合处负责收集、整理和归档。

二、各处室公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。

三、财会、统计和固定资产登记等档案，在会计、统计年度终了后，编造清册，交由综合处归档。

四、市信息化建设项目全过程档案。

档案保管

五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。

六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位，在次年六月底前按规范格式立卷归档。

七、档案管理员应当做好以下工作：

1、维护好档案的安全,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,及时采取修补、复制、收集等补救措施。

2、每季度对档案进行检查,发现问题及时向领导汇报,确保档案安全与完整。

3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。

4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持适宜的温、湿度。

八、档案管理员工作调整时，应履行交接手续。

档案查阅

九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。

1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导批准;

2、外单位查阅档案的，应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核，报分管领导批准后，方可查询。

十、查阅档案应在文档室内进行，档案材料不外借。

十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准，方可复印、拍照。

十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必须进行检查，如发现有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。

档案保密

十三、认真贯彻实施《保密法》，严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。

十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。

十五、查阅涉密文件资料时，应报分管领导批准后方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的，须报单位主要负责同志审批，并严格按照《保密法》的相关规定执行。

十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。

十七、文档室和档案柜应当随时加锁，确保档案的安全。

十八、未经批准,文档管理员不得擅自提供、抄录、拍照、公布档案内容。

档案登记统计

十九、建立档案统计台帐，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计，做到及时准确无误。

二十、按照有关规定，按时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案统计年报。

二十一、按时完成上级档案行政管理部门部署的登记和统计任务。

档案鉴定与销毁

二十二、按照国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的所有行文进行鉴定。

二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文件和保存期满的档案才能进行销毁。

二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。

二十五、批准销毁的档案,必须由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特殊情况可暂缓销毁。

二十六、因档案管理人员责任心不强造成不良后果的，视情节给予处分。

市信息化项目档案管理

二十七、市信息化项目档案管理遵循《科学技术档案案卷构成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《归档文件整理规则》(da/t22-____________年)相关规范。

二十八、综合处统一受理项目建设单位的文档报送和档案管理，建设单位不得拒报、瞒报。对不按规定提交项目建设档案的，市信息办有权暂停该信息化建设项目后续工作，所有后果由项目建设单位负责。

二十九、根据《合肥市信息化项目管理实施细则》规定，信息化项目建设档案包括：

1、项目申报材料：财政预算“一上”截止前，向市信息办申报下一年度信息化专项资金的建设计划和项目预算;申请立项报告及项目建设方案。

2、项目论证材料：项目建设方案。

3、项目立项材料：项目建设内容及预算简表;项目正式批复。

4、项目实施材料：项目建设合同;《合肥市信息化建设项目执行情况表》

5、项目验收材料：技术报告、开发工作报告、测试报告、监理报告、用户报告、经费使用报告及建设合同要求提供的有关资料;项目验收意见书。

6、经费支付材料：工程款支付情况

7、绩效评估材料：自我评估和第三方绩效评估报告

三十、信息化项目建设单位在报送项目纸质材料时，应一并提供电子版以供存档。

三十一、为保证档案质量，项目建设单位应按照以下统一标准，整理标准文档。

1、文档的编制应遵循科技文件材料的形成规律，按照产生的时间顺序，并按照案卷内科技文件材料的有机联系进行整理，各类材料应完整、准确，如实反映项目审批、建设、完善、验收、运行的全过程。

2、文档使用纸张规格统一为a4纸张(党委系统文件使用16k标准用纸除外)，纸张规

格不可超过310mm×220mm(长×宽)，整卷厚度不得超过40mm。

3、整卷文档应执行完整的页码标识(空白页不标识页码)，并在文档首页前编制目录索引。

4、文档不可使用金属及塑料材料进行装订。

三十二、本制度由综合处负责解释

三十三、本制度自公布之日起施行