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第1篇 公司档案管理办法
第一条 设立目的
为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料,有效地促进公司经营与发展,根据《中华人民共和国档案法》相关规定,并结合公司的实际情况,制定本办法。
第二条 工作原则
公司的档案工作实行统一领导,分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员,集中统一管理本部门内部的所有档案。
第三条 档案范围
1.含义:档案是指在各种管理活动中,具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料;
2.具体范围:本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录;决策层各种会议记录、纪要;重要规章制度;重要的契约书、协议书、登记注册档案;重要的诉讼档案;政府颁布的各种许可证书;各种工程及技术资料、招投标文件;财务会计资料;重要劳动人事资料;其它有关各单位历史的档案等。
第四条 档案管理人员
本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理,人事方面的档案由_____部整理,各业务部门的合同、资料由各部门整理,会计档案由_____部整理并自行归档管理。
第五条 具体管理措施
一、归档工作
1.归档原则_____原始、真实、合符规定。
(1)归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录;
(2)资料应按归档范围进行积累,确保完整、准确、系统,反映企业各项活动的真实内容和历史过程;
(3)归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求,进行整理、编目。
2.归档时间
(1)科学技术档案(科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类)归档时间可视项目周期长短而定,周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。
(2)文书档案(行政管理类、经营管理类、生产技术管理类)应按年度归档,一般应在第二年上半年内归档。
(3)会计档案应按年度归档,一般应在第二年二季度内归档。
3.具体内容
(1)立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角,案卷目录找印_____份,卷内目录打印_____份。
(2)案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如有破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄及有字迹的材料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写,字迹端正。
(3)根据卷内文件之间的联系,还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等,档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。
(4)案卷按年代、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
二、管理工作
1.管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
2.档案分类
本公司档案实行按保管期限分类法,具体如下:
(1)永久保存档案,包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册档案;重要的诉讼关系档案;重要的政府许可证书;有关公司历史的档案;决算书和其他重要的档案;
(2)保存十年档案,包括请示审批提案档案,人事任命档案,奖金工资与津贴有关档案,财务会计账簿、传票与会计分析报表,以及永久保存以外的重要档案;
(3)保存五年档案,指不需要保存十年的次重要档案;
(4)保存一年档案,指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。
3.管理人员日常工作
(1)公司应配置保存档案的必要设备,注意做好保密工作,档案室的房门窗要坚固,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。
(2)档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引,以便于查找。
(3)每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制,确保档案的安全。
4.档案的销毁
对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送______审批后销毁。
销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。
第六条 档案的利用
(1)借阅文件采用审批制,并详细登记,未经许可,任何人不准借阅,注明归还日期,签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况,经确认后方可借出。阅后完整按时归还,归还时同样严格检查,以明确责任;
(2)一般档案须经______在《_______》上签字批准后,方可借阅本部门有关的档案资料;重要资料须经_____审批;密级档案资料,须经______和______共同审批。
(3)原则上不许外单位人员借阅公司档案资料,特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。
(4)借阅人员需要复印、摘抄,须经_____批准,未经许可,不得擅自复印、摘抄。
第七条 附则
本办法由________负责解释,经_______批准后实施。
第2篇 公司档案管理人员转正申请书
尊敬的领导:
我叫_____________________,于20______________年6月19日进入公司,成为公司的试用员工,根据公司的需要,目前担任_____________________项目档案员一职,负责档案收集、发放和整理的工作。作为一个应届毕业生,初来公司,曾经很迷茫,不知道该如何做好工作,但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化,让我很快完成了从学生到职员的转变,让我较快适应了公司的工作环境。自我进入公司到现在已经有三个月的时间,这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多,感悟也很多,从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解,现将工作情况简要总结如下:1、档案预控这一点至关重要,也是做好档案管理的必备条件。工程档案是项目施工过程中逐步形成的,是工程施工过程-真实、全面的反映,对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说,如果档案不符合要求,工程实体质量根本就无从谈起,也势必会影响到后面工程竣工的验收。2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时,项目工程施工已经基本完成,在项目部各成员的带领和指导下,慢慢熟悉一些基本的工作流程,及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。对这些工程档案,认真检查其内容是否符合相关的要求后,交由项目经理审核签字,在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。另外,在工程施工过程中有材料进场的,必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等,为以后上报材料报验做好准备。再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报,这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。3、加强学习作为一个项目的档案员,还应该不断学习新知识。因技术、材料等是不断更新的,只有通过不断地学习,补充自身的不足,才能适应发展的需要经过三个月的试用期,我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的,有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。______________公司给了我这样一个发挥的舞台,我就要珍惜这次机会,为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请,希望自己能成为公司的正式员工,恳请领导予以批准。
此致敬礼!
申请人:
______________年_________月_________日
第3篇 有限股份公司档案管理制度
目的
为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档,并有效传递使用,提高档案管理质量与效率而制定。
范围
本制度适用于公司各级档案管理。
名词解释
档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。
归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。
“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,一件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册为一件,来文与复文可为一件。
4职责
公司行政部负责档案管理工作,包括本制度的制定修改及解释,并督导各部门执行。
各部门(厂)应指定兼职档案管理员,并负责本制度的具体落实执行,具有对本制度进行修改的建议权。
行政部档案管理工作:
组织开展档案的定期移交,进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。
组织开展档案的鉴定和统计工作。
负责编制、完善档案管理制度。
负责公司档案室的组织建设工作。
各部门(厂)档案管理员:
负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。
在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。
公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。
管理内容:
档案的归档范围包括:文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。
档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料,并确保文件的质量。
质量要求:
纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整,有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整,字迹模糊或已退变的文件应予以复制。
电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损,实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件,做好备份。
档案收集规则
公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意:
及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归,即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化,应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。
严格检查。对于收集起来的各类档案资料,应逐件进行检查:
文件应为已处理完毕的生效文件;
文件如是原件,应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件,应注明无原件的原因及原件存放地。
档案整理规则:
公司档案设置三级类目:
一级类目以部门名称关键词进行设置。
二级类目设置6大类,包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。
三级类目根据档案具体内容进行设置,如:公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。
装订:
归档文书类文件应按件装订时,正本在前,副本在后;正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;转发文之前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前。来文在后。
装订之前,须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物,对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐,不压字,不掉页,不倒页,不损坏文件,不妨碍阅读。
对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。
不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存,便于查阅。
对于特殊类别的资料,如设计图纸等,可根据自身需要,进行装订。
排列:
归档文件应在分类方案的最低一级目录内,按事由结合时间依次排序。
编号:
公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称年度-案卷号-件(盘、盒、页号)例如:xdd2a-行.公文____________年-01-001
意指:此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案,位置在2a箱第一个案卷的001号文件。
声像档案
照片及底片一并组卷保管,每张照片编一个照片号,并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明,包括:照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。
录音带要在每一盒外贴上标签,注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。
实物档案
每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签,注明实物档案名称、相关责任人、保管理由,保管时间及期限。
编目:
卷内文件目录(附表):将每一案卷内的归档文件逐件登记编目,来文与复文为一件时,只对复文进行编目。
将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
装盒:
将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面及备考表(附表)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸,备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等,放置于盒内文件之后。
档案的保管和保护:
档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记,明确资料在流动过程中的保管保护责任人。
声像档案应一式两份,其中一份作为保存件,不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次,如有问题,及时采取措施,进行修补、复制等。
档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。
档案的移交:
移交规则:
在所有档案移交前,公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整,是否符合文件质量要求。
文书档案的移交:
由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类,定期移交行政部。
声像实物档案的移交:
声像实物档案形成后,所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。
对于各种重要资料,如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。
移交要求:
移交的资料均应为原件。
若各部门业务工作须使用原件资料,应事先与行政部进行原件移交,在办理借出手续。
各级单位在签订合同类文件时,应确保移交行政部一份正本原件。
移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。
资料应按类别、时间顺序进行整理,整理完毕后方可移交,整盒移交的资料应包括卷内文件目录。
移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表),确保填写内容的完整、准确、清晰。
行政部档案管理员对移交资料进行检查核实,确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》,以备查考。
移交资料前,各级单位应将重要资料进行备份存档,以方便部门内部的资料借阅使用。
移交时限:
一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作,对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。
档案的借阅:
公司人员借阅本部门档案,填写《档案借(查)阅单》(附表),经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;
公司人员借阅本部门档案,填写《档案借(查)阅单》,经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;
外单位人员借阅本公司档案,须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式),经公司授权领导审批后方可借阅。
档案只能在公司范围内查阅,不得带出公司,不得将所借档案转借他人。
档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责,不得自行复制,修改。其主管领导负有监督责任,保证档案文件在借阅期间的完整无缺,不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。
借阅人需要复制档案时,应提出申请。复制件用后及时归还,不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。
档案借阅不得超过一个月。如需再借,应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理,档案管理员负责催办事宜。
档案保管期限:
档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替,定期用字母“d”代替,如保存十年则编为“d10”。
凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的,对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案,列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的,在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。
档案的处置
公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案,应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值,通过鉴定提出对部分档案的处置措施,经授权领导审核签字后,方可对档案进行处置。
如档案尚存一定保存价值,应需重新确定新的保管期限,继续保存。
如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。
销毁
经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表),相关部门进行会审,行政部审核,确认无误后报公司总裁审批,签字确认后方可销毁。
对于已批准销毁的档案,可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁,不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行,销毁人、监销人明确分工。
对发生以下行为者将进行相应处罚:
借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象,但不影响档案正常使用的,给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的,给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的,其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
私自留存声像档案,未给公司造成损失的,给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的,给与相关责任人行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息,未给公司造成损失的,给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的,相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款,并根据损失程度,加大处罚力度。
附表:
卷内文件目录
备考表
档案交接登记表
档案借(查)阅单
档案销毁清册