某别墅业主传真服务规程

有哪些

1. 服务申请：业主需填写并提交传真服务申请表，包括收件人信息、文件内容及紧急程度。

2. 文件准备：业主需提供清晰、完整的电子版或纸质版文件，如有特殊格式要求，需提前告知。

3. 保密协议：涉及敏感或私人信息的文件，业主需签署保密协议。

4. 服务确认：服务人员接收申请后，将确认文件无误并告知预计发送时间。

5. 发送与确认：完成发送后，服务人员将提供传真发送报告，包括收件人确认回执。

6. 咨询与投诉：业主对服务有任何疑问或不满，可通过客服热线进行咨询和反馈。

标准

1. 安全性：确保所有传真的信息安全传输，不泄露业主的个人信息。

2. 准确性：确保文件内容无误地传递给指定收件人。

3. 及时性：根据文件紧急程度，按照服务承诺的时间内完成发送。

4. 专业性：服务人员需具备良好的沟通技巧和问题解决能力，提供专业咨询服务。

5. 跟踪服务：对每次发送的传真进行跟踪，确保收件人收到并确认。

6. 客户满意度：持续改进服务质量，以达到业主满意为目标。

是什么意思

1. 服务申请意味着业主需正式提出使用传真服务的需求，提供必要的文件信息。

2. 文件准备强调业主需确保文件的完整性和合规性，以便顺利发送。

3. 保密协议是为了保护业主隐私，对于涉及敏感信息的文件，必须签订协议以确保安全。

4. 服务确认是服务人员对业主需求的核实，确保理解无误并安排发送。

5. 发送与确认是指完成发送后，业主会收到发送成功的证明，以确认文件已送达。

6. 咨询与投诉机制是为了保障业主权益，鼓励业主对服务提出建议和问题，以促进服务提升。

本规程旨在为某别墅业主提供高效、安全的传真服务，通过明确的服务流程和标准，确保业主的文件传输需求得到满足，并以业主满意度作为衡量服务品质的重要指标。所有服务人员应严格遵守规程，不断提升服务质量，以实现业主的期望。

某别墅业主传真服务规程范文

酒店式特色服务

别墅业主传真服务规程

1.0目的

确保准确、高效地为别墅业主发送传真并快捷、无误地将接收的传真转交给业主。

2.0适用范围

适用于服务中心所有工作人员。

3.0管理职责

服务中心客服助理必须严格按照以下程序为业主提供优质的服务。

4.0定义

(无)

5.0操作规程

5.1.1别墅业主向服务中心提出需求信息。

5.1.2服务中心确认业主身份,礼貌地问候和欢迎业主。同业主确认传真号码。

5.1.3告知业主传真收费标准。

5.1.4将稿件正面朝下放置在稿台上,调整纸导板到稿件的宽度;一次只放置10张a4稿件,稿件的发送是从最底一张开始向上按顺序发送出去。

5.1.5拨号,按start键。

5.1.6当需添加稿件时,在操作台上最后一张稿件大约只剩2厘米时,插入下一张稿件与前面的那一张稍微重叠。

5.1.7如果稿件阻塞或中途停下,按stop键,打开操作面板将稿件拉出或者操作过程发生错误时,按stop键,重新按程序4-5操作。

5.1.8打印传真报告。

5.1.9询问业主付款方式。

5.1.10开好收款收据,请业主签名,向业主收取现金。

5.1.11填写《收发传真记录表》。向业主表示感谢。

5.1.12服务中心每日17:30做好收费项目的结帐工作,并认真填写服务中心《营业收入日报表》后,与财务进行结算工作。

5.1.13结算后的收费交由第二天早班,由早班人员当日与财务结算时一并结清。

5.2接收传真

5.2.1无论传真上是否已注明房号、姓名,均应需核实房号和姓名,然后记录到

《收发传真记录本》上。

5.2.2传真放入专用信封,封上封口,注明房号、姓名。

5.2.3电话联系业主,告之业主收费标准,由礼宾员送至房间并收取费用或由业主自行取件。

5.2.4如业主要求由礼宾员送到房间,则通知礼宾员签收传真。

5.2.5如业主要求自行取件或转交他人,则做好签收交接记录。

5.2.6服务中心工作人员在《收发传真记录表》上做好记录。