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有哪些
会议室是企业内部沟通与协作的重要场所，其规程旨在确保会议高效、有序进行。以下是一些关键的会议室规程：
1. 预约管理：所有会议室使用需提前预约，以避免冲突。
2. 设备准备：会议前检查音响、投影等设备，确保正常运行。
3. 出席名单：明确参会人员名单，确保重要参与者能按时出席。
4. 议程制定：每个会议应有清晰的议程，便于时间管理和讨论焦点。
5. 时间管理：严格遵守会议开始和结束时间，避免浪费资源。
6. 会场秩序：保持安静，手机调至静音，尊重他人发言权。
7. 记录与纪要：指定专人记录会议要点，会后整理并分发会议纪要。
标准
这些规程的标准在于实现以下目标：
1. 效率：通过合理规划和管理，确保会议高效、目标明确。
2. 专业性：体现企业专业素养，保证会议质量。
3. 沟通：促进有效沟通，解决争议，达成共识。
4. 文明：维护良好的会议环境，体现企业文化。
5. 责任：明确责任分工，确保任务落实。
是什么意思
会议室规程的意义在于规范会议流程，提高会议效果，减少无效工作。这意味着：
- 预约管理旨在优化会议室资源利用，避免空置或冲突。 - 设备检查是为了确保会议期间技术设施的支持，避免因设备问题影响会议进程。 - 制定出席名单和议程有助于明确会议目标，让参与者做好准备。 - 时间管理强调准时开始和结束，尊重参会者的时间，提高会议效率。 - 维护会场秩序是为了确保讨论的专注和尊重，避免干扰。 - 记录与纪要的目的是追踪会议决策，确保后续工作的执行。
会议室规程是企业管理的重要组成部分，它不仅提升会议质量，还体现了企业的组织能力和专业形象。每位员工都应理解和遵守这些规程，共同营造一个高效、专业的会议环境。
会议室规程范文
第1篇 酒店会议室会议服务工作规程
酒店会议室管理及会议服务工作规程
1目的
规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。
2适用范围
适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。
3职责
3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。
3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。
3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。
3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。
3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。
4工作程序
4.1会议室管理
4.1.1使用会议室业务受理
a办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。
b根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。
c办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。
d业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。
e设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。
4.1.2会场布置及安排
a接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。
b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。
4.2会议室服务工作
4.2.1会议服务
大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。
4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。
4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。
4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。
4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。
5相关文件及记录
5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)
第2篇 会所会议室服务操作规程
小区会所会议室服务操作规程
1.0目的
明确会议室服务作业的具体方法和步骤,以有效地控制会议室服务过程,确保服务始终满足顾客需求。
2.0适用范围
适用于zz城会所会议室服务质量控制。
3.0职责
3.1销售厅服务员负责会方议室的服务工作。
3.2会所领班及主管负责日常工作的指导与监管。
4.0程序要点
4.1提前1小时,准备会议所需物品(茶水、投影仪、资料等),设备设施、物品、器具、资料准备齐全,会议中无欠缺情况发生。
4.2按规定的时间准时到达工作岗位,不迟到,不脱岗。
4.3检查会议室,空调关闭、开启是否正常;室内卫生情况是否整洁良好,如不符合要求,及时通知保洁人员打扫;灯光、窗帘、会议仪器等是否正常,有无破损的物品,如有立即通知主管或工程部维修;椅子摆放是否整齐,角度高度是否合适;麦克风摆放是否符合要求;室内的观赏植物是否长势良好,干净美观,摆放合理。
4.4根据主办方要求准备茶叶、咖啡、矿泉水、开水等用品,布放茶具。
4.5会前15分钟调好灯光、空调、抽风、投影仪等设施设备。
4.6服务员在客人到达前5分钟在会议室门口迎接宾客,客人光临,应向客人点头致意并问好,配合鞠躬(参见《通用礼仪手册》、《岗位礼仪手册》),引导宾客进入会场,入座。
4.7一般间隔20分钟从右侧给客人续杯(视情况适当增加或减少续杯的次数),会中增加客人时,及时添水添位。
4.8当发现烟盅内的烟头超过3个时应及时更换,接待员应将干净的烟盅放在托盘的内侧,拿一个干净的烟盅轻盖在脏烟盅上,一并拿起到托盘上后,将干净的烟盅再放回台面。
4.9会议结束后,会议接待员在会议室门口送客,检查客人遗留物品,如有遗失及时追还客人,如来不及,应与领班联系。
4.10清理会场,使会议室恢复原状(关灯、关空调、抽风可根据室内的烟味延长时间关闭)。
4.11通知保洁人员对会议室进行彻底清洁。
4.12将会议所用的茶杯、毛巾清洗干净,并分别放入消毒柜进行消毒。
4.13检查会议室是否清洁整理完毕,所有照明、空调、音响设备或其它设施是否关闭。
4.14当天工作结束后,整理当天营业情况,记录于《营业记录表》中。
5.0支持性文件
5.1《通用礼仪手册》
5.2《岗位礼仪手册》
6.0质量记录
无
第3篇 会议室管理服务管理规程
1、目的
规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。
2、适用范围
适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。
3、职责
3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。
3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。
3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。
3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。
3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。
4、工作程序
4.1会议室管理
4.1.1 使用会议室业务受理
a、办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。
b、根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。
c、办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、 联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。
d、业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。
e、设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。
4.1.2 会场布置及安排
a、接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。
b、办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。
4.2会议室服务工作
4.2.1 会议服务
大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。
4.2.2 设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。
4.2.3 会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。
4.2.4 会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。
4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。
5、相关文件及记录
5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)
5.2《庆通公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)
第4篇 会所会议室服务操作规程怎么写
小区会所会议室服务操作规程
1.0目的明确会议室服务作业的具体方法和步骤,以有效地控制会议室服务过程,确保服务始终满足顾客需求。
2. 0适用范围适用于zz城会所会议室服务质量控制。
3．0职责
3.1 销售厅服务员负责会方议室的服务工作。
3.2 会所领班及主管负责日常工作的指导与监管。
4. 0程序要点
4.1 提前1小时,准备会议所需物品(茶水、投影仪、资料等),设备设施、物品、器具、资料准备齐全,会议中无欠缺情况发生。
4.2 按规定的时间准时到达工作岗位,不迟到,不脱岗。
4.3 检查会议室,空调关闭、开启是否正常;室内卫生情况是否整洁良好,如不符合要求,及时通知保洁人员打扫;灯光、窗帘、会议仪器等是否正常,有无破损的物品,如有立即通知主管或工程部维修;椅子摆放是否整齐,角度高度是否合适;麦克风摆放是否符合要求;室内的观赏植物是否长势良好,干净美观,摆放合理。
4.4 根据主办方要求准备茶叶、咖啡、矿泉水、开水等用品,布放茶具。
4.5 会前15分钟调好灯光、空调、抽风、投影仪等设施设备。
4.6 服务员在客人到达前5分钟在会议室门口迎接宾客,客人光临,应向客人点头致意并问好,配合鞠躬(参见《通用礼仪手册》、《岗位礼仪手册》),引导宾客进入会场,入座。
4.7 一般间隔20分钟从右侧给客人续杯(视情况适当增加或减少续杯的次数),会中增加客人时,及时添水添位。
4.8 当发现烟盅内的烟头超过3个时应及时更换,接待员应将干净的烟盅放在托盘的内侧,拿一个干净的烟盅轻盖在脏烟盅上,一并拿起到托盘上后,将干净的烟盅再放回台面。
4.9 会议结束后,会议接待员在会议室门口送客,检查客人遗留物品,如有遗失及时追还客人,如来不及,应与领班联系。
4.1 0清理会场,使会议室恢复原状(关灯、关空调、抽风可根据室内的烟味延长时间关闭)。
4.1 1通知保洁人员对会议室进行彻底清洁。
4.1 2将会议所用的茶杯、毛巾清洗干净,并分别放入消毒柜进行消毒。
4.1 3检查会议室是否清洁整理完毕,所有照明、空调、音响设备或其它设施是否关闭。
4.1 4当天工作结束后,整理当天营业情况,记录于《营业记录表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用礼仪手册》
5.2 《岗位礼仪手册》
6. 0
第5篇 会所会议室服务操作规程格式怎样的
小区会所会议室服务操作规程
1.0目的明确会议室服务作业的具体方法和步骤,以有效地控制会议室服务过程,确保服务始终满足顾客需求。
2. 0适用范围适用于zz城会所会议室服务质量控制。
3．0职责
3.1 销售厅服务员负责会方议室的服务工作。
3.2 会所领班及主管负责日常工作的指导与监管。
4. 0程序要点
4.1 提前1小时,准备会议所需物品(茶水、投影仪、资料等),设备设施、物品、器具、资料准备齐全,会议中无欠缺情况发生。
4.2 按规定的时间准时到达工作岗位,不迟到,不脱岗。
4.3 检查会议室,空调关闭、开启是否正常;室内卫生情况是否整洁良好,如不符合要求,及时通知保洁人员打扫;灯光、窗帘、会议仪器等是否正常,有无破损的物品,如有立即通知主管或工程部维修;椅子摆放是否整齐,角度高度是否合适;麦克风摆放是否符合要求;室内的观赏植物是否长势良好,干净美观,摆放合理。
4.4 根据主办方要求准备茶叶、咖啡、矿泉水、开水等用品,布放茶具。
4.5 会前15分钟调好灯光、空调、抽风、投影仪等设施设备。
4.6 服务员在客人到达前5分钟在会议室门口迎接宾客,客人光临,应向客人点头致意并问好,配合鞠躬(参见《通用礼仪手册》、《岗位礼仪手册》),引导宾客进入会场,入座。
4.7 一般间隔20分钟从右侧给客人续杯(视情况适当增加或减少续杯的次数),会中增加客人时,及时添水添位。
4.8 当发现烟盅内的烟头超过3个时应及时更换,接待员应将干净的烟盅放在托盘的内侧,拿一个干净的烟盅轻盖在脏烟盅上,一并拿起到托盘上后,将干净的烟盅再放回台面。
4.9 会议结束后,会议接待员在会议室门口送客,检查客人遗留物品,如有遗失及时追还客人,如来不及,应与领班联系。
4.1 0清理会场,使会议室恢复原状(关灯、关空调、抽风可根据室内的烟味延长时间关闭)。
4.1 1通知保洁人员对会议室进行彻底清洁。
4.1 2将会议所用的茶杯、毛巾清洗干净,并分别放入消毒柜进行消毒。
4.1 3检查会议室是否清洁整理完毕,所有照明、空调、音响设备或其它设施是否关闭。
4.1 4当天工作结束后,整理当天营业情况,记录于《营业记录表》中。
5. 0支持性文件
5.1 《通用礼仪手册》
5.2 《岗位礼仪手册》
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