合同协议管理制度

合同协议管理制度是企业运营的核心组成部分，旨在确保所有商业交易的合法性、公平性和有效性。它涵盖了从合同的起草、审批、执行到终止的全过程，包括但不限于以下方面：

1. 合同起草：规定合同的基本结构、条款设置和法律合规性。

2. 审批流程：明确合同审批的层级、权限和时间限制。

3. 签署与执行：规定合同签署的方式、存档要求以及执行过程中的监控。

4. 变更与解除：描述合同变更的申请程序和解除条件。

5. 纠纷解决：设定合同纠纷的解决途径和程序。

6. 法律合规：强调遵守相关法律法规和行业标准。

7. 培训与教育：确保员工理解和遵守合同管理制度。

包括哪些方面

1. 法律基础：确保所有合同符合国家和地方的法律法规。

2. 内部控制：建立有效的内部审批和监控机制，防止风险。

3. 权限分配：明确各级管理层在合同管理中的职责和权限。

4. 文件管理：规定合同的存储、检索和销毁程序。

5. 风险评估：识别合同潜在的风险，制定预防和应对措施。

6. 沟通协调：规范内外部沟通，确保信息准确无误。

7. 合同绩效：评估合同执行情况，确保达到预期目标。

重要性

合同协议管理制度对企业的重要性不言而喻，它：

1. 维护企业权益：通过规范的合同管理，保障企业的经济利益不受侵犯。

2. 防范法律风险：确保合同的合法性，避免因违规操作导致的法律纠纷。

3. 提高效率：标准化流程能提高合同处理速度，减少无效工作。

4. 增强信任：对外展示企业的专业性和诚信，提升合作伙伴的信任度。

5. 优化资源：合理配置资源，降低合同执行成本。

方案

为建立完善的合同协议管理制度，建议采取以下措施：

1. 制定详细的操作手册：涵盖合同管理的每个环节，确保操作有章可循。

2. 建立审批系统：采用数字化工具，自动化处理合同审批，提高效率。

3. 定期培训：对员工进行合同法务培训，提升合同管理能力。

4. 设立专门部门：设立合同管理部门，专职负责合同的管理和监督。

5. 定期审计：定期检查合同管理执行情况，及时调整和完善制度。

6. 强化风险管理：定期进行合同风险评估，制定应急预案。

通过上述方案，企业能够构建起一套健全的合同协议管理制度，从而在商业活动中保护自身利益，确保业务的稳定和可持续发展。

合同协议管理制度范文

第1篇 物业合同协议管理程序文件

物业程序文件:合同(协议)管理程序

1.目的

规范和指引公司各部门、管理处对各种合同(协议)的订立、变更、解除及保管,资金/采购的制定、审批流程。

2.范围

适用于公司各部门、管理处。

3.定义

公司合同分为a、b、c两类:

a类合同:是指为明确辖区物业管理责权力关系,与开发商、业主/业主委员会达成的书面约定。如业主公约、物业管理服务合同

b类合同:是指为获取资源,与供方达成的业务书面约定及房产销售租赁业务的书面约定。如清洁服务合同、工程合同、物品采购合同、销售租赁合同。

c类合同:除a、b类以外的合同,包括公司、部门、管理处与内部班组签订的各种管理责任书、与政府相关部门,与职员签订的劳动用工合同等。

4.职责

部门/岗位工作职责

责任部门负责合同的草拟、初审及履行

品质管理部负责从品质保证进行审核

财务管理部负责对资金管理角度进行审核

办公室负责从法律风险角度、后勤资源保障角度、人力资源管理角度进行评审及公司合同的保管

总经理、财务负责人、分管负责人、管理处经理负责权限范围的合同审批

5.方法和过程控制

5.1 合同的订立

5.1.1合同的订立应遵循事先签订的原则,所有合同须按此程序规定通过评审、签订生效后方可履行。

5.1.2公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。评审时填写相应的合同(协议)审批表,在公司内部网公布。

5.1.3 单项采购/服务费用在2000元以上(含2000元)需与供方签订合同。

5.1.4下列合同签订前不需评审:

a.各部门与内部班组签订的各种管理责任书。

b.劳动用工合同

c.与政府相关部门签订的格式化合同

d.公司做为中介方的各类房屋委托、代理、租售合同。此类合同按相关租售业务管理规定订立。

5.1.3 a类合同的订立

5.1.3.1未成立业主委员会之前

5.1.3.1.1 《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)在项目确定物业管理招投标之前,应充分与地产公司进行沟通,并收集相关资料,在确定完全领会开发商需求后,由公司法务人员草拟合同(参照国家、天津、集团示范文本)

5.1.3.1.2 在项目招投标后,在中标通知书发出后2工作日日内公司法务人员完成《前期物业管理服务合同》拟定。之后2工作日内组织召开物业公司合同评审会,根据会议讨论意见或建议进行修改,报物业公司内部汇签,一般情况下3工作日内完成汇签工作。

5.1.3.1.3 物业公司内部汇签后,1工作日内上报地产公司,一周内完成地产公司内部汇签。如有修改意见,于2工作日内完成修改。

5.1.3.1.4 在完成物业公司、地产公司汇签、修改后,立即上报集团物业管理部备案。

5.1.3.1.5《前期物业管理服务合同》和《业主公约》(临时)整个拟定、审核、签订工作需约30个工作日。

5.1.3.2成立业主委员会之后

5.1.3.2.1《物业管理服务合同》在业主会成立后或原服务合同到期前,由该管理处指定人员,充分与业主委员会人员进行沟通,在完全领会业主需求后,拟定合同(参照国家、天津、集团示范文本)。

5.1.3.2.2合同上报审批流程参考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5

5.1.3.3 a类合同拟制、审核、批准权限

合同名称拟制更改审核批准

《前期物业管理服务合同》法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/财务管理部经理 /分管负责人/财务负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《业主公约》

(临时)法务人员法务人员办公室主任/品质管理部经理/分管负责人

地产总办/销售部/地产分管副总物业公司总经理

地产公司总经理

《物业管理服务合同》管理处指定人员/业主委员会管理处指定人员/业主委员会管理处经理/办公室/品质管理部/财务管理部/分管领导/财务负责人

地产总办物业公司总经理

地产分管副总

《业主公约》管理处指定人员/业主委员会管理处指定人员/业主委员会管理处经理/品质管理部/办公室/分管领导物业公司总经理

5.1.4b类合同的订立

5.1.4.1签订b类合同前,须对供方的主体资格、履约能力、资信、价格、风险控制及合同条款等进行评估,进行合同评审时,由经办人所在部门、管理处填写相应的合同(协议)审批表,后附合同草案,按审批权限报相关部门、领导审核/审批。

5.1.4.2审批权限如下:

权限

合同总金额主管经理相关职能部门分管领导财务负责人总经理

2000元以下申请审批////

2000-10000元申请审核审核审核审批/

10000元以上申请审核审核审核审核审批

备注1.公司做为中介方的各类房屋委托、代理、租售合同不按照此原则审批

2.采购物品合同遵循以上审批原则,但应以公司公布的合格供应商为采购方,专业性极强物资(如电子电脑配件等)采购,应事先征得相关职能部门同意

3.资产类采购从于固定资产审批方式。

5.1.4.3审批对应明细:

合同类型职能部门审批过程审批期限审批表备注

工程合同品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《工程合同(协议)审批及履行情况表》包括工程外包、设备维修保养、工程改造等合同

非标准管理合同服务类品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《非标准管理合同(协议)审批表》包括清洁合同(外包、清掏、拓荒 等)、绿化养护合同

物品采购类办公室/品质管理部-办公室相关职能部门审核不超过2个工作日/部门《非标准管理合同(协议)审批表》资金、物品采购计划外耗材采购、电子办公设备、固定资产类采购由办公室、财务管理部审核

物业管理专业设备、ci标识采购由品质

管理部、财务管理部审核

经营销售合同销售类合同按地产公司批准价以上出售,由经营管理部批准,并抄报分管负责人、总经理。租赁类合同由经营管理部审核,报分管负责人审批,抄送总经理。每口审核不超过2个工作日《经营销售合同(协议)审批表》

5.1.4.3审批过程传递要求:

5.1.4.3.1管理处/部门经理在权限内决定操作的事项,要按业务类别抄送职能专业部门、财务管理部和承办部门的分管负责人。

5.1.4.3.2需财务负责人审批的事项,应从发起开始,在主送下一审批环节的同时,抄送该审批流程涉及的所有人员、财务管理部及总经理。

5.1.4.3.3需总经理审批的事项,应从发起开始,在主送下一审批环节的同时,抄送该审批流程涉及的所有人员及财务管理部。同时抄送总经理秘书。

5.1.4.3.4对于紧急事件的处理:可采用先行告知、获准后实施,后期按流程补报的方式。

5.1.4.3.5财务管理部对全程进行监控,对于超出月度计划范围的事项要及时提出反馈意见。

5.1.4.3.6对未按上述流程操作或未经审批先执行的情况,将采用扣减管理积分3分/次的方式进行处理。

5.1.4.4审批过程时间要求:

5.1.4.4.1正常业务的审批:各审批环节应在收到邮件的2个工作日内完成批复。有疑义的事项直接回复发起人,抄送要求按5.1.4.3内容执行。

5.1.4.4.2对于以下几种情况时间另行约定:

5.1.4.4.3需要履行招投标程序的事项:在10个工作日内完成该环节的审批;需要市场调研、现场查勘核对及价格比对的事项:应在4个工作日内完成该环节的审批;需要报地产审批的事项:应在10个工作日内完成该流程的审批。

5.1.4.4.4对于未按上述要求执行的情况,将采用扣减管理积分3分/次的方式进行处理。

5.2 合同的履行

5.2.1合同订立后,经办部门负责对合同的履行进行跟踪;财务管理部负责对合同的收、付款内容进行监督;其他相关部门给予必要协助。

5.2.2工程类合同在工程竣工后,必须实施验收,申请部门填写《工程验收表》,工程完工后由施工单位向管理处报验收申请,管理处先组织相关人员进行自验,而后上报品质管理部,品质管理部在接到申请3工作日内,与施工单位、管理处完成验收工作,验收合格后方可报财务管理部付款。

5.2.3根据合同需要分批付款的如清洁、绿化、电梯维保等,由经办人所在部门、管理处填写《供方服务付款评估表》,按流程审批后,报财务管理部付款。

5.2.4当合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须及时向管理处/部门经理报告并知会公司相关部门。

5.2.5当合同须变更、中止、续签时,责任部门应参照合同订立程序报审,另行签订合同或补充合同,或按审批意见执行。

5.3 合同的管理

5.3.1各管理处应指定专人负责合同及合同相关资料的保管,并登记在《合同登记表》上;公司合同由办公室负责保管。

5.3.2保密合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同内容的人员须对合同的保密负责;保密合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准,并予以记录。相关部门因业务需要经办公室主任同意后,可保存合同复印件;财务管理部保存非格式化经营类合同的复印件。

6.质量记录表格

tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(协议)审批及履行情况表》

tjzzwy7.2.2-z01-f2《非标准管理合同(协议)审批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f3《经营销售合同(协议)审批表》

tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程验收表》

tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款评估表》