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邮件管理制度是企业内部沟通与协作的重要组成部分，旨在确保信息传递的有效性、安全性和合规性。本制度将涵盖以下几个方面：
1. 邮件使用规范
2. 信息安全与隐私保护
3. 邮件处理时效
4. 电子邮件礼仪
5. 附件管理和大小限制
6. 工作邮件与个人邮件的区分
7. 邮件归档与备份
8. 违规处理与责任追究
包括哪些方面
1. 邮件使用规范：明确员工在使用企业邮箱时应遵循的行为准则，如避免发送无关信息，保持专业语言等。
2. 信息安全与隐私保护：规定密码安全策略，禁止泄露敏感信息，确保邮件通信的安全。
3. 邮件处理时效：设定回复邮件的时间窗口，以提升工作效率和响应速度。
4. 电子邮件礼仪：指导员工如何礼貌、有效地进行邮件沟通，包括合适的问候语、清晰的主题行等。
5. 附件管理和大小限制：设定邮件附件的大小限制，以防止网络拥堵，并规定敏感文件的加密传输。
6. 工作邮件与个人邮件的区分：强调工作邮箱仅用于工作相关事务，禁止滥用。
7. 邮件归档与备份：规定定期备份和整理邮件，以便日后查阅。
8. 违规处理与责任追究：设立违规行为的处罚措施，强化制度执行。
重要性
良好的邮件管理制度对于企业的运营至关重要。它能：
1. 提高沟通效率：通过规范化的邮件流程，减少误解，提升信息传递速度。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护企业声誉和利益。
3. 塑造专业形象：统一的邮件礼仪有助于提升企业对外的形象。
4. 确保合规：遵守法律法规，避免因邮件引发的法律风险。
5. 提升员工责任感：明确权责，增强员工对邮件管理的重视。
方案
1. 制定详细的操作指南：发布邮件使用手册，涵盖所有规定，供员工参考。
2. 培训与教育：定期举办邮件管理培训，提升员工的邮件素养。
3. 技术支持：利用邮件管理系统，自动执行部分规定，如过滤垃圾邮件，监控敏感信息。
4. 监督与反馈：设立举报机制，鼓励员工互相监督，及时纠正不当行为。
5. 定期评估：对邮件管理制度的执行情况进行评估，根据反馈进行调整优化。
通过上述方案，我们期望构建一个高效、安全、有序的邮件管理体系，为企业的日常运营提供有力支撑。
邮件管理制度范文
第1篇 _公司电子邮件管理
公司电子邮件管理
1.0 总则
公司开通intemet电子邮件服务,目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络,无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容,违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。
2.0 邮件服务器管理
办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。
3.0 邮件开户须知
申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”,并在并在保密承诺书一栏中签字,然后交部门经理审核签字后,将申请表交到办公室邮件管理人员处开户,邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”,并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
4.0 电子邮件使用规程
4.1 用户应当定期检查自己的邮箱,并取走邮件,以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10m,对于超过10m的邮箱,管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件,以保证用户邮箱在10m以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。
4.2 禁止向异地发送大于2m的电子邮件,严禁使用fidml下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅,图书室集中管理,申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”,然后提交图书室订阅,公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。
4.3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址,不可擅自使用其他任何邮件地址。
4.4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。
4.5 发送保密资料邮件,按资料级别不同分别对待。
4.5.1 秘密级:需由部门经理同意加密发送,由部门对资料的安全负责。
4.5.2 机密级:由部门经理签字同意,将发送的资料交办公室审核、存档,并由办公室负责发送。
4.5.3 绝密级:禁止在网上发送
5.0 监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管,系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。
6.0 块规处罚
6.1 对于异地发送超过2m的大邮件,使用fidml下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度,处于500―800元的罚款。
6.2 转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件,以及其他与工作无关的邮件的员工,首次发现作降薪处理,再次发现作降职处理,三次发现作辞退处理。
6.3 在公司内部使用非公司电子邮件地址,罚款200元。
6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密,一经发现视情节严重,处以降薪直至辞退的处理,造成恶劣影响或损失严重的,公司还将依法追究其法律责任。
7.0 附则
本条例的解释权属办公室,如有疑问,可向办公室提出咨询。
第2篇 房地产集团公司邮件寄发管理办法
房地产集团有限公司邮件寄发管理办法
为加强_城房地产集团有限公司(以下简称公司)邮件寄发的规范管理,提高工作效率,确保信息传遍的迅速、准确、有效,特制定本办法。
第一条管理职责
综合管理部为公司邮件寄发的归口管理部门,负责邮件的投寄及费用支付。
第二条 邮件的种类分为平函、挂函和特快专递。
第三条 邮件寄发管理
(一)一般性业务函件采用平函的方式寄发。由寄发人填写好受寄人的邮编、地址、单位、姓名,并填写邮政部门印制的《交寄函件清单》,交综合管理部投寄。
(二)销售类或重要的工作函件可采用挂函的方式寄发。由寄发人填写好收寄人的邮编、地址、单位、姓名及《交 寄挂号函件清单》后,交综合管理部办理邮局投寄业务,并保存挂函号联。
(三)急件或较重要的工作函件可采用特快专递的方式寄发。由寄发人填写好收寄人的邮编、地址、单位、姓名及《邮件寄发登记表》后,交综合管理部办投寄手续,并保存特快投递复写联。
第四条邮件退函处理
无论何种原因发生的退函,均须先统一交综合管理部作好登记后,再发至各相关部门或人员。
第五条邮件费用支付
邮件投寄发生的费用,均由综合管理部统一支付,经分管副总经理审批后报销。
第六条附则
(一)本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
(二)本办法由综合管理部负责解释和修订。
(三)本办法自印发之日起施行。
第3篇 物业安全事务重要邮件管理规定
物业安全事务管理(重要邮件管理规定)
一、本规定所指的重要邮件是指挂号邮件、特快专递、包裹及汇款单等。
二、客服中心/大堂岗负责重要邮件的接收、保管、转递工作。
三、接收重要邮件时须填写《重要邮件收发登记表》,及时联系收件人,尽快将邮件转递给收件人,正常情况下不超过2小时。
三、保证邮件安全,妥善保管,任何人不得拆御、损坏、窃取邮件。
四、特殊情况不能在规定时间内送达的重要邮件,应统一放置,妥善保管,便于查找,及时催送。
五、确认无法转递的重发邮件,应及时退回。如收件人暂时不在管理区域,经收件人同意后,可代为保存,但保存时间最长不过30天。
六、重要邮件送达收件人或代收人时,需做好签收记录。
第4篇 d学校项目报刊邮件收发管理规定
学校项目报刊邮件收发管理规定
1.目的
为为了确保实验小学报刊邮件及时准确地收发。
2.范围
适用于__管理处。
3.方法和过程控制
3.1当值人员接到邮递员送来的报纸、杂志时,必须仔细核对,各类报纸、杂志的名称、数量是否与《报刊明细表》上的数量相符,如有疑问需及时与投递员、校方管理员查询、核对。
3.2当值人员接到邮递员送来的书刊、杂志时,认真核对各种书刊的数量后,方可签字确认,并随时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。
3.3当值人员接到挂号件和特快专递时,应认真核对地址、姓名、并随时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上各栏目详细登记。对于此类信件应在尽快通知收件人领取。
3.4由政府机关单位(如:区教育局等政府职能部门、其它学校)发来的文件,通知,应立即通知相关人员领取或在有人员顶岗的情况下发送,同时在《__实验学校邮件期刊签收登记表》上予以详细登记。
3.5如遇可疑信件(如:港台信件)、无邮件地址或信封内容辩认不清,可通知上级部门或派出所处理。
3.6报刊邮件的分发
3.6.1报刊根据《校方报刊明细表》上的分发目录,将房号写在报刊第一版的左上角。
3.6.2杂志根据报刊明细表的订阅目录,通知相关人员领取,需认真核对四
3.6.3季__邮件期刊签收登记表上名称、房号、数量后,要求收件人在签收人、签收日期栏上签 字确认,其不得跨格、跨栏填写。对安全员不能确认的收件人可要求出示身份证件,安全员核对后在经手人栏签字确认。
3.6.4挂号信件、特快专递补和政府机关单位发来的文件,通知等信件的领取确认方法同上。如是安全员送达由送达人在经手人栏签字确认,挂号信件和特快专递补不可代领代签,对不能确认的英文信件,可询问校的英语教师确认,用铅笔在信封上标注;对于英语教师都无法确认和地址不详的信件,在值班室门前公告栏上登报,三日未有人领取回邮递员。并需完善手续。
3.7刊邮件的存放
3.7.1当遇到节假日等报刊杂志不能送发时,当值人员应将每天的报刊分类存放于办公桌抽屉中,不得随意给其它人员借阅。
3.7.2信件应避免无关翻阅,确保邮件安全送发到各收信人手中。
3.8八、以上未尽事宜和在实际操作中有疑问的,可咨询校方总务处或物业管理单位,物业管理单位将根据实际情况进一步完善本细则。
第5篇 住宅小区邮件收发管理规定-6
住宅小区邮件收发管理规定6
1、收到邮件后,首先核对邮件是否完整,如不完整务必请邮递员出具证明,而后核对业主(住户)和房屋是否符合。
2、每天做好邮件收取工作,认真填写《小区邮件分发登记表》
3、将挂号信、包裹单、汇款单等各类邮件分门别类投送,避免遗漏、出错。
4、如有特快传递或主要邮件,应立即设法通知业主(住户),若业主(住户)在家,立刻将快邮送上门。
5、业主(住户)办邮寄包裹时,要问清室号,姓名以及收人的姓名、详细地址、邮寄方式,并做好代办服务。
6、邮件退回,及时通知有关业主(住户),并做好退回邮件记录。
第6篇 电子邮件使用保密管理制度
1、认真贯彻执行上级保密部门文件的有关规定和要求,严禁通过电子邮箱办理涉密业务,存储、处理、传输涉密和内部办公信息。
2、严禁将涉密存储介质和内部办公网络接入互联网及其其他公共信息网络。
3、严禁在未采取防护措施的情况下,在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换,不断增强电子邮箱保密管理能力。
4、严格信息流转的规范性,做到公开信息网上公布,不使用公开邮箱,减少邮箱使用管理上存在的空档。
5、及时对单位邮箱信息严格审查、严格控制、严格把关,从制度上杜绝泄密隐患。
6、严禁泄露涉及单位信息的邮箱密码,不开放公共邮箱,防止信息交叉泄露。
7、邮箱保密工作做到制度到位、管理到位、检查到位,电子邮箱使用过程中的防范技术要进一步提高,进一步完善。
第7篇 金融大厦邮件收发管理规程
金融中心邮件收发管理规程
1、所有进入楼内的特快专递均由快件公司人员在大厅内进行出入登记后直接送达楼层业主手中。
2、进入楼内的普通邮件、报刊等均由邮局送至大厅吧台进行登记,由大厅接待或安管人员负责联系业主前来领取或直接送至业主手中,由双方签字确认,记录于《函件收发记录》。包裹单、汇款单、挂号信等重要邮件由邮局直接送达。
3、在工作日,大厅内的邮件、报刊等均需及时送到业主手中,做到日到日清,不得在大厅吧台内过夜。
4、如遇节假日或周六、周日有邮件、报刊、挂号信等送达大厅,大厅安管人员需妥善保管,做好记录,待工作日或周一上班与大厅接待进行交接。
5、如因业主因故不能收到信、邮件等,大厅人员做好相关记录交给邮局等送件单位带回,大厅人员严禁私拆、扣压、转交。
6、管理处只对函件安全送达负责,节假日不对特快专递时效负责。
7、本管理处不担供物品寄存服务。
相关质量记录:
1.《函件收发记录》zc-09/b12
第8篇 某后勤物业邮件投递管理制度
后勤物业邮件投递管理制度
一、投递条件
1.收发室的服务对象为根据学校机构设置的部处院系、学生班级等单位用户。
2.学校单位用户可到收发室申请办理邮件投递手续,其办理流程为:
(1)新设立的部处院系、新生班级到收发室申请一个免费信箱,收发室核实情况是否属实。
(2)收发室分配信箱,由单位或学生班级指定的专人签字领取信箱钥匙。
(3)收发室自信箱开通之日起安排投递。
二、投递方式
各类邮件的投递方式分为信箱投递和窗口领取两种。
1.信箱投递:指按照邮件封面书写的信箱投递至对应信箱的投递方式。
信箱投递的邮件包括:普通信件、印刷品、报纸等。
2.窗口领取:指以适当方式通知收件人到收发室窗口,凭证件签字领取邮件的投递方式。
窗口领取的邮件包括:特快专递、挂号信(印刷品)、包裹单、汇款单等。
三、投递频次
1.挂号邮件:每个工作日投递两个频次。
2.报纸信函:每个工作日投递一个频次。
3.杂志刊物:每个月至少投递一个频次。
4.外部投递:每周五个频次(节假日除外)。
收发室各类邮件的投递频次,可根据邮局投递频次和自身工作情况予以相应调整。
四、投递时限
投递时限是指邮局将各类邮件送至收发室后,收发室投递邮件不应当超过的最大时间限度。
1.特快专递:4个工作时内通知完毕。
2.报纸:4个工作时内投递完毕。
3.包裹单:8个工作时内通知完毕。
4.普通信函:8个工作时内投递完毕。
5.汇款单:16个工作时内通知完毕。
6.挂号信(印刷品):16个工作时内通知完毕。
7.银行卡:7个工作日内通知完毕。
8.杂志刊物:7个工作日内通知完毕。
如遇节假日、用户要求变更投递时限、收发室工作特殊情况等,各类邮件的投递时限可予以相应调整。
五、投递深度
1.针对具备投递条件的单位用户,挂号邮件采取窗口领取的方式投递;普通邮件则采取信箱投递的方式投递。
2.针对收件地址写为门牌号码等不具备投递条件的邮件,挂号邮件采用窗口领取的方式试投;普通邮件则投递至该楼房的物业主管部门,如其拒收按疑难邮件处理。
3.针对要求从现有免费信箱分户单独投递的用户,由用户向收发室提出信箱租赁申请,收发室将提供有偿服务。
4.针对要求将邮件从信箱投递延伸至室内的用户,收发室将延长投递深度,提供有偿服务。
六、特约服务
针对有特殊需求的用户,收发室在日常服务标准的基础上,采取有偿的方式为用户提供特约服务。
1.信箱租赁:具体规定参见收发室信箱出租管理办法。
2.延伸服务: 如用户需将邮件从信箱投递改为投递至室内,延长服务深度,收费标准为每年每户200元。
3.代为投递:如用户有代为投递邮件的需求,收发室可代为分发并投递至相应信箱,收费标准为每件0.5元。
七、投递管理
1.各单位用户应设置专人定期开启本单位信箱领取邮件。在领取挂号邮件时,应点核邮件无误并出示有效证件,经收发室工作人员确认后签收。
2.领取邮件的有效证件包括居民身份证、户口簿和工作证等。遇特殊情况,经收发室主管批准后可相应办理。
3.各单位邮件领取人员对于各种邮件负有保护和及时传送的责任,不得私拆、隐匿、毁弃邮件或者撕揭邮票。
4.用户误收的邮件应当及时退还收发室;用户误拆的邮件应及时退还收发室并说明情况,对误拆邮件的内容要保守秘密。
第9篇 某小区邮件收发管理规定
.小区邮件收发管理规定
1、收到邮件后,首先核对邮件是否完整,如不完整务必请邮递员出具证明,而后核对业主(住户)和房屋是否符合。
2、每天做好邮件收取工作,认真填写《小区邮件分发登记表》
3、将挂号信、包裹单、汇款单等各类邮件分门别类投送,避免遗漏、出错。
4、如有特快传递或主要邮件,应立即设法通知业主(住户),若业主(住户)在家,立刻将快邮送上门。
5、业主(住户)办邮寄包裹时,要问清室号,姓名以及收人的姓名、详细地址、邮寄方式,并做好代办服务。
6、邮件退回,及时通知有关业主(住户),并做好退回邮件记录。
第10篇 物业公司电子邮件管理办法（二）
物业公司电子邮件管理办法(二)
一、规范目的:高效规范的传递信息,尽快实现办公自动化
二、适用范围:公司所有电子邮件及其传递和存档
三、内容:
1、邮件发送者应填写主题,主题要求简明扼要,凡是没有主题的文件,收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任,由邮件发送者按公司制度承担。
2、发送邮件时,发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期,如果有说明的简短文字,也应在电子邮件正文中写清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入,并将office文件作为电子邮件的附件传送。
4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件,被征求意见或被请示者为收件人,其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人,被抄送人可不答复。
5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等,按公司制度追究其相应责任。
6、凡是没有正式定稿的文件,报告、表格等一般情况不得打印。
7、为了减轻公司邮件的负荷,工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。
8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理,作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息,并报总办备案。
四、邮箱管理
1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。
2、邮箱使用者应保护好邮箱密码,如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。
3、如果没有得到授权,不能查看他人邮箱内容。
