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体系如何搭建
在构建公司的报刊、邮件及函电收发制度时，首要任务是明确目标和流程。我们要设定一套清晰的接收、登记、处理、回复和归档的程序，确保信息流通的高效性和准确性。需要设立专门的责任部门，负责监督执行，保证制度的落地。
体系框架
制度框架应包括以下要素：
1. 收件管理：规定收件的检查、分类和分配流程。
2. 处理规则：明确各类文件的处理时限和审批流程。
3. 发件规范：规定邮件和函电的格式、内容要求及发送权限。
4. 记录与存档：建立完善的文档管理系统，确保信息的安全和追溯。
5. 培训与执行：定期培训员工，强化制度意识，严格执行制度规定。
重要性和意义
良好的收发制度能提升内部沟通效率，减少误解和延误。它强化了信息的安全性，防止敏感信息泄露，同时增强了公司的专业形象。通过标准化流程，可以降低错误率，提高工作效率，进一步促进团队协作和决策的准确度。
制度格式
制度的编写应简洁明了，使用专业术语但避免过于复杂。每个条款应明确具体，易于理解。例如：“所有邮件需在24小时内回复，紧急函电需立即处理。”格式上，可采用标题-细则-例外情况的结构，保持一致性，便于查阅和执行。
在实施过程中，我们需持续评估制度的有效性，适时进行修订和完善，以适应公司的发展变化。通过这样的制度建设，我们旨在创建一个信息流通顺畅、工作有序的运营环境。
公司报刊、邮件、函电收发制度7范文
第1篇 公司报刊、邮件、函电收发制度7
公司报刊、邮件、函电收发制度(七)
(一)全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由公司收发室负责收发。
(二)外发函、电要求。
1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午6点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。
2.每天下午6点以前,全公司收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发。
(三)外来邮件管理
1.外来邮件一律经公司收发室签收分发。
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3.一般公启函、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内,由个人自取。
5.不论公私邮件收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映,查明原由。
6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。超期罚款,收发室概不负责。
(四)报刊订购与收发。
1.报刊订购。
(1)订购时间:上半年、下半年
(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
2.报刊收发。
(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间2小时,任何人不得进入收发室。
(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时,要对照分发清单清点检实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。
(五)收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式。
(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。
(七)收发室由办公室负责管理,其工作质量由办公室进行检查、考核,并承担责任。
第2篇 集团公司报刊杂志管理制度
集团公司报刊、杂志管理制度
第一条 人事行政部根据公司发展及各部门实际需要,每半年提出报刊、杂志订阅计划,并呈报总经理审核后统一由人事行政部指定专人办理订阅工作;
第二条 人事行政部前台秘书每日负责将公司所订报刊、杂志及来信来函认真及时分发并对挂号、特快专递作好详细登记;
第三条 各部门所订阅报纸及内刊,应在被阅后于规定处放置整齐,严禁随意丢弃;
第四条 公司购置的各类业务书籍,统一由人事行政部专人分类、管理,员工须在办理完毕登记手续后借阅并按时归还;
第五条 员工应在爱护、珍惜的前提下借阅业务书籍,若有故意撕破、损坏书刊者,一经查出将按员工手册予以处罚;
第六条 本制度由人事行政部负责草拟并管理、解答。
第3篇 公司报刊邮件函电收发制度
公司报刊、邮件、函电收发制度
一、报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、发放。
二、公司前台设有邮件箱,各店邮件、信函放在邮箱中,由各店派人签字领取交由本店前台;
三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。
四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点,发现差错及时要求补缺。
五、前台收到邮局送来的报刊后,应在半小时内将报刊发送到订阅人手中,不得拖延。
六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交办公室,由办公室专人负责整理上交总经理办公室。
七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公室,由办公室指定专人送交当地邮局寄发。
八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后,应立即通知收件人,收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款,责任自负。
九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不论公私邮件应随到随清,及时分发,不得丢失、损坏。
十、对邮局送来非公司邮件,经核实确认后,应及时退回,不能私自扣留。
执行部门:责任人签名:
第4篇 造价咨询公司报刊书籍订阅购买管理制度
造价咨询公司报刊书籍订阅购买管理制度
第一条 为加强公司报刊书籍订阅购买工作的管理，充分利用报刊书籍信息资源，节约开支，特制订本制度。
第二条 公司报刊书籍订阅购买工作由资料员归口管理，根据总工安排负责办理报刊订阅及发放、书籍登记保管等事宜。
第三条 报刊订阅一般每一年进行一次，其它时间确需补订时，由总工审核同意后办理。
第四条 各部门在申请订阅报刊时，应遵循“必要、节俭”的原则；总工在审核时，还要考虑报刊资源共享的可能性，尽量减少重复订阅。
第五条 各部门应妥善保管报刊，并安排人员摘录或剪报，充分利用报刊信息资源；必要时可将重要信息通过公司办公系统网络发至有关人员。
第六条 公司出资购买的书籍归公司所有。各部门因工作需要，需购买书籍时，应经总工批准。购买后应将所购书籍在行政财务部资料档案登记，否则不予报销。
第七条 员工出席会议、参加培训时，若支付了书籍或资料费，则应将书籍或资料在行政财务部资料档案登记，否则不予报销。
第八条 员工借阅的公司报刊书籍，应妥为保管、爱惜，及时归还，不得遗失、损坏、裁剪、涂写，否则应酌情赔偿。
第九条 本制度自发布之日起执行。本制度解释权属行政财务部。
第5篇 科技公司报刊杂志管理制度
科技公司报刊、杂志管理制度
1、公司行政主管负责图书、杂志和报刊及剪报的管理工作;
2、公司购买的书籍、杂志和报刊及剪报由行政主管统一登记、盖章,严格进行管理,非公司工作人员不得借阅;
3、图书资料要分类放在固定位置上,要方便查阅。
4、公司的书刊资料实行借阅登记制,凡公司员工借阅时必须履行登记手续,归还后自觉在登记本上注销,并放回原处;
5、对已借出的书刊资料,如因公司工作需要可随时通知借阅者退回;
6、报纸以月为单位,按时间顺序装订保存;刊物以半年或一年为单位,按顺序予以赔偿(珍贵图书的赔偿额另计)。装订成册保存,以备查找。
7、公司员工应爱护书籍、杂志、报刊及剪报,毁损书刊者照价赔偿,丢失书刊者应双倍赔偿。
第6篇 某公司图书报刊管理制度
f公司图书报刊管理制度
1、图书管理
1.1各部门因工作要求需订购专业图书(含资料、音像制品等),报《图书报刊订购申请单》,经部门负责人、总经办负责人签字后方可订购。
1.2各部门应将所购图书送总经办登记编号,由总经办录入公司图书档案,接受统一管理。
1.3总经办负责人在其发票上签字后,财务部门方可报销。
1.4员工借阅公司书籍,图书借阅期限为半个月,超过半个月要办理续借手续。
1.5图书的借阅与保管应保证图书的完好,不得丢失、损坏,对丢失、损坏的现象必须查明原因,由责任人视情节予以相应赔偿。
2、报刊管理
2.1报刊的订购由总经办根据部门需求统一订购。
2.2各部门因工作要求需订购报刊,报《图书报刊订购申请单》经部门负责人、总经办负责人签字后由总经办专人负责订购。
2.3各部门应指定专人领取保管订购的报刊,期刊按季度报总经办归档。
3、使用表格
图书报刊订购申请表
