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公司文书管理制度是企业内部管理的重要组成部分，其主要作用在于规范各类文书的制作、审批、存档和使用流程，确保信息传递的准确性和高效性。通过有效的文书管理，可以提升企业的行政效率，防止信息错漏，保障决策的科学性和合规性，同时也有助于维护公司的形象和专业性。
包括哪些方面
公司文书管理制度涵盖了以下几个关键方面：
1. 文书格式标准：设定各类公文的统一格式，包括标题、正文、签发人、日期等要素。
2. 制作流程：规定文书从起草、审核、审批到发布的完整流程，明确各环节责任人员。
3. 存档管理：制定文档分类、编号、存储和检索的规则，保证文档的安全和方便查阅。
4. 使用规定：明确文书的使用权限，规定敏感信息的保密措施。
5. 更新与废弃：规定文书的更新频率和废弃标准，确保信息的时效性。
重要性
良好的公司文书管理制度对企业运营至关重要：
1. 提升效率：统一的格式和清晰的流程减少误解和延误，提高工作效率。
2. 保障合规：遵循法定程序，降低法律风险，确保企业行为合法合规。
3. 保护信息：有效管理敏感信息，防止信息泄露，维护企业利益。
4. 促进沟通：规范的文书传递准确信息，减少沟通障碍，增强团队协作。
5. 塑造形象：专业化的文书体现企业专业素养，提升对外形象。
方案
为了建立完善的公司文书管理制度，建议采取以下措施：
1. 制定详细的文书制作指南，包括常用文书类型、格式模板和编写要求。
2. 设立专门的文书管理部门，负责文书的审批、存档和检索工作。
3. 实施电子化管理，利用文档管理系统实现线上审批、存储和检索，提高效率。
4. 定期培训员工，提升文书制作和管理能力，强化合规意识。
5. 定期审查和更新文书管理制度，以适应企业发展和外部环境变化。
在执行过程中，应注重灵活性和实用性，确保制度既能满足规范需求，又能适应实际情况，为企业的高效运作提供有力支撑。管理层需定期评估制度效果，及时调整和完善，以保持其有效性。
公司文书管理制度范文
【第1篇】公司文书管理制度
公司文书管理制度范本
(九) 总则
第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。
第期。
(十) 文字从左至右横写,横排。
第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。文书办理
第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。
第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。
第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
第十一条 草拟文书必须符合下列要求:
(一) 要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
(。
(四) 文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。
第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。
第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。
第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。
第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。文书立卷和销毁
第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。
第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况便于保管、查找、利用。
第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。
第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。附 则
第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。
第二十二条 本办法从发布之日起施行。
【第2篇】房地产公司文书管理制度
房地产开发公司文书管理制度
一、发文
1、起草:公文文体、格式等使用准确、符合规范要求;文字要准确、精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范,公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核,总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发。
2、审批:据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。
3、发送:文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。
二、收文
1、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
3、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总经理办公室主任同意后办理。
免影响公司的正常工作。
4、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
5、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。
7、 文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处 50 元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50 元以上罚款直至辞退。
【第3篇】公司文书管理制度9
公司文书管理制度范本(九)
总则
第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。
第二条 公司文书是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,
各级部门必须认真做好文书管理工作。
第三条 文书处理必须做到准确、及时、简便,文书由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。
第四条 文书管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。
文书主要种类
第五条 公司文书种类主要有:
(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(二)通告:公布应当普遍遵守的事项,用“通告”。
(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的文书,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。
(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”。
(六)批复:答复请示事项或对下级布署工作,用“批复”。
(七)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与全单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。
(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排,工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。
(九)工作计划;进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。
文书格式
第六条 文书一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间,抄送机关,附注等部分组成。
(一)文书标题,应当准确、简要地概括文书的主要内容,一般应标明发文机关和文书种类,除批转规章制度外,
一般不加书名号。
(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。
(三)文书一律加盖印章,上报的文书,应注明签发人。
(四)秘密文书应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
(五)紧急文书分别标明“特急”、“急”。
(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。
(七)文书如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。
(八)发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议各名称和通过日期。
(十)文字从左至右横写,横排。
第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。
文书办理
第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。
第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。
第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
第十一条 草拟文书必须符合下列要求:
(一)要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
(二)情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。
(三)人名、地名、数字、引文要准确、时间应写具体的年、月、日。
(四)文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,
一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。
第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直
接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。
第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。
第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内
容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。
第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
文书立卷和销毁
第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。
第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况
便于保管、查找、利用。
第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。
第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
附 则
第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。
第二十二条 本办法从发布之日起施行。
【第4篇】公司文书管理工作制度
第一章目的
第一条 为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。第,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。
(7) 公文印章:加印在发文日期中间。
(8) 密级:保密文件注明密级。
(9) 附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。
第八条 用纸格式。
(1) 国内公文用纸用16k型(26cm_18.4 cm),涉外公文用a4型(29.7 cm_21.0cm)。
(2) 图文区:国内用16k型(23.3 cm_14.9 cm),国际标准用a4型(27cm_17.5 cm)。
第九条 印装格式。
(1) 公文均采用横书横排。
(2) 单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。
⑶ 装订可用线装、钉装、胶粘办法。
第十条 版面格式:首页采用文头。
第十一条 公文行文原则。
(1) 上行文原则。①逐级行文,即下一级行文给直接上级。②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。
(2) 下行文原则。①逐级行文。②多级同时行文。③直贯到底行文。
⑶ 平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
第十二条 文书的署名。
(1) 公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。
(2) 对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第十三条 文书的盖章。
(1) 在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。
(2) 如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。
⑶ 以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十四条 文书制作注意事项。
(1) 文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。
(2) 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。
⑶ 必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。
(4) 对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。
(5) 可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。
(6) 减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。
(7) 行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。
(8) 不轻易越级行文。第五章文书制作流程
第十五条 对外行文操作流程。
(1) 拟稿。①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
(2) 核稿。①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。
⑶ 签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。
(4) 编号。由行政部统一编排发文字号。
(5) 缮印、校对。①急件应先行处理。②保密件应由专人打印。③打印后的校样、废纸等应妥善处理。④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。⑤打印、校对责任人签名。
(6) 在无误、规范的文件上统一盖印章。
(7) 填写登记簿。
(8) 封发。①发文工作由行政部门负责。②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。
第十六条 对内行文处理程序。
(1) 对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
(2) 特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
⑶ 对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。第六章文书的发送一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。
第十七条 文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
第十八条 公司内部文书原则上不封缄。
第十九条 各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。第七章文书的处理
第二十条 普通文书的处理原则。
(1) 部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。
(2) 如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。
⑶ 各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
第二十一条 机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。第八章文书的阅览原则>;
第二十二条 某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。
第二十三条 有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。第九章收文操作流程
第二十四条 签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。
第二十五条 写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。
第二十六条 分发。
(1) 行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。
(2) 分发去向。①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。③参阅性文件,直接组织传阅。④范围不明的文件,送领导审阅。
第二十七条 催办。分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。
第二十八条 结办。文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。第十章文书的整理与保存
第二十九条 全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
第三十条 公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
第三十一条 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。
第十一章文书的保存年限
第三十二条 永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。
第三十三条 保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
第三十四条 保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。
第三十五条 保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。
第十二章注意事项
第三十六条 重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十七条 保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。
第三十八条 销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。
第三十九条 必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
第十三章附则
第四十条 本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。
第四十一条 本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。
【第5篇】x房地产公司文书管理制度
房地产开发有限公司文书管理制度
第一章 总则
第一条 为使公司文书管理制度化、规范化,以增进文书处理的品质及效率,特制定本制度。
第二条 范围
本公司各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。
第二章 收文
第三条 签收文件时,要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
第四条 签收文件时,要对文件的分数、标题等内容逐分清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。
第五条 签收文件应签写姓名并注明时间。
第六条 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记或通过电子扫描建立《电子收文登记簿》。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交行政管理部保管,个人不得存放。
第七条 内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第三章 发文
第八条 公司的文件由行政管理部负责起草和审核,由总经理签发;公司文件由各部门负责起草的,应报办公室审核,由总经理签发。
第九条 以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。
第十条 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理,经分管领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件的形式发布。
第四章 分文
第十一条 外来文件由行政管理部登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。
第十二条 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。
第五章 会签
第十三条 许多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。
第十四条 各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
第十五条 文件收文后,再依《收文处理单》内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后见本文件转送行政管理部。
第十六条 重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件,由行政管理部汇总签署意见,呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示,并下发相关部门予以执行。
第六章 立档
第十七条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理,业务文件由相关业务部门立档管理,次年移交档案室管理。
第十八条 立档按年度、机构、问题分类立卷,卷中按规定编页码号,卷首有案卷目录。
第十九条 文件档案用卷宗按规定装订保存。
第七章 文书日常管理
第二十条 借阅
1、凡因工作需要借阅文件时,必须履行手续,一般文件经部门经理签字同意,重要文件经总经理同意方可借阅。
2、文件借出室外需登记,借阅期间应保证文件的完整与安全,阅后在规定时间内归还。
3、翻印(复印)如需复印文件,应经领导同意方可复印。
第二十一条 保管
1、文件应妥善保管,防虫、防霉、防丢失,保证文件的安全。
2、所有文件应有专柜存放,枷锁,定期清理翻动、通风、防潮。
3、机密文件按密级保管,不得随便放置于公共场所,不得私自摘录或对外泄露。
第二十二条 文件的销毁
文件的销毁应请示领导签字同意,并建账登记,经两人以上监督销毁,任何人不得私自销毁文件。
第八章 附则
第二十三条 本制度报总经理批准后颁布实施,由行政管理部负责解释。
【第6篇】装饰公司文书档案管理制度
装饰工程公司文书档案管理制度
一、建档依据
根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。
二、建档原则
1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。
2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。
6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、档案的装订
1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。
2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。
4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
【第7篇】公司文书管理工作制度5
公司文书管理工作制度5
第一章目的
第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。
第二章组织管理
第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。
第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。
第三章文书的种类
第四条公司的通用文书有以下几种。
(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。
(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。
(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。
(5)批复:上级答复下级的请示事项。
(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。
(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。
(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。
(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。
第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。
第六条文书的类别。
(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。
(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。
第四章文书制作要领
第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。
(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。
(2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。
(3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主体部分。
(5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。
(6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。
(7)公文印章:加印在发文日期中间。
(8)密级:保密文件注明密级。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。
第八条用纸格式。
(1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)图文区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。
第九条印装格式。
(1)公文均采用横书横排。
(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。
(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。
第十条版面格式:首页采用文头。
第十一条公文行文原则。
(1)上行文原则。
①逐级行文,即下一级行文给直接上级。
②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。
③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。
(2)下行文原则。
①逐级行文。
②多级同时行文。
③直贯到底行文。
(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
第十二条文书的署名。
(1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。
(2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第十三条文书的盖章。
(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。
(2)如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。
(3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十四条文书制作注意事项。
(1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。
(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。
(3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。
(4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。
(5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。
(6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。
(8)不轻易越级行文。
第五章文书制作流程
第十五条对外行文操作流程。
(1)拟稿。
①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。
②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。
③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
(2)核稿。
①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。
②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。
(3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。
(4)编号。由行政部统一编排发文字号。
(5)缮印、校对。
①急件应先行处理。
②保密件应由专人打印。
③打印后的校样、废纸等应妥善处理。
④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。
⑤打印、校对责任人签名。
(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。
(7)填写登记簿。
(8)封发。
①发文工作由行政部门负责。
②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。
第十六条对内行文处理程序。
(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
(2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
(3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。
第六章文书的发送
一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。
第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
第十八条公司内部文书原则上不封缄。
第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。
第七章文书的处理
第二十条普通文书的处理原则。
(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。
(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。
(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
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第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。
第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。
第九章收文操作流程
第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。
第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。
第二十六条分发。
(1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。
(2)分发去向。
①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。
②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。
③参阅性文件,直接组织传阅。
④范围不明的文件,送领导审阅。
第二十七条催办。
分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。
第二十八条结办。
文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。
第十章文书的整理与保存
第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。
第十一章文书的保存年限
第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。
第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。
第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。
第十二章注意事项
第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。
第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。
第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
第十三章附则
第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。
【第8篇】投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
