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本《客户投诉处理管理制度》旨在建立一套有效的投诉管理体系，确保我们能够及时、准确地响应客户的问题和不满，提升客户满意度，并通过持续改进我们的产品和服务，实现客户忠诚度的提升。
包括哪些方面
1. 投诉接收与记录：设立专门的投诉渠道，明确投诉接收流程，记录投诉的详细信息。
2. 投诉分类与评估：根据投诉性质进行分类，评估其严重程度和影响范围。
3. 投诉处理：设定处理时间框架，指定责任人，保证投诉的及时解决。
4. 调查与分析：深入调查投诉原因，分析问题根源，制定预防措施。
5. 反馈与沟通：向客户反馈处理结果，保持透明度，增强信任。
6. 系统改进：基于投诉数据分析，优化业务流程，提高服务质量。
重要性
客户投诉是企业改进服务、产品及管理的重要依据。妥善处理投诉，不仅有助于修复受损的客户关系，更能从中洞察客户需求，发现潜在问题，提前预防风险，从而提高企业的竞争力。忽视客户投诉可能导致客户流失，影响品牌声誉，甚至引发法律纠纷。
方案
1. 设立投诉热线和在线平台，确保24/7全天候服务，第一时间接收投诉。
2. 建立标准化的投诉记录表，包含客户信息、投诉内容、时间、地点等关键要素，以便追踪和分析。
3. 根据投诉的紧急程度和影响，设立优先级，确保重大问题优先处理。
4. 指定专门的投诉处理团队，进行定期培训，提升处理技巧和问题解决能力。
5. 对每个投诉进行详细调查，分析问题原因，提出整改方案，由相关部门负责人签字确认。
6. 在投诉解决后，主动联系客户，告知处理结果，听取客户意见，必要时进行满意度回访。
7. 定期整理投诉数据，识别常见问题，纳入质量改进计划，持续优化业务流程。
8. 对于重复出现的问题，进行深层次分析，从源头上解决问题，防止类似投诉再次发生。
通过上述方案，我们将构建一个高效、透明的客户投诉处理机制，确保每一位客户的权益得到保障，同时推动我们的业务不断进步，为客户提供更优质的服务。
客户投诉处理管理制度范文
第1篇 物业管理中心客户投诉处理制度
物业管理中心客户投诉处理制度
1制度内容
对处理客户投诉的工作行为的管理
2适用范围
适用于物业管理中心对投诉的处理。确保客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。其内容包括:
1.客户服务部负责对客户投诉的记录和协调处理工作。
2.被投诉的部门按照客户服务部对投诉处理的安排具体解决有关问题。客户服务经理负责对投诉处理的效果进行检查。
3管理标准
1.受理投诉耐心,处理投诉及时,事后应有回访;
2.有处理记录,有客户对投诉处理意见的反馈。
4处理投诉工作流程
1.客户服务部接到客户投诉后,应首先向客户表示歉意,并在《客户投诉记录》上做好登记。
2.客户服务部根据投诉内容进行核实之后通知相关部门限期解决,特殊情况应向部门经理或公司领导汇报。
3.针对客户较严重的投诉,客户服务部应及时向客户服务经理汇报,由经理组织相关人员进行检讨,落实解决措施及责任人,限期进行处理。
4.相关部门在处理完投诉后,要迅速将处理结果报客户服务部,由客户服务助理安排回访。
5.客户服务部负责将投诉处理结果填写在《客户报修/投诉/求助记录》中,并由具体解决部门的负责人签字认可。
6.对客户的恶意投诉,做到坚持原则并耐心解释。
7.投诉记录由客户服务部兼职助理进行统一管理。
5投诉规避
1.管理中心工作人员应熟知《前期物业管理服务协议》的内容,明确物业管理公司和客户或使用人的权利义务,防止以后不必要的麻烦。
2.对物业的设施安排合理的日常维护、检修,使事故减少到最低点。
3.经常开展反馈调查便民服务,了解信息,及时发现问题解决问题。
6投诉受理
1.开通投诉热线,由客服前台接待员负责受理。
2.详尽记录投诉人姓名、投诉事项、单元号码、投诉内容及联系电话。
3.耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身,亦不可当面指出,顾客态度即使很坏,亦不可顶撞顾客,并记下投诉内容。
3.对于客户的设诉,能当场做出解释应当场给客户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事项内容、投诉对象以及投诉人的联系方法,以便及时反馈结果。
4.应感谢客人指出的不是或不足之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。
5.对于某个人违纪的投诉,应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。及时派有关人员的检查,确保事实的准确性,在依照事件的大小提请有关部门给予处理。
6.投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。
7工作表格:
1.客户投诉/报修/求助记录
2.投诉处理反馈意见记录
3.每月投诉情况分析
客户投诉处理流程图
第2篇 大厦客户投诉处理管理制度-3
大厦客户投诉处理管理制度(三)
1.客户投诉须坚持五清楚,一报告的处理原则:
(1)听清楚:在接待客户投诉时,应耐心听客户讲完,听清客户投诉的内容,不得打断客户说话,更不能急于表态。
(2)问清楚:待客户讲完后,要进一步问清有关情况,切忌与客户正面辩驳,应客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。
(3)跟清楚:受理客户投诉要一跟到底,直到问题得到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉,应婉转地向客户讲清楚,并确定下次回复的时间。
(4)复清楚:对客户的投诉在充分了解情况后,应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户,以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。
(5)记清楚:处理客户投诉后,应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录于客户意见处理表内,由客户确认后收回存档。
(6)报告:重大投诉,必须马上报告部门经理和物业管理中心领导。
2.客户投诉处理程序:
(4)一般性投诉:当接到一般性投诉时,将投诉情况记录在《客户投诉记录表》上,及时向职能部门进行信息传递并立即将情况回复客户。
(5)通过物业管理中心处理的一般性投诉有:大厦内装修噪音滋扰他人办公;卫生间等公共设施使用出现故障和问题;客户室内设施需要维修;客户邮件、报纸遗失或欠收;大厦公共区域环境卫生及绿化花木问题;大厦鼠虫害防治问题;涉及物业管理中心所提供的各类服务问题。
(6)重大投诉:遇到重大投诉,须将投诉事项及时上报部门经理和中心领导并向投诉客户解释原因,确定回复时间;重大或突发事件包括:火灾、电梯困人、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃等破坏性行为、刑事案件、客户集体投诉(三家以上)、中央空调主机、发电机、高低压电柜、通讯设备等主要设备设施故障、大厦主题结构遭受破坏等。
(7)书面投诉:对客户的书面投诉,确认投诉性质以书面形式回复客户。
(8)投诉汇总:每月对投诉进行一次汇总,记录在《客户月投诉统计表》上,并根据客户投诉情况,进行客户回访。
第3篇 某物业管理客户投诉处理制度
3.1 制度内容
对处理客户投诉的工作行为的管理
3.2 适用范围
适用于大厦管理公司对投诉的处理. 确保客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。其内容包括:
1. 大厦客户服务部负责对客户投诉的记录和协调处理工作。
2. 被投诉的部门按照大厦客户服务部对投诉处理的安排具体解决有关问题。客户服务经理负责对投诉处理的效果进行检查。
3.3 管理标准
1. 受理投诉耐心,处理投诉及时,事后应有回访;
2. 有处理记录,有客户对投诉处理意见的反馈。
3.4 处理投诉工作流程
1. 大厦客户服务部接到客户投诉后,应首先向客户表示歉意,并在《客户投诉记录》上做好登记。
2. 客户服务部根据投诉内容进行核实之后通知相关部门限期解决,特殊情况应向物业总经理汇报。
3. 针对客户较严重的投诉,客户服务部应及时向客户服务经理汇报,由经理组织相关人员进行检讨,落实解决措施及责任人,限期进行处理。
4. 相关部门在处理完投诉后,要迅速将处理结果报客户服务部, 由客户服务助理安排回访。
5. 客户服务部负责将投诉处理结果填写在《客户投诉记录》中,并由具体解决部门的负责人签字认可。
6. 对客户的恶意投诉,做到坚持原则并耐心解释。
7. 投诉记录由客户服务部兼职助理进行统一管理。
3.5 投诉规避
1. 签订详细的管理合约,明确管理公司和客户或使用人的权力义务,防止以后不必要的麻烦。
2. 对物业的设施安排合理的日常维护、检修,使事故减少到最低点。
3. 经常开展反馈调查便民服务,了解信息,及时发现问题解决问题。
4. 对客户或客户入伙时应及时交予管理公约书、客户手册、装修手册,并予以解释,降低投诉率。
3.6 投诉受理
1. 开通投诉热线。
2. 详尽记录投诉人姓名、公司名称、单元号码、投诉内容及联系电话。
3. 耐心听取客人投诉,禁止以任何理由或借口推卸责任。即使错误在本身,亦不可当面指出,客户态度即使很坏,亦不可顶撞客户,并记下投诉内容。
3. 对于客户的设诉,能当场做出解释应当场给客户解决,若不能马上处理的应记下投诉人的姓名、事件的经过、投诉对象以及投诉人的联系方法,以便及时告诉结果。
4. 应感谢客人指出的不是之处,对客人提出的建议表示感谢,并把事件提交到相关部门进行处理或报上级主管审批。
5. 对于某个人违纪的投诉,应详细登记投诉的事件经过、证明人以及证物、投诉人及联系电话、签字。及时派有关人员的检查,确保事实的准确性,在依照事件的大小提请有关部门给予处理。
6. 投诉处理完毕致电或走访客户,询问其对处理结果是否满意,是否有别的建议,并再次感谢其对我们工作所做出的帮助。
7. 规范用语:
1] 您好!请问我们能为您做些什么
2] 非常感谢您对我们提出宝贵的建议/意见。
3] 我们会及时把处理结果通知您
4] 您是否对处理结果感到满意
5] 您是否还有什么要求
6] 有什么可以帮忙
