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物业行政管理制度是物业管理公司运营的核心组成部分，旨在确保日常管理工作的高效、有序进行。其内容主要包括以下几个方面：
1. 组织架构与职责：明确各个部门和岗位的职能，以及员工的职责范围。
2. 工作流程：规定物业管理的各项服务流程，如投诉处理、设施维护、安全管理等。
3. 规章制度：制定内部管理规定，如考勤制度、休假政策、行为准则等。
4. 财务管理：规定财务管理流程，包括预算编制、费用收取、成本控制等。
5. 服务质量标准：设定物业管理服务的质量标准和考核机制。
6. 培训与发展：规划员工培训计划，提升员工专业技能和服务水平。
7. 应急处理：建立突发事件应急预案，确保快速有效应对各种突发情况。
包括哪些方面
1. 人力资源管理：涵盖招聘、培训、绩效评估、薪酬福利等方面。
2. 设施设备管理：涉及设备的保养、维修、更新及报废等环节。
3. 环境卫生管理：包括公共区域清洁、绿化养护、垃圾分类处理等。
4. 安全保卫管理：制定安全规章制度，组织定期安全检查，预防和处理安全事故。
5. 业主关系管理：建立有效的沟通机制，处理业主的投诉和建议，提升业主满意度。
6. 法规遵从：确保物业管理工作符合国家法律法规及行业标准。
重要性
物业行政管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 提升效率：通过标准化的工作流程，提高工作效率，减少工作中的混乱和延误。
2. 维护秩序：明确的规章制度有助于维持物业的正常运行秩序，保障业主权益。
3. 风险防控：通过应急预案和安全管理制度，降低因管理疏忽导致的风险。
4. 提高服务质量：服务质量标准和考核机制推动员工提高服务水平，提升业主满意度。
5. 保障财务健康：合理的财务管理有助于控制成本，保证物业的可持续发展。
方案
1. 制定详细的岗位说明书，明确每个职位的职责和权限，确保责任到人。
2. 定期对工作流程进行审查和优化，适应业务变化和客户需求。
3. 建立全面的培训体系，定期进行员工技能培训和法律法规培训。
4. 实行透明化的财务管理，定期公布财务报告，增加业主信任度。
5. 强化业主沟通，定期举办业主大会，收集业主意见，及时解决业主问题。
6. 加强与政府部门的合作，了解最新的法规政策，确保物业管理工作合规合法。
以上方案旨在构建一个健全的物业行政管理制度，促进物业管理公司的稳定运营，为业主提供优质的居住环境。
物业行政管理制度范文
第1篇 物业行政资产管理规定工作制度
物业行政工作制度:资产管理规定
8资产管理规定
8.1本文件的适用范围
适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。
8.2资产的定义
泛指使用期为1年以上(含1年)在公司及公司辖下各管理处使用的资产。其中,单位价值在rmb2000以上(含rmb2000元)的资产,属固定资产类,财务软件系统中划分为a类资产;单位价值在rmb2000元以下的资产,属非固定资产类,财务软件系统中划分为h类资产。
8.3资产的分类
所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的,具体为:
8.31办公设备类(包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图仪、音像器材、电器、厨具、电话等);
8.3.2电脑网络类(包括服务器、pc、外设设备、网络设备、电脑软件等);
8.3..3交通设备类(包括汽车、摩托车、电池车等);
8.3.4房屋类;
8.4资产管理和主管部门
8.4.1管理处行政部为管理处的资产管理部门。负责按照规定办理资产的增加、调配、转移、报废、减少、盘点和资产系统的登记等工作,并对资产安排适当的维护,以保证公司资产的实物和资产的记录统一一致。
8.4.1资源部为公司所有资产主管部门。负责监督和指导管理处的资产管理工作。
8.5资产使用部门
资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定,负责部门资产日常维护工作的执行部门。
8.6资产所有权及相关责任
8.6.1资产所有权
资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处范围内,资产位置的改变并不构成所有权的改变。
8.6.2资产管理部门责任
负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续,并对资产进行必要的维护安排。
8.6.3资产使用部门责任
8.6.3.1资产作用部门应清楚本部门所属下的资产所处的位置,并确保该固定资产处于正常的使用中;
8.6.3.2如发现使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等,应及时通知该资产管理部门,以便于更改资产的登记资料和作相应的处理;
8.6.3.3资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记,各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用,并妥善保管、爱惜使用。
8.6.3.4负责本部门的资产盘点工作。
8.7固定资产的折旧
固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门/管理处承担。
8.8资产的取得
8.8.1申请购买资产
作购买前的准备,填写固定资产申请表(所申购的资产属固定资产类时适用)、或填写非固定资产/费用申请表(所申购的资产属非固定资产类时适用),然后将
申请表汇总到资源部审核,由资源部进行调配,无库存则再由资源部组织购买。
8.8.2资产购入后的验收
资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认,保证其今后的正常使用。
当物品送到时,申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点:
8.8.2.1物品与资产申请单上物品一致。
8.8.2.2来的物品与送货单上物品一致。
8.8.2.3物品质量是合格的。
注:如发生物品与要求不符或质量不合格,该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必须通知资源部,并作有关的协调,保证对资产情况的及时了解。
8.9资产的编号
8.9.1资产转移
所申请的资产是从库存中调配的,则属使用者的变更,不产生新的资产编号,资源部作相应的变更使用人登记。
8.9.2当一项物品被认定为资产后,由资源部登记,给予其一个新的资产编号,按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。
8.10资产的签收
资源部将该资产编号填写在申请表的取得登记栏中,再由申请人或使用人在取得登记栏上签收。
8.11资产资料的存档
资产管理的公司责任人,将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。
8.12资产购买款的支付
由资源部负责办理资产购买款的支付手续,并将已填写取得登记栏的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。
8.13资产的处理
资产的处理应填写《实物资产处理申请表》,并根据有关规定执行;如属固定资产批准后交由财务部操作。
8.13.1由于使用中损坏而处理的,在归档时必须附有损坏报告。
8.13.2由于遗失(或被盗)而处理的,在归档时必须附有遗失(或被盗)报告。
8.13.3需废弃而处理的,应须附有该物品的照片,以作处理参考。
8.13.4固定资产的变卖,必须附有变卖的有关资料,包括变卖报告、手续、票据复印件等。
8.13.5其它
8.14定期资产检查
两种周期性的维护来保持记录的精确、真实:
8.14.1资产的年报(由资源部负责)
8.14.2周期性盘点(由资源部主持各部门配合)
8.14.3资产的年报
资源部于每年12月31日前,根据当年二次资产盘点的情况,调整好资产登记后,打印出公司/管理处资产的年报,交档案室归档;同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。
8.14.4周期性的盘点
周期性的盘点为每年的3月和9月。
第2篇 物业行政制服管理规定工作制度怎么写
物业行政工作制度:制服管理规定15制服管理规定
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5.1目的为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,具体内容如下:
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5.2一般规定
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5.2.1 员工入职时可获发两套工作制服;
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5.2.2 每位员工当值时,必须穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整洁,钮扣要扣齐,不允许敞开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;
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5.2.3 制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;
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5.2.4 员工应保管及爱护好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;
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5.2.5 任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会给予必要的纪律处分,严重者将由公司管理层作出裁决;
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5.2.6 员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;
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5.2.7 遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;
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5.2.8 因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可根据天气情况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际情况而定,各班组必须统一着装;
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5.2.9 员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。
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5.3折旧标准
1
5.3.1 男、女西装之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
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5.3.2 男、女衬衫、西裤、西裙之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
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5.3.3 保安服、帽之折旧按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
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5.3.4 工程服之折旧由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。
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5.3.5 工鞋之折旧皮鞋类按一年时间折旧;
布鞋类按半年时间折旧;
涉及个人卫生问题,员工离职时一律采用工鞋折旧方法,工鞋不予回收
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5.3.6 其他用品之折旧如女门童使用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或根据具体情况作出决定。
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5.4工衣换洗
15.
4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会提供必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。
15.
4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算
15.
4.3换洗周期:(根据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)适用范围夏季冬季备注客服人员4次/月2次/月保安人员2次/月1次/月工程人员1次/月1次/月后勤人员2次/月1次/月
15.
4.4制服的保管
15.
4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作
15.
4.6员工离职时,行政人员/仓管员应仔细检查制服,将破损情况3决定回收或折旧报废,并将具体情况在员工离职手续清单上标明,如需要折旧或赔偿的,须及时通知财务部门计算费用。
15.
4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须及时送厂商洗涤,做好保洁工作
15.
4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要仔细检查制服的使用情况,对破损情况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工及时给予警告,情节严重时应及时向管理处主任汇报。
第3篇 某物业公司行政和人事管理制度（1）
e物业公司行政和人事管理制度(1)
1.员工考勤管理规定
1.1.工时制度
1).下列岗位员工实行综合计算工时制:
内保人员、工程技术人员及值班人员等因工作性质需连续作业的岗位,以月为计算单位,平均工作时间每周不少于40小时。
1.2.定时工作制
1).除上述规定的人员,其余岗位员工均实行定时工作制,每周工作五天,每天工作8小时,每周工作不少于40小时。
2).定时工作时间(星期一至星期五作息时间):
上午工作时间:08:30-12:00
下午工作时间:13:00-17:30
午餐时间:12:00-13:00
1.3.各种假期的规定
依照公司发布的《员工手册》相应条款执行。
2.员工打卡管理暂行规定
2.1.员工出勤,执行上、下班打卡规定。
2.2.员工因公外出延误打卡,须及时填写补卡单,月末按出勤统计。
2.3.员工患病、非因工负伤(急诊除外)或有事不能上岗工作须提前填写《请(休)假申请单》,经批准后,免打卡。
2.4.月末出勤统计,以员工考勤卡及补卡单、请假单为依据进行考勤汇总。
2.5.凡出勤日未打卡者,同时也无请假单、补卡单,按旷工处理。
2.6.代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虚作假者,按《员工手册》规定处理。
2.7.记录及表格
yz-zg/b_r-f08-01《请(休)假申请单》
3.计算机使用管理规定
3.1.所有员工在使用计算机时需遵守本规定。
3.2.各部门的计算机原则上只供本部门员工使用,如有特殊情况需使用其它部门的计算机时应事先取得该部门经理的许可。
3.3.初学计算机的使用者在操作中遇到难题,不得擅自处理,应向技术人员求助。
3.4.在使用过程中,因事暂时停止使用时,应保存文件,并退出应用程序。
3.5.使用完毕计算机后,必须退出应用程序,以防止意外造成对机器的损害。
3.6.各部门使用计算机进行文件编辑处理时应建立部门子目录,避免在根目录下直接处理管理文件。
3.7.子目录的命名用各部门名称,如属个人专用文件应另设子目录进行处理。
3.8.文件名称使用汉字,要基本反映文件内容。
3.9.文件处理应在硬盘上操作,并注意保存,文件处理完毕后存储文件的同时应用软盘备份,保证软硬盘都有文件。
3.10.对硬盘上长时间不再使用的文件定期删除,只保存软盘备份。
3.11.使用软盘时应确保软盘没有病毒,否则在使用前应进行病毒检查。
3.12.软盘中存储文件时应在软盘上做出标记,便于使用查阅。
3.13.遵守软盘的使用保护规定,防止软盘损坏时文件丢失。
3.14.各部门的计算机维护由公司设专人统一负责。
3.15.维护人员定期对计算机进行维护,包括检查、处理病毒和硬盘整理等。
3.16.工作时间禁止在计算机上玩游戏或与进行工作无关的作业。
3.17.计算机出现故障时,应及时请维护人员处理,严禁未明故障原因擅自处理。
3.18.凡因使用不当造成机器损坏的,据情节轻重给予责任人相应的处罚。
4.关于印章使用管理的暂行规定
4.1.印章种类
公司印章、公司业务专用章、部门印章、签字印章和其他内部印章等。
4.2.印章使用
1).公司印章的使用
i.凡以公司名义发送的公文,须经公司主管领导审批签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
ii.重要的公文,如财务、人事和业务等方面或涉及面广的公文,必须由公司总经理或主持工作的副总经理核签后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
iii.公司各部门对外定期报送各类业务报表需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
iv.对外发出的便函、证明及对外联系工作的介绍信需加盖公司印章的,由使用部门填写《印章使用审批表》,经公司主管领导签字后,方能送交行政与人力资源部加盖公司印章。
v.公司对外签订的合同、协议,按合同评审程序使用公司印章。
vi.各物管中心在所辖业务范围内对外签订的经济类合同、协议须加盖公司印章的,按合同评审程序,以公司确定的合同金额标准为限,合同金额在标准以上的,须经中心内部审核,公司审批、总经理签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章;合同金额在标准以下的,经中心内部审批、中心总经理签字后,可送交公司行政与人力资源部加盖公司合同专用章。(合同原件要在公司备案)
vii.物管中心以公司名义对外发文、报送报表、办理相关业务等需加盖公司印章的,由中心填写《印章使用审批表》,中心总经理审批,公司相关职能部门经理、公司总经理或主管领导签字后,方能送交公司行政与人力资源部加盖公司印章。
2).各部门印章的使用:
i.凡以部门名义发出的公文或便函,须经部门经理核签后加盖部门印章。
ii.公司部门不能以公司的名义加盖部门印章对外发送公文。部门仅能向外发送本部门业务权限范围内的公文。物管公司颁发的证书、奖状等,经物管公司领导签字同意后,加盖北京物业管理公司印章。
4.3.印章的保管
1).公司的印章,原则上由公司行政与人力资源部经理指定专人负责保管。遇特殊情况,由其他部门专人负责保管时,需经公司总经理批准。
2).部门的印章由各部门指定专人负责保管。
3).使用印章须有登记存底,随用随取,用毕即存,严防私用、盗用公章,以免造成损失。
4).未经公司总经理批准,任何人不得携带公司印章外出。
5).印章保管人员应严格执行本规定,履行加盖印章的手续。对不符合程序或超出授权范围的,印章保管人有权拒绝用印。
6).印章保管人员因工作疏忽而造成印章丢失或误用、错用,须承担关联责任。不能为空白信笺盖印。
4.4.记录及表格
yz-zg/b_r-f09-02《印章使用审批表》
5.女职工劳动保护管理办法
5.1.女职工的特殊保护,是指根据其身体、生理特点以及哺育教育子女的需要,而采取的对女职工在生产劳动中的安全与健康实行的管理办法。
5.2.本办法所涉及的女职工系指公司依据国家有关法律法规的规定,通过正常聘用程序正式聘用的女性员工,包括临时聘用人员和环境保洁人员。
5.3.女职工月经期的保护措施参照国家有关规定从事适当劳动强度的工作。
5.4.女职工孕期的保护措施:
1).女职工自确定妊娠之日起持医院证明向人事部门及时报告备案。
2).女职工怀孕期间不得接触超过卫生防护要求剂量当量限值的_射线、y射线和其他工业毒物和有急性中毒危险的作业及国家规定的三级强度的劳动内容。
3).妊娠女职工不应加班加点,妊娠满7个月不得上夜班,并可根据个人身体状况申请休假。
4).对不能适宜原工作的妊娠女职工,应根据医务部门证明,予以减轻劳动量或安排其它岗位工作。
5).从事立位作业的女职工,怀孕7个月以后,其工作场所应设立工间休息座位,在劳动时间内安排一定的休息时间并允许孕妇在预产期前休息两周。
6).怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查,应按劳动时间计算。
5.5.女职工生育期保护措施:
1).女职工生育期间享受国家规定的产假待遇。
2).女职工产假为90天,其中产前休假15天;晚育者(24周岁及以上初育)增加15天产假;遇难产情况延长产假30天;生育多胞胎的,每多生育一个婴儿,延长产假15天。
3).女职工怀孕期间流产的,根据医疗部门证明,给予北京市有关规定产假。
5.6.女职工哺乳期保护措施:
1).对有不满一周岁婴儿的女职工,每班工作给予两次授乳时间,每次半小时,可合并使用,并不得安排夜班及加班加点。
2).女职工哺乳期间不得安排从事接触有毒物质的作业。
第4篇 物业公司行政管理制度格式怎样的
物业公司行政管理制度范本办公室是直接对管理中心总经理负责中心行政事务管理的部门,亦可称为总经理办公室,行政事务包括中心办事处内部行政管理、部门协调、及协助总经理处理文书、租户沟通和外界联络工作。
1 内部政策管理
1.1 有关申领采购的规定1.部门员工根据工作需要申请领用文具时,须填写文具申请表。
2. 文具申请表由部门经理审核签批后,该表格于每月20日前送达办公室。
3. 办公室接收申请表后,由办公室经理审核并由办公室统筹做预算。
4. 办公室采用先进先出方法,发放文具用品,于次月7日、14日前,将文具送达使用者。
5.申领原则:要力尽节约,避免浪费。
1.2 有关印刷品及印刷名片的规定1.由申请人填写印刷品申请表及印刷品申请表(名片)(市场推广所用印刷品除外)2.填写申请表应列明所需印刷品的名称、数量、规格。
3. 申请表由部门经理审核签批后,于每月20日前送达办公室。
4. 由办公室统筹做预算,报总经理审批。
5.预算经总经理批准后,由办公室按财务规章支出申请ref表程序统一进行印刷。
如未批准,办公室将申请表,退还申请部门。
1.3 有关杂费报销的规则1.所有杂费须在杂费批据上记录,每宗以rmb300元为限。
2. 杂费批据由申请人填写,部门经理核准,并附上这些杂费的文件资料如供应商的发票等。
3. 批准后,办公室通知申请人,收款签字后安排付款。
1.4有关电脑操作的规定1.电脑操作人员必须严格遵守电脑操作规程,做好计算机设备的安全维护工作,爱护机器设备,保持机器设备的清洁。
2. 对管理处的各种软件,严禁私自外传。
严禁使用外来磁盘,以免感染病毒。
1.5申请购买固定资产、办公室设备及用品的规定1.各部门在申请购买固定资产、办公设备及用品时,需填写物品购买申请表。
2. 在填写时,应列明所购物品的名称、品牌、规格、数量、理由。
3. 物品购买申请表由申请部门经理核准后,由行政部签署意见。
如可以在部门间调拨,则优先调拨 2 物业管理处财务的管理有关预算申请、审批、执行的规定概由行政部统筹。
一贯积极提倡节约,反对浪费,将费用开支严格控制在预算之内及低于预算。
1. 严格的采购,发包制度(将专项工程包给专业公司完成),要货比三家,跟踪商品质量及维修质量。
2. 健全的材料物质收发存制度。
3. 严格借支、报销制度和审批权限。
预算内项目及预算内金额开支有严格的申请、审批、借支、报销制度,预算外开支必须向业主申请批准。
5.预算内项目及预算内金额大的合同,于洽谈后须经业主审批。
第5篇 某物业管理公司行政例会制度
物业管理公司行政例会制度
为提高会议质量,增强行政办事效率,现对公司行政例会作出以下规定:
一、例会时间:每周一上午8:30,与会人员必须提前5分钟到场(如有变动,另行通知)。
二、出席人员:酒店总经理、各部门主管级以上人员,行政文员负责会务后勤、签到和会议记录。行政扩大会议如有参加人员变动,行政部另行通知。
三、会议内容:会议由总经理或总经理安排专人主持,常规例会安排各部门汇报上周工作完成情况、未完成工作、下周工作计划及工作建议,需要协商事务,总经理下达工作指令和质量要求;行政办负责汇总行文并传达落实。
四、例会纪律:
1、无特别紧急情况,应与会人员不得请假,都应按时参加。否则,迟到一次罚款20元,无故缺席一次罚款50元。
2、自觉维护例会秩序和办公环境,关闭通讯工具,加快会议进程,避免中途退场、接听电话或其它干扰。
3、对于会议上达成决议的要求和总经理下达的工作指令,各部门未能按时按要求贯彻、落实和传达,将追究部门负责人工作失职责任。
五、本制度自公布之日起执行。
签署人:zz物业管理有限公司
第6篇 物业行政办公区域管理规定工作制度
物业行政工作制度:办公区域的管理规定
21办公区域的管理规定
21.1保持办公区域的整洁
21.1.1通道上不许放置任何的物品。
21.1.2保持办公桌的整洁,上班时电话机、文件要摆放整齐,不放置与工作无关的东西。
21.1.3下班前整理桌面,关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗,将桌面上的物品减少到最低程度,而且要摆放整齐。
21.1.4办公桌下不许放置非经同意的任何物品,如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等;电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。
21.1.5文件(特别是机密、重要的文件)归档后分类后存放在文件柜内,柜内不要放置与工作无关的物品、或过时的文件等。平时文件柜钥匙请不要插在柜上,应由专人负责保管以免遗失或不慎折断。
21.1.6文件柜面不许放置非经同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面,不许放置任何物品;座位旁的文件柜面,只许放置整齐的文件夹;图纸一律放到文件柜内。
21.1.7办公屏风、玻璃部分不可张贴任何纸张(包括图纸等);木板部分只能张贴与工作无关的内容,并及时更换破损不齐的或过时的内容。
21.1.8垃圾篓只供临时放置纸屑的杂物,食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。
21.1.9会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品,在会议结束后,立即由该部门负责搬离会议室。
21.2用餐要到管理处饭堂或指定位置,不可在办公室内用餐。
21.3会客请在会议室。
未经特别允许,非本公司的工作人员,原则上不得进入办公区域;特别情况,需经批准并由管理处人员陪同下,方可进入办公区域,不能操作办公设备。
第7篇 z物业项目管理处行政制度
物业项目管理处行政制度
1.物业管理处办公室守则
(1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;
(2)按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;
(3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;
(4)办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;
(5)办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;
(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;
(7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚;
(8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;
(9)办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;
(10)办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:_同馨管理处,您好!在接听客户电话时,请多用:请、谢谢及麻烦你等礼貌用语。
2.往来文书控制及保密制度
(1)文书往来需严格,其中包括:
a.外发文书:必需由总经理办公室发出。
b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。
c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。
(2)保密制度
a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。
c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。
关于公司的重要政策或计划;
关于人事问题;
关于重要会议的讨论事项;
关于业主或租户的档案资料;
契约、协定或根据协商而决定的事项;
规定、命令中特别指定的事项。
d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:
公司内部秘密,不能向公司以外公开。
绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。
f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。
g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。
h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。
i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述规定的手续。
l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。
m.凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理。
n.文件大致可分为:
法律效力文件:包括公约、手册、指南等;
报告/表格;
作业指导书/工作手册;
程序文件
3.档案系统
管理档案系统是管理工作中一重大系统,所有员工都必须积极关心,需采用简单及容易明白设计,各员工应按照下列规定处理文件:
(1)分管经理工作职责
a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。
b.要重视档案管理工作,积极解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。办公室根据档案法和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。
(2)档案资料员工作职责
a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。
c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。分类要准确,装订要工整,要符合立卷标准。
d.及时制订工作计划和做好工作总结,每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。
e.严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
f.妥善保管好各类档案资料。
4.会议系统
为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:
(1)会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。
(2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。
(3)会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。
(4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。
(5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。
(6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。
(7)出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。
(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。
(9)会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。
(10)与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。
5.办公室设备使用管理
(1)电话
a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;
b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。
c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。
d.不准用公司电话聊天及处理私人事务。
(2)复印、电脑、打印机
a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;
b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;
c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。
6.库存系统及计划
(1)制定小区下月耗用材料的计划,并根据实际库存情况决定请购数量,并报审批。
(2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量,合格无误方可进库。
(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人承担。
(4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明原因,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。
(5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具及时申报给上级部门。
(6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐
、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。
7.仓库管理制度
(1)凡入库物料,需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应及时在进仓单内说明。
(2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要经常核对,做到帐物相符。如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。
(3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运方便和安全不受损坏。
(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作,要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。
(5)仓库内严禁吸烟和火种入内。对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。
(6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。
(7)物料出仓后,仓管人员要及时清理库房,整理货垛,搞好库内整洁,并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。
(8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。
(9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。属配件的,还应标记备品备件文号。
(10)任何负责物料运输的公司,在运送途中应确保货物的安全和完好。特殊和贵重物料仓管人员应随车押运,做到接运及时、超卸安全、交接准确。
(11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册及时进行登帐。
8.各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项
(1)员工应具备的礼仪
a.仪表
制服必须穿着整齐和清洁。
头发应定期修剪及梳理整齐。
胡子必须刮好。
皮鞋必须擦亮。
手指甲必须定期修理及保持清洁。
必须注意个人卫生。
必须佩带工作证。
b.礼貌
见到相熟的业户,必须有礼貌地打招呼。
对所有业户的提问,必须有礼貌地耐心回答。
在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。
即使面对无理取闹的业户主,亦不可随便恶言相向,必须耐心地解释原因。若有必要时应转达上级处理。
在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。
即使正在向陌生人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不可无故厉声喝问,影响管理处形象。
当值时绝对不可粗言秽语。
绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食,更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。
不可无故迟到早退,即使有任何理由亦必须先向上级报告。如因故未能上班,更应预先作出通知,以便安排其它员工替补。
若有需要轮班当值,交接班必须准时,而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清楚方可离去。倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必须等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位出现真空。
若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必须等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位出现真空。
若在巡逻时发现有岗位出现真空,应暂时接替有关岗位,并立即通知主管处理。
必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。即使业户主动提出,亦应该尽量礼貌地作出拒绝。
(2)礼貌培训
a.常备纸笔。
b.在正常情况下勿让电话响闹超过三下。
c.先说公司/部门名称。
d.回答勿离题。
e.讲普通话,发音清晰,咬字标准。
f.听时勿打断。
g.记事/留言要笔录,清楚,全面。
h.尊称来电者姓氏。
i.提供进一步协助/服务。
j.友善、客气。
k.让来电者先挂电话。
l.挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。
m.准备再接下一个来电。
(3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会互相开罪对方客户。工作有准则,齐来遵守,借此给予客户第一个良好印象。亦以此将服务水平提高。
a.接听和应对
前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。请问有甚幺我可以帮您
其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您
说话清楚:低音且慢。
语气:喜气而热诚。
尊称客人:_董、_总、_经理、_博士、_先生、_小姐、_女士(勿妄称太太,除非她自己已告诉您。)
_先生,请您稍等。
不要只说:请稍等。
转分机号:熟悉使用电话机功能。
勿乱转分机号。
勿重复胡乱再转。
勿转后不顾,不理会根本无人接听。
套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。
如:您找的那位同事刚外出办事,如果阁下留下全名和联络电话,就更能够帮助他/她在外,即时回电话给您。谢谢。
当事人不在时,慎说:我很抱歉,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。
切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未见过他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
如果因事令来电者等久了
要说:我真对不起,让您久等啦,__先生,我再给您转。
或:当事人可能暂时无法接听您的电话,请您留言,我一定会帮您转达。
b.一般来电查询
转分机号之前告诉来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。一般来电查询要登记。要跟进,要处理。
c.留言
若来电者是陌生人士请他留下:
公司/单位全名。
听不清楚以礼再问。
重复姓名及电话号码,保证准确性。
写上自己的姓名。
切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。
d.留言字条
马上亲交/托人转交当事人或其秘书。
托人转交要确保尽快转达。
当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。
e.接听电话/录音留言
接听限响三下,电话录音限响五下。
f.交谈完毕
说:谢谢来电,_先生,我确保代您转达。
或:谢谢来电,_先生,他/她回来时我一定会告诉他
g.电话制度
一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟悉操作及分机号码。
前台接待,有人值班。
前台离位,有二线人员接一线工作。
对答语气用一线用语。
接触与跟进。
令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。
欢迎与接待。
需要久侯着,奉茶,找人陪同或暂接待。
每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。
客人需要上卫生间,请详细指引。
路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,所有客户都是管理处宝贵的客户。
在任何情况下:
勿胡乱泄露公司秘密。
有客户在场,同事间要更友善,互相尊重。
第8篇 物业行政制服管理规定工作制度
物业行政工作制度:制服管理规定
15制服管理规定
15.1目的
为了统一物管公司对外形象,加强员工的归属感,促进公司的业务和管理水平,公司均为各岗位的员工订制制服,现特制定相关的员工制服管理规定,具体内容如下:
15.2一般规定
15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;
15.2.2每位员工当值时,必须穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整洁,钮扣要扣齐,不允许敞开外衣,非工作需要不允许将衣袖、裤管卷起,不允许将衣服搭在肩上;
15.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;
15.2.4员工应保管及爱护好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;
15.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会给予必要的纪律处分,严重者将由公司管理层作出裁决;
15.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;
15.2.7遇下雨天,保安部可统一不戴帽子;
15.2.8因保安制服分冬装和秋装两款,保安部可根据天气情况统一窒着其中一款,原则上以温度摄氏22度为穿着标准,22度以上的统一穿秋装,但一切视实际情况而定,各班组必须统一着装;
15.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。
15.3折旧标准
15.3.1男、女西装之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.3保安服、帽之折旧
按两年时间折旧,即每年的折旧率为50%;
15.3.4工程服之折旧
由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大,且一年四季只有两套服装,所以按一年时间折旧。
15.3.5工鞋之折旧
皮鞋类按一年时间折旧;布鞋类按半年时间折旧;
涉及个人卫生问题,员工离职时一律采用工鞋折旧方法,工鞋不予回收
15.3.6其他用品之折旧
如女门童使用的保暖长袜等,一般按半年时间折旧,离职时不予回收,其他如保安精神带等配饰,一般按一年时间折旧,或根据具体情况作出决定。
15.4工衣换洗
15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责,但管理处也会提供必要的换洗服务,集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行,各管理处均按统一标准执行。
15.4.2各管理处行政人员负责工衣交收,检查及费用核算工作,并于月底统一洗涤服务商结算
15.4.3换洗周期:(根据目前各管理处的经营状况,暂定以下标准)
适用范围夏季冬季备注
客服人员4次/月2次/月
保安人员2次/月1次/月
工程人员1次/月1次/月
后勤人员2次/月1次/月
15.4.4制服的保管
15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓,保管工作
15.4.6员工离职时,行政人员/仓管员应仔细检查制服,将破损情况3决定回收或折旧报废,并将具体情况在员工离职手续清单上标明,如需要折旧或赔偿的,须及时通知财务部门计算费用。
15.4.7制服缴仓后,行政人员/仓管员须及时送厂商洗涤,做好保洁工作
15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时,要仔细检查制服的使用情况,对破损情况要做好相应记录,除向洗涤厂商跟进修补外,对造成制服破损的员工及时给予警告,情节严重时应及时向管理处主任汇报。
第9篇 物业行政采购管理规定工作制度
物业行政工作制度:采购管理规定
9采购管理规定
9.1目的
规范物管公司各管理处物品采购,物品入仓、出仓的程序,确保采购物品符合规定要求。
9.2适用范围
适用于物管公司各管理处有形产品采购工作,供应商管理及仓库管理等。
9.3职责
9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单,并负责仓库管理
作及货款报销、采购资料存档管理工作。
9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。
9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单,并汇总编制物管公司的月资金使用计划,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。
9.3.4财务部负责资金审核及调拨。
9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。
9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。
9.4采购制度要点
9.4.1维修物料的采购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的采购每月的次数不超过(含)三次。
9.4.2采购行为分类
9.4.2.1固定资产类
指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。
9.4.2.2非固定资产物品/费用类
指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。
9.4.3采购方式
9.4.3.1长期协议范围:
员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。
9.4.3.2固定供应商范围:
文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。
9.4.3.3一般供应商
经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时寻找的供应商,采购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。
9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。
9.5其他采购要求:
9.5.1尽量要求按时送货,如需外出采购,行政助理应安排集中物品采购。
9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。
9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。
9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。
9.6.1请购
9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购计划,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划(附请购清单),依权限逐级报批。
9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划,并交总经理批准。
9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹采购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。
9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外,仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。
9.6.1.5固定资产(1000元以上)采购需填写《固定资产采购申请表》。
9.6.2询价、比价、议价
9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去采购记录进行询价作业,若因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。
9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料,内容须详细、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的详细资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。
9.6.3呈核、订购
9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。
9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料,一同呈报使用部门核准后,再依权限逐级报批。
9.6.3.3采购材料较专业复杂时,行政助理需密切联系使用部门,并先把《请购单》交使用部门确认无误后,才依权限逐级报批。
9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。
9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应密切跟进交货事宜,并及早做好相关的收货准备工作。
9.6.4验收
9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验,专业产品还需要专业人员陪同验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过一定数量,取消供货资格,另换其它供货商。
9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门,并作出跟进。
9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。
9.6.5存档跟踪管理
9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。
9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。
9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处提供准确的记录信息
。
9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。
9.7仓库管理
9.7.1.物品出仓
9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。
9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。
9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。
9.7.2物品盘点
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。
9.7.2.2根据清点结果,填写《库存物品盘点表》。
9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。
9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。
9.7.3仓库管理
9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放;
9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;
9.7.3.3仓库除仓管员外,无特殊情况其他人员不准入内;
9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;
9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;
9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;
9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必须做到人走灯关;
9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;
9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。
9.8物品供应商评审管理
9.8.1评审范围
9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方;
9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方
9.9行政助理应当对合格供应商及时建档,包括以下内容:
9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址
9.9.2营业执照复印件
9.9.3资质等级证书
9.9.4评审结果和记录
9.9.5其他证明材料
9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。具体要求:
9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况
9.10.2委托方/供应商产品价格的变化
9.10.3社会信誉的变化
9.10.4同本管理处合作的情况跟踪
9.10.5其他应当跟踪管理的要素
9.11跟踪评审结果的处置
9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。
9.12物品采购流程
采购流程
预算内预算外
第10篇 物业行政对讲机使用管理规定工作制度
物业行政工作制度:对讲机使用管理规定
12对讲机使用管理规定
12.1对讲机的管理
12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管,遵守谁领用,谁保管,谁损坏,谁负责的原则,层层落实。
12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理,定期对使用情况进行检查。
12.1.3各管理处各部门必须设立对讲机使用登记薄,由部门每天统一发放、验收,并做好对讲机交接工作。
12.2对讲机的维修
12.2.1对讲机的维修统一由各管理处行政助理负责,由资源部指定统一的维修商进行维修保养。
12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐,及时掌握对讲机的性能状况及使用情况。
12.2.3收对讲机发现有损坏或故障,必须立即通知行政助理处理。行政助理需向使用人了解清楚情况,要求使用人提供书面报告,查明原因,属于人为损坏的须负赔偿责任。
12.3对讲机的使用
12.3.1对讲机必须随身携带,小心爱护,使用时应小心轻放,严禁手提对讲机天线,严禁用对讲机敲击硬物,因使用不当造成损坏须照价赔偿。
12.3.2用对讲机后必须保持对讲机处于开机状态,并注意及时更换电池,更换电池时,必须先关机后再更换电池,以保护和延长对讲机使用寿命。
12.3.3须严格按对讲机的操作规范使用,发话时,按住发话按钮,发话完毕后松开发话按钮接听,严禁长时间按住发话按钮,影响正常通话。
12.3.4在公众场合注意控制对讲机音量,避免对客户造成滋扰。
12.3.5对讲机仅供工作上的联系,不准用对讲机讲与工作无关的事情,不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处秘密。
12.3.6用对讲机时应先报岗位,然后讲要找的岗位,再说具体事情;使用对讲机时应使用礼貌用语,要求别人办事时应多用请字,如消防中心call巡楼保安,请即到××层检查×号烟感,接收人收到后应回复收到或不清楚时说请重复,检查后回复巡楼保安call消防中心,检查无火情,请复位,谢谢。严禁用对讲机讲粗言烂语。
12.3.7对讲机使用过程因接受信号不好,接收双方听不清楚时,呼叫三次无反应,其他同事应立即转呼并及时代为转告。
第11篇 物业行政管理工作交流制度格式怎样的
物业行政管理之工作交流制度为全面了解各部门各项工作,及时发现并解决工作中存在问题,建立上下一致思想共识,提高工作效率质量,以达到有效沟通与交流,特作如下规定:1.会议制度
1.1 常规例会安排:时 间会议名称主持参加人员逢周六上午10:00周例会经理一般为部门主管级以上管理人员每月1日进行月例会经理一般为部门主管级以上管理人员每半个月一次经营班子例会经理主管以上管理人员、财务会计人员3月、6月、9月、12月的每月30日季度总结会经理全体员工7月1日年中总结大会经理全体员工次年1月10日年终总结大会经理全体员工备注以上会议时间若遇休息日,可适当提前或顺延,以通知为准。
1.2 以上未定具体时间的会议,由人事行政部提前一天通知。
1.3 以上会议记录由人事行政部负责,会后48小时以内上报会议纪要。
1.4 各部门每周必须进行一次部门内部沟通会议,自行安排并记录,会后24小时以内上报会议纪要。
1.5 会议纪律
1)与会人员应按时到会,不得迟到或早退。
特殊情况者,须提前向主持人请示,经批准后方可缺席。
2)与会人员应自觉签到, 手机或调到震动,保持肃静。
3.)会议上应保持端庄坐姿,认真聆听,维护会议气氛,不得在场下交头接耳杂谈,不得哄谈吵闹。
4)与会人员应等到宣布散会时方可离场。
5)退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。
2. 周/月/季/年工作报告2.1为更好的配合工作会议顺利进行,各部门必须在会议前准备好相关工作报告,报告的工作内容包括:(按统一格式)
1)大事记(主要成绩);2)经营目标、业绩指标完成情况;3.)部门工作进度,以及业务情况汇报;
4)下一步工作安排,及费用预算;
5)存在问题及对策,需有关部门配合或解决事宜。
2. 2具体如下:工作报告内容完成时间报告递交流程周工作计划/总结逢周五16:30前部门负责人→人事行政部→经理月工作计划/总结每月最后一天季度工作报告3月、6月、9月、12月的每月28日前年中述职报告6月28日前年终述职报告次年1月5日前3.外出参观/学习/研究性质的活动外出参观、活动(如:踩盘),回公司须上交工作报告,阐述学习的心得与收获,达到共同交流与分享的目的。
4. 工作交流要求
4.1 各种工作报告必须按照统一格式制作上报。
4.2 各部门必须高度重视,责任人须准时出席会议并完成相关工作报告,周/ 月/季/年的工作报告,应于会后结合最新会议精神,重新整理并24小时以内上交人事行政部。
4.3 外出活动报告填写使用《外出工作考察报告》,活动完毕两天内完成上报人事行政部。
第12篇 物业管理公司行政办公制度格式怎样的
物业管理公司行政办公制度总则
第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。
第二条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。
第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。
第一章公文处理规定
第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。
第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。
第六条公司常用的公文种类主要有:
(一)决定--用于对重要事项做出决策和安排;
(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;
(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;
(四)通告--用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;
(五)会议纪要--用于记载和传达会议情况及议定事项;
(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;
批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;
发布规章;
任免和聘用管理人员。
(七)通报--用于对人和事的表扬或批评;
传达重要精神或情况;
(八)请示--用于向上级请求指示、批准;
(九)报告--用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级询问;
(十)批复--用于答复下级请示事项;
(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;
(十二)计划--用于对今后工作做出全面安排;
(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;
(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;
(十五)复函--用于回复来函。
第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、 、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。
(一)公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;
(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。
联合行文,只标明主办单位发文字号;
(三)发文单位、主送单位应落全称;
(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相一致的印章;
(五)密级公文,应当分别标明a级(绝密)、b级(机密)、c级(秘密)字样;
(六)紧急公文,应当分别标明特急、急、平急字样;
(七)公文如有 ,应在正文之后,发文单位名称之前,注明 的顺序和名称;
(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:呈报,为文件内容的执行对象或必须呈达的上级主管单位;
主送,为文件内容的执行对象或必须送达的对象;
抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;
抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;
发送,为需要了解文件内容的下级单位。
向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,如果需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;
(九)发文时间应以领导签发的时间为准;
联合发文,以最后签发单位领导的时间为准。
(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;
(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;
(十二)对外行文的字体要求:
1、发文字号为四号宋体加粗;2、标题为小二号宋体加粗;3、发文对象为四号宋体加粗;
4、正文为四号宋体;
5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;
6、主题词为四号黑体加粗。
第八条发文字号具体规定:公司及各部门发文字号为:
1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]号;2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]号;3、公司财务部物业(宁)财字[年号]号;
4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]号;
5、公司市场发展部物业(宁)市场字[年号]号。
6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]号
第九条行文关系和规则:
(一)各管理中心(处)的行文关系,应根据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;
(二)非紧急情况不得越级行文;
(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。
如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;
(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部根据需要向有关领导和部门送阅;
(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急情况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;
各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;
(六)报告、纪要类公文中不得夹带请示事项;
(七)所有公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;
紧急、特殊情况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;
(八)凡传达、贯彻上级指示精神、决定;
向上级的请示、报告;
颁发公司规范性文件;
发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。
第十条公文处理程序:
(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。
收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;
发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;
(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使用《文件会签单》;
(三)公司字发文应由总经理签发;
部门发文,可由分管领导签发;
一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;
(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。
如果意见不一致时,应在公文会签中如实反映;
(五)撰写公文应注意事项:
1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清晰、标点符号正确;3、公文中的人名、地点、数字要准确,引用公文要注明发文机关、公文字号、标题和发文时间;
4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;
5、发文时间使用中文数字标识;
6、请示问题应一文一事。
(六)公文受理应注意事项:
1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导审阅、批示;3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部根据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。
若需报公司领导审批的,由该部门提出意见后,由行政与人力资源部签转有关领导审阅、批示;
4、机密公文由送文单位直接送分管领导审阅、批示。
(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿,主要做好公文的审核把关工作:
1、是否需要行文;2、行文是否准确、简洁、明了、完整;3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;
4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。
(八)公文归档:
1、公文办理完毕后,具体承办人应根据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料,依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。
个人未经许可,不得私自保存应存档的公文;2、对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。
机密公文的销毁,应有行政与人力资源部专人监督,并进行登记。
第二章行政办事制度
第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控,各级人员必须依照职责权限,各司其职、各负其责。
第十二条公司行政办事规则:
(一)对于职责权限范围内的事项,必须认真、准确、及时办理,不得推诿、积压;
(二)对于超越职责权限范围的事项,必须遵循工作程序逐级请示、报告,一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;
(三)对于跨部门事项,主办部门须主动与相关部门协商办理,相关部门要积极配合。
意见不一致时,主办部门须向上级分管领导请示汇报,由上级分管领导协调解决。
各部门均不得未经协调一致而擅自行事,否则,上级分管领导有权责令纠正或追究责任;
(四)对于不适合部门办理的事项,必须立即退回交办部门并说明理由;
(五)对于重大突发事件及处置意见,情况紧急时,可直接向公司领导请示、报告,但事后要向被超越的主管上级报告;
(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发现损害公司利益、公司声誉的行为,可直接向公司有关领导请示、报告;
(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示,必须有书面批示或文件,方可作为执行依据;
第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。
若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理,电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料,在办理完毕后存档备考;
若以公文形式办理,则转入公文办理程序。
第十四条行政办事程序的时限要求:
1、以公司名义的收、发文,均由公司行政与人力资源部进行登记,派专人监督,须做到事事有回复;2、有具体时限要求的事项,按时限回复;3、凡属公司级各类文件及上级来文,秘书填写《来文阅办》后,交由行政与人力资源部负责人做处理意见,报公司领导,再根据领导指示,传阅相关职能部门;
4、公司来文须当日批转,行政与人力资源部指定专人办理,或催办、监督、检查办理情况(需跟踪督办的),同时指定汇报时限;
5、公司发文,行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后,交由领导签发,并于当日送达收文单位;
6、急事急办,第一时间处理标注特急、急的事项;
7、平急事项,从接受之日起三个工作日内回复;
8、涉及到技术性问题的事项,从接受之日起十个工作日内回复;
9、如工作需要限定完成时间,在交办工作时即应做出明确规定;
不能按时限完成或回复的事情,必须向相关方面说明理由和最后完成日期。
第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。
(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;
(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。
第十六条办理事项的工作程序:
(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记,并依据公司领导的分工和各部门的职责范围,提出批办意见后,签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;
(二)主办部门:
1、依据职责权限范围办理;2、根据领导的批示或会议决定办理;3、必要时向公司分管领导请示、报告。
(三)公司分管领导
1、依据职责权限批示;2、必要时向其他分管领导通报;3、必要时召开专题会议研究决定;
4、必要时向总经理请示、报告;
5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。
(四)总经理
1、依据职责权限批示;2、必要时提交经营班子办公会研究决定;3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。
第十七条阅知事项的工作程序:
(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记,并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;
(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时,由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;
(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;
(四)公司领导对阅知事项如有批示的,由行政与人力资源部及时反馈给相关部门及各管理中心(处)。
第三章会议制度
第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一,公司对会议要求精简、实效、控制数量、提高质量。
会议议题要提前拟定并发出通知,与会者须认真准备。
会议决议以会议纪要为准。
经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理,专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。
第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。
公司各部门可根据本部门实际工作需要自行决定召开部门会议。
(一)总经理办公会
1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示,研究、分析、确定公司重大经营行为,决定公司重大事项等的高层领导行政会议;2、总经理办公会由总经理主持,公司经营班子成员参加,可以根据会议内容邀请上级单位领导参加或安排有关人员列席会议;3、总经理办公会原则上于每月末召开,因工作需要也可临时召开。
会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员意见后确定,负责会议记录,形成会议纪要。
4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体发展战略、经营管理目标的重大决策;
听取各部门在经营、管理、发展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理意见;
分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作能力、水平及业务素质并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;2、总经理办公会由总经理主持,总经理因事可延期举行或委托公司其他领导主持召开;3、总经理办公会由经营班子成员、各部门负责人参加,如会议内容涉及相关单位,总经理可临时决定列席人员;
4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门意见后确定会议议题,负责会议记录,形成会议纪要。
(二)项目办公例会
1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开,各部门、管理中心(处)负责人参加。
2、项目办公例会内容同二十五条第二款月报内容。
(三)年度工作会议
1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作计划、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、交流工作经验、表彰先进的年度大会,原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参加;3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备,有关部门和管理中心(处)协助相关工作。
会议组织、议程安排等工作由行政与人力资源部征询有关方面意见后提出,并报请总经理审定;
4、公司行政与人力资源部负责会议记录,形成会议纪要。
(四)专题会
1、专题会议是公司研究决定经营管理中具体事项、解决具体问题的专门会议;2、专题会议由公司领导根据情况确定召开并主持,参加会议的成员由主持会议的领导自行确定;3、专题会议要研究的内容由会议所讨论专题的主要负责部门准备,并报主持会议的领导审定。
会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。
会议纪要形成后报主持会议的领导签发,报备公司行政与人力资源部。
第二十条各类会议的会议纪要,须在会议结束后四个小时内做出。
行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作安排的跟踪、催办和检查。
第四章请示、报告制度第二十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各项工作中,必须严格遵守请示、报告制度。
请示、报告的基本要求是及时、准确、观点明确、文字简洁。
请示、报告一般采取签报或编号文件的方式。
第二十二条请示是指下级单位向上级单位请求指示、批准的办事程序,凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定请示;
报告是指下级单位按照要求向上级单位报告工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问,不需要上级单位做出指示、批准的办事程序,凡是重要工作和事项,都应按规定报告。
第二十三条下列事项必须请示、报告:
(一)各部门、管理中心(处)重要决议、决定的制定;
(二)各管理中心(处)经营管理活动的开展、合同协议;
(三)各管理中心(处)贯彻本公司工作方针、决议、决定的情况及所遇到的特殊问题和解决方案;
(四)对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请;
(五)公司重大活动安排以及需要公司领导参加的会议、仪式;
(六)重要的人事安排、人员调动、干部违纪的调查处理等;
(七)公司各部门经理及管理中心(处)负责人以上人员出差、公司出国;
(八)重大突发事件及事故。
第二十四条请示、报告的工作程序
(一)对于第二十三条第一、第二款有关内容,凡是需要向公司总经理请示、报告的,由有关部门起草签报,经公司行政与人力资源部核稿后,呈公司总经理签署,以公司名义上报;
公司需向上级单位请示、报告的,日常办公文件,由主办部门起草正式文件,经公司行政与人力资源部核稿后,呈总经理签发,以公司名义上报,重要的请示报告文件要经公司总经理签发。
(二)对于第二十三条第三款有关内容,由主办部门起草签发,经部门负责人、管理中心(处)总经理签字,以公司部门或管理中心(处)名义上报公司分管领导审批。
(三)对于第二十三条第四、第五款有关内容,由主办部门起草,经公司或管理中心(处)总经理签字后报上级单位分管领导审批。
(四)对于第二十三条第六款有关内容,由公司行政与人力资源部具体承办。
(五)对于第二十三条第七款有关内容,必须提前逐级请示和经过批准。
领导干部出差、出国要统筹兼顾,注意轻重缓急,至少留有一名经营班子成员主持日常工作。
凡是涉及公司重大事项的出差、出国,人员返回后六个工作日内要向批准人提交书面报告。
(六)对于第二十三条第八款有关内容,必须立即请示、报告。
另在当月或当季的报告中要有所体现。
第二十五条公司日常工作报告制度
(一)公司向上级单位的日常工作报告,除必须报告第二十三条规定的事项外,日常工作情况按周、月、季、半年、年度向上级单位报告,并可根据上级单位要求随时上报或调整上报:
1、月报,即经营情况月报表,报告公司各部门、管理中心(处)当月主要经营管理情况及财务月报表,下月的工作计划及需上级单位协调与支持的内容。
由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表,报批公司总经理后于下月五日前报上级单位(或按总部要求时间报);2、各部门、管理中心(处)半年述职报告,结合财务主要指标,对重大经营管理活动进行分析、总结,报告前两个季度的主要工作情况和六月份财务月报表,以及下半年的工作计划,需上级单位协调及支持的内容等。
由公司各部门、管理中心(处)做半年述职报告,原则上于七月五日前上报,或根据上级单位要求调整上报时间(或按总部要求时间报);3、公司总经理年度工作报告,即全年工作报告,由公司总经理报告本年度主要工作情况、全年经营指标完成情况、年度财务报表及主要财务指标的说明及分析、下年度工作计划及需上级单位协调支持的内容等,于下年度一月十日前上报,或根据上级单位要求调整上报时间。
第二十六条请示、报告规则及时限
(一)凡请示、报告事项,在时间允许的情况下,都应有正式书面文件。
特殊、紧急情况,可先电话请示,得到批准后要填写《电话请示单》,事后将《电话请示单》传真给报批领导确认,并补办相应的公文办公程序;
较急情况下可发传真请示,经领导传真批示认可后再实施;
(二)日常事项的行文报批,一般在三个工作日之内批复;
紧急事项的批复一般不多于二个工作日;
特殊情况不能及时批复的,要向请示单位(部门)说明原因。
(二)请示、报告时,各部门、管理中心(处)或具体承办人要对请示、报告事项提出意见或建议,必要时应附相关资料,便于上级单位领导做出决策。
涉及到有关方面的,要有会签意见;
(三)请示应尽量提前,以便上级单位有较充裕的时间研究讨论。
在请示未正式批复之前,不得擅自执行请示的有关内容;
(四)报告要准时,公司及各管理中心(处)要按日常报告制度中规定的时限,如期报告。
各部门及管理中心(处)的工作报告由公司行政与人力资源部负责监督和催办。
第五章附则第二十七条本制度适用于公司管理中心(处)。
第二十八条本制度由公司行政与人力资源部负责解释、修订。
第二十九条本制度自签发之日起执行。
第13篇 物业行政车辆使用管理制度工作制度
物业行政工作制度:车辆使用管理制度
16车辆使用管理制度
16.1总则
为加强公司车辆管理,确保行车安全,提高办事效率,减少经费开支,制定本制度。
16.2车辆使用范围
16.2.1公司接送往来宾客等接待用车;
16.2.2公司领导业务用车;
16.2.3员工外出开会、联系业务用车;
16.2.4其它紧急和特殊情况用车等。
16.3车辆使用程序
16.3.1周一上午本部各部门以电邮形式申报本周用车计划,交由前台文员定出公司车辆行程安排表,以电邮形式通知本部所有员工。
16.3.2需用车人员根据行程表做出外出办事安排,用车部门需提前一天填写公司车辆使用申请表,由部门经理批准后交资源部。
16.3.3资源部尽可能安排同线路外出办事的同事共同用车。
16.3.4无法安排用车时,资源部将开具无公司车辆安排回执。
16.3.5员工外出联系业务尽可能考虑使用地铁、公共汽车等交通工具。
16.4车辆的管理
16.4.1车辆调配权归属资源部。
16.4.2必须在公司指定的场所进行定期维修、保养,以确保车辆保持良好运行;司机有责任在每次出车前进行检查,确保安全后方可用车。
16.4.3停放公司指定车位,钥匙交回资源部(或存放在时代监控室)以备紧急情况使用车辆。
16.4.4车辆需在指定加油站加油,由资源部统一支付油费。
16.4.5车辆加油统一由司机经办,司机在每个工作日结束前检查油箱油量,保证紧急任务和特殊情况用车时的需求。
16.4.6司机出车时应向用车人收回车辆使用申请表,并在工作日志中及时登记起点至目的地区段名和行程公里数,由用车人签名确认。
16.4.7司机下班后应将车辆停入停车场,同时及时登记行程公里数,掌握用油情况及控制用油量。
16.4.8公司人员下班后或周末确需用车的,应提前向资源部提出申请,确有急事应口头申请获得批准后,方可用车。自行开车者需在公共用车登记薄上登记起始终点及行程公里数,并签名确认。
16.4.9司机每天做好工作日志,详尽记录行程,并由经办人签名确认。
16.4.10司机应保持车辆外观及车内的整洁,备用修理工具齐全;停入停车场时应保障油箱储油不少于1/4,外出时需在正规停车场保管车辆、否则发生损毁、遗失或被盗等到情况,责任由当事人负责。
16.4.11杜绝员工无证或未经允许驾驶公司车辆。
16.4.12用车人违反交通规则或发生交通事故责任和费用由当事人承担。
第14篇 物业行政电话管理制度工作制度格式怎样的
物业行政工作制度:电话管理制度19电话管理制度
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9.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理,特制定本制度。
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9.2公司及各管理处的电话,主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用,在非紧急情况下,不得使用办公电话作私人用途。
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9.3任何情况下,严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。
一旦发现,将给予书面警告处分。
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9.4任何情况下,严禁接驳信息台,一旦出现信息费,将由使用人自行负担此项费用。
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9.5员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以节约话费成本。
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9.6各管理处的分机号码统一使用8开头的三位数,各部门分机号码按如下规定执行。
管理处主任:801;
客户服务部:802-805,客户服务部前台800;
人事行政部:806;
财务部:807-808;
保安部:809-810;
工程部:811-812. 不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处,由公司根据实际情况另行审核批示。
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9.7总机人工录音服务内容统一为您好,客户服务中心,请拨分机号码,查号请拨0。
、您拨的分机正忙,请改拨其他分机号码。
,或拨0由总机为您服务。
、您拨的分机无人接听,请改拨其他分机号码。
总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。
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9.8总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。
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9.9前台文员接听外线电话的标准用语为您好,管理处,当对方告知分机电话时,说请稍候如分机占线,说电话占线,请稍后再拨。
谢谢接听内线电话的用语为您好,前台其他内容视情况回答,要求规范、简洁、礼貌。
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9.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核,并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。
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9.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作,并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。
对电话费用有疑问的,应主动联系电信部门查明原因,为费用结算提供合理的数据资料。
对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调,适时向物管公司提出检讨方案。
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9.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%,若超出该范围,管理处主任须提交充分合理的理由,书面报告予物管公司审核,否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。
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9.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能,若目前使用的未有该项功能,应结合实际情况提出整改意见,并向公司报批加装。
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9.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设,业务拨打电话应尽可能采用总机线路。
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9.15管理处电话一律取消长话功能。
各管理处可根据话费预算,统一购买ip电话卡,由行政人员保管,员工因公需要拨打长途的,必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因,由部门主管或管理处主任签字确认,行政助理才予以协助拨打,并记录每次时长及消费额。
若负责人不在,又确因业务需要挂长途电话的,必须通过电话请示批准后,方可进行拨打,并在三日以内补办审批手续,逾期不补办者视为私人电话,电话费由其本人全额支付。
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9.16行政助理未按上述的规定执行,手续不全即帮他人拨打长途电话者,除当次电话费由其全额支付外,每发现一次罚款50元。
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9.17员工未经同意私自拨打国内长途电话,或以公事为由挂国内长途电话者,经查明属实后,除全额支付当次电话费用外,每次罚款50元;
私自拨打香港或澳门电话者,每次罚款100元。
屡犯不改者,视情节给予处分,直至辞退处理。
第15篇 物业项目管理处行政制度
物业项目管理处行政制度1.物业管理处办公室守则
(1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;
(2)按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;
(3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;
(4)办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;
女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;
(5)办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;
(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;
(7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚;
(8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;
(9)办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;
(10)办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:_同馨管理处,您好!在接听客户电话时,请多用:请、谢谢及麻烦你等礼貌用语。
2. 往来文书控制及保密制度
(1)文书往来需严格,其中包括:a.外发文书:必需由总经理办公室发出。
b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。
c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。
(2)保密制度a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。
公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。
c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。
关于公司的重要政策或计划;
关于人事问题;
关于重要会议的讨论事项;
关于业主或租户的档案资料;
契约、协定或根据协商而决定的事项;
规定、命令中特别指定的事项。
d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:公司内部秘密,不能向公司以外公开。
绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。
f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。
g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。
机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。
h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。
i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。
不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。
机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(
2.2.8 )款规定的发文簿上记载复制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述规定的手续。
l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。
m.凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理。
n.文件大致可分为:法律效力文件:包括公约、手册、指南等;
报告/表格;
作业指导书/工作手册;
程序文件3.档案系统管理档案系统是管理工作中一重大系统,所有员工都必须积极关心,需采用简单及容易明白设计,各员工应按照下列规定处理文件:
(1)分管经理工作职责a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。
b.要重视档案管理工作,积极解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。
办公室根据档案法和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。
(2)档案资料员工作职责a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。
c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。
分类要准确,装订要工整,要符合立卷标准。
d.及时制订工作计划和做好工作总结,每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。
e.严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
f.妥善保管好各类档案资料。
4. 会议系统为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:
(1)会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。
(2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。
(3)会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。
缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。
(4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。
(5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。
(6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。
(7)出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。
如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。
如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。
(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。
(9)会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。
(10)与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。
5.办公室设备使用管理
(1)电话a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;
b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。
c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。
d.不准用公司电话聊天及处理私人事务。
(2)复印、电脑、打印机a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;
b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;
c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。
6. 库存系统及计划
(1)制定小区下月耗用材料的计划,并根据实际库存情况决定请购数量,并报审批。
(2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量,合格无误方可进库。
(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人承担。
(4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明原因,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。
(5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具及时申报给上级部门。
(6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。
7. 仓库管理制度
(1)凡入库物料,需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应及时在进仓单内说明。
(2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要经常核对,做到帐物相符。
如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。
(3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运方便和安全不受损坏。
(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作,要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。
(5)仓库内严禁吸烟和火种入内。
对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。
(6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。
(7)物料出仓后,仓管人员要及时清理库房,整理货垛,搞好库内整洁,并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。
(8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。
(9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。
属配件的,还应标记备品备件文号。
(10)任何负责物料运输的公司,在运送途中应确保货物的安全和完好。
特殊和贵重物料仓管人员应随车押运,做到接运及时、超卸安全、交接准确。
(11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册及时进行登帐。
8. 各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项
(1)员工应具备的礼仪a.仪表制服必须穿着整齐和清洁。
头发应定期修剪及梳理整齐。
胡子必须刮好。
皮鞋必须擦亮。
手指甲必须定期修理及保持清洁。
必须注意个人卫生。
必须佩带工作证。
b.礼貌见到相熟的业户,必须有礼貌地打招呼。
对所有业户的提问,必须有礼貌地耐心回答。
在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。
即使面对无理取闹的业户主,亦不可随便恶言相向,必须耐心地解释原因。
若有必要时应转达上级处理。
在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。
即使正在向陌生人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不可无故厉声喝问,影响管理处形象。
当值时绝对不可粗言秽语。
绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食,更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。
不可无故迟到早退,即使有任何理由亦必须先向上级报告。
如因故未能上班,更应预先作出通知,以便安排其它员工替补。
若有需要轮班当值,交接班必须准时,而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清楚方可离去。
倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必须等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位出现真空。
若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必须等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位出现真空。
若在巡逻时发现有岗位出现真空,应暂时接替有关岗位,并立即通知主管处理。
必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。
即使业户主动提出,亦应该尽量礼貌地作出拒绝。
(2)礼貌培训a.常备纸笔。
b.在正常情况下勿让电话响闹超过三下。
c.先说公司/部门名称。
d.回答勿离题。
e.讲普通话,发音清晰,咬字标准。
f.听时勿打断。
g.记事/留言要笔录,清楚,全面。
h.尊称来电者姓氏。
i.提供进一步协助/服务。
j.友善、客气。
k.让来电者先挂电话。
l.挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。
m.准备再接下一个来电。
(3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会互相开罪对方客户。
工作有准则,齐来遵守,借此给予客户第一个良好印象。
亦以此将服务水平提高。
a.接听和应对前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。
请问有甚幺我可以帮您其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您说话清楚:低音且慢。
语气:喜气而热诚。
尊称客人:董、总、经理、博士、先生、小姐、女士(勿妄称太太,除非她自己已告诉您。
)先生,请您稍等。
不要只说:请稍等。
转分机号:熟悉使用电话机功能。
勿乱转分机号。
勿重复胡乱再转。
勿转后不顾,不理会根本无人接听。
套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。
如:您找的那位同事刚外出办事,如果阁下留下全名和联络电话,就更能够帮助他/她在外,即时回电话给您。
谢谢。
当事人不在时,慎说:我很抱歉,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。
切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未见过他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
如果因事令来电者等久了要说:我真对不起,让您久等啦,先生,我再给您转。
或:当事人可能暂时无法接听您的电话,请您留言,我一定会帮您转达。
b.一般来电查询转分机号之前告诉来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。
一般来电查询要登记。
要跟进,要处理。
c.留言若来电者是陌生人士请他留下:公司/单位全名。
听不清楚以礼再问。
重复姓名及电话号码,保证准确性。
写上自己的姓名。
切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。
d.留言字条马上亲交/托人转交当事人或其秘书。
托人转交要确保尽快转达。
当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。
e.接听电话/录音留言接听限响三下,电话录音限响五下。
f.交谈完毕说:谢谢来电,先生,我确保代您转达。
或:谢谢来电,先生,他/她回来时我一定会告诉他g.电话制度一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟悉操作及分机号码。
前台接待,有人值班。
前台离位,有二线人员接一线工作。
对答语气用一线用语。
接触与跟进。
令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。
欢迎与接待。
需要久侯着,奉茶,找人陪同或暂接待。
每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。
客人需要上卫生间,请详细指引。
路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,所有客户都是管理处宝贵的客户。
在任何情况下:勿胡乱泄露公司秘密。
有客户在场,同事间要更友善,互相尊重。
熟记领导和部门主管分机号。
