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物业采购管理制度旨在规范物业管理公司的物资和服务采购流程，确保高效、经济、透明的运作。其主要内容包括以下几个方面：
1. 采购政策与程序：明确采购的目标、原则和流程，为物业公司的日常采购活动提供指导。
2. 供应商管理：规定供应商的选择、评估和维护机制，以保证供应质量和服务水平。
3. 预算与审批：设定采购预算，规定采购金额的审批权限和流程。
4. 合同管理：规范合同的签订、执行和终止过程，保障公司权益。
5. 库存控制：建立库存管理制度，防止过度采购和资源浪费。
6. 质量控制：实施质量监控，确保采购物品和服务满足使用需求。
7. 内部审计与监督：定期进行内部审计，监督采购活动的合规性。
包括哪些方面
物业采购管理制度应涵盖以下关键环节：
1. 需求分析：明确采购需求，分析成本效益，制定采购计划。
2. 市场调研：调查市场，收集供应商信息，评估价格、质量、交货期等因素。
3. 供应商选择：设定评价标准，进行供应商资格审查，选择合适的合作伙伴。
4. 采购谈判：就价格、付款条件、服务条款等进行谈判，达成共识。
5. 合同签订：制定合同文本，明确双方权利义务，确保法律效力。
6. 物资接收与检验：收货后进行质量检查，确保符合标准。
7. 库存管理：跟踪库存动态，及时调整采购策略，防止积压或短缺。
8. 财务结算：按照合同规定进行支付，记录财务信息。
9. 后期服务与评价：对供应商的服务进行跟踪，定期进行绩效评估。
重要性
物业采购管理制度对于物业公司至关重要，主要体现在：
1. 提高效率：标准化流程能减少无效工作，提高采购工作效率。
2. 控制成本：通过合理采购，降低物料成本，优化资源配置。
3. 防范风险：规范合同管理，防止法律纠纷，保护公司利益。
4. 保障品质：严格的质量控制确保提供的服务和产品满足业主需求。
5. 透明度：公开透明的采购流程有助于提升公司的公信力，增强与业主的信任。
方案
制定物业采购管理制度的方案如下：
1. 成立采购小组，负责制度的起草、执行和修订。
2. 进行内部培训，确保员工理解并遵守制度。
3. 实施供应商评价体系，定期评估供应商表现。
4. 引入电子采购平台，提高采购透明度和效率。
5. 定期审计采购活动，对违规行为进行纠正和处罚。
6. 根据市场变化和公司需求，适时调整采购策略和制度。
通过以上措施，物业公司将能够构建一个高效、公正、透明的采购管理体系，为日常运营提供有力支撑。
物业采购管理制度范文
第1篇 物业公司固定资产采购保管使用管理制度
物业公司固定资产采购、保管使用管理制度
第一条 固定资产与低值易耗品的核定标准
1.固定资产是指使用期限两年以上的资产(物品),包括:车辆、高档办公家具、通讯器材、现代办公设备、电器等。
2.低值易耗品是指未达固定资产标准,单位价值较低,使用期限较短的物品。
第二条 固定资产购买的申报、审批
1.各部门需购买添置固定资产时,须填写公司统一的《物品采购申请表》,由办公室汇总编制固定资产采购计划,交办公室主任、财务部经理审核,审核内容为,物品之名、价格、规格、质量、厂商等。
2.办公室主任、财务部经理审核,签字后报公司总经理批准。
3.办公室持审批文件到财务部领取支票并安排统一采购。
第三条 固定资产的管理
1.固定资产的管理决策权归公司总经理,价值管理责任在财务部,实物管理归办公室。未经公司总经理批准同意,任何部门,任何个人不可擅自将固定资产转移,外借,报废。
2.固定资产购入后,应及时填写《固定资产登记表》,财务部及时入帐,登记固定资产名细帐,由办公室统一管理调配,以便定期核查,做到谁使用谁负责。
3.部门领用,须填写《物品领用单》,财务部在固定资产明细帐上进行记录,未经领导允许任何人不得私自拆装、挪用。凡私自拆装挪用,影响其正常使用的,按损失程度,给予相应处罚。
4.办公室会同财务部按季度对固定资产进行核查盘库,并上交盘点报告。
第四条 责任
1.固定资产在使用过程中出现损坏或报废,使用者应在问题发现的当日告知办公室,由办公室视损坏原因,程度等具体情况决定是否修复或重新购置;如使用人未及时上报物品损坏情况,而使工作无法顺利完成,将追究使用人的责任。
2.机构调整、人员变更时,必须办理退库、清帐、移交手续。因非正常损耗造成的资产流失,损坏,责任人要照价赔偿,并做出相应的处罚。
第五条 采购
1.请购部门须提前填写《物品采购申请表》,办公室会同请购人进行询价,内容包括:品名、规格、价格、质量、交货期、付款方式、退货规定、保修期限、售后服务等相关事宜。
2.办公室将询价进行汇总,做到货比三家,尽可能为直接生产厂家或一级经销商,并报总经理批准后,领取支票。
3.采购过程中,如为公司节约了资金,可作为人事考核评比奖励的依据。
4.固定资产(物品)入库以订货合同、到货、发票等原始依据为准,填写《固定资产登记表》,附带资料:如说明书、合格证书、保修卡等原件一律存档,物品领用人可留存附件或借用。
5.以上手续完备后,由库管在发票背面签字,采购者依据公司财务报销的有关规定到财务部报销。
第六条 低值易耗品的采购
1.一般使用期限较短的低值易耗品,各部门根据实际工作需要填写《物品采购申请单》,由办公室报请主管副总批准后,由办公室统一购置。
2.办公室每月要对低值办公易耗品进行盘点,以免造成库压和浪费。
第七条 物品报修、报废管理程序
1.报修
报修人填写《公司物品报修单》,详细注明故障表现,由部门负责人签署意见后,将报修物品和报修单报办公室。行政人员联系外修,并由维修单位提供故障发生原因。属于正常损耗或物品自身质量问题的,由公司财务部支付维修费用,属于个人使用不当造成的,由使用人承担维修费用。
2.报废
报废申请人到办公室查档,填写《公司物品报废申报表》,注明名称、购入时间、规格、数量、单位价格、金额、报废原因。
因个人使用不当致使物品报废的,由使用者照价赔偿。
办公室行政人员及办公室主任签署意见,交财务部审核。
第2篇 物业行政采购管理规定工作制度
物业行政工作制度:采购管理规定
9采购管理规定
9.1目的
规范物管公司各管理处物品采购,物品入仓、出仓的程序,确保采购物品符合规定要求。
9.2适用范围
适用于物管公司各管理处有形产品采购工作,供应商管理及仓库管理等。
9.3职责
9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单,并负责仓库管理
作及货款报销、采购资料存档管理工作。
9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。
9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单,并汇总编制物管公司的月资金使用计划,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。
9.3.4财务部负责资金审核及调拨。
9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。
9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。
9.4采购制度要点
9.4.1维修物料的采购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的采购每月的次数不超过(含)三次。
9.4.2采购行为分类
9.4.2.1固定资产类
指单位价值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内使用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。
9.4.2.2非固定资产物品/费用类
指单位价值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。
9.4.3采购方式
9.4.3.1长期协议范围:
员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。
9.4.3.2固定供应商范围:
文具/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。
9.4.3.3一般供应商
经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时寻找的供应商,采购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。
9.4.4采购审批权限按《广州zz物业管理有限公司财务审批权限》执行。
9.5其他采购要求:
9.5.1尽量要求按时送货,如需外出采购,行政助理应安排集中物品采购。
9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。
9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货上门。
9.6采购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。
9.6.1请购
9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购计划,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划(附请购清单),依权限逐级报批。
9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金使用计划,并交总经理批准。
9.6.1.3急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写《请购表》交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹采购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。
9.6.1.4大件贵重物品除按照资金使用程序报批外,仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。
9.6.1.5固定资产(1000元以上)采购需填写《固定资产采购申请表》。
9.6.2询价、比价、议价
9.6.2.1行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急,参考市场行情及过去采购记录进行询价作业,若因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。
9.6.2.2行政助理应获取正式书面的报价资料,内容须详细、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的详细资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。
9.6.3呈核、订购
9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上,依权限逐级报批。
9.6.3.2于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在《请购单》上注明并附上详细资料,一同呈报使用部门核准后,再依权限逐级报批。
9.6.3.3采购材料较专业复杂时,行政助理需密切联系使用部门,并先把《请购单》交使用部门确认无误后,才依权限逐级报批。
9.6.3.4《请购单》经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。
9.6.3.5行政助理接到核准后的《请购单》后,应密切跟进交货事宜,并及早做好相关的收货准备工作。
9.6.4验收
9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验,专业产品还需要专业人员陪同验收,验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货,如不合格,由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如《不合格产品验收单》超过一定数量,取消供货资格,另换其它供货商。
9.6.4.2仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门,并作出跟进。
9.6.4.3行政助理持手续完备的《请购表》、《入仓单》、相关申请报告及发票到财务部报销。
9.6.5存档跟踪管理
9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅,以及做好跟踪管理工作。
9.6.5.2货品的保修、使用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。
9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处提供准确的记录信息
。
9.6.5.4采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。
9.7仓库管理
9.7.1.物品出仓
9.7.1.1各部门出仓物品范围:《请购单》中申购的物品;必需的办公用品。
9.7.1.2各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。
9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。
9.7.2物品盘点
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。
9.7.2.2根据清点结果,填写《库存物品盘点表》。
9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。
9.7.2.4在次月1日前将前月《库存物品盘点表》、《入仓单》、《出仓单》交人事资源部主任审核。
9.7.3仓库管理
9.7.3.1仓库物品应摆放整齐,由大到小、由重到轻、从上到下的顺序依次摆放;
9.7.3.2物品应分名别类,在物品前挂上物品标签卡;
9.7.3.3仓库除仓管员外,无特殊情况其他人员不准入内;
9.7.3.4仓库应通风良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠药,对易腐烂、发霉的物品应定期晾晒;
9.7.3.5仓库内的机械设备应定期保养上油;
9.7.3.6仓库内应摆放足够的灭火器;
9.7.3.7仓库内应做好安全用电管理,不准在仓库内进行加工、烹调等作业,必须做到人走灯关;
9.7.3.8仓库内应做好防范措施,门、窗、锁保持完好;
9.7.3.9仓管员休息或不在岗位时,应将仓库房间钥匙及钥匙箱钥匙以封条形式交于最高当值主管,在此期间如需领用物品须有两人同往,并做好登记记录。
9.8物品供应商评审管理
9.8.1评审范围
9.8.1.1长期供货合作的供应商/委托方;
9.8.1.2成交标的大额的供应商/委托方
9.9行政助理应当对合格供应商及时建档,包括以下内容:
9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址
9.9.2营业执照复印件
9.9.3资质等级证书
9.9.4评审结果和记录
9.9.5其他证明材料
9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次,并编制成一览表报总经理阅示。具体要求:
9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况
9.10.2委托方/供应商产品价格的变化
9.10.3社会信誉的变化
9.10.4同本管理处合作的情况跟踪
9.10.5其他应当跟踪管理的要素
9.11跟踪评审结果的处置
9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/供应商分为优等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象,可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。
9.12物品采购流程
采购流程
预算内预算外
第3篇 物业管理处材料采购管理制度
物业管理处材料采购管理制度
1.0目的
1.1为提高资金的使用效率和降低经营成本,规范材料采购行为,结合本公司的实际情况,
特制定本材料采购管理制度。
2.0适用范围
2.1本文件适用于本管理处所有材料采购管理。
3.0职责
3.1业务部负责制订材料采购权限规定,报公司总经理批准下发执行,并对该规定的实施和执行情况进行监督。
4.0材料采购权限规定
4.1对经营使用且批量较大的维护材料的采购方式
4.1.1实行定点定计划采购。材料使用部门定期有计划地把需要采购的材料名称、型号、数量等基本要求填写《材料采购清单》,报业务部申请。(业务部对各部门提出申请在三天内给予答复,特殊情况除外)。
4.1.2由业务部在材料采购小组确定的供应商处采购。(该材料供应商应与物业公司签订《材料供应协议书》,原则上同一类型材料应有两家以上供应商可供选择)。
4.1.3材料供商应根据《材料采购清单》在一定时间内送货到材料使用部门,由材料使用部门对照清单验收,并要求有二人以上人员在送货单上签名。(送货单送业务部留底存档)。
4.1.4材料质量由使用部门把关,若有不合格产品或劣质产品时,通知业务部经办人员要求退货。
4.1.5财务人员根据《材料采购清单》和供应商送货清单,按照《财务管理制度》结账。
4.1.6下列材料在定点定计划采购之列:光管、电子镇流器、空气开关、节能灯、汽车轮胎、机油等。
4.2.对非经常性使用或急需抢修用材料的采购方式
4.2.1对价值300元以下材料,由各管理处负责人决定购买。
4.2.2对价值300元以上、2000元以下的材料,购买前须向公司总(副)经理请示批准后方可购买。
4.2.3尽量安排在由材料采购小组确定的供应商处购买,送货清单应有二人签名。
4.2.4对于价值2000元以上材料,应经公司总经理批准后方可购买。
4.2.5材料质量由使用部门负责。
4.2.6非经批准原则上不得购买材料,除非有部门负责人临时授权或紧急抢修等特殊情况。
5.0引用文件及相关表格
5.1《财务管理制度》
5.2《材料采购清单》
5.3《材料供应协议书》
第4篇 某物业集团采购管理制度
为规范物业集团的采购工作,提高采购效率,特制定本制度。
第一章 总则
第一条 物业集团所属各物业公司/管理处的行政管理部是采购工作的主要责任部门。行政管理部设专职采购员具体负责采购工作。
第二条 各物业公司/管理处必须选择人品良好、诚实正直的员工担任采购员职务,采购员必须由具有广州市户籍的人员进行担保。
第三条 采购物品的种类分为工程耗材类、保洁用品类(含园林、绿化设备)、保安装备类、消防器材类、经营物料类以及办公用品类。
第四条 物业集团全面质量管理办公室(以下简称全质办)负责对物业集团本部、各物业公司/管理处的采购活动进行监督和检查。
第二章 采购程序及管理
第五条 一般采购活动必须严格按照申报、审批、采购的程序进行。
第六条 各物业公司/管理处各部(室)必须于每月25日前申报下月的采购计划,填写《采购物品月计划审批表》,经楼盘负责人审批签字后交行政管理部采购员。
第七条 物业集团各部(::室)的采购计划参照以上的程序进行申报,经物业集团负责人审批后,交物业管理总部行政管理部采购员进行采购。
第八条 非计划内的临时采购必须填写《采购物品审批表》,经物业集团负责人或楼盘负责人审批后交采购员进行采购。
第九条 各物业公司/管理处根据采购物品的分类和实际需要,分别选择至少三家供货商作为待选对象。供货商的选择以便捷、高效为原则。
第十条 各楼盘负责人、行政管理部负责人、申购部门负责人和采购员组成供货商评估小组,负责对待选供货商的资质、产品质量、产品价格、企业业绩、服务态度、企业信誉等方面进行评估,并填写《供方评价表》。供货商评估小组的所有人员必须在《供方评价表》上签字。
第十一条 楼盘负责人根据《供方评价表》最终确定1-2家固定供货商,并在《合格供方名录》上签字批准。《供方评价表》和《合格供方名录》必须上报物业集团全质办备案。
第十二条 确定固定供货商后一周内,各物业公司/管理处与其签订供货合同,合同有效期一般为三个月。供货合同中必须(但不限于)注明以下内容:
1、供货产品的质量要求(必须是品质优良的合格产品);
2、送货的时间和地点要求(必须在指定的时间内送货上门);
3、物品的价格要求(::确保是市场上同类同质量产品的最低价格);
4、货款的结算时间与方式(一般为月结);
供货合同必须报物业集团全质办备案。
第十三条 采购员必须在接单次日起的三天内,与固定供货商联系送货事宜,并完成送货。有具体时间要求的,按照规定时间完成采购工作。
第十四条 如遇紧急情况需要采购一般物料的,由使用部门的负责人在征得楼盘负责人的口头同意后,由采购员和使用部门的有关人员一起进行现场采购。事后使用部门再以专题报告的形式上报楼盘负责人审批,凭楼盘负责人的签字办理报销手续。
第十五条 涉及采购某些专利技术产品和市场垄断产品的,由使用部门说明相关情况,并以专题报告的形式上报楼盘负责人或物业集团负责人审批后进行采购。
第十六条 物品送达楼盘后,仓管员和所属部门的相关人员必须一同对物品进行验收和检查。对于合格的物品,必须及时办理入库手续。
第十七条 供货合同到期前15天,供货商评估小组必须召开专题会议,总结前期供货商的综合表现,确定是否续约。如确定不予续约,则按照第十条至第十二条的程序重新确定新的固定供货商。
第三章 固定资产采购程序
第十八条 物业集团各部(::室)、所属物业公司/管理处各部(室)需要申购固定资产(系统产品附属的设施设备除外)的,必须以专题报告的形式上报。
第十九条 固定资产申购的审批必须严格按照相关的权限进行。
第二十条 申购报告经审批的最高领导审批后,由各物业公司/管理处采购员、使用部门以及第三方分别寻找三家供货商进行比价,最后由楼盘负责人根据产品价格、产品质量等组织进行开标。采购员根据开标结果进行采购。
第四章附则
第二十一条 各物业公司/管理处可根据本制度和楼盘的实际情况,制定相关的实施细则和考核办法。
第二十二条 本制度由物业集团业务总部负责解释。
第二十三条 本制度自发布之日起实施。
第5篇 物业工程部零件耗材采购库存领用管理制度
物业工程部零件、耗材采购、库存及领用管理制度
1)常用工具应由仓库管理人员管理,根据物业的耗用规律和使用情况,在保证数量又不造成积压的原则下,制定最低备用量。对其他维修器材,由各班组根据需要填写物资采购申请单,报工程部审批采购。该表由工程部填写,原则上以一台设备一张,附属设备、备件费用应包括在预计费用中。
2)设备采购程序见图6.10。
3)采购员采购后,交仓库保管员验收并输入库登记手续。设备入库验收单见表6.11。班组员工需领料时,应填写领用单,完成报修后,填写材料耗量单。班组长对领用量和耗用量进行核销,主管应加强检查。
4)对进口备件及工具等高额的物品应采用以旧换新的制度。
5)材料使用后要在工作单上填写清楚,并经主管确认。多余材料必须退回库房。
第6篇 某物业公司采购管理制度
1.0 总则
1.1目的
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于__物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
2.0 采购职能部门划分
2.1物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
2.2采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
2.3仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
2.4财务部门:负责采购货款的支付结算。
2.5总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
2.6集团采购部:对采购的监督和检查。
3.0 采购管理
3.1采购物资分类
3.1.1a类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的it设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
3.1.2b类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
3.1.3c类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
3.1.4d类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。
3.1.5e类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型,均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
3.2购方式
3.2.1计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。
3.2.2紧急采购:采购人员得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
3.3采购流程
申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
3.4采购审批权限
3.4.1为提高工作效率,采购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行采购;
3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行采购。
3.5采购价格管理
3.5.1采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
3.5.2由集团采购部提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
3.6采购实施
3.6.1采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
3.6.2大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。
3.6.3与集团采购部保持信息共享,做好物资采购保障工作。
3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。
3.7采购货款的支付与报销
3.7.1采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。
3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理
3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。
3.8.3表格管理。规范各种表格,做好各种表格的管理
4.0 供应商管理
4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。
4.2不达标的供应商。及时调整,减少对公司的损失。
5.0 采购的监督和检查
5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》,每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》。
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6.0 采购人员职业规范
6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。
6.2采购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发现,公司::将根据有关规定处理直至予以辞退。
6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在采购谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商的邀请。
6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。
6.5采购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公平对待,不允许傲慢的举止和不公平的态度。
6.6采购人员在与供应商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝任意或无意的泄密行为。
6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严重违反本制度的员工解聘,情节严重的移交司法机构处理。
7.0 附则
7.1本制度由公司办公室负责解释;
第7篇 物业管理公司非工程采购收货管理制度
物业管理公司非工程采购及收货管理制度
一、所有部门的非工程采购需经过行政部,申请人需在实际采购前向行政部提交由申请人部门经理批准的非工程采购申请单。申请人可提出对供货商的建议,由行政部统一采购。
二、经行政部采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目:
1、公用事业及电话服务。
2、办公用品、办公设施、房屋、仓库、车辆的租用。
3、机票、酒店代理。
4、货物运输、邮政、邮电服务。
5、广告、印刷服务。
6、办公保险。
7、与信息系统相关的软硬件设备及服务。这里的软硬件设备包括各种电脑、服务器及周边设备,如打印机、扫描仪、调制解调器、磁带机等,网络设备包括交换机、路由器、布线系统、布线设备等,以及在上述设备上运行的系统软件,各种应用软件,各种为建设信息系统而需进行外包的服务项目。此类用品的采购需先申报管理信息部提出采购建议,由行政部按建议具体实施采购。
三、当行政部所获报价高于采购申请单上申请人所要求价格的5%,或大于人民币100元,需在申请人部门主管重新加签后,方可向供货商签发采购订单。
四、所有采购订单需由行政部发出,采购订单应由行政部授权签发。
五、采购订单应依据采购申请,发给经审核的供应商。无采购申请,行政部不能发出订单,采购订单发出前,不得支付任何采购预付款。
六、所有收货必须由独立于采购人的收货人完成。收货必须在订单完成之后,否则收货人员有权拒绝收货。
七、库管人员负责核实发票上的数量、金额是否和订单一致,据此填写收货报告。收货人员立即通知申请人取走货物,申请人须在收货单上签字。签字的收货报告、采购申请单、发票交给财务财务会计部作为付款凭证。
八、行政部每十天对未完成订单进行跟踪。对滞期30天的订单将在跟踪后,决定订单有效性。
