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会务管理制度是企业运营中不可或缺的一部分，它涉及到会议的筹备、组织、执行以及后期的评估和改进。这一制度旨在确保会议的有效性，提高工作效率，减少资源浪费，并促进团队间的沟通与协作。
包括哪些方面
会务管理制度主要包括以下几个方面：
1. 会议计划与审批：明确会议的目的、参与者、时间、地点，以及需要讨论的议题，提前进行审批以确保会议的必要性。
2. 会议筹备：包括会议通知、议程设定、会议室准备、技术设备检查等，确保会议顺利进行。
3. 会议纪律：规定参会人员的行为规范，如准时出席、关闭手机等，以保持会议秩序。
4. 会议记录：详细记录会议内容，包括决策、行动点和责任人，便于后续跟踪。
5. 会议效率：提倡高效讨论，限制无关话题，鼓励参与者的积极参与。
6. 会议评估与改进：定期对会议效果进行评估，收集反馈，以便不断优化会议流程。
重要性
会务管理制度的重要性体现在：
1. 提升效率：通过规范化的流程，避免无效会议，节约时间和资源。
2. 增强协作：清晰的职责分配和有效的沟通机制，有助于团队协作和信息共享。
3. 决策质量：通过有序的讨论和记录，提高决策的准确性和执行力。
4. 企业文化：体现企业的专业性和组织纪律，塑造良好的工作氛围。
方案
1. 制定详细的会务管理手册：涵盖上述所有方面，作为员工参考和执行的依据。
2. 培训与教育：定期进行会务管理培训，提高员工对制度的理解和执行能力。
3. 执行与监督：设立专人负责会议管理，监督制度的执行情况，确保其落地。
4. 持续优化：通过定期评估和收集反馈，对制度进行修订和完善，使其与时俱进。
5. 技术应用：利用数字化工具，如会议管理系统，自动化处理会议相关事务，提高效率。
通过上述方案，企业可以构建一套科学、高效的会务管理制度，从而推动内部沟通的有效进行，促进企业目标的达成。
会务管理制度意义范文
第1篇 安防部会务理论学习技能培训演练管理规定
安防部会务、理论学习、技能培训与演练管理规定
a.每周组织一次部门会议,总结一周工作情况,公布奖罚决定,布置工作重点与任务;
b.安防部每周组织一次理论学习,学习公司规章制度、案例、法律知识、业务技能及本部门的补充规定;
c.每周一次队列、步伐及体能训练,时间不少于1小时,本部门进行细化规定;
每月组织一次军体拳或擒拿格斗训练,遇重要节日活动时视情况增加训练次数与强度;
d.每半年组织一次消防演练,包括灭火器的使用,紧急疏散等。
第2篇 区人民医院会务管理规定
区人民医院会务管理规定
一、院办公室负责承办院长办公会、院务会、全院职工大会及院领导委托承办的其他各类会议。
二、党委会由党委办公室承办。
三、其他业务性会议,分别由医务科、科教科、护理部等有关部门承办。
四、院长办公室负责草拟下周会议活动安排表,报院长审定,于本周末发至各有关科室。各有关科室据此按时参加或组织会议,承办会议者负责会务。
五、院长召集的各种专题会议,由院长办公室秘书跟踪记录。
六、会务组织程序:(一)按每周会议安排表准备好会议室;(二)拟好会议议程,开会前一天呈送会议主持人;(三)通知到会领导;(四)会议承办者提前到达会议室(会场),按时清点到会人数,及时催请未到者。
七、做好会议记录。院长办公会、院务会及部分专题会议后,要整理会议纪要。纪要一般在会后一日内完成印发。
八、院会议室由院办公室统一管理和安排使用。当同时召开的会议较多时,院办公室做好协调工作。
第3篇 会务管理规定范例
会务管理规定
一、院办公室负责承办院长办公会、院务会、全院职工大会及院领导委托承办的其他各类会议。
二、党委会由党委办公室承办。
三、其他业务性会议,分别由医务科、科教科、护理部等有关部门承办。
四、院长办公室负责草拟下周会议活动安排表,报院长审定,于本周末发至各有关科室。各有关科室据此按时参加或组织会议,承办会议者负责会务。
五、院长召集的各种专题会议,由院长办公室秘书跟踪记录。
六、会务组织程序:
(一)按每周会议安排表准备好会议室;
(二)拟好会议议程,开会前一天呈送会议主持人;
(三)通知到会领导,会前半小时加催;
(四)会议承办者提前半小时到达会议室(会场),按时清点到会人数,及时催请未到者。
七、做好会议记录。院长办公会、院务会及部分专题会议会后,要整理会议纪要。纪要一般在会后一日内完成印发。
八、院会议室由院办公室统一管理和安排使用。当同时召开的会议较多时,院办公室做好协调工作。
第4篇 会议大厦会务工作管理要求
会议大厦会务工作的管理要求
(一)负责领导办公室的服务工作;
(二)负责区领导、机关各类会务的安排和服务,及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况;
(三)负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开:
(四)负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小,采取相应的服务措施:
(五)负责安排工作人员对会议室进行布置,保障会议室整洁舒适;
(六)负责在会议进行期间巡查,及时处理突发事件,确保会议顺利进行;
(七)日常会务工作
l、小型会议的会务工作
(1)服务员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分钟到岗;
(2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常,发现异常及时向主管领导报告;
(3)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整洁的会议环境;
(4)提前将消毒好的茶杯摆放好,准备好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员;
(5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,并每隔15分钟加茶水一次;
(6)服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻):
(7)会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对;
(8)会议快结束时,服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员:
(9)会议结束后,及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、窗等。
2、中、大型及重要会议的会务工作
(1)客户服务部接到中、大型及重要会议通知后,作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报;
(2)客户服务部根据会议需要,提前一天准备好横幅并作好相关协调工作:
(3)提前一天对会议室进行全面检查,应与会议主办单位保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场(会议室);
(4)服务员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小时到岗;
(5)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整洁的会议环境;
(6)提前将消毒好的茶杯摆放好,准备好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员;
(5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯,以便做好个性化服务;
(6)若领导有事交待,应主动热情地走上前去询问,及时办好领导交待的事情。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻):
(7)会务部部长必须到场监督会务t作人员的情况,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况。以便育突发事情时及时应对:
(8)会议快结束时.服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员;
(9)会议结束后,及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、宙等.
(10)安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系,防止无关人员进入会场扰乱会议,应注意会议期间用电设备的工作情况,防止事故产生,保证走火通道的餐通,紧急情况下,应有服务员在场进行疏导。
第5篇 会议大厦会务服务管理要点
行政办事中心及会议大厦会务服务管理要点
l、专业化酒店式服务
在行政办事中心及会议大厦物业服务中心成立专职会务服务组,专业提供会务服务。会务服务组服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行,会务服务人员须通过符合zzbi行为规范的服务技能、服务礼仪及服务技巧等内容的专业培训及考核,选派骨干力量接受星级酒店的培训,在引导接待、礼仪迎宾、会场服务等方面始终保持较高的专业水准。同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格而规范的会务服务操作细则,指导服务人员的操作行为,以确保行政办事中心及会议大厦的会务服务质量。
2、个性化全天候服务
在会务服务中,无形和灵动是我们追求的境界,幕后工作讲究的是细节和周全,在标准化的基础上,个性化服务是保证机关会务服务质量的关键。
我们的会务眼务人员能根据会议的性质、会场的条件因地制宜的布鬣会场.人到主席台的布置、桌椅的摆放及数量、与会人员的就座方位、卫生间及吸烟处的应急处理,小到水果、茶叶、水、纸盒的要求.以及对灯光音响的细致入微的观察.都是我们作为专业服务人员必须具备的技能技巧。会议主调是严肃还是轻松,是工作布置还是联谊交流,会务服务人员应当准确把握并努力营造相适应的氛围。同时,会务服务人员在长期的实
践中通过专业培训,能具备识别领导身份和来宾身份的基本判断能力和技巧。掌握与会领导的个人习惯、基本的性格爱好及工作要求,能使我们的服务更加得体、舒适,进退有余。在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。
在长期的政府物业服务时间中,我们能理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性,在不规律的服务要求中寻找服务的规律,以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求,所有会务服务人员和其他服务人员。我们要求象一只训练有素的纪律部队,各专业互相配合.招之即来,来之能战,时刻准备着。
3、保密教育
由于机关会议具有保密性质,物业工作人员特别是会务服务人员除了具备良好的操作技能外。还必须具备良好的职业道德和保密意识。基于此,我们在管理中实行授权和保密管理制度。
zz物业在人员招聘时,即实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查,同时对重要岗位实行担保制度,并须由员工户口所在地公安机关出具无犯罪记录证明文件,确保员工的素质能符合要求。对交接人员,我司将同样加强这方面的管理。同时对能接触一定政府机密信息的会务服务人员,实行授权上岗和保密教育制度,我司将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通,了解对会议要求的各项信息并坚决执行。
4、三级检查及确认制度
由于会务服务的重要性,必须确保会议进行的顺畅。因此,我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认(确认会议安排是否调整),环境主管提前一小时进行二级检查与确认(对一级确认、工作安排及准备情况进行确认),服务热线提前半小时进行检查确认(核实前两级确认,并对相关部门的协调配合情况进行确认)。实行三级会务检查与确认制度,可有效杜绝漏洞和疏忽,确保会务服务取得良好的效果。
第6篇 立案大厅接待及会务服务管理
机关立案大厅接待及会务服务管理
1、大厅接待人员岗位职责
(1)大厅接待人员在机关立案大厅前厅接待岗位工作;
(2)严格遵守业主方及物业服务中心的各项规章制度;
(3)负责有礼貌的接听每一个当事人来电,做好登记,并做出相应处理;
(4)会议期间,协助会议服务员为来宾、出入会场人员提供迎送、引领服务;
(5)负责立案大厅协助安检保安对大楼出入人员的控制;
(6)负责热情、耐心的解答处理来访者的问询;
(7)负责保持工作岗位环境卫生;
(8)熟悉大楼结构、各科室分布情况;
(9)每日认真填写接访记录表;
(10)完成业主方管理人员交办的其他任务。
2、大厅接待服务标准
(1)接待人员上岗要按规定修饰,着工装,仪容仪表端正、整洁、精神饱满,禁止面带倦容,情绪低落状态下上岗;
(2)班前十分钟准时上岗;
(3)迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑;
(4)工作中,始终思想集中,保持工作的谨慎态度;
(5)接待台面整洁,所需物品摆放整齐、美观;
(6)熟练掌握物业区域内各处室位置,电话号码,主要领导的称谓,做到准确无误;
(7)能正确识别来访人是否为本物业区域内业主;
(8)合理安排大厅内的滞留人员,保持大厅内始终处于良好秩序;
(9)给来访人提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来访人问题要得体、明确;
(10)大厅内设施设备运行正常,保修及时。
3、会务服务人员岗位职责
(1)法院各类会议、宾客来访接待工作;
(2)主要院领导办公室来客接待工作;
(3)负责食堂宴客接待工作;
(4)负责保持工作岗位环境卫生;
(5)完成业主方管理人员交办的其他任务。
4、会务服务标准
(1)服务员按规定化淡妆、修饰并整理仪表,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满。
(2)迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑。
(3)会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观。
(4)来宾到达时要热情迎候、依次接待。
(5)给来宾引位时要及时,入座后及时倒茶水。
(6)会务进行中每隔15分钟进场加水,服务人员站在合适的位置,悉心观察会场状况。
(7)送客人时要及时提醒客人拿好物品并道请走好。
(8)会后清理工作要及时、仔细。
第7篇 商务大厦会务管理程序
商务大厦会务管理程序
1会议服务工作内容;
1、会议服务工作2、vip服务工作部分;3、总台服务工作。
1.1会议服务工作部分的三个步骤:
一、会前准备。二、会议服务。三、会后清洁工作。
1.2vip服务工作部分的三个步骤:
一、准备工作。二、服务工作。三、收尾清洁工作。
1.3咨询台服务工作部分的三个步骤:
一、开档工作。二、服务工作。三、收尾工作。
2会议服务工作部分
1会前准备
1、务员要掌握当天所有会议时间、会议地点、会议要求、会场布置、会议参加人数等会议细则。
2、服务员在会议预定时间1小时前到岗,并复查会议室内的卫生及会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设,地面清洁程度,衣帽服务设备,工作台的布置等都是检查的内容。
a、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。
b、桌布及围裙清洁平整无污迹。
c、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。
d、地面无破损、无污迹、无异味。
e、衣帽车清洁无灰尘,衣架摆放整齐一致。
f、工作台摆放位置合理。
g、物品铺设整齐完全符合会议要求。
3、检查会议室的设备、灯光等情况,如有问题应及时汇报并由咨询台服务人员通知工程部进行修理。
a、会场温度以保持22摄氏度-24摄氏度为宜。
b、会议要求使用的设备到位,并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行动,否则立即联系工程部加以解决。
c、会场内灯光按会议要求开启,无损坏、无闪跳,如有问题应及时向领班汇报,并填写工程维修单送工程部,由工程部加以解决。
4、检查铺台及物品准备是否规范。
2会议服务
1、会议开始前30分钟服务员应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时,服务员应面带微笑并主动打招呼和拉门,指引客人入场。会议服务要求:态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后,服务员开始服务。
a、倒水时服务员站立于客人的右后侧。将水杯放于桌上,用右手为客人倒水,若需要拿取杯子,则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有1-1.5cm的距离。
b、在为客人倒热茶时,服务员应左手提热水瓶,站立于客人的右
后方,向所要服务的客人进行示意后,轻拿起杯子在客人身后倒水。
c、如有毛巾服务,应注意将热(冷)毛巾置于毛巾篮中,用托盘从客人的右方送上,放于客人右侧的桌面上。
d、服务员要主动提供衣帽服务。
2、会议进行时,服务员应站立在门外,面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。要求:服务员要采用标准的站立姿势,面带微笑并主动向过往的客人及酒店工作人员主动问好。
3、特别注意要主动了解客人的需求。
4、在会议过程中,每隔15分钟左右,服务员进入会议室为客人倒水、调换烟缸。
5、在客人会间休息期间,应主动为客人打开会议室的门。
6、午间休会,须进行会场整理工作。
7、撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。
8、换或添加纸、笔。
9、换会场中的毛巾。
10、不得随意乱动客人物品。
11、在结束整理工作后,为客人锁上会议室的门,等待会议客人到达时再开门。
12、通常情况下,客人采用自助形式,服务人员要主动清洁桌面,使用托盘收取咖啡杯等器皿。
13、议结束时,为客人打开会议室的门。
14、客人仍在本酒店用餐的,服务员应主动热情地指引方向。
15、发现客人有遗忘的物件应及时上交于协调员。
3会后工作
1、去所有脏杯子和矿水瓶等物品,将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处理。
2、检查台布、台裙,发现有污迹,要及时更换。
3、通知会议后勤组拆除台型。
4、通知清洁部的pa组进行会场清洁工作。
5、及时检查会场硬件设施是否完好,如有问题,向协调员汇报。
6、配合物保员做好物品的领用,归还,外借以及物品盘点工作。
3总台服务工作部分
1、开档工作
1.1早上8:30到岗
1.2要做好开门、开灯工作。
a、同时开启会议室的两扇门,无会议的会议室不需开。
b、参观所有会议室只需开启筒灯。
1.3行区域的卫生工作。
总服务台的卫生清洁。
a、服务台稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无脱落、无灰尘、无污迹。
b、橱门内与抽屉内整齐无不需要的物品,无垃圾灰尘。
c、桌面无污迹,无多余及枯萎的插花。
d、检查总服务台对面的沙发、茶几、和周围墙面的清洁;检查公共电话亭的清洁;检查公共场所地毯的清洁程度。发现问题用《内部工作流转单》及时通知物业pa进行整理。
2、服务工作
1将对外开放参观的会议室打开,并检查清洁卫生工作。
2在工作期间时刻注意公共区域内杂物并及清理,保持会议区域的清洁。
3检查走道灯和会议室内设备及灯的损坏情况,如有损坏,应报工程部维修。
4总台服务人员服务期间,要保持标准的站姿。
5见到客人及物业工作人员要主动微笑并问好。
6客人进行询问时要耐心讲解,决不可向客人说不,需协调的各项事宜可向领班汇报。接听电话时要用规范语言。要求:接听快、态度好、业务熟、准确无差错。
7因工作需要要离开总台,须将台卡翻至请稍候,需离开10分种以上必须向协调员或当班主管请示。
8负责在总台上放置会议中心宣传资料架并负责领放资料。
9用餐时间由协调员具体安排。
3、收尾工作
3.1下班之前服务人员应将所有会议室的灯、门关闭。
3.2收电话和钥匙,发现地毯有污迹通知物业部pa组在夜间清洗。
第8篇 某物业管理公司会务组织工作程序
物业管理公司会务组织工作程序
会议要经过:会议预案、材料准备、开会通知、会间、会后工作的程序。
一、会议预案
会议前制定会议预案包括:
会名→议题→会期→出席人员→议程→会场布置
二、材料准备
会议涉及的材料要完整的收集。
三、会议通知
会议通知要具备:时间、地点、议题、出席人员。
四、会前检查
会议之前做充分检查。
五、会间服务
会议期间,主要服务工作有:发放会议有关材料,会间安排茶水等。
六、会后工作
a、编写会议纪要或简报,上报或下发。
b、向未到会议的同事传达会议概况和决定。
c、会议文件立卷归案。
d、对会议形成的决议,还要协调有关部门落实,并将执行情况报总经理。
签署人:物业管理有限公司
第9篇 _县机关事务管理局会务制度
制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:
(一)按照准备充分、严密组织、服务周到、确保安全的要求,切实做好会务工作。
(二)负责会务安排。会务安排前切实做到“八清楚”,即会名、会期、与会人数、会场布置要求、是否用餐及标准、筹办会议单位、联系人及联系电话,根据需要确定会场,作出安排,并放置会议指示牌。
(三)做好会场布置。根据会议要求,检查落实会标和检查话筒、音响、灯光、空调、茶水供应等准备情况,同时按照筹办单位的要求,注重做好周围环境的布置工作。
(四)负责会务工作人员提前到达会场,同时,做好会议期间的服务工作。会议结束后检查好各项善后工作的落实情况。
(五)根据要求注意保密。
会议服务人员岗位职责
(一)认真做好各类会议接待服务工作,根据要求提前布置好会标、席签、话筒,合理摆放花卉,确保会议顺利进行。
(二)认真做好会议室的音响、灯光等设备检查、调试,发现异样,立即检修处理,确保正常运转。会议结束后,清理好话筒等器具,关闭电源。
(三)做好各会议室的卫生保洁工作。做到桌、椅、台面无灰尘、无污渍,地毯清洁,室内无蜘蛛网。
(四)爱岗敬业,忠于职守,服从指挥,统一着装,佩证上岗,仪表仪容端庄。
(五)做到热情周到,面带微笑,用语礼貌,及时续水和更换毛巾,服务规范。
(六)严格执行卫生消毒制度,对茶具、毛巾等用品消毒符合卫生标准,做到一客二消毒。
(七)爱护设备设施,经常维修保养,若有缺损,应及时添补、修复。
(八)学习消防知识,掌握各种消防器材的使用,发现不安全隐患,及时汇报,共同做好防火警、防盗窃、防漏水等工作,保证会议中心的安全。
(九)强调安全保密工作,坚持内外有别,不泄露内部情况。
