材料采购管理制度篇(15篇)

更新时间：2024-11-20 查看人数：99

下载一键复制全文

目录
1.材料采购管理制度包括哪些方面 2.材料采购管理制度重要性 3.材料采购管理制度方案 4.材料采购管理制度篇(15篇)

材料采购管理制度篇

材料采购管理制度是企业运营的重要组成部分，旨在规范采购流程，确保资源的有效利用，降低运营成本，提高生产效率。它涵盖了从需求分析、供应商选择、合同签订到质量控制、库存管理等多个环节。

包括哪些方面

1. 需求预测与计划制定：明确材料的种类、数量、质量和时间要求，制定科学的采购计划。

2. 供应商评估与管理：建立供应商数据库，定期进行绩效评估，确保供应稳定性。

3. 采购价格与合同管理：执行公正透明的定价机制，签订明确的采购合同，保障双方权益。

4. 采购流程控制：设定审批权限，规范询价、比价、议价、下单等步骤，防止违规操作。

5. 质量检验与验收：设立严格的质检标准，确保入库材料符合生产需求。

6. 库存监控与控制：实施动态库存管理，避免积压和短缺，优化库存周转率。

7. 后期服务与关系维护：处理好采购后的退货、换货等问题，维持良好供应商关系。

重要性

材料采购管理制度的重要性不言而喻，它直接关乎企业的成本控制、生产效率和产品质量。良好的采购管理能有效降低成本，保证生产的连续性，防止因物料问题导致的生产中断。通过与优质供应商建立稳定的合作关系，企业能获取更有竞争力的价格和更优质的服务，从而提升市场竞争力。

方案

1. 建立完善的采购管理体系：制定详细的采购政策和程序，明确各部门职责，形成书面指南，供全体员工参考执行。

2. 引入信息化系统：采用erp或mrp系统，自动化处理采购订单、库存跟踪和供应商管理，提高工作效率。

3. 定期培训：对采购人员进行专业技能培训和道德教育，增强其业务能力和廉洁自律意识。

4. 实施供应商绩效考核：定期评估供应商的交货准时性、质量稳定性、价格合理性等因素，激励供应商提升服务质量。

5. 加强内部审计：设立独立的审计部门，对采购活动进行定期审查，确保制度的执行合规性。

6. 优化库存策略：运用eoq（经济订货量）模型等方法，减少库存成本，提高资金周转率。

材料采购管理制度是企业稳健运营的基石，需要持续优化和完善。只有通过科学的管理，才能确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

材料采购管理制度篇范文

第1篇置业公司装饰材料采购管理制度

置业集团公司装饰材料采购管理制度

第一章总则

第一条为规范装饰材料的采购工作,提高采购效率,特制订本制度。

第二条本制度适用于装饰公司、采购管理中心。

第二章物资请购流程

第三条装饰材料主材料类包括常规物资与非常规物资,常规物资指市场正常生产销售的标准产品,如木工板、油漆、大理石、卫生洁具、家用电器、墙纸等。非常规物资指特殊产品(非标准产品、定制产品)或公司规定需要特殊审批的物资项目,包括:部分灯具、家具等。

(一)装饰项目部材料计划人员依据图纸计算出材料需求计划,并将材料的名称、数量、质量等要求填写公司统一发放的请购单。在请购单中还需填写清楚所要请购物资的规格型号、单位、数量、请购周期等,并要求材料保管员签字确认数量。装饰公司或项目部负责人对请购单予以审核,如无问题应签字确认。请购单上要有计划人、项目部负责人、材料保管员的签字。最后把请购单交到采购管理中心。

(二)对于有图片、样品的材料,计划人须将样品提交到采购管理中心,接收人员须签字确认。对于特殊情况(如大型设备或正在使用等)无法提供样品的,可由采购管理中心派相关采购人员去看样。请购时间从下单日的次日开始算起。

(三)若对材料的到货时间有特殊的要求,如:需要分批到货或特定时间到货等,务必要在请购单上标注清楚。

(四)对于涉及到设计、技术等细节问题的大型材料(如:中央空调等),若需要我司确定主机位置或其他技术参数等,则采购管理中心人员一律找装饰项目部负责人对接,由装饰项目部负责人或装饰公司老总限期内给予明确答复,否则因此延误工期由装饰公司承担。

第四条相关物资采购周期规定

(一)在整个项目施工前30个工作日,装饰公司须把该项目的施工图、材料

计划书和材料样板提交给采购管理中心,以便采购员提前做好相关的市场调查和信息收集。同时,还须提交整个项目设计的光盘等。

(二)在一般的情况下,相关装饰材料的采购周期为:

1、木材类、饰面板、木地板类:可现货采购的,第一次周期为7个工作日,以后按合同执行,若需特殊订货则周期为15个工作日。

2、木线条:定制周期视复杂情况而定,一般采购周期为10个工作日,特殊情况除外。

3、油漆材料:现货采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行,定货的除外。

4、钢材、钢板类:采购周期为7个工作日。

5、黄沙、水泥、石子等:第一次采购周期为7个工作日,以后按合同执行。水泥预制品的供货周期为30个工作日。

6、瓷砖类:可供现货的采购周期为10个工作日。大理石现货采购周期为20个工作日,非现货采购的周期为40个工作日。

7、电线电缆:采购周期为7个工作日,以后按合同执行;

8、pvc穿线管、upvc排水管、ppr给水管:采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行。

9、开关面板、断路器、常规型号的成品灯具、五金类材料:采购周期第一次为10个工作日,以后按合同执行。

10、成品洁具、五金类:常规型号,现货采购周期为15个工作日。

11、定制地毯、灯具、家具的周期为60个工作日,进口墙纸等进口类物资视情况而定,一般不低于60个工作日。

(三)对于需要寻找替代物资的材料有如下要求:

1、若因原设计要求的物资价格太高或国内市场根本无货,则采购管理中心在接到装饰公司正规的请购单后10个工作日内必须向装饰公司相关人员反馈意见,经大家共同协商确认寻找替代品。

2、确认需要寻找替代品后,采购管理中心人员再次调查市场,并把相关的替代品交给装饰公司项目部和装饰公司总经理确认。

3、装饰公司确认替代品后20个工作日内到货。

第五条采购材料的检验流程

(一)材料验收

1、验证产品质量证明文件是否合格,如发现质量证明文件内容有缺陷或不合格的,按不合格品处置。

2、质量证明文件验证合格,但材料验收不合格时,按不合格品处置。

3、验收合格的材料,要及时缴库。

4、对所有检验不合格的材料,采购人员要及时退货。

5、材料数量由材料保管员负责,质量由项目部材料验收人员负责,如合格则材料保管员、验收人员、采购人员在缴库单上签字,之后项目负责人签字确认。

(二)材料复检

1、对在质保期内有疑问的材料,合同双方应进行抽检,并共同送法定检测单位复检,供应商应承担使用后质保期内任何时候检测、评估的责任。

2、复检合格的材料,可以继续使用;经复检不合格的材料,拿到复检报告后按不合格品处置。

第六条发票批报流程

(一)发票由采购管理中心相关采购人员进行报销,并随发票提供如下材料:

1、缴库单:必须经材料保管员、材料验收员、采购员签字,最后项目负责人签字确认;

2、发票:必须有采购材料的清单,金额要和实际到位的材料相符。

3、评审盖章的有效合同;

(二)采购员首先把配好缴库单和合同的发票交给项目负责人签字审核,之后再交到装饰公司财务处对手续齐全的发票进行核销。审核完毕后,若是采购员现金采购则冲抵采购员的财务借款,若是供应商垫付资金则自动进入账期,期满后进行付款。如发票不合格,退回采购员重新处理。

(三)帐期满后若该笔业务无任何遗留问题,则由采购员做资金计划单交给相关人员审批付款。

第三章附则

第七条本制度实施后,前期相关规定和制度自行终止。

第八条本制度经相关领导审批后生效,执行监督权归采购管理中心和总经办。

采购管理中心

颁发日期:二零零七年一月八日

第2篇工程项目材料采购管理（3）

工程项目材料采购管理

(1)本工程材料采购周期短、数量大、品种多,为保证所有同工程质量有关的采购产品符合规定要求,采购订货的设备达到国家优质产品,保护建设单位的利益,以合理的价格采购最优质的产品,本工程材料采购采用公司和建设单位联合的集中采购制。

(2)我公司在京施工多年,具有负责物资采购、供应的专职职能部门,积累了广泛全面的市场信息网络和合作多年信誉良好的供应厂家,这些可保证物资采购的效率和质量。同时也能发挥我公司规模采购的优惠条件保证优质优价。避免了个别采购人员的黑箱操作损害建设单位和我公司的利益。

(3)和建设单位联合采购在保证建设单位利益的前提下提高了采购效率,这是工期保证关键环节之一。联合采购是指透明报价,总承包服务。既让建设单位在优质材料使用于工程上放心,也让建设单位了解我公司获得利益的途径是通过严格管理降低施工过程的消耗取得。

(4)采购程序

1)依据施工图编制材料、设备计划,其内容必须符合设计要求,标明名称、品种、规格、数量、质量要求和技术要求,订购工程设备符合工程图纸设计要求或建设单位规定的产品要求。

2)根据分承包管理工作程序和物资采购程序对分供方进行评定,对其资质证书、营业执照进行审查,建立合格分供方档案,并选择不少于三家进行报价竞争,最后和建设单位有关部门联合确定最佳价格、厂家。

3)对采购某些大宗材料或重要工程设备,应明确规定需方在分供方货源处进行验证的安排及产品放行的方式。

4)对需进行检测的材料进场后经抽样检测合格后方准使用。项目部对材料应进行标识、验收、记录、挂牌标识。

第3篇工程项目材料采购管理办法

工程项目材料采购管理办法

(1) 本工程材料采购周期短、数量大、品种多,为保证所有同工程质量有关的采购产品符合规定要求,采购订货的设备达到国家优质产品,保护建设单位的利益,以合理的价格采购最优质的产品,本工程材料采购采用公司和建设单位联合的集中采购制。

(2) 公司在京施工多年,具有负责物资采购、供应的专职职能部门,积累了广泛全面的市场信息网络和合作多年信誉良好的供应厂家,这些可保证物资采购的效率和质量。同时也能发挥我公司规模采购的优惠条件保证优质优价。避免了个别采购人员的黑箱操作损害建设单位和我公司的利益。

(3) 和建设单位联合采购在保证建设单位利益的前提下提高了采购效率,这是工期保证关键环节之一。联合采购是指透明报价,总承包服务。既让建设单位在优质材料使用于工程上放心,也让建设单位了解我公司获得利益的途径是通过严格管理降低施工过程的消耗取得。

(4) 采购程序

3)对采购某些大宗材料或重要工程设备,应明确规定需方在分供方货源处进行验证的安排及产品放行的方式。

4)对需进行检测的材料进场后经抽样检测合格后方准使用。项目部对材料应进行标识、验收、记录、挂牌标识。

第4篇 z公司材料采购、限价管理规定

z公司材料采购和限价管理规定

第一章总则

第一条为规范__有限公司(以下简称公司)材料采购和批价行为,建立、健全监督制约机制,确保材料批价、采购能高质量、低成本、高效率进行,根据有关法律、法规,结合公司实际,制定本规定。

第二条本规定适用于公司各开发项目的材料限价和采购业务。

第二章材料采购的形式和范围

第三条根据项目实际情况,材料采购可采用公司采购、总承包单位采购两种方式。

第四条原则上除墙地砖、单元门、进户门、防火门、铝塑钢门窗、开关插座、配电箱、卫生洁具、涂料、电梯、水泵、空调及其它所有设备由公司采购供应,其他材料均由总承包单位负责,并在编制招标文件和签定合同时给予明确。通风材料、消防材料、智能化材料等在专业分包招标时一并确定。

第五条由公司采购的材料、设备采用集中招标采购并根据项目需要供应;由总承包单位采购的材料采用项目部指定品牌并批价,总承包单位采购的方式。

第六条对其它个别常用的可能影响使用功能的部分材料,由事业部通过招标选择数家战略合作供应商,在不同时期通过比价方式确定供应商.

第三章公司采购材料的供应

第七条项目部(公司)根据图纸、公司的有关要求及自身项目的成本控制指标,对材料品牌、材质、型号、规格、进场时间和用量确认后,报公司由公司相关部门统一安排供应,材料供至现场后由项目部(公司)组织对材料进场规格、数量和质量等进行验收。

第四章总承包单位供应材料的限价和批价

第八条职责分工

1、项目部(公司)根据图纸和公司的有关要求负责项目材料品牌、材质、型号、规格和用量的确认、材料价格市场行情的调研和考察、材料价格的批复。

2、计划预算部负责材料的询价和限价。

第九条限价和批价程序

1、项目部(公司)专业工程师对总承包单位所申报的材料询价表明细进行核对审查,审核材料的品牌、材质、型号、规格、用量等是否与图纸设计及我方产品定位要求相吻合,审核完毕后由项目经理签字确认后报计划预算部。

2、计划预算部根据项目部所报明细进行市场调研和询价,确定各种材料的最高限价并核实所报明细计价单位是否与预算计算规则相一致。如某种材料价格市场变化较大,而又确实需要分批次供货,则由计划预算部每月发布一次价格限价信息提供给各项目部。

3、项目部根据计划预算部的限价,结合各自项目部对市场价格调查情况以及自身项目的成本控制指标,对材料价格进行批复。如批价不高于限价,则由项目部自行批复;如批价高于限价,则项目部需将情况报给计划预算部,经批准后方可正式批价。

第十条计划预算部和各项目部均要安排专人(两人以上)对材料、设备的市场行情进行广泛而卓有成效的市场调研,并建立起材料、设备价格的信息库,信息库至少要包含:各种材料、设备各个时间段的价格情况;主要材料、设备在市场上主要的供货商及其情况。所列各种材料供货商均不应少于五家。

第十一条各项目部应对项目上已使用的材料的供货商进行评价,推荐有实力、信誉度好的供货商进入项目管理部编制的合格供应商名录。进入合格供应商名录的在以后的项目上可不用对其进行考察。

第五章附则

第十二条本办法由__负责解释。

第十三条本办法自颁布之日起执行。

第5篇工程公司材料采购供应管理制度

建筑工程公司材料采购供应管理制度

1 .为提高建筑安装企业材料管理水平,实现采购供应工作程序化、规范化,达到及时配套供应,降低采购成本,加速资金周转,保证工程质量和工期的目的,特制订本制度。

2 .凡施工、临设、周转材料自采买开始至供到工地验收时止,均属于采购供应管理范围。

3 .材料采购供应必须严格遵守国家的法律、法规、政策和物资工作纪律,廉洁奉公,自觉抵制不正之风。

4 .材料采购供应应由公司级以上单位确定的专门机构和岗位的专业人员办理,必须持证上岗,严格岗位责任制,无上岗证不准从事采购工作。

5 .材料采购订货计划编制

( l )单位工程一次性用料计划:根据施工组织设计和施工预算材料分析进行编制,在工程开工前提出;

( 2 )构配件加工订货计划:根据技术翻样资料编报;

( 3 )材料需用计划:根据施工方案,按需用的品种、规格、数量及用料进度进行编制;

( 4 )采购供应计划:根据编制的材料需用计划,考虑期末储备量、期初库存量、本期到货量,进行综合平衡,确定本期采购量,编制采购计划、用款计划、运输计划;

( 5 )计划执行过程中,遇有设计变更和技术洽商,应及时提出变更计划,据此调整原需用计划、采购订货计划,以避免造成损失。

6 .采购订货

( l )采购订货必须依据采购订货计划、采购原则和市场行情,保质、保量、按期完成所需材料的采购和订货,满足施工生产需要;

( 2 )采购订货要坚持三比一算、先看后买的原则,不得盲目采购;对有安全规定的材料必须到指定厂家购买;

( 3 )采购时必须向供销单位索取产品合格证及材质证明,具备有关的检测试验等资料;对无材质证明的材料和产品一律不得采购;

( 4 )大宗及特殊重要的材料订购,必须考虑供方信誉、供应能力及生产技术资料,须经主管领导审批后方可进行;

( 5 )凡有特殊技术要求的加工订货,必须事先携带图纸会同技术人员进行技术交底,事后进行技术验收;必要时在加工期间进行质量检查;

( 6 )凡不能及时结清的采购订货,必须按合同法的规定,认真签订合同并严格履行;

( 7 )企业必须制订内部合同管理办法,明确签约权限、责任、义务、程序,设立合同台账,检查合同履行情况以及合同履行的制约条款;

( 8 )采购人员必须设有采购登记台账,借款报销台账;企业应对采购订货工作的质量效益进行定期考核分析。

7 .采购订货验收

( l )对采购订货的材料,应根据采购计划,合同产品技术标准和有关抽样检查规定,严格检查验收;

( 2 )对验收不合格的材料及产品要按合同条款,由责任方承担全部经济责任,由采购人员负责找供方协商处理;

( 3 )材料进场验收合格后,应在当日签署有关交接手续或凭证,并按票证流转程序传递。随时清结财务手续。

8 .在采购供应过程中对正常途耗或非正常量差的处理规定

( l )属于规定范围内的途耗发生的量差,由经办人按审批程序报批处理;

( 2 )属于非正常发生的量差,由经办人负责同供方核实,损失由责任方承担;

( 3 )建设单位一般不指定材料(或产品)生产单位。若指定,所发生的质量问题及其造成的经济损失由建设单位负责赔偿;

( 4 )对材料账务处理必须遵守如下规定。

l )为便于业务管理、会计核算、财务稽查等工作的开展,必须统一凭证、台账、报表的格式及填写方法和流转程序,达到材料账务管理与财务会计核算业务相互交接;

2 )各种凭证、账、表必须认真填制,计量准确,数字清楚,不得涂改,印鉴、附件齐全,按要求及时传递;

3 )各种原始凭证、账、表及合同文本等资料,按月(季)分别装订、汇总、编号、核实,由负责人、经办人盖章,统一归档,并妥善保存。

9 .采购供应统计核算工作

( l )采购供应核算必须遵循谁采购供应谁核算的原则;

依据采购和供应的数量分别计算采购成本和预算成本,做到日清月结,按季出成本报表,并进行采购成本分析。

( 2 )采购成本是指在采购过程中所投人的全部费用,它包括:购人价、运输装卸费、管理费(采保费)、税金及利息;

( 3 )材料统计核算必须以各种凭证为依据,真实反映材料采购供应经营成果;

( 4 )采购供应统计核算必须具备如下报表:

l )材料收、支、存统计报表;

2 )单位工程供(耗)料统计报表;

3 )采购成本盈亏统计报表;

4 )资金运用情况统计报表。

10 .违反此制度的,按以下规定处罚。

( 1 )有如下行为之一,直接责任者应予以赔偿,标准为损失额的10 % ;

l )决策失误或计划不周造成材料浪费或积压;

2 )越权采购或未按规定程序,违反正常渠道进行采购和加工订货,造成经济损失;

3 )在订货和采购工作中对材料质量把关不严造成经济损失。

( 2 )有如下行为的直接责任者应按损失额赔偿,并根据情节轻重分别交纪律监察部门处理;

l )在供应中故意克扣、缺斤短两,超过合理误差转嫁亏损,给使用者造成损失;

2 )违反物资政策,物资纪律和廉洁规定,以物谋私,捞取好处,给企业造成经济损失;

( 3 )有如下行为之一的,给予责任者处以50~100 元罚款;

l )工作责任心不强,造成账目和手续混乱,财产不清,债权债务无法清理或形成死账者;

2 )弄虚作假、不记账、不销账,造成账物不符,成本不实,虚盈实亏者;3 )违反规定,擅自销毁单据、凭证和账册者;

4 )拒绝上报各种统计报表之一者;

5 )不履行规定职责,使工作秩序不能正常运转,经多次提出无改进者。

11.附则

( l )本制度由总公司物资供应部负责解释;

( 2 )本制度自2022年10月20日起执行。

第6篇建筑材料采购管理办法

建筑材料管理办法:材料采购管理

1 材料实行分类管理

1.1 按采购材料的重要程度分为重要材料(a类)、一般材料(b类)、辅助材料(c类)三类。

⑴ a类材料,即关键的少数材料。主要包括:钢材、木材、水泥、砂石、预拌砼、砌块、焊接材料、砼外加剂等。

⑵ b类材料, 属一般性材料。主要包括:墙地砖、石材、涂料、电器开关、模板、电线电缆、配电箱、架管、扣件、安全防护用品、危险化学品等。

⑶ c类材料,属次要的多数材料。主要包括:五金、化工、日用杂品、工具、低值易耗品等。

1.2 按同一品种材料数量分为大宗材料和零星材料两类。

⑴ 大宗材料:指采购量大、单位价值高、占工程成本较大的材料,主要包括a类和部分b类材料。

⑵ 零星材料:指大宗材料以外的材料,主要包括c类和部分b类材料。

2 供方选择评价

2.1 为确保供方提供的材料满足设计、顾客、合同、质量和环境安全的要求,应对供方进行选择评价。

2.2采购a、b类材料必须对供方进行评价,c类材料可不进行供方评价,由项目部比选确定。

2.3 根据对工程质量及环境安全要求的影响程度,分别对a、b类材料供方进行打分评价。达到70分(含70分)以上为合格供方,70分以下为不合格供方。

2.4 评价内容主要包括供方的____、税务登记证、生产资质、产品质量和环境安全保证能力、供货能力、服务和价格能否满足需要等。由项目部负责调查并填报《供方调查表》,物供部组织评价并填写《供方评价表》,报公司总经理审批。

2.5物供部将合格供方信息编列《合格供方名单》,报总经理批准后发布实施,作为公司工程材料采购选择供方的依据。

2.6物供部集中管理材料供方档案,且每年度组织对材料供方进行一次复审,复审内容主要是供方供应材料的质量、环境安全、价格、售后服务及供货业绩等。根据复审结果把不合格供方剔除后,将合格续用及新增合格供方编列新一期《合格供方名单》。

3采购权限

3.1公司直管项目部实行限价采购,西安项目部和安分司分别对所属项目实行集中或限价采购。

3.2大宗材料实行招标采购,其实施办法详见公司《大宗材料采购招标管理办法》。

3.3零星材料项目部可自行采购。其中单项采购在10万元以上的实行采购询价审批制,由项目部邀请三家以上供方报价进行比选,填制《询价采购审批表》并附供方书面报价单、联系人姓名及电话号码等信息,报物供部和监审部审核、公司分管领导批准。

3.4 自贡、宜宾两地项目由物供部按月发布一期《材料市场信息价》作为采购最高限价,公开商家信息,监督采购行为。

3.5 采购人员应按批准的采购计划(或合同),保质、保量、及时、低价完成采购任务。

3.6采购人员应遵循三比一算的采购原则,做好市场调查和预测工作,询价分析及时、准确、全面,报采购主管批准后方可实施采购。

3.7 a、b类材料供方应在公司《合格供方名单》中选择,c类材料供方在合法经销商处采购。

4 运输管理

材料应选择合理的运输方式,以较短的里程、较低的费用、较短的时间、安全的措施、文明的装卸完成材料在空间的转移。

5 现场验收

5.1进场材料必须严格按照供需双方在合同中约定的内容,按国家或地方(行业)验收规范进行质量、数量、环保、职业健康安全卫生等方面的标准验收和复验。

5.2 材料验收依据:

⑴ 材料计划、订货合同及合同约定条件;

⑵ 经双方确认封存的样品或样本;

⑶ 材质证明和抽样复验合格证明;

5.3 材料验收的方式方法:

⑴ 采购人员必须采购经评定合格的产品;

⑵ 验收人员必须按验收标准进行验收;

⑶ 总包单位、业主代表、监理单位、供应单位、使用单位必须联合把关,共同验收;

⑷ 使用人员必须按标准进行领料验收;

⑸ 材料验收应做好验收时间、场地、人员、资料、计量器具、装卸机械等准备工作;

⑹ 实物验收

①凭证验收,查看所到货物与材料计划、采购合同约定条款一致;

②随货同行的材质证明等相关资料齐全,复印件须加盖供方鲜章,内容满足施工要求和管理需要。

③目测检查材料外观,外包装完好无损。

④按照不同材料采用不同的验收方法进行严格的点数、检斤和检尺,计算准确。

⑤进口材料按照国家有关规定进行报关、商检、检疫后,按本办法有关规定进行质量验证。

⑥按规定必须复验的材料,由项目相关部门根据分工进行取样复验。

6 入帐报销规定

6.1 物供部供应材料的入帐报销,物供部采购员应将经项目经理审核签字的发票和项目部材料员签收的随货小票核对无误后填制收料凭证、调拨单,附发票和项目部收料凭证,经物供部审核后报公司总经理审批。

6.2 项目部采购材料的入帐报销,项目部材料员应将发票及经收料员签收的随货小票核对无误后填制收料凭证,附发票和随货小票经项目经理审核签字后报物供部审核和总经理审批。

6.3月结材料的入帐报销应于当月25日前由项目部材料员与供方核对无误并填制汇总送料单,经项目经理审核签字后附每车原始送料单及发票交物资供应部采购员核对后填制收料凭证。

6.4安全防护用品的入帐报销,在物供部审核前还应经安全生产部审核;顾客认质核价材料的入帐报销还应验证顾客核定单。

6.5入帐报销金额在十万元以上的还须报董事长批准。

6.6 物供部应建立计划供料台帐,对入帐报销材料进行登记,审核其是否在经审批的材料计划内。如超计划不予审批入帐报销,除非项目部增补计划上报批准。

6.7 填制材料单据应使用标准计量单位、字迹工整、数据准确、无涂改。

6.8 为了不影响月结成本,自供方送料之日(送料单日期)起三十日内应到材料部门办理入库(保管员填制收料凭证)手续,自保管员入库之日(收料凭证日期)起三十日内应到财务办理完入帐报销手续,超过规定期限视为无效手续予以拒付,责任自负。

7 物供部供料的资金结算

7.1 由物供部供应的材料凭项目部签收的有效单据,每月向项目部办理一次结算,次月内结清材料款,但供货商的货款由项目部直接支付。

7.2项目部

应及时足额回收工程款,以确保正常的材料款支付。当资金紧张支付材料款有困难时,可以适度的赊购,但应信守承诺。对招标采购材料或合同订购材料应严格履约支付,不得无故拖欠。

7.3物供部按工地价加收一定采保费向项目部结算。其采保费标准为:钢材10元/吨,木材10元/立方,水泥2元/吨,其他材料按工地价加收1.2%。

第7篇材料采购入库出库管理条例

为了进一步搞好货仓、采购部的管理工作,有利于健全完整的制度,现制定有关规定,有关部门予以配合执行:

一、采购:使用部门填写申请购物单,经部门主管、总经理批准后,交由采购员根据申请进行采购;贵重物品及采购员对使用部门所提出申购物品要求有疑问时,须提供货物样板交总办,使用部门主管确认为准。

二、采购申请单一式四联,第一联交财务,第二联交货仓存,第三联交使用部门,四联交采购存。

三、鲜货采购:出品部门提出书面申请,经出品部各分部主管批准(水吧提出书面申请,经营业部经理批准)后,交采购部门通知送货,其他任何部门不得自行叫购货;所有货每逢十五日、三十日报价一次,报价单由财务部经理、营业部经理、采购部、出品部主管签字为准。

四、直接拨入用料部门的原材料例如蔬菜类、肉类、三鸟类、生果、海鲜等无须填写领料单,由货仓部验收后开直拨单(必须有货仓部经手人,验收货品的用货部门主管签名)直接送到用料部门。

五、入库:验收入库须根据采购申请单、发票(或收据),货物数量及规格填写验收入库单,验收时必须过称或点数,必须扣除皮重。

六、供应商每天所送货物,由货仓员填写验收单并核实签名,再交领料部门主管核实签名。

七、验收入库单一式四联,第一联供应商存,第二联仓库,第三联送往财务,第四联用货部门存。

八、出库:直接入货仓物品,如:用料、粮油、盐、酱料、糖烟酒水、蛋类、茶叶、牙签、洗洁精等常用货物品,领用时均须填写领料单,经由领用部门主管签名,总经理批准,货仓核对签名后方可照单发货;贵重物品如:燕窝、鲍鱼、鱼翅等,由使用部门主管专人负责领取,领料单专用一本。

九、领料单一式三联;领用部门自存,货仓记账,财务记账,领料可由各部门事先领取三本自行保管使用。

十、酒吧实行限额领料制度,根据实际销售数量补充,实际数量由财务部根据收银部资料核实。

十一、有关材料、用品如经常需要且用量较大的,领取时必须以箱或件作为领取单位(罐头类、牙签等物),除特殊情况外,可先开单后暂存货仓。

十二、出品部要货时,货单须在每天下午九时前下单给货仓,以便备货(特殊情况除外)。

十三、采购员在采购时,必须按照申请购物单的要求按质按量购买,如果不对货,货仓有权拒收。采购部定额五仟元人民币做备用金,购物时如果超过五仟元以上金额,可在财务部办理暂借手续,买回及时结清。各部门如需购买日用品、设备,必须由申购部门填写申请购物单,由部门主管签名后交总经理审批,采购部门方可购买。购回之物品,用品,必须经货仓部验收后方可报销,需要入库的要凭入库单到财务部报销。

十四、办公用品由人力资源部负责申请采购并保管,采购员负责购买。

十五、每月到月终时,各部门要及时做好盘点工作。

十六、货仓部定编二人(其中有一人为记账员),采购部二人,采购员要协助货仓收发工作,收货时要按质按量,把好质量关,公正严明。

十七、凡是经本酒楼在验收过程中因各种原因之退货,均须由货仓统一开放行条并且注明原因,交予保安部方可放行,放行时需核对其品种和数量。

第8篇装饰材料采购渠道控制管理措施

装饰材料采购渠道及控制管理措施

1 材料的采购

根据本工程承包合同的性质,所有装饰材料均由中标单位自行采购。所有装饰施工原材料、半成品材料、构件等物资的供应采购必须严格按照质保体系程序文件规定进行。对于物料质量的验证、包装、搬运、存储等各环节的工作程序进行严格监控。为确保施工物料的质量使用绿色环保型建筑或装饰材料。

2 供应商的选择

对于材料供应商的选择,我公司将严格按质保体系程序文件进行合格材料供应商的评审,在综合各项指标(信誉、生产加工能力、售后服务等)后,本着价优者得的原则择优选用。

针对本工程的材料供应:进口品牌均从进口一级代理商处批发;墙地石材、玻璃制品、木制品、板材等均从厂商处直接采购。

3 材料管理措施

a.本工程的材料进场时间根据工程进度制定进场计划,由物管员,质监员对物料进行验证。

b.加强材料的质量控制,凡工程需用的成品、半成品、构配件及设备等严格按质量标准采购,各类施工材料到现场后必须由项目经理和项目工程师组织有关人员会同建设单位和监理进行抽样检查,发现问题及时书面通知供应商,采取退货措施。

c.合理组织材料供应和材料使用并做好储运、保管工作,特别是对由建设单位指定材料供应商,在材料进场后应安排适当的堆放场地及仓贮用房,指定专人妥善保管,并协助做好原材料的二次复试取样、送样工作。

d.所有材料供应部门必须提供所有所供产品的合格证,按规程要求必须的抽样复试工作,质量管理人员对提供产品进行抽查监督,凡不符合质量标准、无合格证明的产品一律不准使用,并采取必要的封存措施,及时退场。

第9篇原材料、辅材料采购管理制度

一、采购管理制度

1、供应部门应根据公司生产部门的计划,按时按量地采购符合公司规定的质量要求的原、辅材料;商务谈判必须要有3人以上的人员参加,商务谈判的内容(价格、质量、交货方式、付款方式)要及时的向公司主管领导汇报,并经总经理同意后方可签订合同;合同内容要采用集团公司规定的合同文本后,才可与供应商签订。在合同上注明质量、价格、交货方式、付款方式等要求,同时向供货单位索要品质检验单,必要时质检部门可到原、辅料产地进行予检。

2、原、辅材料进厂:供应部门应提前向质检部门提交物料检测申请单,质检部门及时安排计量,并在规定的时间和规定的地点完成采样、制样、化验、开出分析报告单,经质检部门负责人复核后,加盖质量检验专用章作为“进出厂物品检测单”,并填明数量、质量、级别等,分别保送财务、供应作为结算依据。分析报告单同时报送技术部门、生产部门。

3、对于经检验不符合公司规定的质量要求的原、辅材料,供应部门有权提出复检,复检仍不合格,财务暂时不予付款,由供应部门通知供货单位前来协商处理,如协商不成,则在具有国家认定资质的单位进行仲裁,执行合同最终以仲裁结果为依据。

二、原、辅材料入库检验流程

1、原、辅材料进厂:供应部门必须提前一到二天书面通知质检部门,注明供货单位、物料名称、数量、批次、进厂日期等,由质检部门安排计量、采样、制样,上述过程必须严格按照国家或行业标准进行,并让供货单位全程监督并得到认可。同时供应部门必须提前一到二天书面通知原料库管,由原料库管人员安排堆放。

2、已计量的原、辅材料由库管人员按不同的品种堆放,不能混杂,插牌标明品名,分析报告单未送达不准使用,否则追究库管人员或使用单位人员的责任。

3、每批原、辅材料计量结束时,质检部门立即会同供货方或公司供应部门按国家或行业标准进行采、制样。样品一式三份,一份公司质检部门安排化验、一份交供货单位、一份经双方共同签字封口作为仲裁样品放公司质检部门保存,保存期为三到六个月,质检部门必须在规定的时间化验出来,报技术部门和生产车间通知使用。

4、双方共同采样的分析结果和供方结果在国标允差范围内,质检部门才能开出结算用的“进出厂物料检测单”。若双方超差,则按合同约定的具有国家认定资质的单位进行仲裁,以仲裁结果作为结算依据。

5、每批物料必须判明级别、若质量达不到公司规定的质量要求,质检部门书面通知财务暂停付款,并及时向公司领导汇报,由公司领导集体研究后再作处理。

6、未经采样的物料车间私自使用,追究车间和原料库责任。

7、结帐一律以质检部门开出的“进出厂物料检测单”为准,否则追究财务部门责任。财务部门在结帐时如发现对方发票与我方“进出厂物料检测单”数字有出入,应暂停付款,并及时请示公司领导,由公司领导商定后处理。

8、物料的计量、取样、制样、分析的监督控制管理办法另定。

第10篇原材料采购管理规定模版

原材料采购管理规定【1】

第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。

第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。

第三条采购流程及职责分工

一、采购流程:

1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。

2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。

3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。

4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。

5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。

6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。

7、仓库收货、品管人员现场验货。

二、职责分工:

1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;

2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;

3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;

4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;

5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;

6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;

7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;

8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。

第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。

第五条供应商评定控制程序

1、主要材料的含义

主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻

璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;

2、对供应商的评价

2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入《合格供应商名单》中材料物资采购管理办法材料物资采购管理办法。

2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素:

a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;

b、质量保证能力,即质量控制体系;

c、业内评价、第三方认证等;

d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等

2.3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小

批量试用,经测试合格后才能供货:

a、新供应商根据相关要求提供少量材料;

b、交生产车间试用,并填写《供应商评定记录表》中相关栏目,结果反馈给采购部;

c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入《合格供应商名录》。

3、供应商的日常管理

3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。

3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写《供应商业绩评定表》,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。

3.3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。

第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类

物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用;

第七条价格确认

1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;

2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;

第八条询价、比价、竞价

1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;

2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;

3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。

第九条执行采购

1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判材料物资采购管理办法文章材料物资采购管理办法出自转载请保留此链接!。对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。

2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:

2.1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;

2.2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;

2.3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;

2.4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款

2.5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。

2.6、付款方式

2.7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。

2.8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。

2.9、运输方式和销售发票的要求。

3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,

采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。

4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。

6、阶段控制及沟通

6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。

6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。

7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:

7.1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。

7.2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。

8、退货

经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。

第十条货物验收及付款

1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。

2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。

第十一条付款结算

1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。

2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急材料物资采购管理办法采购管理。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。

3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:

3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;

3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时;

3.3、现场调试期间临时急需材料采购;

3.4、1000元以下的零星采购

第十二条进度控制及异常反馈

1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。

2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。

第十三条质量评价

就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。

第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。

第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。

第二十六条本办法自公布日起执行

原材料采购管理制度【2】

为加强原材料采购的管理,根据股东会决议,结合本公司的实际情况,制定本制度:

一、材料科是原材料采购管理的第一责任部门,具体工作由材料科会同财务科完成。

二、对于大宗材料的采购,必须进行公开招标。通过考察综合评选,采用相对价格较低、保证质量的材料和设备。公司各股东都可向市场询价或介绍价格低廉的原材料,原材料价格采用阶段浮动价。供货商不得恶意竞标已经发现取消其供货资格,并永不合作。

三、对生产所需的原材料应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划,周密布署,确保生产需要。

确定材料采购供货方后,应签定详细的供货合同,内容包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等,按照合同规定,保证及时供货。对紧缺原材料及时掌握信息,及时采购或积压原材料。

四、生产用原材料设专人管理,原材料进场后及时办理验收、核实方量手续。对不合格的原材料严禁办理入库手续,材料收料单必须由门卫及专职人员二人签字,并及时把材料出入库手续送交财务部,保证帐物相符、帐帐相符。

五、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据,以便结算入帐。

六、财务科严格对进场原材料进行监督和检查核实,确保生产成本最小化。

更多【原材料采购管理规定】相关阅读

供应链下企业的采购管理

现代煤炭企业物流采购管理平台的构建

军工企业的采购管理工作

房地产企业物资采购管理

建筑材料采购管理

企业营销采购管理理念的创新

药品采购管理制度

企业物资采购管理

化工企业的采购管理

中小型企业采购管理

第11篇大学学生食堂主要原材料采购管理办法

大学学生食堂主要原材料采购管理试行办法

第一章总则

第一条餐饮服务是高校后勤服务中的一项主要内容,它直接关系到学生正常生活需要和学院秩序稳定。为了确保学生食堂在市场经济条件下的平稳运行,实现高校餐饮服务市场的健康发展,严格控制高校餐饮成本构成中的可控成本,尽力降低成本消耗,根据《zz文理学院物资设备采购管理办法》及全省高校学生食堂工作会议精神,结合我院后勤中的学生食堂工作实际,特制定本办法。

第二条本办法所指学生食堂主要原材料包括大米、面粉、食用油、大肉、食盐、醋等大宗原材料。

第三条采购活动必须遵守国家有关法规,饮食服务中心和各相关方面都要自律规范,各尽其能,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。

第四条采购活动要遵循“公开、公平、公正”和“联合采供、动态管理、货比三家、择优选购”的原则,选择符合使用要求,质价比相对较高的原料,为餐饮工作提供优质服务。

第五条参与采购活动人员,要以对学生食堂工作高度负责的精神,力求节约,反对浪费,降低成本,廉洁、高效履行职责。

第六条参与采购人员、评标小组成员及其它相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。供应商认为上述人员与其它供应商有利害关系的,可建议其回避。

第七条采购工作程序应注意积极引入市场竞争机制,实现动态管理。主要原材料必须进行招标采购。一般情况下,至少引入五家以上供应商参与竞争;除突发涨、降价情况外,坚持每月进行一次报价竞标。要从保证食品安全和维护学生利益出发,本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

第八条除食盐专营外,上述原材料的采购必须遵守本办法。任何单位和个人,都不得采取其它方式回避监督。

第二章采购工作组织机构

第九条采购小组的设立。学生食堂主要原材料的采购工作在主管副院长的领导下进行,坚持“统一领导、分级管理、管用结合和代表负责制”的原则。采购小组成员包括:分管学生食堂工作的副总经理,饮食服务中心主任,采购员,基础大灶、调剂灶经营者,风味小吃灶代表2名,学生伙食自管会代表2名。由副总经理任组长,饮食服务中心主任任副组长。

采购小组成员名单报请主管院领导同意后确定。

第十条采购小组及其成员的职责和权利

饮食服务中心是学生食堂主要原材料采购工作的业务主管单位。其主要职责是:负责拟定采购工作计划;提交采购资源信息;组织协调各有关方面参与采购活动;落实采购小组决议;组织验收入库及留样质检;负责采购文件资料的形成、整理、归档等工作。对采购标的的总体质量和价格情况承担主要责任。

参与采购活动的小组成员,都有权利和责任对包括供应商入围单位、原材料质量、价格、供应商的服务等在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应责任。

第十一条采购小组议事规则:

1、以满足使用要求为前提,首先确定采购计划、企业资质和标的质量等级。坚持主渠道进货,严把质量关,采购先索证,进货先考察,严防伪劣原料与证照不全的产品进入学生食堂。

2、投标价格口径一致,质量、价格、服务并重,同类产品比质量,同等质量比价格,同等价格比服务,综合评议比较。

3、在质量、服务保证的前提下,价格不封底,低价中标。在质量、价格、服务同等条件下,优先考虑有信誉有实力的供应商。

4、在综合考虑采购小组成员意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议,由小组成员签名。

第三章采购工作方式及程序

第十二条采购方式。学生食堂原材料的采购,采取按月招标采购的方式进行。开学前或学期末不足一个月时间时可适当延续。当主要原材料价格出现涨、落变动时,应重新招标。

第十三条邀请供应商。每年暑假,后勤集团在学院网站和集团网站同时发布学生食堂主要原材料采购招标公告,并在校内张贴。招标公告包括以下主要内容:

(一)招标采购单位的名称、地址和联系方法;

(二)招标项目的名称、数量、技术指标;

(三)对投标人的资质要求;

(四)获取招标文件的时间、地点;

(五)报名截止时间等。

第十四条供应商资质审查。饮食服务中心应对报名招标供应商资质信誉情况的真实性、合格性、完整性进行审查,将报名情况、审查情况向招标小组报告。合格供应商的资质证明一般应包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

第十五条实地考察,确定入围名单。饮食服务中心组织采购小组成员对供应商的生产环境、经营条件、企业规模、产品业绩、运送能力等情况进行实地考察,在考察的基础上形成考察报告,提交采购小组,由采购小组确定供应商入围名单。一般情况下,入围名单中同类原材料供应商应当保证有十家以上(食油五家以上)。供应商入围名单实现滚动优选,动态管理。

第十六条确定招标供应商。每月下旬,由采购小组从供应商入围名单中确定五家以上同类原材料供应商参与投标。

供应商有如下行为时,应取消其参与或中标资格:以虚假资信材料,骗取合法供应资格的;用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;向采购人员行贿或提供不正当利益的;偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的;采取其它不正当手段的。

第十七条发送招标报价单。由饮食服务中心向确定的供应商发出招标报价单。报价单内容应包括采购原材料名称、数量、单价、供货期限,交货方式,投标截止时间,开标地点及时间等。

投标报价单按规定时间送达后勤集团办公室收签保存或直接送达评标现场,任何单位和个人都不得在开标前开启投标报价单。在规定提交投标报价单截止时间之后送达的投标报价单为无效投标报价单,应当拒收。

第十八条确定中标供应商。招标采购中标供应商由采购小组成员按照评标办法集体评议确定。一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人。但中标价高于市场同期批发价格时无效。评标结果应告知所有投标人,并在饮食服务中心公告中标人,三天之后如无异议开始供货。

招标采购活动应填写《招标采购活动备案表》。

第十九条入库、验收和付款。饮食服务中心组织对所采购的原材料除按规定进行留样、检测外,每月应组织采购小组成员进行质量验收,并报告检测结果及使用情况。对质量不合格的原材料要立即停止供应,与供应商交涉并提出索赔报告,迅速完成原材料更换及索赔工作,以免造成食品安全事故和经济损失。

财务部办理学生食堂主要原材料采购付款手续时,必须附有《招标采购活动备案表》、《入库质量

验收报告》等,手续不全者不得付款。

第二十条学生食堂主要原材料采购过程中所形成的文件资料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。供应商入围名单、投标报价单、招标活动备案表、中标公告、会议记录等均由饮食服务中心专人整理保管,并按年度归档备案。

第四章纪律与监督

第二十一条纪律要求

(一)采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人说了算;

(二)参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;

(三)参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请;

(四)供应商的一切让利性承诺均应反映在投标报价单中。

第二十二条采购小组工作接受学院监察室的检查与指导。集团办公室,集团计财部对履约情况有责任进行监督,发现违约行为应及时报告并拒付货款。

第二十三条下列情况属于采购违规行为,对违规者由学院监察室分情况给予警示提醒,诫勉督导和责令纠错。

违反集体采购原则的;

(二)违反采购工作程序,规避监督检查的;

(三) 将招标项目化整为零或以任何方式规避招标的;

(四)以不合理的要求限制或排斥潜在投标供应商的;

(五)向投标人透漏其它潜在供应商有关情况的;

(六)接受供应商好处,为个人或小团体谋取利益的;

(七)无《招标采购活动备案表》、会议记录的;

(八)未按规定形成采购工作文书或不按时归档备案的;

(九)无正当理由更改原材料规格、降低原材料质量,增加金额的;

(十)违反本办法相关条目的其它行为。

第二十四条采购活动按照“谁的职责,谁签字,谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见的,认定为“认同意见”。

第二十五条对在学生食堂主要原材料采购活动中,工作程序违反国家法规及学院规章制度,对国家、学院及集团造成损失或安全事故的,应追究有关责任人的责任。

第二十六条凡因工作处置失当、失职、渎职对学院及集团造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家、学院及集团、经营者和学生利益的,将视情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

第五章附则

第二十七条本办法由后勤集团负责解释。

第12篇食品公司原材料采购入库验收管理规定

食品股份公司原材料采购入库验收管理规定

第一条采购单处理

仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”,即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。

第二条物资标签

物资在待验入库前应在外包装上贴好标签,详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。热点栏目:2009年个人总结

第三条内购物资入库

1.材料入库前,保管人员必须对照“采购单”,对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对,确认无误后,将到货日期及实收数量填入“请购单”。

2.如发现实物与“采购单”上所列的内容不符,保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库,如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况,并请采购部门会签。

第四条外购物资入库

1.材料进厂后,保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱核对材料名称、规格和数量,并将到货日期及实收数量填入“采购单”。

2.开箱后,如发现所装载材料与“装箱单”或“采购单”记载不符,应即通知办理进口人员及采购部门处理。

3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象,经初步估算损失在2000元以上者,保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理,此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元,可按实际数量办理入库,并在“采购单”上注明损失程度和数量。

4.受损物品经公证或代理商确认后,保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示,再送财务部门及采购部门办理索赔。

入库以后,保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。

第五条交货数量超额处理

交货数量超过“订购量”部分原则上应予退回,但对于以重量或长度计算的材料,其超交量在3%以下时,可在备注栏注明超交数量,经请示采购部门主管同意后予以接收。

第六条交货数量短缺处理

交货数量未达订购数量时,原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后,可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。

第七条急用品入库

紧急材料入库交货时,若保管部门尚未收到“请购单”,收料人员应先询问采购部门。确认无误后,方可办理入库。

第八条验收与退货

1.为保证企业产品与服务的高质量,须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等,适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定“材料验收规范”,呈总经理核准后公布实施,作为采购验收依据。

2.属外观等易识别性质检验的物料,验收应于收料后一日内完成。

3.属化学或物理检验的材料,检验部门应于收件后三日内完成。

4.对于必须试用才能实施检验者,由检验部门主管于“材料检验报告表”

(表12-11)中注明预定完成日期,一般不得超过7天。

5.检验合格的材料,检验人员在外包装上贴合格标签,交保管人员入库定位。

6.检验不合格的材料,检验人员在外包装上贴不合格标签,并于“材料检验报告表”上注明具体评价意见,经主管核示处理办法,转采购部门处理并通知请购单位,通知保管部门办理退货。

7.对于检验不合格的材料办理退货时,应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认,作为出厂凭证。

第九条实施与修订

规定呈总经理核准后实施,修订时亦同。

第13篇餐饮火锅原材料采购管理手册

火锅餐饮原材料采购管理手册

采购是指餐饮业者依据其既定的营运方针,对其所要购进的食品与饮料进行市场的调查研究、选择、购买、收货(验收)、储藏,最后到发放使用这一系列的处理方式。所以采购人员不是单纯的负责购买食品与饮料,他还要负责上述其他方面的处理或运作。

一、采购的主要职责

1、总体负责对货物的购进、验收和储存等业务。

2、负责采购所有有关餐饮货品的指导工作。

3、确保并掌握货源的不断供应。

4、开发并探寻品质相同而价钱便宜的货源。

5、调查研究产品、市场、价格趋势等事项。

6、配合市场需要而评估新产品。

7、协调生产部门使其所需货品标准化以求仓库存货不致发生积压的情况。

8、与生产、管理、会计、行销业务部门保持密切联系。

9、向上级经理人员提出报告或汇报。

这里需要强调的是,上级经理人员必须将其所属的采购部门养成一个创造利润的导向单位,而不是一个普通的服务部门。

二、采购手续

采购工作有其一定的手续或程序,这可分为五个阶段或步骤:

1、请购表--这是由有关单位的主管,诸如:主厨、餐厅经理或者仓储主任提出来,通知采购经理存货需要补充的数量及名称。

2、供货厂商的选择。

3、和供货厂商签约--商定货品价格及交货的时间地点。

4、定货的验收--交货时如在品质或数量上有所不符时应做的处理。

5、进货移交给请购单位或直接送进仓库。

三、如何选择供应厂商

选择供应厂商要特别谨慎,可根据如下几点进行考虑:

1、该厂商的营业情况及其所售货物的范围。

2、最近的价目表。

3、售货条件的细节。

4、和该厂商往来的其他顾客的情形。

5、全部产品的样品。

最理想的方法是直接参观,实地了解厂商的营业规模,加工与仓储设施的大小,运输工具的数量及种类。如满意,即可与其建立采购与供货关系。先试订,并做定期评估。这可从三方面考虑,那就是价格是否尽可能的低,品质是否尽可能的高及交货是否尽可能的快。

四、采购作业注意事项

1、采购的货品要适应当时的市场需要,所购货品需能在预期的时间内销售出去。这是对采购人员经验与技术的一大考验。

2、购进货品的价格需能符合当时的市场价格,否则将会造成直接经济损失。

3、采购人员应当通过各种渠道了解和熟悉市场产品种类和价格。

五、食品的采购

采购食品时首先注意货品的实际成本和厂商的价目表上的价格有何关系:就是说某一货品大量购进后定会在仓库储藏一段时间,因此而产生的储藏费用,安全风险等问题,所以必须以特惠价格购进;最后是生产成本,如果购进的某种食品会增加菜肴调理的生产成本时则应慎重考虑。

食品采购有以下几种主要方式:

1、合同采购

餐饮业者与供应厂商签订食品采购或供货合同,双方遵照和约条款的规定进行购货或供货交易。这种合同普遍分为定期合同和定量合同。

2、逐日采购

这主要用于采购容易腐败的食品,而且应当有两三家厂商随时供货以便买到最新鲜的食品。每天工作结束前,厨务部门派出一位资深厨师清点存货,列出清单交给主厨,再由主厨以此清单列出一份第二天需要补充采购的食品请购单交给采购经理。这类食品采购通常是利用电话要求供货商供货并一定是当天买当天交货。

3、临时采购

这主要用于采购临时所需的食品。在厨务部门的工作过程中临时会产生对某种食品的需要,这就要采购人员及时地购进某种食品以配合厨务部门的正常工作。

六、食品的采购规格

所谓采购规格就是所购货品的一种简单说明,主要是品质、数量、重量以及大小尺寸。每一采购规格均由餐厅的经理团人员(采购经理、主厨、餐饮经理等)依照餐饮营业方针,菜单需求及其定价尺度,事先协商拟定。规格副本应由经理部门分发给供应厂商,供其保存参考。制定规格的理由为:

1、确立货品材料的采购标准,以便厨房调理出标准产品,从而服务顾客。

2、规格具有书面通知的作用,使供应商明确了解本餐厅的需要,并可提出合理而具有竞争性的报价。

3、提供验收与仓储人员明确资讯,使其了解他们所接收与库存的标准情况。

4、使餐厅员工确实了解进货的详情,既大小、重量、品质数量等情形。

采购规格的制订,应以标准的表格为准,其中不可缺少的资料为:

1、物品名称:所用的名称务求明确而习惯通用者,尤其要与供应商所用的名称一致。

2、货品或品牌名称:以苹果为例,本地产或进口货,什么品牌等资料。

3、重量:公斤,磅或市斤。

4、单价:以供应商报价为准,例如每公斤、每磅、每箱价格多少元。

5、附注:如果是肉类可能需要记明其切割方式、包装及处理情形,凡是必要加以说明的事项均应详细载明与附注,不可等闲视之。

采购规格是采购作业中必要的书面样本,也是各个部门以及经理人员必需的书面参考资料。

七、饮料的采购

饮料的采购与食品的采购大致相同,以物美价廉为共同的,不变的原则。由于饮料所能赚取的利润高于食品,所以餐饮业者在这方面都相当注重。采购饮料请务必牢记:包装华丽的产品并不一定就是高级品。采购饮料必须注意以下事项:

1、货源的供应在时间上有所限制。

2、特别昂贵的饮料有没有必要购买。

3、应当重视酒类供应商的建议。

4、品质的评估很困难,应由曾受特别训练的专业人员负责,最好是有参与名酒品尝活动的经验。

5、酒类的登记不容易划分,仅能做概略的归类。

6、酒类的价格波动不大。

任何饮料的购买应依据是否符合本店顾客的需要与价格上是否具有竞争力的原则。采购货源方法如下:

1、运酒商

有些供应

商从产地直接买酒运回来卖,当然他们的货品范围也仅限于某一特定产品。

2、批发商

他们供应的货品范围相当广,所售货品不仅在价格上比较便宜,而且还有一些好处。如可以货款暂欠,可以暂借存放,可以免费享用其广告和广告宣传品等。

3、饮料制造厂商

大批量的饮料和酒水可向制造厂商直接定货,不仅价格便宜,条件优惠,还可有多种付款方式和优惠的付款条件。

4、付现金自己运货

这主要是针对那些数量极少使用极少,只供一时之须的货品。

八、饮料的采购规格

采购规格的目的在于以书面装订产品的标准及用途。采购经理将订好的规格交付供应商,使其明了本餐厅的需要与规定的要求。并以此为依据来洽谈买卖价格。交货时,验收人员以此为根据进行收货。

饮料的购进与售出都是依照产品的品牌标签为准,每一产品的品质及数量都有始终如一的标准。规格中应详细注明这些标准和规格。

九、市场走访调查制度

为保证购进货品的合理质量和价格,就应充分了解和掌握市场信息,推动新原料的开发使用,从而降低成本达到赢利的目的。为此特制定以下制度。

1、采购员应自觉加强市场调查。在采购工作中,做到“货比三家”,在保质保量的基础上,努力降低原材料的成本,并将了解到的市场信息及时反馈公司采购部。

2、餐厅经理,厨师长,库管员和会计人员、采购部经理组成市场走访调查小组。每月至少安排两次走访,调查所在地周边市场情况。每次应对20种以上货品进行调查,以获取同等质量基础上货品(蔬菜,酒水,海鲜,肉类,调辅料等)的最低最真实的价格,以便更好的控制进货成本。

3、公司管理人员每月应进行两次以上的独立的市场走访调查,力求第一手掌握市场的供求和价格情况。

4、以上人员的走访调查所获的信息应于走访第二日书面反馈公司采购部和财务部。

第14篇材料采购管理规定办法

材料采购管理规定【1】

资源简介(以下内容从原文随机摘录,并转为纯文本,不代表完整内容,仅供参考。)1、采购总则

1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。

1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。

2、采购原则

2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。

2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。

2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:

2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。

2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。

2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。

2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。

3、采购程序

3、1供应商的选择

3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。

3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。

3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

3、2采购程序

所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。

3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。

3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。

3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。

3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。

3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。

材料采购管理制度(试行)【2】

总则

为了进一步加强材料管理,降低工程成本,规范材料管理、采购、周转过程,增收节支,提高企业经济效益,本着分清职责,保证材料正常供应的原则,现结合实际情况,经研究,特制定本制度。

第一条、采购部工作职责

1、负责维修工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总维修部周转材料及使用材料计划,编制维修部材料成本及利润工作报告,加强工程材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制,及时反映工程材料的实际支出、盈亏。

2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。

3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集,建立建全材料合格供应商信息库。

4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作,维修部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料,零星材料及辅材类材料的采购、验收,进行质量监督。

5、负责维修部材料、设备、周转材料的使用管理及材料账目的考核、抽查、监督工作。

6、完成上级领导交办的其他工作任务。

第二条、材料计划

1、维修部提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出材

料使用计划,填制《维修材料使用计划表》(准确率允许在80%即可)维修部负责人签字确认后,由采购部进行询价、比价、定价,询价单位不少于3家。

2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期,施工部门应提

前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底,施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主,加工类材料计划填制《异型材料加工单》。

3、零星材料计划由维修部及时提出,填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。

5、对临时急需材料,项目施工员提出计划,工程部经理签字,材料员报材料部门主管批准后采购,严禁材料人员擅自采购无计划材料。

6、材料计划方面主体责任方为施工部,出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。

7、采购部材料计划工作,应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类,并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询(注:不需要施工部提供材料计划,该工作全部由材料部负责进行,主要目的是在第一时间开始材料计划工作,避免工期紧张造成材料供应不及时)

第三条、材料询价、定价程序

1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作,填写《材料(周转材料)采购比价单》 (附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章),《材料(周转材料)采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。

2、采购部在完成《材料(周转材料)采购比价单》后一天内完成会签,采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可(成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格,采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格)。

3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购,由采购部、维修部组织采取

公开招标或议标的方式,确定供应商洽商合同,经分管领导批准,总经理审核后方可采购。

5、对小型材料、设备的询价、定价、采购,由采购部自行询价报维修部

审核,由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话(确保信息准确)出现材料组织困难应及时通知施工部。

第四条、材料采购程序

1、采购部根据公司总经理审批的《材料(周转材料)采购比价单》的情况及时签订采购合同,采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场;材料员直接联系供料商,要求供货商按要求供货。

2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理,并根据工程的进展情况及时与供应商联系,确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由维修部材料员及时组织采购。

3、项目需由甲方或业主批价认可的材料,由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。

第五条、合同签订

1、壹万元以上(含壹万元)材料、设备合同的签订,采购部根据《材料(周转材料)采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况,拟订出材料合同样本(技术性指标需会同技术人员确认)随附供应商资质证明。

2、壹万元以下的零星材料采购(本材料整个项目部用量不超过壹万元),原则上可以不签订合同,项目部填写备案说明,相关人员签字后交采购部备案。

3、对项目上拟包工包料分项工程,签订合同时,需采购部、项目部共同参与,材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同,项目部配合;人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同,采购部配合,项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。

第六条、材料款付款程序

1、主要材料拨款,采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》(此单据由财务部编制),经采购部、工程部,财务部审核,报总经理审批,作为付款依据。

2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的

拨付,财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量,核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》(此单据由财务部编制),经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。

3、对于公司指定的长期合作的小型材料(指成批量的零星材料)供应商,签订合同备案说明后,原则上不必签合同,每月对所供材料的价格审核无误后,按月拨付总产值95%的货款,余留5%作为质量保证金,在工程顺利结束后,拨付总产值的3%货款,工程验收后,拨付余留的2%货款。签字程序同上。(注:供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料,如:营业执照、税务登记等)

第七条、材料备用金、台帐管理

1、原则上每个项目设一名材料员(材料员可兼),负责该项目材料总账的管理、材料验收(调拨)明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。

2、需要现金购买的材料,由采购部经办人填写备用金借款单,总经理批准后,到公司财务部领取,凭票据到财务处报销冲备用金帐。

3、采购部负责监督采购员材料资金的使用,严格控制资金在合同范围内执行。

4、材料对账、报账与盘点:

(1)每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账,填写《材料(机具)对账卡片》,由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。

(2)对账时间:每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。

(3)盘点时间:每月25日到31日与材料会计进行库存盘点

第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理

1、材料、设备入库管理

(1)材料、设备进场,材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库,

登记入帐手续,入库前仓管员应清点好材料的数量,核对对材料、设备的外观、形状,检验材料的质量,对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。