档案管理公司制度15篇

体系如何搭建

公司的档案管理工作并非简单的文件堆积，而是需要精心规划的体系构建。我们要明确档案分类标准，依据业务性质和信息类型进行细化，如财务、人事、项目等。接着，制定详细的归档流程，确保每个环节都有清晰的责任人，从文件的产生到销毁全程可控。此外，建立电子化管理系统，提高检索效率，减少人为错误。

体系框架

公司档案管理制度应包含以下几个核心部分：1）档案管理政策，阐述档案的价值和管理原则；2）操作规程，详细说明档案的收集、整理、存储、利用和销毁步骤；3）权限分配，规定哪些人员可以接触何种档案；4）监督机制，设定定期审查和审计，保证制度执行的有效性。

重要性和意义

档案管理不仅关乎公司的历史记录，更是法律合规和业务连续性的保障。它能确保决策有据可依，防止重要信息丢失，降低风险。良好的档案管理还能提升工作效率，通过快速获取所需信息，支持日常运营和战略决策。它是对外展示公司专业形象，体现管理水平的一个窗口。

制度格式

制度文件应保持统一的格式，以增强阅读和理解的便利性。通常包括标题、生效日期、修订记录、正文四部分。正文部分应以简洁明了的语言编写，条款清晰，避免模糊表述。例如，“所有员工需在文件生成后7个工作日内完成归档”，这样的规定既具体又易于执行。制度中应包含相应的违规处理措施，以确保制度的权威性。

档案管理公司制度的构建是一项系统工程，需要全面考虑业务需求、法规要求和技术可行性。只有这样，才能建立起一套有效、实用且适应公司发展的档案管理体系。

档案管理公司制度范文

第1篇 某物业公司文件档案管理制度怎么写

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第2篇 公司档案管理制度汇编

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

一、文件材料的归档要求:

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2. 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4. 归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5. 归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6. 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7. 归档的文件材料必须为正本,本企业编制的文件应附发文底稿。

8. 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9. 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10. 外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

常业务工作,是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式,为做好档案管理工作,特制订如下制度:

1.凡本公司有关人员,因工作需要借阅档案者,一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度,取得相关领导签字,同时做登记。

2. 本公司有关人员如有实际情况必须借出者,须办理相关手续,超过两天以上归还者,须经领导批准签字。但要如期归还。

3．借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时反映给主管领导。

4. 外单位借阅档案者,须持单位介绍信,且经总经理批准后方可借阅,只限在本室查阅,一律不外借,且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5. 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、 档案的保密制度

1.凡属密级档案,必须正确地标明密级,并妥善存放。

2. 非综合档案室人员不得随便进入档案库房,库房门窗及箱柜应随关锁。

3．全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定,不失密。否则应追究责任。

4. 凡查阅密级档案,均须办理审批和借阅手续,一般只允许在阅档室查阅,不得带出或复制,确属需要者须办理相关手续。

5. 查阅人员对档案内容承担保密义务,违反规定造成后果者必须追究责任。

6. 档案人员要忠于职守,认真执行各项保密制度。

7. 定期对保密档案保管情况进行检查,发现问题及时处理。

四、 档案库房管理制度

一、档案入库检查:1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案,及时进行修补和复制。

2. 入库底图应批边分类装袋,照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

3．定期对档案保管状况进行全面检查,做好记录,发现问题要采取积极有效措施,保证档案的安全。

二、 档案库房管理:

1.档案库房未经许可,外来人员不得擅自进入。

2. 档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观,便于调卷。

3．库房门窗须安装窗帘,库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4. 避免光线直射档案,更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5. 库房内应有空气调节和温湿度计等设施,及时做好温湿度记录,温度应控制在14度——24度,相对湿度控制在45——60%。

6. 库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表,库房应专门安装空调设备。

7. 库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟,定期检查,杜绝一切发生火灾的可能。

8. 档案库房要做到八防:防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9. 对库藏档案应经常进行检查,发现问题,及时报告并采取措施予以处理。

10. 每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查,掌握档案管理情况,为科学管理积累资料。

五、 档案鉴定、销毁制度

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定,编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2. 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限,保管期限从长。

3．从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4. 档案通过鉴定,要求保管期准确,案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确,不完整,应及时责成有关部门修改、补充。

5. 销毁档案必须严格掌握,慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定,由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销,防止失密。档案销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字

六、 档案保管统计制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分开,并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施,以确保档案的安全与完整。

二、 档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物,严禁吸烟和使用明火。

三、 建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、 做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

七、 综合档案室主任职责

一、认真学习《档案法》,深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策,不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、 努力学习业务,钻研各类档案理论基础知识,充分掌握综合档案室库存档案的各种情况,做到心中有数,操作自如。

三、 检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作,对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

四、 组织档案网络成员进行业务学习,交流档案管理经验与体会,开展档案工作的检查评比,不断促进档案工作的健康发展。

五、 定期向分管领导汇报档案工作,争取领导支持,做好档案工作计划的制订和落实。

六、 组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、 负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

八、 档案工作人员岗位职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策,坚持以法治档,忠于职守,全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、 负责管理本部门的档案,做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

三、 积极做好档案的服务利用工作,编制必要的检索工具和参考资料,及时准确地提供利用。

四、 做好档案的“八防”工作,确保档案的完整与安全。

五、 严格遵守“保密制度”工作,未经批准,不得擅自扩大档案的借阅范围,不得泄露档案的保密内容。

六、 负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

第3篇 公司档案管理部门制度

1、公司档案管理部门,设置档案专管岗位,由专人全权负责。

2、文书结案后,原稿由档案专员归档,经办部门视须要留存影本。

如为特别案件因业务处置须要,原稿须由经办部门保管者,应经档案管理主管引导批准后妥为保留,档案管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及 是否完全,如有短少,应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

点收文件后,应依下列方法收拾:

1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其 均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

档案分类应力求切合适用。

倘因案件较多,前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多,亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。

同一小类之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷应用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

档号之表现方法如下 aa―bbccd―ee,aa为经办部门代号,bb为大类号,cc为小类号。

d为档卷卷次,ee为档案目次。

档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明简要,以能充足表现档案内容 性质为原则,且有必定范围,不宜笼统含糊。

各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表现;

其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。

档案分类各级名称经断定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用必定次序依次排列,以便查阅。

档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩展或业务增繁时,随时增补之用。

档案分类各级名称及其代表数字一经断定,不宜任意修正,如确有修正必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对比表,以免混杂。

第4篇 公司文件及档案管理制度（7）

公司文件及档案管理制度(七)

第一章总则

第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司各部门。

第二章基本原则及管理范围

第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。

第三章管理机构及主要职责

第六条管理模式

公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条重要档案基本管理要求

合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;

三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;

五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。

第四章档案的归档、立卷和移交

第十条档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。

第十一条归档要求

一、归档专业技术要求

(一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、相关工作要求

(一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;

(二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条档案立卷

一、立卷原则

综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;

二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。

第十三条档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。

二、公司内部移交要求:

(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。

三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。

四、电子档案管理(略)

第五章档案的利用

第十四条档案借阅基本程序

仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;

三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;

五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批

,各档案室即可办理;

六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;

七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;

八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;

九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;

十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条档案密级确定与管理

公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;

二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;

三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;

六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;

七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:

(一)涉及公司商业机密;

(二)涉及公司专利或技术秘密;

(三)涉及公司员工个人隐私;

(四)档案形成部门规定限制使用。

第十八条档案统计

公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)

第六章档案的保管和鉴定

第十九条档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;

二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;

三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;

四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。

第二十条档案鉴定与销毁流程

档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;

(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;

(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、档案销毁规定

(一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;

(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;

(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条档案保管期限

档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

第七章奖惩规定

第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。

第二十三条罚则

一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;

(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;

(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;

(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;

(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。

二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。

第八章附则

第二十四条本制度自印发之日起执行。

附表:一、《档案移交登记表》

二、《档案查询审批表》

三、《档案借阅审批表》

四、《公司密级事项划分表》

第5篇 中海物业公司档案管理制度

zh物业公司档案管理制度

为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点:

a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有:

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则:

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序:

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

第6篇 投资公司档案管理制度格式怎样的

投资管理公司档案管理制度

第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条 公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条 归档范围:

(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条 归档要求:

(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条 档案管理人员职责

(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条 档案的查阅和借阅

(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六) 不准转借,必须专人专用。

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条 档案的保管

(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条 档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条 奖惩

(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条 本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。

第7篇 某物业公司文件档案管理制度格式怎样的

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第8篇 某公司安全生产档案管理制度

一、安全生产档案员职责

1、负责对本公司安全生产档案和资料进行管理。

2、负责对本公司安全资料的收集、整理及归档。

3、负责档案资料的查询、借阅、发放回收及文件的销毁或隔离存放。

4、负责安全档案的放火、防潮、防盗等。

5、保证安全档案资料的安全，不得泄密。

二、安全生产档案的内容

安全生产档案的内容包括：安全检查日志、安全会议纪要、各种设备的检修、运转记录、钢丝绳检查记录、调度简报、每月生产记录，测风记录、防坠实验记录、各级部门检查整改记录、工伤事故分析会记录、“三违”罚款单、安全生产文件等。

三、档案文档一般要求

1、字迹工整、书写清楚，各种原始记录封面做好标识记录。

2、破损文件材料要及时修复。

3、标识签署齐全。

4、按文件资料同组卷分类保存，跨年度资料按年月排列。

四、安全档案借阅办法执行—qms—c01文件。

第9篇 电池公司环境保护档案管理制度

电池有限公司环境保护档案管理制度

一、为加强环境保护档案管理,充分发挥环保档案在环境保护工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及《环境保护档案管理暂行规定》,特制定本制度。

二、环保档案主要指公司在环境管理监测、科研、宣传、教育等环境保护活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

三、环保档案工作是环境保护工作的重要组成部分,要将其纳入本单位的环保发展规划与年度计划中。

四、为保证环保档案完整、准确、安全、有效地利用,要采用先进技术,逐步实现环保档案管理的现代化。

五、档案工作人员要忠于职守,认真执行档案管理制度,钻研业务,严格遵守党和国家的保密规定,确保环保档案的完整与安全。

六、借用环保档案者应负安全和保密责任,不得擅自转借,不得折叠、剪贴、抽取和拆散档案,严禁在环保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等。

七、归档的环境保护文件、材料要做到字迹工整、图像清晰、签字手续完备。

八、科研课题、环保工程和其它任务等,承办单位应将所形成的环境保护文件、材料按本制度的要求整理归档。

九、环保档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期和短期的环保档案归环保组管理,永久性的归公司档案室保管,环保组保存永久档案的复印件。

十、本制度由公司环保组负责执行。

第10篇 科技公司档案管理制度

某科技公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。

第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定及时归档,部分资料须在行政部备份。

第二章 文件资料的收集管理

第四条 归档范围:

公司印发的公文。

公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。

公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。

上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。

公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。

公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。

公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

公司所有员工的考核与培训资料。

公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。

公司及产品的获奖证书。

第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。

第七条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。

第八条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动,必须将重要文件资料向行政部办理归档。

第九条各部门须有一名档案管理人员,认真执行定期归档制度。

第三章 归档管理

第十条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状,编制案卷类目 。案卷类目的条款必须简明确切,并编上明细名称。

第十一条 档案管理人员应及时将文件资料按照案卷类目放入文件夹内,对号入座。

第十二条 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件,归放在一起,不得分开。

第十三条 对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。

第四章 附则

第十四条 本制度由公司行政部负责解释。

第十五条 本制度自颁布之日起施行。

第11篇 某商业街地产公司会计档案管理制度

商业街地产公司会计档案管理制度

1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿(含备查帐簿)、财务报表、财务计划、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。它是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据,必须切实加强对会计档案的管理。

2、会计档案由公司财务部负责管理,由主办会计组织有关人员,严格按照《会计人员工作规则》要求,对会计档案进行定期收集,审查核对,分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记,严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

3、会计档案由主办会计负责保管,做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等,财务部定期不定期检查会计档案保管情况,及时处理档案保管中存在的问题。

4、会计档案管理人员应将归档的会计资料,按年、季、月顺序立卷登记存放。

5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼,阅后按规定顺序及时归还原处。

6、公司各部门因公需要查阅会计档案时,必须经财务部负责人同意,由档案管理人员接待查阅。

7、外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信及工作证,经公司领导批准,财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅,并要详细登记查阅会计档案人的工作单位,查阅日期,会计档案名称及查阅事由。

8、会计档案,原则上不对外借,如有特殊情况需要,须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印,并办理有关手续,外借期间不得转借他人,不得拆散原卷册,要限期归还。

9、会计档案的保管期限,根据其特点和使用价值,分为永久、定期二类,定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

10、会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定,严格审查,编制会计档案销毁清册,报上级主管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁,并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料,按上级有关规定执行。

11、由于单位人员的变动,会计档案需要移交时,由移交人办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

12、撤销、合并单位和建设单位完工后,会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位,并按规定办理交接手续。

13、公司分设新单位时,由老单位根据帐面数编制财务移交表, 双方签字作为新建单位建立新帐册的依据,原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。

第12篇 公司会计档案管理制度（3）

公司会计档案管理制度(三)

一、为了加强档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》,结合本公司实际及内部管理需要,制定本办法。

二、会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。

三、公司每年形成的会计档案。应由财务部按归档的要求,负责整理、立卷或装订成册,当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务保管,任何人不得自行封包工保存。

四、财务部指专人以会计档案进行妥善保管,存放有序,查找方便,同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

五、保存的会计档案,应为本单位的财会人员提供利用,非财会人员不得借阅和查看。向外单位提供利用时,须经本单位主管领导及财务总监签字批准,会计档案原则上不得借出。

六、撤消、合并时,会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位,并按规定办理交接手续。

七、各种会计档案的保管基础,根据其特点,分阶段永久,定期二类。

八、会计档案保管期满,需要销毁时,由财务部门提出销毁意见。严格审查鉴定,编造会计档案销毁清册,并报公司董事会审查,经批准后销毁。 九、本办法自公布之日起执行。

附会计档案保管期限表:

序号 档案名称 保管年限 备注 一、会计凭证类 1 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年 2 银行余额调节表 15年 二、会计帐簿类 3 日记帐 15年 其中:现金和银行日记帐 4 明细帐 25年 5 总帐 15年 包括日记总帐 6 辅助帐簿 15年 7 固定资产卡片 15年 固定资产报废清理后保存5年 三、会计报表类 5年 8 主要财务指标快报 3年 包括文字分析 9 月、季度会计报表 5年 包括文字分析 10 年度会计报表(决算) 永久 包括文字分析 四、其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 25年 13 会计档案销毁清册 25年

第13篇 房地产集团公司项目档案管理制度

房地产集团有限公司项目档案管理制度

第一章 总则

第一条 为充分发挥_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合 本公司实际,特制定本制度。

第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。

第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

第四条 本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章 档案的分类

第五条建设工程前期文件资料

(一)可行性研究资料

1、项目建议书及批复;

2、可行性研究报告及批复;

3、项目评估意见;

4、环境影响报告书(表);

5、设计任务书、计划任务书;

6、选址意见书。

(二)基础、设计、施工前准备资料

1、基础资料

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;

(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;

(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

2、设计文件

(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;

(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;

(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;

(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

3、施工准备资料

(1)征用土地批准文件及红线图;

(2)拆迂文件、补偿安置协议书;

(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;

(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;

(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;

(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。

第六条 施工技术文件资料

(一)开工报告,停工、复工报告;

(二)施工组织设计、施工方案;

(三)图纸会审纪要;

(四)工程技术、质量、安全措施交底;

(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;

(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;

(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;

(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;

(九)混凝土施工日记;

(十)技术复核记录;

(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);

(十二)工程沉降观测、变形观察记录;

(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;

(十四)构件合格证;

(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;

(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

(十七)工程变更设计联系单;

(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;

(十九)工程质量事故及处理材料;

(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);

(二十一)单位工程竣工验收记录;

(二十二)单位工程质量综合评定表;

(二十三)分项、分部工程质量评定表;

(二十四)竣工报告;

(二十五)交工验收材料;

(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;

(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;

(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;

(二十九)工程质量监督报告;

(三十)工程质量保修书;

(三十一)工程决算、决算审计。

第七条 竣工图文件

(一)建筑安装工程

l、各类建筑、结构专业图;

2、各类电气专业图;

3、电信专业图;

4、煤气专业图;

5、各类给、排水工程专业图;

6、供热、冷专业图;

7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

(二)地下管线工程

1、总平面图;

2、纵断面图、横断面图、结点详图;

3、构筑物结构图;

4、各种管线特征点图;

5、管网综合图。

第八条 竣工测量文件资料

(一)综合性资料

1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;

2、竣工测量施测方案;

3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,

4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。

(二)控制资料

1、管线控制,加密控制点的观察手簿

2、光电测距记录;

3、水准观测手簿;

4、平面、立面求算值的计算书;

5、控制点分布略图、成果表。

(三)地形测量资料

l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图

;

2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

第九条 建设(施工)监理资料

(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;

(二)监理规划、监理细则;

(三)监理通知、不合格工程项目通知;

(四)工程延期、费用索赔审批表;

(五)工程部分暂停报告;

(六)工程移交证书。

第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

第三章 档案的收集和归档

第十一条 在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整

第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。

第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。

第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。

第十六条 照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。

第十七条 在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:

(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);

(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;

(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;

(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过 2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;

(五)未按施工图位置施工的管线工程。

第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。

第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。

第四章 档案的组卷和移交

第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。

第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。

第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。

第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram 等四种。

第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。

第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。

第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。

第五章 附则

第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。

第14篇 z公司档案管理规章制度

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全为您提供的制度文章供您参考:

一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到:

①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

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第15篇 公司销售客户档案管理制度

销售客户档案管理制度

1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立,交直接上级审核,专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善,填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管,分类整理。

4、档案的保管应严格执行档案借阅制度,不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产,任何人不得据为己有。