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公司的员工档案制度是企业管理的重要组成部分，它旨在规范员工信息的收集、存储和使用，确保信息的安全性和准确性。这一制度的建立与执行，不仅有助于企业了解员工的能力和表现，也为人力资源决策提供有力的数据支持。
内容是什么
员工档案主要包括个人基本信息、教育背景、工作经历、绩效评价、培训记录、奖惩情况等。这些信息的更新应当及时、全面，以反映员工的最新状态。员工有权查阅自己的档案，但必须遵守保密协议，不得泄露他人信息。
规章制度
1. 员工档案由人力资源部门统一管理，任何未经授权的人员不得接触。
2. 档案信息的录入应准确无误，任何修改需经直接上级和人力资源部门确认。
3. 员工离职后，其档案将被存档，保存期限符合当地法规要求。
4. 对于涉及敏感信息的部分，如健康状况、薪资等，将实行严格的访问权限控制。
管理规定
执行员工档案制度需要全员参与，管理层应定期检查制度执行情况，确保其有效运行。对于违反规定的行为，将视情节轻重给予警告、罚款甚至解雇等处罚。企业应定期对员工进行档案管理的培训，提高他们的保密意识和合规操作能力。
员工档案制度是企业运营的基础，它维护了员工权益，促进了公平公正的管理环境。每个员工都应理解并遵守这一制度，共同营造一个有序、专业的职场氛围。
公司员工档案制度范文
第1篇 公司员工档案制度
公司的员工档案有几种,如原始的档案,公司员工培训档案,业绩档案等,对于这些不同的档案如何进行管理呢以下是公司员工档案管理制度的范本,仅供参考。
员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。
1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。
2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。
3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。
4、查阅原始人事档案管理规定:
⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。
⑵查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。
⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
⑷非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。
⑸员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。
5、员工业绩、培训档案:
员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。
⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。
⑶部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。
⑷员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。
⑸员工离职后,员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
涉及部门
签发人签名
部经理:
现将《员工档案管理制度》抄发你部门,请严格执行。
总经理:(签名)
执行负责人签名
总经理:
兹收到《员工档案管理制度》,本人明白本职责的详细内容,并谨此声明本人保证尽职尽责做好本职工作。
部门经理:(签名)
第2篇 工作责任制度：员工档案管理
员工档案管理工作责任制度
(1)员工的入职、奖惩、请假、辞职表、劳动合同等《11份附件》文件必须保存二年以上。
(2)以上文件由人力资源部根据入职月份按系统或部门分类装入文件袋归档,归档后统一存放在财务部资料房,未经人力资源部、财务部经理一致同意,任何人不得查阅或借出。;
(3)人力资源部对涉及薪资保密、员工个人保密信息等内容严格履行保密义务。
第3篇 s公司派遣员工档案管理制度
某公司派遣员工档案管理制度
为进一步健全我单位规章制度,维护单位及派遣员工的合法权益,避免纠纷产生,促进企业健康发展,结合实际情况制定本档案管理制度。本制度适用于对劳务派遣员工的聘用及管理,请各部门相互配合,严格执行。
一、基本原则
公司招聘录用派遣员工的档案管理遵循统一领导、归口管理的基本原则,档案管理机构对派遣员工的全部档案实施综合管理。
二、根本要求
档案经手及管理部门要维护档案的完整与安全,便于公司对档案的有效利用。
1.档案的完整:一方面,从数量上,要保证档案的齐全配套,不使应该集中保存的档案缺文短页,杂乱无章;另一方面,从质量上,也就是从系统性方面,要维护档案的有机联系,严防对档案人为地割裂分散,或者零乱堆砌。
2.档案的安全:一方面,从档案的物质安全上说,要努力采取科学措施,对派遣员工的档案进行很好的管理和保护,力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;另一方面,要加强保密工作,严防档案的丢失和失密、泄密现象的发生。
三、派遣员工个人档案的形成
严格遵守派遣员工的招录流程,并将派遣员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入派遣员工个人档案,编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目:
1.应聘登记表;
2.笔试成绩表及面试评价表;
3.体测表;
4.体检表;
5.培训登记表;
6.考核登记表;
7.社会保险个人信息采集表;
8.派遣员工告知书;
9.无犯罪记录证明(声明);
10.个人承诺书;
11.劳动合同及补充协议原件;
12.派遣员工手册签收凭证(公司联);
13.个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件;
14.员工离职相关材料;
15.解除(终止)合同证明;
16.其他与派遣员工聘用招录有关的书面文件。
四、档案管理
1.管理部门
派遣员工档案归口人力资源部(综合办公室),归入人事档案类别,与公司其他档案分类编辑,统一管理。
2.归口管理
2.1.归档前,要对归档材料进行鉴别,按照材料的属性、内容、编号确定其归档的具体位置。
2.2.归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。
2.3.及时将新材料归入档案中。
3.档案的查(借)阅
3.1.查(借)阅派遣员工档案须经公司分管领导审核批准后方可,特殊情况下须经董事长审批,并进行借阅登记。
3.2.使用人因入党、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由档案管理人员向证明人核实情况后,可以出具证明材料。
3.3.档案管理员要做好归档记录、查(借)阅记录。档案借阅最长时间为一周,若借阅人未按规定及时归还所借档案,档案管理人要及时催还,必要时为其续办延长借阅手续,并要求到期归还。
3.4.档案管理员在出借档案时要核实档案材料,并在档案归还时核对材料是否完整或损坏,如发现材料损坏或丢失应及时向分管领导汇报。
4.档案的保存和销毁
4.1.档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
4.2.档案管理员要定期对档案进行检查,防治霉变、虫蛀,防火、防水、防盗。
4.3.档案原则上永久保存,对于已辞(退)职派遣员工的个人档案,原则上自离职之日起3年后方可销毁,销毁时须经公司领导批准,并做好销毁记录。
五、制度生效
1.本档案管理制度自即日起开始实施,在实施过程中应结合实际情况不断进行完善,重新编辑或编制补充文件附于本文件之后。
2.《派遣员工档案借阅申请单》、《派遣员工档案借阅登记表》、《派遣员工档案销毁申请单》作为本文件附件。
第4篇 员工档案管理制度范例
公司的各员工档案也分为员工的入职档案,培训和工作业绩档案等方面,对于这些员工档案进行管理,一定要制定怎样的管理制度呢以下提供的员工档案管理制度的资料,可供参考。
员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。
1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工,其原始资料由本企业调入、保管。
2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工,自签订劳动合同试用期满后,按本企业调档要求,将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的,本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料,未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。
3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。
4、查阅原始人事档案管理规定:
⑴查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。
⑵查阅员工原始人事档案所获资料,由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。
⑶员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
⑷非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,政府职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。
⑸员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。
5、员工业绩、培训档案:
员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料,包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件,员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。
⑴人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
⑵员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。
⑶部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。
⑷员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。
⑸员工离职后,员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
第5篇 员工人事档案管理制度
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括:
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历,自传材料;2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后,由员工本人填写《员工登记表》,其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2.项目内容如有变化,员工应以书面方式及时准确地向人事部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制定公司人力资源 发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源 的规范化管理奠定扎实的基础。
第6篇 车集煤矿员工:安全档案管理制度
车集煤矿员工安全档案管理制度
第一条 为了更准确、详细掌握职工信息、安全状况,更好地排查出安全管理的重点人员,不断提升职工综合素质,同时为职工评先、职务晋升及考核提供依据,特制定本制度,建立全矿职工安全档案,并进行集中统一管理。
第二条 经管科每月分单位向安检科提供全矿所有人员的基本信息(人员情况变更的要注明),包括姓名、年龄、性别、民族、身份证号码、参加工作时间、工种等。
第三条 安检科统一制定员工安全档案格式,对全矿员工安全档案进行统一管理。
第四条 安检科在信息站建立事故、“三违”、隐患、不规范登记记录本,各级管理人员将日常查处的“三违”、隐患、不规范行为等情况在安检科信息站设立的记录本上进行详细登记,安检科把登记的问题纳入当天安全考核。
第五条 安检科每天在矿早调度会上通报当天员工发生“三违”、隐患、不规范及处理情况。
第六条 安检科信息站根据在早调度会通过的处理决定,将员工出现的事故、“三违”、隐患、不规范等情况在员工个人安全档案台账上分单位进行登记。
第七条 各单位、科室及时将专业检查、隐患排查及事故追查中有关员工安全档案所需相关资料及时报送到安检科,以便统计建档,安检科及时完善修订档案管理的相关内容。
第八条 员工安全档案及相关资料由安检科指定专人负责管理,电子版做好备份。档案建立必须及时、完整、准确,不得随意更改、严禁弄虚作假。
第九条 需要向其他科室或单位提供有关员工安全档案资料时,必须经安检科科长同意,特殊情况需请示分管矿领导。
第十条 因员工安全档案管理不善,对员工利益或者有关单位造成损失的,根据影响情况,对责任人罚款200元~1000元,情节严重的给予行政或纪律处分。
第十一条 本制度自下发之日起执行。车矿字[2022]54号文件同时废止。
第7篇 员工职业健康档案管理制度
1员工职业健康档案由行政部具体负责建立并专人统一管理,并定期对档案的管理进行检查。
2员工职业健康档案的内容包括：员工的职业史、既往史和职业病危害接触史、职业健康体检结果报告和复查结果报告、健康体检综合分析及处理情况报告、职业病诊疗等有关个人健康资料。
3职业病观察对象和职业禁忌症处理意见书。
4职业病诊断档案的内容包括：职业病诊断证明书、职业病诊断过程记录、临床检查与实验室检验等结果报告单、现场调查笔录及分析评价报告、用人单位和劳动者提供的诊断用所有资料。
5相应作业场所职业病危害因素监测结果。
第8篇 实验中学档案员工作制度
州泰实验中学档案员工作制度
1、热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。
2、严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行自己的职责。
3、熟悉业务，了解本单位历史和现状；认真编制检索工具，编写参考资料，积极做好提供利用工 作。
4、做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。
5、忠于职守；认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，推进本单位档案管理水、平的提高 。
6、认真做好档案管理日常工作；严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确 保档案资料的完整、安全。
第9篇 员工人事档案管理制度-范本
第一条人事档案的内容。
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括:
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历,自传材料;
2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价,对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;
3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;
4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;
5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后,由员工本人填写《员工登记表》,其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2.项目内容如有变化,员工应以书面方式及时准确地向人事部报告,以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正,确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据,并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析,了解公司人员结构的变动情况,为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用,充分发挥员工档案材料的作用,为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。
