第1篇 物业管理费用收取工作程序
物业管理费用收取程序
1.目的
对费用收取实施控制,以保证及时、准确地收取相关费用。
2.适用范围
适用公司物业管理费用的收取。
3.引用文件
3.1质量手册第4.9章。
3.2iso9002标准4.9章。
4.职责
4.1物管部及保安部负责管理费、停车费、维修费等费用的收取。
5.工作程序
5.1物业管理费用包括:管理费及装修按金、住宅维修基金、代收水费、维修费、停车场费用等。
5.2物管部管理员负责各项费用的收缴工作。
5.2.1管理员每月10日向客户发放缴费通知单。
5.2.2管理员向客户收取管理费用,开具发票,交予客户作为款项收妥的依据。
5.2.3管理员16日考盘报银行,根据银行划帐结果,管理员向未交款客户发放第一次催交款通知书,三天后仍不交费的,经总经理或副总经理批准后,向客户发第二次催款通知。
5.2.4收费员按停车费标准向车主收取停车费,每天早班下班后收费员将所收取的停车费上交公司财务室。
6.支持文件及质量记录
6.1缴费通知单
6.2催交款通知书
6.3业主入伙费用收费标准
6.4停车场收费标准
第2篇 物业环境管理工作概述
物业环境管理工作概述
(一)清洁管理
现代清洁不但注重一般业务的'扫',更为注重专业的'保',防止建材的磨损、变色、生锈、发霉等。因此,我们的清洁作业更注重专业业务的含义是'保洁'。
清洁工作,选用适当的清洁用品,不但能保持建材的外观整洁,而且能更进一步减少各种腐蚀;使用无污染清洁剂保持环境的清新,并采取保护措施,还可以提高建材使用中的抗磨损能力。
(二)绿化管理
在提高绿化植物的生长质量、维护绿化植物优美外型的同时,注重与园林艺术协调与融合。
(三)消杀管理
为有效控制'四害'密度,营造良好的工作和生活环境,将以'预防为主、全面达标'为原则,根据季节的变化,制定相应的消杀工作计划,把灭鼠、灭蝇、灭蚊、灭蟑螂、灭白蚁工作做好。
消杀区域主要包括:大楼地下室、各楼梯通道、各办公室及功能厅、各机房、厕所、沙井、化粪池、垃圾箱等室内外公共区域及值班室和食堂。
在消杀工作过程中,将以不影响人员正常办公、生活为前提,把有噪音和刺激性气味的消杀施药工作尽量安排在夜间或周末进行,在第二天工作日开始前做好通风排气。在消杀工作质量控制方面,把周期性大区域普及消杀与重点区域强化管理相结合,严格控制蚊蝇滋生地和密集发生区,控制鼠患,消灭白蚁危害。
(四)排污管理
服务中心对于项目的污水井、排污管、化粪池等将采取隐性化的管理,确保业户或租户有一个无污水、无废气、无臭气的工作、生活环境。
(五)污染控制
服务中心对于各种可能的污染源如食堂排烟、风机噪音、冷却塔飘散水、机器设备震动、玻璃眩光等采取有效的控制。并积极推行垃圾分类收集处理和节约能源活动。
(六)倡导洗手间文化
通过对洗手间内的精心布置,如绿化摆设、墙面布置等,倡导洗手间文化,为环境管理提供一个示范点,同时也是环境管理的一种升华,展示的不但是一种风格,还是一种文化,还是一种让人感慨万千的感想。
第3篇 物业管理招标工作程序范本
一、招标准备阶段
招标准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理招标到正式对外招标即发布招标公告之前的这一阶段所做的一系列准备工作。根据国际惯例,这一阶段的主要工作有:成立招标机构;编制招标文件;确定标底。
(一)成立招标机构
任何一项物业管理招标,无论是开发商还是业主委员会,都需要成立一个专门的招标机构,并由该机构全权负责整个招标活动。招标机构的主要职责是:拟定招标章程和招标文件;组织投标、开标、评标和定标;组织签订合同。可见招标机构一旦成立,其职责将贯穿整个招标投标过程。
成立招标机构主要有两种途径。一种是开发商或业主自行成立招标机构,自行组织招标投标工作;另一种是开发商或业主委员会委托专门的物业管理招标代理机构招标。两种途径都符合我国《招标投标法》的规定,并各有特点。
对于开发商或业主委员会自行成立招标机构,我国《招标投标法》规定:“招标人具有编制招标文件和组织评标能力的,可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。考虑到招标是一项较为复杂和繁琐的工作,其中在编制招标文件和组织评标方面有较强的专业性,对招标人能力的要求也较高,因此,招标人应根据自己的实际情况,量力而行。如招标人为实力雄厚的大型开发商或联合开发机构,有能力从物业的设计、施工监理到验收,整个开发的过程都统一自行成立招标机构,包揽其“一条龙”的招标工作,这时该物业管理招标也理应由开发商自行成立的招标机构来完成。再如,对于采用小范围邀请招标或议标方式的小规模物业管理项目,由于招标工作量不大,专业性不强,开发商一般都能够自行编制招标文件和组织评标,这时,招标人自行成立招标机构招标也较为适宜。自行招标的开发商或业主应按照惯例在开发商所在单位或业主委员会下设“招标工作委员会”或“招标工作组”等非常设的招标机构。其具体的组织机构设置本书第1章已作详细介绍,在此不再赘述。
对于招标人委托招标代理机构招标,我国《招标投标法》规定:“招标人有权自行选择招标代理机构,委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构”。采用委托招标代理机构招标的最大优点在于招标机构与投标人之间做到信息充分对称,使得在招标项目专业性较强或开发商和业主信息不充分的情况下,招标得以顺利完成。要做到这一点,开发商或业主在选择招标代理机构时应注意以下问题:
首先,招标人应根据自己的意愿和自身情况选择招标代理机构,任何个人和单位都无权强行指定招标代理机构给招标人。而且,招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系,招标代理机构无权将招标结果强加于招标人,招标人应是是否中标的最终决定者。特别是国有房地产开发商在委托招标代理机构招标时,应避免选择与自己有上级关系的招标代理机构。
其次,招标人应根据自己标的的规模大小,选择不同等级的招标代理机构进行招标。我国《招标投标法》对招标代理机构的资格和等级划分,主要依据招标代理机构所具备的两个条件:一是代理招标经历达到一定的年限,且连续几年招标金额达到一定等级;二是编制招标文件和组织评标的专业能力和技术力量,也就是配备的专家人才库的规模大小和专家素质的高低。招标人应根据自身对物业管理的要求及标的的规模大小选择相称的招标代理机构,在委托价格合理的情况下,应选取具有较高等级的代理机构进行招标。
招标人委托招标代理机构进行招标的方式常用于公开招标和一部分大范围邀请招标。事实上,对于一些大型的项目,开发商往往委托一家招标代理机构包揽该项目所有的招标工作;另外,业主委员会进行物业管理招标时,通常也采用委托招标代理机构招标的方式。
(二)编制招标文件
编制招标文件是招标准备阶段招标人最重要的工作内容。招标文件是招标机构向投标者提供的为进行招标工作所必需的文件。招标文件的作用在于:告知投标人递交投标书的程序;阐明所需招标的标的情况;告知投标评定准则以及订立合同的条件等。招标文件既是投标人编制投标文件的依据,又是招标人与中标人商定合同的基础,因此它是对招标机构与投标人双方,以及招标人(开发商或业主)与中标人双方都具有约束力的重要文件。招标人应十分重视编制招标文件的工作,并务必做到条款严密、周到,内容明确,合理合法。
物业管理招标文件的内容格式根据招标项目的特点和需要而有所不同,但任何招标文件都应当依据法规和惯例编写其基本的内容。我国《招标投标法》规定:“招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。根据这一规定和国际惯例,物业管理招标文件的基本内容可概括为三大部分:
1.投标人须知
投标人须知是招标文件的重要组成部分,它是业主或招标机构对投标人如何投标的指导性文件,其内容包括投标的条件、有关要求及手续。
(1)投标的条件
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(2)对投标文件的要求
如果说投标的条件侧重于对投标人的要求,则该部分侧重于对投标文件的要求。由于招标机构在接受投标书时,通常会检查投标书的制作和封送是否合乎程序,招标文件必须在这一部分中写明对投标文件编写的统一要求(通常提供统一的投标文件格式)以及对投标文件封存和递交的规定,以便于开标和评标工作。
(3)对招标程序的说明
由于整个招标过程应体现出公平、公正、合理的原则,而要体现公平、公正原则,重要的一条便是招标程序的公开化,以增加招标活动的透明度。招标文件这一部分的内容便是通过将开标、评标和定标的规划等招标过程的关键内容予以公开,从而体现了整个招标工作的公正透明。
2.合同条款
合同条款的目的在于将中标后所要签订的合同的内容规范化和公开化,这也是招标公平、公正原则的具体表现。合同的条款分为一般性条款和特殊性条款。前者通常是物业管理招标的行业性的约定俗成,对于不同的物业管理项目均具有一般性,通常由技术条款、商务条款和法律条款组成;后者则是针对每个具体不同的物业管理项目自身的特点而度身定造的个性化条款。按照个性包括共性的道理,在合同条款中,特殊性条款也就优于一般性条款,在两者发生不一致时,合同应以特殊性条款为准。
3.技术规范
技术规范是详细说明招标项目的技术要求(如物业管理项目的服务标准、具体工作量等)的文件,当属招标文件的重点之一。技术规范通常是以技术规格一览表的形式进行说明,另外还需附上项目的工程图纸等作为投标人计算标价时的依据。
考虑到招标文件的编制对整个招标活动的影响举足轻重,下一章将专门就招标文件的编制进行详细介绍,在此不再赘述。
最后谈一谈制定招标文件的时间。何时制定招标文件是由物业开发建设程序决定的,我国目前大多数物业管理招标均是在物业开发建设的后期。然而,随着开发商对物业管理的要求不断提高,物业管理“超前招标”已屡见不鲜。“超前招标”在我国即为在项目立项阶段,用地申请得到批准后即可进行物业管理招标工作、制定招标文件。超前实行物业管理招标确实有其优点,然而过早地制定招标文件,加之此时存在大量的不确定因素会使得招标文件编制难度加大,可靠性降低。因此,应注意把握招标文件制定的时间,使编制出的招标文件内容既严密明确,又不失前瞻性。
(三)制定标底
制定标底是招标的一项重要的准备工作。按照国际惯例,在正式招标前,招标人应对招标项目制定出标底。标底是招标人为准备招标的内容计算出的一个合理的基本价格,即一种预算价格,它的主要作用是作为招标人审核报价、评标和确定中标人的重要依据。因此,标底是招标单位的“绝密”资料,不能向任何无关人员泄露。特别是我国国内大部分项目招标评标时,均以标底上下的一个区间作为判断投标是否合格的条件,标底保密的重要性就更加明显了。
由于标底是衡量投标报价竞争力的一把尺子,标底制定的好坏,直接影响到招标工作的有效性。标底定的过高,进入合格范围内的投标人数量太多,就会使评价的工作量和难度大大增加;标底定得过低,又容易使所有的投标人都落空,从而导致招标失败。因此,标底制定得好,可以说是招标工作成功的一半,而编制一个先进、准确、合理、可行的标底需要认真细致,实事求是。首先,标底的制定与招标文件的编制有着密不可分的关系。标底制定得是否正确很大程度上取决于招标文件中对项目工作量的说明是否正确,因此招标文件对项目的工作量进行说明时应尽量减少漏项,同时将工作量尽可能算准确,力争将招标文件中计算出的工作量与实际量的误差控制在5%以内。其次,标底的制定应建立在一个比较先进的物业管理方案基础上,这样编制出的标底才切合实际。如果开发商或业主属自行招标,则可参照相关物业近年来国内外先进的物业管理方法,或者开发商或业主可以委托招标代理机构制定标底。
二、招标实施阶段
招标实施阶段是整个招标过程的实质性阶段。招标的实施主要包括以下几个具体步骤:发布招标公告或投标邀请书;组织资格预审;召开标前会议;开标、评标和定标。
(一)发布招标公告或投标邀请书
我国《招标投标法》和国际惯例都规定,招标人采用公开招标方式招标的,应当发布招标公告;招标人采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或其他组织发出投标邀请书。无论是招标公告还是投标邀请书,其目的是一致的,都是为了向尽可能多的潜在投标者提供均等机会,让其了解招标项目的情况,并对是否参加该项目投标进行考虑和有所准备。两者的区别在于对公开招标公告的要求更为严格。以下对发布招标公告的渠道和时间安排、招标公告的内容和格式等进行详细介绍。
1.发布招标公告的渠道
发布招标公告应根据项目的性质和自身特点选择适当的渠道。国际惯例中常见的招标公告发布渠道有:指定的招标公报、官方公报、本国报纸、技术性或专业性期刊以及信息网络等其他媒体。
一般来说,一些必须招标的大型项目的招标公告都应在指定的刊物上刊登。如实行国际竞争招标的公告的指定发布刊物为联合国出版的《发展商务报》(developmentbusiness);必须实行国内公开招标的项目的招
标公告指定必须在我国出版的《中国招标》期刊上刊登。除了必须在指定的刊物上刊登以外,此类项目还可以在官方公报上刊登招标公告,使投标具有广泛性,如在我国还主要刊登在《人民日报》、《中国日报》上。
对于大多数中小规模的物业管理招标项目,其招标公告一般选择在国内广泛发行的一种报纸上刊登。如果是实行地方性公开招标的项目,其招标公告应选择在本地的官方公报或本地区广泛发行的一种报纸上刊登。另外,还可以选择在一些专业类期刊上刊登,如房地产、物业管理专业期刊等。
实际上,除了一些必须要在指定刊物刊登的招标项目外,国际惯例对招标公告的发布一般只要求符合信息广泛性原则。因此通常情况下,一项招标项目往往同时通过几种渠道发布其招标公告,而不拘泥于某一种渠道,比如在当今的信息网络刊登招标公告。
2.发布招标公告的时间安排
为使潜在的投标人对招标项目是否投标进行考虑和有所准备,招标人在刊登招标公告时,在时间安排上应考虑两个因素:
(1)刊登招标公告所需时间。各类刊物从接受广告申请到刊出广告需要一定时间,如果没有充分地考虑,招标公告可能会在投标截止日期之后才能刊登出来。另外,如果要通过几个渠道发布招标公告,要考虑到各类渠道的出版周期(如报刊的出版周期显然要比网络媒体长),以便能让招标公告基本在同一时间刊登出来。
(2)投标人准备投标所需时间。这一时间应从招标公告预计发布日期开始计算。投标人申请投标→得到招标文件→准备投标→递交投标书需要有足够的时间。按照国际惯例,从招标公告发布之日算起,应让投标人至少有45天(通常有60~90天)来准备投标和递交标书。
3.招标公告的内容和格式
招标公告应以简短、明了和完整为宗旨。通常情况下应包括以下内容:
①招标单位(业主或开发商)名称;
②项目名称;
③项目地点;
④项目资金来源(物业管理资金来源,如业主分摊或开发商预付等);
⑤招标目的(邀请资格预审还是邀请投标);
⑥项目要求概述(项目性质、规格及管理要求);
⑦购买招标文件的时间、地点和价格;
⑧接受标书的最后日期和地点;
⑨开标日期、时间和地点;
⑩如果需要,规定资格预审的标准,以及提供资格预审文件的日期、份数和使用语言;
第4篇 物业管理员工作细则
物业管理员的工作细则
●按工作指示驻守岗位或巡视指定的保安路线;
●随时保持最佳工作状态,处理意外时必须保持镇定;
●绝对服从合理的工作指示:
●驻守岗位、巡视或监察物业范围,如发现任有可疑之处,立即按工作指示处理,并通知值勤主管;
●尽量避免使用武力,有需要时应召唤其他值勤人士支援;
●下班时如接班同事因任何理由未能准时到达,不可离开岗位,并通知主管代安排接班。
第5篇 某物业管理公司财务会计工作程序
物业管理公司财务会计工作程序
1.0目的
为公司及时提供真实可靠的财务信息,提高公司经济效益。
2.0适用范围
对帐单凭据、原始凭据、记帐凭证、会计帐薄、会计帐薄的稽查及财务成本计划的审核、编制。
3.0程序要点
3.1对营业收入有关单据的审核。主要审核公司每月营业收入的有关帐单、凭据及报表。3.2原始凭证的审核
3.2.1填制凭证单位的名称、日期及填制人员的签章,其中从外单位取得的原始凭证须盖有单位的公章。
3.2.2经济业务的内容是否合法、真实。
3.2.3数量、单价和大小写金额是否相符。
3.2.4报销手续是否完备。
3.2.5自制原始凭证须有经办部门负责人签章,对外开出的原始凭证,必须加盖本单位的人公章。 3.3记帐凭证的审核
3.3.1审核经济业务的摘要是否简明扼要。
3.3.2会计科目使用是否准确。
3.3.3填列的金额是否准确,与原始凭证是否相符。
3.3.4所附原始凭证是否完整,未附原始凭证的除按规定可无原始凭证的外,是否注明原始凭证的存放处。
3.3.5制证日期是否填制,制证人员(现金、银行转帐)是否盖章或签字。 3.4填制及审核会计帐薄
3.4.1填写会计帐薄
3.4.2检查会计帐簿是否及时记帐,是否符合规定。
3.4.3帐帐(总帐与明细帐)、帐表(明细帐与有关报表)的金额是否相符。
3.5填制会计报表
3.5.1核算会计报表是否平衡,帐表金额是否相符
3.5.2会计报表各表之间的相互关系是否正确。 3.6制定财务成本、预算计划。3.7应遵守执行有关财政制度和财经纪律,坚决对违反制度和纪律的收支业务应予抵制,并做好说明教育工作。
第6篇 万科物业-楼面管理高端商写工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责：
1. 定期对写字楼内商业配套设施做好巡检；
2. 写字楼内的温馨提示等宣传资源投放工作的开展及协助；
3. 各类活动物资的需求提报、场地布置等活动支持；
4. 协助行政类费用结算， 审核费用明细，按内网系统及财务制度要求等，核算审核到位；
5. 日常环境监督、绿植监督， 监管办公区绿植品相，及时记录并反馈给甲方及绿植供应商；
6. 协调各端口保障楼内良好办公环境，推动各端口流程提升和优化，做好能源节约等措施。
职位要求：
1. 大专及以上学历；
2. 连续3年以上本专业的物业工作经验或2年以上物业管理经验；
3. 熟练操作计算机常用办公软件，有较强的执行和学习能力；
4. 具有优秀的协调、沟通能力。
第7篇 某物业管理公司会计工作守则
物业管理公司会计工作守则
1.按照国家会计制度的规定记帐、算帐、报帐,做到手续完备,内容真实,数字准确,帐目清楚。按时报出有关各种报表,内容完整、及时、准确。
2.按照经济核算原则,定期分析财务计划,预算执行情况,考核资金使用结果,做到合理利用资金。
3.对于会计资料及有关附属资料要保存完整,不得遗失、损毁。
4.对客户提出的各种问题及时解答、合理解释,严禁推诿、拖延、造成不良后果,不得向客户漏露其它客户的各种情况。
5.对重大、疑难问题及早上报部门领导,做好跟进工作,直到问题得以解决。
6.负责完成公司的各项上缴任务,遵守一切财务规章制度,把好财务关。
7.保证工作质量,及时向公司领导提供准确数据。
8.遵守会计保密制度。
第8篇 物业合同管理工作程序
物业管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
为合同的订立、履行、保管提供指引,降低法律风险,规范公司及各部门的合同管理。
2.范围
适用于公司或公司某部门作为一方当事人的所有合同和合同管理的各个阶段。
3.职责
3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。
3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。
3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。
4.方法和过程控制
4.1合同的订立
4.1.1合同的订立应遵循以下原则:
4.1.1.1事前签订原则
所有合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行,不应未签合同即先行履行。
4.1.1.2合同审核原则
所有合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本,且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同,可作为本原则的例外。增加补充条款的,视为对合同条款的增加或者删减。
4.1.2合同内容
4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款:
a.当事人的名称或者姓名、住所、电话;
b.标的;
c.数量;
d.质量;
e.价款或者报酬;
f.履行期限、地点和方式:买卖合同以及其他涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,应尽量选择分期付款的方式。采购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年,以利于定期对其进行评估。
g.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
h.解决争议的方法。
4.1.2.2根据合同性质与客观需要,合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款:
a.工程合同、买卖合同等,在公司为付款方时,应有保修条款;
b.涉及知识产权(包括商业秘密)的合同,应有保密条款和权利归属的条款;
c.涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同,应有验收条款和风险承担或转移条款。
4.1.2.3合同内容应具体、确定,能明确界定各方当事人的权利、义务;客观情况在签约时确实无法明确规定的,应规定能明确权利、义务的依据。
4.1.3合同的草拟
4.1.3.1合同由经办人员负责草拟,公司已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。
4.1.3.2采用合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款,但必须履行合同报批手续。
4.1.3.3政府有关部门有强制性规定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
4.1.4合同的报批
4.1.4.1合同报批前,经办部门须对对方的主体资格、履约能力、资信情况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查,并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。
4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批,各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改意见,经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本。
4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同,审批程序可以有差异,但在合同范本有修改的情况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同,
必须经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本,由总经理办公室存入'合同范本库'。所有涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。
4.1.4.4各管理处可以根据实际需要,对b类合同的范本动议更改,填写《文件更改申请表》由部门经理签署意见后报品质部和法律人员审核,总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。
4.1.5合同的签署
4.1.5.1 物业委托管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它采购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同,均以公司名义签订,加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订,加盖业务部门公章。
4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约,法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。
4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后,经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的,应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)签字,然后报公司总经理办公室盖章,未明确加盖公章的,应尽量盖合同专用章。
4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管,除非公司法定代表人或者总经理签字同意,否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。条件允许的,每件合同应保证公司拥有两份原件。
4.1.5.5部门对外签订合同必须由部门经理签约,如经理出差、假休原因应委托分管总经理助理签约,不允许向下授权。
4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客委托租赁协议,可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。
4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的,应避免我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。
4.2合同的履行
4.2.1合同订立之后,经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行给予必要的协助。
4.2.2经办人员应密切关注合同的履行情况,按照合同规定及时行使我方的权利,全面履行我方的义务,特别是对应收、应付款须及时报批结算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同订立后,因客观条件发生变化需变更合同内容,或者对方提出变更要求的,经办人员应及时向部门经理请示,依照合同订立的有关程序办理报批,另行签
订合同或补充合同。
4.2.4合同订立后,对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的,或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的,需由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批,另行签订合同或补充合同。
4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须及时向部门经理报告并知会公司相关部门,由公司相关部门协商并请示公司领导决定依法采取何种措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不可抗力)需要解除合同的,参照合同订立的有关程序办理审批手续,合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.6.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就,据此要求或通知或以其他方式解除合同的,经办人员应立即报部门经理并知会公司相关部门,以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管应遵循下列原则
4.3.1.1及时归档原则;
4.3.1.2完整保存原件原则;
4.3.1.4便于查找原则。
4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同评审的相关记录;
4.3.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。
4.3.3合同保管部门
4.3.3.1公司业务部门在职权范围内,对以本部门名义签订的合同原件进行保管。
4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。
4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上,公司总经理办公室备份一份合同原件,业务部门保留一份影印件存档,其他由合同其他当事人和政府部门持有(具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定)。
4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要,可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。
4.3.4合同的归档
4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料,除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外,所有材料应在合同履行过程中作为合同附件及时妥善归档;并在发生纠纷需要法律人员协助解决时,按要求将有关材料提交公司总经理办公室。
4.3.4.2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的,经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。
4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的所有合同,并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档,保证存档的合同内容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均应永久保存。
4.3.5合同的使用登记
4.3.5.1合同在归档之后,公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请,并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅,须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。
4.3.5.2归还被调阅的合同时,合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失,并予登记,由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的情况,合同管理员应及时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。
4.3.6.2为研究和借鉴需要,绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时,由总经理办公室负责以电子文档形式存放,并设定访问权限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部门应根据合同的重要性,将不同性质和内容的合同划分适当的密级。
4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级,除为正常开展业务所需外,不得对外传播(集团内各公司之间的交流除外)。
4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。
4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。
4.4.公司总经理办公室可根据公司合同管理的需要,会同相关职能部门就公司某类合同管理制定具体实施办法。
5.质量记录表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登记表》
第9篇 物管师复习资料--物业管理工作移交
2022物管师复习资料--物业管理工作的移交
物业管理工作的移交既涉及国家政策法规,又涉及物业管理各方的权益,还直接影响到物业管理活动能否正常进行,因此,物业管理工作的移交是物业管理操作中一个重要环节。物业管理工作的移交必须在完成承接查验的前提下,在不同的主体之间进行。移交工作分为三种情况:一是由建设单位将新建物业移交给物业管理企业;二是在业主大会选聘新的物业管理企业并订立物业服务合同后,由业主大会或物业产权单位将物业移交给物业管理企业;三是在物业管理企业与业主大会或物业产权单位终止物业服务合同、退出物业管理项目的同时,由物业管理企业向业主大会或物业产权单位移交或交接物业。
一、新建物业的移交
(一)移交双方
在新建物业的移交过程中,移交方为该物业的开发建设单位,承接方为物业管理企业。双方应签订前期物业服务合同。建设单位应按照国家相关规定的要求,及时完整地提供物业有关资料并做好移交工作;物业管理企业也必须严肃认真地做好承接工作。
(二)移交内容
移交的物业资料包括:产权资料,竣工验收资料,设计、施工资料,机电设备资料。物业保修和物业使用说明资料,业主资料。移交的对象包括:物业共用部位、共用设施设备以及相关清单(如房屋建筑清单、共用设施设备清单、园林绿化工程清单、公共配套设施清单等)。建设单位应按照有关法规政策规定,向物业管理企业提供物业管理用房。
二、物业管理机构更迭时管理工作的移交
物业服务合同或前期物业服务合同的终止,将导致提供物业管理服务的主体发生变化,物业管理机构发生更迭,与此同时,在相关方之间会发生物业管理的移交行为。
(一)移交双方
物业管理机构更迭时管理工作的移交包括:原有物业管理机构向业主大会或物业产权单位移交;业主大会或物业产权单位向新的物业管理企业移交。前者的移交方为该物业的原物业管理机构,承接方为业主大会或物业产权单位;后者的移交方为业主大会或物业产权单位,承接方为新的物业管理企业。
(二)移交内容
1.物业资料
(1)物业产权资料、综合竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料等。
(2)业主资料包括:
1)业主入住资料,包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片;
2)房屋装修资料,包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等。
(3)管理资料包括:各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录。
(4)财务资料包括:固定资产清单、收支账目表、债权债务移交清单、水电抄表记录及费用代收代缴明细表、物业服务费收缴明细表、维修资金使用审批资料及记录、其他需移交的各类凭证表格清单。
(5)合同协议书,指对内对外签订的合同、协议原件。
(6)人事档案资料,指双方同意移交留用的在职人员的人事档案、培训、考试记录等。
(7)其他需要移交的资料。
资料移交应按资料分类列出目录,根据目录名称、数量逐一清点是否相符完好,移交后双方在目录清单上盖章、签名。
2.物业共用部位及共用设施设备管理工作的交接
(1)房屋建筑工程共用部位及共用设施设备,包括消防、电梯、空调、给水排水、供配电等机电设备及附属配件,共用部位的门窗,各类设备房、管道井、公共门窗的钥匙等;
(2)共用配套设施,包括环境卫生设施(垃圾桶、箱、车等)、绿化设施、公共秩序与消防安全的管理设施(值班室、岗亭、监控设施、车辆道闸、消防配件等)、文娱活动设施(会所、游泳池、各类球场等);
(3)物业管理用房,包括办公用房、活动室、员工宿舍、食堂(包括设施)、仓库等。
停车场、会所等需要经营许可证和资质的,移交单位应协助办理变更手续。
3.人、财、物的移交或交接
(1)人员。在进行物业管理移交时,有可能会有原物业管理机构在本项目任职人员的移交或交接,承接物业的管理企业应与移交方进行友好协商,双方达成共识。
(2)财务。移交双方应做好账务清结、资产盘点等相关移交准备工作。移交的主要内容包括物业服务费、维修资金、业主各类押金、停车费、欠收款项、代收代缴的水电费、应付款项、债务等。
(3)物资财产。物资财产包括建设单位提供和以物业服务费购置的物资财产等,主要有办公设备、交通工具、通信器材、维修设备工具、备品备件、卫生及绿化养护工具、物业管理软件、财务软件等。
(三)办理交接手续
同新建物业的物业管理移交一样,原物业管理企业退出后的物业管理移交也应该办理交接手续。交接手续涉及建设单位、原物业管理企业、业主委员会、行业主管部门、新进入的物业管理企业等。在办理交接手续时应注意以下几个主要方面:
(1)对物业及共用配套设施设备的使用现状作出评价,真实客观地反映房屋的完好程度;
(2)各类管理资产和各项费用应办理移交,对未结清的费用(如业主拖欠的物业服务费)应明确收取、支付方式;
(3)确认原有物业管理企业退出或留下人员名单;
(4)提出遗留问题的处理方案。
(四)注意事项
(1)明确交接主体和次序。此类物业的物业管理工作移交是原物业管理机构将物业管理工作移交给该物业的业主大会或物业产权单位之后,再由业主大会或物业产权单位将物业管理工作移交给准备接管的物业管理企业,而不是原物业管理机构向准备承接的物业管理企业直接移交。虽然在具体移交工作中可合并进行,但要分清楚移交的主体及责任。
(2)各项费用和资产的移交、共用配套设施和机电设备的接管、承接时的物业管理运作衔接是物业管理工作移交中的重点和难点,承接单位应尽量分析全面,考虑周全,以利交接和今后工作的开展。
(3)如承接的部分物业项目还在保修期内,承接单位应与建设单位、移交单位共同签订移交协议,明确具体的保修项目、负责保修的单位及联络方式、保修方面遗留问题的处理情况,并在必要时提供原施工或采购合同中关于保修的相关条款文本。
(4)在物业管理移交工作中,对物业共用部位和共用设施设备存在的问题不易全部发现,难免存在遗漏,因此在签订移交协议或办理相关手续时应注意做出相关安排,便于在后续工作中能妥善解决发现的问题。
第10篇 物业管理协会办公室工作职责
1、负责贯彻落实《物业管理条例》等相关法律、法规、政策规定。
2、负责监督、检查、指导开发企业、物业管理企业对双确认制度、维修资金制度、招投标制度、物业撤出双向选择制度、物业合同备案制度的落实。
3、负责推动辖区内物业管理项目达标考核和创优项目的初审和上报工作。
4、负责物业管理信访接待工作。处理信访投诉,受理业主、使用人、业主委员会、物业企业的投诉、人大政协提案,及时到现场调查核实情况,并根据实际情况积极协调处理。
5、定时走访各物业管理企业及项目,上门服务,调查了解基本情况,协助做好业主会组建的指导推动和业主会备案、日常监管工作,指导、协调、监督业主委员会的活动;
6、负责辖区内住宅维修资金的归集和专项维修资金使用的备案工作。
7、负责辖区内旧住宅小区实施物业管理的指导和推动工作。
8、认真做好日常走访,做好检查工作记录和信访投诉工作记录。
9、负责搞好物业管理项目档案、业主会档案的建立整理工作以及项目动态管理网的更新与维护工作。
10、负责本办公室各类数据资料收集、季度报表、年度报表、信息统计、汇总、上报工作。
11、负责搞好有关物业管理法律、法规、政策、文件的宣传及培训工作。
12、负责普通住宅规模5万建筑平方米以下的协议选聘具有相应资质的物业管理服务企业的备案工作。
13、负责三级物业服务企业资质审批工作。
14、建立物业企业信用信息系统档案和日常监管。
15、办理新建住宅商品房准许交付使用证的发放工作。
16、对房地产开发资质进行预审。
第11篇 某某小区物业档案管理工作
某小区物业档案管理工作
'资料的收集
设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,聘专职档案员,直接隶属办公室。建立相应的规章制度,对所有档案进行严格管理。
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料的来源渠道,从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工作技术维修资料;从空间上讲是物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
'资料分类整理
收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、住处的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
'资料归档管理
归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要,'zz'的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如胶卷、照片等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究相关人员的责任,档案管理资料员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
档案的管理环境必须做到'三防',即防火、防潮、防霉变。
'档案的运用
采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
外部网:与广大业主、住宅局主管处室进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
内部网:管理服务中心内部室联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。
表7-1档案资料的分类
名称资料内容
工程建筑
产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料
工程技术资料a:红线图、总平面图
b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
c:工程合同、工程预决算
d:工程设计变更、通知及技术核算章
e:竣工图:①单体建筑、结构、设备竣工图
②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
f:房屋消防、燃气竣工验收证明书
g:钢材、水泥等主材的质量保证书
h:新材料、构配件的鉴定合格书
i:供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书,供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料
j:砂浆、混凝土试块、试压报告
k:绿化工程竣工图
l:其他技术资料
事务管理资料住户资料a:住户入住资料(购房合同、入住通知单、业主公约、装修早班、验房表、费用托收协议等)
b:住户家庭人员档案
c:住户家庭维修档案
事务资料a:事务值班表
b:事务交接记录表
c:物品搬出(入)物品登记表
d:日常事务巡视记录
e:事务回访登记表
装修资料a:装修申请表(附图纸)b:装修工程队安全责任书
c:临时施工人员登记表d:施工单位营业执照
维修资料a:维修申请单b:维修服务派工单
c:维修回访记录本d:公共设施维修记录
治安交通管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带
c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
事务管理资料设备管理资料a:公用设施保养维修记录
b:各项机电设备保养维修运行记录
c:设备分承包方维修保养记录
d:设备检查记录
社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录
b:社区文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
d:老人活动室等设施使用情况
续表7-1档案资料的分类
员工管理资料a:员工个人资料、聘用表
b:员工业绩考核及奖罚记录
c:员工培训计划及实施记录
d:员工培训考核记录
e:员工外出考评及参加演练记录
f:员工住户及内务管理记录表
业主反馈资料a:服务质量回访记录表
b:业主意见调查、统计记录
c:业主投诉及处理记录表
行政文件资料a:管理服务中心部长值班及督察记录
b:政府部门文件
c:物业公司及主管领导部门文件
d:管理服务中心规章制度、通知、通报等文件
e:管理服务中心荣誉一览表
f:管理服务中心接待来访参观记录表
业主管委会资料a:筹备成立文件
b:成立后运行文件
第12篇 s物业管理公司保安部工作职责
安全是公司各种服务活动的基础,只有在安全的环境内,各种服务活动才能得以开展,并确保其质量。从法律角度来说,公司的经营者有义务制定出能保证客人安全的服务标准,提供能保证客人安全的服务设施。
为保护公司正常的经营活动和维护良好的秩序,在公司里应建立起健全的安全保卫机构和安全工作网络,制定切实可行的饭店安全计划。
公司保安部是公司经营者管理公司安全工作的职能部门。它代表公司经营者来督察及保证公司安全计划的实施,协调公司内各部门的安全工作,总体上保证公司宾客人身及财物的安全、公司员工人身及财物的安全和公司财产的安全,其主要职责为:
(1)协助公司经营者制定、实施和管理本公司的安全计划。根据实施中所发现的问题或各种变化的因素,向公司管理层提出修改或完善有关公司安全的政策、程序等方面的建议。在得到公司经营者认可后,负责对公司安全计划的修订。
(2)指导并协助公司内各部门的安全工作,使安全工作与各工作部门及各工作岗位的职责、任务有机地结合起来,从而在整体上保证公司安全计划的实施。
(3)对公司员工开展安全教育,进行安全工作程序及技术的训练。不仅使每个员工认识安全工作的重要性,了解并掌握与各自工作岗位有关的安全工作程序与技术,还要使全体员工都懂得如何应付可能出现的紧急事故。如水灾、停电等,明了在当时当地自己所应起的作用及应采取的措施,并学会使用各种安全设备的方法及技术。
(4)保证公司的各种安全设备及机具始终处于良好的使用状态。通过定期或经常的检查,及时提出修理、更换或添置的要求。
(5)执行日常的安全任务,对公司的各部位、工作区域及周围地区进行巡逻及保持监视。发现有不安全情况,及时向有关部门通报联系,以求解决。负责调查和处理客人及员工报告的各种及安全问题的事件。
(6)保存有关公司安全工作的完整记录和档案。这包括日常的安全工作记录、涉及公司安全的事故及事件的调查处理报告、安全设备及设施的使用、维修及更换的记录、对各部门安全工作及整个公司安全工作的定期分析报告等。
(7)与当地的公安、消防部门及其他执法机关保持良好的效的工作关系,以取得他们对本公司安全工作的协助。
签署人:
e物业管理有限公司
第13篇 物业小区秩序维护管理工作方案-2
例:
1、管理目标
(1)确保项目内无因管理责任引发的重大火灾。
(2)维护好项目内的公共秩序,控制私设摊点、广告牌、广告字画、乱贴、乱画现象;控制小商小贩进入。
(3)有预见性地对任何可能危急业户的安全情况,采取防范措施。
2、建立交互式联动治安网络
(1)在项目设立流动岗哨,实行24小时值班巡逻制。做到每两小时巡视一遍,并记录安全情况及消防设备、公共物品的完好情况。
(2)遇有紧急情况或其他治安需要,管理处通过对讲机下达指令,巡逻人员可在1至3分钟内到达现场进行支援。
(3)与当地派出所建立警民共建关系,并商请其警官兼任管理处秩序维护指导员,定期与管理处秩序维护员分析治安形势、特点以及防范的方法和技能。
3、紧急情况下的应急处理措施
(1)发生盗窃、抢劫、交通事故、火灾等异常现象时,管理处迅速调集巡逻秩序维护员,以最快的速度赶到现场,控制局面,争取主动。
(2)迅速调整人力、物力,以确保应急工作的顺利进行。
(3)发生案件时,立即报警并维护现场,协助公安机关调查破案。
(4)管理处主任应在突发事件发生的第一时间到达现场,沉着、机智实施处理,并向上级进行报告。
第14篇 某物业园区安全管理部工作服务承诺
物业园区安全管理部工作服务承诺
本部门对外工作承诺
1、日常意外突发事件,接到通知后5分钟内保安队长/保安领班及保安员到达事发现场,并根据事件情况通知相关跟进部门。
2、在不违背公司规章制度及公司利益相冲突的情况下满足业主等提出的要求。
3、对待各种投诉自己不能给对方满意答复时,立即上报当值保安队长/保安领班,保安队长/保安领班无法作出答复时立即上报有关部门跟进。
4、负责大厦范围内24小时安全保卫工作。
5、负责大厦各消防系统正常运作。
6、严格按装修规定管理大厦范围各种装修工程。
7、在10分钟内完成住宅楼各类门、气、水等开关工作。
8、在接到任何业主的投诉,如自己不能作出处理的,马上通知保安队长/保安领班,由保安队长/保安领班在2分钟之内通知到相关的跟进部门。
9、在人手可调动的情况下,完成各部门所需公差人员。
10、在指定日期内完成行政通告内的所有内容。
11、在不影响工作程序情况下完成客服部下达的一切工作指令
12、保障各种推广活动,维持秩序工作、人手安排到位。
第15篇 小区物业安全管理工作手册总则
总则
一、为了规范zz湾安管部安管队伍的日常管理,达到'政治合格、素质过硬、纪律严明、服务规范'的安管队伍管理总要求,不断加强队伍的规范化、标准化建设,按照半军事化管理的要求,制定本手册。
二、本手册适用于zz湾物管中心安管主管、安管(班)长、安管队员。
三、本手册为zz湾安管队伍的日常管理标准,根据各自岗位的要求,制定安管队伍岗位职责、工作程序及各类应急处理预案,以利于工作开展。
四、物管中心必须严格执行本手册的规定。安全管理部对贯彻执行本手册负有直接责任,必须严格要求,检查、监督所属人员认真贯彻落实。
五、物业管理公司督查小组定期检查本手册在管理中心的落实情况,本手册作为对安管部的月度考核标准之一。
第16篇 a物业管理公司员工接听电话工作规范
执行部门
文件编号
文件起止页码
为维护物业管理公司的良好形象,全体员工在接听电话时,必须统一使用如下规范用语,并一律用普通话应答,做到态度和蔼、亲切,语言、语速适当,语言简洁明了。
一、当接听外线来电时,使用:
'您好!××物业公司,请问有什么可以帮忙'
二、当外线来电者需找某人时,使用:
'请稍候,我转给他(她)'或'请稍候,我去叫他(她)'。
三、如来电者需找的人不在时,使用:
'对不起!他(她)不在,您是否需要留言或传话(视情况可告诉bp机号码)'
四、如不认识来电者需要找的人时,使用:
'对不起!您能说出他(她)是哪个部门的吗'或'对不起,请稍候,我帮您问一下。'
五、如来电者询问怎样来商场时,使用:
'商场位于××路××号,在××路××路之间……坐××路车在××站下车。'
印发日期: 签发单位(公章):
