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第1篇 商小区物业档案管理措施
住宅小区物业档案管理措施
1、建立档案管理制度
根据档案资料初建的情况,拟首先制定如下制度:
<物业档案管理制度><档案查询制度>
<库房管理制度><档案移交验收制度>
2、确定档案的内容
物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案,管理工作档案的管理具体的说明。
①建筑物档案
a、建筑物原始档案
包括竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体清单如下:
产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(1)产权资料。包括:项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。
(2)技术资料。包括:竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。
(3)竣工验收证明书。包括:基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。
(4)房屋使用资料。包括:业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。
(5)供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书。包括:供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。
b、建筑物维护、改造档案
建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料:
(1)维护改造申请表及批准文件
(2)维护改造工程施工许可证
(3)维护改造方案
(4)维护改造工程合同
(5)维护改造工程预算书及批准文件
(6)维护改造工程验收说明书
(7)维护改造工程结算(核算)表
(8)各设备及工程使用维护说明书]
(9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)
(10)维护改造工程施工设计图及竣工图
c、用户装修、改造工程档案
用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料,一般内容如下:
(1)装修、改造申请表及审查意见
(2)装修设计图
(3)装修、改造过程中的管理、监理资料
(4)完工后的验收意见
②管理工作档案
管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料,主要为:
(1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等;
(2)制订的各种管理规定、公约;
(3)公司 iso体系文件
(4)财务资料
(5)工作计划、方针、目标记录
(6)各项管理工作日志
(7)纠正和预防措施方案
(8)质量/环境/安全控制记录
(9)设备设施保养规程,巡查、维修、养护记录
(10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表
(11)投诉及投诉处理记录
(12)其他需要收集归档的工作记录、服务记录。
3、档案的管理
(1)档案的分类、编目及着录
(2)档案的整理装订
(3)档案的电脑化管理
4、管理条件:
(1)库内温度不超过20摄氏度,湿度不超过5%,密闭防光、防鼠防虫,严禁烟火,配气体或干粉灭火设备。
(2)办公条件,适量的存储和查阅空间,符合规定的整理装订设备、工具和装具。
(3)管理人员要求:经过档案管理专业培训。
第2篇 小区物业管理指标国优指标比较实现承诺措施
小区物业管理指标与国优指标比较及实现承诺的措施
序号 指标名称 国家标准 投标标准 管理承诺指标及措施
1房屋及配套设施完好率 98% 98% 落实责任人,实行巡视制度、建档记录,确保房屋完好,无违章搭建及损坏公共设施。
2房屋零修 98% 98% 接到维修通知,急修不过夜、小修不过3或在约定时间前2分钟到现场。
3维修合格率 100% 100% 分项检查,一步到位,并进行回访制度,以确保维修工程合格,满足客户需要。
4管理费收缴率 98% 98% 按照规定收取,不擅自提高收费,使管理费取之于民、用之于民。
5绿化成活率 95% 99% 落实责任人,进行养护,实行巡查制度、建档记录,并由管理处主管监督执行,确保公寓公共绿化绿地无破坏、无践踏、无黄土裸露现象,发现问题立即整改。
6清洁、保洁率99%100%落实责任人进行24小时保洁工作,实行巡查制度,建档记录,并由综合部主管监督执行,以确保公寓内垃圾日产日清,空气清新,设施完好。
7道路完好率及使用率 90% 99% 落实责任人进行养护,实行巡查制度,建档记录,以确保道路完好、畅通。
8雨、污水井、排水管、明暗沟完好率 100% 落实责任人进行养护,实行巡查制度,建档记录,管理处主任监督执行,以确保道路、沟、渠、井完好。
9路灯完好率 85% 95% 落实责任人,实行巡视制度,建档记录,公司总经理监督执行,以确保路灯无损、正常使用并进行定期清洁、养护。
10公共设施完好率 95% 落实责任人进行养护,实行巡查制度,建档记录,公司总经理监督执行,以确保设施完好,方便使用。
11重大责任发生率 0% 保安员经培训考核后方能上岗,并每周训练三次,每次两小时,以保障保安队伍的素质和状态;落实保安岗位职责,明确责任,实行24小时巡视制度,以确保公寓的安全。
12消防设施设备完好率 100% 100% 落实责任人,实行巡视制度,建档记录,公司总经理监督执行,并定期维护和检查以确保消防设施完好无损、正常使用。
13火灾责任事故发生率 1‰以下 0公司实行全员义务消防员制,并定期进行培训和演习,加强宣传,设置专人负责日常巡视,发现隐患,及时处理并通知管理处,以确保公寓消防安全。
14住户投诉率及处理率投诉率0.5%以下月处理率95% 0.5%以下 100%
按照政策规定,做好各项工作,同时加强与住户的沟通,定期举行业主恳谈会,了解客户愿望和要求,满足客户需要,发生投诉及时处理并记录,同时建立档案,跟踪处理结果。
15业主对物业管理满意率 95% 96% 在日常工作中及时收集客户的需要信息,尽可能满足客户的需要,加强双方沟通,以确保业主对物业管理工作的满意。
第3篇 小区物业管理增收节支措施
华庭小区物业管理增收节支措施
(1)增收节支内容
如我公司在j华庭招投标中胜出,在正式接管物业后,将审视物业内的公用水、电的消耗情况,重点检查各设备的运行状况,总结研究节能措施,其中包括:
制订切实可行的增收节支、反对浪费规章制度,开展经常性的节约活动。
建立有效的节约激励机制,通过明确的奖惩措施,从小处着眼,集水成流。
加强设备设施管理和养护,保持良好状态,减少维修支出降低经营成本。
严格控制办公用品消耗管理,坚持反复利用,节约行政开支。
加强物料采购、使用、保管、审批等程序管理,少库存、多周转,做到物尽其用。
经常检查和关闭楼道灯
按时关闭照明灯具
平时关闭机房内和部分车库照明
杜绝跑、冒、滴、漏现象发生。
严格把好采购关,货比三家,杜绝采购伪劣产次品,杜绝浪费。
根据物业的实际情况及小区的特殊性,制订合理的管理服务人员,以求人员最精干,人员配备最有效。
强化服务中心资金、物资的管理职能,制订严格的管理制度,监督各部门的财务消耗过程。
在每一财务审计年度开始时,公司将根据自身的管理经验,制订当年的小区服务中心物业管理财务预算,对于超出预算的部分进行分析讨论,在不降低小区管理质量的前提下,以求将物业管理开支严格控制在预算范围内。
(2)物业细节建议
我公司以往接管小区和物业管理服务中,常常发现许多细节上的不足,特在此标书对j华庭的细节处提出如下建议,希望对j华庭的建设有所帮助。
a.活动室或会所设计时,是否考虑设置一间多功能厅,以利于举办小型业主联谊会或文化沙龙,暑假能举办少儿学习班(面积在100
第4篇 小区物业管理指标承诺采取措施
住宅小区物业管理指标承诺及采取的措施
一、房屋及配套设施完好率(附表一)
国优标准98%
行业标准98%
承诺指标98%
测定依据完好、基本完好房面积/建筑物面积×100%
第5篇 小区物业管理各项指标承诺及措施
华庭小区物业管理各项指标承诺及措施
(1)管理指标
各项管理指标比较
序号指标名称国家、上海指标本公司承诺指标
1急修项目开始修理时间24小时内0.5小时内
2一般项目开始修理时间72小时内24小时内
3报修接待365天24小时同上
4维修及时率95%以上98%以上
5维修质量合格率95%以上100%
6用户满意率90%以上95%以上
7保洁率100%
8绿化完好率95%以上98%以上
9重大管理失误(失窃2500元/件以上)2件以下
10消防责任事故发生率0.1%以下
11有效投诉率0.1%以下
12投诉处理率95%以上100%
13档案建立与完好率100%
14房屋及配套设施完好率98%以上98%以上
15业务接待受理周一至周六一周七天
16物业管理费收缴率95%以上
17la市物业管理达标考核标准95分以上
(2)各项服务承诺及措施
服务承诺措施
序号承诺内容承诺服务标准责任及处罚
1修理接待365天24小时接待未能做到,罚50元/次,责任人上门道歉。
2房屋维修急修、零修接报后,1小时内到现场修理;一般修理接报后24小时内到现场修理每逾时半小时,罚100元/次,责任人上门道歉,并追究当事人经济责任。
3业务接待周一至周六8:30~20:30未能做到,罚50元/次,责任人上门道歉。
4维修及时率98%以上如属物业公司管理责任,由责任人上门道歉,如造成经济损失的,追究当事人经济责任
5维修质量合格率100%
6业主满意率95%以上
7保洁率100%
8绿化完好率98%以上
9重大重大管理失误(失窃2500元/件以上)2件以下
10消防事故发生率0.1%以下
11有效投诉率0.1%以下
12业主投诉处理率100%
13档案建立与完好率100%
14房屋及配套设施完好率98%以上
15道路完好率及使用率99%以上专人养护,定时巡查,建立档案,确保道路完好和畅通,不改变使用功能。
16大型及重要机电设备完好率99%以上制订严格的设备操作和保养规程,落实岗位责任制,建立设备档案,定期维护。
17维修工程质量合格率及回访率100%精心维护、定时巡查,建立档案、及时回访
18上下排水管、明沟完好率98%以上专人管理,定时巡查,建立档案,确保上下排水管畅通无阻、无塌陷及倒灌
19路灯完好率98%以上专人管理、早晚巡查,建立档案,定期清洁、养护,确保路灯无损
20停车场地完好率98%以上专人养护,定时巡查,建立档案,确保设施完好、方便使用
21公共娱乐设施完好率98%以上专人养护,定时巡查,建立档案,确保设施完好,清洁美观。
22重大责任事故发生率0保安员全部持证上岗,落实职责,明确责任,实施24小时巡逻制度,确保小区的安全
