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第1篇 采购供应部管理规范
物资的采购、供应管理,是宾馆整体管理的重要组成部分,强化物资采购管理的规范化,对保障物资供应,节约使用资金,加速资金周围,降礁成本消耗,提高经济效益,都有着十分重要的作用.
一、采购部管理规范
1、由财务部、采供部共同制定合理的物资定额,物资定额包括日常清梧定额和仓库储备定额,销耗定额由使用部门制定,储备定额由财务部和采供部制定。
储备物资一般不超过一个月的库存量,由外埠按期发货的物品,库存量允许在三个月以内,超过规定期限的存量属物资积压,采供部应负经济责任。
2、每月末各部门按照核定的物资消耗定额〈先扣除本部门周转库的库存〉编制本部门的物资采购计划,由本部门经理审核签字后报采供部,采供部接到各部门报来的请购单后,接以下程序汇总、审核:
(1)根据请购计划所旗写的采购内容,检查其是否扣除周转库的库存和是否还有相同规格的物品,如库有存货,则取消该项采购.
(2)审核各部门编报的月计划,是否控制在定额以内,如超出计划,则要查询超计划定额的原因.
(3)由采供部审核汇总,扣除部门库内一周的周转量,将补充数量填入实际采购数量内,采供部经理签字后送财务部审批,财务部经理根据各部门消耗定额和清购内容再次审批.凡属于购置固定资产及大型维修项目的和所规定使用年限内,经检查是否具有年度预算,原1日固定资产是否办理报扳手续,经审核无误后报请总经理批准执行.
(4)采购员必须根据当月批准的《采购计划》中所下达的晶种、规格、数量进行适时优质的采购,属于采购大宗和高档贵重的物品,必须签定采购合同,对不符合质量的物品,负责退换,对退换不了的物品由采购员负责经济损失.
(5)采购合同的谈判签定,由使用部门、采供部门、财务部门三方共同洽谈签定方为有效.
(6)物品的采购应坚持以国营为主,个体为辅,货比三家,质量优良,价格合理的原则,并以大宗物品和日常用量大的物料消艳必须做比较几个厂家的出厂价为主进货渠道,要选择质量好,价格合理的厂家为较固定供应点.采购员在宾馆确定的价格内进行采购,如无特殊原因,突破宾馆确定的价格范围,其突破部分的经济损失由采购员承担,采购的质量不合格物品由采购员承担经济责任.
(7)各使用部门应将本部门的周转库月末的库存编制明细表于当月26日内报财务部和采供部.
(8)采供部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位,影响需用计划,视具体情况承担相应的经济处罚.
(9)采购人员必须不断提高业务素质,掌握市场行情和价格政策,熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途,杜绝购非所用,以避免和积压浪费.
(10)采购人员必须自英遵守采购纪律,廉洁逢律,对一切购销中的各种回扣,必须如数交公,由组织按规定给予一定奖励,严禁私收回扣,否则,一经查出将从严处罚.
二、物资供应及仓库管理规范
1、为了强化物资用品的计划管理,严格执行物资的入出库制度,使仓库管理员有较地掌握物资入出库的主动权,规定各使用部门,应将经财务部批准的当月采购计划复印一份,交仓库作为入出库控制的依据.
2、严格执行物资入出库制度,认真办理物资入库验收手续,应做到三不入库:
(1)不合格的不入库;
(2)不符合质量标准的不入库;
(3)计划外或未经领导批准的不入库。
3、认真执行物资出库手续,仓库管理人员必须认真审查出库单是否符合规定,内容是杏完整,签字是否齐全,并同时核对其部门的采购计划批准的品种、数量是否相符,不能突破.以保证采购计划及成本费用计划的有效执行。才能进一步保证宾馆利润计划的实现。
4、保管员对库房的所有物品,都应按类别、品种、规格、分别码放,做到定物、定位、定架,一目了然,易于盘点,同时每种物品,都必须设置有收、付、存数量的物品卡,每日应将当日发生的收付存结出,以便能及时准确的反映库存,而且也为提供采购信息和作为控制考核储备定额的依据。
5、保管员对每月库房的物品卡要与全库记帐员对帐一次,必须做到帐卡相符,卡实相符。
6、库房的所有物资,必须以高度负责的精神,保证做到完好无损(特殊情况例外)凡因责任心不强和保管不善而造成物资损失的,根据损失具体情况,按损失总额的1%-2%追究其经济责任。
7、库房每月末必须进行一次全面清查盘点,并按规定表格,编制盘点表,每月二十五日内报送财务部,发生盘盈盘亏情况时,应附文字说明,经财务部审查和提出处理意见后,报请总经理批准执行。
8、本规定如有未尽事宜,经有关部门领导研究后,可随时修正补充。
采供部经理岗位职责
报告上级:总经理
督导下级:采购主管
1、负责本部门的组织领导工作,掌握人员思想情况,随时了解工作进程.在工作中以身作则,集中正确意见,配合完成工作任务,为第一线服务。
2、在宾馆总经理领导下,根据宾馆及各部门的预算要求,核部门采购预算和采购申请表,控制采购资金的使用。
3、有效地,控制和监督物品的出入库手续及数量,压缩费用开支,将库存金额压缩在规定要求的范围之内。
4、监督和检查月末盘点工作,发现问题及时处理。
5、认真听取下属职工的意风,并及时解决职工提出的疑难问题,以保证各项工作的顺利进行。
6、督导采供部各主管人员的工作,责任的落实,定期听取汇报。
7、按时按质完成宾馆领导分配的工作。
8、与宾馆各部门建立良好的协作关系。
第2篇 采购供应部管理规范办法
物资的采购、供应管理,是宾馆整体管理的重要组成部分,强化物资采购管理的规范化,对保障物资供应,节约使用资金,加速资金周围,降礁成本消耗,提高经济效益,都有着十分重要的作用.
一、采购部管理规范
1、由财务部、采供部共同制定合理的物资定额,物资定额包括日常清梧定额和仓库储备定额,销耗定额由使用部门制定,储备定额由财务部和采供部制定。
储备物资一般不超过一个月的库存量,由外埠按期发货的物品,库存量允许在三个月以内,超过规定期限的存量属物资积压,采供部应负经济责任。
2、每月末各部门按照核定的物资消耗定额〈先扣除本部门周转库的库存〉编制本部门的物资采购计划,由本部门经理审核签字后报采供部,采供部接到各部门报来的请购单后,接以下程序汇总、审核:
(1)根据请购计划所旗写的采购内容,检查其是否扣除周转库的库存和是否还有相同规格的物品,如库有存货,则取消该项采购.
(2)审核各部门编报的月计划,是否控制在定额以内,如超出计划,则要查询超计划定额的原因.
(3)由采供部审核汇总,扣除部门库内一周的周转量,将补充数量填入实际采购数量内,采供部经理签字后送财务部审批,财务部经理根据各部门消耗定额和清购内容再次审批.凡属于购置固定资产及大型维修项目的和所规定使用年限内,经检查是否具有年度预算,原1日固定资产是否办理报扳手续,经审核无误后报请总经理批准执行.
(4)采购员必须根据当月批准的《采购计划》中所下达的晶种、规格、数量进行适时优质的采购,属于采购大宗和高档贵重的物品,必须签定采购合同,对不符合质量的物品,负责退换,对退换不了的物品由采购员负责经济损失.
(5)采购合同的谈判签定,由使用部门、采供部门、财务部门三方共同洽谈签定方为有效.
(6)物品的采购应坚持以国营为主,个体为辅,货比三家,质量优良,价格合理的原则,并以大宗物品和日常用量大的物料消艳必须做比较几个厂家的出厂价为主进货渠道,要选择质量好,价格合理的厂家为较固定供应点.采购员在宾馆确定的价格内进行采购,如无特殊原因,突破宾馆确定的价格范围,其突破部分的经济损失由采购员承担,采购的质量不合格物品由采购员承担经济责任.
(7)各使用部门应将本部门的周转库月末的库存编制明细表于当月26日内报财务部和采供部.
(8)采供部门必须按时按量保证各部门订购物资的到位,影响需用计划,视具体情况承担相应的经济处罚.
(9)采购人员必须不断提高业务素质,掌握市场行情和价格政策,熟悉采购物品的名称、性能、规格、用途,杜绝购非所用,以避免和积压浪费.
(10)采购人员必须自英遵守采购纪律,廉洁逢律,对一切购销中的各种回扣,必须如数交公,由组织按规定给予一定奖励,严禁私收回扣,否则,一经查出将从严处罚.
第3篇 安全帽采购监督管理规范
1 安全帽的采购:企业必须购买有产品合格证和安全标志的产品,购入的产品经验收后,方准使用。
2 安全帽不应贮存在:酸、碱、高温、日晒、潮湿等处所,更不可和硬物放在一起。
3 安全帽的使用期:从产品制造完成之日计算。
植物枝条编织帽不超过两年。
塑料帽、纸胶帽不超过两年半。
玻璃钢(维纶钢)橡胶帽不超过三年半。
4 企业应根据《劳动防护用品监督管理规定》(国家安全监管总局令第1号)的规定对到期的安全帽,要进行抽查测试,合格后方可继续使用,以后每年抽验一次,抽验不合格则该批安全帽即报废。
5 各级安全生产监督管理部门对到期的安全帽要监督并督促企业安全技术部门检验, 合格后方可使用。
标志和包装:
1 每顶安全帽应有以下四顶永久性标志:
a. 制造厂名称、商标、型号;
b. 制造年、月;
c. 生产合格证和验证;
d. 生产许可证 编号。
2 安全帽出厂装箱,应将每顶帽用纸或塑料薄膜做衬垫包好再放入纸箱内。装
入箱中的安全帽必须是成品。
3 箱上应注有产品名称、数量、重量、体积和其他注意事项等标记。
4 每箱安全帽均要附说明书。
5 安全帽上如标有“d'标记,是表示安全帽具有绝缘性。
第4篇 工程施工、监理及工程材料设备采购招投标管理规范
适用范围:本公司所有甲方分包工程、工程监理及所有甲供、乙供(包括三方合同)的工程材料采购、设备采购。以下情况除外:①工程造价在5万元以下或者采购产品在1万元以下的,经项目总经理批准;②明码实价的商品以及垄断经营项目,经项目总经理批准;③经公司总经理批准的其他项目。
规范目的:招投标工作做到公开、公平、科学、严谨,以最低的成本,挑选最可靠的施工单位和监理单位及材料和设备供货商,确保工期、质量、成本控制达到公司要求,切实维护公司利益。
招投标机构
第一条:公司招投标小组:负责公司招投标工作的领导及决策,负责对全部招投标工作的监管,小组成员:董事长、总经理、主管副总经理、财务总监、总工程师、项目经理部总经理、工程管理部经理、成本管理部经理、工程管理部招标工程师、建材采购协调小组成员(工程材料设备采购)。
第二条:项目经理部招投标小组:负责项目经理部招投标工作的经办工作,小组成员:项目总经理、副总经理、总助、设计师、专业工程师、审算工程师。
工程施工/监理及材料/设备采购规模划分
第一条:大型招标:
1.主体工程、桩基工程、工程监理;
2.标的在100万元以上材料、设备的采购;
3.以及各项目通用的工程(具体内容待定)。
第二条:中型招标
1.(除大型招标内容以外)标的在30万以上的工程;
2.标的在15~100万元(包括100万元)材料、设备的采购;
第三条:小型招标
1.(除大型招标内容以外)标的在30万元以下的工程。
2.标的在15万元以下(包括15万元)的材料、设备的采购。
第四条:同一项目、同一类别的材料设备不得分次或拆分招投标。
材料设备采购计划
第一条:在项目开工前制定项目材料设备采购总体计划表,提交建材采购协调小组,由建材采购协调小组根据各项目情况进行调整,原则要求所有项目的同类材料设备能够集中采购。
第二条:在每月25日之前,各项目经理部提交准确的下月度采购计划,(中途需要变更的要填写'计划变更情况表',)由建材采购协调小组统一编制上网计划;不具备上网条件的,由建材采购协调小组通知项目经理部自行按规范其他条款组织招投标。
第三条:一次招投标的标准流程为20个工作日,项目经理部需提前作好安排。
投标单位的确定
第一条:工程管理部负责建立由公司认可合作单位(包括承建商、供货商、监理公司)名册和资料库。
第二条:公司认可合作单位,必须是与万科有过良好合作经历的,或者是社会声誉卓着并且经考察证实具备实力可以合作的单位。合作单位由部门经理及以上级别人员推荐(其他职员可通过部门经理推荐),并由推荐部门(材料、设备由建材采购协调小组)统一组织考察小组进行考察,出具考察报告,通过评估小组评估,经项目总经理或工程管理部经理或成本管理部经理签署及公司领导批准后,即纳入认可单位名册。考察详细情况报告(包括时间、人员、结果、分析报告等)归入其档案。
第三条:公司定期对认可合作单位进行评估,评估不合格的单位应单独列入《不能合作单位名单》予以淘汰;详细规定见《万科地产合作单位管理规范》和《供应商评估管理规范》。
第四条:投标单位必须是万科地产认可名册中的单位;投标单位一般不得少于三家,投标单位不够三家时:小型招标需报工程管理部和成本管理部同意,中型和大型招标还需报工程总监及总经理批准。
第五条:投标单位的选择:小型招标全部由项目经理部招标小组推荐,并报工程管理部、成本管理部备案;中型招标由项目经理部推荐2/3竞标单位,工程管理部及成本管理部推荐1/3竞标单位;大型招标由项目经理部推荐1/3竞标单位,由工程管理部和成本管理部推荐2/3竞标单位,并报公司招标领导小组审定批准。
招标书
第一条:招标书应采用公司统一制定的标准文本,其内容主要包含:工期要求、进场要求、工程造价或取费标准要求、质量要求、付款方式、招标范围、结算方式、验收标准、废标条件、接标时间、开标时间、定标方法、标准合同条文、图纸、投标单位的补充意见、其他要求等。
第二条:招标书中的空白部分和补充内容,均由经办部门负责填写,标准招标书中不适用本工程的条款,可在补充条款中注注明及补充。
第三条:大型招标的招标书,须征求公司招投标小组意见,由工程管理部经理最后定稿;中型招标的招标书,须征求项目经理部招标小组及工程管理部、成本管理部意见,由项目总经理最后定稿。
第四条:小型招标的招标书,须征求项目经理部招投标小组意见,由项目总经理最后定稿,并报工程管理部、成本管理部备案。
第五条:材料、设备采购在网上招标的招标书,由项目经理部在网上填写标书后提交给公司建材采购协调小组,经过公司指定有关人员审核后,通过集团电子商务安排上网招标。
开标
第一条:大型招标的开标会,由工程管理部主持,由项目经理部、成本管理部、工程管理部等三个部门的人员参加。
第二条:中、小型招标的开标会,由项目经理部负责主持,由项目经理部总经理(或副总、总助)及项目经理部审算工程师、项目经理部专业工程师等至少三人参加。
第三条:网上招标的,按规定设置开标时间、开标权限,不再召开会议。
第四条:开标后,由经办人如实填写记录,参加人员签字作实。
定标
第一条:评标、定标工作,应严格实行'货比三家'的原则,《项目成本管理指导书》中有关成本控制指标是评标、定标的重要依据之一,[[定标价超出该指标10
万或10%的,需进行专题说明,资料报送公司成本决策委员会审批。
第二条:大型招标的定标会,由工程管理部经理主持,公司招投标小组成员参加评标和定标,会议结果报总经理批准后生效。
第三条:中型招标的定标会由项目总经理主持,项目经理部招标小组及工程管理部、成本管理部参加,超过300万元以上的工程、超过100万元以上的材料及设备的定标会,还需公司招标小组参加;定标结果报公司主管副总经理批准后生效;
第四条:小型招标的定标会由项目经理部招投标小组自行组织,会议结果报项目经理部总经理批准后生效,定标结果报工程管理部和成本管理部备案。
第五条:参加材料设备采购评、定标的人员通过每人填写一份意见表(该表可根据不同要求设定各项权重,以百分制乘以各项权重计算评分),发表各自的意见并汇总。然后按各部门平均参加人数综合评定结果,以此作为参考依据,报有关领导审批决定。
第六条:各项目经理部负责填写材料设备采购《招标履行表》、对材料设备投标结果进行分析及编制产品比较表,作为定标的参考文件。
第七条:定标后,全体与会人员须签名作实。
其他
第一条:全部招投标资料需按公司档案管理规范进行归档保管。
