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第1篇 办公大楼房屋档案建立管理规范
办公大楼房屋档案的建立与管理
档案资料的分类:
1.办公楼档案资料包括:建筑产权产籍资料;规划批准文件;规划总平面图;道路规划图;纵向规划图;绿地规划图;详细规划说明书;环境评价书;办公楼购、租房业主和用户的资料、状况等;
2.办公楼工程、公建档案资料包括:办公楼竣工和相关资料、土建结构、平、立、剖图;供水、供热平面系统图;电气系统图;地下管网图;市政设施管网综合规划图;人防布置及结构图等;
3.办公楼设备档案资料包括:各类设备设施保修及售后服务合同、出厂说明书及附带的图纸、资料等。
档案资料的交接:
1.物业管理中心参照建设部建材(1991)第69号《房屋接管验收标准》对大厦交接验收。
2.物管中心办公室和物业管理部负责同开发商相关部门进行办公楼档案资料的交接工作。
3.物管中心工程部负责同开发商相关部门进行办公楼工程、公建档案资料和设备档案资料的交接。
4.物管中心对交接的档案资料要一一登记注册,记录在交接验收单上。交接验收单一式两份由双方负责人签字确认后各自归档保存。
5.物管中心对办公楼的各类档案资料,按照档案管理规定分类归档,妥善保管。
档案管理:
1.在物业管理中心成立后,将立即建立zz海关办公楼工程资料档案,将通过产权单位、设计单位、施工单位等处接收到的完整的zz海关办公楼档案资料建档保存。
2.zz海关办公楼入住后建立的用户档案属于物业管理中心要建立的重要资料档案,内容包括客户资料,客户资料变化情况等。
3.日常管理资料档案,包括:公用设备设施档案、财务档案、员工个人档案、客户意见调查表、服务质量回访记录、保修记录、客户投诉记录及处理情况、重大事件等,以科学、完善地记录zz海关办公楼的日常管理工作。
4.在档案资料的保管方面,物业管理中心将本着安全、完整、保密、方便查阅的原则,专人专柜保管,制定完善管理、查阅制度,确保不丢失、不泄密。
档案目录
1.物业接管资料;
2.专业化管理资料;
3.业主资料;
4.委托合同;
5.各项管理制度;
6.人员素质与培训;
7.房屋管理及维修养护;
8.设备管理;
9.环境卫生、绿化管理;
10.市政公用设施管理;
11.治安保卫管理;
第2篇 小站实行契约化安全管理规范化——建立“母子”关系实行契约管理实现安全管理规范化2
我们对偏僻边运小型加油站安全管理的探索中，充分考虑随州区域的地理特点，基本以中心大乡镇的加油站为母体，将周边各小乡镇的站（点）作为子站，建立“母子”关系，母站对子站确定契约人，实行契约化管理。母站的站长负责对子站全面管理，责权利与站长捆绑在一起。“母子”关系形成后，对契约化管理的站在安全上按规范要求，一点不差地认真落实。一是加强了安全教育。过去由于小站人员少，基本上每班只有一个人，人少无氛围，学习教育无法组织。形成母子站后，定时由母站组织子站人员一起学习，人员多了，气氛浓了，学习效果自然就好了。一年多来，这些“母子”站的安全学习教育都能按部就班地开展，各种预案演练定期举行，子站人员的安全意识增强，自救能力明显提高。二是建立了安全台帐。安全台帐是加油站等基层单位组织安全学习、研究安全工作、进行事故分析的真实记录，是加油站安全工作中不可缺少的组成部分。实行母子站契约化管理以后，小站安全台帐并没有因站小人少而被忽视，学习教育记录、周查记录、预案演练记录一应俱全，对加油机、罐区、配发电间、消防器材等主要部位巡查都如实记载，如油站日常安全工作一一在案。三是狠抓了各项规章制度落实。在母站的督导下，子站安全管理制度都得到了落实。为了加强安全管理，有的母站还出台了自己的奖惩办法。四是逐级签订了安全承诺书和责任状。针对公司下达的安全目标分解任务，职工向契约人保证，契约人向母站保证，母站向公司保证，人人签订责任状，层层拿出安全措施，大家各自按规矩办事。
第3篇 小区居住区管理规章制度建立规范
小区居住区管理规章制度的建立
俗话说'没有规矩,不成方圆'。健全、规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据,也是我们塑造物业管理民族品牌的保证。我们将严格按照iso9002质量保证体系及和益行物业质量体系文件的要求,对zz小区居住区实施专业化、规范化的管理。同时,根据zz小区居住区的实际情况,并结合烟台市物业管理的行业法规,我们制订了完善的管理规章制度。
限于篇幅,我们仅将zz小区居住区管理规章制度的目录摘录如下,具体内容详见:
附件《zz小区居住区管理规章制度汇编》。
一、公众制度
1、zz小区居住区管理公约
2、zz小区居住区居家指引
3、zz小区居住区精神文明建设公约
4、zz小区居住区楼宇使用及维护管理规定
5、zz小区居住区二次装修管理规定
6、zz小区居住区物品搬出/入管理规定
7、zz小区居住区交通车辆、停车场管理规定
8、zz小区居住区治安管理规定
9、zz小区居住区清洁卫生管理规定
10、zz小区居住区园林绿化管理规定
11、zz小区居住区消防安全管理规定
12、zz小区居住区环境保护管理规定
13、zz小区居住区安全用水、电管理规定
14、zz小区居住区安全用气管理规定
15、zz小区居住区临时用水、电管理规定
16、zz小区居住区电梯使用管理规定
17、zz小区居住区智能化设施使用管理规定
18、zz小区居住区有线电视管线使用管理规定
19、zz小区居住区商业网点管理规定
20、zz小区居住区文化娱乐场所管理规定
21、zz小区居住区暂住人员管理规定
22、zz小区居住区出租房屋管理规定
二、内部岗位职责
1、综合管理部职责
2、服务管理部职责
3、财务部职责
4、管理处经理岗位职责
5、综合管理部主任岗位职责
6、服务管理部维修主管岗位职责
7、财务部主管岗位职责
8、培训主管岗位职责
9、社区文化主管岗位职责
10、档案管理员岗位职责
11、计算机系统管理员岗位职责
12、会计岗位职责
13、出纳员岗位职责
14、收款员岗位职责
15、维修技工岗位职责
16、电梯管理员岗位职责
17、智能设备管理员岗位职责
18、园艺组长岗位职责
19、安防组长岗位职责
20、保洁员岗位职责
21、采购员岗位职责
22、仓库保管员岗位职责
23、炊事员岗位职责
三、内部管理运作制度及服务
1、员工手册
2、员工行为语言规范
3、员工职业道德规范
4、员工培训管理制度
5、员工培训大纲
6、档案资料管理规定
7、计算机系统管理规定
8、财务管理及会计核算制度
9、管理处值班制度
10、管理处回访制度
11、投诉处理制度
12、社区文化工作制度
13、管理处公共钥匙管理规定
14、物料管理规定
15、公用设施维护管理规定
16、防火安全'三级'检查制度
17、灭火应急方案
18、业主房屋维修管理制度
19、维修服务检验标准
20、护卫服务检验标准
21、保洁服务检验标准
四、工作流程
1、管理处整体运作流程
2、社区文化活动实施流程
3、业主投诉处理流程
4、物业接管验收流程
5、业主入住流程
6、二次装修管理流程
7、档案建立与管理流程
8、服务质量评价及不合格服务控制流程
9、物料控制流程
10、设备设施维修养护工作流程
11、大型设备(机具)购置控制流程
12、服务分包方选择评价流程
13、业主室内维修工作流程
14、治安事件处理工作流程
15、环境管理工作流程
16、消防应急处理流程
17、培训工作流程
五、员工工作岗位考核及奖惩
1、管理服务质量分级考核暂行办法
2、考核结果与奖惩实施管理暂行办法
3、员工奖惩条例
4、部门月考核表
5、项目组月考核表
6、工作班月考核表
7、员工月考核表
第4篇 职工安全教育培训档案建立及管理规范
1 公司安环部对每位职工要建立“职工安全教育培训档案”,档案要详细记录每位职工所接受的教育培训情况,职工档案和考试成绩试卷应保存完好。
2 档案记录要实事求是,不得造假。公司安环部要对各车间的档案及记录情况不定期进行检查,对发现的问题要及时纠正。
3 “职工安全教育培训档案”由安环部和车间各执一份,并妥善保管,工作调动要及时将档案转存。
4 职工调动填写“职工调动记录表”(附表一)随职工安全教育档案一并转入相应车间。
5 职工各种考试试卷力求内容相对丰富,禁止内容过少或长期使用同一份试卷。
第5篇 小区管理处物业档案建立管理规范
小区管理处物业档案的建立与管理
物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范围分 类资 料 内 容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。
第6篇 太阳城物业管理考核指标建立规范
太阳城物业管理考核指标的建立
分为以下几个方面:
1)多种经营;
2)材料成本的核算(维修、保洁、食堂)
3)办公费用;(划分各个部门)
4)日常各种过程资料的建立及上交报表:
客服部:⑴早巡查制度的建立并做好记录表;
⑵晚会记录表的建立;
⑶本部门主管日记录表;
⑷项目助理日检记录表;
⑸客房接待记录台帐;
⑹客户投诉接待台帐;
⑺客户回访台帐;
⑻返修情况日报表;
⑼重大客诉处理单(日报);
⑽管理中心周检表(助理负责,每周六会同各部门一起);
⑾周工作总结;
⑿周工作计划;
⒀月检报表;
⒁排班表
⒂各项费用收支情况一览表;
维修部:⑴巡查日检表(公共设施/楼道设施)
⑵装修巡查记录表(每日一次)
⑶装修情况处理记录本的建立
⑷周检表(公区/售楼中心/样板房)
⑸能耗用报表(每周六下午2:00,包括公共用水/电,商业用水/电)
⑹返修核实情况记录表(以每日复检结果核实)
⑺周工作总结(包括本周完成的返修任务和工程维修整改任务)
⑻周工作计划(下月重点工作措施)
⑼材料使用情况周(月)报表
⑽月工作总结
⑾排班表
安全部: ⑴排班表(周/月)
⑵训练(学习)计划表
⑶巡查记录日报表
⑷门岗进出人员登记表(无证外来人员)
⑸进出车辆登记表(门岗/车场)
⑹班长巡查记录表
⑺主管日检表
⑻夜班班长巡查(查岗)记录表
⑼一周重大情况汇总表
⑽周工作总结
⑾周工作计划
⑿月度工作总结
⒀周会记录
环境部: ⑴排班表
⑵主管巡查记录表(卫生/绿化情况)
⑶物品耗用登记表
⑷周工作总结
⑸周工作计划
⑹周会记录
财务部: ⑴排班表
⑵每周资金报表及分析
⑶仓库月盘存表(包括维修/保洁/保安/客服/食堂)
⑷周工作计划表
⑸周工作总结表
⑹资金使用计划表(周/月报)
食堂: ⑴物料耗用登记表
⑵排班表
⑶食堂下周菜谱及资金使用计划
销售支持: ⑴排班表
⑵培训计划
⑶日检表
⑷巡查表
⑸晚会记录表
⑹周工作总结
⑺周工作计划
⑻样板房物品交接表
⑼样板房物品月盘存表
⑽周会记录
管理中心其它表格: ⑴人员花名册及变动情况分析
⑵人员通讯录
⑶月度考核(工作完成情况)
⑷会议纪要表(工作安排表)
以上报表,周报/月报要报项目经理审核,日报表报项目助理审核.
第7篇 物业管理规章制度档案建立管理规范
物业管理规章制度和档案建立与管理
一、管理规章制度
科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。
1.公众制度
(1)《业户手册》。
(2)《业主公约》。
(3)《精神文明公约》。
(4)《楼宇使用维护管理规定》。
(5)《二次装修管理规定》。
(6)《二次装修管理协议》。
(7)《装修人员管理规定》。
(8)《出入物品管理规定》。
(9)《安全管理规定》。
(10)《消防管理规定》。
(11)《清洁卫生管理规定》。
(12)《园林绿化管理规定》。
2.岗位职责
(1)物业经理岗位职责。
(2)经理助理岗位职责。
(3)物业管理部经理岗位职责。
(4)物业管理文员岗位职责。
(5)物业管理员岗位职责。
(6)物业商务管理员岗位职责。
(7)物业清洁员岗位职责。
(8)工程管理部经理岗位职责。
(9)工程技术员岗位职责。
(10)强电技工岗位职责。
(11)弱电技工岗位职责。
(12)暖通工岗位职责。
(13)维修工岗位职责。
(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。
(15)安全经理岗位职责。
(16)安全管理员岗位职责。
(17)财务经理岗位职责。
(18)财务会计岗位职责。
(19)财务出纳岗位职责。
(20)财务收费员岗位职责。
3.运作管理制度
(1)《员工手册》。
(2)《管理人员文明服务准则》。
(3)《员工办公制度》。
(4)《各部门月工作计划及总结制度》。
(5)《物业管理工作廉洁制度》。
(6)《员工培训制度》。
(7)《内部财务管理制度》。
(8)《档案资料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申请、购买、领用制度》。
(11)《员工宿舍管理评比制度》。
(12)《接待投诉处理及回访制度》。
(13)《维修回访制度》。
(14)《机电设备的编号方法》。
(15)《机电设备的统计制度》。
(16)《配电房管理制度》。
(17)《物业防火安全检查制度》。
(18)《大厦应急灭火抢救方案》。
(19)《物业管理运作流程》。
(20)《业户投诉处理程序》。
(21)《业户入住工作程序》。
(22)《业户入住装修管理工作程序》。
(23)《物业管理档案建立工作程序》。
(24)《物业管理档案监督工作程序》。
(25)《物业资料控制工作程序》。
(26)《公共设施维修、养护工作程序》。
(27)《机电设备维修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防应急处理工作程序》。
(30)《园林绿化管理工作程序》。
(31)《清洁管理工作程序》。
(32)《社区文化开展工作程序》。
4.员工培训考核制度
(1)《新员工入职培训制度》。
(2)《在岗员工循环培训制度》。
(3)《员工工作考核及奖罚制度》。
(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。
(5)《经理助理岗位月工作考核表》。
(6)《部门经理岗位月工作考核表》。
(7)《部门员工岗位月工作考核表》。
(8)《业户意见月_统计表》。
(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。
(10)《物业管理工作情况一览表》。
二、物业档案建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的'三防'标准。
第8篇 办公住宅项目档案建立和管理规范
办公+住宅项目档案的建立和管理
一、档案的建立
设立资料室、负责档案建立和管理,配备专门的档案专业管理人员,从接管开始,建立各类档案,采取电脑化管理。
1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理,制订一系列管理制度。
2、建档流程:收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。
3、各部门广泛收集,资料室集中管理。
4、分类明确,针对不同的档案性质,采用有不同的建档和管档方法,本公司将档案分成五类由专职人员进行管理,并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。
二、档案管理
本公司档案管理体系按照iso9000质量认证体系标准,把它浓缩为:
(一)办公室、人事档案管理;
1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。
2、有关行政机关,公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。
3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。
4、所有人事档案按照编号由资料员管理,并将个人所有资料输入电脑保存软盘,人离开企业其档案销毁。
(二)质量体系文件档案管理;
1、公司本部iso9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。
2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人,批准人及文件现状态的记录。
3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。
4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。
(三)工程档案管理;
1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号,档案由专人储存于专柜中保管。
2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。
3、所有工程资料均应规定保存期限,并建立销毁档案制度。
(四)财务档案管理;
1、每年形成的会计档案,都由财务会计按照归档的要求,负责整理立卷装订成册。
2、保存的会计档案向外单位提供利用时,须报有关领导批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。
3、会计档案的保管期限,根据特点分永久、定期二类。
4、会计档案保管期满需销毁时,应经有关领导同意,审查并编造会计档案,销毁设册。
(五)住户档案管理;
1、所有业主资料如购房合同(含产权证)复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料(身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话)均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。
2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。
3、业主资料根据一定期限销毁,保存软盘。
(六)所有档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度,不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。
(七)所有可输入电脑的档案均应输入电脑,保存软盘。
(八)所有档案的借阅均应通过资料保管员(有必要时应有负责人许可同意)并进行登记签字。
(九)所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失,应通知有关人员负责。
第9篇 管理处文档库建立和目录规范
管理处文档库建立和目录
物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容,文档库是管理处各类档案的重要储备地,服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立,可根据管理处职能和业务管理的实际情况,编制文档分类目录,保证文档资料完整并易于检索,作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。
1、文档分类编号规则:
1)编号原则上应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类,按照文档一、二、三级目录进行编号。如:一级目录'物业规划档案'下的第一条'用地批准文件',则其编号为'1-1',如该二目录对应下文档有多卷以上,则每卷的编号顺序为'1-1-1、1-1-2……'。
2)现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码,以防止在工作现场的遗失,在工作文档完成后,由责任人按时定期交资料室编号、存档。
3)在文件夹(盒/袋)封面或侧面应有标识,上面注明目录号、文档标题等。文件夹(盒/袋)应有卷内目录,详细列明卷内的文件资料。
4)文档管理员调(离)职或更换岗位前,须做好文档资料交接工作,完善交接手续,如文档资料有遗失,追究当事人责任。
2、文档目录分类
序号一级目录二级目录
1物业规划档案用地批准文件
项目批准文件
2物业接管验收资料移交证明资料
验收证明资料
3工程档案竣工资料
技术资料
4产权资料
5物业委托管理合同
6房屋使用及公众制度房屋使用资料
7管理处证照管理处专业化管理资料
8架构及职责
9行政管理档案
10后勤管理档案采购文件资料
资产、仓库管理记录
内务管理记录
钥匙管理记录
11合同管理档案
12人事管理档案人事资料
员工培训记录
员工考核记录
岗位资格证书
13财务管理档案
14维修基金管理
15房屋管理档案房屋本体维修资料
房屋管理资料
16公用设施设备管理档案共用设施设备
管理资料
共用设施设备运行维护记录
17给排水系统
管理档案给排水系统维护保养
18供配电系统管理档案
19消防设备设施管理档案消防系统运行维护记录
20安全管理档案安全管理资料
安全防范措施
安全工作记录
21消防管理档案消防管理资料
消防应急方案
消防工作记录
22车辆管理档案停车场管理资料
停车场管理记录
非机动车辆管理档案
23保洁管理档案保洁管理资料
保洁工作记录
24消杀服务档案
25绿化管理档案绿化管理资料
绿化工作记录
26业主档案
27租户档案
28社区文化活动档案社区文化活动资料
29经营管理档案有偿服务档案
商户管理档案
30客户服务档案客房服务工作记录
31业主委员会档案
第10篇 物业管理制度与档案建立管理规范
物业管理制度与档案的建立与管理
(一)管理内容:
1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;
2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;
3、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;
4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
(二)管理措施:
1、制定档案制度,并严格执行;
2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;
3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;
4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。
第11篇 清洁公司档案建立管理规范
清洁公司档案建立及管理
档案的建立与管理,包括:作业计划、作业记录、抱怨记录及其他服务记录及档案。
一、作业计划
计划制定者:经营管理部主任及现场主管
作业计划依据:根据双方所签订的清洁承包合同内所规定的清洁范围,由计划制定者现场实地察看并结合甲方的建议,将所有清洁范围内的清洁区域形成书面计划,并落实作业人与监督人,由现场主管安排作业,并将作业计划上交至甲方相关管理人。
表格支持:《定期清洁工作安排表》
作业计划的作用:使现场各项清洁工作安排更加合理化、科学化;
使现场各项清洁工作的作业结果有责任人及监督人。
二、作业记录
作业记录的填写:现场主管及清洁员工
作业记录的监督:经营管理部各层级管理者及现场主管
表格支持:《工作检查记录表》、《洗手间保洁签到表》
作业记录的作用:使现场各项清洁工作的作业结果有责任人及监督人;
能有效的监督清洁员工的劳动效率及作业合格率;
提前发现各项清洁工作的不足之处,及时有效进行整改。
三、抱怨记录:
抱怨记录的填写者:经营管理部各层级管理者及现场主管
抱怨记录的来源:甲方相关清洁工作的监督人、清洁员工、对清洁工作的结果有抱怨的人。
表格支持:《来人来电(投诉)记录表》
抱怨记录的作用:使现场的各项清洁工作有全面的质量反馈渠道;
能使现场的各项清洁工作有及时整改的机会;
提供了一个良好的沟通与监督的平台;
四、其他服务记录及档案
纠正与预防措施的填写者:经营管理部各层级管理者及现场主管
纠正与预防措施的作用:能及时有效的检讨各项清洁工作中的不足之处;
及时总结各种工作经验,规避不良工作;
对各项清洁工作起到了良好的监督作用;
表格支持:《纠正与预防措施要求单》
经营管理部样板分部的各种记录:
第12篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范
某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理
提要:
档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。
以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。
档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。
完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。
本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有规矩,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。
6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理
规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。
三、物业管理档案的分类
1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。
(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。
3、__区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。
第13篇 项目物业档案建立管理计划规范
项目物业档案建立与管理计划
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
