有哪些
一、文件分类
1. 财务文件：包括预算报告、财务报表、发票凭证等。
2. 人力资源文件：员工档案、招聘记录、薪资福利资料等。
3. 运营文件：销售数据、市场分析报告、活动策划案等。
4. 法规文件：相关法规、政策文件、合同协议等。
5. 内部管理文件：会议纪要、工作流程、规章制度等。
二、文件存储
1. 硬拷贝文件：存放于专门的文件柜，按类别和时间顺序排列。
2. 电子文件：存储在公司内部服务器或云存储，分类清晰，定期备份。
三、文件审批
1. 新建文件：需经部门负责人审核后方可发布。
2. 修改文件：需注明修改人、修改日期，并由负责人审批。
四、文件查阅
1. 员工查阅：需填写查阅申请表，经部门主管批准后进行。
2. 外部查阅：需由公司管理层审批，遵守保密协议。
五、文件更新与废弃
1. 文件更新：定期审查，过期或无效文件应及时更新。
2. 文件废弃：不再使用的文件，经过审批后进行销毁。
模板
1. 文件编号：各部门应设定统一的文件编号格式，如“hr-2022-001”代表人力资源部2022年的第一份文件。
2. 文件封面：包含文件名称、编号、制作日期、制作人、审批人等信息。
3. 文件版本：每次修订后，应在文件末尾标注版本号和修订日期。
4. 文件归档：文件存档时应附带文件清单，便于查找。
标准
1. 文件质量：内容准确无误，格式规范，语言清晰简洁。
2. 保密性：涉及敏感信息的文件需设置访问权限，确保信息安全。
3. 可追溯性：所有文件改动需有记录，便于追踪历史版本和责任人。
4. 更新频率：年度至少进行一次全面文件审查，确保文件时效性。
5. 应急处理：制定文件丢失或损坏的应急计划，确保重要信息不丢失。
通过以上规程，某购物中心能够实现高效、安全、有序的文件管理，确保业务运行的顺畅，同时也保护了公司的核心信息资源。各部门应严格遵守这些规定，确保文件管理工作的标准化和专业化。
某购物中心部门文件资料管理规程范文
营运管理类标准指引
制定部门:营运部
购物中心部门文件资料管理规程
1.目的
为规范资料(包括电子版资料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部门资料。
2.范围
适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。
3.职责
3.1部门员工负责自己板块的工作资料,保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料管理工作由部门经理统一领导。
3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作,其主要职责是对板块内产生的资料及时进行整理。定期对所有已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导,并提出合理化建议。
3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管,其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息(包括电子版)负有全部责任。
4.作业内容
4.1整理方法
装订:归档资料应按件装订,每份资料作为一件。
分类:归档资料采用“保管期限/年度”进行分类。
排列:归档资料应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
4.2保管期限:分为永久、长期、短期。
4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续,直接提档。
4.4部门负责人以下员工借阅资料时,需经部门负责人批准,填写《资料使用申请表》,并办理借阅手续。
4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续,不得擅自扩大查阅范围,未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制,须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料,须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料,须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料,须经总经理审批。外借资料必须在规定时间内及时归还。
4.6借阅、使用资料必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。如有资料遗失,按照资料的重要轻重程度进行处罚。
4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。
4.8针对保管期限已满的资料,通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必须填写《资料销毁清单》,经资料管理负责人、部门经理审批后,由二人以上对照《资料销毁清单》检查资料,确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。
4.9资料管理人员要认真填写、编制销毁清单,资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁,尚需保存,则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销,对已批准销毁的资料除特殊情况外,一般均应“暂缓执行”,待保存半年以后,确认已无利用价值时再行销毁。
4.10若按规定需要销毁时,凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁,一般内部资料,须经部门负责人批准后方可销毁。
4.11因个人原因导致资料遗失,根据资料等级进行相应处罚
4.11.1普通级资料:
记过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,部门内部通报批评。
4.11.2重要级资料:
记重大过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,在绩效考核中建议hr扣除相应绩效分值并上报公司,公司内部通报批评。
4.11.3以上情况在一年中出现两次以上,按以上条例并处双倍及以上处罚。
5.支持性文件
6.相关记录
