金融大厦邮件收发管理规程

有哪些

金融大厦邮件收发管理规程

一、邮件接收管理 1.1 确保所有员工设有公司统一的邮箱账户，用于业务往来及内部沟通。 1.2 对于外部邮件，应设立专门的收件箱，由指定人员进行初步筛选和分类。 1.3 每日定时检查邮件，确保及时处理紧急和重要的信息。

二、邮件发送管理 2.1 发送邮件前需确认收件人信息准确无误，避免错发和误传。

2. 2 邮件正文应清晰、简洁，避免使用行业内部术语，除非必要。

2. 3 附件大小控制在合理范围内，如有大文件需通过云存储平台分享链接。

三、邮件处理流程 3.1 对于业务相关邮件，应在24小时内回复，紧急邮件需立即响应。

3. 2 内部邮件交流应遵循公司信息安全政策，不得泄露敏感信息。

3. 3 对于垃圾邮件或不明来源邮件，不得打开附件，直接删除并报告it部门。

四、邮件归档与保存 4.1 重要邮件应及时归档，便于日后查阅。

4. 2 根据法规要求，保留必要的邮件记录，定期进行备份和清理。

4. 3 建立有效的搜索机制，提高邮件查找效率。

五、邮件安全 5.1 使用强密码保护邮箱，并定期更换。

5. 2 开启邮件过滤和反病毒功能，防范钓鱼邮件和恶意软件。

5. 3 提高员工邮件安全意识，定期进行网络安全培训。

六、异常情况处理 6.1 若遇到邮件系统故障，及时通知it部门，采取备用通讯方式。

6. 2 遇到邮件纠纷，如误发、误解或冒名，应立即澄清并记录事件经过。

模板

金融大厦邮件收发操作指南

1. 登录公司邮箱系统，查看新邮件。

2. 对收到的邮件进行分类：优先级高、普通、垃圾邮件。

3. 回复重要邮件，确保内容准确、完整。

4. 将需要长期保存的邮件归档，删除无关邮件。

5. 发送邮件时，核对收件人、抄送人，编写清晰的邮件主题。

6. 定期更改邮箱密码，保持邮箱安全。

标准

金融大厦邮件管理质量标准

1. 邮件响应时间不超过24小时，紧急邮件响应时间不超过1小时。

2. 邮件错误率低于0.1%，包括错发、漏发和信息不准确。

3. 重要邮件归档率100%，邮件找回成功率99%以上。

4. 邮件安全事件发生率低于0.05%，员工邮件安全培训覆盖率100%。

5. 邮件系统正常运行时间不低于99.9%，故障恢复时间不超过2小时。

通过以上规程，金融大厦旨在建立高效、安全、有序的邮件收发环境，提升员工间的沟通效率，保障业务的顺利进行。每个员工都应熟悉并遵守这些规定，共同维护良好的电子邮件文化。

金融大厦邮件收发管理规程范文

金融中心邮件收发管理规程

1、所有进入楼内的特快专递均由快件公司人员在大厅内进行出入登记后直接送达楼层业主手中。

2、进入楼内的普通邮件、报刊等均由邮局送至大厅吧台进行登记,由大厅接待或安管人员负责联系业主前来领取或直接送至业主手中,由双方签字确认,记录于《函件收发记录》。包裹单、汇款单、挂号信等重要邮件由邮局直接送达。

3、在工作日,大厅内的邮件、报刊等均需及时送到业主手中,做到日到日清,不得在大厅吧台内过夜。

4、如遇节假日或周六、周日有邮件、报刊、挂号信等送达大厅,大厅安管人员需妥善保管,做好记录,待工作日或周一上班与大厅接待进行交接。

5、如因业主因故不能收到信、邮件等,大厅人员做好相关记录交给邮局等送件单位带回,大厅人员严禁私拆、扣压、转交。

6、管理处只对函件安全送达负责,节假日不对特快专递时效负责。

7、本管理处不担供物品寄存服务。

相关质量记录:

1.《函件收发记录》zc-09/b12