业主档案管理规程6篇

有哪些

业主档案组成部分

业主档案是物业管理中不可或缺的信息资源，主要包括以下几个部分：

1. 基本信息：包括业主姓名、联系方式、身份证号、产权证明、购房合同等。

2. 物业服务记录：如缴费记录、维修申请、投诉处理、满意度调查等。

3. 其他相关资料：如业主授权书、租赁合同、变更登记等。

模板

业主档案管理流程

1. 档案收集

- 收集业主入住时提供的所有必要文件，确保信息完整。

- 定期更新业主信息，如联系方式变动、产权转移等。

2. 档案整理

- 按照业主编号或姓名进行分类，建立清晰的索引系统。

- 扫描纸质文档，转化为电子版，便于检索和备份。

3. 档案存储

- 存储设备应安全可靠，如加密硬盘或云存储。

- 确保物理档案的存放环境干燥、防火、防盗。

4. 档案使用

- 设定访问权限，只有授权人员才能查阅。

- 使用档案时需做好借阅记录，确保信息安全。

5. 档案更新

- 定期核查档案信息，及时更新过时内容。

- 对于不再有效的档案，按规定程序进行归档或销毁。

6. 档案审计

- 定期进行档案完整性与安全性的内部审查。

- 配合外部审计机构进行合规性检查。

标准

业主档案管理规范

1. 保密性：严格遵守隐私保护法规，不得泄露业主个人信息。

2. 准确性：确保档案信息的实时性和准确性，减少错误和遗漏。

3. 完整性：全面记录业主与物业的交互，确保档案内容完整。

4. 安全性：采取必要的物理和数字安全措施，防止档案遗失或被篡改。

5. 合规性：符合国家及地方关于档案管理的法律法规要求。

6. 便利性：建立高效检索机制，方便日常业务操作和查询。

总结业主档案管理，关键在于严谨的流程、规范的操作和持续的改进。通过上述规程，我们旨在打造一个安全、便捷、合规的业主档案管理体系，为物业管理提供优质的服务基础。

业主档案管理规程范文

第1篇 _管理处业主档案管理标准作业规程

管理处业主档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、档案盒(夹)的制作

(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪:

(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

a、通讯电话联络方式发生变化时;

b、业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

第2篇 业主档案管理标准作业规程（9）

业主档案管理标准作业规程(九)

1.0目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

2.0适用范围

适用于管理处业主档案的保管与跟踪。

3.0职责

3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0程序要点

4.1业主档案内容

4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。

4.1.2《业主家庭情况登记表》。

4.1.3《入伙流转表》。

4.1.4《业主物品领取清单》。

4.1.5《装修申请表》

4.1.6业主的有关证件复印件。

4.1.7其他应保存的资料。

4.2档案盒袋的制作

4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。

4.3业主档案袋的制作

4.3.1准备适量尺寸的档案袋。

4.3.2将写有楼层号、房号标在档案袋封面上。

4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。

4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

4.7业主档案的跟踪

4.7.1当发生下列情况变化时,客户助理应将变化情况记录在业主档案中:

a)业主发生更替时。

b)业主联系方式改变时。

4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。

4.9业主档案应永久保存。

4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。

5.0记录

5.1《业主档案目录》

6.0相关支持文件

6.1《档案管理标准作业规程》

第3篇 业主档案管理工作规程-2

业主档案管理工作规程(二)

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、档案盒(夹)的制作

(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪:

(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

a、通讯电话联络方式发生变化时;

b、业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

第4篇 业主档案管理标准作业规程（6）

业主档案管理标准作业规程(六)

1.0目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

2.0适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

3.0职责

3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0程序要点

4.1业主档案内容

4.1.1 经业主签署后的《业主公约》。

4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

4.1.3《业主家庭情况登记表》。

4.1.4《钥匙领用登记表》。

4.1.5《业主证领用登记表》。

4.1.6《业主入住验房表》;

4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

4.1.9业主的有关证件复印件。

4.1.10其他应保存的资料。

4.2档案盒(夹)的制作

4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

第5篇 迪赛大厦业主档案管理规程

赛迪大厦业主档案管理规程

1.目的

建立健全业主档案,掌握用户动态,便于用户管理与针对性服务。

2.范围

适用于赛迪大厦内所有用户的档案管理。

3.职责

3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。

4.程序

4.1用户档案内容

4.1.1入驻资料

a.用户姓名、单元号及其他有关资料;

b.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本;

c.用户其他资料复印件。

4.1.2迁出资料

业主、搬迁登记单。

4.2客户档案管理

4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记,并向业主(用户)提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。

4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。

4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。

4.3用户档案的保管及查阅

4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案,按统一编号存放。

4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。

4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。

4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。

5.监督执行

由物业部经理监督执行。

6.支持性和相关性文件

jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公约书》

7.质量记录及表格

jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》

jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》

jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》

jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》

jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主(用户)情况统计表》

jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》

第6篇 花园业主档案管理标准作业规程-5

花园业主档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范业主档案的管理工作。

2.0适用范围

适用于客户服务中心业主档案的管理。

3.0职责

3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0程序要点

4.1业主档案内容。

4.1.1经业主签署后的《业主公约》。

4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

4.1.3《业主家庭情况登记表》。

4.1.4《物业分户移交验收单》。

4.1.5《业主证领用登记表》。

4.1.6《业主人住验房表》。

4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

4.1.9业主的有关证件复印件。

4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。

4.1.11其他应保存的资料。

4.2档案盒(夹)的制作。

4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。

4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

4.3业主档案袋的制作。

4.3.1准备适量的26cm_34cm左右尺寸的档案袋。

4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。

4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

4.7业主档案的跟踪。

4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:

a)通讯电话联络方式发生变化时;

b)业主发生更替时。

4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。

4.9业主档案应永久保存。

4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。

4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。

5.0记录

6.0相关支持文件

6.1《档案管理标准作业规程》。