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监理文件管理制度是对监理工作中产生的各类文件进行有效管理和控制的体系，它涵盖了从文件的编制、审批、发放、使用、存储到销毁的全过程。主要内容包括：
1. 文件分类与编码：明确各类监理文件的分类标准，设定统一的编码规则。
2. 文件编制与审批：规定文件的编写格式、内容要求，以及各级别的审批流程。
3. 文件发放与使用：确定文件的发放范围，规定文件的使用权限和方式。
4. 文件变更管理：设立文件修订、替换和废止的程序。
5. 文件存储与检索：规定文件的存储条件、期限，以及检索方法。
6. 文件保密与安全：设定文件的保密级别，制定相应的保护措施。
7. 文件归档与销毁：明确文件的归档标准和销毁程序。
包括哪些方面
1. 法规依据：确保所有管理制度符合国家相关法律法规及行业标准。
2. 内部流程：定义内部文件处理的各个环节，如起草、审查、签发、执行、反馈等。
3. 责任分工：明确各部门和人员在文件管理中的职责和权限。
4. 文件质量：确保文件内容准确、完整，符合项目需求。
5. 技术支持：利用信息技术，实现文件电子化、自动化管理。
6. 培训与考核：定期对员工进行文件管理知识的培训和考核。
7. 监督检查：定期进行文件管理的审计，确保制度执行的有效性。
重要性
监理文件管理制度对于项目的顺利实施至关重要，它：
1. 保证信息的准确传递：避免因文件管理混乱导致的信息错漏和延误。
2. 提升工作效率：通过标准化流程，提高文件处理的速度和效率。
3. 保障项目质量：确保监理工作依据准确无误的文件进行，防止质量问题。
4. 防范风险：良好的文件管理能减少法律纠纷，保护公司利益。
5. 促进知识积累：通过有序的文件归档，积累项目经验和知识。
方案
1. 制定详细的操作手册：提供具体的操作步骤和示例，以便员工参照执行。
2. 实施系统化管理：引入文件管理系统，实现文件的在线编辑、审批和共享。
3. 定期评估和修订：根据实际运行情况，定期评估制度的有效性，适时进行调整。
4. 强化培训：对新员工进行文件管理制度的培训，确保全员理解并遵守。
5. 设立监督机制：设立专门的监督部门，负责文件管理的检查和督促。
6. 激励与奖惩：将文件管理纳入绩效考核，对表现优秀的个人或团队给予奖励，对违规行为进行处罚。
通过上述方案，监理文件管理制度将更加完善，为监理工作的高效、有序开展提供有力保障。
监理文件管理制度范文
第1篇 监理文件资料日常管理实施细则
监理工作文件及资料日常管理实施细则
为了搞好监理文件及资料的日常管理工作,使其纳入标准化、规范化,系统化的轨道,结合本工程项目实际情况,公司制定了施工阶段资料管理制度期,要求监理部按本实施细则执行:
(一)监理文件及资料按照综合文件类、图纸类,质检资料类,进度控制文件类,计量支付类,施工原始记录类进行分合同、分类归档。
(二)综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。
1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。
2、月报及工程总结包括月形象进度报表,监理月报,年中、终及最终工程总结报告。
3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。
4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令,应分合同按顺序归档。
5、一般文件类包括业主、承包人来文,监理办下发通知、工作指令,监理会议纪要,监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档,监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档;会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档;监理规划及实施细则单独归档。
(三)图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档,其中变更设计图按下发的时间顺序排列。
(四)质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档:
1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料(产品)合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。
2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册,施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。
3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。
4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。
5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档,测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档,质检资料由各合同组长统一收集整理归档,质量文件类由综合组统一收集整理归档。
(五)进度控制文件类包括总进度图(表)、计划、批准文件,分期进度图(表)、(月、季、年)计划、批准文件,开工令,开工报告,施工组织设计,有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。
(六)计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料,分合同依时间先后顺序分类归档。
(七)施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录,分合同段分类归档,其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。
(八)所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。
(九)所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。
(十)所有文件盒必须建立文件清单目录,后附备考表。
(十一)所有保存文件必须清晰,原则上保存原件。
(十二)建立文件阅办制度及登记请单。
(十三)所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。
(十四)年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。
(十五)工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。
第2篇 监理文件资料管理办法
1 范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2 引用文件和术语
q/04-206.305-2006 工程档案管理规定
3 职责
3.1 总监理工程师
3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。
3.1.2 明确监理信息流程。
3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。
3.2 专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3 信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
4 控制程序
4.1 明确监理信息流程
根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。
4.2 建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。
4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:
a) 监理合同;
b) 监理规划、监理细则;
c) 监理指令;
d) 监理工作日志;
e) 监理周(月)报;
f) 会议纪要;
g) 审核签认文件;
h) 工程质量认证文件;
i) 危险源、环境因素调查资料;
j) 工程款支付证明;
k) 工程验收记录;
l) 质量事故调查及处理报告;
m) 各种监理内部台账;
n) 工程施工文件资料;
o) 工程收函;
p) 勘察、设计文件;
q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;
r) 顾客提供的(包括设计图纸)资料等;
s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。
4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
