分公司印章管理制度

分公司印章管理制度是企业管理中不可或缺的一环，它旨在规范印章的使用、保管和管理，确保公司业务的合法性和权威性。印章不仅是公司对外签署合同、出具证明等法律文件的法定标志，也是内部管理中确认指令、审批流程的有效工具。通过严谨的印章管理制度，可以防止欺诈行为，保障公司的合法权益，维护公司的信誉。

包括哪些方面

1. 印章的制作与备案：规定印章的制作标准、审批流程，以及向相关部门进行备案的程序。

2. 印章的使用权限：明确各部门印章的使用范围，设定审批权限，防止滥用。

3. 印章的保管：确定专人负责，制定严格的保管措施，如存放地点、交接程序等。

4. 印章的使用记录：建立使用登记制度，记录每一次印章的使用情况。

5. 印章的停用与销毁：规定印章停用的原因和程序，以及销毁的条件和方法。

重要性

1. 法律效力：印章具有法律效力，错误或滥用可能导致公司承担法律责任，良好的印章管理制度能降低法律风险。

2. 企业形象：统一、规范的印章使用，有助于提升企业形象，增强合作伙伴和公众的信任。

3. 内部控制：防止内部员工的不合规行为，确保公司决策的正确执行。

4. 资源保护：有效管理印章，防止资源被不当利用，保护公司的经济利益。

方案

1. 制定详细的操作规程：明确印章的申请、使用、保管、停用和销毁等各个环节的具体步骤和责任人。

2. 建立审批流程：所有需盖章的文件必须经过有权人员审批，防止未经授权的使用。

3. 培训与教育：定期对员工进行印章管理制度的培训，提高他们的法律意识和责任意识。

4. 监控与审计：设置定期的印章管理审计，检查制度执行情况，及时发现并解决问题。

5. 技术辅助：利用现代技术，如电子签章系统，提高印章管理的安全性和效率。

轻微的笔误示例：印章的制作与备案过程中，需“向相关部门”进行备案，可能偶尔会因疏忽而漏报，故需强化监管机制。

在实际操作中，分公司印章管理制度的实施需要全体员工共同遵守，管理层的重视和监督同样关键。只有这样，才能确保印章管理制度的有效执行，为公司的稳健运营保驾护航。

分公司印章管理制度范文

第1篇 油品调运分公司印章管理规定

工贸油品调运分公司印章管理规定

第一章 总则

第一条 印章是zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,为维护公司印章的严肃性、权威性,明确印章使用人与管理人员的责权,确保印章使用安全,结合公司实际,特制定本规定。

第二条 本规定所管理的印章主要包括:公章、法定代表人或负责人印章、财务专用章、合同专用章、合同审查专用章、业务专用章(职能部门或业务部门)等。

第三条 各类印章的管理涉及范畴:刻印、使用、废止、更换。

第二章 组织机构及职责

第四条 印章管理的归口部门为综合办公室。

第三章 刻印与启用

第五条 刻制印章要严格履行审批手续。公司基本印章(公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章)的刻制及更换,应向综合办公室提出申请,综合办公室报公司领导批准后由机要人员持单位介绍信、公司相关证照及印章式样到公安机关备案、审核、办理刻印证明,并到公安部门指定的刻字单位统一刻制。

第六条 因业务发展需要申请各职能部门及驻站、分公司专用章时,由需求部门提出申请,经经理核准后由综合办公室刻制。

第七条 公司印章刻制后,综合办公室下发文件予以正式启用后,方可使用。

第三章 保管与使用

第八条 公司公章由综合办公室专人保管。各部门的合同、重要文件、一般性文件等需要盖章,经办人须在《印章使用登记薄》签字,并由分管领导签字批准后方可盖章。综合办公室负责《印章使用登记薄》的保管、留存。

第九条 企业法定代表人或负责人印章,分别由财务资产部、综合办公室专人保管。财务资产部保管的法定代表人或负责人印章主要用于银行汇票、现金支票等业务,凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章;综合办公室保管的法定代表人或负责人印章主要用于干部职工职称聘任、劳动合同签署、工资发放等业务,经得法定代表人或负责人同意后方可盖章。

第十条 财务专用章由财务资产部负责人(或专人)保管。主要在银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用,发票专用章主要用于发票盖章。

第十一条 合同专用章由综合办公室负责人(或专人)保管。主要适用于公司与他人(企业或单位)签订的生产经营、商务等业务方面的经济合同审批、签署。合同专用章使用时,必须审核相关审批手续的完备性。

第十二条 各部门专用章的使用。主要适用于各部门内部使用,需由部门负责人(或专人)进行保管并参照公司印章使用规定严格控制印章的使用。

第四章 废止与更换

第十三条 废止印章,根据相关文件直接办理废止手续。

第十四条 更换印章应由印章使用部门向综合办公室提出更换申请,并呈主管领导、经理核准后交由综合办公室统一封存或销毁,并做好登记。

第十五条 遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请,并呈公司经理签批遗失处理及处罚办法,经核准后,交由综合办公室按批示处理,同时必须登报申明。

第五章 保管人权利和责任

第十六条 印章保管人的责权范畴:对于公司主要印章管理,采取分散管理相互监督的办法。具体划分如下:

(一)部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时对印章的使用负全部责任。

(二)公章、合同专用章、财务专用章的保管人无独立使用权力,但具有监督权力。经办审核中经理、分管领导、部门经理、经手人则负相应责任。对于未经经理签批的公章使用,保管人、经手人负主要责任。

(三)法定代表人或负责人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其无独立使用权力,需依据财务资产部负责人审批的支付申请、取汇款凭证或法定代表人、负责人的授权方可使用,否则负全部责任。

(四)各类印章因工作需要独立带离公司使用的,需经部门主管领导同意后方可带离。

(五)如遇个人需开具相关证明,需由部门负责人以上担保签批后方能使用,若涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明。

(六)盖印要标准规范,端正、清晰、美观、便于识别,印章文字不能盖歪或颠倒。加盖印章位置应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

(七)所有印章的使用,必须严格执行公司的印章使用管理制度,做好申请和使用登记。公司印章只适用于公司相关业务,不得从事有损公司利益的活动。

(八)印章管理部门要妥善保管印章,公章、法定代表人或负责人印章、财务专用章、合同专用章等必须放入保险柜存放,防止被盗。

(九)印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章,如出现问题,后果自负。给公司造成重大损失的,公司将依法追究其法律责任。

第六章 附则

第十七条 本规定由综合办公室负责解释。

第十八条 本规定未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。

第十九条 本规定自下发之日起施行。