公司客户档案管理制度汇编(2篇)

有哪些

公司客户档案管理制度主要涵盖以下几个方面：

1. 客户信息收集与分类

2. 档案安全与保密

3. 访问权限控制

4. 更新与维护

5. 法规遵从性

6. 应急处理机制

实施细则

1. 客户信息收集与分类：所有客户信息应通过合法、透明的方式获取，并根据业务关系、交易类型和价值进行分类存储。确保信息的完整性和准确性，避免冗余和错误。

2. 档案安全与保密：客户档案存储在安全的物理和数字环境中，采用加密技术保护数据，定期进行安全检查和漏洞修复。员工需签订保密协议，禁止未经授权访问、泄露或使用客户信息。

3. 访问权限控制：根据职务和工作需要设定访问权限，如销售团队可查看联系信息，财务部门可访问交易记录。所有访问行为应可追踪，以便审计和责任追溯。

4. 更新与维护：建立定期审查和更新客户档案的流程，确保信息时效性。当客户信息发生变化时，应及时更新，并记录变更原因和时间。

5. 法规遵从性：遵守当地的数据保护法规，如gdpr等，确保客户隐私权。定期进行合规性审查，以应对政策变动。

6. 应急处理机制：制定数据泄露应急预案，一旦发生数据丢失或泄露，立即启动，包括通知受影响客户、调查原因、修复漏洞及采取补救措施。

上墙内容

1. "客户信息是公司的宝贵资产，我们必须尊重并保护其隐私。"

2. "未经授权，任何人不得查看、修改或分享客户档案。"

3. "保持档案的准确性和时效性，是我们服务质量和客户信任的基础。"

4. "熟知并遵守相关法规，确保我们的业务活动始终在法律框架内进行。"

5. "面对数据安全挑战，我们时刻准备着，以防患于未然。"

此客户档案管理制度旨在保障公司与客户的利益，提升服务效率，同时也是我们企业责任感的体现。全体员工需理解和执行上述规定，共同营造一个安全、可信的业务环境。

公司客户档案管理制度范文

第1篇 公司客户档案管理办法

公司客户档案管理办法范本

作为公司的市场与客户主管,我的其中一个重要职责是与客户保持良好的关系,并及时整理好客户资料,向公司提供客户最真实和准确的资料,使公司的经营顺利进行,更好地追求最大利润。而为了使我的工作有条不紊地展开,我设计了以下的客户档案管理办法:

第一条 目的:

本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程,以提高国内和国际营销效率,扩大国内和国际市场占有率,与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

第二条适用范围:

企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

第三条内容:

1.客户基础资料

客户资料的获取,主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中,大多以建立客户数据库的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

第四条 方法

1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下,并采用数据库的形式进行:

(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

(2)向客户派发客户资料表,请客户填写。

(3)委托专业调查机构进行专项调查。

2.客户分类

利用上述资料,将企业拥有的客户进行科学的分类,目的在于提高销售效率,增加企业在国际市场上所占的份额。

客户分类的主要内容包括:

(1)客户性质分类。分类的标识有多种,主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

(2)客户等级分类。企业根据实际情况,确定客户等级标准,将现有客户分为不同的等级,以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

3.客户构成分析

利用各种客户资料,按照不同的标准,将客户分类,分析其构成情况,以从客户角度全面把握本公司的营销状况,找出不足,确定营销重点,采取对策,提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括:

(1)销售构成分析。根据销售额等级分类,分析在公司总销售额中,各类等级的客户所占比重,并据此确定未来的营销重点。

(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重,以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重,借以发现问题,提出对策,解决问题。

4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上,确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

第五条 客户档案管理应注意的问题:

在客户档案管理过程中,需注意下列问题:

1.客户档案管理应保持动态性,不断地补充新资料。

2.客户档案管理应重点为企业选择新客户,开拓新的国际市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”,提高档案系统的质量和效率。

4.客户档案系统应由专人负责管理,并确定严格的查阅和利用的管理办法。

第2篇 物业公司客户档案管理制度

一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料:

1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

3. 客户装修工程文件

4. 客户迁入时填具之资料

5. 客户资料补充

6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料

8. 客户与管理处往来文件

9. 客户违规事项与欠费记录

10. 客户维修记录

11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四.注意事项

1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

2. 协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

4. 接听客户投诉,解决客户投诉;

5. 接听客户工程报修电话,及时联系修复。