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公司电子邮件管理制度是确保企业内部沟通的有效性和合规性的关键工具。它旨在规范员工的电子邮件使用行为，防止信息泄露，保障信息安全，提高工作效率，并维护公司的专业形象。
包括哪些方面
一套完善的电子邮件管理制度应涵盖以下几个主要方面：
1. 账户管理：明确电子邮件账户的申请、分配、变更和注销流程。
2. 使用规范：规定邮件的发送、接收、回复、存储和删除标准，以及附件大小限制。
3. 内容要求：强调邮件的书写格式、语言规范，以及敏感信息的处理方式。
4. 隐私保护：保护员工的电子邮件隐私，同时规定监控和审计的合法范围。
5. 安全措施：包括密码策略、防病毒、防垃圾邮件和网络安全教育。
6. 法律责任：提醒员工了解并遵守相关法律法规，如电子通信隐私法等。
7. 纠纷解决：设定处理电子邮件争议的程序和责任人。
重要性
电子邮件作为现代企业日常运营的重要通讯手段，其管理制度的重要性不言而喻：
1. 保障信息安全：防止敏感信息外泄，保护企业资产。
2. 提升效率：明确的使用规范能减少无效沟通，提高工作效率。
3. 维护形象：统一的邮件标准能体现公司的专业性和一致性。
4. 规避法律风险：确保邮件通信符合法规要求，避免潜在法律纠纷。
5. 增强员工意识：培养员工良好的电子邮件使用习惯，提升其网络素养。
方案
以下是构建有效电子邮件管理制度的建议：
1. 制定详细政策：明确各项规定，确保覆盖所有关键点，定期更新以适应技术变化。
2. 培训与教育：组织定期的电子邮件使用培训，强化员工对政策的理解和执行。
3. 技术支持：利用技术手段如过滤器和加密，辅助实施管理政策。
4. 监督与反馈：设立监控机制，对违反规定的员工进行提醒和指导，同时收集反馈优化制度。
5. 案例分享：通过分享正反面案例，增强员工对正确电子邮件行为的认识。
6. 持续改进：定期评估制度的效果，根据实际情况调整和完善。
通过上述措施，我们可以建立一个既实用又高效的电子邮件管理制度，为公司的顺畅运行提供有力保障。
公司电子邮件管理制度范文
第1篇 _公司电子邮件管理
公司电子邮件管理
1.0 总则
公司开通intemet电子邮件服务,目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络,无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容,违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。
2.0 邮件服务器管理
办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。
3.0 邮件开户须知
申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”,并在并在保密承诺书一栏中签字,然后交部门经理审核签字后,将申请表交到办公室邮件管理人员处开户,邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”,并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。
4.0 电子邮件使用规程
4.1 用户应当定期检查自己的邮箱,并取走邮件,以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10m,对于超过10m的邮箱,管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件,以保证用户邮箱在10m以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。
4.2 禁止向异地发送大于2m的电子邮件,严禁使用fidmail下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅,图书室集中管理,申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”,然后提交图书室订阅,公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。
4.3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址,不可擅自使用其他任何邮件地址。
4.4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。
4.5 发送保密资料邮件,按资料级别不同分别对待。
4.5.1 秘密级:需由部门经理同意加密发送,由部门对资料的安全负责。
4.5.2 机密级:由部门经理签字同意,将发送的资料交办公室审核、存档,并由办公室负责发送。
4.5.3 绝密级:禁止在网上发送
5.0 监督检查工作
公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管,系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。
6.0 块规处罚
6.1 对于异地发送超过2m的大邮件,使用fidmail下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度,处于500―800元的罚款。
6.2 转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件,以及其他与工作无关的邮件的员工,首次发现作降薪处理,再次发现作降职处理,三次发现作辞退处理。
6.3 在公司内部使用非公司电子邮件地址,罚款200元。
6.4任何使用电子邮件泄露公司商业秘密,一经发现视情节严重,处以降薪直至辞退的处理,造成恶劣影响或损失严重的,公司还将依法追究其法律责任。
7.0 附则
本条例的解释权属办公室,如有疑问,可向办公室提出咨询。
第2篇 物业公司电子邮件管理办法（二）
物业公司电子邮件管理办法(二)
一、规范目的:高效规范的传递信息,尽快实现办公自动化
二、适用范围:公司所有电子邮件及其传递和存档
三、内容:
1、邮件发送者应填写主题,主题要求简明扼要,凡是没有主题的文件,收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任,由邮件发送者按公司制度承担。
2、发送邮件时,发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期,如果有说明的简短文字,也应在电子邮件正文中写清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入,并将office文件作为电子邮件的附件传送。
4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件,被征求意见或被请示者为收件人,其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人,被抄送人可不答复。
5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等,按公司制度追究其相应责任。
6、凡是没有正式定稿的文件,报告、表格等一般情况不得打印。
7、为了减轻公司邮件的负荷,工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。
8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理,作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息,并报总办备案。
四、邮箱管理
1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。
2、邮箱使用者应保护好邮箱密码,如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。
3、如果没有得到授权,不能查看他人邮箱内容。
