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一、复印机使用权限管理 二、设备日常维护与保养 三、复印成本控制 四、安全与隐私保护 五、违规行为处理
包括哪些方面
1. 用户身份验证：确定谁可以使用复印机，如何获取使用权限。
2. 设备维护：定期检查、清洁和故障报修流程。
3. 成本监控：追踪复印量，实施节约措施。
4. 数据安全：防止敏感信息泄露，确保信息安全。
5. 纪律规定：明确禁止的复印行为及其后果。
重要性
复印机作为办公常用设备，其高效、安全、经济的使用直接影响到工作效率、信息安全及公司的运营成本。有效的管理制度能防止资源浪费，保障公司资产不受损害，同时维护员工的个人隐私，确保工作环境的和谐稳定。
方案
1. 复印机使用权限管理： - 每位员工需通过部门负责人申请使用权限，由it部门进行用户设置。 - 对于特殊文档的复印，需经部门主管审批。 - 定期评估和更新用户权限，离职员工及时取消权限。
2. 设备日常维护与保养： - 设立专门的设备管理员，负责复印机的日常检查和清洁工作。 - 发现故障时，立即报告给供应商，按照保修条款进行维修。 - 建立定期保养计划，预防性维护以延长设备寿命。
3. 复印成本控制： - 实施复印计数系统，跟踪每个用户的复印量。 - 提倡电子化办公，减少不必要的纸质文件复印。 - 对于高用量的部门，进行成本分析并提出优化建议。
4. 安全与隐私保护： - 禁止复印含有敏感信息的文件，如身份证、财务报表等。 - 复印机应设置为默认黑白模式，彩色复印需特别申请。 - 加强员工信息安全培训，提高保密意识。
5. 违规行为处理： - 制定明确的违规处罚规定，如未经许可的私人文档复印等。 - 对违规行为进行记录，并按公司政策执行相应处罚。 - 鼓励员工相互监督，共同维护良好的使用环境。
以上方案旨在建立一个有序、安全、经济的复印机使用环境，以提高办公效率，保障信息安全，同时也培养员工的责任心和团队协作精神。请各部门严格执行，共同维护公司的良好运营。
复印机使用管理制度范文
第1篇 复印机使用管理办法
一、为确保复印文件、资料及时、安全,做到科学、合理使用复印机,促进节能、节支,根据分公司需要,特制定本规定。
二、复印机的使用、保管与维护工作负责:中山八路片由办公室负责;白鹤洞片由安全技术科负责;路口站片由生产经营科负责。
三、各部门需复印文件,10张纸以上应事先经部门负责人签字,并填写“复印机使用登记本”(详细注明复印部门、日期、内容、份数等项目)后,方可复印。
四、复印机操作人员应严格按照操作规范进行,如在使用过程中遇到问题或故障,要及时向办公室反映,以便请专业人员进行维修,任何人未经许可不得私自拆卸,以免造成机器损坏。
五、为了有效控制复印纸张的使用,复印纸张由办公室统一负责采购,使用者须根据计划申请填写《采购申请表》,部门经理审批后,方可领用。
六、任何人不得利用工作之便,复印与工作无关的私人文件,若因特殊情况需要复印者,须事先经过所属保管部门负责人同意方可复印,如若违反将视情节轻重予以批评或经济处罚。
七、复印机为小型机器,不适合长时间大量复印,复印100张以上的,报部门负责人同意后,由办公室统一到专门复印店速印。(特殊情况除外)。
八、为了保护机器,科学使用,一般在工作时间复印,严禁整书或原材料复印。
九、为节约费用,避免浪费纸张,除报上级文件或长期存档使用的内容用全新纸复印之外,其它内容需复印要合理利用二次用纸。除特殊需要外,一律实行双面复印。
十、每日下班前,各片办公室负责检查复印机是否关机,是否切断电源,以免发生事故。
十一、本规定从起发文之日起执行。
第2篇 房地产经纪复印机使用管理规定
房地产经纪公司复印机使用管理规定
一、复印机由办公室负责维修、管理、保养。
二、复印大量文件、报表、资料应先经副总监或总监助理批准并在办公室登记后方可复印,复印份数要按需要严格控制。
三、复印文件的纸张大小应按需使用,避免浪费。四、凡属个人文章、资料等一般不予复印,如确需复印要经副总监或总监助理批准到办公室登记。
五、复印机管理人员要坚持原则,凡不符合制度规定的,有权拒绝复印。
六、复印所需耗材由办公室统一购买并进行更换。
第3篇 某后勤集团复印机使用与管理规定
后勤集团复印机使用与管理规定
为加强集团复印机的管理与使用,防止在使用过程中发生泄密、复印违禁物品以及原材料浪费等问题,保证复印机作为办公设备的正确使用,依据《中华人民共和国国保守国家秘密法》,特制定本规定。
一、集团对复印机的购置实行严格控制。需购置时,应列入本单位年度固定资产购置计划,经集团办公会审批后方可购置。
二、集团对复印机的管理遵循统一管理与单位使用相结合的原则。集团党政办公室负责对各单位复印机的日常管理与使用情况进行监督检查,使用单位负责日常管理、使用与维修保养。
三、各单位使用的复印机应指定专人负责管理与使用,管理人员不在时,须经本单位主管领导同意。
四、建立复印机使用登记制度。复印的各类文件、材料等应进行登记,登记内容应包括:复印的文件、材料的性质、名称、印张,申请复印人的姓名及复印日期等。
五、凡收取复印费的,必须经集团财务部同意并备案。
六、任何单位和个人不准利用本单位复印机复制属于保密范围的文件、材料等秘密载体。严禁复印政府明令禁止的或具有侵权行为的文件、材料等。
复印机管理人员应严格遵守《中华人民共和国国保守国家秘密法》。
七、复印机作为办公设备,未经单位主管领导同意不准复印个人材料。
八、各单位应加强复印机的日常维护与保养,发生故障时应由专业技术人员检修。
九、节约原材料,杜绝浪费现象。
十、本规定自公布之日起实行。集团办字〔2002〕1号《关于下发z后勤集团复印机管理与使用暂行规定通知》及《z后勤集团复印机管理与使用暂行规定》同时废止。
第4篇 公司计算机复印机使用管理规定
公司计算机、复印机使用管理规定范本
第一章总 则
第一条 随着科学技术的发展,对企业经营管理工作的要求也越来越高,采用计算机对企业进行管理,是提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径。在企业生产经营中推广使用计算机,对增加企业的经济效益将起到积极的促进作用。为保证合理、正确地使用计算机资源,提高办事效率、增加经济效益,结合本公司实际情况,特制定本规定。
第二条 __公司设立计算机管理中心(简称计算中心),由计算机管理中心主任负责__所有计算机的日常管理维护工作,办公地点设在人力资源部。
第二章计算机的归口管理
第三条 计算机的管理采用专人负责制,公司机关由经理办公室文书负责,各部门由部门经理负责,生活服务分公司、物业分公司由劳资员专人负责,保安分公司由行政员专人负责。
第四条 职责
(一)各单位的负责人要努力学习计算机知识,提高计算机应用水平,并能指导本部门、本单位其他人员使用计算机;
(二)对本部门、本单位需要增加的计算机外设(含配件)、耗材等提出采购计划,上报计算中心;
(三)发现本部门、本单位的计算机有软件/硬件故障时,及时上报计算中心,由专业人员进行修理,不得私自拆卸;
(四)为不断提高本部门、本单位人员的计算机应用水平,在不同时期根据不同的需求提出培训计划,上报计算中心;
(五)爱护机器设备,降低消耗,节约开支;
(六)负责本部门、本单位所有计算机的日常管理和维护工作。
第三章计算机安全管理办法
第五条 计算机的病毒防护
(一)要求
1.所有微机不得安装游戏软件;
2.所有微机不得使用盗版软件和来历不明的软件;
3.对于上网的计算机,不得浏览黄色站点和下载安全性不明确的软件;
4.使用外来磁盘和使用从本系统内其他单位拷贝的文件时先进行病毒检测,确认安全无误后再使用。
5.使用其他单位(部门)的计算机时,必须征得负责人同意。
(二)措施
计算中心指定的专人(第二章第一条)负责所辖范围内所有微机的病毒检测和清理工作。
第六条 硬件维护及保养
(一)除专业负责人外,其他任何人不得随意拆卸所使用的微机和相关的电脑设备;
(二)硬件维护人员在拆卸微机时,必须采取必要的防静电措施;
(三)硬件维护人员在作业完成或准备离去时,必须将所拆卸的设备复原;
(四)各专业负责人认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责任;
(五)各专业负责人必须采取必要措施,确保所用微机及外设始终处于整洁和良好的状态;
(六)对于关键的电脑设备应配备必要的保护电源ups;
(七)各专业负责人要经常检查微机及外设的状况,发现问题及时报计算中心;
(八)为延长打印头的使用寿命,当打印的文稿所需份数超过两份时应进行复印,不得使用打印机重复打印多页相同内容的文稿。
第七条 奖惩办法
由于电脑设备已逐步成为公司工作中必不可少的重要工具,正确使用和保养电脑是非常重要的,从本办法实施之日起
(一)凡是发现
1. 电脑感染病毒;
2. 私自安装和使用未经许可的软件;
3.微机具有密码功能却未使用;
4. 离开微机没有退出系统或非法关机;
5. 擅自使用他人微机和外设造成不良影响;
6.没有及时检查和清洁电脑及相关外设影响使用的
将根据实际情况追究当事人及直接领导人的责任。
(二)凡发现由于
1. 违章作业;
2. 保管不当;
3.擅自安装使用硬件和电气装置
造成硬件的损坏或丢失,其损失由当事人按市场价格负责赔偿。
第四章微机操作管理
第八条 电脑中所有的软件为企业所有,任何人不得擅自复制、转让或出售。
第九条 对于公司机关内部往来的文字材料,因为计算机已实现内部连网,任何人不得使用软盘拷入拷出数据和软件,以提高工作效率;对未连网的计算机而言,使用软盘拷贝数据时,必须确保安全无毒。
第十条 如果电脑和打印机出现非正常现象,请及时通知计算中心。
第十一条 停电后请立即保存数据,退出系统并关机,不得长时间使用ups供电。
第十二条 注意防止天花板漏水,冬季不得使用明火取暖,注意防火。
第十三条 在输入大量数据后,切记做好数据备份,防止数据丢失。
第十四条 若三个小时以上不使用电脑请关机,下班前切记检查是否已关掉电脑与打印机,是否已切断电源。
第十五条 打印机卡纸时,对自动化程度较高的打印机,不得手拧旋钮进纸/退纸,以防止机件损坏,降低机器的灵敏度。
第十六条 上机人员不得使用计算机从事与本职工作无关的事,更不能使用计算机玩电子游戏。
第十七条 不得私自修改系统配置,拷贝系统使用的软件。
第十八条 上机人员不得使用未经病毒检测的软盘。
第十九条 上机人员不得私自拆卸和连接各种硬件设备。
第二十条 上机时不得吸烟、吃东西、喝饮料,不得乱扔杂物,保持电脑清洁无尘。
第二十一条 凡违反上述规定造成事故者,将视情节给予经济处罚或通报批评。
第五章打字室管理
第二十二条 打印范围
(一)凡以公司名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,以及公司领导批准翻印的文件、材料等均属打印范围。
(二)由各部门、各单位负责拟订、编写的带有全局性指导意义的分公司性质的月(季)生产、工作计划和一个时期内全公司的工作安排以及重要的专题会议纪要等,也属打印范围。
(三)不需上报的各部门工作计划、临时性工作安排、非全公司性活动、讲课提纲、非上报的一般表格、一般技术资料和便函、个人总结等不属于打印范围,打字室不予打印。
(四)打字室原则上不受理各分公司的打印材料,特殊情况需总
经理批准方可予以打印。
第二十三条 凡需打印的文件、资料应在其底稿首页附发文单,经主管部门负责人审查同意并经总经理审核签字、统一编号后方可打印。
第二十四条 在条件允许的情况下,各部门的文件资料应由本部门输入电脑并校对无误后,交打字室按规定格式打印输出。
第二十五条 凡送打字室打印的文件、表格等,字迹要清楚,语句要通顺,
无语法错误,遇有原稿太乱或用铅笔拟稿、修改的情况下,需重新抄写清楚后方可打印,打印的文件由拟稿人或拟稿部门负责校对。
第二十六条 打字员接稿后,应认真检查文件签发手续是否完备、书写是否工整,是否符合文件归档要求,对发文手续不全、书写不符合要求的文件,打字员有权拒绝打印。
第二十七条 打字室建立打字登记簿,对各类文件材料按规定登记,并根据各项任务的轻重缓急次序进行打印。打字时做到快速、准确、排版合理美观,用力均匀。
第二十八条 文稿打完后,打字员要把原稿和打字清样交拟稿人或拟稿部门校对,校对者校完后应在原稿上签字以示负责。校对者应严格要求,一次完成校对、定稿工作,杜绝多次修改已定稿的文件材料,避免重复劳动。
第二十九条 凡是以公司名义上报下发的文件材料由经理办和拟稿人负责校对,由打字室负责复印、装订,达到字迹清晰、版面整洁、装订整齐,由经理办负责上报下发;以部门名义上报下发的生产、工作计划、专题会议纪要,由归口部门负责校对、复印、发送。
第三十条 文件打印完毕,收稿人当面清点原稿中的正文部分及打印好的文件并签字后方可取走打印件。
第六章电脑打字服务管理
第三十一条 对到公司联系业务的客人前来打字,主动迎接问好。
第三十二条 按照客人要求热情服务,审核文稿字迹是否清楚、问清打字格式、字型字号、校对时间,做好登记,上机打字要控制错字率。
第三十三条 打印完毕请客人校对、修改版面。
第三十四条 按客人要求进行装订。
第三十五条 客人自带软盘时要先做病毒检测,如发现病毒不能接收,并礼貌地向客人表示歉意。
第七章电脑操作保密管理
第三十六条 计算机房为机要部门,打字员要严守公司机密,做到不泄密、不失密,不得将打字的内容向外泄漏,与工作无关的人员不得进入计算机房,因工作需要而进入的人员不得随意翻阅机房内的物品。
第三十七条 电脑操作员必须严格管理电脑中的所有资料、报表、文件及电脑中存储的公司营业数据,未经总经理许可,不得擅自给他人提供或查看任何企业的营业数据,不得擅自接待参观人员。
第三十八条 电脑公司来人修理电脑系统时,计算中心负责人必须在场陪同,如发现其有查看企业营业数据的行为应坚决予以制止。
第三十九条 所有有资格进入电脑室和使用其他部门电脑的人员均应严格遵守本管理办法,未经许可,不得擅自查阅电脑中的资料,离开时不得带走任何资料、报表和文件,包括印有公司营业数据的打印纸。
第四十条 打印或复印中的残页、余页应及时销毁,杜绝泄密。
第八章公司内部网使用管理
第四十一条 公司机关的所有电脑均已互连,各部门要积极配合计算中心的工作。
第四十二条 入网的计算机在登录windows时均须提供密码,为确保计算机连网正确,禁止无密码登录windows。
第四十三条 严禁任何人以任何手段破坏公司网络的正常运行。
第四十四条 各部门依权限访问互连的计算机,对于没有访问权限的计算机,不得以非法手段强行访问。
第四十五条 各部门每月定时提供给董事长、总经理的文字材料,除特殊情况外不得以书面形式提供,只能将文字材料存放于指定目录,供董事长、总经理随时查阅。
第四十六条 任何人不得利用计算机的网络资源从事与工作无关的事情。
第九章复印机的使用管理
第四十七条 复印文件要严格按照审批份数印制,复印者不得私自增加份数或私自留存,复印底稿和废页、余页应由复印者带走。
第四十八条 复印文件资料要办理登记手续,详细填写复印时间、标题、份数,经办公室主任同意后送打字室复印,超过50份原则上应使用油印机印刷。
第四十九条 不得使用复印机复印绝密文件和个人材料,复印机密文件须经公司领导批准。
第五十条 复印机由专人保管使用,其他人员未经允许不得自行开机复印。
第五十一条 爱护机器设备,及时保养,不得使机器带病运行。对触摸式
按键不得猛击猛敲,如有损坏,需承担机器维修费及由此造成的一切经济损失。
第五十二条 复印时必须使用标准复印纸,禁止使用非标准复印纸复印。
第十章耗材管理
第五十三条 打印机所用的色带、墨盒、复印机的墨粉应由计算中心根据机器的型号和技术指标统一采购。
第五十四条 各部门、各单位所需打印纸、复印纸统一到办公室领取,在打印、复印时自带纸张,计算机房不提供纸张。
第五十五条 计算机房只提供以公司名义上报下发文件资料的用纸及公司联系业务用纸(对外)。
第五十六条 禁止复印纸只使用一面的做法,做到物尽其用。
第五十七条 其他未尽事宜参照公司其他有关规定执行。
第十一章卫生常识管理
第五十八条 电脑操作员不得长时间工作于电脑前,原则以工作一小时休息十分钟为宜。为确保操作员的身心健康,任何人不得以任何形式要求操作员连续工作两小时以上。
第五十九条 工作时应保持正确的坐姿,眼睛与屏幕中心处于同一水平线上,距屏幕70至80厘米为宜。
第六十条 复印机在使用时释放出大量的有害气体,危害人体健康,有条件的情况下应安装臭氧净化器,没有条件的要保持室内通风,在寒冷的冬天也应定时开窗开门,确保室内空气流通。
第十二章附则
第六十一条 本管理办法解释权属计算中心。
第5篇 房地产公司复印机使用管理规定
房地产公司复印机使用管理规定
各部门需复印文件,应事先经部门经理签字、办公室主任签字,并填写“复印机使用登记本”(详细注明复印部门、日期、内容、份数等项目)后,方可有专人复印。
复印机操作人员应严格按照操作规范进行,如在使用过程中遇到问题或故障,要及时向办公室反映,以便请专业人员进行维修,任何人未经许可不得私自拆卸,以免造成机 器损坏。
为了有效控制复印纸张的使用,复印纸张由办公室总务负责保管,使用者须按照办公用品零用手续办理。
任何人不得利用工作之便,复印与工作无关的私人文件,若因特殊情况需要复印者,须事先经过办公室主任同意方可复印,如若违反将视情节轻重予以批评或经济处罚。
每日下班前,办公室秘书负责检查复印机是否关机,是否切断电源,以免发生事故。
第6篇 复印机使用管理规定范例
复印机使用管理规定
为确保复印机正常使用,延长其使用寿命,节约办公费用成本,特制定本规定。
1.凡属各部门复印的文件资料,必须由部门经理指定的专人进行复印(特殊情况除外),否则,按违规违章论处。
2.凡属复印的文件资料,事先必须填写“复印用纸登记表”。
3.复印者必须按复印机的使用性能及要求进行操作。
4.打开电源,正常预热,待机进入正常的工作状态。
5.复印前,注意除掉纸张上的钉、针等异物。
6.正确选择纸张规格,注意复印原件的涂改液及污渍弄污复印机。
7.遇卡纸、故障等现象,及时反馈办公室或本部门负责工作人员处理,切勿擅自排除故障。
8.节约能源,下班或停止使用时,请自觉关闭电源。
9.定期检测、保养机器情况,使其保持正常运行。
10.违规操作所造成的损坏、损失,追究当事人的经济责任,并给予相应的行政处分。
第7篇 a物业管理公司复印机使用规定
物业管理公司复印机使用的规定
为了更好地提高工作效率,节约开支,维护和保养好复印机,对复印机的使用特作如下规定:
1.各部门复印资料,须先登记再复印。一次复印50份以上的文件资料,须由综合部批准。
2.需要复印的文件资料,须由综合部专人复印,任何人不得擅自复印。
3.本公司复印机概不对外,不得复印与工作无关的私人资料。
4.为了使复印机更好地发挥作用,延续使用寿命,每次复印达100张时,须过10分钟再继续复印工作。
5.保密级资料,须经综合部经理批准后,方可复印。复印报废文件,应立即销毁,不得外传。
6.如未按以上条款执行,造成文件流失,机械损失,由当事人承担一切责任。
第8篇 复印机使用管理规定(1)
东莞市__物业服务有限公司
复印机使用管理规定
为了使复印机更好地为各部门服务,减少故障,增长复印机使用时间,认真加强对复印机管理,特制以下规定:
1.各部门凡复印资料、文件、表格等,请到行政助理范敬芬处登记、认可、方能使用。
2.凡使用复印机者,按程序正确使用操作,如发现问题,切不可乱动操作,停机等候。首先告之范敬芬,由行政部通知维修人员来处理。
3.复印资料时一次性最多只能复印40~50张,然后停机等待5~10分钟后,方可重新开机复印,工作完后,关机清理卫生。
请互相照知,遵照执行。
东莞市__物业服务有限公司
行政人事部
二00三年二月十七日
