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有哪些
项目部档案管理制度旨在确保项目资料的安全、完整、有效管理，以便于日常运营及后期查阅。主要包含以下几个方面：
1. 档案分类与编码：根据项目性质，设立科学的分类体系，对各类文件进行编号，便于检索。
2. 收集与整理：规定文件从产生到归档的流程，明确各部门职责，保证文件的及时收集与整理。
3. 存储与保护：规定档案的存储环境与保护措施，防止文件损坏或遗失。
4. 利用与借阅：设定档案的使用规则，确保信息的安全，同时方便员工查阅。
5. 更新与销毁：定期更新过期文件，对不再需要的档案进行安全销毁。
6. 监督与检查：建立内部审计机制，定期检查档案管理的执行情况。
实施细则
1. 档案分类与编码： - 根据项目阶段（如策划、设计、施工、验收等）和文件类型（如报告、合同、图纸等）划分大类。 - 设计独特的编码系统，如“p01-des-001”代表项目一的设计文件第一号。 - 每个文件夹内应包含目录清单，便于快速定位文件。
2. 收集与整理： - 文件产生后，由产生部门负责人在一周内完成归档工作，提交至档案管理部门。 - 对于电子文件，需进行加密处理，并同步备份至云端和本地服务器。 - 纸质文件需装订整齐，附上文件封面，注明基本信息。
3. 存储与保护： - 档案室应保持恒温恒湿，防火、防潮、防虫。 - 定期进行档案盘点，确保无遗漏。 - 对重要文件，采用双备份策略，存放在不同地点。
4. 利用与借阅： - 员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，方可借阅。 - 借阅期限一般不超过一周，到期未归还者，将影响其后续借阅资格。 - 借阅期间，档案不得涂改、损坏，否则借阅人承担相应责任。
5. 更新与销毁： - 每年进行一次全面的档案清理，更新过期或已无参考价值的文件。 - 销毁档案前，需经过档案管理部门和相关部门的共同确认，确保无误后，方可执行。
6. 监督与检查： - 每季度进行一次档案管理检查，发现问题立即整改。 - 对于违反规定的部门和个人，视情节轻重给予警告、罚款等处罚。
上墙内容
1. 项目部档案管理原则：安全第一，便于查阅，定期更新。
2. 档案分类图示：清晰展示各类档案的分类结构。
3. 借阅流程图：简化版的借阅流程，方便员工理解和操作。
4. 档案管理责任人：公布档案管理部门的联系人及其职责。
5. 档案管理规定摘要：列出关键的管理规定，如借阅期限、文件保护等。
以上制度的实施，旨在提高项目部的工作效率，保障信息的安全，同时提升团队协作的顺畅性。各成员应严格遵守，共同维护良好的档案管理秩序。
项目部档案管理制度范文
第1篇 房地产新项目部档案管理制度
房地产新项目部档案管理制度
为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、归档范围
主要为工程和设备档案资料
1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同,供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检
3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、档案保密制度
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1、热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勤奋学习,具备档案专业知识。
2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用,为各项工作服务。
3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导。
5、办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好档案柜内六防(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。
5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。
6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1、严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2、每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。
3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。
5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3、设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4、应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。
