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公司记录管理制度是企业管理的核心组成部分，它旨在确保企业运营的透明度、合规性和效率。通过有效的记录管理，企业能够追踪业务流程，验证交易的准确性，防止欺诈行为，同时也为决策制定提供可靠的信息依据。此外，良好的记录管理有助于满足法律要求，保护企业免受潜在的法律纠纷，同时也有助于提高内部审计和外部审计的效率。
包括哪些方面
公司记录管理制度涵盖以下几个关键领域：
1. 记录分类与编码：明确各类文件的分类标准，如财务记录、人力资源记录、项目文件等，并建立统一的编码系统，便于检索和存档。
2. 记录的创建与审批：规定记录的制作、修改、审核流程，确保记录的真实性和完整性。
3. 存储与保管：规定记录的存储介质、期限、安全措施，防止记录的丢失或损坏。
4. 访问与使用：设定记录的访问权限，控制敏感信息的传播，同时保证员工在需要时能获取相关信息。
5. 销毁与归档：设立合理的销毁政策，避免过期记录占用资源，同时对具有长期保存价值的记录进行妥善归档。
6. 记录审计：定期进行记录审查，检查记录的准确性和合规性，及时发现并纠正问题。
重要性
1. 法律合规：遵守相关法律法规，如《企业会计准则》、《档案法》等，避免因记录管理不当引发的法律责任。
2. 业务连续性：确保关键信息的保存，即使面临突发事件，也能迅速恢复业务运行。
3. 内部控制：通过记录管理，强化内部控制，降低运营风险，提升企业治理水平。
4. 决策支持：准确、全面的记录为管理层提供实时、可靠的决策依据，促进企业发展。
5. 企业文化：良好的记录管理制度有助于培养员工的责任心和专业素养，塑造有序的企业文化。
方案
1. 制定记录管理政策：由高层领导批准，明确记录管理的目标、原则和责任部门。
2. 建立记录管理系统：结合企业实际情况，选择合适的电子或纸质记录管理系统，确保记录的安全存储和高效检索。
3. 培训与宣传：定期对员工进行记录管理培训，提高员工的认识和操作技能，同时通过内部通讯、海报等方式加强宣传。
4. 监督与评估：设立专门的监督机制，定期检查记录管理的执行情况，对存在问题进行整改，并根据反馈不断优化制度。
5. 持续改进：随着业务发展和法规变化，适时调整记录管理制度，保持其适应性和有效性。
公司记录管理制度的建立健全，既是企业规范化运作的基础，也是提升企业核心竞争力的关键。只有通过持续的努力和完善，才能真正发挥其在企业管理中的重要作用。
公司记录管理制度范文
第1篇 _建筑公司记录管理制度
建筑公司记录管理制度
1.目的
对公司管理体系记录进行有效控制,客观、真实、准确地反映体系运行的有效性,用来证明符合综合管理标准的要求。
2.范围
适用于公司的综合管理体系运行记录的控制。
3.相关文件
3.1《文件控制管理程序》
4.定义
5.职责
5.1责任领导
本制度的责任领导为总工程师,其职责为:负责本制度实施的监督指导。
5.2责任部门
本制度的责任部门是办公室,其职责为:负责本制度实施的监督检查,负责建立公司质量/环境/职业健康安全记录总清单,实施动态管理。
5.3相关部门
本制度的相关部门是公司各职能部门,其职责为:建立本部门综合管理记录清单,本部门工作记录清单,实施动态管理;负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。
5.4执行层
本制度的执行层是项目部,其职责为:建立本项目综合管理记录清单,本项目各相关工作记录清单,实施动态管理;负责本部门记录的编制、标识、贮存、保管。
6.工作程序
6.1记录的分类和范围
记录分为三类:
环境因素识别评价记录;危险源识别和重大危险源评价记录;法律法规获取识别记录;目标、指标记录;环境/职业健康安全管理方案记录;培训记录;产品实现记录;与产品有关要求记录;采购控制记录;过程确认记录;监视和测量设备控制记录;不合格品控制记录;分部分项工程验收记录;内外信息交流、协商产生的各种记录;文件控制记录;运行控制所需的各种记录;应急准备与响应记录;监视测量记录;事故事件调查处理记录;不符合纠正和预防措施记录;记录管理的记录;内审、管理评审记录等。
6.2记录的媒介形式
记录的媒介形式为纸上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁带、磁盘、照片、胶片等。
6.2记录的标识与编目
6.2.1为便于记录的检索和管理,每一种记录应有唯一的编号。
6.2.1.1对于与管理体系运行有关的记录,其编号格式为:
md/jl-___-__
记录顺序号
综合管理标准号
记录拼音缩写
明大公司代号
同时为满足记录标识唯一性原则,记录上还应注明:记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号(发生同类记录的次数编号在记录表格no:处填写)。
6.2.1.2对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录,仍沿用原统一表式编号。
6.2.2编目
记录保管部门应将记录分类保存,进行编目,以便存取和检索。
6.4记录填写
记录应做到保持清晰、数据真实,并按要求正确填写,且不应涂改,文字表达准确、简练、内容要完整,签证手续要齐全。
6.5记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。
6.5.1综合管理体系运行有关的记录,由相应部门保存,保存期限为三年。
6.5.2工程竣工后,由项目部编制竣工技术资料,交工程部审核后,移交使用单位。,由公司工程部负责归档。竣工技术资料应长期保存。
6.5.3对于记录的保护,项目部应做到装袋或装盒,防污、防潮、防火;档案保管应满足档案管理的环境条件,利于检索和贮存,并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。
6.5.4采用其他媒介形式的记录,也应有相应的储存条件,如软盘应注意防潮、防压、防光、防磁,以避免储存内容丢失,必要时可复制备份。
6.6记录的查阅、借阅
因工作需要查阅归档后的记录,查阅人员需填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》,经保管部门负责人批准后方可查阅或借阅。
6.7记录处置的控制
6.7.1各部门保管的综合管理体系运行的记录超过保管期时,由本部门填写《文件查阅、借阅、销毁申请表》,经部门负责人批准后销毁。
6.7.2归档的记录,按照《企业档案管理办法》有关规定进行销毁。
6.8办公室每季度对各部门和项目部的质量/环境/职业健康安全管理记录的控制情况进行一次检查工作
