行政文件管理制度

更新时间：2024-11-12 查看人数：30

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目录
1.行政文件管理制度包括哪些方面 2.行政文件管理制度重要性 3.行政文件管理制度方案 4.行政文件管理制度

行政文件管理制度

行政文件管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范文件的生成、审批、存储和销毁流程，确保信息的安全性和有效性。它涵盖了文件的分类、编码、版本控制、权限分配、归档和检索等多个环节。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：明确各类行政文件的分类标准，如政策法规、工作计划、会议纪要等，并设定统一的编码体系，便于管理和查找。

2. 文件审批流程：规定文件的起草、审核、批准和发布流程，明确各级人员的职责和权限。

3. 版本控制：建立文件版本更新的规则，确保每个版本的可追溯性和准确性。

4. 权限管理：设定文件的访问权限，防止未经授权的查看、修改或删除。

5. 存储与备份：规定文件的存储介质、期限和备份策略，保证文件的完整性和安全性。

6. 文件检索：设计高效的检索系统，方便员工快速找到所需文件。

7. 文件归档与销毁：制定文件的归档标准和销毁程序，确保合规性。

重要性

行政文件管理制度的重要性不言而喻，它：

1. 提升效率：通过标准化流程，减少文件处理的时间和错误，提高工作效率。

2. 保障信息安全：严格的权限管理可以防止敏感信息泄露，保护企业利益。

3. 促进协作：清晰的文件分类和编码有助于团队间的信息共享和协作。

4. 法规遵循：确保文件管理符合法律法规要求，降低企业风险。

5. 保存知识资产：有效归档和检索机制能积累企业知识，为决策提供依据。

方案

1. 制定详细制度：编写全面的行政文件管理制度，涵盖所有关键环节，并定期更新。

2. 培训与宣导：组织员工培训，确保每个人都了解并遵守制度。

3. 技术支持：利用信息技术，如文档管理系统，自动化文件的流转和管理。

4. 监控与评估：设立定期审查机制，检查制度执行情况，及时调整和完善。

5. 激励与惩罚：设立奖惩制度，鼓励合规行为，对违规行为进行纠正。

在实施过程中，管理层应积极参与，确保制度的有效执行，并结合实际情况灵活调整，以实现最佳的管理效果。行政文件管理制度的建设是一个持续的过程，需要全员参与，共同维护，才能真正发挥其作用，提升企业的管理水平。

行政文件管理制度范文

第1篇物业行政文件、资料管理制度作业指导书

物业行政管理作业指导书:文件、资料管理制度

1 目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

2适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

3 职责

3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理办法

5.1 文件的产生

5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1 受控文件

a) 内业资料;

b)图纸资料;

c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

a)内行文、外行文: 1

b) 未被质量体系引用的外来文件: 2

c) 与服务过程无关的合同协议: 3

d) 未被质量体系引用的法律法规: 4

e) 行业标准性文件: 5

f) 照片、录像带:6

g) 电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

_-_._-__

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5 文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6 文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

4机密性文件的调用与借阅规定

a) a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。