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本办公电话管理制度旨在规范公司内部电话使用行为，确保通信效率与信息安全，同时降低不必要的通信成本。
包括哪些方面
1. 电话设备管理：包括电话机的分配、维护和更新。
2. 通话行为规范：涉及电话礼仪、通话时长控制以及紧急情况处理。
3. 电话费用管理：涉及话费报销、超支处理和电话费用预算制定。
4. 信息安全：保护公司敏感信息，防止电话窃听和欺诈。
5. 呼叫记录与监控：定期审计通话记录，确保合规性。
重要性
1. 提升效率：明确的电话使用规则有助于减少无效沟通，提高工作效率。
2. 保障信息安全：防止敏感信息通过电话泄露，保护公司利益。
3. 控制成本：合理管理电话费用，避免浪费，优化企业资源分配。
4. 维护专业形象：规范的电话礼仪提升公司对外形象，增强客户信任。
方案
1. 电话设备管理：各部门根据实际需要申请电话机，由it部门统一采购和维护。设备损坏需及时报修，报废设备按程序回收。
2. 通话行为规范：员工应保持礼貌，简明扼要地进行通话，避免私人事务占用工作电话。紧急情况需立即报告上级，确保快速响应。
3. 电话费用管理：每位员工的电话费用设有限额，超出部分需个人承担，特殊情况需提前审批。每月公布话费账单，透明化管理。
4. 信息安全：严禁在电话中讨论敏感商业信息，使用加密通话功能处理重要事务。对异常通话活动进行调查，防止欺诈。
5. 呼叫记录与监控：定期抽取通话录音进行审核，检查服务质量及合规性。如有违规行为，将依据公司规定进行处理。
此制度自发布之日起生效，全体员工需熟知并遵守。公司将定期对制度进行审查和更新，以适应业务发展和通信技术的变化。让我们共同维护良好的电话使用环境，为公司的高效运作贡献力量。
办公电话管理制度范文
第1篇 食品公司集中办公电话管理办法
食品股份公司公司集中办公电话管理办法
为加强和完善公司集中办公电话的管理,保证正常工作通讯需要,增强全体干部职工的节约意识,更好地做好开源节流工作,特制定本办法。
一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅,禁止在电话中闲聊,严禁拨打声讯和信息电话。
二、集中办公部门原则上全部使用插卡管理电话,部分经理专人专号可使用非插卡电话,月末根据电话费详单核定话费。
三、办公话费定额标准按集中办公部门在岗人数每人每月30元,部门经理及副总经理50元,保安部值班电话50元执行。特殊情况由部门申报,总经理批准同意,办公室增补话费。
四、每月1―5日由办公室统一将当月定额话费输入各部室,输入话费可累计使用。如提前使用完话费后,到办公室充值,并进行登记,月末在通讯补助费中扣除。
五、安装管理插卡电话后,任何部门和个人,不准避开话机接线和私自接电话副机,发现此情况,按盗打电话,窃取话费予以处罚,并交于质检部进行处理。
六、各处室负责人及员工要切实负起责任,以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者,统一到办公室登记后,方可拨打。
七、由办公室月末对各部门电话使用情况进行查询监督,并予以公布,超出部分在此月通讯补助费中扣除。
八、自本制度执行之日起,原办公电话管理办法自行废除,同时由办公室收回非集中办公人员电话磁卡。
第2篇 l教育学院办公电话管理办法
为加强办公电话的管理,节约话费开支,特制定本办法。
1、办公电话,只限用于联系公务,不得因私使用办公电话。
2、在使用电话时,通话人员需力求言简意赅,尽量缩短通话时间。
3、若确有必要打长途电话,需经院长(或分管院领导)同意后才能使用。
4、全院电话由院办公室统一管理。
第3篇 物业办公电话费用控制及管理制度
物业办公电话费用控制及管理制度
为了更好地控制物业通讯费用、明确各部电话管理的权责,在参照了物业各部门电话使用的实际情况后,特制定如下规定:
电话管理中各部门的权责划分
1)物业总机及各分机的日常管理由前厅部执行和落实。部门不得通知总机开关本部门管辖范围以外的分机。部门如遇业务欠费、安全问题等特殊原因需关闭管辖范围以外的分机,须向前厅部或当班大堂副理提出申请、说明理由,由总机做好相应记录。
2)各部门管辖范围以内且经物业批准的分机开关外线、长途,须由部门经理本人通知总机(长途开启只限部门经理本人办公用分机),部门经理未在店内时可由当班级别最高的管理人员向大堂副理提出申请、说明理由。
3)物业各部门可开通外线的分机、直拨电话及其话费额度由总经理办公室确定,财务部每月进行审核并于每月六日之前将上月电话费用表交至总经理办公室,每月话费超额部分由财务部开出扣罚通知至总经理办公室,再由总办于每月工资中扣出。
第4篇 物业管理公司办公电话管理规定（5）
物业管理公司办公电话管理规定(五)
为规范公司办公电话使用,严格控制话费成本,保障经营工作需要,特对公司各办公区域电话使用规定如下:
1、为保证经营工作需要,现决定,关闭所有办公区域长途外线(除营销部外),开通行政办、物管处、客办、营销部、财务部共计五部电话市话外线,员工因工作需要可以拨打,但应长话短说,严格控制话费成本。
2、其它部门员工不得在前台拨打外线电话,前台员工如因工作需要拨打需做好详细登记。前台负责严格控制电话使用,凡未经批准私自开通外线或拨打私人电话,将处以当事双方每人50元处罚。
3、员工因工作需要确需拨打长途电话,应经部门经理签认、批准,通知前台开通本部门长途外线,拨打完毕后及时通知前台关闭长途外线。前台负责登记确认。
4、各区域电话话费控制标准为:行政办(含采购)、营销部、物管处每月200元内;客办、财务部每月100元内。超出本额定标准发生的其它话费均由部门承担。
5、前台应协助财务部做好各区域电话费用的统计工作。每月由行政部会同财务部核算各部门话费成本。
签署人:zz物业管理有限公司
第5篇 大学办公电话管理规定
大学学校办公电话管理规定
第一章总则
第一条为进一步加强办公电话管理,适应学校办学和发展的工作需要,提高工作效率,保障学校工作信息渠道畅通,本着满足需要、合理开支、有利工作的原则,特制定本管理办法。
第二条本办法管理的办公电话是指学校党政管理部门、教学部门、处级研究机构、教辅和后勤管理专门用于办公的电话。
第三条学校办公电话实行按需配置、学校补贴、超额付费的管理原则。
第四条后勤管理处代表学校对全校办公电话进行管理。
第二章补贴标准
第五条根据实际需要安装电话,办公电话分为a、b、c三类:a级电话可拨打长途电话;b级电话可拨打市内电话;c级电话只可拨打校内电话。
第六条为控制话费支出,学校电话管理部门根据组织部、人事处提供的聘任职数按以下规定核定办公电话补贴的数量和标准:
(一)补贴数量:
1、机关、教辅及学校直属处级(含副处级)部门,厅局级、正处职干部各补贴a级电话一部(包含副处级部门负责人);副处职、正副处级、正科职干部各补贴b级电话一部;副科职及以下人员办公室补贴c级电话若干部(每个科室最多三部)。
2、院(部)等教学部门及处级研究机构,书记、院(部)长、处长各补贴a级电话一部;副书记、副院(部)长、正副处级、院办、学生工作办公室、分团委和辅导员室各补贴b级电话一部。
3、各教学楼教师休息室补贴c级电话一部。
(二)补贴标准:
1、a级电话:每部每月补贴166元;
2、b级电话:每部每月补贴126元;
3、c级电话:每部每月补贴21元;
第七条确因特殊情况需要增加电话补贴的,报分管校领导审批。
第三章话费管理
第八条办公电话经费实行定额补贴、包干使用、超支自付、节约有奖。
第九条有关部门增加或减少干部职数以发文时间为准,发文下月起调整办公电话补贴,年终一次结算,在下年度中体现。
第十条各部门超出核定数量的电话,发生费用由部门自理。
第十一条后勤管理处根据补贴数量和标准进行测算,年初发放各部门电话补贴经费卡,年终节余部分的60%作为奖励发放给各部门,节余部分的40%返回学校。
第十二条办公电话的话费(含月租费)由用户直接到电信营业网点自行缴纳。逾期未交者,引起的一切后果自负。
第四章安装与移机
第十三条办公电话安装、移机、拆机程序:使用部门通过学校办公系统向后勤管理处提出申请,申请中注明用户名称、安装地址、经费支出渠道等,经过主管领导审核批准后,由电话管理部门安排安装、移机、拆装。
第十四条办公电话安装到位后,不得私自拆装、改变使用性质。
第十五条学校电话需进行总体调整时,经主管领导批准,由电话管理部门负责实施。
第五章其他
第十六条各部门须确定一名电话管理的负责人,具体负责本部门电话的使用及日常管理。
第十七条用户电话出现故障,可直接拨打中国电信服务热线10000报修。
第十八条所有办公电话用户以及校内一切人员都应遵守电信公司各项电话管理规定,要保护电话通讯设施,违者所产生的一切后果由用户自负。
第十九条因基建施工、维修等原因,需迁移电话、通讯线路或设备时,施工管理部门必须事先向后勤管理处申报计划和方案,经同意方可施工;施工完毕,施工管理部门应及时通知后勤管理处参与验收,并提供相关图纸资料。
第二十条为了方便教职工和学生的生活,在校内设若干个公用电话服务点,公用电话收费按电信公司公用电话管理规定执行。
第二十一条经营性部门的办公电话安装程序均可参照上述规定执行,一切费用自理。
第二十二条本规定自发布之日起实施。若以往学校有关文件规定与本规定相抵触的,以本规定为准。
第二十三条本规定由后勤管理处负责解释。
