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有哪些
档案管理管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它旨在确保档案的安全、完整、有效利用，以及符合法规要求。主要包括以下几个方面：
1. 档案分类与编码：建立科学的分类体系，为每份档案分配唯一的编码，便于检索。
2. 收集与整理：规定档案的收集范围、方式及时间，确保档案的及时归档。
3. 存储与保护：设定适宜的存储环境，采取必要的保护措施，防止档案损坏。
4. 利用与借阅：制定借阅流程，明确权限，保障档案合理利用。
5. 安全管理：建立防火、防盗、防泄密等安全制度，确保档案安全。
6. 信息化管理：推进档案数字化，实现电子化存储和检索。
7. 更新与销毁：规定档案的更新规则，对过期或无价值的档案进行有序销毁。
实施细则
1. 档案分类与编码：依据业务性质，将档案分为财务、人事、项目等类别，每类再细分具体子类。编码应包含类别、年份、流水号等信息，如“f2021-001”代表2021年的财务档案第一号。
2. 收集与整理：各部门指定专人负责档案收集，每月定期提交。新产生的档案需在一周内整理归档，确保时效性。
3. 存储与保护：档案库房应保持恒温恒湿，定期进行清洁和消毒。重要档案应备份并异地存放。档案装具应选用防火、防潮材料。
4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅。借阅期限一般不超过两周，逾期未还须办理续借手续。
5. 安全管理：设置门禁系统，限制无关人员进入档案室。档案管理人员应定期检查安全设施，确保其正常运行。
6. 信息化管理：建立档案管理系统，实现档案电子化，方便在线查询和下载。所有电子档案应加密存储，保证信息安全。
7. 更新与销毁：每年进行一次档案清理，对不再需要的档案，由档案管理部门提出销毁清单，经公司领导批准后按规定程序销毁。
上墙内容
1. “档案是企业的宝贵财富，保护档案就是保护我们的历史和未来。”
2. “遵守档案管理制度，确保档案安全、完整。”
3. “档案借阅流程图”，清晰展示从申请到归还的步骤。
4. “档案分类示例”，列举各类别档案的示例，方便识别和归档。
5. “档案安全警示”，提醒员工注意防火、防盗、防泄密。
6. “档案销毁流程”，明确销毁档案的审批和操作流程。
以上各项制度和细则旨在促进企业档案工作的规范化，提高效率，同时也提醒每一位员工，档案管理不仅是职责，也是对企业发展的重要贡献。
档案管理管理制度范文
第1篇 房地产股份公司会计档案管理制度
房地产股份有限公司会计档案管理制度
为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,符合会计基础规范化的要求,公司根据《中华人民共和国国会计法》和《中华人民共和国国档案法》的规定,特制定本制度。
一、会计档案立卷管理办法
1、会计凭证:每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点,检查凭证是否都符合规定,然后按每本50号装订成册,凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号,再将装订成册的凭证按顺序立案存档,使查找凭证方便、快速、一目了然。
2、会计报表:每月做好的会计报表必须依次编定页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当注明:单位名称、单位地址,财务报告所属年度、季度、月度,送出日期,并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放,立案归档,以便查找。
3、会计帐本:每月结帐后,将打印出来的会计帐簿加具封面,装订成册,标明帐户名称、顺序号、标上标签,将会计帐簿按年份顺序存放,立案归档,以便查找。
4、财务文件:财务文件、审计报告等按文件内容进行分类,按立案时间打出文件清单,标上标签、编上编号,便于查阅。
二、会计档案调阅管理办法
借阅档案必须按正常手续进行,财务部查阅档案资料,要求当天查阅当天归放原处;审计人员查阅档案要有借阅手续;外调档案,必须经财务部主管批准,并付上借阅档案借据,写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等,方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定,到期及时催收归还档案,确保档案完整无缺。
三、会计档案保管期限
1、会计凭证:
①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年;
②银行存款余额调节表保管期限为3年;
2、会计帐簿:
①现金和银行存款日记帐保管期限为25年;
②明细帐保管期限为15年;
③总帐保管期限为15年;
④辅助帐簿保管期限为15年;
⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。
3、会计报表:
①月、季度会计报表保管期限为15年;
②年度会计报表保管期限为永久。
4、其他:
①会计移交清册保管期限为15年
②会计档案保管清册保管期为永久
③会计档案销毁清册保管期为永久
④银行存款对帐单保管期限为5年
四、会计档案销毁
根据会计档案保管期限,销毁会计档案时,到期限的档案必须列出详细的会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。
第2篇 正大房地产公司档案管理制度
河口房地产公司档案管理制度
一、总则
第一条根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(一)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
(二)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。
第七条各部门兼职文书的职责:
(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(二)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
三、归档范围
第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。
四、平时归档
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
五、立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五
第3篇 房地产公司档案管理制度
一、基本要求
1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。
2、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。
3、对本公司规定的立卷归档材料,必须按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。
4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
二、归档时间和份数
对公司需归楼的文件必须当天整理归档,并注明份数做好记录。
三、查(借)阅
1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可直接向管理人员办理查阅手续;
2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续;
3、查阅档案时必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作需要必须摘录和复制,须经办公室主任批准。
第4篇 房地产案场资料档案管理办法
案场资料档案管理办法
1.案场资料按其保密性分为三个类别:
a类为内部机密资料:包括销控、日报、周报、月报、售足签退文件夹、已购、未购表等,可阅范围为案场经理,销售主管;
b类为内部资料:可阅范围为案场内工作人员。
c类为一般性资料。
2.未经允许,案场人员不得翻阅公司内部资料(包括公司书籍、培训资料)或复印、外泄内部资料。
3.个人销售夹需随身携带,外出时应把销售夹收好,不得出现销售桌无人而放有销售夹的情况。
4.不得随意将销售夹或销售夹内资料带出售楼处,以免造成资料外泄。
5.销售夹内的资料要封好,不给客户随意抽取的机会。
第5篇 某设备公司档案管理规定
设备公司档案管理规定
第一章总则
第一条为保证公司档案的完整、准确、系统,更好地为日后查考、利用服务,依据《中华人民共和国国档案法》,结合本公司实际情况,制订本规定。
第二条本规定适用于公司所有档案的管理,对于财务、人事档案、质量文件管理,国家和地方政府及公司质量管理体系有专门规定的,按专门规定办理。
第二章确定归档范围
第三条立卷归档的范围
(一)公司印发的各种文件、函件、简报、总结、请示、报告、资料(包括底稿及办文依据的有关附件)。
(二)公司召开的各种会议的文件资料,包括领导讲话、会议纪要、翻印文件、参阅文件、代表名单等。
(三)公司拟订的各种计划、规划。
(四)公司签订的合资、合作、中外合资和参股等合同和协议,包括可行性研究、项目建设书、初步设计、开工和竣工验收等报告及批复。是我方拟稿的,应连同底稿,由各部门负责内勤的员工收集整理齐全,定期移交办公室归档。
(五)公司参加上级或有关单位召开的会议带回来的文件资料。
(六)中央和国务院、政府机关的有关政策性文件。
(七)公司员工录用、转正定级、调资、退职、退休、离休、病残、抚恤、死亡等有关材料。
(八)公司党委、工会、团委在工作活动中形成的文件资料,包括年度计划、总结、工作的请示报告和批复,以及党员、团员、干部、工人名册、统计报表等材料。
(九)干部任免、人事调动、奖惩、福利和工资、行政、党、团组织关系介绍信及存根等材料。
(十)公司的财产、设备档案等交接凭证和清册。
(十一)公司下属单位报送的工作计划、请示报告、工作总结、典型材料、统计报表等文件资料。
(十二)政府机关对公司请示、报告的批复文件。
第四条不归档的文件材料范围
(一)公司印发的无查考利用价值的临时性、事务性文件。
(二)重份文件。
(三)专项会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件、电报签证,一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外),铅印文件的各次核对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
(四)无特殊保存价值的一般性表态,提出一般性建议或意见的信函。
(五)公司负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。
(六)非下属单位抄送、不需要办理的文件材料。
(七)公司下属单位送来参阅的简报、情况反映,不应抄报或不必备案的文件材料。
(八)公司下属单位抄报备案的一般性文件材料。
第三章管理办法
第五条立卷归档的方法
(一)为方便日常查阅,有利保密,凡当年度的文件资料在经办完毕后,应及时交办公室档案人员保管。
(二)根据档案的机密程度,将档案分为绝密、秘密、保密、普通、其他五个级别,分类保存。
(三)参加上级组织召开的会议带回来的文件资料,由出席会议的员工交办公室档案人员归档。
(四)为方便工作,有的需要立卷归档的文件资料,可由本部门经办人暂时保管,但当年文件必须于第二年度一月移交办公室归档。
第六条档案借阅办法
(一)公司工作人员需要查阅与其业务有关的文件,可向档案员直接借阅,因工作需要外借时,要办理登记手续,限期三天。
(二)档案的原始稿件一般不予外借。
(三)外单位向本公司借阅档案,须凭介绍信,并须公司办公室主任批准。
(四)借阅档案人员要爱护档案,注意安全和保密,禁止在文件上作标记、图点,折角;不准在档案室吸烟。
(五)摘抄档案文件资料,要经档案人员审核同意。如需加盖办公室印章,必须使用16开材料纸抄录,经档案人员签字,否则不予盖章。
(六)对于电子文档,借阅人员只能借阅电子文档的打印稿,不能借阅电子版本。
第七条档案鉴定小组
(一)公司成立档案鉴定小组,由分管副总经理、办公室主任、文秘专职人员及专职档案员组成,分管副总任组长。
(二)鉴定小组负责公司档案的自查、鉴定和销毁等工作。
(三)协调各部门兼职或专职文书管理人员的档案事务。
第八条做好档案的安全防护工作,进行严格的防火、防盗、防潮、防鼠工作,保持档案管理场所整洁。
第九条档案的保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者,以下列规定办理:
(一)永久保存:公司章程、股东名册、组织章程及办事规则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、重要的技术资料、其他经核定须永久保存的档案。
(二)10年保存:预决算书类、会计凭证、事业计划资料、重要合同文本、其他经核定须保存10年的档案。
(三)5年保存:期满或解除之和约、其他经核定须保存5年的档案。
(四)1年保存:结案后无长期保存必要者。
第十条对于保存期限已满的档案,给予销毁。销毁前应将销毁档案造册呈总经理核准,销毁工作在相应权责主管或档案评审小组的监督下由总经理办公室进行。
第十一条关于公司合同档案管理
(一)经济合同档案在公司档案中单独设置,集中管理。凡公司签订的合同、协议,统一由办公室编号立卷。
(二)职能部门起草的经济合同、协议的稿件(包括合同、协议要求的附件),在合同、协议生效后归档。
(三)合同协议文本在公司发放的范围和数量:档案室二份,营销副总一份,财务部一份。分送文本由办公室固定编号,便于查考,各部门要设专人负责管理。
(四)凡公司签订的合同、协议文本,盖有合同、协议双方法人代表和单位印章的,不再以正本、副本区分,因工作需要印发副本的,应不盖法人代表和单位印章。
第四章附则
第十二条本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三条本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。
第6篇 地产公司会计档案管理细则办法
会计档案管理细则:
1、公司应作为会计档案保存的资料包括:各种会计凭证和账簿、财务收支预算、各种会计报表、与有关单位签订的合同或协议、会计人员交接清单、会计档案销毁清单等。
2、每个会计年度结束,会计人员应将上述会计资料进行系统整理、分类装订成册、编制会计档案保存清单,连同会计档案一并归档,并由专人负责管理。
3、会计档案一律不得外借,切实防止丢失、毁损;内部调借会计档案,应由调借人出具借条,并经总经理同意;公安部门、司法部门等执法部门处理案件需查阅会计档案时,必须持具有县级以上主管部门的正式公文,并经总经理同意;查阅会计档案的介绍信,应由经办人签章,专人妥善保管,并登记“查阅会计档案登记簿”以备查考。
4、按照规定会计档案可以销毁,但必须填制会计档案销毁清单,经有关部门批准,由总经理或指定专人负责监销,严防散失。
5、会计档案保管期限附后。
第7篇 农业合作社档案管理制度
农民专业合作社档案管理制度
一、本合作社档案包括合作社文件、年度计划、发展规划、会议纪录、往来函件、购销合同及协议等各种文书档案;包括会计凭证、会计账簿、财务报表等各种会计档案。
二、合作社会计负责对各种文书档案和会计档案的统一管理。会计账簿、收据存根、承包合同等资源共享资料要实行专柜存放。必须严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
三、会计人员必须按季度对会计凭证整理、装订成册;年度终了,对会计账簿、财务报表及其它会计资料和文书档案进行分类整理装订、立卷归档,按年度分类编制档案目录。
四、查阅或调用档案资料,必须经合作社负责人同意,并建立档案查阅或调用登记簿,对查阅时间、内容、归还时间等作好记载。
五、销毁档案资料要严格按程序进行,属销毁范围的会计档案资料必须登记造册并报县有关部门批准后才能销毁。
第8篇 房地产企业档案管理制度
房地产企业档案管理制度
档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料,对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案资源,特制定本办法。
云鼎房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。
1、文书立卷
(1)、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求:文件收集完整,文件制成材料、书写材料符合要求,组卷合理,案卷标题、封面、卷内目录、备考表填写规范,装订结实美观,案卷排列有序。
(2)、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件,收集整理后移交给档案管理人员,移交的文件必须完整规范,符合归档质量要求。
(3)、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则;组卷以问题为主,一个问题的请示、批复及联系密切的文件组成一卷。
(4)、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列:印本在前,签发稿在后;本单位的批复在前,下级单位的请示在后;本单位的请示在前,上级单位的批复在后;复制件在前,原件在后。
2、档案管理
(1)、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等;各职能部门负责收集整理本部门的相关文件,年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度,维护档案完整与安全。
(2)、办公室接收归档文件时,要填写档案移交单,详细清点,并由双方经手人在单上签字,各执一份。
(3)、档案人员调离工作时,离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清楚,并办理书面交接手续。
(4)、文书材料每年立卷归档一次,办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册,于第二年第一季度末向档案部门移交。
(5)、档案管理员将文书档案按年代、组织机构整理,保持文件的历史联系,卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列并装订成册。
(6)、卷内文件按时间、重要程度、问题分类顺序排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里;某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。
(7)、文件保管年限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要职能活动,对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管;反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管;在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。
(8)、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册,经公司主管领导批准后方可处理。
(9)、办公适应建立档案等绩、统计制度,对收进、移出、销毁案卷必须在专设的账簿上登记,对保管、利用情况进行统计。
3、档案借阅
(1)、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料,需经总经理或分管副总批准。
(2)、档案室档案原则上不借出室外,因工作需要,须借出档案,经档案部门主管领导批准后,可办理借出手续。借阅人应妥善保管档案资料,不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失,发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。
(3)、借阅档案文件需认真、逐项填写借阅登记表,写明借阅用途,用后及时归还。
(4)、外单位人员利用档案资料,除遵守公司内部借阅制度外,只限在档案室内阅览,不得借出,特殊情况须经公司领导批准。
(5)、本办法由办公室负责解释。
第9篇 房地产公司档案管理制度范本-2
房地产开发公司档案管理制度范本2
一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求:
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷;
③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。
第10篇 置业公司档案管理规定
置业公司档案管理规定
一、管理总则:
1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作,是公司的无形资产和信息资源,是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的档案归公司所有,公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。
3、公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理,相互补充。
4、实行分级管理制;内部按一级文档和二级文档分层管理;档案专管人员专管和部门内部分工管理;
所有档案分类管理的四分管理方式。在档案管理过程中要求做到全面准确并确保使用管理过程中的安全和保密。
二、档案范围:
凡属下列对象均纳入公司档案管理范围,并按性质暂分为如下几大类:
1、公司档案:包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要
合同协议、制度文件、公司简报等。
2、财务档案:包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审
计资料、银行资料、工商资料等。
3、人事档案:包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考
核、离职、作息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。
4、行政档案:包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记
台帐、工作表单、合同协议,以及相关收文、简报、审批文函等。
5、政策档案:包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文
件资料。
6、综合档案:包括以上未包含的其它文档资料。
公司档案按保存性质分为如下:
1、电子档案:包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。
2、实物档案:包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案,如各类电脑软件、照片、图
册、手册、样品、音像带等。
3、本文档案:以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。
三、档案分类
档案管理内容庞杂,涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程,因此,必须建立和采用一套较科学、适用、严谨、安全的管理方法,则首先应从实际出发对全部档案进行科学合理的分类,对其全程实施规范管理。
(一)管理范围分类:(见上述分类)
(二)管理手段分类:
1、文本档案:即以文字资料形式保存的全部文档。
2、电脑档案:即以电脑磁盘形式保存的全部文档。
3、实物档案:即以其它实物形式保存的全部文档。
(三)管理责任分类:
1、分级管理:即各公司按本规范建立的档案管理体系。
2、分层管理:即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。
(1)一级档案:即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。
(2)二级档案:即由各部门和各员工在日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部
收集、整理、积累、保存、形成的,并由其个人保管使用的、离职后须全部清退的全部文档资料。
3、分工管理:即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。
4、分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。
(四)管理目录分类管理:即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案,均须由各公司统一编制审定公司档案分类目录进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致,以便于检索。
四、管理程序
(一)文本档案的管理程序:
1、一级档案管理程序及说明(如图示):
2、二级档案管理程序及说明(如图示):
(二)电脑档案的管理程序及说明:(如图示)
五、职责分工
(一)人工档案管理分工:
1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。
2、公司财务档案由公司财务部经理负责。
3、公司档案/综合档案/项目档案/政策档案由公司机要室负责。
(二)电脑档案管理分工:
1、各公司行政部门电脑中的档案,由行政助理负责。
2、各公司之各部门电脑中的档案,由各部门经理负责。
3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责;无秘书的由总经办主任负责。
六、管理要求
(一)领导责任:
1、各级负责人须强化档案管理观念,带头认真执行有关文档管理规范,杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等现象。
2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责,不可推诿。
3、各级负责人的日常档案管理必须纳入公司统一管理,并主动接受公司的检查、监督和指导。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案写作人和文印制作人,必须按文件处理规范要求写作和制作。命名要准确,以便存查;时间、作者、落款要明确,以明确责任和功劳;制作排版要规范。
(2)对有特殊背景、特殊情况的存档文件,必须在电脑文档上,或用铅笔在存档文件上做必要的备注,以备存查和备忘。
2、使用:
(1)档案专管人员统一执行公司下发的公司档案分类目录和档案借调登记表,按此要求进行日常分类管理和使用管理;所有员工一律配发公司统一制作的档案分类明细表供二级档案的有序管理;业务部门和人员由公司统一配发并执行外送文件资料签册。
(2)公司档案管理一律使用公司制订的规范表单,计有:公司档案分类目录、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案借调登记表。
(3)各公司一级档案一律装柜、装袋(盒),钥匙由机要室负责人管理;各部门档案尽量装柜、装袋(盒),钥匙由档案负责人管理。
(4)为保证文档安全守密,各员工须严格履行保密职责,特别要严把制作、复制关,公司副总以下人员复印资料,必须由档案管理人员如实登记。载有重要内容的旧打印纸,应及时销毁,禁止重复使用。
(5)各公司电脑(尤其是主电脑)必须安装并适时更新杀毒软件,拒绝使用有毒软盘、移动硬盘,确保文档安全。
(6)认真建立各自岗位和职能工作的文档管理体系,包括:档案分类明细表、分类建(归)档、分类建夹,并随时清整文件资料和抽屉、案头,杜绝乱丢乱放。
3、归档:
(1)所有人员在工作中形成的文档要及时归档;盖章后须留存一份给专管人员存档。
(2)公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查;每年底,公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查(包括上交档案、电脑档案刻制光盘等)。
第11篇 房地产工程技术档案管理
房地产公司工程技术档案管理
第一节目的
为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,以利工程建设和竣工移交,特制定本资料管理制度。
第二节适用范围
本管理制度适用于房地产开发项目的全过程(前期、中期、后期)。
第三节职责
1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。
2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施,以及相关文件的归档管理。
3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况,以及竣工资料的收集、整理。
4、管理好领用的工程文件,回收、整理、移交文件。
5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件,进行回复、收集、归档。
6、负责本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。
第四节管理内容及要求
一、文件资料的接收、分发
1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。
2、将整理完毕的图纸资料,经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录。
二、标识、版本更新、设计变更
1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识,以确认是否为有效版本。
2、名称相同的改版文件,如是整卷册(整袋)改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。
3、对于发送至工程部的设计变更通知单,工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档,同时按照有关要求发放给有关单位,并做好收发记录。
三、图纸资料的补遗和索赔
1、图纸资料 如遇交付清单不符或短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知总工办,由总工办函告设计方限期补齐和更换。
2、如图纸资料末按合同日期提供,工程部应及时上报公司相关部门,督促落实。
四、图纸不符的处理
1、收到图纸资料,如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还总工办。
2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。
五、对单位、分部(分项)工程的有关要求
1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程竣工验收、分部试运前应组编完毕,并作为竣工、试运必要条件,不符合要求者不予验收。
2、文件应齐全、规范、完整、符合要求,归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应使用微机打印或黑墨水或蓝黑墨水书写。
3、在竣工后移交给有关单位和部门。有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格,档案管理人员逐项检查,全部合格后接收资料,由工程部保管,归档文件应为原件。
六、施工、调试文件的审查。
1、当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时,应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章(签字)确定,资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核备案。
七、工程文件资料的借阅、复印
1、工程文件资料需要借阅时,应由借阅人填写《工程文件资料借阅申请单》,经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,工程文件资料借阅即借即还不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。
2、工程文件资料原则上不允许复印,因工程需要必须复印时,由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准,签字确认,方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。
八、工程技术档案资料编制要求
1、工程技术资料主要划分为五类:
①工程质量保证资料;
②工程分部分项(观感质量评定)评定资料;
③工程技术资料;
④施工管理资料;
⑤竣工资料(竣工图)。
2、工程技术资料的编制,应随施工进度反映工程质量。新工艺的实施,新结构的试验,地基检测,现场安全,文明施工,工程相关的照片,音像资料,能够反映工程的实施情况。资料应按有关规定装订,每册资料应有名称、目录、页码 、说明,以便查找核实。凡引用复印资料必须有复印时间,日期,复印人签字,复印单位的公章,并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料,应先由施工单位按照相关规定编制、填写,然后报监理公司审核。监理公司根据现场实际情况,对相关资料进行复核、确认,再由监理公司向建设单位工程部申报。建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核,根据资料的类型交相关负责人,包括总工办(材料部、造价部)各专业工程师的核实、给予签认,并留档备查,同时复回监理公司。对建设单位不须确认的工程资料,工程部存档即可返回。
对于施工管理资料,工程竣工资料,施工单位应向监理公司申报,经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位,建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。
4、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做到齐全、准确、真实、可信,不得弄虚作假,对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换,工程资料由工程部专人负责。
九、工程部档案资料入档序目
1、工程招投标资料
a、招标文件 ;b、招标答疑;c、标外文件;d、商务标;e、技术标;
f、中标通知书
2、工程竣工资料由施工单位按当地档案部门规定顺序整理。如:前期资料及设计变更图纸会审记录(原件)、各种检验实验资料、分部分项自检资料、竣工验收资料、竣工验收备案表(原件)等。
3、竣工图(有竣工图章内容齐全)
4、竣工工程结算书(造价咨询单位审查三家盖章)
入档的文件资料要按照有序、成卷、分类存放,便于查询、有条件利用的原则进行保管。
十、工程部档案资料的销毁
工程部接收施工单位报来的竣工工程档案资料,在本部存放时间为3年(从工程竣工备案之日起),期满后由工程部综合业务主办人员办理相关手续,负责移交给综合办档案室。
工程部移交给综合办公室的档案,按照档案管理规定管理期限为50年,需要销毁时要办理销毁手续,逐级审批,监督销毁。
第12篇 职业中专档案管理规定
职业学校档案管理规定
为了保证档案室的整洁和安全,制定规定如下:
一、档案室管理
(一)档案室是机要部门,无关人员不得随意进入室内闲谈、聊天或做与档案工作无关的事情。
(二)档案室内要切实做好“六防”工作。即防火、防盗、防潮、防虫害、防灰尘、防鼠。
(三)平时要搞好档案室内外卫生,并依据季节天气变化搞好室内、档案箱内的通风工作,半年对档案箱内清扫一次,定期在档案箱内加放防虫蛀药剂。
(四)档案室内要严禁吸烟,出入档案室要关锁好门窗,如发现问题,要保护好现场,及时向有关领导或部门汇报。
(五)定期和不定期地对档案进行检查,如发现问题应及时处理。
二、借阅
1.档案组卷后,不得随意借阅,如确因工作需要,必须经主管部门批准后,严格履行借阅手续,接交清楚,归回时经核对无误再注销。
2.查阅人事档案必须是党员干部,但不得查阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档案要办借阅手续,做好利用登记,并对归还的会计档案进行检查。本单位工作人员,因工作需要可直接到档案室办借阅手续。外单位如需查阅会计档案时,需持单位正式介绍信,经档案部门或财务部门主要负责人批准,方可查阅,不准借出。
3.借卷人必须爱护档案,严格遵守保密制度,严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或转借他人,不得向无关人员泄露和对外公布档案内容。查阅时,必须保持室内整洁,不准吸烟,保障档案的安全性。
4.查阅档案人员,要在本室内查阅,不得带出室外,确因工作需要借出,必须经主管领导批准,履行登记手续后,方可借出。
5.外单位查阅档案,必须持阅档介绍信,介绍信要符合上级的有关规定,否则不予查阅。
三、立档标准
为使档案的收集、整理、保管、鉴定、统计的利用规范化,不断地改善案卷质量,提高档案的管理水平,根据本校文书档案工作的特点,特制定本文书档案质量标准:
(一)归档文件,齐全完整
凡本单位行政、教学、后勤、生产等工作活动中形成并办理完毕的,又具有保存价值的文件材料,都应立卷归案。如收发文件、电报、各种会议记录、电话会议记录,各类计划、统计报表、名册、学校及部门的规章制度、调查研究材料、工作总结及本校编印的出版物原稿、图表、簿册、照片、校刊等均应收集齐全完整,立卷归档。
(二)分门别类,系统组卷
1.应根据本校内部机构设置,职责范围,业务分工,文件特点采用年度一问题分类法。
2.立卷分工:
(1)本单位的收文、发文和内部自产文件,业务部门主办,学校名义批发的文件,由校办公室立卷(同时主办业务部门也应留底存查)。
(2)临时机构的文件,由临时机构的执行任务中随时整理,待工作完成后负责立卷,并交档案室存查。
3.立卷的基本要求:
按照文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,注意区分文件的保管价值,便于保管和利用,其具体要求:
(1)根据文件的特点,将具体联系密切保管期限相同的文件组合一起立卷,如把一项工作、一个问题、一次会议、一个案件和同一类型的文件材料,组合在一起立卷。
(2)学校有关教学方面的自产文件、资料、数据、图表、图片以及各种课程标准,教学执行计划、授课进度计划、教学日历、课表、任课教师安排、教师工作量统计、教师听课记录、学生学籍、各班教学日志,学生出勤,各种进修计划,进修考核情况,以及全校有关教学方面的统计资料等,均由教务部门统一分门别类,按教学年度整理立卷。
(3)按文件年度组卷时,要注意区别文件制成和处理日期所属年度,一般应遵照如下规定:
年度计划、总结、报表、预算、决算及行政、教学、后勤、生产等的业务文件、资料等,放在针对的年度立卷,总结和计划写在一起的文件,应视文件内容的主次和中心来定,跨年转时间,确定年属年代立卷;跨年度的请示与批复,来文与复文按本机关的文件时间立卷;专门为某项特定工作或会议收集的有关文件材料,随特定工作会议所属时间立卷;跨年度会议文件,放在举行会议的年度立卷。
(三)保密期限,划分标准
根据国有档案局颁发的《全国文书档案保管期限的规定》和上级主管部门下发的文书档案保管期限表,制定本校文书档案保管期限表。立卷时要根据保管期限表的规定,正确地区分文件的保管价值,按照永久、长期、短期三种保管期限组卷,不同保管价值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。
(四)卷内编目,条理清楚
1.卷内文件的排列编号:卷内文件要求排列次序有条理保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一个作者一个问题,按时间排列,一个作者几个问题,按问题的重要程序结合时间排列;几个作者几个问题,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列;会议文件,按重要程度结合文件时间顺序排列,卷内文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批复在后;批复在前,请示在后;复文在前,问文在后;转发文在前,原件在后。
2.卷内文件排列好后,用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编上张号,简子页、折叠页、半页者编一个张号,图纸、照片编在背面,折叠页编在外面,空白页不编号,印刷小册应同文件一起编号,编号宜用打号机或钢笔。
3.填写卷内目录与备考表;卷内目录放在首页,用以介绍案卷内容与成分,要逐份文件逐项登记,备考表附于卷尾,用以注明卷内文件张数及卷内需要说明的情况,便于管理和利用者了解,备考表应由立卷人签字并注明填写日期,检查人由档案检查人签字,日后案卷的变化情况,可由档案管理人员随时在备考表上注明。
(五)装订整齐,结实美观
1.卷内文件装订,要拆除金属物,折叠整齐、宽长的纸页要切齐,残破文件应予修复,对批语、签署意见写在文件装订线外的,应粘贴加宽,字迹不清的或由铅笔、园珠笔及复写纸写的重要文件,必要时应抄录或复制抄本。
2.案卷要装订结实、整齐、美观,以三孔线绳装订,结头结在背面,每卷一般不得超过200页,装订时要把材料的右旁与底边对齐,不要掉页或压住字迹。妨碍阅读,对于图片及其它不便装订的文件,宜用盒式卷夹散存保管。
(六)案卷标题,简明确切
案卷组成后要拟写案卷标题,标题要准确无误,文字通顺精练,概括性强,简明确切地提示卷内文件作者、问题、名称。
(七)封面编目,整齐大方
书写案卷封面标题时,应用毛笔或钢笔(用炭素墨水)正楷书写,要求字迹端正醒目。其它各项如:机关名称、组织机构证的张数、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗号、目录号、案卷
号等要求刻制印章,以红色印油用印。
(八)排列案卷,编写目录
1.案卷的排列和编写案卷序号,案卷要系统排列,将一类性质的案卷先按保管期限分开,然后将每一种保管期限的案卷,按类别分册,再将每类内的案卷,按其联系结合重要程度排列。
案卷排列后,逐卷地编制案卷的顺序号,按年度分永久、长期、短期三种保管期限,编三个顺序号,每种保管期限都以一开始编。
2.编写案卷目录,按照案卷排列的顺序逐项登记案卷目录,填写卷目录需用钢笔工整抄写或打印,不得使用圆珠笔或复写纸,目录一式三份,文书处理部门一分,档案室二份(一份归档,一份作查找利用档案的检查工具)。
3.案卷封面应写明单位名称,案卷属年度,目录起止日期,目录的最后应有备考表,写明案卷数量,目录张数及需要说明的有关情况,编制人、编制日期。
第13篇 公司文件及档案管理制度（7）
公司文件及档案管理制度(七)
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;
三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;
四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
(一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;
(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
(一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;
(二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;
(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则
综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序
仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;
四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批
,各档案室即可办理;
六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;
七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;
八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;
九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;
十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;
十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理
公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;
二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;
五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;
七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:
(一)涉及公司商业机密;
(二)涉及公司专利或技术秘密;
(三)涉及公司员工个人隐私;
(四)档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)
第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;
二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;
四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;
(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;
(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
(一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;
(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;
(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;
(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;
(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;
(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;
(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;
(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。
第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。
附表:一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
第14篇 小学档案管理员岗位职责（3）
小学档案管理员岗位职责(三)
一、努力学习档案管理业务,严格执行档案管理制度、规定和规范。
二、负责各类档案的收集、整理、立卷、归档工作。
三、负责档案的保管、借阅、回收工作。
四、负责对各科室档案资料管理的检查指导。
五、严格遵守档案管理和保密制度,不得造成档案的毁损、丢失、泄密,不得擅自提供、复制档案,确保档案的安全。
六、完成其它工作任务。
第15篇 学校档案管理员职责（3）
学校档案管理员职责(三)
1.认真学习贯彻(档案法)和上级有关档案工作的方针、政策和规定,严格执行本校的(综合档案室管理制度)以及学校的各项规章制度。
2热爱档案事业,坚持四项基本原则,认真学习档案业务知识,不断提高业务水平和工作能力,确保档案工作顺利完成。
3.集中统一管理本校的全部档案。负责对本校的文书处理和各业务科室的各种文件材料的收集、整理、归档工作,并对各科室档案工作进行监督和指导。
4.遵守党和国家的保密制度,维护档案的完整与安全。
5.定期检查档案保管情况,对破损或退变的档案应及时修复,编制必要的柱查工具。
6.按照规定把具有永久、长期保存的档察及时移交临安市档案馆,井做好进馆的准备工作。
7.积扳开发档案信息资料,为领导决策、科学化管理提供依据,为乐平乡教育事业提供广泛的服务。
8.热情接待,为利用者提供方便,积极做好利用效果的统计工作。
