公司档案管理制度最新（20篇范文）

体系如何搭建

公司的档案管理制度是企业运营的基础，它的构建需要全面考虑企业的业务流程、组织架构和法律法规要求。我们要明确档案管理的目标，这包括保证信息的安全性、完整性和可访问性。接着，确定档案分类标准，依据业务性质和工作流程，确保各类文件有序归档。此外，制定详细的档案操作规程，包括文件的创建、审批、存储、检索和销毁等环节。

体系框架

制度体系框架应包含以下几个核心部分：1) 档案管理政策，阐述档案管理的基本原则和方针；2) 档案管理职责，定义各部门和个人在档案管理中的角色和责任；3) 档案分类和编码系统，提供清晰的文件分类和标识规则；4) 档案保存期限，根据法规和业务需求设定；5) 档案安全措施，包括物理保护和电子防护；6) 应急处理程序，预防和应对档案丢失或损坏的情况。

重要性和意义

良好的档案管理制度不仅有助于提高工作效率，减少查找文件的时间，还能防止信息泄露，保障企业信息安全。它还是企业合规经营的体现，确保在审计或法律纠纷中能提供有力的证据。通过记录企业的发展历程，档案也有助于传承企业文化，为决策提供历史参考。

制度格式

公司档案管理制度的格式应清晰、规范。每项规定应简洁明了，避免冗长和复杂的句子。例如，"所有员工在完成工作文档后，需在24小时内存入指定的档案系统，并确保文件命名准确无误。" 制度应包含执行、监督和修订机制，确保其持续适应企业发展。制度应定期更新，以反映最新的业务需求和技术变化。

公司档案管理制度是企业管理的基石，它的建立和完善需要结合实际操作，确保每个环节都有明确的指导，以实现高效、安全的信息管理。

公司档案管理制度最新范文

第1篇 公司档案管理制度最新

第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条 本制度从二o __年十月一日起执行。

第2篇 资产评估公司公文处理和档案管理制度

__资产评估有限公司公文处理和档案管理制度

第一条

为切实做好公司公文处理和档案管理，使之规范化、制度化，结合本公司实际，制定本制度。

第二条

公司的公文，各种业务资料，设专人具体负责保管。

第三条

公文处理要做到准确、及时、安全，由专管人员统一收发、公办、传递、用印、立卷和归档。

第四条

公文处理和档案管理，必须严格执行有关保密规定，确保重要文件、业务资料和机密安全。

第五条

凡需办理的公文，专管人员应根据公文内容和性质，按规定程序，及时送领导批示或交业务主管办理。

第六条

草拟公文，要使用钢笔或毛笔，并力求做到情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅简短。

第七条

公文办完后，要根据文书立卷，档案管理的有关规定，及时将公文定稿、附件等分类整理，保证材料齐全、完整，便于保管，查找和利用。

第八条

本公司工作人员查阅公文、档案资料，一般在办公室进行，如因工作需要，非带出不可时，须在借阅登记本上登记，阅用完毕，及时退回注销。外单位因工作需要查阅、抄录、复印有关业务档案资料时，须持介绍信，并经领导批准。

第九条

文书、档案专管人员、工作人员，如因工作疏漏，造成遗失，应视情节给予行政的、经济的处罚，直至解聘。

第十条

本制度自批准设立之日起实行

第3篇 集团公司档案管理制度3

集团公司档案管理制度(三)

第一章总则

第一条为规范集团档案管理,特制订本工作细则。

第二条本工作细则适用于江苏__实业集团有限公司档案工作人员。

第二章日常事务工作细则

第三条档案人员岗位职责

(一)贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。

(二)负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。

(三)督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。

(四)负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。

(五)负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。

(六)负责档案的开放利用工作,办理档案的借阅,对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。

(七)做好档案检索工具的编制工作,开展档案的编研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料,并提供利用。

(九)对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定,并提出处理意见。

(十)认真做好档案保管工作,对库房要做到八防(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗),定期清扫、通风、更换防虫用品,延长档案寿命。

(十一)承办公司交办的其他工作。

第四条流程图

(一)接收流程:

材料齐全

缺少材料

1.执行标准

(1)应归档文件齐全完整;

(2)应归档文件为原件;

(3)及时登记;

2.处理措施

(1)档案资料发生损毁时,由于档案员疏忽造成的,首次罚款50元,再次罚款100元,由交接人造成的等同档案员处罚。

(2)未能及时登记,扣除责任人绩效1-5分/次;

(二)借阅流程

1.执行标准

(1)借阅登记;

(2)保持文档完整;

(3)遵守档案管理制度。

2.处理措施

(1)违反档案管理制度规定的,视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以记过处理,并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次;触及国家法律法规的,按国家相关法律法规执行。

(3)由于借阅者疏忽造成的资料损毁,首次罚款50元,再次罚款100元。

(4)档案资料遗失者,遗失一般资料罚款200元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。

第三章附则

第五条档案管理考核办法

(一)为切实提高档案管理水平,结合档案工作目标的考核,对档案工作实行必要的奖惩考核;

(二)档案达标工作作为全年工作目标之一,考核集团行政部档案室以及档案网络成员的工作;

(三)集团各部门、分子公司、项目部必须把档案工作作为工作目标管理的主要内容,纳入全年目标,落实责任人;

(四)档案工作结合全年工作进行全面综合的考核评比;

(五)考核内容:各部门、分子公司、项目部的年度目标责任书中档案管理工作指标是否完成。

(六)考核由集团档案管理领导小组负责,对工作成绩突出者给予适当的表彰的奖励,对违反规定或工作不负责的人员视情节轻重,将给予必要的教育或扣发目标管理奖。

第六条本工作细则解释权归行政部,监督执行权归总经办。

第七条本工作细则自颁布之日起正式执行。

第4篇 公司档案保密制度

第一条 各级保密人员要相互协调配合，应主动为公司和公司各业务部门服务，公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。

第二条 在对外交往与合作中，对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时，将由公司保密委员会立会研究决定后，方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定，该提供的提供，不该提供的坚决不提供。

第三条 对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。

第四条 保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

第五条 绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

第六条 保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。

第七条 涉及国家机密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输；不得以明码电报拍发秘密文件，也不得明电密电混用。

第八条 保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。

第九条 传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。传阅或借阅文件，要严格坚持登记制度。

第十条 保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。

第十一条 建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。

第十二条 如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。

第十三条 保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主管领导批准。

第十四条 保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。

第十五条 以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。

第十六条 公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主管领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。

第十七条 公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中，不准随身携带密级文件、资料，要严格遵守保密纪律，在预案中应采取措施，防止泄露事件发生。

第5篇 公司文件档案管理制度

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。

（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。

（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查（借）阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

（1）档案存入检查：

1）档案出入行政部要清点、登记。

2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100l_。

4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

第6篇 公司文件及档案管理制度

公司文件及档案管理制度

(七) 第一章总则

第一条 为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范围

第四条 档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条 根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责

第六条 管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条 管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、 技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条 重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条 档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、 统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;

三、 监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、 维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;

五、 推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交

第十条 档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、 必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。

第十一条 归档要求

一、归档专业技术要求

(一) 归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二) 归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三) 文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四) 声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、 相关工作要求

(一) 如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;

(二) 原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三) 新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条 档案立卷

一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;

二、 立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、 各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。

第十三条 档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。

二、 公司内部移交要求:

(一) 行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二) 全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。

三、 对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。

四、 电子档案管理(略)第五章档案的利用

第十四条 档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条 档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、 借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;

三、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、 严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;

五、 涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批,各档案室即可办理;

六、 新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;

七、 节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;

八、 借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;

九、 密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;

十、 外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条 档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、 复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条 档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;

二、 查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;

三、 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、 档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;

六、 不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;

七、 档案属下列情况之一者,不与开放利用:

(一) 涉及公司商业机密;

(二) 涉及公司专利或技术秘密;

(三) 涉及公司员工个人隐私;

(四) 档案形成部门规定限制使用。

第十八条 档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)第六章档案的保管和鉴定

第十九条 档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;

二、 档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;

三、 档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;

四、 定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。

第二十条 档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一) 经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;

(二) 技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;

(三) 鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、 档案销毁规定

(一) 经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;

(二) 销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;

(三) 档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条 档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定

第二十二条 公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。

第二十三条 罚则

一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一) 档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;

(二) 未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;

(三) 未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四) 未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;

(五) 未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;

(六) 专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。

二、 因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则

第二十四条 本制度自印发之日起执行。附表:

一、《档案移交登记表》

二、 《档案查询审批表》

三、 《档案借阅审批表》

四、 《公司密级事项划分表》

五、 《档案材料归档数量统计表》

第7篇 某公司档案管理制度

a公司档案管理制度

为建立健全企业档案,加强对企业档案的科学管理,有效地保护和利用档案,现结合本企业实际情况,特制定本制度。

一、适用范围

公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本制度适用于西安市__公司及所属分公司。

二、管理职责

__公司设立档案室,由办公室指派专人管理。各部门指定专人负责各类档案材料的收集、归类、整理、编目、装订等工作。原则上各部门当年的文件整理、装订后在次年的7月前交档案室存档。如有特殊情况须延时归档的,应做必要说明。

三、档案分类

公司档案可根据部门、内容、业务项目等因素进行一级分类分类,再根据实际情况分为若干小类。

1、行政文书档案:包括企业内外往来的传真、邮件、函、申请、请示、通知、报告、批复、通报、工作计划、工作总结、奖励和处分、会议记录、演讲稿、主持词以及法规性文件等。

2、人力资源档案:包括职工花名册、人事档案(含员工求职资料、员工《入职履历表》、《劳动合同》、员工照片、身份证、学历证、学位证、外语等级证、职称证等相关证件的复印件、员工转正资料)、人事任免、异动资料、工作交接资料、各类绩效考核资料和奖惩资料以及其它反映员工信息的资料。

3、业务档案:包括各单位、部门与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据、客户信息档案(含年检后的工商营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、法人代表或其授权人身份证复印件、法人代表身份证明或其授权委托书原件)、《合同审批单》、合同文本、合同执行记录、合同结算记录等。

4、声像档案:包括照片、录音、录像资料等。

四、归档要求

1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案调阅管理

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中借阅重要文件要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

六、档案清洁

档案管理人员应经常擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽。定期对档案材料的数量、保管情况等进行检查,发现问题要及时采取补救措施,确保档案的安全。对借阅期满的档案要及时收回,如有遗失应立刻向主管部门反映。

七、本制度即日起开始执行。

第8篇 集团公司档案管理制度

《__集团档案管理制度》

第一章总则

第一条为了加强集团档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合集团实际情况，制定如下档案管理制度。

第二章立卷归档

第二条归档范围

凡记述反映本单位各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定执行。

第三条归档时间

1、办理完毕的工作文件和应归档的报表，在月底或次月10日前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。

2、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。

3、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

第四条收集整理要求

1、按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。

2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。

3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。

4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。

5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。

6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。

7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。

8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

第三章档案室管理

第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。

第六条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。

第七条档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。

第四章档案统计

第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。

第九条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。

第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案管理部报送档案工作情况统计表。

第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报集团行政管理中心档案管理部。

第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。

第五章档案保管

第十三条对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。

第十四条加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。

第十五条积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记

第十六条加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。

第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过集团行政管理中心有关

部门和集团行政负责人的批准，造具清册后进行销毁。

第十八条对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。

第六章档案保密

第十九条不该说的机密，绝对不说。

第二十条不该问的机密，绝对不问。

第二十一条不该记录的机密，绝对不记录。

第二十二条不得在公共场所传播与机密有关的事项。

第二十三条不得在不保密的地方存放机密文件。

第二十四条不得随意向他人提供机密材料。

第二十五条不准把档案资料带出档案室

第二十六条严格执行查阅规定和各种管理制度。

第二十七条复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。

第二十八条档案员调动工作时，应认真办好移交手续。

第七章档案利用

第二十九条凡本单位各部门需查阅档案材料，应办理查阅登记手续，查阅机密档案需经档案归属部门的权限领导签字同意后方可查阅，未经审批人员不得查阅档案。

第三十条未办理查阅手续和发现查阅手续不全者，档案室拒绝提供查阅档案。

第三十一条查阅档案只限在指定场所进行，未经批准不得将案卷带出档案室。

第三十二条在借阅过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、撕毁、污损、划杠、拆角、添字等，对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。

第三十三条严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

第三十四条档案员认真对归还的档案进行复查其完整程度，办理注销手续，并视情况及时追究。

第9篇 某公司档案保密制度

公司档案保密制度

第一条各级保密人员要相互协调配合,应主动为公司和公司各业务部门服务,公司各业务部门应自觉接受保密部门的指导、监督和检查。

第二条在对外交往与合作中,对方以正当理由和途径要求提供属于公司机密事项时,将由公司保密委员会立会研究决定后,方可提供。保密委员会严格执行国家的保密规定,该提供的提供,不该提供的坚决不提供。

第三条对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管,并进行登记管理,不得乱扔乱放。

第四条保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数,不得擅自多印留存。密码电报一律不得复印。复制文件应按原文密级进行管理,复制中形成的废页应作为密件销毁。

第五条绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录,确因工作必须摘抄的,须经公司领导批准,并履行登记手续。未经同意,不得擅自复印、翻印和摘抄。

第六条保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封,切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时,不应用钉书钉封口的方式,应采用密封的方式。

第七条涉及国家机密和公司商业秘密的文件,原则上不用传真方式发送,确因紧急情况需要时,要用密码传真传送,不允许用普通传真机和电子邮件传送;绝密级公文不得利用计算机、传真机传输;不得以明码电报拍发秘密文件,也不得明电密电混用。

第八条保密文件接收时应由公司保密人员拆封,其他人员一律不得拆封。保密文件的登记、编号,要与一般文件分开进行。

第九条传阅保密文件时,必须由指定的人员统一掌握。不经过领导批准,不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件,公司领导确需在家中阅读秘密文件时,应按照有关规定,做好保密工作。传阅或借阅文件,要严格坚持登记制度。

第十条保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管,并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。

第十一条建立公司保密文件清退制度,每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失,要及时追查处理。

第十二条如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前,必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时,要造册、清点、核对,并且要履行签收手续。

第十三条保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全,对有查考价值的要整理立卷,其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案,须经公司主管领导批准。

第十四条保密文件销毁前,必须逐一登记,并在报领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。

第十五条以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节,要建立严格的登记制度,在工作过程中保密文件管理人员要注意不要谈论文中的机密事项,不让无关人员随意浏览,不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。

第十六条公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息,承办人应经公司主管领导审批,不得涉及和泄露国家及公司秘密。

第十七条公司工作人员在外出访问、涉及业务技术谈判、学习交流展览演示等公务活动中,不准随身携带密级文件、资料,要严格遵守保密纪律,在预案中应采取措施,防止泄露事件发生。

第10篇 地产公司销售部档案管理制度

地产公司销售部档案管理制度6

为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

一、档案归档范围

1、销售合同

(1)预定书(认购书)原件;

(2)买卖合同原件;

(3)换、退房申请;

(4)房型修改申请;

(5)其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

(2)签约客户档案

基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

(2)销售管理档案

(3)各日、周、月统计表及报表;

(4)早晚会会议记录。

4、内部往来文件

(1)发往各部门间的日常函件;

(2)收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;

(3)户外灯箱、路牌的样稿;

(4)各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

(2)各楼盘楼书;

(3)房地产相关信息剪报;

(4)各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

(1)户外宣传制作合同复印件;

(2)媒体制作合同;

(3)其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理;

2、档案资料分类应清晰、全面;

3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅

档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:

1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;

2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;

2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;

3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。

第11篇 企业公司档案管理制度

企业集团档案管理制度

一、 职责

各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。

二、管理内容与方法

1、立卷归档

(1)公司应立卷归档的文件资料包括:

①证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;

②规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

③收发文书:包括总公司内部文件、总公司与各子公司(办事处)往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

④合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

⑤工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

⑥照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

⑦其他需归档的文件资料。

(2)立卷归档的要求:

①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。

②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷归档的文件要便于查找。

④文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。

⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊。

⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

2、档案的利用

(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。

(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。

(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。

(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长批准。

3、销毁

(1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。

(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。

(3)销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。

(4)对已销毁文件,应制定目录清册存档。

4、档案室管理

(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、利用情况定期进行统计。

(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。

(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。

(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。

(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;

(6)档案移交

①由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;

②按年度归档的档案,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;

③负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;

④档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。

三、责任

1、损坏、丢失公司档案的;

2、擅自提供、销毁公司档案的;

3、涂改、伪造档案的;

4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;

5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。

违反档案管理制度的,公司将据《人事管理制度》,视情节轻重,给予处罚。

第12篇 房地产集团公司项目档案管理制度

房地产集团有限公司项目档案管理制度

第一章 总则

第一条 为充分发挥_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合 本公司实际,特制定本制度。

第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。

第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

第四条 本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章 档案的分类

第五条建设工程前期文件资料

(一)可行性研究资料

1、项目建议书及批复;

2、可行性研究报告及批复;

3、项目评估意见;

4、环境影响报告书(表);

5、设计任务书、计划任务书;

6、选址意见书。

(二)基础、设计、施工前准备资料

1、基础资料

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;

(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;

(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

2、设计文件

(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;

(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;

(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;

(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

3、施工准备资料

(1)征用土地批准文件及红线图;

(2)拆迂文件、补偿安置协议书;

(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;

(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;

(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;

(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。

第六条 施工技术文件资料

(一)开工报告,停工、复工报告;

(二)施工组织设计、施工方案;

(三)图纸会审纪要;

(四)工程技术、质量、安全措施交底;

(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;

(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;

(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;

(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;

(九)混凝土施工日记;

(十)技术复核记录;

(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);

(十二)工程沉降观测、变形观察记录;

(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;

(十四)构件合格证;

(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;

(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

(十七)工程变更设计联系单;

(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;

(十九)工程质量事故及处理材料;

(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);

(二十一)单位工程竣工验收记录;

(二十二)单位工程质量综合评定表;

(二十三)分项、分部工程质量评定表;

(二十四)竣工报告;

(二十五)交工验收材料;

(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;

(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;

(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;

(二十九)工程质量监督报告;

(三十)工程质量保修书;

(三十一)工程决算、决算审计。

第七条 竣工图文件

(一)建筑安装工程

l、各类建筑、结构专业图;

2、各类电气专业图;

3、电信专业图;

4、煤气专业图;

5、各类给、排水工程专业图;

6、供热、冷专业图;

7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

(二)地下管线工程

1、总平面图;

2、纵断面图、横断面图、结点详图;

3、构筑物结构图;

4、各种管线特征点图;

5、管网综合图。

第八条 竣工测量文件资料

(一)综合性资料

1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;

2、竣工测量施测方案;

3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,

4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。

(二)控制资料

1、管线控制,加密控制点的观察手簿

2、光电测距记录;

3、水准观测手簿;

4、平面、立面求算值的计算书;

5、控制点分布略图、成果表。

(三)地形测量资料

l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图

;

2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

第九条 建设(施工)监理资料

(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;

(二)监理规划、监理细则;

(三)监理通知、不合格工程项目通知;

(四)工程延期、费用索赔审批表;

(五)工程部分暂停报告;

(六)工程移交证书。

第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

第三章 档案的收集和归档

第十一条 在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整

第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。

第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。

第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。

第十六条 照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。

第十七条 在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:

(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);

(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;

(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;

(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过 2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;

(五)未按施工图位置施工的管线工程。

第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。

第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。

第四章 档案的组卷和移交

第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。

第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。

第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。

第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram 等四种。

第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。

第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。

第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。

第五章 附则

第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。

第13篇 公司文秘档案管理制度

公司文秘档案管理制度

1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

2. 管理职责

2.1 行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门,负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查,加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2 各部门所负责的部门内部档案资料,应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3 文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构,在行政管理部的领导下,其管理的主要职责为:

2.3 .1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3 .2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3 .3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3 .4总结经验,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘档案资料能够充分得到利用,为经营服务产生收益。

3．归档资料的范围、内容

3.1 计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2 批示性文件材料包括公司各类标准、指标,如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3 法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

3.4 公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5 总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6 凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录,以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7 汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

3.8 劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9 调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.1 0声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.1 1证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.1 2馈赠行资料包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4. 文件资料的立卷归档

4.1 档案的收集

4.1.1 凡属本制度

第三条 所涵盖的文件资料,均应归档统一管理,各部门应做好资料的分类立卷,至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后,由财务部门编造清册,每两年归档一次。

4.1.2 银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁,只财务部立卷留存。

4.1.3 业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4 各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后,即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5 公司员工应注意随时收集各种信息资料,并及时汇总到各部门档案管理员,员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后,应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2 立卷归档的时间

4.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3 立卷归档的要求

4.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的文秘档案资料,递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式两份,双方签字后各执一份。

4.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,然后还要填写备考表,注明保管期限。

4.3.5 填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

4.3.6 立卷应以本单位形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7 立卷应以同类问题为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8 立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9 立卷归档后,发现还有需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

4.3.1 0文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。

4.3.1 1各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件,并保持其完好无损。

4.3.1 2声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5. 文秘档案的借阅

5.1 文秘档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人需须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。

5.2 各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案得部门领导批准,方可借阅。

5.3 文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好,不得私自影印、复印、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语,不得转借,如有违纪,酌情处罚。

5.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制件不会有误。

5.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6 文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

5.7 借阅文秘档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

6. 文秘档案保密要求

6.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

6.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3 有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

6.6 外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7 档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。

6.8 企业在职工工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

7. 超期档案的销毁

7.1 对超过保存期限的档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。

7.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

7.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

第14篇 公司销售客户档案管理制度

销售客户档案管理制度

1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立,交直接上级审核,专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善,填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管,分类整理。

4、档案的保管应严格执行档案借阅制度,不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产,任何人不得据为己有。

第15篇 投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章 文书档案管理职责

第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章 文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章 文书档案归档整理

第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条 归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条 归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章 文书档案保管

第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条 严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章 档案借阅制度

第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章 其他

第二十二条 本制度自签发之日起执行。

第16篇 _地产公司会计档案管理制度

地产公司会计档案管理制度

为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。

第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。

四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第二条 会计档案的保存

一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。

二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。

三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。

第三条 会计档案保管期限

一.会计凭证类:

1.原始凭证15年

2.记账凭证15年

3.汇总凭证15年

二.会计账簿类:

1.总账15年

2.明细账15年

3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)

4.固定资产卡片报废清理后5年

5.辅助账簿15年

三.财务报告类:

1.月、季度财务报告3年

2.年度财务报告永久

3.审计报告永久

四.其他类:

1、会计移交清册15年

2、会计档案保管清册永久

3、会计档案销毁清册永久

4、银行余额调节表5年

5、银行对账单5年

第四条 会计档案的借用

一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;

二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;

三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。

第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第17篇 物业公司档案管理制度怎么写

一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。

二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

b.普通文件:除a级外的文件均属b级。

四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

五、归档资料必须准确做好文件索引。

建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;

卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。

六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;

纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;

用钢笔书写,字迹端正。

七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。

十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;

b级档案由副总经理批准借阅。

十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。

做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则,将追究当事人责任;

如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。

十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。

对摘抄的材料应进行审查、签章。

第18篇 某大学生社区管理公司档案管理制度

大学生社区管理公司档案管理制度

1、目的:

规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

2、适用范围:

适用于各部门各种档案的管理工作。

3、职责:

3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1档案管理的内容:

4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

a)公司各种行政文件;

b)公司与质量有关的文件;

c)部门收发文记录;

d)本部门形成的质量记录;

e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

b)各部门保管各部门的资料。

c)办公室保管人事档案和各种合同。

4.2档案的保管目的

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)延长档案寿命;

4.3档案的密级

档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 档案的保管方式

4.4.1档案的装盒与标识

各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

4.4.2编制目录:

4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

4.5档案的查阅权限

4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2部门档案管理员审核其资格:

a )权限内的按正常手续办理;

b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

5相关文件

6记录

6.1《文件归档目录》

6.2《文件和资料销毁清单》

6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

第19篇 b公司人事档案管理制度

e公司人事档案管理制度

第一条 为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条 员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条 新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条 新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条 档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

第七条 要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条 所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。

第九条 人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

第十条 任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条 档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条 收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任。

第十三条 离职人员档案保存期为一年。

第20篇 z公司档案管理制度

公司档案管理制度:

一、 文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1. 各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2. 兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3. 兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4. 严格执行各项档案管理制度。

5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2. 各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

五、档案保管制度

1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

5. 对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

八、 其他

解释权归公司行政人事部。