- 目录
驻外管理制度是企业在全球化运营中不可或缺的一部分，它旨在规范驻外员工的行为，确保他们在异国他乡能够高效、合规地执行工作任务，同时维护公司的形象和利益。本制度将涵盖以下几个核心方面：
1. 驻外员工的选拔与派遣
2. 工作职责与绩效管理
3. 生活保障与福利待遇
4. 行为准则与文化适应
5. 安全与应急处理
6. 回国与轮岗机制
包括哪些方面
1. 驻外员工的选拔与派遣：明确选拔标准，包括专业技能、语言能力、跨文化沟通能力等，以及派遣流程，如签证办理、行前培训等。
2. 工作职责与绩效管理：定义驻外员工的具体职责，设定清晰的绩效目标，定期进行评估，确保工作效果。
3. 生活保障与福利待遇：提供住宿、交通、医疗保险等生活支持，同时设定合理的薪酬与福利政策，激励员工积极性。
4. 行为准则与文化适应：制定行为规范，强调尊重当地文化，提供文化敏感性培训，促进员工融入当地社会。
5. 安全与应急处理：建立安全预警机制，提供安全培训，制定应急预案，确保员工人身安全。
6. 回国与轮岗机制：设立合理的回国或内部轮岗政策，平衡员工的长期驻外压力与职业发展需求。
重要性
驻外管理制度的重要性体现在以下几个方面：
- 维护公司形象：通过规范员工行为，防止因文化差异引起的误解或冲突，维护公司在国际市场的专业形象。 - 提高工作效率：明确的工作职责和绩效管理，有助于提升驻外员工的工作效率和成果质量。 - 保障员工权益：良好的生活保障和福利待遇，可以增强员工满意度，降低流失率。 - 预防风险：有效的安全管理和应急机制，能及时应对突发事件，保护员工的生命财产安全。 - 促进职业发展：合理的回国和轮岗政策，有助于员工积累多元化经验，促进其职业成长。
方案
1. 制定详细的操作手册：编写全面的驻外员工手册，涵盖上述各方面的具体规定和操作流程，供员工参考。
2. 培训与教育：定期举办驻外员工培训，强化文化适应、安全意识和职业技能。
3. 监控与反馈：设立定期的绩效评估和生活情况调查，了解员工的实际需求和困难，及时调整政策。
4. 透明沟通：建立开放的沟通渠道，鼓励员工提出建议和问题，共同完善驻外管理制度。
5. 定期评估与修订：根据实际情况和业务变化，定期审查制度的有效性，适时进行更新和优化。
驻外管理制度的实施，需要公司高层的全力支持，各部门的协同配合，以及每位驻外员工的理解和遵守。只有这样，才能构建一个稳定、有序、高效的驻外工作环境，推动企业的全球化战略成功实施。
驻外管理制度范文
第1篇 某驻外办事处合同管理规定
驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况(表格)
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称,数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7 本规定发布之日起执行。
第2篇 国药控股公司驻外地业务相关管理规定
国药控股股份公司驻外地业务相关管理规定
一.薪资。
1.结构=基本工资+奖金+提成
a.基本工资:800元/月。
b.奖金:200元用于专项考核。
具体考核明细包括:报表50,中性奶50,达成率50,其他50(样版店的建议,新增网点,开发)。(核算以主管考核为准)。
c.提成:费用由客户承担,直接从客户账户中扣除。
提成比例根据市场现状和季节因素等体现不同的提成比例,核定后在销售内勤处备案。
2.补助
a.电话:50元/月
b.交通费:实报(指会议需要的长途车费)
c.会议补助:30元/天
d.驻地补助:300元/月(外驻业务员)
二.职责(岗位描述)
1.执行公司的营销管理制度和销售政策,保质保量按时完成销售任务。
2.开展销售工作,协作经销商拓展网络,提高产品市场占有率。
3.配合经销商实施公关、促销活动和广告宣传。
4.进行市场调查及时向公司有关部门反馈市场、客户信息和侵权信息。
5.密切联系客户,掌握客户基本情况和动态,建立健全二批客户档案。
6.及时报送客户订货需求,并跟踪客户及时汇款。
7.协作经销商进行库存管理,防止货物呆滞及破损。
8.进行售前、售中、售后服务,及时解决和上报客户投诉。
9.负责客户退、换货的初步审查和申报。
10.对样板店进行规范管理,并对样板店销售数据进行统计及分析。
11.维护公司和产品形象,采取措制止客户不利于公司和产品的行为,避免公司利益受损。
12.熟悉产品,提高自身的技术服务能力。加强业务知识、技能的学习和锻炼,认真参加公司有关的培训活动,并组织客户业务团队的晨会及培训工作。
13.制订月度工作计划和预算,经批准后执行,并定期向业务主管述职。
14.做好保密工作,严谨向公司及客户外的任何人透漏产品价格、销售数据、销售政策等信息。
15.做好工作记录、表单、客户档案等资料的保管和及时上交工作。
16.完成业务部主管交付的其他工作任务。
三.日常管理
1.考勤签到
a.回市场当天及回公司当天必须用客户电话或当地固话向销售内勤报道,否则视为旷工,罚款30元/天。
b.每天8:00(夏天7:00)到客户处签到,如未签到,视为旷工,罚款30元/天。迟到早退罚款5元/次。
c.请假需领导批准后方能离岗,3天以内由主管批准,3天以上(含)由经理批准。
d.每月有3天假期,可根据个人实际情况自由调整。
e.每日上午10:00前向公司报勤,如漏报或晚报罚款20元/次,报道可采用电话报到或信息报道。
f.公司查岗需用客户电话或当地固定电话在规定时间内给予回复,否则视为旷工,罚款30元/次。
2.报表管理
a.认真填写销售日报表,如未及时填写罚款5元/次。
b.随时掌握经销商库存明细,如有严重不实现象,罚款5元/次。
c.认真填写周报并及时发送到直接上级邮箱。
3.样板店的管理
a.负责样板店档案的建立。
b.负责样板店的分类管理,根据计划有序拜访。
c.认真统计各个样板店实际销售数据。
d.按公司规定对售点现场活化氛围的营造和维护。
e.负责落实样板店的相关费用。
四.聘用及离职程
1.聘用条件
a.年龄18-35周岁,性别不限。
b.初中以上文化程度。
c.有经验者优先。
d.有一定的谈判,沟通,协调能力。
e.吃苦耐劳,有责任心。
2.聘用程序
a.根据公司规划及空缺情况,用人部门根据岗位责任要求提出用人申请报销售内勤处。
b.用人申请经销售经理批准后发布招聘信息。
c.应征人员经当地市场主管初试通过后,携带身份证、毕业证等有效证件到公司复试。
d.经经理复试后,行政部审核原件,复印件附员工登记表后或归入员工档案。
e.当地市场主管需对其进行培训后方能上岗,培训内容包括薪资、职责、日常管理。
f.试用期一般为2个月,试用后提交试用考核报告。必要时可延长试用期至4个月,个人表现优秀者试用期亦可缩短为一个月。
3.离职程序
a.因故辞职时,本人应提前15天向直接上级提交《辞职申请表》,经批准后转送销售内勤审核。
b.收到员工辞职申请报告后,销售内勤负责了解员工辞职的真实原因,并将信息反馈给销售经理,以保证及时进行有针对性的工作改进。
c.员工填写《工作交接表》,办理工作移交和财产清还手续。
d.销售内勤统计辞职员工考勤,计算应领取的薪金。
e.员工最后一个月工资隔月发放。
第3篇 营销部驻外办事处合同管理规定
公司营销部驻外办事处合同管理规定
1目的
加强营销部驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2.适用范围
营销部驻外办事处
3.执行
营销部驻外办事处人员
4.职责
营销部驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5.制度
5.1营销部驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3卖买合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5.4卖买合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8内务处按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话及用户的自然情况等。
6管理
6.1内务处按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3变更、补充、解除合同的协议。
6.2内务处/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2用户自然情况。
6.2.3我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4履行合同情况
6.2.5质量/技术问题处理情况(表格)
6.3综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1合同号
6.3.2合同标的
6.3.3签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4用户名称
6.3.5产品/备件名称,数量/明细
6.4合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7本规定发布之日起执行。
第4篇 z驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
第5篇 总公司驻外营销分公司(办事处)管理制度
营销分公司总经理, 用户服务中心经理 市场开发部经理 综合管理专员 用户服务中心技术专员 营销代表 帮销员
一、 分公司/办事处工作职能
各分公司/办事处是亿大利饲料总营销公司的驻外销售机构,是企业向市场延伸的重要窗口,其中管理直属亿大利饲料营销总公司。分公司/办事处的代表公司的利益履行如下职能:
1. 分公司/办事处根据公司的年度营销方案,承担总公司下达的年度销售任务,并组织销售管理人员的二次任务分配。
2. 分公司/办事处根据总公司的任务指标,可按要求招聘计划,经审批后,由分公司/办事处负责组织,招聘、培训需要的业务销售人员。
3. 分公司/办事处负责当地市场开拓,客户资源开发和管理。
4. 分公司/办事处代表总公司负责当地客户的联系协调和销售业务的往来。
5. 分公司/办事处负责对所管辖区亿大利饲料产品的售前、售中、售后服务,处理客户和用户的救诉。
6. 分公司/办事处负责组织、策划、执行总公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传,提升品牌和企业在当地的知名度。
7. 分公司/办事处对当地职能部门的联系、协调、处理好公司在当地的公共关系,确保销售业务工作顺利进行。
8. 分公司/办事处行使对总公司在当地的财产的保护管理权,确保公司财政安全。
9. 负责收集,整理,反馈当地市场信息,及同行竞争品牌的营销动态。
10. 根据总公司有关规定,执行和负责各项资金回笼,费用结算工作。
二、 分公司/办事处岗位职能
一). 分公司(办事处)总经理职责
1.对本区域销售工作的管理
●代表分公司/办事处,接受总公司分配该区域的全年销售业务,并确如期完成
●分公司/办事处总经理在接受公司分配任务后,要认真分析研究市场,并对所有负责区域进行合理细分。
●负责做出全年销售工作计划,并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区的营销代表分区域、定任务,以书面形式呈交总公司营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案,作为工资核算依据。
●各分公司/办事处总经理负责总公司有关政策精神的传达和安排执行,督促本区域营销代表的工作,定期完成公司下达的各项工作指标,同时指导,帮助分公司(办事处)全员的综合业务水平。
●各分公司/办事处总经理方便对该分公司/办事处人员的工作安排和调动,对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。
●管理、监控、指挥分公司/办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行, 杜绝违反总公司规定及损害总公司利益的违法违纪行为发生,如有违反公司管理规定造成总公司利益蒙受损失的,总经理要承担直接管理责任和经济处罚。
●负责对分公司/办事处的各项费用的计划、分配、监控、合理、公开、公平的开支各项费用。
●负责对分公司/办事处各项固定无形资产管理和保护。
●每日根据分公司/办事处人员表现进行工作成绩和业务能力的考核。填写:月度评分表,配合总公司对分公司/办事处人员的工资核算及定级考核工作。
●负责建立分公司/办事处的销售台账,对各项销售单位投款和提货情况随时检查,严格执行现款现货政策。
●每月必须组织驻外人员召开二次业务会议,并负责组织全员的培训工作,制定本月工作总结下月工作计划,以及所有总公司要求的各项报表。
2.当各部门的协调管理
●分公司/办事处总经理要与总公司行政,营销管理,用户服务等部门密切配合,确保销售工作的顺利进行开展。
●协调用户服务中心主要处理好与当地经营商、养殖户的关系。
●协助营销代表帮销员、合理进行广告投放,共同配合经销商策划促销活动,并监督形象广告的执行情况。
●协助用户服务中心经理,组织营销代表,帮销员,技术专员加强对本域的使用情况和管理工作技术指导,处理好客户的投诉及技术服务工作。
●协助总公司营销管理部,监督和管理好中专仓的货物进、出、存,每月督促中专仓做出每月进、出、存月报表,发现问题及时追查处理。
3.公司/办事处总经理的权限 形●行使分公司/办事处销售任务的计划分配权
●行使分公司/办事处人员的岗位分区、调动权
●行使分公司/办事处聘用人员的招聘权
●行使分公司/办事处人员的考核和解聘、建议调离权
●行使分公司/办事处的各项费用计划、审核权、品牌广告建设执行权
●行使售后、售前服务的处理和建议权
●行使分公司/办事处财产的管理、控制保护权
●行使分公司/办事所需货源的计划调度权
二、用户服务中心经理工作职能
1.协助分公司/办事处总经理开展分公司/办事处的各项管理工作、为搞好本区域的销售工作共同领导和组织分公司/办事处人员开拓市场服务市场,培育市场。
2.负责分公司/办事处服务人员的组织、领导工作,并对本区域内的售后服务工作全面负责。
3.负责对本区域养殖户的考核,用料登记调查工作。
4.积极配合营销代表开拓市场,对符合建点条件按程序及时设置售点。
5.负责分公司/办事处售后服务人员的工作安排及工作考核,对严重违纪的员工有申请调查离权和解聘权。
6.负责辖区内销售网点的技术指导,定期进行技术培训,提高各销售网点人员的技术水平和服务素质。
7.结合实际需要制定安全库存量,保证货物得到及时供应。
8.及时处理用户或有关部门委托处理的投诉事件,及时组织对特殊用户的上门服务,并跟踪结果,最大限度防止恶性投诉事件的发生。
9.每月及时收集产品信息和服务信息,按要求反馈用户服务部,并对辖区产品质量信息和技术难点,及时书面形成反馈。
10.及时向销售网点传达总公司下达文件,各类信息及通知,并按要求及时对网点进行指导。
11.以下符合要求或违反公司规定的网点提出限期整改建议。经批准后负责网点撤销的善后工作。
12.加强与消协,畜牧,质检部门和各种传媒的联系,确保亿大利饲料产品的有利地位。
13.了解竞争对手的情况和新 ,并及时反馈部门。
14.负责每月按总公司用户服务部和分公司/办事处要求提供各种报表、账目、工作总结。
三、营销代表的工作职责
1.营销代表必须权力配合分公司/办事处总经理,开展销售及售后服务工作,如期完成本区域或分配的销售任务。
2.接受分配的任务和区域二次分配后,必须拟定一份全年计划,交分公司/办事处总经理审批,并呈交总公司营销管理部作为工作考核依据。
3.必须按要求努力开拓目标市场,协调如各商业单位的关系、管理好所负责区域的市场价格,监督所辖区内的货物流向,并负责处理好的用户服务工作。
4.每月20号做出每月工作总结及下月计划“交分公司总经理审核,并作为工作考核”。
5.营销代表要严格执行公司的营销方案,坚持现款现货的原则,对收到汇款、银行汇单要认真检查,确保货款安全。
6.及时处理用户或有关部门委托处理投诉事件,并跟踪处理结果。
四、市场推广经理的职责
1.直接接受分公司/办事处总经理的领导,并接受日常工作管理。
2.负责促销的策划及促销材料的管理,并进行促销效果的调查,确保达到有广告质量。
3.负责营销人员的招聘,培训与管理工作。
4.市场信息的收集与反馈。
五、财务人员的工作职责
1.贯彻执行营销总公司管理制度和销售管理政策。
2.根据营销总公司财务管理制度和销售管理政策,协助总经理制定各项管理制度。
3.负责分公司的销售服务接待。
4.主管分公司日常财务会计业务,协助分公司/办事处总经理搞好销售财务管理。
5.对于营销总公司的调入各类货建立进、出、存管理制度,完善手续,保证公司资产安全完整。负责分公司/办事处往来账目的核对清算归类。
6.按时向营销总公司填报各类报表及其他信息。
7.负责对公司/办事处日常业务进行监控。
8.严守公司秘密,准护公司利益。
六、办事处综合管理员职责
1.负责分公司/办事处的文件管理工作。
2.负责分公司/办事处的发货开单公作。
3.做好经销商档案,用户档案到等工作。
4.协助营销代表做好宣传品发放登记工作。
5. 协助分公司/办事做好人员考力及办用品发放及购买。
6.做好经销商的货款登记及销售台账工作。
7.做好分公司/办事处向公司信息反馈的情况督促工作。
二章、分公司/办事处日常事务管理
1.分公司/办事处应在各省各县级市设立,部分国外市场均设办事机构。
2.为树立亿大利饲料的良好公众形象,要求所有分公司/办事处选址装修必须符合以下条件
●分公司/办事处选在交通便利,有停车的地方
●分公司/办事处的门面装修必须符合公司的ci设计要求
二、分公司/办事处文明办公规定
1.上下班纪律
●分公司/办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(7:30—18:00),提前十分钟到单位,做好准备;不迟到、不早退、不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。
●各分公司/办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌。
●在办公区域要精神饱满,积极工作,不打瞌睡,坐立端正,不得做工作无益的事,不得进行娱乐活动。
●办公场所要求保持环境清洁、不随地吐痰、不吸烟、乱丢废弃物,办公用品摆设整齐(包括门口、通道不堵塞)。
●必须遵守岗位操作流程,履行岗位职能,未经分公司/办事处总经理允许不能代岗,确保工作质量。
2.礼仪
●接待客人时,服务要周到(包括就座、茶水,并且要注意个人形象及保证环境干净舒适)。
●分公司/办事处全体人员会见客户要着装得体,礼貌待客,言行举止大方等。
●要按约定时间,不迟到,不失约,如有特殊情况下不能赴约则要向对方事先声明并道歉。
3.电话用语规范
●电话三声铃响要接听,礼貌用语牢记,接电话:喂、您好,亿大利饲料安徽服务中心……. ●打电话:喂、您好,我是亿大利饲料安徽服务中心的___请问,挂电话:….好的,谢谢,再见。
●语言要清晰,当与对方听不清楚时,要礼貌向对方声明,确保通话质量。
三、 制度适用范围
本管理制度适用户亿大利饲料营销总公司国内各省市分公司(办事处)
第6篇 某驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况(表格)
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称,数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7 本规定发布之日起执行。
第7篇 _公司客户服务部驻外人员管理办法
一、 总则
第一条为促进金鹏通信实业有限公司客户服务事业的发展,加强客户服务部渠道系统的自律和科学化管理,规范外派人员的工作行为,广州金鹏通信实业有限公司客户服务部(以下简称客服部)在《广州金鹏通信实业有限公司人力资源管理条例》和《广州金鹏通信实业有限公司客户服务部外派人员管理规范》的基础上特制定“外派人员管理办法”
第二条 本章程适用于所有客服部的外派人员,包括在当地招聘从事金鹏通信实业有限公司客户服务工作的人员。
第三条 客服部将会依据外派人员对本章程所规定的职责的完成情况,按《广州金鹏通信实业有限公司客户服务部外派人员工作绩效考核制度》对外派人员进行量化考核并为渠道优化做相应而适当的岗位调整。
二、 外派人员岗位职责
第一条售后网络的规划、维护及优化。
第二条协调运营商、代理商、授权站点以及厂家之间的关系。
第三条收集、反馈市场信息,包括产品质量跟踪、竞争对手市场运作情况等信息。
第四条指导培训站点运作、备件运作、技术支持等。
第五条处理投诉,在恶性事件投诉中能应付危机事件。
三、外派人员具体工作指导
(一)、工作态度方面
1、外派人员是金鹏公司为了更好地开展当地客户服务工作而设立的人员安排,其职责是代表客户服务部在一定的区域范围内进行金鹏小灵通售后客户服务的相关工作。外派人员是金鹏公司为了更好地进行当地客户服务工作而设立的人员安排,其职责是代表客户服务部在一定的区域范围内进行金鹏终端产品售后客户服务的相关工作,代表着金鹏公司的形象。外派人员任何的言行举止将和公司的形象息息相关。因此,外派人员要严格要求自己,不得做出任何如工作散漫、不服从公司的工作安排、消极抵触公司下达的工作任务、从事与本公司利益冲突的兼职等等这些有损公司利益的行为,或散播如抱怨等这类有损公司利益的言论。
2、 外派人员必须对各地市的站点运作状况保持良好的监督管理,外派人员的通讯工具在规定的工作时间内(周一至周日8:00-24:00),必须保持畅通。便于站点有重要信息时能迅速反馈给外派,而公司有任何指示也同样可以及时传达。避免因信息反馈不畅通而导致重大事件的发生或错过了最佳处理时间。
3、外派人员都远离总部在全国各地开展着我公司的售后工作,而公司对外派人员进行有效监督管理的重要手段之一就是外派工作周报表。工作周报是外派人员具体工作内容和安排计划的体现。为了让总部对外派的工作计划做一定的合理性指导,每一位外派人员应该高度重视,认真、负责地填写工作周报,并要求每周一中午1点前以邮件或传真的方式上报给渠道工程师并抄送渠道经理,渠道会按照外派人员的工作报表给予适当的指导并监督。
4、由于外派人员工作的特殊性,公司在多方面给予适当的补助。外派人员在每月规定的时间内将上月差旅补助方面的单据邮寄回公司报销。因公司财务有规定的时间受理报销事宜,因此,外派人员必须在我部门规定的次月10号前将上月相关报销凭证及时寄回。另外,外派人员提交的差旅费报销必须是经过总部批示产生的差旅费用,如发现外派有做假行为,将在报销和考核中给予处罚。
(二)、授权站运作管理方面
1、 授权站代表着金鹏企业进行当地售后服务工作,直接决定着客户对金鹏公司的形象,而服务态度是客户服务中的重要一环。通常许多服务投诉是由于用户对授权站的服务态度不满意而产生的,因此,授权站的服务态度管理和培训将直接影响到我公司的售后质量,外派人员应该以给予高度的重视。适当地周期性对授权站点的服务态度进行了解,培训。
2、维修工单是总部和授权站之间进行劳务费结算的重要依据。外派人员必须指导好服务站正确规范填写并及时邮寄,以便减少回访和核算时的工作量,提高结算工作效率。同时,应该周期性对站点对劳务费结算进行沟通,教育站点别做假,确保公司的利益不受损害。同时,如发现站点有做假行为,应当搜集站点有效证据并向公司举报,并对该站进行一定的教育。
3、 授权服务站正常的运作过程中,应当申请适量的备机备件而不能通过私自向局方借用销售机器做为售后周转,更不能未经过公司允许私自拆机(包括拆销售机/备用机/故障机)以获得维修备件。如果出现上诉事实,外派人员应及时上报给渠道工程师。授权站不得将无申请备件返厂,外派人员也应该周期性地对授权站进行备件培训。
(三)、关系处理方面
1、 与运营商间的关系:由于小灵通销售市场的特殊性,外派人员必须高度重视与运营商之间的关系,与之保持良好的业务关系,随时了解运营商对本司售后服务的评价以及要求,及时做出相应的对策和反馈信息。
2、 与授权点的关系:处理好与授权站之间的关系,是开展当地客服工作的关键。外派人员必须协调好与授权站的关系,使授权站与外派人员的沟通渠道保持畅通和及时。避免授权站因无法与外派人员联系或没有协调好而导致售后问题的产生。
3、 与销售部门之间的关系:售后的工作是为销售服务的,因此,外派人员的工作与市场销售息息相关。外派人员必须经常与当地的销售人员保持密切的沟通,每周从销售人员处获得必要的销售信息,这些信息是客服部制定服务网络的分布,申请备件的数量以及机型的故障率等重要的依据。同时这些信息也要提供给当地的销售人员制定必要的改进措施。
(四)、推广支持方面
授权站的维修质量直接关系到金鹏企业的声誉。外派人员必须和客服技术部门保持密切的联系,取得相关的技术资料和技术支持,有计划地对授权站的维修人员实施技术培训和指导工作,提高当地授权站的维修技术水平,确保维修质量。避免由于外派人员的技术支持不到位而导致授权站产生有关技术问题的投诉。
(五)、信息反馈方面
1、质量问题反馈:外派人员对质量问题的反馈应及时到位,以免造成售后工作被动。
2、相关信息反馈:外派经理负责区域的授权站如有相关信息变更或外派人员本身通讯信息方面有所变更,应及时通知渠道负责人。以免信息反馈不及时而造成公司的损失。
3、局方故障机库存信息反馈:外派人员应在每月工作月报表中上报所负责地区的局方故障机库存数量,避免造成大量积压。避免因外派人员没有及时上报该地区的这类故障机库存信息而滞后了问题解决的最佳时机,导致公司承受更大的损失。
(六)、突发事件处理方面
如果出现有关投诉涉及到技术监督局、消协以及新闻媒体等影响重大的部门,外派人员必须本着维护金鹏企业形象为宗旨,采取主动,积极跟进,及时汇报的方法,对事件全程跟踪,将解决方案落实到位。避免因工作方面的疏漏令本公司的产品出现在技术监督局、消协以及新闻媒体等曝光的事件。
(七)、业绩体现方面
1、备机管控
备用机是决定公司售后投入成本大小的一项重要因素。外派应该自觉适量地申请备用机来解决问题,并迅速周转这些备用机以达到更高效的利用,同时,要注意租用期限,及时归还。
2、负责区域换新量控制
各区域换新问题也是决定公司售后投入成本大小的另一项重要因素,因此,各区域外派人员应对各站点的运作保持监控状态,适当适量地对其进行指导,减少因站点运作不规范售后服务没及时到位解决问题而出现的换新问题。
三、 外派人员岗位优化调动规定
为了平衡好外派和总部的人员需求,合理分配劳动力,避免出现某些地方人手盈余而另一些岗位则人员紧缺的情况,同时也是为了提高各岗位的工作效率,外派人员岗位优化调动将根据地域情况和销售情况分配人员数目。另外,为了更有效保持外派人员的对工作岗位的积极性,进一步推进外派人员的科学化管理,外派人员实行定期岗位轮换制。外派在同一区域任职过久、外派月度考核分数低于60分或其他原因而不适合在原区域继续留任,总部将考虑将其调离原负责区域。
(一)、以上规定的遵循以下三条原则:
1)、外派在某地区任职未满半年,无重大失误岗位不调整;每个季度根据外派绩效考核平均分进行一次季度排名,排名结果作为调岗的依据。
2)、全国区域性岗位调整每半年进行一次;每月外派绩效考核得分低于60分者,相应做岗位调整;同一地区任期满一年者,原则上都要进行区域调整。
3)、销量较多的地区由一个外派和渠道助理重点管理;销量适中的地区由一个外派人员进行管理;若干个销量较小的地区由一个外派统一管理。
(二)、具体内容如下:
1. 以上规定适用对象:所有外派人员
2. 外派人员的划分(包括一站通):
一类―外派客户经理员
二类―外派备件管理员
三类―外派技术人员
3. 地区划分原则:
一类地区―销量达20万或该地区销售机器10万以上且所销售主要为高故障率机型的地区
二类地区―销量介于10~20万之间的地区
三类地区―销量少于10万的地区
4. 外派分配原则:
一类地区―由一个外派人员管理,同时,渠道助理重点协助
二类地区―由一个外派人员管理
三类地区―由一个外派人员管理多个相邻的三类地区
注:建立了一站通的区域,因为一站通的职能已经大部分取代了外派的日常工作,所以,外派人员的分配按三类地区原则分配。
5. 外派人员定期岗位轮换周期:每半年1次
在以上规定的执行过程中,外派人员岗位调整中的工作交接必须严格按“外派调动或离职工作交接规定”执行!
第8篇 _保安公司加强驻外单位管理办法
保安公司加强驻外单位管理办法
为加强驻外单位的现代化、科学化、系统化管理,不断提高综合服务水平,充分展示z保安的靓丽风采,打造一支思想坚定、作风过硬、技能全面、保障有力、文明和谐的团队,特制定加强驻外单位管理办法如下:
一、各驻外单位必须坚决服从公司统一指挥调度,保持与公司密切联系,采取各种方式方法确保政令畅通;任何单位和个人不得背离公司擅自行动;如遇特殊情况应及时请示上级领导再行决断。
二、各驻外单位必须以公司大局为重,切实增强凝聚力,认真抓好思想教育,积极引导员工开展爱岗敬业、争先创优等活动;根据管理实际建立健全规章制度,努力维护正常的工作秩序,切实堵塞管理漏洞,促进队伍建设。
三、各驻外单位各级干部要时时处处以身作则,率先垂范,为员工做出好样子。工作中要强化责任意识,各司其职,各负其责,不得以权谋私,不得搞个人小圈子。
四、各驻外单位必须加强文明素养教育,不断提升员工个人形象。认真组织学习活动,加强技能培训,营造团结、协作、和谐的工作环境,提高心理适应能力,注意开展各种有益身心的各种文体活动,丰富队员的精神和物质生活。
五、各驻外单位必须严格队伍管理,教育员工自觉养成遵章守纪的良好习惯。经常检查岗勤服务工作情况,加强班组建设,夯实基础工作,认真贯彻执行安全工作规范,人人做到遵纪守法、服从命令、听从指挥、步调一致,及时应对突发事件,按时完成公司和客户单位交给的各项任务;对无视组织纪律、拒不服从管理的人员绝不姑息迁就,一律严肃处理。
六、各驻外单位在公物处置、人员调配、财务制度、干部任免、装备调整等方面必须与公司保持一致性,不得自行改变和所谓变通执行;驻外单位人员享受福利待遇的标准,必须报公司批准。
七、各驻外单位工作人员因公接待或因公出差需由部门领导预审并报公司批准,任何人不得弄作假。
八、因公休假及往返路费严格按照公司规定执行,因个人原因而造成的往返费用由个人承担。
九、在特殊工作岗位上工作的人员,何时休假一律服从公司安排。
十、各驻外单位具体工作情况,要定期上报公司。
