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驻外办事处管理制度旨在规范和优化公司在海外的业务运营，确保驻外团队的工作效率与合规性，同时维护公司的品牌形象和利益。其主要内容涵盖以下几个方面：
1. 组织架构与职责分工：明确办事处的组织结构，包括主任、副主任及各部门负责人等职位的职责与权限。
2. 业务运营与管理：规定业务流程、项目审批、合同签订等关键环节的执行标准和流程。
3. 财务管理：设立财务规章制度，规范驻外办事处的财务报告、预算编制和资金使用。
4. 人力资源管理：包括员工招聘、培训、考核、福利待遇等方面的规定。
5. 行政后勤管理：涉及办公场所、设备设施、日常行政事务的管理和维护。
6. 法规遵从与风险管理：强调遵守当地法律法规，规避潜在风险。
7. 沟通协调机制：建立与总部及其他办事处的有效沟通渠道，确保信息的及时传递。
包括哪些方面
1. 人员选拔与培训：确保驻外人员具备专业技能和跨文化交际能力，定期进行业务和技能培训。
2. 内部控制：设立内部审计和监督机制，保证业务透明度和合规性。
3. 客户关系管理：规范客户拜访、服务标准和危机处理流程。
4. 市场调研与分析：定期进行市场研究，为公司战略决策提供依据。
5. 公关活动：指导办事处参与当地的公共关系活动，提升公司形象。
6. 紧急应对计划：制定突发事件应急预案，确保办事处在特殊情况下能迅速恢复运营。
7. 质量与安全管理：确保产品质量和服务质量，遵守安全规定，防止事故的发生。
重要性
驻外办事处管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 提高效率：通过标准化流程，减少决策层级，提高工作效率。
2. 保障合规：确保业务符合当地法规，降低法律风险。
3. 维护形象：统一的行为准则有助于塑造专业、负责任的公司形象。
4. 促进团队协作：清晰的职责分工和沟通机制，增强团队凝聚力。
5. 适应市场变化：灵活的管理制度能快速响应市场变化，抓住商业机会。
方案
1. 制度制定：由公司高层与相关部门共同参与，结合驻外办事处的实际需求，制定详尽的管理制度。
2. 培训实施：定期对驻外人员进行制度培训，确保全员理解并执行。
3. 监督评估：设立定期的制度执行情况检查，对不符合规定的进行整改。
4. 反馈与调整：鼓励员工反馈意见，根据实际情况适时调整和完善制度。
5. 案例分享：通过案例分析，强化制度执行的效果，提升员工的合规意识。
驻外办事处管理制度的构建和执行是一项系统工程，需要全体员工的共同努力和持续改进，以实现高效、合规的海外运营。
驻外办事处管理制度范文
第1篇 某驻外办事处合同管理规定
驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况(表格)
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称,数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7 本规定发布之日起执行。
第2篇 营销部驻外办事处合同管理规定
公司营销部驻外办事处合同管理规定
1目的
加强营销部驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2.适用范围
营销部驻外办事处
3.执行
营销部驻外办事处人员
4.职责
营销部驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5.制度
5.1营销部驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3卖买合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5.4卖买合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8内务处按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话及用户的自然情况等。
6管理
6.1内务处按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3变更、补充、解除合同的协议。
6.2内务处/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2用户自然情况。
6.2.3我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4履行合同情况
6.2.5质量/技术问题处理情况(表格)
6.3综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1合同号
6.3.2合同标的
6.3.3签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4用户名称
6.3.5产品/备件名称,数量/明细
6.4合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7本规定发布之日起执行。
第3篇 z驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
第4篇 某驻外办事处合同管理规定
1. 目的
加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作,减少失误,提高公司经济效益,保障公司经营工作的健康发展。
2. 适用范围
销售分公司驻外办事处
3. 执行
销售分公司驻外办事处人员
4. 职责
销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订,驻外办事处经理审核,销售分公司经理批准。
5. 制度
5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前,必须认真了解对方当事人的情况,主要包括:对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益,又要考虑对方的履约条件和能力,确保所签合同有效、有利。
5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同,必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时,必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公,造成我方经济损失的,应按其过失或故意所造成的损害后果,承担相应的行政责任,经济赔偿责任甚至法律责任。
5.3 销售合同在正式签订前,必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限,以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查,经销售分公司经理批准后,方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付,必须执行公司的《财务管理办法》。
5. 4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人,对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
5.5 如合同履约过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括当事人双方往来的函电等),执行合同签订的审批程序,获得批准后,方可执行。
5.6如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的,由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。
5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用,不准滥用、代用或借用,严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废和向公安机关报案外,还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。
5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等,均应妥善保管,如有丢失,公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。
6 管理
6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案,由分公司统一编号,档案内容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本签收记录。
6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。
6.2综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案,内容包括。
6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。
6.2.2 用户自然情况。
6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。
6.2.4 履行合同情况
6.2.5 质量/技术问题处理情况(表格)
6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份,一份于次月5日前上报财务部,一份销售分公司保管备查,内容包括:
6.3.1 合同号
6.3.2 合同标的
6.3.3 签约日期,结算日期,经办人。
6.3.4 用户名称
6.3.5 产品/备件名称,数量/明细
6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密,严禁有意或无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密,未经允许,无关人员不得查阅。
6.5 公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同,一经发现,公司对有关责任人给予开除处理,并追究其法律责任。
7 本规定发布之日起执行。
