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公司费用报销管理制度是企业运营中的关键环节，旨在确保公司的财务透明度和合规性。它规范了员工的费用支出行为，防止不合理的开支，控制成本，同时也保障了员工的合法权益。通过这套制度，我们可以有效地监督资金流动，优化资源配置，为公司的决策提供准确的数据支持。
包括哪些方面
1. 报销流程：明确从费用发生到报销审批的步骤，包括预支、原始凭证收集、填写报销单、部门主管审核、财务部门复核、最终批准等环节。
2. 报销标准：设定各类费用的报销上限，如差旅费、招待费、办公用品费等，并规定特殊情况下的审批权限。
3. 凭证要求：规定必须提供合法有效的原始凭证，如发票、收据等，且需清晰、完整，无涂改。
4. 时间限制：设定报销的时间窗口，鼓励员工及时办理报销手续，避免积压。
5. 审计监督：设立内部审计机制，定期对报销情况进行抽查，确保制度执行到位。
重要性
1. 财务管控：有效防止财务风险，确保资金合理使用，避免浪费。
2. 企业文化：体现公平公正，增强员工对公司的信任感和归属感。
3. 法规遵从：遵守税务法规，避免因违规报销导致的法律问题。
4. 绩效评估：为员工绩效考核提供依据，有助于激励和管理。
方案
1. 制度制定：结合公司实际情况，制定详细、明确的报销政策，定期更新以适应业务变化。
2. 培训教育：对全体员工进行制度培训，确保理解和执行到位。
3. 技术支持：引入电子报销系统，提高效率，减少人为错误。
4. 监督检查：强化内部审计，对违反规定的员工进行教育或处罚，维护制度权威。
5. 反馈机制：设立反馈渠道，鼓励员工提出改进建议，持续优化制度。
通过以上方案的实施，我们的费用报销管理制度将更加完善，既能保障公司的经济利益，又能促进员工的工作积极性，共同推动公司的健康发展。
公司费用报销管理制度范文
第1篇 某公司费用报销管理制度
公司费用报销管理制度
一、目的
为加强对市场人员费用管理力度,确保市人员更好开展工作,有效节约用
成本,特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于市场部及其它相关部门。
三、出差管理
1、员工因公出差,必须填写《出差报告》和《员工外勤单》,经部门经理同意后,报市场总监批准(可电话确认)。
2、员工出差结束三日内必须完成《出差报告》的《出差总结》部分。
四、差旅费
差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用,具体包括:在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。
1、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
2、特殊情况,经公司领导批准后,可选择飞机。
3、违反公司规定使用交通工具,一律按火车票报销(超出部分由个人支付)
4、市场交通工具应使用公交车、中巴等,如因特殊情况,可以乘出租车,但需在票据上注明起始地点和原因。
5、员工出差期间,标准内住宿费用实报实销(但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用)。
6、员工外出期间产生的公务费,如邮电费、文件复印费、传真费等,实报实销。
7、办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内,扣除私人话费,实报实销。
五、备用金管理
1、根据工作需要,员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金,借支额度根据实际城要确定,由总经理签批。
2、备用金借支后应及时冲帐,备用金占用时间应不超过15天,如遇特殊情况不能按时冲帐,可书面申请,经总经理签字同意后方可延期,但最长不可超一个月。
3、对于长期占用备用金的,财务部将从员工的个人收入中扣减,直到完成冲销,在此之前不允许再借支备用金。
六、报销管理
1、驻外人员原则上每月报销一次,各办事处人员的报销票据由各事业部总监签字后交由出纳审核。
2、费用报销单应严格按公司要求妥善贴好,不符合标准,或填报单据不符、金额不符、重复报销,一律退回业务人员。
3、单据报销规定填写和粘贴方法:
差旅费报销单
a、填写内容按照《差旅费报销单》单上的要求填写。
b、粘贴注意事项:将各类车标按面额的大小分类粘贴,并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。
费用报销单
a、 填写内容按单上的要求填写。费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费
等(不含差旅费)。
b、 粘贴注意事项:原则上只报销发票,无发票,需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵,但需要票据背面注明情况。
c、 充抵票据与正式发票分别张贴。不能在一个报销单中报销。
此制度适用于公司全体员工,本制度解释权归财务部。
第2篇 公司财务管理制度“总公司费用报销管理规定的补充规定”
某公司财务管理制度之“总公司费用报销管理规定的补充规定”
为了更好的贯彻总公司开源节流的精神,本着既提高办事效率,又节约费用支出的原则,现就总公司出差人员乘坐交通工具的标准作如下补充。
一、部门正职以上人员出差,可乘坐飞机。
二、部门副职以下(含副职)人员出差,单程连续乘其它交通工具至少需要16小时方能到达目的地者,可乘坐飞机。
三、部门副职以下(含副职)人员出差,因特殊情况,需乘飞机者,应事先报请主管财务工作的总公司领导审批。
四、原总公司费用报销管理规定与本规定相抵触的,按本规定执行。
本补充规定由财务本部负责解释。
第3篇 公司财务管理制度“总公司费用报销管理规定”
某公司财务管理制度之“总公司费用报销管理规定”
第一章总则
第一条 为促进总公司各项工作的顺利开展,明确费用报销的标准、程序和办法,特制定本规定。
第二章费用报销审批
第二条 总公司管理费用包括工资、办公费、差旅费、招待费、会议费、车辆使用费。通讯费、房屋租赁费。咨询顾问费、低值易耗品购置费、工会经费、福利费和职工培训费等支出。
第三条 总公司各部门(不含综合业务部,下同)应于年初根据业务需要制定本部门年度费用预算并报财务本部。财务本部审查平衡后报总公司总经理批准下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中,财务本部将视情况对费用预算做适当调整。
第四条 开支各项管理费用时,属各部门预算内的正常支出,由各部门正职签字,报财务本部直接审批报销。属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的部门开支,必须提前向财务本部申请,由财务本部根据审批权限审批或报批。
第五条 各部门报销有签字权的为部门正职。部门正职离京时,可以授权部门副职签字,并书面通知财务本部。如一个部门仅设正职单岗或副职单岗而离京的,报销暂缓;确需急办的,报请总公司分管领导签批。
第六条 总公司部门正职本人业务报销须经总公司分管领导签批;总公司副总经理和助理总经理本人业务报销须经总公司总经理签批。
第三章差旅费开支
第七条 总公司差旅费包括交通费、住宿费。出差补助和邮电通讯等其他费用。
第八条 总公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同,采取实报实销与定额补助相结合的办法。
第九条 总公司职工出差,须先行确定地点、任务,天数、人数及费用预算,以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。出差天数在一星期以内的,由部门正职批准,超过此期限的,报公司分管领导批准。
第十条 出差地区划分为一般地区与特殊地区(特殊地区指深圳、珠海、厦门、广州、 汕头、上海、海南等),出差天数按自然天数计算(出发、返回当日均算)。
第十一条 总公司职工出差到外地,按乘坐车、船,飞机标准(见附表1)乘坐,特殊情况、不宜执行上述标准时,应由总公司分管领导签批。
第十二条 出差人员夜间(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火车超过6小时,或白天连续乘车超过10小时的,可购买同席卧铺票;未乘卧铺者,可按所购票价的60%给予补贴。(乘坐特快列车的,按特快票价的50%补贴;购买软座票者不给补贴。)
第十三条 总公司出差人员按规定乘坐车、船、飞机,凭车、船、机票据实报销。每次出差的机场。火车站、码头往返费用,凭相应张数票据在100元以内据实报销。
第十四条 总公司总经理福!总经理出差,各项费用实报实销。其他人员出差,住宿费在规定标准(见附表2)以内部分,按住宿发票实报实销,超过标准的部分由本人自负:部门副职及其以下人员,同性别两人以上出差,须合并住宿。此外,助理总经理及其以下人员出差每人每天给予出差补助100/130元(一般地区畸殊地区),出差补助包括在外地的市内交通费和伙食费。职工每次出差如在同一地点驻留二十日以上者,自第二十一日起比照规定标准的80%给予报销。经批准开车出差,当日往返者,按每天出差补助的一半给予补助。
第十五条 总公司职工与总公司领导共同出差,财务本部将视具体情况确定报销标准;聘请公司以外的人员同总公司职工共同出差办事,聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。
第十六条 职工外地出差发生的宴请费,原则上应按本规定第二十六、二十六条 的规定于出差前申请,特殊情况应按审批权限事先口头请示,回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的出差补助。
第十七条 职工出差发生的邮电通讯费、文印费,信用卡异地提现手续费等杂费支出按发票据实报销。
第十八条 总公司职工为所属企业出差办事,差旅费应在所属企业报销,报销标准按所属企业有关规定执行。
第十九条 总公司职工在本市内公出办事,不报销任何市内交通费用。
第二十条 出差人员预借差旅费,应填写“出差借款预算单”;若申请出差宴请费的,还应同时附上”招待费审批单”,经出差人员所属部门正职审核签字后,送财务本部审批。审批后办理借款手续。
第二十一条 出差人员返京后,应在七日内到财务本部办理报销手续。
第四章招待费支出
第二十二条 业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用;宴请客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等费用;赠送客人、客户的纪念品衅l品等费用。
第二十三条 总公司用于接待来访客人的茶叶、水果。饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制,不得突破财务本部下达的费用预算限额。
第二十四条 以总公司名义制作的纪念品,礼品,统一由办公室负责订做和管理,各部门需领用时,按办公室有关规定办理领用手续。
第二十五条 总公司年末举行对外联谊活动所需费用,或公司举办大型活动的费用由办公室和财务本部集中管理。联合控制。
第二十六条 总公司各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在300元以下的,由各部门正职在财务本部下达的费用预算内严格掌握,不得超支。
第二十七条 总公司各部门确因工作需要,必须宴请的,按下列原则和办法办理。
1。提倡勤俭节约,反对铺张浪费,年度招待费用总额不得突破财务本部下达的预算;
2.限制陪餐人数,原则上陪同人员不得多于来宾人数;
3.严格执行总公司制定的宴请标准(见附表3);
4.必须事先填写招待费审批单,并经批准;
5.凡违反上述原则,未事先申请或突破申请标准的宴请,财务本部有权拒绝报销并向公司总经理反映。
第二十八条 总公司各部门全年各项管理费用预算执行情况,由财务本部定期审核公布。
第五章 附则
第二十九条 本规定由财务本部门负责解释和修订。各专业公司(不包括有独立人事管理权的专业公司)可参照执行,亦可在不高于本规定标准的前提下另行制订管理办法,报总公司批准后执行。
第三十条 本规定自总公司颁布之日起生效,原《费用报销管理规定》同时废止。
附表1
级 别
乘坐标准
飞 机
火 车
轮 船
总经理、副总经理、助理总经理
头等仓
软席
头等仓
部门正职
商业仓
软席
二等仓
其他人员
普通仓
硬席
三等仓
附表2
级别
单人住宿标准(人.天)
(一般地区/特殊地区)
同性两人住宿标准(人.天)
(一般地区/特殊地区)
助理总经理
500/800内实报
――
部门正职
300/500内实报
――
部门副职
240/400内实报
150/210内实报
处级经理
200/320内实报
120/180内实报
一般人员
160/240内实报
100/160内实报
附表3
级别
标 准
行政副部级以上、特大型企业总经理、副总经理级来宾
总经理特批
行政司局级、大型企业总经理、副总经理级来宾(或由助理总经理、部门正职出面的宴请)
200元/人
行政县团级、中型企业总经理、副总经理级来宾(或由部门副职、处级经理出面的宴请)
150元/人
一般宴请
80元/人
第4篇 服装公司费用报销管理制度规定
服装公司费用报销管理制度补充规定
1、根据公司‘先申报、审批,后支出、报销’的原则,各项目支出均需提前打申请,由申请部门主管审批,提总经理审批,报销时,同时附着申请单传给财务,方予以报销。
2、对于汇总发票,报销时,必须附着报销明细,明细部分有对应接口部门审核的,需由相应部门进行核实;否则,财务不予报销。
3、员工出差返回后于5个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付。
4、超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。
5、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询,员工出差应将出差住宿酒店或招待所联系电话备注于报销票据后面,如有虚假行为公司将按情节轻重进行处罚。
6、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。
6.1公司员工因公借款,必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全,完整的借款申请单,编制会计凭证,会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。
6.2公司预付款项,必须根据合同或协议办理付款申请单,经财务审核并报总经理审签后办理付款;付款手续不齐备的,会计不得编制付款凭证,也不得付款。
6.3备用金和预付款的使用,必须依照下列规定:
6.3.1具有规定的用途,期限及限额;
6.3.2在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。
6.3.3以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。
6.3.4对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。
6.3.5对无正当理由超过规定期限,未能报销而又没还款的备用金,若超期时间在一个月内的收取资金占用费日息的百分之一;在次月工资中扣回本息。
7、原始凭证的审核。
各项报销的原始凭证,经各部门经理审签后,报财务审查其合法性并送公司总经理批准。
原始凭证应具备的内容:
7.1凭证名称;
7.2填制凭证的日期;
7.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名;
7.4经办人的签名或盖单;
7.5接受凭证的单位名称;
7.6经济业务的内容;
7.7数量、单价和金额;
7.8各种发票、收据必须符合《中华人民共和国国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章;对外开出的原始凭证,必须加盖单位公章,其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
8、对原始凭证的技术性要求:
8.1凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。
8.2购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管人员或使用人员进行验收,并在凭证上签章。
8.3支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。
8.4职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。
8.5预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。
8.6属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签一个章。
8.7自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时,要列分配标准、分配率、分配额。
8.8凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。
9、记账凭证的内容及填制要求:
9.1凭证日期:一般应按实际受理经济业务的日期填列。
9.2凭证编号:应按月编制自然数列顺序。
9.3凭证摘要:应简明扼要,真实反映经济业务的内容,不得含混不清,过于简略。
9.4会计科目:应按有关规定设置。
9.5凭证金额:必须与原始凭证相符。
9.6所附原始凭证张数,要与原始凭证相符。
9.7有关人员的签名或盖章:出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。
9.8会计人员填制记账凭证时,必须附有内容完备的原始凭证。
10、本制度所指的由总经理批准的事项,如因总经理出差期间或不在公司,均由董事长审批;遇董事长不在,由财务部代批,总经理补签;总经理报销内容均需董事长审批。
11、本制度由公司财务部制定并负责解释。
12、本补充制度从zz服装有限公司董事长批准之日起执行。
第5篇 装饰公司费用报销流程管理规定
装饰公司费用报销流程管理规定
第一条 根据总经理办公会的有关精神和目前市场上的现实情况,为明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程,制定本规定
第二条 本规定适用于__装饰有限公司(以下简称总公司)本级、公司所属分公司、办事处、项目部(以下简称各单位)。
第三条 各单位可根据本规定,结合本单位实际情况,制定相应的费用报销实施办法,并报公司财务处审核后在本单位实施
第四条 本规定所称费用是指日常所发生的差旅费、办公费、业务招待费、汽车费、运杂费、邮电通讯费、水电费、租赁费、会议费保险费、低值易耗品、各种规费、咨询诉讼费、检测测绘费、证照费、年检费、其他营业费用和其他管理费用等。
第五条 权签人
1.本规定的权签人是指部门负责人、副总经理、财务负责人、总经理等,名单以公司的任命文件为准。
2.权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利,并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。
第六条 员工借款
1.日常费用开支原则上不允许员工借款,应由个人先垫支,事后报销;符合《货币资金管理制度》或大额开支确需借备用金的,根据费用预算,填报《借款审批表》(同差旅费借款审批单)报批后,到公司财务处申领借款。但需在事项完毕后3个工作日内办理报销手续。当年12月31日前的借款尚未核销的,如无特殊情况,一律从工资或奖金中先扣回。
2.借款实行“前款不清,后款不借”的原则。员工在公司财务处有借款余额或上次借款尚未归还或核销的,除非有特殊情况,否则不允许再次借款;费用报销时,如无特殊理由,应先归还借款,扣除借款后有余额的,按余额付款。
3.公司员工借款经部门负责人、分管副总经理、财务处审核同意后,报总经理审批;总经理借款由公司财务负责人审核签字;兼任多单位负责人的,指定在一个单位借款,所有人员严禁多单位(多头)借款和多头报销。财务部门应加强对员工借款的管理,定期催收。出差借款按照《差旅费管理规定》执行。
第七条 报销的要求
1.发票的基本要求
a、发票必须合法、真实、有效。
b、发票不得涂改、挖补,大小写金额相符,字迹清楚。如发现发票有误,应当退回重开或更正,更正处应加盖单位公章。
c、发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上,防止原始凭证在传递过程中丢失。
d、发票抬头与公司名称应一致,并具有规定印章(公章或财务专用章或发票专用章等)。
e、其他要求参见《会计基础工作规范制度》和国家相关法律、法规。财务部门有权拒收不合法的票据,应当扣留虚假票据,并及时通报相关负责人。
2.报销凭证的填写要求
a、必须按费用报销单要求填写相关内容
b、报销事项的内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属(属于哪个项目或公司,便于分类核算),必要时附清单详细说明。
c、凡是费用需要在项目或公司之间分摊的,报销人应该根据原始凭证抬头与费用归属部门(项目、公司)关系,分别归依后,调协相应的报销凭证,确实不能归集的应按适当分配比例分配。
d、报销金额大小写必须一致,不得涂改,不得使用钢笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。
e、财务部门在审核时根据相关财务制度规定有权去除不符合要求的票据(如白条 、不符合要求的发票等)可以核小报销金额;审核金额超过原报销金额时,应退回经办人重填或按申报金额报销。
f、费用报销单分差旅费报销单和费用报销单,差旅费报销填写差旅费报销单,其他所有费用填写费用报销单。
3.其他报销附件要求
a、除发票外,其他附件报表必须合法、合规,有相关责任人的签字审批,业务招待费的报销应附业务招待申请单,业务招待费申请单不作为原始入账凭证。
b、差旅费报销除当天往返等特殊情况外应附出差审批单,汽车费用报销应当附派车单。
c、签有合同的费用报销(如广告费、设计费等)附件必须符合合同付款流程管理规定。
4.报销的时效要求
a、当月费用一般应在当月报销处理完毕,部分费用如电话费等可以延至下月。
b、当年费用一般在当年12月31日前报销处理完毕,部分费用的发票如当年无法取得,只能在次年1月取得的,应在1月取得时立即办理报销;财务部门如果财务处理允许,应记入当年费用。
c、申请先由公司预付支票的,经办人应在5个工作日内拿回相应发票按报销流程办理预支核销手续,否则视同个人借款按相关规定处理。
第八条 报销审批付款流程
1.经办人:根据公司实际业务需要,在费用事项发生后,按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证填写报销单,交部门负责人审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责,严禁虚报、假公济私。
2.部门负责人:按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字,对费用是否符合部门计划、预算承担责任;部门负责人可以根据事项、金额的重要性,让分管业务主管等先行审核签字,并落实责任。对审核不通过的予以退回。
3.分管副总:按管理及责任权限对负责分管业务范围内所发生费用的真实性、合理性负责审核签字;对总经理授权范围内的费用予以审批签字,并承担责任。对审批审核不通过的予以退回。
4.财务处审核人员:财务处审核人员对报销凭证的相关内容。
第6篇 分公司费用报销付款申请借支管理
分公司费用报销、付款申请及借支管理
为了规范公司的费用报销、付款和借款管理,公司执行先申请、再执行、后报销或请款的管理模式及公司各项费用额度控制和例外支出申请审批制度。
一、费用管理原则
1.费用报销必须严格按照财务制度办理,任何人报销费用必须手续齐全,符合程序;
2.报销费用的票据必须有经办人签字,注明时间和用途,并附有原始单据、入出库等相关单据;
3、不得报销与工作无直接关系的个人用品及工作无直接关系的费用支出,如特殊原因购买的办公用品,个人离职时应收回,无法收回的应按新旧程度按购买价折价扣回;
4、当期费用须当期报销;
5.费用在一定的合理额度范围内控制使用,额度的依据是工作量、销售额、工作职务、员工人数等。
二、费用报销、资金支付审批权限
1、公司的支出审批根据适当授权、分级分项控制的原则进行管理;
2、公司的费用报销、借款、工资发放、付款等支出由被总公司授权人在授权范围内进行审批,超过授权范围的,由被总公司授权人审核后,报送总公司审批;
3、 各部门所发生的费用等各项支出必须由部门主管进行审核后,送到财务部审核后,方可送到被授权人及总公司进行逐级审批;
4、公司被授权人的借款、报销、请款的审批人为上一级有审批权限的主管或总公司总裁;
5、有审核、审批权限的被授权人、应在财务部门签留字样备案。
三、费用报销、请款、借款流程
(一)费用报销流程及规定
1、公司员工因公借款或报销,经办人统一填制、整理好借款单、费用报销单、车票、采购申请单、验收单、发票等单据(要求单据按照类别及时间顺序整理分类),并在全部原始凭证后签名,先由各部门主管签署审核意见后送到公司财务部审核,然后送往被授权人、总公司审批后,出纳方可给予办理借款或报销;
2、员工出差应填写 出差申请单,并按规定程序报批后,可据此办理借款申请及办理机票、客房等事项预订工作,借款申请经审批后,方可到财务部门预借差旅费;
3、员工出差返回、采购、招待完毕后,须及时整理好有关费用单据,填写费用报销单,并附上相关单据,并于出差返回或事务办理完毕后3日内将报销单据交部门主管审核,再送财务部,延期递交的,财务有权拒绝受理,一切费用由经办人自行承担。
(二)员工差旅费报销标准
1、本地差旅
(1)报销市内交通车(船)费时,应在报销报告附件上注明每次行程的事由、起迄点及费用;
(2)严格控制市内的的士费报销。市内办事搭乘的士,应说明事由并事先取得分公司负责人的批准,方予报销。如没有分公司负责人的批准,凡搭乘的士的费用一律不予报销。对弄虚作假者,一经查出,将从严处理;
(3)本地出差员工派用公司车辆的,不再报销相关的交通费;
(4)现金报销实行周报制度,即上周发生的各项现金报销费用,应及时整理并于本周星期三前办理报销手续。一般不允许跨月报销;
(5) 本地出差,无法在用餐时间(参照公司的作息时间表)前赶回的,每人每餐补助10元,不再报销其他餐费。如无经审批的出差申请单,不发补助,也不报销相关费用。
2. 外地差旅
(1)出差审批
所有需要到外地出差的员工,必须填写出差申请单经部门主管审核后,由分公司经理批准,方可出差;
出差申请单:在出差前必须把手续完备的申请表存根联交给考勤部门考勤,而保留财务联直到报销为止;
(2)出差交通费报销标准
分公司要求各出差员工尽可能选择最经济的交通工具,限制员工随意乘坐飞机、火车软卧。分公司负责人以下的出差员工需要乘坐飞机、火车软卧,应事先经总公司总裁的批准。
a. 机场至市区往返应乘坐大巴,并根据发票报销;
b. 公司到外地及返回,应乘坐大巴或火车,如需要乘坐飞机,应在出差申请单上注明从哪里到哪里需要乘坐飞机,报送总公司总裁审批;
c. 外地出差的市内交通费报销额度:
各出差人员,应提供外地出差的市内交通车票,车票总额在每日市内交通限额与实际在外出差天数的乘积范围之内,据实报销,超过部分由个人承担。
两人或两人以上一同出行的,乘坐公交车的,交通费可以按同行人数计算;同坐出租车的,只能按照较高级别的一人额度计算,超过部分,由同行人员共同分担;同行人,分开乘坐的,按照各自的额度报销。
d. 外地出差人员住宿费用报销额度:
一般员工住宿条件为公寓、招待所、普通饭店、宾馆,部门主管级别住宿条件不超过三星级酒店,分公司负责人可以据实选择。如果开会需要,由会议主办方统一安排住宿,造成超出标准的,须说明原因,经分公司负责人审批后方可报销。
如果是两人或两人以上人员出差同一地区,应尽量安排至少两人住同一房间。不同级别的员工合住房间,适用其中较高级别员工的住宿标准。不论是否合住房间,尽可能按人分别付款,分别开具住宿发票,以便准确核算部门费用。
公司将外地出差区域划分以下三类地区:
一类地区:包括北京、上海、广州、深圳、天津、重庆等。
二类地区:上述一类地区之外的省会城市和经济发达地区城市(包括国家规定的十四个经济开放城市)。
三类地区:其他地区。
各地区,各级别员工的住宿费报销限额如下:
出差员工尽可能入住公司指定的代理订房或与公司有优惠协议的酒店,住宿费在限额内据实报销,到外地参加会议、培训等活动,统一安排住宿的,住宿费可以据实报销。
3.出差人员伙食补贴标准
补贴天数的计算办法:出发当天,以机票/车票时间为准,在12点前出发的算1天,12点半后出发的算半天,返程到达当天不计算补贴天数,即算头不算尾。
出差人员趁出差之便,经上级主管批准并通知考勤部门就近回家探亲、办事,其间的交通费自理,并且该期间视同请假,不享受出差补贴。
除以上规定外,出差人员不享受任何其他出差补贴。
4.出差分公司所在地区以外的员工移动话费,享有话费报销额度的
,按照额度范围内报销,并提供正式发票,不享有话费报销额度的,按每人每天10元进行补贴;
5.特殊情况
若有特殊情况而不能按照公司差旅报销管理规定或者公司差旅报销管理规定没有涉及的事项进行的费用报销的情形,应以合理为原则,事先取得分公司负责人的批准,方可办理相关报销手续。
(三)员工差旅费报销具体规定:
1. 住宿费及交通费按规定标准执行,超标自付(如有特殊情况需总裁批准方可报销);
2. 伙食补贴按规定标准和出行时间计算领取,不得报销与此相关的费用。如果出差参会,由会议主办方统一安排膳食并已包含在会务费中报支的,不得享受伙食补贴;
3. 差旅期间发生的日常交际应酬费用须事先告知分公司负责人,事后报销交际应酬费用时,须注明应酬原因与事由等相关内容,并单独填写费用报销单,经总经理批准方可报销。应酬发生在用餐时间,也不得享受伙食补贴;
4.本地出差不享受住宿补助;
5.员工出差返回后应于7个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中直接扣回该员工预借的差旅费;逾期报销的(在1个月内),须书面注明原因,经分公司负责人批准后,方可报销;
6. 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。有关人员偏离正常出差行驶路线或擅自改变出差申请单上批准的方式与路线造成的费用,一律由本人自行承担;
7. 财务部有权对有疑问的出差费用报销单据向员工出差居住地酒店直接核实,如有虚假行为,公司将按情节轻重及公司规定对当事人进行处罚;
8. 报销外地差旅费者,必须在费用报销单附上相应的出差申请表财务联、出差工作总结、考勤部门出具的出勤情况表及按照时间顺序分门别类整理好的相关原始单证,并用附表详列每天行程及出差期间工作内容,送部门主管审核后,转送财务部审核,最后由财务统一呈报给分公司负责人审批。
(四)员工借款管理规定
公司员工因工作、生活原因需要借款,履行以下规定:
1. 员工生活费借款
员工因家庭、生活原因需要借款的,应填写借款单,报部门主管审核后,送工资核算员审核后送被分公司负责人审批,出纳方可办理借款手续。出纳将在借款当月或次月发放该员工的工资时扣回。借款原则不超过未发工资60%,特殊原因借款数额超过员工未发放工资时,借款人应找担保人,并要求担保人在借款单上签字确认。
2. 员工差旅借款
(1)员工差旅借款执行前款不清,后款不借的原则;
(2)员工因公出差需要借款时,必须根据审批后的出差申请单,填写借款单,报部门主管审核后送分公司负责人审批,财务方可给予办理借款手续;
(3)员工出差返回公司后,应在7天内根据公司费用报销管理规定及时办理报销手续,冲销差旅费借款,否则,财务部门将先行从出行员工的工资中扣除借款。
3.其他事项借款
(1)允许分公司各专职司机借用备用金1000元,原则上要求各司机每周汇总报销一次,若经常跑长途,发生费用超过备用金额,也可在累计发生费用超过备用金时,及时办理费用报销手续,并年底或离职前结清备用金借款。若车辆需要进行较全面的保养、维护所需金额超过备用金时,单独办理借款手续,执行专款专用原则,若车辆在属于公司定点维护,按月结算的维修单位维护,不得另行办理借款手续;
(2)因工伤需要,由行政部门负责办理借款及报销结算手续;
(3)因应酬需要,根据审批后的费用申请办理借款手续;
(4)各营业终端需要交纳的各种税费,由经办人员根据有关的合同协议的规定事先办理借款,接着办理各营业终端的支付事宜,然后按费用报销流程办理报销手续;
(5)各营业终端,由各收银员借款人民币500元,作为各营业终端流通备用金;
(6)因其他事项需要借款的,以有审批权限公司领导的审批手续办理借款事宜;
(7)、各项借款和备用金在春节放假前全部结清,未结清者不予发放工资,合理的备用金春节完上班后再办理备用金借款手续予与付款;
(六)领用公司物资,各部门应先向公司物资保管部门查询相关办公用品库存情况,若有库存,各部门需要填写领料申请单,报部门主管审批后到物资保管部门领用。物资保管应根据领料申请单或生产指令单,填写领料单(存根联、仓库联、财务联),并要求领料人签字后发料;若无库存,应填写物资采购申请表,送公司领导审批,转交给采购部进行采购。采购部参照公司采购管理规定执行;
(七)关于通讯,分公司将根据各部门各人员岗位特点给每个员工制定通讯费报销额度。员工申请话费报销,应填写费用报销单,并附上话费发票,送部门主管和财务审核后送公司领导审批,在额度范围内,分公司据实给予报销;超出额度的,分公司原则上不给予报销,情况特殊需要报销的,员工还应填写费用支出申请表,送给公司领导审批,审批后,分公司方可据实给予报销,否则分公司将按额度给予报销;
(八)关于公司车辆使用,对于日常的油费、过路费、停车费、洗车费等费用,要求公司司机一周填写一次费用报销单,并附上派车单、发票等相关单据,送分公司负责人审批,后给予报销;对于需要支付车辆保险费、养路费、维修费,公司司机应事先填写费用支出申请单,送分公司负责人审批后办理借款手续,出纳方可付款。借款之日起一周内,经办人员应填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,出纳方可给予报销;
(九) 关于邮寄费,分公司原则上长期与一家快递公司合作,按月结算,各部门收到上述快递公司送来或要求快递分公司送出的邮件时应及时填写邮件接收发送单,月末汇总后三日内将汇总表、邮件接收发送单送到公司财务部,由财务部与快递公司进行结算;对于其他零星的邮寄,经办人员应在邮寄后三天内,填写费用报销单,并附上发票等相关单据,送分公司负责人审批,后给予报销。
(十)工资结算
1、对于新招聘人员,人事部门,应将该员工的待遇情况,及时书面通知工资结算人员;
2、提成人员工资,各营业终端主管应及时上报各员工的提成计算表上报给公司工资结算人员;
3、考勤部门和各营业终端主管应及时将各员工的出勤情况及时报送给工资结算员;
4、根据公司规定对于员工进行的奖惩,由各部门主管上报给行政主管审批后进行公告,并报送给工资结算员;
5、工资结算员,应按照规定的期限上报工资汇总表及明细表,并附上新增人员待遇通知书、奖惩单据,交给财务审核,再上报给分公司负责人审批。出纳再根据审批后的工资表,按规定时间发放工资。各部门要积极配合工资结算人员工作,及时做好各自的资料报送工
作,不要随意找借口搪塞,影响公司员工工资的按时发放;
6、对于开除的员工,由行政部门安排相关部门及时办理好该人员的离厂手续,并通知工资结算人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款情况,并交给分公司负责人审批,出纳再给予结算工资;
7、对于擅自离职的员工,相关部门应及时向行政管理部门进行汇报。行政部门应进行查证,属实的,应及时安排相关部门办理该人员的离厂手续,并通知工资结算员,结该员工未结算工资,后转交财务进行账务处理;
8、员工因合同到期或者辞职获批准后,办理了辞职和离厂手续。行政部门,应通知工资结算人员结算该人员工资,并交给出纳签字,并注明该员工的借款情况,并交给财务审核和分公司负责人审批,出纳再给予结算工资;
9、分公司核算员计算工资后,报给财务审核,然后报送分公司负责人审批;
10、公司部门主管及以上级别人员的待遇,应上报总公司人力中心审核,并报总公司财务中心备案;
11、其他合同和公司制度未规定的员工过节费、各种补贴、津贴、奖金等福利待遇,由分公司拟定申请,并上报总公司总裁审批后实施。
(十一)其他报销事项
分公司临时发生的需要支付的无法预测的财务制度没有规定的其他事务,公司要求各部门执行先申请,后执行的审批制度,由经办人员事先填写费用申请单,报送分公司负责人审批后执行。执行之后,在财务规定的报销时间内,经办人员应填写费用报销单、附上发票、送货单、验收单、收款收据、审批后的费用申请单等有关单据,报部门主管和财务审核后,送公司领导审批,出纳方可给予办理报销手续。若经办人需要借款,按照财务规定借款流程实施。
四、付款申请
(一)现金采购
采购员根据审批后的采购申请单以采购备用金或借款进行采购后,交给公司指定人员进行验收,填写费用报销单,附上采购申请单、供应商送货单、发票、验收单等,在采购完成后一周内送部门主管和财务审核及公司领导审批。
(二)预付及月结采购
1、需要预付的采购,采购员根据审批后的采购申请和采购合同、协议等条款填写付款申请单,并附上审批后的合同、协议、采购申请单复印件、收款账户、付款委托书(收款单位与合同签署单位不一致时提供),送部门主管和财务审核后,送审批权限的分公司负责人审批后,转给出纳付款。采购物资验收合格后,采购员根据合同协议的要求及与供应商的对账单,填写付款申请单,参照预付款办理流程执行,并负责催讨税务发票;
2、月结或先发货后付款的采购,采购员根据合同、协议的要求及与供应商对账情况,填写付款申请单,参照预付款流程办理付款手续,并负责催讨税务发票。
五、报销手续及要求
1、各分公司经营发生的各项对外资金支付,包括原材料、存货采购,支付的货款及运杂费,按合同规定支付的预付货款款等支出,由资金使用部门提出申请并经部门主管签字后,送财务部门审核用款的,属正常用款的由主办会计签字后,报分公司负责人审批使用。对有问题的开支,财务部门有权拒绝支付;
特别提示:不能用收到的销售款(包括承兑汇票等)直接支付费用。收到的货款应先交存入货款户,支付的费用款等按规定办理。否则按违规处理!
2、一般财务事项报销,要有经手人(申请人)、部门主管签字;采购物品,除经手人(申请人)、部门主管签字外,还要有验收人或证明人签字;日常办公物品、低值易耗品、各类业务推广、业务宣传、企业宣传项目等的采购或者维修申请固定资产的物品,金额较大的(超过2000元或it电子设备超过1000元),必须附上经总公司董事长或总裁审批的请购单或经批准的报价单、合同(批准文件必须作为报销附件,为必要条件),办理完入库手续后有经手人(申请人)、验收人、部门主管及分公司领导签字,方可报销;
3、 分公司总经理、副总经理和部门主管的签字批准权限,根据公司统一的授权政策执行;
4、新开店必须严格按先申请后开支原则。装修、房租、购买固定资产必须事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准的装修预算、合同、固定资产购买预算作为支出申请必备附件,特殊情况电话等口头申请的,应及时补办书面手续,没有书面批准文件的不得开支,已开支的责任人负相应经济责任;
5、分公司单次费用超过2000元的应事先申请,经总公司董事长或总裁书面批准后方可列支,批准文件作为开支必备附件之一;
6、报销购物发票,如果未能在发票上列明物品明细,则无论金额大小,都要有购物清单。如对方单位确实不能提供清单的,需由经手人(申请人)根据购物单价、购物数量等补列购物清单,经验收人、部门主管核对无误并签字后凭正式发票、送货单和自制购物清单报销;
7、各部门报销招待餐费,须列明用餐的人员、时间和事由,严格执行先申请后招待的流程,报销单据应为正式发票并附详细菜单;
8 、因公出差的,必须附上经总经理批准的出差申请单,本地出差,由部门主管批准,严格执行先申请后出差的流程。交通费用凭乘车人、部门主管签字报销,每次报销的车票要求在背后写清楚起止地点和时间,经手人(申请人)须将车票按金额整理、粘贴汇总,填写总金额。报销住宿费用,应提供正式的酒店住宿发票和清单。市内交通费不得超过报销限额。未经批准改变行程产生的费用不予报销。差旅费报支应严格按公司标准列支;
9、严禁报支非公务活动产生的费用,分公司为个人充值的电话费、交通卡等限公务活动中使用,发现非公务活动中使用的,一律按违规金额5倍扣回;
10、公务活动中个人违法、违章、违规等罚款不得报销;
11、合理的费用支出应取得对方的手续完整(包括对方公章、经办人、收款人、收款人联系方式、联系电话等)正式发票,不得用自己填写的收据或白条代替,特殊原因不能取得票据的仅限于低于100元并写明原因, 分公司负责人审批后报销;高于100元的未取得对方的手续完整的发票无论何种原因都不能报销列支;
12、分公司对外签订的合同、协议等经济活动文书应全部报一份分公司主办会计,作为费用支出审核依据,未将手续完备的合同、协议未报主办会计备案的主办会计有权拒绝退回处理;分公司主办会计应妥善保管相关文书,定期交总公司财务留档,作为总公司审计公公司费用合理性的依据,不得擅自丢弃、销毁等;
13、分公司财务负责人应认真审核财务开支的必要性、真实性、合理性、合法性;
14、分公司财务负责人应认真审核支出手续的完整性(包括支出凭证、经批准的预算、申请单、合同、协议书面依据等);
19、情况特殊需要特别处理的费用报销单或付款申请,必须经常董事长或总裁书面签字认可。任何口头通知都不得作为财务部执行的依据。
六、费用报销单填列规
范。
1、费用报销单必须用蓝、黑水笔或蓝、黑书钢笔书写,不得使用圆珠笔等,用胶水粘贴附件,不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的,财务部门作退回处理;
2、报销的原始发票原则要求是正规发票,除定额票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;特殊原因无法取得,需写明原因,领导审批;发票级次:增值税发票-普通发票-正式收据;
特别提示:能索取正式发票(增值税发票、普通正式发票)不索取用小票、收据等不规范发票报销的,财务部门有权退回;
3、原始单据不得涂改,挖补。发现原始单据有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章;
4、票据背后写明经办事由、经手人、证明人、经办日期;
5、费用报销申请单只能用公司统一印制的规范的单据填写,不得用复印件填写;
6、借款原则:前款不清,后款不借;
7、报销单据使用说明
单据名称
使用说明
出差申请单
外地出差申请
差旅费报销单
差旅费报销(车、船、飞机票、住宿费等)。
费用报销单
非差旅费的日常费用的报销。
原始凭证粘贴单
对小票较多,按类别分层次粘贴。
付款申请单
原辅材料付款申请;外协加工付款申请;服装、配件加工付款申请等;
借款单
第7篇 某分公司费用报销管理制度
分公司费用报销管理制度
第二条 为规范公司费用报销行为,准确核算公司当期费用发生额,对费用报销时间、审批权限作明确规定。
第三条 费用报销的有效时间
当月发生的费用在次月10日前报销完毕。超过一个月以内者,书面说明事由,一事一报一批。超过一个月以上者,视为本人自愿放弃报销。
第四条 费用报销审批程序
(一)公司总部:经办人→部门负责人→分管领导→财务资金部负责人→总会计师→总经理
(二)二级机构负责人/项目经理:经办人→财务负责人→二级机构书记/项目书记→公司总会计师→公司总经理
(三)二级机构/项目部:经办人→部门负责人→财务负责人→分管领导→二级机构负责人/项目经理
第五条 费用报销原则
谁经办、谁报销,严禁以他人名义或代替他人报销。
第六条 审批有效时间
(一)公司总经理调离工作岗位自公布之时,审批权力即行终止,三天内完成工作交接。对本单位已发生尚未报销的费用,三天内当事人按程序提交报销凭据,原总经理鉴证,由新任总经理审批后方能报销入账。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。
(二)各二级机构负责人/项目经理调离工作岗位自公布之时,审批权力即行终止,两天内完成工作交接。对本单位已发生尚未报销的费用,两天内当事人按程序提交报销凭据,原二级机构负责人/项目经理鉴证,由新任二级机构负责人/项目经理审批后方能报销入账。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。
(三)各二级机构负责人/项目经理本人的费用,离职两天之内整理完毕,按费用报销审批程序办理。逾期不报者,视为本人自愿放弃报销,各单位不得延期报销入账。
第七条 业务招待费报销要求
在消费地开票时必须注明日期、自行添加日期无效;无票费用必须在当月内报销完毕;发票必须有证明人签字确认。
第八条 费用核算
(一)按会计制度和公司全面预算管理办法的要求准确将费用归集到各部门及个人。对费用归集必须正确把握,对于文件中没有明确归集方向的费用必须以书面文件报公司财务资金部。
(二)对因当期资金原因不能及时支付者,先履行报销手续,必须将费用挂账,待资金到位后及时支付。
(三)各单位财务负责人必须按会计制度和公司有关费用开支的规定,从严审核原始单据的合法性,对超标费用开支拒绝执行,但必须立即向各单位负责人汇报。
第九条 违规责任
违反以上规定报销者,对违规报销且自违规事实被发现之日起10天内无法追回的金额,相应单位行政一把手赔偿60%,财务负责人赔偿40%。
第8篇 总公司费用报销管理规定
总公司费用报销管理规定的补充规定
为了更好的贯彻总公司开源节流的精神,本着既提高办事效率,又节约费用支出的原则,现就总公司出差人员乘坐交通工具的标准作如下补充。
一、部门正职以上人员出差,可乘坐飞机。
二、部门副职以下(含副职)人员出差,单程连续乘其它交通工具至少需要16小时方能到达目的地者,可乘坐飞机。
三、部门副职以下(含副职)人员出差,因特殊情况,需乘飞机者,应事先报请主管财务工作的总公司领导审批。
四、原总公司费用报销管理规定与本规定相抵触的,按本规定执行。
本补充规定由财务本部负责解释。
第9篇 总公司费用报销管理规定
总公司费用报销管理规定
第一章总则
第一条为促进总公司各项工作的顺利开展,明确费用报销的标准、程序和办法,特制定本规定。
第二章费用报销审批
第二条总公司管理费用包括工资、办公费、差旅费、招待费、会议费、车辆使用费。通讯费、房屋租赁费。咨询顾问费、低值易耗品购置费、工会经费、福利费和职工培训费等支出。
第三条总公司各部门(不含综合业务部,下同)应于年初根据业务需要制定本部门年度费用预算并报财务本部。财务本部审查平衡后报总公司总经理批准下达费用预算定额。年度费用预算执行过程中,财务本部将视情况对费用预算做适当调整。
第四条开支各项管理费用时,属各部门预算内的正常支出,由各部门正职签字,报财务本部直接审批报销。属预算外的支出和不宜执行费用预算管理的部门开支,必须提前向财务本部申请,由财务本部根据审批权限审批或报批。
第五条各部门报销有签字权的为部门正职。部门正职离京时,可以授权部门副职签字,并书面通知财务本部。如一个部门仅设正职单岗或副职单岗而离京的,报销暂缓;确需急办的,报请总公司分管领导签批。
第六条总公司部门正职本人业务报销须经总公司分管领导签批;总公司副总经理和助理总经理本人业务报销须经总公司总经理签批。
第三章差旅费开支
第七条总公司差旅费包括交通费、住宿费。出差补助和邮电通讯等其他费用。
第八条总公司差旅费报销根据公司任职和出差地区不同,采取实报实销与定额补助相结合的办法。
第九条总公司职工出差,须先行确定地点、任务,天数、人数及费用预算,以保证差旅费在年度预算定额内节约使用。出差天数在一星期以内的,由部门正职批准,超过此期限的,报公司分管领导批准。
第十条出差地区划分为一般地区与特殊地区(特殊地区指深圳、珠海、厦门、广州、 汕头、上海、海南等),出差天数按自然天数计算(出发、返回当日均算)。
第十一条总公司职工出差到外地,按乘坐车、船,飞机标准(见附表1)乘坐,特殊情况、不宜执行上述标准时,应由总公司分管领导签批。
第十二条出差人员夜间(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火车超过6小时,或白天连续乘车超过10小时的,可购买同席卧铺票;未乘卧铺者,可按所购票价的60%给予补贴。(乘坐特快列车的,按特快票价的50%补贴;购买软座票者不给补贴。)
第十三条总公司出差人员按规定乘坐车、船、飞机,凭车、船、机票据实报销。每次出差的机场。火车站、码头往返费用,凭相应张数票据在100元以内据实报销。
第十四条总公司总经理福!总经理出差,各项费用实报实销。其他人员出差,住宿费在规定标准(见附表2)以内部分,按住宿发票实报实销,超过标准的部分由本人自负:部门副职及其以下人员,同性别两人以上出差,须合并住宿。此外,助理总经理及其以下人员出差每人每天给予出差补助100/130元(一般地区畸殊地区),出差补助包括在外地的市内交通费和伙食费。职工每次出差如在同一地点驻留二十日以上者,自第二十一日起比照规定标准的80%给予报销。经批准开车出差,当日往返者,按每天出差补助的一半给予补助。
第十五条总公司职工与总公司领导共同出差,财务本部将视具体情况确定报销标准;聘请公司以外的人员同总公司职工共同出差办事,聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。
第十六条职工外地出差发生的宴请费,原则上应按本规定第二十六、二十六条的规定于出差前申请,特殊情况应按审批权限事先口头请示,回单位后补办手续。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日一半的出差补助。
第十七条职工出差发生的邮电通讯费、文印费,信用卡异地提现手续费等杂费支出按发票据实报销。
第十八条总公司职工为所属企业出差办事,差旅费应在所属企业报销,报销标准按所属企业有关规定执行。
第十九条总公司职工在本市内公出办事,不报销任何市内交通费用。
第二十条出差人员预借差旅费,应填写出差借款预算单;若申请出差宴请费的,还应同时附上招待费审批单,经出差人员所属部门正职审核签字后,送财务本部审批。审批后办理借款手续。
第二十一条出差人员返京后,应在七日内到财务本部办理报销手续。
第四章招待费支出
第二十二条业务招待费包括:招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用;宴请客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等费用;赠送客人、客户的纪念品衅l品等费用。
第二十三条总公司用于接待来访客人的茶叶、水果。饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制,不得突破财务本部下达的费用预算限额。
第二十四条以总公司名义制作的纪念品,礼品,统一由办公室负责订做和管理,各部门需领用时,按办公室有关规定办理领用手续。
第二十五条总公司年末举行对外联谊活动所需费用,或公司举办大型活动的费用由办公室和财务本部集中管理。联合控制。
第二十六条总公司各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次支出在300元以下的,由各部门正职在财务本部下达的费用预算内严格掌握,不得超支。
第二十七条总公司各部门确因工作需要,必须宴请的,按下列原则和办法办理。
1。提倡勤俭节约,反对铺张浪费,年度招待费用总额不得突破财务本部下达的预算;
2.限制陪餐人数,原则上陪同人员不得多于来宾人数;
3.严格执行总公司制定的宴请标准(见附表3);
4.必须事先填写招待费审批单,并经批准;
5.凡违反上述原则,未事先申请或突破申请标准的宴请,财务本部有权拒绝报销并向公司总经理反映。
第二十八条总公司各部门全年各项管理费用预算执行情况,由财务本部定期审核公布。
第五章附则
第二十九条本规定由财务本部门负责解释和修订。各专业公司(不包括有独立人事管理权的专业公司)可参照执行,亦可在不高于本规定标准的前提下另行制订管理办法,报总公司批准后执行。
第三十条本规定自总公司颁布之日起生效,原《费用报销管理规定》同时废止。
第10篇 _集团公司费用报销管理办法
1. 目的
为了加强集团经营成本的管理,规范费用报销行为,增强开支的合理性,提高经营效益,特制定本办法。
2. 应用范围
本办法适用于集团职能部门及各子公司。
3. 职责
3.1集团职能部门及各子公司日常经营所需各项费用的确认,由主管副总裁按规定要求逐级审批。
3.2集团职能部门及各子公司费用支付的核算,由集团财务部门按照规定标准审核报销,对违反本规定的支出项目有权拒绝报销。
4. 具体规定
4.1 本办法规定的费用包括集团日常经营以及其他日常管理需要而发生的各种费用。
4.2 对年初设定限额指标项目的各项支出,必须在指标范围内使用。
4.3 差旅费标准按《差旅费报销管理办法》执行。
4.4业务招待费标准。业务招待费是集团因经营业务需要而发生的餐费、礼品费等,应本着必要、合理、节约的原则从严掌握。所有招待费用的开支必须严格控制在年度核定的指标限额内,经子公司总经理、主管副总裁、总裁及财务总监签字方可报销。对超出年度核定指标的,必须在取得总裁增批指标后方可报销。
4.5邮电费标准。因开展业务及移动办公而使用的固定电话、移动电话、租用专线等通讯工具的费用均应纳入邮电费支出。因开展业务及移动办公过程中发生的有关通讯费用须经集团主管副总裁、财务总监签字方可报销,并按如下标准执行。
4.5.1通讯费用标准(元/年/人)
标准
职务
限额标准
集团副总裁以上人员(包括住宅电话)
按实报销
集团总裁助理以上人员
按实报销
集团职能部门经理及子公司总经理
2500
集团职能部门经理助理及子公司副总经理
1500
集团职能部门业务主管及人力资源部确定的特殊人员
适当考虑
4.5.1.1确因开展业务而超限额费用的,须经集团主管副总裁特殊批准。年报销金额超过3000元的,必须经集团总裁批准。除集团总裁助理以上人员以外,通讯费用每半年按规定标准报销一次,既每年的六月末和十二月末,过期不候。
4.5.1.2手机费用的报销,一律在限额内现金报销。不办理托收。具体人员享受标准由总裁办与人力资源部门提供。
4.5.1.3特殊人员是考虑到工作的特殊性,常常处于被动呼叫,财务部则根据集团人力资源部提供的名单在规定的范围内报销,报销时间按4.5.1.1条执行。
4.5.2凡是享受通讯费补贴的工作人员,使用的通讯工具必须在集团总裁办注册登记,移动电话要保证在早8:00时-晚22:00时之前待机,如月份内关机状态累计三次者或由于欠费等原因影响工作的,总裁办将追究其责任,财务部同时停止报销。
4.6 行政杂项费用支出标准。包括办公费、公杂费、水电费、邮电费、交通费、宣传费、修理费、印刷费、车辆费、公证费、咨询费、租赁费、财产保险费等。费用支出额在200元以下的由职能部门经理、子公司总经理签字、财务部业务主管签字既可报销,超过200元-2000元的须经集团主管副总裁、财务总监签字报销,2000元以上的必须经集团总裁签字,否则财务部不得报销。总裁办、审计部、财务部将联合不定期对报销的费用情况进行抽查,发现化整为零变相报销的,集团将对其进行严肃处理。
4.7费用报销实行归口管理。总裁办负责办公用品以及报刊费、印刷费、水电费、电子通讯费、车辆运营费、资料费、广告费、门前三包、装修费、房屋维修费、董事会费等的采购和报销工作。人力资源部负责培训费、职工教育经费的使用及报销工作。财务部负责审计费、财务费用的管理和报销工作。
4.8 加强交通道桥收费票据的管理,报销人必须按要求填写道桥报销审批单,标明行车路线,票据粘贴要整齐。驾驶人员因违章而被罚没的票据不得报销。
4.9严格车用油料的管理,车辆用油必须凭出车记录报销。驾驶人员要认真登记出车记录单,记录单须载明出车时间、往返路程等相关数据,往返路程所耗油料应与购油发票接近,否则,财务部拒绝报销。
4.10加强办公电话的管理,集团楼内通讯必须使用内部电话,不得私话公打。总裁办将不定期抽查集团职能部门的通话记录,一经发现严肃处理。
4.11对于工程中发生的生产经营成本、费用、大宗机物料等支出,必须事先作出合理的工程预算以及工程款项支付进度表,经集团总裁办公会研究通过,总裁、主管副总裁、子公司总经理、预算员、计划员签字后,送财务部备案。财务总监必须在该预算计划总价的50%范围内严格控制使用,同时财务部要及时向总裁报送工程款项支付进度表。
4.12直接用于工程开发项目的前期费支出,包括土地开发费、房屋开发费、配套设施开发费、代建工程开发费等,所支出的款项必须经集团总裁签字方可到财务部办理支款手续。
4.13直接用于工程建筑项目的工程支出,包括工程用大宗原材料费用、人工费、机械使用费、其他直接费用、施工间接费用等,支出款项在5万元以内的,经子公司总经理、主管副总裁签字,财务总监在计划预算内审批后,方可到财务部办理借款手续。支出金额在5万元以上的必须经集团总裁签字。
4.14对于工程开发性支出的款项要求在取得正规发票五日内到财务部报销,报销发票必须严格按照第十一条、第十二条的规定由经办人签字,经子公司总经理、主管副总裁、总裁、财务总监签字,财务部才给予报销。
4.15对于工程建筑所需采购的原材料发票,包括砖、瓦、砂、石、水泥等,必须凭工程材料入库验收单报销,入库单项目要填列齐全,经办员、保管员必须签字。发货票必须按上述规定,经子公司总经理、主管副总裁、总裁、财务总监签字,财务才给予报销。
4.16费用报销流程如下:
4.16.1经办人员签字,对于固定资产、库存物资等方面的业务必须附有入库单。
4.16.2必须经过本部门、本公司总经理签字。
4.16.3根据上述有关规定取得主管副总裁的批准。
4.16.4取得总裁的批准。
4.16.5取得财务总监的审批。
4.16.6所有签字的领导必须签署名字的全称,必须注名明签字日期。
4.16.7经办人员在完成以上签字后,持报销凭据到集团财务部各自主办会计办理报销业务。
4.16.8办会计应在最短时间内编制好相应的会计凭证,交给复核会计复核,复核会计复核无误后,再转交给出纳人员付款,坚决杜绝出纳人员在没有取得相应的付款凭证就依照原始凭证付款,一经发现按违反财经纪律处理。
第11篇 某物业公司费用报销审核管理制度
物业公司费用报销审核管理制度
1.0目的
规范费用报销程序,确保各项费用支出得到合理控制。
2.0适用范围
适用于公司各项报销费用的控制。
3.0工作职责
3.1财务部稽核、主管负责报销单据的及时审核。
3.2公司各部门经理依总经理下发权限审核、核准,超出权限的交由总经理核准。
4.0程序要点
4.1费用报销的内容
4.1.1行政管理费用报销的内容:业务招待费、交通费、办公费
备注:业务招待费须事先填写《招待费用审批单》。
4.1.2经营费用的报销审核,以公司的实际经营状况为依据。;
4.2报销单据的填制要求
4.2.1费用经办人原则上应在费用发生后的3个工作日内到财务部办理报销手续,特殊情况可另行处理。
4.2.2将原始单据剪齐边角,粘贴在报销凭证粘贴单上。
4.2.3用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实在《支出凭单》上填写各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等,在发票背面签上经办人姓名。
4.2.4采购类经营费用,须凭有效的《申请定货单》和发票到仓库办理物品验收入库手续,并将《申请定货单》、《收货单》附在报销单据的后面。
4.2.5非采购类的行政、办公或其他费用,直接填制报销单据。
4.3报销单据的审核
4.3.1费用报销由报销人填写,各部门负责人依权限签字确认;
4.3.2财务部稽核、主管应在收到报销单据的一个工作日内,对各项报销费用进行严格认真的审核,凡符合报销标准的,审核人在财务主管、审核栏内签署姓名、审核日期后,再交由总经理审批。
4.3.3经审核报销单据不符合费用开支标准或存有其他疑问,而报销人又无法提供总经理批准的报告时,审核人应退回报销单据。
4.4费用的给付
4.4.1报销人依据审批手续完整的报销单到财务部领取费用。
4.4.2单位价格在2000元以下的报销费用,由出纳员用现金支付。
4.4.3单位价格在2000以上的报销费用,原则上由出纳员用支票支付,特殊情况的可报总经理批准后,以现金支付,以支票支付的需填写《支票领用审批单》,填写领用人、审核人、审批人。
4.4.4费用发生前借支备用金的,由出纳员在借支费用中作冲减备用金处理。
4.5费用报销单据的保管
4.5.1费用报销单据由财务部会计按顺序编制记帐凭证,月末财务部经理审核后,由会计根据会计核算制度汇总、记账、编制相关财务分析报表。
4.5.2所有报销的费用单据,由财务部加密长期保存。
5.0 记录文件与控制表格
5.1《招待费用审批单》
5.2《支出凭单》
5.3《支票领用审批单》
5.4《收货单》
5.5《申请定货单》
6.0 支持文件
第12篇 物业公司费用报销管理制度-范本
物业公司费用报销管理制度范本
第一条 根据____物业公司财务管理制度的规定,本着必需合理、节约的原则,特制定本制度。
第二条 公司费用是指管理费项下的差旅费、业务招待费、汽车修理费以及结算起点以下的零星支出等项目。
第三条 费用报销必须据有发票,如特殊情况无发票的必须有两人以上的签字证明。
第四条 差旅费的开支管理:
一、公司副总经理出差必须报经公司总经理批准;其他人员出差必须报经部门主管的副总经理批准。
二、公司职员出差可报销飞机票和火车软、硬卧票,如无特殊情况不准乘坐飞机头等舱。
三、出差补助标准:按50元/天执行。
四、市内交通费凭票据实报销。
五、公司职员出差应填制用款申请表,经办人、部门经理、部门主管的副总经理签字后,提前一天通知财务部以准备差旅费。
六、出差回来的职员应按要求填制出差旅费报销单,按公司总经理出差旅费由主管财务的副总经理审批签字;公司副总经理出差旅费由公司总经理审批签字,其它职员的出差旅费由其主管的公司副总经理审批签字,送财务部审核报销。
如遇特殊情况可报主管财务的副总经理审核批准后报销。
第五条 业务招待费的开支管理
一、业务招待范围:
1、招待市、区等部门主要负责人或上级部门领导由公司总经理、对口业务的副总经理陪同。
2、公司副总经理招待业务部门负责人,应报告总经理。由业务对口的部门经理陪同。
3、部门经理因工作需要招待的,应由部门经理向其主管副总经理报告经同意后,由部门经理和主要对口业务人员陪同。
二、招待费的审批权限:
1、总经理及其他副总经理、部门经理发生的业务招待费由主管财务的副总经理签字报销。
2、主管财务的副总经理发生的业务招待费由总经理签字报销。
3、招待费的报销应注明时间。
第六条 汽车修理费用开支管理
一、汽车需要修理的,由办公室报主管的副总经理审批后,方可安排修理。
二、修理费用凭发票由经办人、办公室主任签字后,报主管财务的副总经理审批报销。
第七条 结算起点(1000元)以下的零星开支管理
一、开支前应填制:用款申请表,经办人、部门经理、批准人签字后送财务部办理借款手续。
二、公司各部门购买办公用品及相关工具书籍、报刊杂志必须有书面申请,由办公室报经主管副总经理审批后办理。
报销时在发票上由经办人、验收人、部门经理签字,送财务部经理复核签字后报主管财务的副总经理审批报销。
三、其它零星开支必须取得有效发票,报销时应在发票上由经办人、部门经理签字,财务部经理复核签字后报主管财务的副总经理审批报销。
第八条 主管财务的副总经理发生的费用由公司总经理审批签字后报销。
第九条 本制度由财务部负责解释。
第十条 本制度自公司董事会讨论通过之日起执行。
第13篇 物业管理公司费用报销审核作业规程
物业管理公司费用报销审核标准作业规程
1.0目的
规范费用报销程序,确保各项费用支出得到合理控制。
2.0适用范围
适用于物业管理公司各项报销费用的控制。
3.0职责
3.1公司总经理及授权人负责报销费用的审批。
3.2财务部主管负责报销单据的及时审核。
4.0程序要点
4.1费用报销的标准。
4.1.1经营费用的报销审核,以公司的实际经营状况为依据。
4.2报销单据的填制要求。
4.2.1费用经办人原则上应在费用发生后的五个工作日内到财务部办理报销手续,特殊情况可另行处理。
4.2.2将原始单据剪齐边角,正面朝上(与报销单据同向)粘贴在费用报销单的反面左边。
4.2.3用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写费用报销单的各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。
4.2.4采购类经营费用,须凭有效的《采购计划表》或《申购单》和发票到仓库按《物品验证标准作业规程》办理物品验收入库手续,并将《申购单》、《入库单》附在费用报销单的后面。
4.2.5非采购类的行政、办公或其他费用,直接填制报费用报销单。
4.3报销单据的审核。
4.3.1费用报销单由各部门主管签字确认后由报销人交总经理/授权人审批。
4.3.2财务部主管应在收到费用报销单的一个工作日内,对各项报销费用进行严格认真的审核,凡符合报销标准的,审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期。
4.3.3经审核费用报销单不符合费用开支标准或存有其他疑问应退回费用报销单重新核查。
4.4费用的给付。
4.4.1报销人依据审批手续完整的费用报销单到财务部领取费用。
4.4.2出纳根据费用报销单填写《费用报销登记表》的各项内容。
4.4.3报销人持费用报销单在出纳处领取费用,并在《费用报销登记表》中签名。
4.4.4单位价格在10000元以下的报销费用,由出纳按照《现金管理标准作业规程》用现金支付。
4.4.5单位价格在10000元以上的报销费用,原则上由出纳按照《银行存款标准作业规程》用支票支付,特殊情况的可报财务部主管批准后,以现金支付。
4.4.6费用发生前借支款项的,由出纳员按照《现金管理标准作业规程》作冲减处理。
4.5报销单据的保管。
4.5.1费用报销单由会计按顺序编制记账凭证,财务部主管审核后,由会计汇总、记账、编制相关财务分析报表。
4.5.2所有的费用报销单由财务部加密长期保存。
5.0记录
5.1《费用报销登记表》。
5.2《费用报销单》。
6.0相关支持文件
6.1《现金管理标准作业规程》。
6.2《银行存款标准作业规程》。
6.3《物品验证标准作业规程》。
第14篇 某物业管理公司费用报销管理办法
物业管理公司费用报销管理办法
为降本增效,实现利润最大化,规范管理工作,提高管理水平,根据大华集团财务管理制度,结合我公司实际情况,制定本办法。
现报销及对外付款严格遵守“财务一支笔”原则,在集团公司对地产常务副总经理的授权范围内,所有的费用报销、对外付款由地产常务副总经理签字批准后办理,如地产常务副总经理外出期间急需办理的事项,须通过电话请示,经批准后办理,并于事后及时补签。超过授权范围的事项必须由集团公司领导加签后方可办理。
一、业务招待费
业务招待费是指公司/管理处因工作及业务需要对外应酬和招待客户所发生的各种费用支出。
1、业务招待费的开支必须以“小额、合理、必需”为原则,严格掌握开支范围和开支标准。
2、公司主办的各类会议,确因需要开支会务费用(租用场地等),应由有关部门事先拟订预算计划并报地产常务副总经理审核批准后,方可报销。
3、因经营管理活动需要购买小额礼品的,由行政部统一采购、统一报销并做好礼品领发记录,公司计划财务部有权查帐审核。
4、因业务往来须在公司餐厅用餐者,依据行政部的相关规定报批后,使用公用饭卡消费。
4、各部门需开支业务招待费时,须先报分管领导批准,并严格控制预算。
5、宴请标准必须严格控制,具体标准(含饮料等费用)按具体情况另定,如特殊需要超过标准,须经地产常务副总经理批准方可报销。
6、在外地出差期间,如确实需要发生的业务招待费用,须先请示地产常务副总经理,如特殊情况须请示集团分管副总裁或总裁认定、批准(包括:事先申请、电话请示)。回公司后根据规定办理报销手。
二、差旅费用
差旅费是指公司员工因工作需要,经同意出差所发生的各项费用。
1、因工作需要在市内出差,不能赶回位就餐的,由部门主管确认,可报销误餐补助费,报销标准为10元/人/次。
2、市内因公外出交通费:
公司员工原则上由公司派车(提前一天预约)或乘公交车,如确因工作需要乘坐出租车的,需先向行政人事部提出申请,由所在部门主管确认,行政人事部批准。
3、因公到外省、市出差、开会费用。
(1)交通工具:汽车、火车、飞机、轮船,根据工作需要而定,参照__集办字(2003)第2号文件中有关规定制定具体标准如下:
住宿费标准伙食费及交通费补助
职级火车轮船飞机
(元/天)(元/天)
物业经理硬卧三等舱经济舱300100
部门经理及主管
硬座(硬卧)三等舱经济舱20080
(含小区经理)
其他工作人员硬座(硬卧)四等舱经济舱15050
注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地区出差的住宿费标准和出差补助比照上表上浮30%执行。
2、如因工作特殊,经地产常务副总经理批准,乘坐交通工具可提高一级档次。
(2)部门经理及主管和其它工作人员,乘坐硬卧的规定如下:
白天乘坐火车,连乘车时间不超过8小时(早上6:00-下午18:00)的,不得购买硬卧车票;
夜间乘坐火车,连乘车时间超过6小时(下午18:00以后)以上的,方可购买硬卧车票。
4、如多人同行,为方工作,交通工具及住宿标准经同行职级最高人士同意,可按同行中最高职级人士之标准执行;
5、出差人员费用须填制大华集团统一制定的差旅费报销,在规定的开支标准范围内凭发票实报实销。
6、伙食费与交通费补贴按相应定额包干标准和出差的自然天数计算报销。享受补贴的人员一般不再另外报销餐费及交通费,如因工作需要另外报销餐费及交通费者,须经地产常务副总经理批准。
三、通讯费用
因工作需要,发生的通讯费用按公司规定的限额凭报销,不超出限额的部分实行实报实销,超额部分由本人承担。
1、报销标准:参照大华集办字(2003)第3号文件,结合我公司实际,制定移动电话报销限额如下:
(1)物业经理:150元/月
(2)公司职能部门主管、管理处经理、管理处助理、主管:50元/月(注:公司计划财务部会计比照职能部门主管报销限额执行)。
(3)管理处保安班长:30元/月
2、资格审核与批准程序:
(1)以上范围的人员及其报销标准由行政人事部统一申请报地产常务副总经理后,转集团行政部审核并呈交集团分管副总裁批准。
(2)超出以上范围的人员确因工作需要报销移动电话通讯费,或以上人员因工作特殊需增加限额,由本人申请报地产常务副总经理特批后,转集团行政部审核并呈交集团分管副总裁批准。
四、物料购置的报销
物料主要是指经营性消耗材料、固定资产、办公用品,劳动保护中的劳防用品等。
1、固定资产的费用支出及管理办法另发规定执行。
2、经营性消耗材料、办公用品等采购流程参照《物资采购操作规程》相关规定执行。
3、物料购置的报销,必须按规定建立必要的收发制度,严禁以购代领。凡未建立物料收发制度或未办理物料入库手的,公司计划财务部有权拒绝报支。
4、公司计划财务部应不定期地检查仓库物料,确保帐、卡、物一致。
五、专项工程的费用
1、专项工程的费用严格按照签订的合同付款,确有超出合同金额的部分须另行签订补充协议,合同付款支出按照大华集通字(2005)第4号文件执行。
2、临时发生的专项开支,在不突破年度预算计划的前提下,经地产常务副总经理批准后,由公司计划财务部审核后列支。
六、会议费
1、根据工作需要到外省、市地区参加的各类会议,须凭相关的会议通知,经集团公司分管副总裁批准;
2、根据工作需要,由集团统一组织的会议,凭集团公司统一下发的会议通知列支会议费。
七、图书资料费用
各部门可根据业务、工作需要购置专业书籍,但需事先向公司行政人事部提出申请批准,购买后经验收并办理登记、借阅手续后方可报销。
八、培训费用
1、属个人提出的业余学习或半脱产学习,一般不予以费用报销。该学习确因岗位必须,须事先向部门主管提出申请,经部门主管同意后,报公司行政人事部审核,由地产常务副总经理批准。
2、各类与本岗位工作相关的员工赴外培训,由员工个人申请、逐
级报批,培训费用先由个人交付,培训结束后凭证书及合格成绩经所在部门主管签字认可和公司行政人事部审核后,按公司有关规定报销。
九、公司计划财务部严格按照预算计划对各项成本费用进行控制
十、现金报销及对外付款须按照流程进行流转。
十一、附则
第15篇 物业管理公司费用报销制度（7）
物业管理公司费用报销制度(七)
一、费用支出管理原则
1、从工作需要出发,厉行节约,从严控制,在合理前提下争取费用最低。
2、任务明确,各部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人。
3、费用发生情况公开、透明,财务按月分部门汇总数据,提供查询。
4、凡费用报销,财务依据公司总经理批准的相关授权、各项费用的报销标准为准。
二、费用报销程序
1、由经办人将取得的原始票据分类粘贴在票据粘贴单上,按规定填写事由、金额、并签字。
2、经办人将此票据交由部门经理审核签字。
3、经办人将此票据交由小区核算人员审核,核算员应对该票据进行真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性的审核,对审核合格的票据进行签字。对真实、合法、合理但内容不够完整、计算有错误的票据,应退回给经办人员,由其负责将有关单据补充完整、更正错误后,再办理正式会计手续;对于不真实、不合法的单据,有权拒绝受理。
4、由核算员将审核过的原始单据于规定报销日交由公司财务主管审核签字。
5、由核算员将由公司财务主管审核合格的票据报于总办主任审核,最后由总经理审批。
6、由核算员凭此票据到财务出纳处办理报销或冲帐手续。
7、2000元以上对公款需到财务上办理转账支票。
8、大额现金支出应提前一天向财务部报送用款计划。
9、各项费用于每周二上午、周五上午和每月28日进行集中审批报销。
三、各项费用支出具体规定
1、交际应酬费
①交际应酬费支出本着必要、合理、节约的原则,由部门经理严格把关,财务部按实际支出额分部门登记交际应酬费用台帐,并按年汇总与年度经营业绩、绩效考核挂钩。
②部门经理的交际应酬费在限额以内的可自主把握,在限额以上的需请示总经理后才可发生。
③部门经理以下人员如需发生交际应酬支出,无论大小,均需先请示部门经理同意后才可发生。
2、差旅费
(1)外埠差旅费
①任何职员可乘坐除飞机以外的任何交通工具,凭原票实报实销。若因公务需要乘坐飞机,需总经理批准。
②出差人在报销凭单上应列明出差往返时间及地点方可报销。
③住宿费在下列规定的标准内实报实销:
职别住宿标准
部门经理300
部门主管250
其他职员200
④两人以上同行出差,可与职级最高者享受同一标准;对于投亲靠友者自行安排住宿,每晚按100 元计发补贴;由对方单位提供住宿的,不计发补贴;参加会议在会务安排的,凭发票实报实销。
⑤出差地方市内交通费:机场、车站、码头等住宿地或工作地的往返交通费实报实销。
⑥行李费、票务费、基金等实报实销。
⑦出差期间的交际应酬费按交际应酬费报销程序办理。
(2)市内交通费
①因公务需要配备专车的部门经理,每月限额报销50元市内停车费,不再批准其他形式的市内交通费。
②其他人员因公务外出需填写用车单报总办批准,在无车可派又不能暂缓办理的公务,需请示部门经理同意后方可乘坐出租车,在报销凭单上列明所办公务出发地至到达地名称后方可报销。
③各服务中心每月市内交通费根据计划限额控制,实报实销。
3、机动车费(并入总公司统一管理)
4、书报资料费
①书报资料费归口总办管理,公司下一年全年的报纸、杂志订阅应在每一年的第四季度做出预算,列入年度计划执行。
②各部门由于工作需要购置专业书籍,需经部门经理同意,购回后由图书管理员验收并办理好登记、借阅手续,审批后凭发票实报实销。
5、职员培训费用
①职员培训费用归总办管理。
②对于集体参与的培训,由总办制定出培训计划、用款额度,报总经理审批后凭票实报实销。
③对总经理安排的职员脱产学习或培训,执行以下费用规定;学费由公司实报实销,往返路费实报实销,限乘坐硬卧。培训机构指定住宿地点的,凭发票实报实销。培训机构不负担餐饮的,每天补助餐费20元。
6、通讯费
(1)移动话费:
级别
岗 位
标准(元/月)
部 门 经 理 级
总经理办公室主任
150元
品质部经理
100元
财务部经理
100元
工程部经理
100元
5万(含5万)平方以下小区
80元
5.1万至10万平方小区
100-120元
10万平方以上小区
150元
主管级
安全主管、环境事务主管
80元
维修主管
80元
人事主管、培训主管
80元
客服主管
80元
经营主管、工程师
80元
员工级
水电班长
50元
财务部出纳
50元
品质员、客户代表
50元
其他员工(总经理批准)
50元
注:
1.移动话费的额度及执行日期由总经理专门批准。
2.通讯费用仅作为通讯补助,不按实际发生额计算,每月由财务部门统一充值。有特别情况的,由各部门经理进行上报经总经理审批。
(2)固定电话费:按年度计划控制。
7、行政后勤费用
①购固定书籍、办公机具、等归口总办管理。
②对于日常消耗性的办公用品(纸、笔、本、色带、碳粉等)由各小区依据管理人员每月10元的标准额度进行购买,工作人员每个月向三家以上供应商发出询问价,选用质价优的为阶段性供应商,每季度竞选1次,循环往复,所购用品在仓库管理员签收后依据审批程序实报实销。
四、借款制度
1、因公出差,交际应酬,购买办公用品,日常消耗品等需借款的,可按下列规定办理借支备用金手续;
①因公出差借款,实际额度控制,集体出差数额按出差地点和工作时间确定,出差、交际应酬、购买物品等借款由经手人填写“用款申请书”,注明借款用途、预计还款时间等,依序审批后,方可借款。
②任务完成后应在七个工作日内到财务部办理借款报销手续,对借款未还清者,不得再借支备用金,对借款后超过一个月不办理报销手续的,从该职员下月工资中扣还。
2、备用金规定
根据工作需要,有关人员可按批准的限额领用备用金,支出依序审批后,凭发票实报实销。每年度终了时办理结算手续,下年度开始时再依规定金额重新领用。
