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有哪些
档案资料管理制度主要包括以下几个核心部分：
1. 档案分类与编码：依据文件性质和工作需求，建立科学的分类体系，确保每一份档案都能准确归位。
2. 收集与整理：规定档案的收集范围、时间及方式，确保资料的完整性和时效性。
3. 存储与保管：制定安全存储条件，包括物理环境、防火防盗措施以及电子文档的备份策略。
4. 利用与借阅：明确档案利用的权限和流程，确保信息的安全共享。
5. 销毁与保留：设定档案的保存期限，规范销毁程序，防止重要信息丢失。
6. 定期审查：实施定期的档案审核，以检查制度执行情况和档案的准确性。
实施细则
1. 档案分类与编码：由档案管理部门负责制定详细的分类标准，如行政类、财务类、项目类等，并为每一类别分配唯一的编码，便于检索。
2. 收集与整理：各部门需指定专人负责档案资料的收集，每月定期提交给档案部门。新产生的电子文档需同步上传至档案管理系统。
3. 存储与保管：档案室应保持恒温恒湿，定期进行清洁和消毒。电子档案存储在专用服务器上，定期进行异地备份。
4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门主管审批后，由档案管理员办理借阅手续。借阅期限不得超过一周，到期未归还者将受到警告。
5. 销毁与保留：档案管理部门每年评估一次档案价值，无保存价值的档案按程序销毁。重要档案需永久保存。
6. 定期审查：每季度进行一次档案完整性检查，确保档案的完整性和有效性。
上墙内容
1. 档案分类与编码图示，清晰展示各类别的编码规则。
2. 借阅流程图，明确借阅步骤和责任人。
3. 档案保密协议，强调档案信息安全的重要性。
4. 档案销毁规定，列出档案销毁的条件和程序。
5. 档案管理人员联系方式，方便员工咨询和报告问题。
本档案资料管理制度旨在规范公司内部的信息管理，保障信息的安全和高效利用，同时也为公司的决策提供有力的支持。各相关部门和个人需严格遵守，共同维护良好的档案管理工作秩序。
档案资料管理制度范文
第1篇 _乡村社区档案资料管理制度
乡村社区档案资料管理制度
一、社区各种门类的档案,由社区村委会指定专人统一管理,做到分类清楚,存放有序,查询方便。
二、资料一般按年度分类归档,各个档案卷中均附有案卷目录。
三、原始记录材料坚持做到随时发生、随时记录、随时整理归档,因特殊原因一时漏记的要及时补记。
四、根据气候变化,做好档案资料的防火、防潮和防虫蚀等,确保档案资料的完好无损。
五、档案管理人员变动时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。
第2篇 机电设备档案资料管理规定
1.目的
确保机电设备资料、档案的完整,为设备维护维修提供支持。
2.适用范围
适用于__花园机电设备资料、档案的管理。
3.内容
3.1机电设备资料的管理
3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管,需标识清楚。
3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。
3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅,并及时返还。
3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。
3.2机电设备档案的管理
3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。
3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。
3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续,并按时归还。
3.3机电设备资料、档案应保存通风良好,干湿度正常的房间。
3.4机电设备资料、档案应半年检查一次,发现问题及时处理。
4.记录
无。
5.附件
无。
第3篇 住宅售前售后服务工程技术档案资料管理规范
住宅项目售前售后服务及工程技术档案资料管理
一、售前服务
公司派出专人积极协调、全力配合建设单位办理开工之前和各种手续。
积极配合建设单位做好现场的基地工作,为开工做好准备。
积极与当地所管辖的派出所、办事处、交警取得联系,搞好周边关系。
二、售后服务
自工程竣工后验收交付使用开始,树立用户是上帝用户至上的思想意识,严格按国家规定的保修期限,进行周到的服务。
在保修期间内,每年定期对用户不少于二次回访,了解房屋的使用情况,解决用户提出的各种问题,为用户排忧解难。
保修期后,在公司建立用户热线,及时热情解答用户咨询和解决用户困难,随叫随到,维修时仅收取材料成本费。
三、工程技术档案资料管理
认真贯彻执行国家和省计委、档案局及省建委关于工程档案资料管理的通知、规定,对工程从开工到竣工全过程,必须按档案资料的具体内容,填写程序,纸张规格等,做到规范化和标准化。
公司主管生产的经理和总工程师负责领导和督促公司有关部门和项目经理认真履行各自的职责,定期进行检查、督促,确保档案资料的完整、准确。
工程施工的技术资料、土建和安装均应同建设单位、设计院、质检站、建材生产厂家等密切配合,使各类资料能及时、准确、完整的按规定完善归档。
项目技术负责人指导内业技术人员做好工程施工各类资料的办理、收集、整理、汇编等工作,并按归档资料的规定,必须字迹清晰,图样清晰。施工中的隐蔽、技术核定、材料代换、通知等应及时办理并签字。分部分项工程和单位工程质量检查评定,由专职质安员逐项检查填表后,经工程人签字。做到工程竣工验收和竣工资料验收同步进行,并按康南市档案管理的规定整理立卷,交有关部门审核签字。分部分项工程和单位工程质量检查评定,由专职质安员逐项检查填表后,经工程人签字。做到工程竣工验收和竣工资料验收同步进行,并按康南市档案管理的规定整理立卷,交有关部门审核。
附:本工程科技档案一览表
科 技 档 案 一 览 表
土建施工文件资料:
序 号 文件名称 责任人
1施工合同书公司法人
2开工报告项目经理
3技术交底、图纸会审纪要内业技术员
4施工组织设计或施工方案项目技术负责人
5设计变更通知单、核定单内业技术员
6原材料出厂质量证明书材料员
7原材料试验报告试验员
8施工定位测量记录测量员
9基础及主体工程隐蔽记录施工员
10分部分项单位工程质量评定表及质量事故处理报告质量安全员
11交工验收证明书内业技术员
12施工总结、技术总结项目技术负责人
13竣工报告(含停、复工报告)项目经理
14施工日志、大事记施工员
竣工图
序 号 文件名称 责任人
1土建建施竣工图土建内业技术员
2土建结施竣工图土建内业技术员
第4篇 工程化验室档案资料管理与保密制度
工程公司化验室档案资料管理与保密制度
1、目的
使化验室的检验原始记录,仪器设备档案,技术书籍处于受控状态,满足检验、设备的原始资料的保存需要。
2、使用范围
本制度适用于化验室的检测原始资料和仪器设备档案管理。
3、职责
3.1班长负责对检测原始记录进行归类,按保存期限进行保管。
3.2仪器设备管理人员负责对仪器设备档案进行管理。
4、工作程序
4.1由班长负责归档资料的整理、保管、借阅和销毁工作。
4.2由班长负责收集日常水质检测原始记录,在检测报告发出后立即归档。凡列入固定资产范围内的各类仪器设备档案资料于进站开箱验收后,立即归档。
4.3借阅存档资料应办理借阅手续。与检测无关人员不得查阅检测报告和原始记录,保密资料需经部长或总经理批准方可查阅,不得带出资料室,不得复印。
4.4档案工作人员要严格为供货商保守技术机密,并按照相关保密制度管理,否则以违反纪律处理。
4.5要注销的技术档案要造册登记,经部长和总经理审批,指定监销人共同处理,以防失密。
4.6妥善保管资料档案,定期检查防止霉变和虫蛀。
5、相关文件
6、相关记录
化验室资料档案清单
第5篇 地产公司工程档案资料管理规定
地产公司工程档案资料管理规定
为了规范工程档案资料的管理,确保工程资料的保护和利用,依据档案管理 规范,结合公司工程档案管理实际情况,特对工程档案资料管理制度做修订如下 :
第一条 总则
为了加强我司工程技术档案归档管理工作,统一工程技术档案资料的归档要 求及标准,遵照国家相关技术档案管理的规定,特制定《工程技术档案归档管理 细则》(以下简称细则)。
第二条 工程技术档案的范围
工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的 各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。
第三条 工程技术档案管理责任人
1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。
2、各相关部门(指工程部和设计部)要指定专职人员负责本部门的工程技术 档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求,切实履行各自职责,对工程技 术档案进行规范化管理和合理化利用,按期将归档内容移交给总经理办公室。此 项工作应纳入各相关部门的工作日程,作为工程项目管理的重要内容和依据。
第四条 归档范围
1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价 值的各种载体文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录a。
3、竣工图分为三类,第一类为单体竣工图(包括建筑、结构、水电、暖通等 个相关专业),一式两套,分别由工程部提交档案馆及物业;第二类为零星的竣 工图(如:装修、幕墙等),由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档;第三 类为室外管网竣工图,一式四套,由工程部提交物业及公司档案室各一份。
第五条 归档方法和内容
1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档,每个项目的 档案内容包括三部分:
a、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸, 主要范围详附录a。
b、工程部移交城建档案馆的竣工资料,主要范围详附录b。
c、工程部移交物业的竣工资料,主要范围详附录c。
2、为了便于统一管理,工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原 件,扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。
3、工程部移交城建档案馆的竣工资料,必须备份一套交公司存档。
第六条 归档要求
1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处,并加盖部门红 图章。
2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚,图样清晰,图 表整洁,签字盖章手续完备。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为a4幅面。
5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章(50mm×80mm),示例如下:
竣工图
施工单位
编制人 审核人
技术负责人 编制日期
监理单位
总监 现场监理
6、竣工图章应使用不易退色的红印泥,应盖在图标栏上方的空白处。
7、利用施工图改绘的竣工图,要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围,并 标明变更修改依据;凡有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制 竣工图。
第七条 单体工程档案移交
各单体工程竣工后,所有需要移交物业备案的资料,应统一交给项目部档案 管理员登记,由项目部负责组织移交物业,并做好移交登记手续。移交登记手续 应包括移交内容的目录及交接人员签字,在移交物业同时将移交手续的登记备份 交由总经理办公室档案管理人员存档。
第八条 立卷要求
1、组卷
(1)各相关部门名称及代码,统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合 而成。例如:设计部为s,工程部为g,以此类推。
(2)各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷(以卷、册、盒为主要形式 ),可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录 及备考表。卷内所有文件需要装订成册。
(3)待工程阶段性竣工完成后,或达到一定时间后由各部门资料员填写好本 部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部 门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。
(4)案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称,由本部门资料员统一编写。
(5)总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理,形成系统完 整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编 制,并通知部门资料员校核。
2、编目
(1)编制卷内文件页号应符合下列规定:
卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷按年度单独编号,页号从“1”开 始;
页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角;
成套图纸自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。
(2)卷内目录的编制应符合下列规定:
卷内目录式样宜符合本细则附录d的要求。
序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名:填写文件主体全称。
日期:填写文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
页数:每份文件有几页背面有文字的也算一页)。
页号:卷内每份文件第1页所在之页的编号。
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
(3)卷内备考表的编制应符合下列规定:
卷内备考表的式样宜符合本细则附录e的要求。
本卷情况说明:填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 ,案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时 间。没有需要说明的事项可不必填
写说明。
另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)。
卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
(4)案卷总目录中的编制应符合下列规定:
案卷总目录的式样宜符合下列要求。
案卷号:以一本案卷为单位,内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素, 如“g-翠竹园-2006-1”。
案卷名称:包括案卷主要内容,分卷序号等,如“工程联系单_建筑_第一分 册”。
责任人:提供档案的部门资料员。
编制人:总经理办公室档案管理人员。
(注:以上所有表格同行政《档案管理制度》表格)
第九条 归档时间和手续
1、归档时间
(1)每一工程项目的立卷归档,应在该阶段性项目全部竣工结束(移交物业 )后两个月内完成。
(2)具体的文件移交归档时间参照附录a。
2、归档手续
各相关部门的档案管理员在办理档案移交时,均需登记并签收。
附录10-1:工程技术文件归档范围及移交时间
附录10-2:工程技术文件归档范围及移交时间
附录11:报送南京市城建档案馆的竣工资料
第6篇 基建档案资料管理规定
基建档案资料管理办法
为使基本建设档案资料管理工作规范化,科学化,收集、整理和归档有据可依,做到档案工作有序、安全、规范、科学,特制定有关基本建建工程建设项目档案资料管理办法。凡借阅、领取基本建设工程的资料及图纸,基建档案管理员必须予以登记,借阅、领取人必须签字,办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时,基建档案管理员应进行核对,确认完整后才可予以核销;若不完整,则不予接收
_基本建设工程前期资料,有关人员在办完相关手续后,必须及时将文件、资料原件移交给基建档案管理员,不得拖延或不移交,移交时需移交2份(如只有1份原件,同审批部门协商在复印件上加盖印章)。原则上文件、资料原件不再借出,只提供复印件。
_在签订“施工合同”和“监理合同”时,应有工程资料的整理、归档条款,明确报送套数及时间,待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时,由基建档案管理员签字,财务处予以结帐。
_在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作,由基建档案管理员通知市城建档案馆和院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收,合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知基建档案管理员参加。
由施工技术科负责催促施工单位在工程竣工验收合格后,在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况,应向建设单位说明情况,经同意后可在延长的期限内报送。
_施工技术科项目负责人负责施工期资料及竣工图的验收审查工作,对不符合要求的应予以退回整改,直到符合要求。施工技术科在移交资料前,需将所有资料和图纸认真核对,在资料移交表(清单)上签名,并及时把工程资料移交给基建档案管理员。
_归档的施工期资料、图纸均应为2套,必须是原件,且满足以下要求:
_资料必须真实、完整,准确、清洁、整齐。纸张大小不一的,需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。
_文字资料须装订成册,页面尺寸为a4,卷面应清洁,无撕破,对破损材料要裱糊,用铅笔编页码,不可用号码机编页码,技术文件材料的盖章,签字手续须完备。
_报送资料按专业分:a、土建 b、给排水 c、电气 d、暖通 e、装饰等
_竣工图须装订成册,规格尺寸为a4。图面须整洁、无破损,字迹工整。变更内容要盖变更图章,设计图签折在右下角。如有破损,要裱糊整齐,避免随意切破图纸,要保证竣工图的完整。
_归档顺序严格按《建设工程档案审核意见表》中的相关内容报送。
_归档的监理资料应为2套,要求装订成册,一套必须是原件,另一套可为复印件(但必须加盖图章),要清楚、整齐。具体要求同第7条,顺序严格按《z市档案馆归档内容及排列顺序》报送。
_对于移交的工程资料,凡不符合档案资料归档内容和要求的,基建档案管理员有权拒收,并要求限期整改。
审核人员在交还基建档案资料时,应使资料及图纸完整,如不完整,应补齐后再返还。基建档案管理员要查看图纸是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齐。基建档案管理员需提醒审核人员审核结算时,不要把图纸撕破或自行拆除装订线,使图纸遗失,要注意保护图纸的安全性,完整性。
_其它
(1) 未尽事宜应由基建处负责解释。
(2) 本办法自公布之日起执行。
第7篇 基建处工程档案资料管理实施规定
基建处工程档案资料管理实施办法
一.认真贯彻执行《中华人民共和国国档案法》,以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力做好基建档案归档工作。
二.档案资料的收集范围,凡属新建、改建、扩建的房屋,从设计资料,上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复,地质钻探资料,小区规划、土方平衡,室外标高、外水、外电、下水,道路驳岸,初步设计,扩大初步设计,施工预算,招投标工作文件,开工报告,测量定位记录,各类合同及附件,工程协议书,图纸会审记录,修改设计资料,设计变更与工程洽商资料,监理文件,施工日志,审计结论及相关财务资料,各种验收证件,检测报告,材料设备的合格证及说明书,竣工图,隐蔽工程图,室内设备安装资料和图纸,竣工结算,财产移交手续及其它需要存档的文件资料。
三.档案资料统一由资料管理员收集整理、归档,各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料,不论是内部还是外部人员来查阅时,均必须办理手续,随查随还,不得任意携出室外。特殊情况必需借出时,由处领导批准,限期交还。若有丢失,除须作出书面检讨外,还视其情节处以100-500元赔偿。
四.凡属订购、采购各类书籍资料,由基建处统一办理,所需数量由处领导审批决定。需借阅使用,或因工作需要长期使用者,统一由资料室编目登记,使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏,视其情节处以赔偿。
五.资料室管理人员,要认真做好基建档案资料的收集,整理鉴定、保管、统计和利用工作,为领导决策提供依据。
六.妥善保存好图片资料、建筑模型。对已竣工项目的基建档案资料,项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续,各种资料应及时归档。经资料员收集、整理并按规定装订成册后,送交档案馆内存档。
七.归档的文字材料必须用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图书写墨水,而不应用红色墨水、复写纸、铅笔、圆珠笔等。
八.档案管理工作人员应努力收集归档文件、资料,工作人员应积极协助,主动配合,做到基建档案完整、准确、无遗失。
第8篇 酒店设施设备管理制度：设备台账、档案资料管理制度
酒店设施设备管理制度:设备台账、档案资料管理制度
1.设备建立台账范围
凡价值在2000元以上,连续使用一年以上,安全寿命周期内都需要技术管理的固定资产,都应列入设备台账;
2.设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类;采用五级号码制:
生活服务设备-s 信息设备-_
文娱保健设备-w 环境美化设备-h
保安设备-b 交通运载设备-j
其他设备-q
设备编号说明:
(1)设备的统一编号即为各部门固定资产编号,为了统一方便,号码顺序从1开始(不从0开始);
(2)如有报废和调拨出部门,其编号应永久保留,并说明调出原因,不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号;
(3)设备的附件或附属设备不必另外单独编号,而可以在主机编号之后编附机号;
(4)每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编号;
3.设备管理类别划分原则及代号
(1)重点设备:用a表示;凡具备下列条件之一者,为重点设备:
a.负荷高、耗能大、连续性运行的设备;
b.对经营质量影响大的设备;
c.停机后,对经营及酒店声誉有严重影响的设备;
d.修理复杂程度高的设备;
e.备品、配件供应困难的设备;
f.出现故障或事故严重影响人身安全的设备;
g.对环境保护及作业有严重影响的设备;
h.单台(套)设备原值在五万元以上的设备;
例:锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷机组、大型空调设备、电梯等;
(2)重要设备:用b表示;凡具备下列条件之一者,为重要设备:
a.多班运行或开机时间长的设备;
b.需要经常或定期调整的设备;
c.故障停机对酒店经营有影响的设备;
d.故障频次多或停机时间长的设备;
e.有一定修理复杂程度的设备;
f. 配件供应周期长的设备;
g.对操业人员安全及环境污染有影响的设备;
h.单台(套)原值在一万元以上的设备;
例:各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输车辆等;
(3)一般设备:用c表示;凡属下列情况之一的设备,为一般设备:
a.负荷低、开机时间短;
b.对生产、经营质量影响不大的设备;
c.修理复杂程度低或不维修设备;
d.故障停机不影响经营的设备;
e.不构成重点、重要设备的其他设备;
例:彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等;
4.设备台账内容
(1)使用单位:填写单位名称及酒店编号;
(2)管理类别:按上面的规定填写;
(3)设备名称:按设备铭牌填写;
(4)设备编号:按上面的规定填写;
(5)相关设备编号:填写与本设备相关设备的编号;
(6)固定资产编号:按固定资产账上填写;
(7)规格型号:按设备铭牌填写;
(8)总电功率:填写本设备需要的总电功率;
(9)制造单位:按设备铭牌填写;
(10)出厂编号:按设备铭牌填写;
(11)出厂日期:按设备铭牌填写;
(12)启用日期:填写实际投入使用的日期;
(13)安装地点:填写设备安装的具体地点;
(14)设备原值:按固定资产账填写;
(15)预计残值:按固定资产账填写;
(16)计提折旧:填写累提的折旧额;
(17)使用年限:填写预计使用的年限;
(18)设备现状:填写在用或封存、闲置、报废等;
(19)备注:填写其他需要说明的内容。
5.设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制,总监秘书负责保管存档。
6.设备情况发生变化,及时修正台账记录。
7.根据台账,定期对的所有设备进行盘查,做到账物相符。
8.设备技术档案管理
(1)所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备,都应建立技术档案;特种设备技术档案的建立,应符合劳动管理部门的要求,按劳动局要求的格式建立,其他设备按和管理公司要求建立;
(2)设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整理立卷、归档和借阅;做到技术档案能及时、准确地反映设备的运行状况;
(3)应根据设备技术档案所记载的设备信息,及时分析、研究指导设备维护、检修及改造、更新。
9.设备技术资料管理
(1)酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核实、登记和保管,坚决杜绝资料散落个人手中的现象;
(2)设备技术资料应包括的主要内容:
a.设备选型及技术经济论证材料;
b.上级及领导批准购置的文件;
c.设备购置合同;
a.设备出厂合格证;
e.设备装箱单及开箱验收记录;
f.设备安装、调试记录及竣工图;
g.设备使用说明书及进口设备说明书中文译本;
h.设备图纸和备件图册
10.使用设备技术资料,使用部门一般使用复印件,如不便复印,可将资料归档后,经工程总监/经理批准,指定负责人,由使用者办理长期原件借用手续,存放于使用部门。
11.设备技术资料一般不送档案室归档(或将复印件送档案室归档),存放于工程部技术档案柜。
12.资料档案的管理
(1)维护档案室的清洁环境和资料的保管环境;
(2)借还资料档案的手续清楚,送阅、交办的文件要及时,并有责任催办;
(3)文件、资料归档要及时,做到每月整理一次,每年清理一次,分门别类做好归档并做好记录;
(4)遵守保密规定,未经有关领导授权或批准,一切文件资料不得外传外借
13.资料档案的使用规定
(1)查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行,未履行借阅登记手续,任何人不得擅自将资料带离档案室;
(2)在使用资料档案时,使用人不得吸烟、喝水、吃食物,以免造成损坏;
(3)不得在资料档案上勾画、涂抹,不得对档案有撕损、剪切等破坏行为,必须保证资料档案的完好无损;
(4)资料档案在档案室外未被使用时,不得长时间摆放在桌面上,应及时放入专用档案柜中保存;
(5)未经许可不得擅自拍照、抄录、复印;
第9篇 生产设备档案资料管理制度范本
生产设备档案资料管理制度
1.目的作用
设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据,为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态,提高使用、维修水平,充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能,特制定本制度。
2.管理职责
2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用,对其管理的主要负责部门是公司设备动力科,主要应做好的工作是:资料来源的组织工作;归集记录工作;资料加工分析工作;归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。
2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料(主要应为复制件),凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》,加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。
3.主题释意与说明
3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造(购置)、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料,设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。
3.2 设备档案资料应包括如下内容:
3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。
3.2.2 设备安装验收移交书。
3.2.3 设备附件及工具清单。
3.2.4 设备大、中修理施工记录,竣工验收单,修理检测记录。
3.2.5 精度校验及检验记录。
3.2.6 设备改装、更新技术。
3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单(原因分析处理结果)。
3.2.8 设备技术状况鉴定表。
3.2.9 安装基础图及土建图。
3.2.10 设备结构及易损件、主要配件图纸。
3.2.11 设备操作规程(包括:岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等)。
3.2.12 设备检修规程(包括:检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等)。
3.2.13 其他资料。
3.3 设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。
4.设备档案资料的收集
4.1 设备管理部门负责图纸资料的收集工作,将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图,重要易损零件图配置完整。
4.2 新设备进公司,开箱应通知资料员及有关人员收集随机带来的图纸资料,如果是进口设备需提请主管生产(设备)的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图,在新设备安装前必须复制,以指导安装施工,原图分级妥善保管。
4.3 设备检修与维修期间,由设备管理部门组织车间技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘,经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。
4.4 随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对,发现图纸与实物不符,必须做好记录,并在图纸上修改。设备管理部门组织将全公司设备常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等,进行描晒制后供生产车间维修使用,原图未经批准一律不外借或带出资料室。
5.设备档案资料的整理 所有进人资料室保管的蓝图,资料员必须经过整理、清点编号、装订(指蓝图),登账后上架妥善保管。
5.1 图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件的图号顺序整理成套,并填写图纸目录和清单,详细记明实有张数,图面必须符合国家制图标准,有名称、图号,有设计、校对、审核人签字。
5.2 底图的保管
5.2.1 所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。
5.2.2 底图的修改应由设备管理部门有关负责人员签名(盖章)批准,注明修改日期。
5.2.3 底图作废、销毁,应由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实,确定无保存价值者,列出清单,经设备管理部门负责人批准后方可销毁。
5.3 动力传导设备技术档案资料的保管
5.3.1 动力传导设备技术档案资料是指蒸气管系、压缩空气管系、,乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。
5.3.2 动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘,底图交公司资料室作密级资料保管。
5.3.3 档案资料必须保持与实物或实际情况相符,根据公司管线布置变动的情况,档案资料必须作相应的变动,修改后归档。
6.设备档案资料管理的具体要求
6.1 技术文件应力求齐全、完整、准确
6.2 检
验(检测检修、验收记录等资料由设备动力科分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。
6.3 所有图纸要有统一的编号 6.4 图纸上的各项技术要求标注齐全,图纸清晰。
6.5 型号相同的设备,因制造厂和出厂年份不同,零件尺寸可能不同,应与实物核对,并在图纸索引中加以注明。
6.6 设备经改装或改造后,图纸应及时修改。
6.7 图纸的修改应表示在底图上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造厂的图纸,一律沿用原制造厂的编号。
6.9 订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号,按下列办法进行,即第一节为设备型号,第二节为部件号,第三节为零件号,每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始,以便书写整齐和查阅清楚。
6.10 严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。
7.图纸资料的借阅管理规定
7.1 资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。
7.2 借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。
7.3 绝密文件资料借阅,资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。
7.4 资料借阅时间规定为10天内,借阅期满,资料管理员应催收。需继续借阅者,应办顺延手续,该归还不归还或遗失、损失者,由设备管理部按其损失作估价赔偿。
7.5 非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员,经设备部允许,可在资料室查阅有关的档案资料,但不得将档案资料带出资料室。外单位人员因工作需要,需将档案资料带出资料室,应经公司领导批准。
7.6 原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借,只能在资料室查阅。
7.7 本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前,有借阅设备档案资料未归还者,须到资料室办理归还手续。否则,办公室不得办理调动或退休手续。
8.附件
附件一-设备备案卡(一)
附件二-设备备案卡(二)
第10篇 业主委员会档案资料管理办法范本
业主委员会档案资料管理办法
为保存小区物业管理中的资料、档案,根据相关法规,制定本管理办法。
第一条 业主委员会需要保存的资料、档案包括,“各种小区物业规章制度”“各种会议记录和决议”“各种法律法规文本”“各种公示、公告、通知”“各种合同”“相关部门下发的文件”“业主委员会物品说明、保修书、登记表”“活动中心物品资料、登记表”“业主委员会接访登记表”和其他业主(代表)大会同意的各种文本资料和电子文档。
第二条 文本资料、档案要在文件柜内分类、编号存档,电子文档要进行备份。
第三条 常务秘书负责接收、催要经办人所持的资料,并进行整理、存档。
第四条 文本资料必须按照保密等级进行保存,业主资料为最高等级,禁止对外查阅。
第五条 因为资料保管人个体原因造成业主资料出现丢失、外泄事件的,业委会必须追究其承担相应责任;责任人是业委会委员的立刻终止其委员资格,并扣除其所有补助;责任人是秘书的立刻将其开除,扣发当月薪水。
第11篇 特种设备档案资料管理制度办法
特种设备档案资料管理制度
一、目的
为做好特种设备档案资料管理工作,明确公司特种设备档案资料管理工作要求,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。
三、规定内容
1、特种设备档案资料主要包括以下内容:
1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;
1.2特种设备使用登记证和检验报告书;
1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录;
1.4特种设备的日常运行状况记录;
1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;
1.6特种设备运行故障和事故记录;
2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设备档案资料,应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。
3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料,保存期限原则上为3年,重要的见证资料应永久保存。
4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资料管理机构。
第12篇 海岸管理处档案资料管理
阳光海岸管理处档案资料管理
物业档案是对前期开发成果的记录和继承,是当前实施物业工程维修、配套、改造必不可少的依据,是物业管理企业的基础工作。阳光海岸物业管理档案资料包括:基建项目竣工验收资料、设备档案、行政文书、财务、经营租赁、小区管理、消防、治安、建筑及工程运行、维修技术等业务活动过程中形成的一切有价值的文字图像资料。小区的档案资料管理要将这些资料按小区工程建设、业主/租户、日常管理三方面进行分类管理。
一、制定档案管理制度
设置综合档案室,专人负责收集、归档和管理。
二、档案的收集和归档
1.归档的文件材料要求完整、系统、准确、真实。阳光海岸的相关文件材料的收集、 归档需要得到前期开发商的大力支持。
2.扩建工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收等,必须在文件资料的完整、准确、系统的情况下才能验收;
3.基建项目、改造工程的资料在竣工后一个月内归档。
三、档案的保管
1.接收档案必须认真验收,并办理交接手续;
2.档案资料必须按顺序分类规范排列,便于查找;
3.底图除修改、送晒外,不得外借,修改后的底图要及时归档,并认真检查修改、补充情况;
4.档案室要做到七防:防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体;
5.高度重视消防及用电安全,严禁吸烟和使用明火。
四、阳光海岸的交接资料主要有
小区竣工建筑平面图及相关文字资料
小区道路竣工图及资料
小区给排水竣工资料
小区电气竣工资料
小区空调、供热系统资料
小区自动喷淋系统资料
小区电梯资料
小区室外工程资料
其它相关竣工资料
第13篇 住宅区档案资料管理设想规范
住宅区档案资料管理设想
1 档案管理运作环节
1.1 资料的收集
1.1.1建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
1.2资料分类整理
1.3资料归档管理
归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,____一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
1.4档案的运用
采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
1.4.1外部网:与广大业户、主管部门进行联网,所有管理资料如
住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
1.4.2内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。
2 档案资料的类别
档案资料大体分为物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。
2.1竣工验收资料(如下表)
名 称 资料内容
工程建筑
产权资料 a:规划图纸、项目批文、用地批文
b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
c:拆迁安置资料
工 程 技 术 资 料 a 竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸;
b 地质勘察报告;
c 工程合同及开工、竣工报告;
d 工程预算
e 图纸会审记录
f 工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);
g 隐蔽工程验收签证;
h 沉降观察记录;
i 竣工验收证明书;
k 新材料、构配件的鉴定合格证书;
l 水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书;
m 砂浆、混凝土试块试压报告;
n 供水、供暖的试压报告;
o 园林绿化的图纸和清样;
p 设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单,操作手册等;
q 有关工程项目的其他重要技术决定和文件
2.2管理档案资料(含业户档案、装修管理档案巡视记录)
名称 资料内容
物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料
住户资料 a:住户迁入资料
b:住户人员档案
c:住户维修档案
事务资料 a:事务值班表 b:事务交接记录表
c:业户搬出(入)物品登记表d:日常事务巡视记录
e:业户回访登记表
合格分承包方资料 a:维修申请表(附图纸)b:维修工程队安全责任书
c:临时施工人员登记表 d:施工单位营业执照
2.3投诉与回访及其他管理服务
名称资料内容
维修资料 a:维修申报表 b:维修服务派工单
c:维修回访记录表d:公共设施维修记录
治安交通
管理资料 a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带
c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
设备管理
资料 a:公用
设施保养维修记录
b:各项机电设备保养维修运行记录
c:设备分承包方维修保养记录
d:设备检查记录
社区文化
资料 a:活动计划实施方案、总结记录
b:文化活动图片及录像记录
c:传媒报导
员工管理
资料 a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖惩记录
c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录
e:员工外出考评及参加演练记录 f:员工住房及内务管理记录
业户反馈
资料 a:服务质量回访记录表 b:业户意
见调查、统计记录
c:业户投诉及处理记录表
行政文件
资料 a:管理处主管值班及督察记录
b:政府部门文件
c:物业公司及主管领导部门文件
d:管理处规章制度、通知、通报等文件
e:管理处荣誉一览表
f:管理处接待来访参观记录表
业主委员会
第14篇 某基建规划处档案资料管理办法
基建规划处档案资料管理办法
档案管理是我处工作的重要组成部分,为了充分发挥档案的作用,使之更好地服务于工作,特制订本办法。
一、文件材料归档范围:
1、院外文件:按规定需要保存的中央、省、市各类正式文件。
2、学院下发的有关文件以及制定的各种制度、规定、办法、条例。
3、我处形成下达的各类规章制度、正式文件和会议记录等资料。
4、我处代表学院与外单位签订的有关合同、协议(基建档案除外)。
5、学院总体规划、基建计划、招投标记录等资料。
6、按学院档案馆规定要求归档的有关资料。
二、档案的使用与管理:
1、根据学院档案馆要求归档的档案我处按时交由档案馆统一管理,以维护档案资料的完整和安全。
2、工作需要借阅档案,根据相关规定办理手续。档案借出后,、借阅者应对档案负责,不得遗失、泄密和污损,也不得任意抽换、涂改、勾画、拆散,用完后及时归还。
3、各级领导应将各类会议、大事的有关材料及时交档案,负责档案管理应经常检查、收集档案资料、材料,及时整理归档。
4、凡是需要销毁的档案资料,必须造具清册,经主管档案工作负责人批准后报学院审批后执行。
三、文件传阅和处理:
收到文件,要根据文件的内容、密级、传阅范围等要求,及时登、记、拟办、传递和送阅。
2、分发到有关科室的文件必须登记在案。
3、文件一般不外借,如确需借阅,应进行详细登记,并限期归还。
4、文件阅后(文件精神传达贯彻后)应及时立卷归档按有关规定理。
四、组织
1、处成立档案管理领导小组,负责对档案工作的领导并指定专人负责对档案的收集、整理、立卷归档等工作。
2、各科室应明确专人负责档案工作。
五、其他
1、未尽事宜由处负责解释。
2、本办法自公布之日起执行。
z医学院基建规划处
第15篇 某中学家长学校档案资料管理制度
中学家长学校档案资料管理制度
1、学校成立专门的档案资料室,专人负责管理各类档案。
2、凡家长学校所开展的所有活动,都必须有资料积累,并及时把资料归并成册,分类装订。
3、教师在家长学校活动中的教案、随笔、个案分析等都分门别类装订成册,交送资料统一保管。
4、家长会签到单、学员名册、优秀学员名册等按学期分类装订,送资料定保管。
5、资料室工作人员应尽心尽职,做到资料装订分门别类,存放整齐有序,不漏收、漏装资料。
6、加强学校领导对资料室的管理,不间断地进行检查,及时提出完善意见。
