- 目录
有哪些
物业客户档案管理制度主要包括以下几个方面：
1. 客户信息收集：确保全面收集业主的基本信息，如姓名、联系方式、房屋位置等，并保持信息的更新。
2. 档案分类与编码：根据客户类型和房屋属性进行档案分类，设定统一的编码规则，便于查找和管理。
3. 信息安全保护：实施严格的保密措施，防止客户信息泄露，遵守相关法律法规。
4. 档案存储与保管：规定档案的存储方式，如纸质文件的存放位置，电子文件的备份策略等。
5. 访问权限控制：明确谁可以访问客户档案，何时及如何访问。
6. 档案更新与清理：定期审查档案内容，及时更新过时信息，处理无用或过期档案。
7. 档案借阅与复制：设定借阅流程，规定复制档案的条件和限制。
实施细则
1. 客户信息收集：在业主入住时，由物业工作人员负责收集并录入系统，包括身份证、产权证明、联系方式等，确保信息准确无误。
2. 档案分类与编码：依据房屋所在的楼栋、单元和房号进行分类，编码采用“楼号-单元号-房号”的形式，电子档案则通过数据库管理系统自动编码。
3. 信息安全保护：所有档案存储在安全服务器中，设置访问密码，定期更换，物理文件存放在防火、防盗设施完备的档案室。
4. 档案存储与保管：纸质档案按类别和编码顺序排列，电子档案定期备份至外部硬盘，以防数据丢失。
5. 访问权限控制：只有经过授权的物业员工才能访问客户档案，且访问记录需详细登记。
6. 档案更新与清理：每年进行一次全面审查，更新业主变动信息，对已出售或出租的房源档案进行标注，无活动记录超过两年的档案进行归档或销毁。
7. 档案借阅与复制：业主或合法代理人需填写申请表，经审核后方可借阅或复制档案，且需在规定时间内归还。
上墙内容
1. “客户信息保密协议”，强调保护业主隐私的重要性。
2. “档案管理制度流程图”，清晰展示档案管理的各个环节。
3. “档案借阅规定”，列出借阅档案的步骤和注意事项。
4. “客户档案分类与编码示例”，帮助员工理解和执行分类规则。
5. “信息安全提示”，提醒员工遵守信息安全管理规定。
以上制度旨在规范物业客户档案管理工作，提高服务效率，保障业主权益，敬请全体员工严格遵守。
物业客户档案管理制度范文
第1篇 商住物业客户档案管理制度
商住大厦客户档案管理制度
1 制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度
2 管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
3 适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料:
1.收集客户单位资料
2.客户缴费记录包括各样应付之押金
3.客户装修工程文件
4.客户迁入时填具之资料
5.客户资料补充
6.客户联络资料
7.紧急事故联络人的资料
8.客户与管理处往来文件
9.客户违规事项与欠费记录
10.客户请修记录
11.客户投诉记录
12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序
4 注意事项
1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
2.协调与客户之间的关系,加强横向沟通;
3.做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4.接听客户投诉,解决客户投诉;
5.接听客户工程报修电话,及时联系修复。
5 工作表格
1.客户档案登记表(qms-pm-31301)
2.客户紧急联络表(qms-pm-31302)
3.非机动车车牌办理登记表(qms-pm-31303)
4.特殊事件记录表(qms-pm-31304)
5.停车位租售情况登记表(qms-pm-31305)
6.停车证发放登记表(qms-pm-31306)
7.电话报装申请表(qms-pm-31307)
8.电话变更登记表(qms-pm-31308)
9.备租/售电话号码登记表(qms-pm-31309)
10.电话过户登记表(qms-pm-31310)
11.境外雇员登记表(qms-pm-31311)
12.涉外常驻单位登记表(qms-pm-31312)
13.用户身份卡登记表(qms-pm-31313)
14.移机电话统计表(qms-pm-31314)
15.车位申请登记表(qms-pm-31315)
16.辞职、辞退员工名单记录表(qms-pm-31316)
17.代保管单元钥匙申请表(qms-pm-31317)
18.水、电表底数确认单(qms-pm-31318)
第2篇 物业客户档案管理制度
物业客户档案管理制度
(三)物业部客户管理的日常工作包括:1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格。
2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;3.]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4]接听客户投诉,解决客户投诉;
5]听客户工程报修电话,及时联系修复;
客户档案管理客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档、保管及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料:1]收集客户资料2]客户缴费记录包括各样应付之押金3]户装修工程文件4]客户迁入时填具之资料5]户资料补充:§客户联络资料§客户紧急事故联络人的资料§客户日常工作联系人的人事变迁资料6]客户与管理中心往来文件7]客户违规事项与欠费记录8]客户申请维修记录9]客户投诉记录10]客户单位有关的工程档案(二次装修工程有关资料)11]将客户资料分户进行保管,并由专人负责。
如遇特殊情况需翻阅客户资料,须经物业经理批准后方可查阅。
12]物业员工应严守保密制度,不准将客户资料与信息泄露他人。
第3篇 物业客户档案管理制度（3）
物业客户档案管理制度(三)
物业部客户管理的日常工作包括:
1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格。
2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;
3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
4]接听客户投诉,解决客户投诉;
5]听客户工程报修电话,及时联系修复;
客户档案管理
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档、保管及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:
1]收集客户资料
2]客户缴费记录包括各样应付之押金
3]户装修工程文件
4]客户迁入时填具之资料
5]户资料补充:
§客户联络资料
§客户紧急事故联络人的资料
§客户日常工作联系人的人事变迁资料
6]客户与管理中心往来文件
7]客户违规事项与欠费记录
8]客户申请维修记录
9]客户投诉记录
10]客户单位有关的工程档案(二次装修工程有关资料)
11]将客户资料分户进行保管,并由专人负责。如遇特殊情况需翻阅客户资料,须经物业经理批准后方可查阅。
12]物业员工应严守保密制度,不准将客户资料与信息泄露他人。
