物业档案管管理制度3篇

有哪些

物业档案管管理制度主要包括以下几个核心部分：档案分类与编码、档案收集与整理、档案保管与利用、档案安全与保密、档案信息化管理以及档案工作评估。

1. 档案分类与编码：明确各类档案的分类标准，如业主资料、物业合同、设施设备记录等，制定统一的编码规则，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定档案的来源、收集方式和时间，以及整理归档的程序和标准，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案保管与利用：规定档案的存储条件、借阅流程和期限，以及档案的备份和更新策略。

4. 档案安全与保密：设立安全措施，防止档案丢失、损坏，同时明确档案的保密级别和保密制度。

5. 档案信息化管理：利用信息技术，建立电子档案系统，实现档案的数字化管理和高效检索。

6. 档案工作评估：定期进行档案管理工作检查，评估执行效果，提出改进措施。

实施细则

1. 档案分类与编码：所有档案需按照预设的类别进行分类，每个类别分配一个独特的三位数字编码，如业主资料为“001”，物业合同为“002”，以此类推。编码应清晰标注在档案封面及内部文件上。

2. 档案收集与整理：各部门需在活动结束后一周内提交相关文件，由档案管理员进行整理，按照日期和重要性排序，贴上标签，放入相应的档案盒。

3. 档案保管与利用：档案库房应保持恒温恒湿，防火防潮。员工借阅档案需填写申请表，经部门负责人审批后方可借出，借阅期限不超过两周。

4. 档案安全与保密：敏感档案需存放在保险柜内，密码由专人管理。员工离职时，须清退所借档案。严禁对外泄露业主个人信息。

5. 档案信息化管理：所有纸质档案需扫描存档，建立电子目录，便于搜索。电子档案应定期备份，以防数据丢失。

6. 档案工作评估：每季度进行一次全面的档案管理审计，评估档案的完整性、保密性和利用率，发现问题及时整改。

上墙内容

1. “档案管理，服务业主，责任重于泰山。”

2. “分类明确，编码清晰，档案管理从我做起。”

3. “保护业主隐私，严守档案秘密，人人有责。”

4. “安全第一，预防为主，确保档案安全。”

5. “电子化管理，提高效率，便捷服务。”

6. “定期评估，持续改进，打造一流档案管理体系。”

以上各项规章制度旨在规范物业档案管理工作，提升服务质量，保障业主权益，望全体员工严格遵守。

物业档案管管理制度范文

第1篇 某物业档案管理制度

f物业档案管理制度

一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类,整理、立卷,做好文件索引,归档存放、管理。

二、各类档案资料设专柜存放保管,分类编号、编注目录,以便查阅。

三、经领导批示传阅的文件,须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。

四、注意做好保密工作。借阅文件,须经领导批准。若需抄摘或复印,应事先请示,未经批准不提抄摘或复印。

五、业主档案资料设专柜存放、保管,未经业主许可或公司领导批准(除本公司有关工作人员外)不得查阅或泄露业主档案资料。

六、定时检查、核对档案件数,做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作,发现异常或丢失,及时向领导汇报,查明原因。妥善处理。

七、对已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机处理,销毁档案资料要经过认真鉴定,列出清单,送领导审批后指派专人监销,防止泄密。

第2篇 商街物业档案管理制度

步行街物业档案管理制度

1目的

使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2适用范围

公司所有档案的管理。

3公司资料室文档资料管理

3.1公司资料室文档资料管理范围:公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、事件记录;物业管理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备份;人事资料;业主资料资料等。

3.2文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引,档案存放应有明确标识,以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引。

3.2物业管理相关政策 、法规:由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑,统一归入条例、法规类文件夹,并每季度核对或动议更改文件。

3.3重要资料:由综合文员负责收集,主要包括:外出考察资料,重要资料归属重要资料类文件夹。

3.4公司本部重要文件,主要包括:

3.4.1内部管理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。

3.4.2人事制度:公司各种人事政策,条例和规定等。

3.4.3行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。

3.4.4重要通知及通报:公司各种重要的通知、通告。

3.4.5公司会议纪要:总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等,由综合文员责收集、跟踪处理结果,并交综合文员存档。

3.4.8公司对外往来的各类公文:主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等,由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

3.5文档资料查阅或复印:物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印,需到综合文员办理登记手续。

4各部门文档资料管理

4.1各部门文件分类及编制要求:

4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,统一使用打印稿,行文应规范,不得有错别字。

4.1.2通常情况下,文件标题定为三号黑体字,文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字。

4.1.3公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别:

1)人事类:包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

2)行政类:包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

3)通知类:内部各类通知。

4)培训类:培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。

6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。

7)对外文件类:

①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等;

②对客户发文等:

③其它类:如电话表、名单、启示等。

4.2质量管理部应保管的资料:

4.2.1发展商提供的资料:

1)产权资料;

2)技术资料(含图纸);

3)交接手续及清单等。

4.2.2文档收集及整理:各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档,并编制存放目录索引,存放应有明确标识,并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

4.3各类文件更改要求:

各类文件张贴或下发后如需更改,必须由原文件审批人审批后,方可执行,并需即作废文件,同时在新文件上注明以此文件为准。

4.4各类文件发放要求:

4.4.1文件的发放应注明发放级别,通常应包括以下几类:

1)部门负责人以上人员阅;

2)主管级以上人员阅;

3)内部传阅;

4)张帖。

4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。

4.4.4文件通常张贴一周后收回存档,内部管理文件须加强保密工作,禁止外来人员拍摄或抄录。

4.5电脑文档管理:

4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作,各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密,且以光盘备份,并指定专人保管,管理情况须在部门经理处备案。

4.5.3电脑文档须妥善保存,如需删除,须报部门经理批准。

4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件,除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

4.6资料管理人员要定期检查专柜,核对件数,做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理。如系人为造成,要追究有关人员的责任。

第3篇 物业档案管理制度

1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围

适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2__四楼资料室。

5档案管理员

5.1行政人事部

6档案编号规则(见附件1)

7部门档案内容

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

8档案管理制度

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

9相关文档

9.1《档案编号规则》

10修订及实施

10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

10.2本规定修订权在公司。

10.3本规定从二零零四年六月一日实行。