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公司公文管理制度是企业管理中不可或缺的一部分，它旨在规范公司内部的沟通方式，确保信息传递的准确、高效和有序。通过明确公文的格式、流程和责任，该制度能够提高工作效率，减少误解，维护公司的专业形象，同时也有助于保障决策的合规性和执行力。
包括哪些方面
1. 公文类型定义：明确各类公文（如通知、报告、请示、批复等）的适用场景和内容要求。
2. 公文格式规范：规定标题、正文、附件、签名等各个部分的格式标准。
3. 公文审批流程：设定从起草、审核、签发到归档的完整流程，明确各环节责任人。
4. 时间管理：设定公文处理的时间限制，保证工作进度。
5. 保密规定：对于涉及敏感信息的公文，制定相应的保密措施和权限管理。
6. 电子化管理：适应数字化办公，设立电子公文管理系统，确保信息安全和便捷检索。
重要性
1. 提高效率：标准化的公文流程减少了无效沟通，提升了工作效率。
2. 维护秩序：清晰的公文管理制度能避免混乱，确保公司运营的有序进行。
3. 防止错误：规范的公文格式可以减少信息传达的误差，降低决策风险。
4. 法规遵从：符合法律法规的要求，避免因公文处理不当引发的法律纠纷。
5. 文化塑造：体现公司的专业性和规范化，有助于塑造良好的企业文化。
方案
1. 制定详尽的公文管理制度：由行政管理部门牵头，结合公司实际需求，制定全面、具体的公文管理规定。
2. 培训与宣导：定期组织公文写作和管理培训，让员工了解并熟悉制度要求。
3. 实施监督与反馈：设立监督机制，对公文处理情况进行定期检查，并根据反馈调整制度。
4. 引入技术辅助：利用现代信息技术，建立电子公文管理系统，提高公文处理的自动化程度。
5. 定期评估与更新：根据业务发展和内外部环境变化，定期评估制度的有效性，适时进行修订和完善。
通过以上措施，公司公文管理制度将得到有效的实施，为公司的日常运营和长期发展提供有力的支持。
公司公文管理制度范文
第1篇 物业管理公司公文管理制度
物业管理公司公文管理制度
(七)
第一条 总则1.山东物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。
为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2. 公文处理必须做到准确、及时、安全。
3. 各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚, 齐备。
4. 一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条 公文分类1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;2)按是否编号,分为编号文和不编号文;3.)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。
介绍信由专人管理。
凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;3.)不允许开具空白介绍信;
如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;3.内部出版物内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。
(如:山东物业管理有限公司内刊、客户通讯)4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;3.)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;
学术性、知识性资料;
其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条 收(发)文1.实行收、发文登记管理制度。
需要分别记入收、发文登记簿的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条 公文格式1.凡以山东物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;2.公司内部行文采用统一印制的内部联络单;3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的呈报批示单;4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、 、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。
如有 ,应在正文之后注明 名称和顺序;
5.公文纸一般用a4型,左侧装订;6.字体字号选用:公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;
小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、 说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条 公文办理1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;2)人名、地名、数字、引文要准确。
时间应写具体的 ,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;3.)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2. 会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;3.)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;3.行文字号
1)
5.3.1 公司:鲁字[200]第号 2)
5.3.2 直属部门:鲁字[200]第号为直属部门代字,具体如下:办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环签发公文必须经过发文单位负责人签发。
以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。
以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4. 执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;3.)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。
急、密件要在信封上加注急、密字样。
限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在文件签收单上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条 公文归档1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。
个人不得保存应存档的公文。
第七条 责任1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。
会签人对公文专业内容承担专业技术责任;2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条 附则本文中未能包括之公文,可依据公司大原则制定相应行文办法,并上报批准后执行。
第2篇 企业公司公文管理制度
公司公文管理制度
一、目的
为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理程序,最大限度地提高工作效率,结合公司实际,特制定本制度。
二、适用范围
《公文管理制度》适用于企业内外公文的制作、收发及管理。
三、管理职责
综合管理部公司为公文管理部门,负责公文的规范、起草、核稿、公布、存档等管理工作。
四、公文分类
公司公文按其内容性质分为5类,包括:
1.制度类公文
2.机构设立及人员任免公文
3.内部通知、通告类公文
4.对政府职能部门的报告、请示、公函类公文
5.会议纪要、备忘录类公文
五、权限划分
1.制度类公文代码为a,由综合管理部拟稿,分管副总经理审核,公司经理例会讨论通过,公司总经理批准和签发。
2.机构设立及人员任免公文(限公司部门级机构设立及人员任免)代码为b,由综合管理部行政科拟稿,分管副总经理审核,公司总经理批准和签发。
3.内部通知、通告类公文代码为c,由综合管理部行政科根据相关部门的发布内容拟稿,综合管理部部长审核,由相关部门的分管副总审核、签发,综合管理部备案。
4.对政府等部门报告、请示、公函类公文代码为d,由综合管理部根据相关部门的报送内容拟稿,由相关部门的分管副总审核,总经理审批和签发。
5.会议纪要、备忘录类公文代码为e,由综合管理部拟稿,综合管理部部长审核,总经理审批和签发。
6.各类公文发文端口、审核人、签发人、公文类别、公文头、公文字号详见附表一。
7.各类公文拟稿、审核、审批和发放均需依照权限实施,并办理审批手续。公文签发审批表详见附表二。
六、公文格式
1.内容范式
1)制度类公文
经公司××××××会讨论通过,并报董事长批准,现发布×××制度,自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免类公文
经公司研究,并报上级批准(如必要),决定设立/撤销××机构,任命/免去××先生/女士为××职务,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知
3)其他类别公文内容范式参照其文种固有格式书写。
1.文本格式
发文用纸为a4纸,标题小二号字,宋体加黑,正文一般为四号字,仿宋体,页边距上下左右各2cm,文件名与分隔线空1行,正文1.5倍行距,正文与文件名空1行,发文单位与正文空3行,发文日期与发文单位空1行,发文日期与发文单位位于页面右下靠右位置,发文单位公章盖在发文单位正中。
2.公文编号
1)制度类公文、机构设立及人员任免公文和对政府等部门报告、请示、公函类公文采用按发文的时间先后顺序获取公文编号。
2)内部通知、通告类公文和会议纪要、备忘录类公文分别按各自的公文文种单独编号,并按发文的时间先后顺序获取公文编号。
七、公文保管
所有公文原稿及其签发审批单由综合管理部指定专人负责保管,并按类别建立公文发文登记表格,进行发文登记和档案管理。发文公文登记表和作废公文登记表详见附件三、附件四。
综合管理部定期对各类外部单位收文进行分类登记和档案管理。收文登记表详见附件五。
八、本管理办法由公司综合管理部制定、执行和负责解释。
九、附件
第3篇 某某集团公司公文管理制度
某集团公司公文管理制度
第一条发文
1、公司各部门拟发稿(文)件,均须填制文件签发单,报总经理签发。
2、人事行政部需定专人对每份文件作好文号编制,及时准确按要求发送至相关单位、部门,并认真作好文件签收工作。
3、外送文件,经办人须用公司标准信封封存,并送(邮)至相关单位或上级部门,力求准确、无误。
第二条打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部负责。
2、公司各级部门所需打印的公文或其它文字资料,均由部门专人(文员)负责。
3、各类公文及资料的校稿由提供公文或资料的部门(人员)负责。
4、公司各类公文、文件、通知,人事行政部须分类存档一份。
第三条收文
1、凡外来文件或参会人员带回的会议文件,任何部门或个人收到后均应及时交至人事行政部,不得无故截留文件。
2、人事行政部收文后应及时作好收文登记工作,并根据文件精神或要求,认真填写公文处理传阅单,经人事行政部主管阅后及时由专人将文件送至相关部门负责人处予以办理。
第四条传阅
1、人事行政部须及时准确地将传阅文件按文件处理要求送相关部门负责人处。
2、人事行政部在规定时间内应及时收回传阅文件,不得有漏、损、销情况发生。
3、文件阅示人须认真阅文,并根据文件精神及公司要求布置好本部门或相关人员执行文件所要求事项,并在文件传阅单上签阅意见。
4、人事行政部根据领导批阅意见及文件精神,对执行未果的部门应督办,直至将公司领导意见及指示落到实处,并将执行情况报公司领导。
第三条附则
本制度由人事行政部制定并归口管理予以解答。
公文处理/传阅单
文件名称来文单位收文日期
领导批示意见:
签字:
年月日
处理/传阅人意见及签名:
备注:
公文处理/传阅单
文件名称来文单位收文日期
领导批示意见:
签字:
年月日
处理/传阅人意见及签名:
备注:
收 文 记 录
序号文件名称文号收文日期收文人
第4篇 某某公司公文管理制度
某公司公文管理制度
为使公文的签收及发放及时、准确,确保公文制作规范,保存完整、齐备。提高公文处理的工作效率和公文质量。特制订本制度
一、企业常用公文的构成
企业常用公文包括请示、报告、申请、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函件、会议纪要、工作总结、工作计划、讲话稿等。
二、文书收发管理
1、企业各部门与外界来往公文的收发由办公室统一负责。办公室主任指定专门人员负责往来公文的收发、拆封、登记、分发、制作、核稿、校对、发文等事宜。以传真、邮件、邮寄等方式到达的公文全部由办公室接收。再按公文按审批程序送至承办部门。如遇特殊情况无法及时送达,应提前电话通知知承办部门。文件传阅过程中应严格遵守传阅范围和保密规定,任何人不得将有密级的文书带回家、宿舍及公共场所,也不得传至权限范围之外的人员。
2、负责人阅读、批阅公文,当天阅读完后应在下班前将公文交至办公室。阅批公文一般不得超过两天,阅后应签名,并作拟办意见,责成相关部门办理。如需备查,应按照有关规定执行。办公室对公文负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到公文后应立即指派专人办理,不得将公文压放、分散。
三、公文的制作
公司发文工作集中在总公司办公室。凡是以____公司名义发出的通告、决定、请示、通知、报告、会议纪要等均属于发文范围。各部门不得以____的名义擅自对外发送正式公文。各部门需要向上级反映汇报重要情况或向下安排重要工作要求发文的,应向办公室提出发文申请,并将文字底稿交办公室审核。发文经办公室主任、分管经理核稿、修改后,交总经理会签后由办公室统一打印、盖章和分发。
四、公文归档与保管
1、全部处理完后的文书,按照一定的分类进行整理与编辑,并在文书保存本上做好登记。
2、企业个人不得保存企业文书、凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离企业的员工应将文件记录本清理移交。
3、如果职务或部门计划发生变更或做出调整,则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。
4、当年的公文于次年7月份前整理装订后编号递交档案室存档。存档时应列出详细地文档明细,一式3份。并由档案管理员、监交人确认签字以备查询调阅。
本制度自发布之日起执行。
第5篇 物业管理公司公文管理制度格式怎样的
物业管理公司公文管理制度
(七)
第一条 总则1.山东物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。
为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2. 公文处理必须做到准确、及时、安全。
3. 各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚, 齐备。
4. 一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条 公文分类1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;2)按是否编号,分为编号文和不编号文;3.)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。
介绍信由专人管理。
凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;3.)不允许开具空白介绍信;
如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;3.内部出版物内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。
(如:山东物业管理有限公司内刊、客户通讯)4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;3.)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;
学术性、知识性资料;
其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条 收(发)文1.实行收、发文登记管理制度。
需要分别记入收、发文登记簿的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条 公文格式1.凡以山东物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;2.公司内部行文采用统一印制的内部联络单;3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的呈报批示单;4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、 、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。
如有 ,应在正文之后注明 名称和顺序;
5.公文纸一般用a4型,左侧装订;6.字体字号选用:公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;
小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、 说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条 公文办理1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;2)人名、地名、数字、引文要准确。
时间应写具体的 ,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;3.)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2. 会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;3.)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;3.行文字号
1)
5.3.1 公司:鲁字[200]第号 2)
5.3.2 直属部门:鲁字[200]第号为直属部门代字,具体如下:办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环签发公文必须经过发文单位负责人签发。
以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。
以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4. 执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;3.)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。
急、密件要在信封上加注急、密字样。
限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在文件签收单上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条 公文归档1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。
个人不得保存应存档的公文。
第七条 责任1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。
会签人对公文专业内容承担专业技术责任;2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条 附则本文中未能包括之公文,可依据公司大原则制定相应行文办法,并上报批准后执行。
第6篇 某广州地产公司公文管理制度
1、公文管理
1.1收文
a、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。
b、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。
c、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。
d、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。
e、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。
f、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。
g、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。
h、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。
1.2发文
a、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,::由主管副总经理签发。
b、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。
c、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。
d、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。
1.3发文注意事项
a、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。
b、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。
c、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。
1.4公文种类
a、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
b、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
c、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。
d、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
e、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
f、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
g、批复:适用于答复下级单位请求事项。
h、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
i、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。
1.5公文格式
公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。
a、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。
b、公文秘密等级分为绝密、机密、秘密,其中:绝密、机密公文应标明份数、序号。
c、紧急文件分别标明特急、急件。
d、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
e、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
f、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。
g、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。
h、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。
i、公文用纸统一采用国际标准a4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。
1.6行文规则
a、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。
b、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。
c、请示应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
d、报告中不得夹带请示事项。
e、草拟公文做到:
⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。
⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。
⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。
⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书
写。
f、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
g、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。
1.7公文办理
a、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
b、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。
c、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。
d、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。
e、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
1.8公文立卷、归档及销毁
a、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
b、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。
第7篇 建设集团公司公文事务性文件管理制度
建设集团公司公文及事务性文件管理制度
1.目的
为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道,特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司全体员工。
3.术语和定义
3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。
3.2.公文的种类中要有:
3.2.1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:
3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。
3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。
3.2.5.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况。
3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。
3.2.7.请示:适用于向上级单位请求指示、批准。
3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。
3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。
3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。
4.制度内容
4.1.公文相关工作要求
4.1.1.拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签;
4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。
代字:发文单位,由浙中建表示;
年份应标全称,用小括号[]括入;
序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加第字;
编号示例:浙中建[2022]第1号;(即浙江__建设集团有限公司2022年所发的第一份公文);
公文编号由行政人事部指定专人进行记录;
4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;
4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案;
4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记;
4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;
4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。
4.2.事务性文件工作要求
4.2.1.文件编制格式
4.2.1.1.正式发布的文件必须编制文件编号、文件主题(或文件名称)和页码,以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用第 页 共 页的形式标识;
4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件《公司事务性文件模板》,同一类文件的编制格式应保持一致;
4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合,连续编号:
?一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;
?公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;
?部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改;
?文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用qt表示其他类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设,文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;
?年度编号以4位阿拉伯数字表示;
?每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示,第一次发布时用1表示,当有修改第二次发布时用2表示,版本标识时数字要连续,不得断开使用);
编号举例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今年发出的第2份通知;
4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,如果要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。
5.文件种类及代码
文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码
章程zc决议jy方案fa计划jh
议案ya制度zd批复pf申请sq
流程lc合同ht通告tg报表bb
工作联系单l_d通知tz总结zj日报rb
备忘录bwl会议纪要hyjy信函_h周报zb1
传真cz报告bg决定jd月报yb
指示zs请示qs招标zb其他qt
说明:不在上述范畴的文件统一归入qt其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,需要增设时由行政人事部制定。
6. 公司目前以表单式管理为主,简单、明了、易懂,增设的表单详见附件。
附件1:表22 对外传真表
附件2:表23 公司事务性文件模板表
附件3:表24工作联系表
附件4:表25市场营销人员工作月报表
浙江__建设集团有限公司
二零一五年二月十二日
第8篇 物业管理公司公文管理制度（7）
物业管理公司公文管理制度(七)
第一条 总则
1.山东__物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2.公文处理必须做到准确、及时、安全。
3.各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚,附件齐备。
4.一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条 公文分类
1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;
2)按是否编号,分为编号文和不编号文;
3)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;
2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;
2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;
3)不允许开具空白介绍信;如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;
3.内部出版物
内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。(如:山东__物业管理有限公司内刊、客户通讯)
4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;
2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;
3)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;学术性、知识性资料;其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条 收(发)文
1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入收、发文登记簿的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;
2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;
2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;
3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条 公文格式
1.凡以山东__物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;
2.公司内部行文采用统一印制的内部联络单;
3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的呈报批示单;
4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序;
5.公文纸一般用a4型,左侧装订;
6.字体字号选用:
公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条 公文办理
1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;
2)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;
3)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2.会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;
2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;
3)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;
3.行文字号
1)5.3.1公司:鲁__字[200_]第___号
2)5.3.2直属部门:鲁___字[200_]第___号
_为直属部门代字,具体如下:
办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环
签发公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4.执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);
2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;
3)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。急、密件要在信封上加注急、密字样。限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在文件签收单上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条 公文归档
1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;
2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;
3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;
4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。个人不得保存应存档的公文。
第七条 责任
1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。会签人对公文专业内容承担专业技术责任;
2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;
3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;
4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条 附则
