- 目录
建档管理制度是企业管理的核心环节之一，旨在规范企业内部信息的收集、整理、存储和使用流程，确保信息的安全性和有效性。它涵盖了员工档案、项目文档、财务记录等多个方面的管理。
包括哪些方面
1. 员工档案管理：包括员工的基本信息、工作经历、绩效评估、培训记录等，以全面了解和评估员工的工作表现。
2. 项目文档管理：涵盖项目启动、执行、监控到结束的全过程文件，确保项目信息的完整性和可追溯性。
3. 财务记录管理：包括财务报表、发票、合同等，保证财务数据的准确性和合规性。
4. 法规遵从性：确保所有的档案管理符合相关法律法规的要求，防止潜在的法律风险。
5. 知识产权管理：保护企业的知识产权，如专利、商标、版权等，防止泄露和滥用。
6. 安全与保密：建立安全措施，防止档案的丢失、损坏或未经授权的访问。
重要性
1. 提高效率：良好的建档管理制度能快速定位所需信息，减少查找时间，提高工作效率。
2. 保障合规：确保企业行为符合法规要求，避免因信息管理不当引发的法律纠纷。
3. 保护资产：有效管理企业的知识资产和财务记录，防止信息流失，保障企业利益。
4. 促进决策：准确、全面的信息为管理层决策提供依据，降低决策风险。
5. 维护形象：有序的档案管理展示企业的专业性和管理水平，提升企业形象。
方案
1. 制定详细规范：明确各类档案的分类标准、编码规则、保存期限等，制定详细的档案管理流程。
2. 建立电子化系统：利用现代信息技术，建立电子档案管理系统，便于信息检索和备份。
3. 培训与指导：定期对员工进行档案管理培训，确保全员理解和遵守制度。
4. 设立专职岗位：配置专门的档案管理人员，负责档案的日常管理和维护。
5. 定期审查：定期对企业档案进行审计，检查制度执行情况，及时调整和完善。
6. 强化安全防护：设置访问权限，采用加密技术，防止信息泄露，定期更新安全防护措施。
7. 建立反馈机制：鼓励员工反馈档案管理中存在的问题，持续优化管理制度。
通过上述方案的实施，企业可以构建一个高效、安全、合规的档案管理体系，为企业的长期发展奠定坚实基础。
建档管理制度范文
第1篇 基建档案管理制度
第一条 基建档案资料管理部门在档案部门的指导下,负责全公司基建档案和单项工程档案资料的收集和管理。
第二条 在办理验收移交使用的同时,应建立基建技术档案,档案包括以下几个方面的内容:
(一) 工程竣工图;
(二) 图纸会审记录,设计变更通知和技术核定单;
(三) 材料、构件和设备的质量合格证明;
(四) 隐蔽工程检查验收记录;
(五) 工程质量检验评定记录;
(六) 工程质量事故发生和处理记录;
(七) 测量定位,放线检查验收记录;
(八) 建构筑物沉降和变型观测记录;
(九) 设备、管道、电气安装试验、调整试运转记录。对于重大精尖及大型动力设备或专用生产线,应将安装、调试情况专门记录;
(十) 由施工单位和设计单位提出的建构筑物使用注意事项;
(十一) 上级部门对该工程的有关技术决定;
(十二) 施工日记。
第三条 按照公司建档规范进行登记整理,注明密级和保管期限,同时做好归档立卷工作。
第四条 凡新开工项目竣工后,均应及时整理资料,并做好综合验收的准备工作。
第五条 借阅基建档案,必须按规定办理借阅手续。重要基建档案必须经档案管理部门领导批准后方可借阅。
第六条 基建档案须按档案管理规定进行保管,每年进行一次全面检查,检查图纸档案资料有无丢失、霉烂、虫咬,帐物是否相符,如存在问题要及时采取措施。
第七条 档案室内做好防火、防盗、防汛工作,未经许可闲杂人员不准进入。
第八条 本制度自下发之日起执行,原制度同时废止。
第2篇 气瓶的建档、标识管理制度
气瓶充装单位应配备计算机对自有气瓶和托管气瓶进行建档登记，气瓶建档登记包括建立电子档案和建立文本档案两部分。
一、气瓶电子档案
气瓶的电子档案至少应包括以下内容：
1、气瓶的登记信息，包括：气瓶在充装单位的编号、气瓶名称或型号（应填写lpg50、lpg15、lpg10、lpg5、lpg2、lpg0.5等）、气瓶充装介质名称或化学分子式。
2、气瓶的制造信息，包括：气瓶制造单位名称或代号、气瓶制造编号、气瓶制造年月。
3、气瓶的检验信息，包括：气瓶上次检验日期、气瓶上次检验的检验单位名称、气瓶下次检验日期、气瓶历史检验记录。
4、气瓶的基本技术参数信息，包括：气瓶的公称工作压力（单位：mpa）、水压试验压力（单位：mpa）、重量（单位：kg）、容积（单位：l）、瓶体设计壁厚（单位：mm）。
二、气瓶文本档案
气瓶的文本档案除包括气瓶电子档案的全部内容外，还须有气瓶的检验合格证、自有气瓶的出厂合格证或质量证明书、托管气瓶的托管见证资料等。
第3篇 气瓶的建档标识管理制度
气瓶充装单位应配备计算机对自有气瓶和托管气瓶进行建档登记,气瓶建档登记包括建立电子档案和建立文本档案两部分。
一、气瓶电子档案
气瓶的电子档案至少应包括以下内容:
1、气瓶的登记信息,包括:气瓶在充装单位的编号、气瓶名称或型号(应填写lpg50、lpg15、lpg10、lpg5、lpg2、lpg0.5等)、气瓶充装介质名称或化学分子式。
2、气瓶的制造信息,包括:气瓶制造单位名称或代号、气瓶制造编号、气瓶制造年月。
3、气瓶的检验信息,包括:气瓶上次检验日期、气瓶上次检验的检验单位名称、气瓶下次检验日期、气瓶历史检验记录。
4、气瓶的基本技术参数信息,包括:气瓶的公称工作压力(单位:mpa)、水压试验压力(单位:mpa)、重量(单位:kg)、容积(单位:l)、瓶体设计壁厚(单位:mm)。
二、气瓶文本档案
气瓶的文本档案除包括气瓶电子档案的全部内容外,还须有气瓶的检验合格证、自有气瓶的出厂合格证或质量证明书、托管气瓶的托管见证资料等。
