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传真管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范企业内部的传真收发行为，提高工作效率，保障信息安全，防止误操作和信息泄露。其主要内容涵盖以下几个方面：
1. 传真设备的管理和维护
2. 传真收发的审批流程
3. 信息保密和安全措施
4. 传真记录的保存与归档
5. 员工培训与责任规定
包括哪些方面
1. 设备管理：明确传真机的放置位置，指定专人负责设备的日常维护和故障报修，确保设备正常运行。
2. 审批流程：设立明确的传真发送和接收审批制度，对于敏感或重要文件，需经部门主管或指定人员审批后方可操作。
3. 信息安全：规定禁止传输涉及公司机密或个人隐私的信息，对敏感内容进行加密处理，防止信息泄露。
4. 记录保存：建立传真收发记录，详细记录每份传真的发送时间、接收方、内容摘要等，便于追溯和审计。
5. 员工培训：定期对员工进行传真使用规范的培训，增强员工的安全意识和操作技能。
6. 责任规定：明确违反规定的处罚措施，确保制度的有效执行。
重要性
传真管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能规范企业内部的工作流程，提高办公效率，减少因操作不当导致的时间浪费。另一方面，它能有效保护企业信息资产，防止重要信息在传输过程中被非法获取或滥用，维护企业的竞争优势。遵守相关规定也有助于规避潜在的法律风险，保护企业和员工的合法权益。
方案
1. 设立传真使用规定：制定详细的传真使用手册，明确操作步骤和注意事项，供员工参考。
2. 实施权限管理：对敏感信息的传真操作实行权限控制，非授权人员不得擅自操作。
3. 加强监控：通过技术手段监控传真设备的使用情况，及时发现异常行为。
4. 定期审计：定期检查传真记录，核实信息的准确性，评估制度执行效果。
5. 建立反馈机制：鼓励员工报告任何违反规定的行为，及时纠正问题。
6. 持续改进：根据实际情况和员工反馈，适时调整和完善管理制度。
通过以上方案的实施，我们期望能构建一个高效、安全、有序的传真管理体系，为企业的日常运营提供有力保障。
传真管理制度范文
第1篇 物业公司传真机复印机计算机电脑管理制度
物业公司传真机、复印机、计算机(电脑)管理制度
一、为确保办公设备的正常运行和使用,必须指定专人保管、操作使用。
二、非操作人员,未经许可不得私自操作使用。
三、为节约纸张和能源,严格控制复印和传真数量,非必要不予复印和传真。
四、一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真,特殊情况须经领导同意,并办理付款手续后,方可操作使用。
五、严格控制计算机外部软件流入管理,严禁安装游戏软件(盘)和使用,以防电脑病毒感染。
六、计算机内存资料注意保密,凡涉及机要文件资料须加密码保存,未经批准,任何人不得提取(阅)电脑内存信息、数据资料。
七、凡内部常用业务资料、数据,必须进行备份处理,以免丢失。
八、下班工作结束后,应做好办公设备的日常保养和清洁工作,并及时处理废弃稿件,切断电源。
第2篇 装饰公司电话及传真管理制度
装饰工程公司电话及传真管理制度
1、原则上不准许拨打长途电话,如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后,方可拨打,需登记通话时间,并从每月工资中扣除;
2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务;
3、接听电话时,应使用普通话:“您好,祥和园装饰工程公司!”如当事人不在,应告知对方,“请问有什么事,需要我帮助或转告吗”如对方有事需转告,应做好相关记录,以便查询;
4、在接听内部和外部电话时,如当事人不在,应做好电话记录并及时转告,以免影响正常工作;
5、原则上公司传真由专人指定接收及发送,涉及到机密内容应妥善保管;
6、在接发传真时,应做好登记工作,并及时把传真内容交由当事人,如当事人不在,应保存好传真文件。
7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好,有问题及时维修,以免影响工作。
第3篇 公司电话传真管理制度-5
公司电话、传真管理制度5
为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。
第一章需求申报
第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
第二条部门经理填写“办公用品需求申请表”,根据表格规定的内容填写。
第三条部门经理负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示。
第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
第二章使用管理
第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。
第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。
第十条员工因业务需打长途电话时,要在“长途电话记录”上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
第十一条员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在“长途电话记录”上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。
第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。
第十三条各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交人力资源部。
第十四条人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。
第三章维修与报停
第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
第十六条电话或传真出现故障,部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。
第十七条各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。
第十八条本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。
第4篇 售楼处传真机电话管理制度
售楼处传真机、电话管理制度
一、售楼处所有电话由办公室统一管理,对可拔长途及特殊功能电话实行严格管理,任何人因工作需要须用此类电话应报副总监批准到办公室登记方可使用。
二、员工不得利用办公电话进行与业务无关的聊天或闲谈,被发现者将受到行政处罚50元/次。
三、传真机由办公室委托销售副总监管理使用,对外发送传真应先到副总监处登记发送时间、接收人及文件大致内容,经副总监签批后再行发送。
第5篇 公司电话传真管理制度
为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。第一章需求申报
第一条 各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
第二条 部门经理填写“办公用品需求申请表”,根据表格规定的内容填写。
第三条 部门经理负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示。
第四条 部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条 人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条 总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。第二章使用管理
第七条 各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条 上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。
第九条 各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。
第十条 员工因业务需打长途电话时,要在“长途电话记录”上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
第十一条 员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在“长途电话记录”上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。
第十二条 员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。
第十三条 各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交人力资源部。
第十四条 人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。第三章维修与报停
第十五条 各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
第十六条 电话或传真出现故障,部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。
第十七条 各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。
第十八条 本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。
