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文书管理制度是企业内部管理的重要组成部分，它旨在规范各类文书的生成、审批、归档和使用流程，确保信息传递的准确性和效率。该制度涵盖以下几个主要方面：
1. 文书分类与定义：明确各类文书的类型，如报告、通知、合同、会议纪要等，以及它们的适用范围和格式要求。
2. 制作与审批流程：规定文书的起草、审核、批准和签发环节，确保文书内容的合规性和准确性。
3. 存储与检索机制：建立文书的存储系统，包括电子文档和纸质文件的管理，以及方便快捷的检索方法。
4. 保密与安全措施：针对敏感信息，制定相应的保密规定，防止信息泄露。
5. 更新与废止规则：设定文书更新的频率和条件，以及不再适用文书的处理方式。
包括哪些方面
1. 文书格式标准：规定字体、字号、版面布局等，以保持企业形象的统一。
2. 责任分配：明确各部门在文书管理中的职责，如起草人、审核人、批准人的角色和权限。
3. 时间管理：设定文书制作、审批和发布的时间限制，提高工作效率。
4. 训练与指导：为员工提供必要的文书写作和管理培训，确保他们理解并遵守制度。
5. 监督与评估：设立监督机制，定期评估文书管理制度的执行情况，以便及时调整和完善。
重要性
文书管理制度对于企业的运营至关重要，它能够：
1. 维护信息的一致性：确保所有对外发布的文书都符合企业标准，减少误解和冲突。
2. 提高沟通效率：清晰的流程使得信息传递快速准确，减少延误和错误。
3. 保障信息安全：防止机密信息外泄，保护企业利益。
4. 规范行为：通过制度约束，提高员工的工作纪律性和责任感。
5. 法律合规：确保文书内容符合法律法规要求，降低法律风险。
方案
1. 制定详细的文书管理手册，作为员工参考的工具书。
2. 实施在线文档管理系统，便于文档的创建、审批和共享。
3. 定期进行内部审计，检查文书管理制度的执行情况。
4. 对违反制度的行为采取纠正措施，如警告、培训等，严重者可进行纪律处分。
5. 鼓励员工提出改进建议，持续优化文书管理制度，使其更适应企业的发展需求。
通过上述方案，我们可以构建一个高效、安全、合规的文书管理体系，为企业的日常运营和长期发展提供有力支持。
文书管理制度范文
第1篇 临床护理文书管理制度办法
(1)临床护理文书管理的基本原则
1) 护理部根据广东省《临床护理文书规范》中的临床护理文书质量评价内容修改和完善本
医院的护理文书质量评价标准,危重患者护理记录随时检查,保证记录的真实性。
2)护理文书质量管理实施分级管理制度。要重视护士的书写和表达能力的培养。重视护理文书书写过程质量控制。护理文书的质量控制权限下放到组长。高级责任护士
第2篇 文书管理制度
文书管理制度
第一章 总则
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条 所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。
第二章 文件的收发和催办
第四条 对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。
第五条 文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条 学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。
第七条 为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条 各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条 机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。
第三章 文件的借阅和清退
第十条 各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。
第十一条 借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。
第十二条 严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外，实行月终一小清，季末一中清，年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报，不得延误积压。如文件丢失，必须查明原因和责任者，写出书面报告，按情节轻重，给予必要的处分。
第四章 文件的保管和归档
第十三条 凡下列文件统一由学院档案室保管归档：
（1）上级机关来文，上级对学院报告、申请的批复；
（2）学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等；
（3）学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录；
（4）参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等；
（5）反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等；
（6）反映学院有关奖惩的材料；
（7）学院日志、南广大事记和工作简报；
（8）向上级请示批复的文件及上报的有关材料等；
（9）上级部门直接发至学院各单位的文件，如涉及到学院全局的，应交院长办公室由机要员登记，由分管院领导批示后再下发办理。
第五章 文件立卷与销毁
第十四条 立卷要求
（1）文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；
（2）按立卷要求分卷装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，列好案卷目录，清点案卷无误后方可归档；
（3）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；
（4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；
（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
第十五条 文件的销毁
（1） 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，院长办公室机要员应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续；
（2） 经审核同意销毁的文件，应由机要员和院办主任在场负责销毁。
第六章 文件传阅
第十六条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所。
第十七条 阅读文件应抓紧时间，不影响他人传阅，当天阅后应签名以示负责。如有：“提示”、“拟办意见”，院长办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求办理有关事宜。
第十八条 阅文时不得抄录全文，以防泄密。
第十九条 不得任意取走文件夹中任何文件，如确工作需要，要办理借阅手续。
第二十条 文件阅完后，应送交机要员，避免横传，以便保管。
第二十一条 对于紧急文件要速阅速办。
第3篇 投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
第4篇 公司文书管理制度
公司文书管理制度范本
(九) 总则
第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。
第期。
(十) 文字从左至右横写,横排。
第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。文书办理
第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。
第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。
第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
第十一条 草拟文书必须符合下列要求:
(一) 要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
(。
(四) 文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。
第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。
第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。
第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。
第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。文书立卷和销毁
第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。
第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况便于保管、查找、利用。
第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。
第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。附 则
第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。
第二十二条 本办法从发布之日起施行。
第5篇 p粮食局文书档案管理制度
粮食局文书档案管理制度
一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高业务水平和工作能力。
二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。
三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。
四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱护档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和安全。
五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的安全、有效。
六、档案的鉴定销毁工作,必须按照有关规定和程序组织实施。
七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。
第6篇 j机关文书工作管理制度
为充分发挥机关公文的效用,提高机关公文制发的质量,特制定本制度。
1、收发规范:收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文,均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全及时;发放登记及时、准确、保密、保证无积压、无遗漏、无差错、无遗失。
2、阅办高效:文件登记后,要及时给领导批办,做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、归档科学:公文阅办完毕后,应主动、及时退还文书保管归档,不得擅自存放,工作上需要的可保留复印件以备查。办公室收集整理后,对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷归档。对需要销毁的文件,由办公室登记造册、到指定造纸厂监销。
4、公文拟稿:公文内容按政策规定,严谨明确,措施、办法切合实际,文字表达准确精练、文件格式规范。公文拟稿必须使用专用稿纸,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹力求清晰。
5、公文审核、签发:凡以本局名义制发的公文(包括总结、信息、新闻报道、专题报告等),必须由职能科、所、中心负责人核稿,由分管局长审稿,主管局长签发。
6、公文打印、校对:打印的文件应符合公文的格式和用纸要求,各科、所、中心拟稿的文件,清样稿由各科、所、中心负责校对,正确无误后印刷。文件版面要求整洁清晰,印刷份数按发文数量和发文范围确定,所发文件办公室存档二份,各科、所、中心各一份,正副局长室各一份。
第7篇 文书档案管理工作制度
1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
第8篇 房地产公司文书管理制度
房地产开发公司文书管理制度
一、发文
1、起草:公文文体、格式等使用准确、符合规范要求;文字要准确、精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范,公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核,总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发。
2、审批:据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。
3、发送:文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。
二、收文
1、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
3、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总经理办公室主任同意后办理。
免影响公司的正常工作。
4、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。
5、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。
7、 文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处 50 元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50 元以上罚款直至辞退。
第9篇 公司文书管理制度（9）
公司文书管理制度范本(九)
总则
第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。
第二条 公司文书是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,
各级部门必须认真做好文书管理工作。
第三条 文书处理必须做到准确、及时、简便,文书由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。
第四条 文书管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。
文书主要种类
第五条 公司文书种类主要有:
(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
(二)通告:公布应当普遍遵守的事项,用“通告”。
(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的文书,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。
(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”。
(六)批复:答复请示事项或对下级布署工作,用“批复”。
(七)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与全单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。
(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排,工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。
(九)工作计划;进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。
文书格式
第六条 文书一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间,抄送机关,附注等部分组成。
(一)文书标题,应当准确、简要地概括文书的主要内容,一般应标明发文机关和文书种类,除批转规章制度外,
一般不加书名号。
(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。
(三)文书一律加盖印章,上报的文书,应注明签发人。
(四)秘密文书应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
(五)紧急文书分别标明“特急”、“急”。
(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。
(七)文书如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。
(八)发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议各名称和通过日期。
(十)文字从左至右横写,横排。
第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。
文书办理
第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。
第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。
第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
第十一条 草拟文书必须符合下列要求:
(一)要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
(二)情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。
(三)人名、地名、数字、引文要准确、时间应写具体的年、月、日。
(四)文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,
一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。
第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直
接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。
第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。
第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内
容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。
第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
文书立卷和销毁
第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。
第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况
便于保管、查找、利用。
第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。
第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
附 则
第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。
第二十二条 本办法从发布之日起施行。
第10篇 文书库管理制度范文
文书库管理制度
一、中文书库管理制度
1.中文书库实行闭架借阅。
2.本馆不办理集体借书。
3.书库钥匙由专人管理。
4.工作人员下班时,要关好门窗及电灯。
5.书库内严禁吸烟。
6.书库内配备的灭火器材不准随便搬动。
7.非书库工作人员,未经批准严禁入内。
二、外文书库管理制度
1.外文书库实行开架借阅。
2.读者不准带书包入库。
3.书库钥匙由专人管理。
4. 工作人员下班时,要关好门窗及电灯。
5.书库内严禁吸烟。
6.书库内配备的灭火器材不准随便搬动。
第11篇 附五医院护理文书管理制度
第五医院护理文书管理制度
护理文书描述了病员住院的全过程,是正确分析诊断,治疗和护理的第一首重要依据,它直接地反映了治疗及护理质量。每位护理人员应认真、细致地观察和了解病情,运用医学理论知识进行综合分析,及时准确地为医疗、护理提供依据。为了提高我院护理文书质量,做如下规定:
一、要求
1、护理病历书写严格按照江西省《病历书写基本规范(试行)》实施细则的基本要求进行书写。
2、进一步提高全体护理人员对护理文书重要意义的认识,要求护士长组织学习,全面落实。
3、各种记录规格项目符合护理文书书写检查内容及评价标准。
4、记录内容真实、准确、及时、客观,项目齐全,字迹工整,清晰,无错别字,格式正确,无漏记,统一用蓝黑墨水书写。
5、书写要实事求是,对患者负责,能提供必要的法律依据。
6、对于护理观察病情描述时,应突出重点,简明扼要,使用医学术语,各项记录内容与记录时间相互对应,能客观地反映病情变化,护理措施,执行医嘱情况,治疗和护理效果等。
7、因抢救急危患者,未能及时书写病历时,护理人员应在抢救结束后6小时内据实补记,并加以说明。
8、每份病历要求90分以上,全院护理文书书写合格率≥95%。
二、检查方法
1、要求各科护士长或质控小组成员,对本科室护理病历进行质控检查,每周一次,有记录。
2、护理部组织每季度抽查归档病历(每个科室10份)进行集中检查,检查中发现问题及时反馈病区护士长,并做好记录,提出改进措施。
3、每月院护理文书质控小组到病区检查运行病历抽查的结果,有记录,评价及反馈措施。
第12篇 _畜牧水产局文书档案管理制度
一、认真贯彻执行党和国家的档案工作制度和保密制度,坚持集中统一管理的原则,确保文书档案完整齐全和绝对安全。
二、凡外来公函、电函、文件等,一律由办公室负责人或保密员收拆、统一登记编号、签出处理意见,分送有关领导或股站室阅办.上级机关来文,要及时报局领导阅示,并送有关股站室阅办和归档。
三、凡以局名义发出的文件,由承办者拟稿,经股站室负责人核稿后,交办公室负责人审核,再送局长或主管局长签发,由文印室统一编号、打印,办公室盖章发送.
四、文件借阅要办理登记手续,阅后迅速交档案室归档.除上级机关组织人事部门可以按规定办理手续借阅干部人事档案外,只有分管人事领导和人事股人员才能查阅干部人事档案。
五、档案管理人员和档案查阅者必须忠于职守,保守秘密,及时做好档案的材料收集、归档、整理等工作,保管、爱惜好档案。
第13篇 公司文书管理工作制度-5
公司文书管理工作制度5
第一章目的
第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。
第二章组织管理
第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。
第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。
第三章文书的种类
第四条公司的通用文书有以下几种。
(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。
(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。
(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。
(5)批复:上级答复下级的请示事项。
(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。
(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。
(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。
(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。
第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。
第六条文书的类别。
(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。
(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。
第四章文书制作要领
第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。
(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。
(2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。
(3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主体部分。
(5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。
(6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。
(7)公文印章:加印在发文日期中间。
(8)密级:保密文件注明密级。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。
第八条用纸格式。
(1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)图文区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。
第九条印装格式。
(1)公文均采用横书横排。
(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。
(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。
第十条版面格式:首页采用文头。
第十一条公文行文原则。
(1)上行文原则。
①逐级行文,即下一级行文给直接上级。
②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。
③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。
(2)下行文原则。
①逐级行文。
②多级同时行文。
③直贯到底行文。
(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
第十二条文书的署名。
(1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。
(2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第十三条文书的盖章。
(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。
(2)如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。
(3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十四条文书制作注意事项。
(1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。
(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。
(3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。
(4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。
(5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。
(6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。
(8)不轻易越级行文。
第五章文书制作流程
第十五条对外行文操作流程。
(1)拟稿。
①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。
②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。
③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
(2)核稿。
①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。
②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。
(3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。
(4)编号。由行政部统一编排发文字号。
(5)缮印、校对。
①急件应先行处理。
②保密件应由专人打印。
③打印后的校样、废纸等应妥善处理。
④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。
⑤打印、校对责任人签名。
(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。
(7)填写登记簿。
(8)封发。
①发文工作由行政部门负责。
②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。
第十六条对内行文处理程序。
(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
(2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
(3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。
第六章文书的发送
一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。
第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
第十八条公司内部文书原则上不封缄。
第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。
第七章文书的处理
第二十条普通文书的处理原则。
(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。
(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。
(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。
第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
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第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。
第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。
第九章收文操作流程
第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。
第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。
第二十六条分发。
(1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。
(2)分发去向。
①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。
②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。
③参阅性文件,直接组织传阅。
④范围不明的文件,送领导审阅。
第二十七条催办。
分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。
第二十八条结办。
文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。
第十章文书的整理与保存
第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。
第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。
第十一章文书的保存年限
第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。
第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。
第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。
第十二章注意事项
第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。
第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。
第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。
第十三章附则
第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。
第14篇 质监局执法文书管理制度
制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:
为加强执法文书的管理,促进该项工作的制度化、规范化、维护执法文书使用的科学性和严肃性,特制定本制度:
一、执法文书由局办公室统一管理,办公室确定专人负责执法文书的购买、登记、保管、编号、发放、回收。
二、各执法单位必须确定专人负责文书的领取、保管、领取文书时应认真填写文书清单,并签名或押印。文书的收回按编号登记,并填写文书回收清单,经办公室认真核对无误,双方应签名或押印。
三、作废的文书,承办单位应说明理由,经分管局长审核后,交办公室收回,并盖作废章。
四、凡编号文书,丢失或人为的浪费,少一张罚款100元,并视其情节追究单位负责人和直接责任人的责任。
五、执法文书为行政执法使用,任何单位和个人不得转借或他用,谁出问题谁承担责任。
六、凡局押印的执法文书,必须经局长或分管局长批准后,方可领取。
第15篇 医院临床护理文书管理制度
医院临床护理文书管理制度
(1)临床护理文书管理的基本原则
1) 护理部根据广东省《临床护理文书规范》中的临床护理文书质量评价内容修改和完善本医院的护理文书质量评价标准,危重患者护理记录随时检查,保证记录的真实性。
2)护理文书质量管理实施分级管理制度。要重视护士的书写和表达能力的培养。重视护理文书书写过程质量控制。护理文书的质量控制权限下放到组长。高级责任护士
