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应收账款管理制度是企业财务管理的核心组成部分，其主要作用在于有效控制企业的现金流，确保资金的稳定回流。它通过对客户信用的评估、账款的跟踪管理以及逾期账款的催收策略，维护企业财务健康，降低坏账风险，提升经营效率。这一制度也有助于建立良好的客户关系，提高企业的市场信誉。
包括哪些方面
应收账款管理制度涵盖以下几个关键方面：
1. 客户信用评估：对客户的支付能力、信用历史进行评估，确定信用额度。
2. 销售合同管理：明确付款条款，防止因合同模糊导致的纠纷。
3. 账款跟踪：定期更新应收账款信息，监控账款状态，及时发现潜在风险。
4. 催收策略：制定合理的催收流程和策略，确保款项及时收回。
5. 坏账准备：合理预测坏账损失，提前计提准备金，减轻财务压力。
6. 内部控制：设立严格的审批流程，防止内部欺诈，确保账款安全。
重要性
应收账款管理制度的重要性不容忽视，它直接影响到企业的资金周转速度和盈利能力。有效的管理制度可以减少资金占用，提高资金使用效率，保障企业运营的连续性和稳定性。良好的应收账款管理能够提升客户满意度，增强企业竞争力。在当前经济环境下，预防坏账风险，确保资金安全成为企业生存和发展的重要因素。
方案
1. 建立完善的信用评估体系：引入专业的信用评估工具，定期更新客户信用档案，根据评估结果调整信用政策。
2. 制定标准化销售合同：明确支付条件、违约责任，确保合同条款的公正公平。
3. 实施自动化账款跟踪：利用信息技术实现账款动态管理，自动提醒账期到期，减少人为疏漏。
4. 设立专门的催收部门：培训专业催收人员，制定个性化的催收策略，兼顾效率与客户关系。
5. 定期审计与改进：对管理制度进行定期审计，发现漏洞及时改进，保持制度的适应性和有效性。
应收账款管理制度是企业财务管理的基石，通过不断优化和完善，可以为企业创造更大的价值。只有将每一个环节都落实到位，才能充分发挥其在企业运营中的重要作用。
应收账款管理制度范文
第1篇 应收账款追收管理制度
1、建立应收账款帐目,明确应收货款,分期应收账款和应收票据的数额、期限、应付款人等内容。
2、建立应收账款账龄分析分级表,将应收账款按账龄分为合同期内、进入预警期内、到期、逾期、进入最后通牒期,进入专业追账期、付诸法律期和坏账期八级,制订相应的催收措施。
3、对应收账款加强日常监督,根据实际情况每周或每月打印出会计账上全部接近到期的应收账款记录进行分析和诊断,对每笔账款作出处理意见。
4、制订商账(逾期应收账款)追收办法,培训催收、追收人员。
5、设计商账追收工作流程,包括内勤提示、外勤催收、委托专业信用管理公司追收、法律诉讼。商账追收程序一般应包括下列步骤:
步骤
阶段
时间段
联系方法
催账形式
1
提醒客户
逾期第一天
传真
礼貌提示
2
提醒客户
以后第4天
传真
再度提示
3
了解问题
以后第4天
电话
了解客户发生了什么问题
4
第一次正式催账
以后第4天
传真
显示证据
5
严肃通知
以后第4天
传真
严肃通知
6
第二次正式催账
以后第4天
传真
显示证据
7
压迫客户式谈话
与6同一天
通话/拜访
表达不满
8
第一次经理对话
以后第3天
电话
催账级别升高
9
第二次经理对话
以后第3天
电话
最后一次谈话
10
最后通知
以后第3天
挂号信
最后通牒
11
送专业追账公司
一周以后
委托追账
与追账代理签约
12
提出法律诉讼
半年以后
委托律师
法律行动
第2篇 应收账款应收票据管理制度
在企业里,凡是接触到资金的管理大部分是与财务管理有关的,比如应收账款及应收票据管理制度亦属于财务管理的范围内,下面本站整理了下文,供各位阅读。
第一条为加强本企业应收账款与应收票据管理,减少坏账损失,确保企业权益,特制定本制度。
第二条各营业部门应做好客户信用调查,并随时调查客户信用的变化情况、签注于信息调查表相关栏内。但政府机关、事业单位信用良好的大客户及风、低的小金额或现金交易客户不受此限。
第三条营业部门最晚应于出货日起60日内收款。如超过此期限,财务部门就其未收款项详细列表,通报营业部门主管,转为呆账。以后收回票据时,再行冲销。
第四条营业部门所收票据,自销售日起算,至票据兑现日止,以120天。如超过此期限者,财务部门即依查得资料,就其超限部分的票据编列明细表,通知营业部门加收利息费用。利息均以月息2分计息。
第五条赊销货品收受支票时,应注意下列事项:
1.注意发票人有无权限签发支票。
2.非该商号或本人签发的支票,应要求交付支票人背书。
3.注意查明支票有效的必要记载事项,如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全。
4.所收支票账号号码愈少表示与该银行业务往来愈长,信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务部门协助办理)。
5.注意所收支票账户与银行往来期间金额、退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务部门协助办理)。
6.注意支票上的文字有无涂改、涂销或更改现象。
7.注意支票记载可更改处是否加盖原印鉴。
8.注意支票上的文字记载(如“禁止背书转让”字样)
9.注意支票是否已逾期一年(逾期一年失效),如有背书人,应注意支票提示日期,是否超出第六条的规定。
10.尽量利用机会通过a客户了解b客户支票信用。
第六条本企业收受的支票提示付款期限,最晚应于到期日后六日内予以处理。
第七条所收支票已交者,如退票或因客户存款不足,或其他因素,要求退回兑现或换票时,营业单位应填具票据撤回申请书,经部门主管签准后,送财务部门办理,营业部门取回原支票后,必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保物,或新开支票,只交付原支票,但仍须依上列规定办理。
第八条应收账款发生折让时,应填写折让证明单,其折让部分,应设销货折让科目表示,不得直接由销货账减除。
第九条财务部门接到银行通知客户退票时,应即转告营业部门,营业部门对于退票,无法换回现金或新票时,应即寄发存证信函,通知发票人及背书人,并迅速拟订处理办法。
第十条营业部门将退票申诉事务送请财务部门办理时,应提供下列资料:
1.发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务部门)。
2.发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、地段、地号、面积、设定抵押;建筑物应注明所有权人、建号、设抵押;其他财产应注明名称、存放地点、现值等)。
3.其他投资事项。
第十一条上列债权确定无法收回时,应专案列送财务部门,并附税务机关认可的合法凭证呈总经理核准后,才能冲销应收账款。
第十二条依法申诉而无法收回债权部分,应取得法院债权凭证,交财务部门列册保管,倘事后发现债务人(在债务请求权有效期内)有偿债能力时,应依上列有关规定申请法院执行。
第十三条本企业员工不依本制度规定办理或有违法行为,致使本企业权益蒙受损失者,依人事管理规则论处,情节严重者交司法机关处理。
第十四条本制度经董事会核准后公布实施,修订时亦同。
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第3篇 应收账款管理制度(范文)
如果没有好的管理制度,企业就会陷入一片经营混乱。下面小编为大家精心搜集了一篇“应收账款管理制度”,供大家参考借鉴。
第一章 总则
第一条 目的
为确保__实业有限公司(以下简称“公司”)利益,保证公司现金流,减少问题账款、坏账损失,增加有效销售,根据《公司法》、《企业会计制度》等法律法规,结合公司具体情况,特制定本规定。
第二条 释义
本办法所指“应收账款”指公司因销售产品或提供劳务等原因,应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。
第三条 应收账款的确认
在收入实现时,确认应收账款。
第四条 应收账款的计价
应收账款原则上按照实际发生额计价入账。
应收账款计价时要受到公司所给予客户的信用政策的影响,公司营销中心应在合同签定时及时将对客户采用的信用政策告之公司计划财务部,以便于计划财务部准确计算应收账款。
第二章 应收账款管理中各部门职责
第五条 公司应收账款管理工作中,不同性质的部门承担不同的职责。
第六条 公司计划财务部
(一)负责应收账款的核算和监控;
(二)负责应收账款、坏账准备金的定期分析与通报;
(三)负责坏账处理的财务操作;
(四)负责制作、发布账务报表,与客户对账,为催收提供账务数据确认等支持工作;
(五)监控、协调和支持催收工作;
(六)负责问题账款案件的诉讼工作。
第七条 营销中心
(一)负责组织各中心制定公司信用政策,确定客户等级,制定不同等级客户的信用限额标准;
(二)负责公司合同款项回收、应收账款催收;
(三)对照合同,根据计划财务部所传递的信息对逾期未付款、未按期返还“往来账款确认单”的客户冻结其订单或停止对其发货;
(四)协助公司问题账款诉讼案资料的收集、问题的解决。
第八条 业务员
(一)负责即时向本中心反馈客户的重大经营信息,更新对客户的信用政策;
(二)负责所辖客户的合同款项回收、应收账款催收工作;
(三)对于逾期 天的应收账款及时将信息反馈至公司计划财务部、营销中心;
(四)协助所辖客户问题账款诉讼案件的处理工作。
第三章 客户信用政策制定
第九条 公司营销中心负责进行客户信用调查,并随时侦察客户信用的变化(可利用机会通过a客户调查b客户的信用情况),建立和维护公司市场信息库;根据调查结果组织客户信用等级和信用额度的制定和评审工作,制定公司信用政策。
第十条 信用限额是指公司可赊销某客户的最高限额,即指客户的未到期商业承兑票据及应收账款和按合同应回款未回款的金额总和的最高极限。任何客户的未到期票款,不得超过信用限额,否则应由业务员、营销总监、会计人员负责。
第十一条 在公司营销中心组织下对现有客户建立“客户信用卡” 。每半年营销中心依照过去半年内的销售业绩及信用的判断,会同计划财务部确定客户信用等级,拟定其信用限额(若有设立抵押的客户,以其抵押标的担保值为信用限额),经公司总经理或常务副总审批后,递至计划财务部会计人员备案。
第十二条 营销总监、常务副总、总经理可视客户的临时变化,在授权范围内调整对各客户的信用限额。
第十三条 为适应市场,并配合客户的营业消长,实际运作中业务员可临时提出申请调整客户信用限额,经营销总监确认、总经理或常务副总审批后,可对该客户调整信用限额。
第十四条 对于新客户,在合同评审时由营销中心、计划财务部综合考虑客户基本情况、合同成本及风险情况,确定该客户信用等级,拟订其信用限额。
第十五条 未经营销总监审批,而出现的由于没有核定信用限额或超过信用限额的销售而导致的呆账,其无信用限额的交易金额,由业务员承担责任。
第四章 应收账款管理和催收
第十六条 计划财务部应认真登记客户往来账,按照应收单位、部门或个人分别核算,及时核对、协助催收应收款项。每月向营销中心发布“应收账款统计月报”。
第十七条 所有应收款项均按账龄基准记存。公司负责应收款项的财务人员必须经常核查所有应收账项(至少每月一次)。每月编制账龄账目分析,交财务总监审核。定期向营销中心发布上个月的应收账龄分析表。
第十八条 公司负责应收款项的财务人员应经常与客户保持联系,每年向客户发送、回收“往来账款确认单”,并向营销中心通报回收情况统计。
第十九条 公司对应收款项的管理应遵循“谁经办,谁负责,及时清理”的原则。计划财务部定期提供应收账款回款情况指标,用于对业务部门的考核。
第二十条 营销中心负责对所负责款项的及时催收,保证合同款项按时到帐。
第二十一条 逾期前的催收
跟单员每月月末统计下月付款客户名单及合同情况,发送至营销总监及各业务员处,由业务员对所负责的客户提前 天进行付款书面提示,提示其制订付款计划并按时付款。到付款日业务员要确认客户是否按时付款,如不能按时付款要督促其 天内给出付款计划。
第二十二条 某一合同逾期后的催收
(一)逾期10天
1. 各业务员负责催收,并及时向营销总监汇报客户逾期原因、客户还款计划等;
2. 营销总监视情况组织有关人员协助业务员催收款项;
3. 对于逾期或未逾期的应收账款,如存在下列情况之一的,该笔账款视为“问题账款”,计划财务部应立即介入催收,必要时提起诉讼或进行报案。
(1)客户信用情况严重恶化;
(2)客户恶意变更营业场所;
(3)客户法定代表人携款潜逃;
(4)客户采用诈欺手段(假电汇等)骗取货物,而后未能将货款汇出形成逾期账款的;
(5)客户经营情况发生重大变化,可能导致我公司产生坏账的其他情况。
(二)逾期30天
各业务员将客户逾期情况通知营销总监及常务副总,由营销中心、常务副总协助催收。
(三)逾期45天以上
该账款视为“问题账款”(具体见第五章),在与客户协商解决不成后,可提出法律诉讼。
第二十三条 对于某一客户累计逾期一定金额的催收
1. 某一客户累计逾期80万元以下的,由业务员直接催收;
2. 某一客户累计逾期在80万元以下100万元以下,营销总监作为催收工作的总负责人。负责指挥、协调催收工作,调动有关资源,促进催收工作的进行。必要时,总负责人应直接与客户商谈、催收。
3. 某一客户累计逾期超过100万元,应建立催收临时小组。总经理或常务副总作为总负责人,营销总监、业务员等有关人员作为小组成员,协助总负责人的工作。总负责人负责指挥、协调催收工作,调动有关资源,促进催收工作的进行。必要时,总负责人应直接与客户商谈、催收。
第二十四条 对因质量、我方进度或其他纠纷导致客户付款逾期的,印刷中心或纸品中心须出具申请报告,确定明确的处理办法和处理期限,由常务副总/总经理审批后,发送至营销中心继续执行合同或对该客户发货。
第五章 问题账款管理
第二十五条 本办法所称的“问题账款”,是指本公司业务员于销售产品(业务运作)过程中所发生被骗、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回超过45天等情况的案件。
第二十六条 因销售产品(业务运作)而发生的应收账款,代理业务自发票开立之日起逾30天未收回,工程业务自发票开立之日起逾期45天也没有按公司规定办理销货退回,视同“问题账款”。但情况特殊,经公司总经理特批者,不在此限。
第二十七条 各业务员负责收回全部货款。发生“问题账款”时,应收账款回收部门应承担相应的赔偿责任。
1. 发生“问题账款”时,营销中心和业务员进行相应的考核;
2. 考核结果直接影响业务员的绩效工资和销售提成。
第二十八条 “问题账款”发生后,业务员应于7日内,据实填写“问题账款报告”,并附有关证据、资料等,由营销总监查证并签署意见后,递交至计划财务部或其他相关部门协助处理。
第二十九条 由业务员组织填写“问题账款报告”。基本资料栏,由计划财务部会计人员填写;经过情况、处理意见及附件明细等栏,由业务员填写。
第三十条 计划财务部或其他相关部门应于收到“问题账款报告”后2个工作日内,与业务员及营销总监协商,了解情况后拟订处理办法,经总经理或常务副总经理批示后,协助业务员处理。
第三十一条 业务员填写“问题账款报告”时,应注意:
(一)务必亲自据实填写,不得遗漏;
(二)发生原因栏应简要注明发生原因;
(三)经过情况栏应从与客户接洽时,依时间的先后,逐一写明至填报日期止的所有经过情况。本栏空白若不够填写,可另加白纸填写;
(四)处理意见栏供经办人自己表明赔偿意见,如有需部门协助者,需在本栏内填明。
第三十二条 未按以上规定填写“问题账款报告”者,计划财务部或其他相关部门应退回业务员,请其于收到原报告的3天内重新填写提出 。
第三十三条 “问题账款”处理期间,业务员及营销总监应与相关部门充分合作。对于计划财务部或其他有关部门提出的配合查证等要求,该营销中心有关人员不得拒绝或借故推拖。
第三十四条 计划财务部或其他相关部门协助该部门处理的“问题账款”,自该“问题账款”发生之日起30天内,尚未能处理完毕(指出现阶段性结果),应报告总经理或常务副总经理。
第三十五条 计划财务部或其他相关部门对“问题账款”的受理,以“问题账款报告”的收受为依据,如情况紧急时,应由业务员先以口头提请计划财务部或其他相关部门处理,但业务员应于次日补具报告。
第三十六条 业务员未据实填写报告书,以致妨碍“问题账款”的处理,计划财务部或其他相关部门可视情节轻重报请公司惩处。
第六章 坏账处理
第三十七条 坏账是指公司无法收回或收回可能性极小的应收账款。
第三十八条 坏账的确认
(一)债务单位破产或撤消,依法定程序清偿后,无法收回的应收款;
(二)债务人死亡,无遗产或遗产不足清偿,无法收回的应收款;
(三)债务人逾期三年未履行偿债义务,现仍不能收回的应收款。
第三十九条 下列各种情况不能全额提取坏账准备:
(一)当年发生的应收款项,以及未到期的应收款项;
(二)计划对应收款项进行债务重组,或以其他方式进行重组的;
(三)与关联方发生的应收款项;
(四)其他已逾期,但无确凿证据证明不能收回的应收款项。
第四十条 公司按照备抵法核算坏账损失。
第四十一条 计划财务部按账龄分析法计提坏账准备,计提的坏账准备直接计入管理费用冲减公司当年利润,坏账准备的计提比例为:
应收账款账龄 比例(%)
1年以内(不包括1年) 5
1-2年(包括1年,不包括2年) 10
2-3年(包括2年,不包括3年) 20
3-4年(包括3年,不包括4年) 30
4-5年(包括4年,不包括5年) 50
5年以上(包括5年) 100
第四十二条 对于特殊的坏账项目,公司计划财务部经财务总监批准后可按较高的比例计提坏账准备。
第四十三条 计划财务部应于期末时对应收款项计提坏账准备。坏账准备应当单独核算,在资产负债表中应收款项按照减去已计提的坏账准备后的净额反映。
第四十四条 公司计划财务部经理应每季检查应收款项。坏帐的核销在董事会授权金额范围内由公司总经理或常务副总经理批准核销,超过董事会授权金额的核销需要报董事会批准。
第4篇 应收账款管理制度
应收账款管理制度
第一章 总则
一、为充分利用客户信用拓展市场,保障公司资金安全,防范经营风险,缩短应收帐款占用资金的时间,加快公司资金周转,提高公司资金的使用效率,制定本制度。
二、本制度所称应收帐款,包括客户依据其信用额度赊销所产生的应收帐款和公司经营中形成的各类债权,具体为应收销货款、预付购货款、其他应收款三项。
三、应收帐款的管理部门为财务部和业务部,财务部负责数据传递和信息反馈,业务部负责客户的联系、信息收集查证和款项催收,财务部和业务部共同负责客户信用额度的确定。
第二章 客户资信管理
四、客户信息档案的建立由业务部负责,由业务部收集查实、录入计算机系统并将相关资料文件归档备查。客户信息档案包括:
(一)客户基本资料:包括客户的名称、地址、电话、法定代表人、经营管理者及相关人员的性别年龄、兴趣爱好、家庭情况、学历能力、社会背景,与本公司交往的时间、业务种类等;
(二)客户特征:包括客户的市场区域、销售能力、发展潜力、经营战略和经营理念等;
(三)业务状况:包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力、市场地位、与竞争者的关系及与本公司的业务关系和合作情况;
(四)交易现状:包括客户的销售活动现状、存在的问题及客户目前的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。
五、客户的信息资料由经办业务主管负责收集,凡与本公司交易次数在两次以上的客户均应于第二次交易完成之日起五日内完成建档。
六、客户的信息资料为公司的商业秘密,所有经管人员须妥善保管,不得泄露。
七、客户的信息资料发生变更时,业务主管应当随时汇总整理后交业务部予以更新或补充。
八、客户的信用额度和期限实行定期核定制,由业务主管、业务部经理、财务经理共同初步审定,报总经理(或分管副总经理)核定,每半年对客户的信用额度和期限核定一次,核定后由业务部归档备查。
第三章 产品赊销管理
九、在市场开拓和产品销售中,凡利用信用额度赊销的,必须由经办业务主管填写赊销申请单,注明赊销期限,由分管负责人严格根据该客户信用额度签批后,财务部方可开票,仓库管理部门方可凭单办理发货手续。
十、财务部主管应收帐款的会计严格监督每笔应收帐款的回收和结算。超过信用期限仍未回款的,应及时告知财务部经理,并及时汇总通知业务部清收。
十一、凡前次赊销未在约定时间结算的,除客户能提供可靠的担保外,一律不再发货。
第四章 应收账款监控
十二、财务部应于每月5日前制作上月《客户对账单》,与有应收账款的客户对账,《客户对账单》应由客户亲笔签名或加盖公章,特殊情况下可通过传真的方式进行对账,但通过传真方式进行对账的客户,至少每个季度届满五日内交寄一份上一季度《欠款确认书》,交寄给公司的《欠款确认书》应是由客户亲笔签名或加盖公章的原件;
十三、公司对外以两个主体经营,即福建___有限公司广西分公司和南宁市___有限公司,业务部及财务部应当核对与客户发生合同关系的主体,签订合同、业务往来、制作《客户对账单》及清收时应当使用相应的、完整的主体名称。
十四、业务部应严格对照财务部的《客户对账单》,及时核对、跟踪赊销客户的回款情况,对未按期结算应收账款的客户进行催收,出现异常情况的,及时汇报给总经理或主管副总经理。
十五、对超过信用期限或约定期限未支付清货款的客户,按以下制度处理:
(一)超过1-10日的,由经办业务主管上报部门负责人,并电话催收;
(二)超过11-30日的,由业务部经理上报主管副总经理,派员上门催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;
(三)超过30日并经催收无效的,由业务部报总经理批准后作个案处理,提请公司法律顾问签发《律师函》,对发《律师函》无效的客户,考虑通过诉讼等方式催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;
(四)情况紧急或情况特殊的,不受前三款制度的限制。
十六、业务主管在外出清收应收帐款前应仔细核对《客户对账单》的正确性,做好行程安排和预算报业务部经理审批。业务主管在外清收帐款的,应随时向业务部经理电话汇报工作进度和行程,款项收回后应整理好相关帐款,由业务部经理签字后及时向财务部交纳相关款项并销帐。
十七、业务人员清收应收帐款时有下列行为之一的,一经发现,根据公司制度处罚,情节严重者移交司法部门追究其相关法律责任:
(一)不及时上交或侵占、挪用所收款项的;
(二)退货不报或积压退货的;
(三)将退货转售牟取私利的。
第五章 应收账款交接
十八、业务主管岗位调换、离职,必须对经手的应收帐款进行交接,未办清交接手续的,不得离岗,公司不予办理离职手续。拒不交接或交接不清的,责任由移交人负责,交接完毕后,责任由接交人负责,公司保留追究拒不交接或交接不清员工全部法律责任的权利。
十九、业务人员接交时,应与客户核对帐单,遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映,未立即呈报或故意代为隐瞒的,应与离职人员共同承担责任。
二十、离职人员完成移交手续并经相关部门主管确认同意后方可发放该移交人员未结算的工资,未经主管同意而自行发放的,由责任人负责赔偿。
二十一、业务人员办理交接时由业务部及财务部监督,移交时发现有贪污或挪用公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证等情形的,除限期全额赔偿外,情节严重的,公司还将依法追
究其民事及刑事责任。
第六章 附则
二十二 、本制度与公司其他制度相冲突的,以本制度为准。
二十三、本制度自二oo九年十二月一日起施行。
南宁市___有限公司
二oo九年十一月五日
附件一:客户对账单
修改方案:
1左上角主体:写明相应主体全称
2上月结欠及累计结欠改为上月欠款及累计欠款
附件二:欠款确认书
欠款确认书
福建___有限公司广西分公司(或南宁市___有限公司):
经财务核对,截止 年 月 日 ,我方尚欠贵方货款元未结清。
特此确认
确认人(签字盖章):
第5篇 某酒店应收账款管理制度
酒店应收账款管理制度 为进一步规范本酒店应收帐款管理,保证资金周转顺畅,避免呆帐、死帐的出现,并结合公司实际情况,应建立系统、全面、严密的规章制度。这些规章制度应包含如下内容: 一、明确责任主体,严密责任划分。应将财务人员、营销人员、收银员纳入责任主体范畴。1、营销经理负责顾客信息调查与掌握、合同签订与履行、顾客管理与沟通、挂账协议管理、签单管理、债务追讨、信息反馈与提供。2、财务人员负责登记账务、管理签单、核对账务、分析账务和信息反馈与提供。3、收银员负责结账时顾客的签单核对等。二、严格的办事程序规定。应严密规定顾客信息调查与报告、合同谈判与签订、合同履行、登记账务、核对账务、管理签单、分析账务和信息反馈与提供、欠款催收等工作的程序。 1、签字挂账规定。
〔1)顾客若签字挂账,必须有签字协议。协议签订前,首先由营销经理负责调查单位资信情况。若可行营销经理必须填制顾客挂账申请表并上报总经理审批后;方可签订消费挂账协议。若私自挂帐造成的经济损失由该经办人全额赔偿,同时给于违纪处理。
(2)签字挂账协议必须明确签字人姓名、单位名称、单位地址、联系电话、结账方式、结账日期、违约处理等,并预留签字人的签字字样,明确各自权利义务。
(3)小型企业、新办企业原则上不允许签字;如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。(4)小型机关、行政、事业单位,资金不能保证的,原则上不允许签字,如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。
(五)个人一律不允许签字挂账。原则上不允许担保签字,如有特殊情况,经总经理批准后,方可挂账。 2、应收账款的催收
(1)应收账款由营销经理负责催收,财务人员负责提供应收款数据、应收款签单等。
(2)财务人员分析账务后,督促营销人员对欠款单位或个人的欠款实施催收。(3)营销经理到财务领取饭费签单,并做好相应登记。(4)营销经理收回欠款后,必须及时到财务报账并上交钱款,由往来账会计开据收据、营销经理在经办人一栏中签字、出纳员在出纳一栏中签字确认;若没有收回欠款时,营销经理要及时将饭费签单交回财务。经数次催收未能收回并预计今后无法收回的款项,必须及时上报总经理。(5)饭费签单若有丢失,所造成的经济损失由该责任人全额赔偿,同时给予通报批评。
(6)营销经理在外出催款过程中,要做好详细的催收情况记录,并将催收记录妥善保存,作为评价顾客资信的重要依据之一。
(六)
如果结算方式使用的是支票,要注意是否为空头支票、支票有效期为10天等事项。
3、饭费签单及传递的管理
(1)吧台收银员对签字账单的合法性负责,审核内容包括:签单人是否有签字权、,是否注明签字人的单位名称、字迹是否属实、清楚、签单金额和消费金额是否相符等,若签字账单存在上述问题,款项由该收银员负责收回,无法收回的,负赔偿责任。
(2)往来帐款会计,应对账单的合法性、真实性、准确性负审核责任,若经往来账款会计审核过的账单不符合规定且出呆账、死账的,该往来账款会计负连带责任,按过失处理。
(3)往来帐款会计于每月1日把上月的应收帐款明细表报财务经理处,财务经理对上月的应收账款进行汇总、分析后,将应收账款汇总表和分析结果上报总经理。
(4)往来账会计审核后退回吧台的账单,即因收银员工作责任心不强造成的签字不清、不实而形成的欠款,由该经办收银员补办手续,若出现呆账、死账,由该收银员全部赔偿。4、健全的档案资料管理规定。1、营销部:客户信息调查与报告、挂账协议、欠款催收情况记录等。2、财务部:应收款凭证、收据、账簿、报表、顾客签单等。
