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备用金管理制度是企业财务管理中的一个重要环节，旨在规范企业内部资金的使用和管理，确保日常运营的顺利进行。它涵盖了备用金的申请、审批、使用、报销和审计等一系列流程。
包括哪些方面
1. 备用金的设定标准：明确每个部门或员工可以预支的备用金额度，依据其职责和业务需求来设定。
2. 申请与审批流程：规定备用金的申请表格和审批流程，确保每一笔预支都有清晰的记录和合理的审批。
3. 使用规定：详细说明备用金的使用范围，禁止用于非工作相关用途。
4. 报销制度：设定报销的时间限制和所需提供的凭证，以确保资金的透明度和准确性。
5. 审计监督：定期进行备用金的核对和审计，防止资金滥用或流失。
6. 追责机制：对于违反规定的备用金使用，应有明确的追责和惩罚措施。
重要性
备用金管理制度的重要性在于：
1. 维护财务秩序：防止资金混乱，保证企业财务的正常运作。
2. 提高效率：快速满足日常小额开支需要，减少财务部门频繁处理小额支付的压力。
3. 保障资金安全：通过严格的审批和审计，防止资金被滥用或挪用。
4. 促进责任意识：明确的规章制度促使员工更加负责任地使用备用金，提升整体管理水平。
方案
1. 制定详细的操作手册：编写备用金管理制度手册，明确每一步操作的具体要求和流程。
2. 培训与宣导：对全体员工进行培训，确保他们理解并遵守制度。
3. 定期评估与调整：根据实际运行情况，定期评估制度的执行效果，并进行必要的调整。
4. 强化审计：设立独立的审计部门，定期进行备用金审计，确保制度的有效执行。
5. 建立反馈机制：鼓励员工提出改进意见，不断优化和完善备用金管理制度。
以上方案旨在构建一个高效、透明且可控的备用金管理体系，为企业稳健运营提供坚实的财务保障。
备用金管理制度意义范文
第1篇 地产置业备用金管理程序
1、目的
为提高现金使用效率,确保现金管理符合内部控制要求,根据国家有关财务管理、会计核算管理制度的规定,结合__置业股份有限公司(以下简称本公司)实际情况,特制定本规定。
2、适用范围
2.1本程序适用于本公司备用金形式管理的资金业务。
2.2本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部,其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。
3、相关程序及文件
3.1票据管理规范 fm-tm-04
4、工作程序
4.1备用金的使用范围和管理责任
1)各公司常设的,且须进行子项预算或成本收入核算的业务部门,包括开发类公司项目部、工程管理部;物业管理公司的物业管理处;以及经纪代理公司的业务部门等部门的日常现金支出,可采用备用金形式进行管理及核算。
2)备用金主要用于各业务部门或项目部经常性,小金额的日常费用开支及其他零星开支。
3)由财务总监核定哪些业务部门须采取备用金形式进行管理。
4)项目经理、业务部门经理负责备用金的使用控制和管理,并定期向财务部报销。
4.2备用金定额及申领
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金定额申请
业务部
部门经理
拟采用备用金形式进行管理的业务部门,由业务部门根据日常现金开支情况报备用金限额申请,注明备用金的开销范围和主要支出项目,部门经理审签。
2
备用金定额审定
财务部经理
财务总监
财务部经理审核业务部门申报的备用金使用范围和支出项目,附调整意见,报财务总监,由财务总监审定各业务部门的备用金定额。
3
备用金申领
项目经理
业务部门经理
分管副总
总经理
项目经理或业务部门经理向财务部申领备用金,填制《借款审批单》,注明用途为“备用金申领”,经分管副总、总经理审签后,交财务部。
4
审核及领用
财务经理
出纳
财务经理审核后,交出纳,支领现金。
4.3备用金使用
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金使用
项目经理
业务部门经理
由项目经理、业务部门经理直接控制备用金的使用。
2
各业务部门
备用金的支出严格遵守核定的备用金支用范围。
4.4备用金报销及补足
步骤
工作内容
涉及岗位
岗位岗
程序说明
1
备用金报销初审
部门经理
项目经理
每月由项目部或业务部门汇总备用金开支的相关发票,由项目经理或业务部门经理统一审核后,填制《费用报销单》,注明备用金报销,报财务部。
2
备用金报销的预算审核
预算管理员
业务部门
分管副总
财务总监
《费用报销单》由预算管理员审核,如为计划内用款,审定签字;如为计划外或超计划用款,注明“计划外”或“超计划”,通知业务部门补充超预算说明,交分管副总和财务总监审签批准后,再至财务部审核。
3
备用金报销复审
财务部经理
《费用报销单》经财务经理审核。
4
备用金补足
财务部经理
出纳
经财务部经理审签《费用报销单》后交出纳领取现金。
5
备用金核算
出纳
会计
出纳将《支出凭单》及《费用报销单》交会计进行备用金的帐务处理。
6
超备用金限额的报销处理
报销金额超过备用金部分的,超过部分执行现金费用报销程序,见现金借款及费用报销管理程序。
5、单据与记录
6、流程图
第2篇 装饰公司 项目部备用金使用管理制度
装饰公司项目部备用金的使用及管理制度
1、工程项目部设立后,可经审批程序审批后,根据项目规模大小借支一定数额的备用金,由公司出纳保管。
2、项目部因公需要使用备用金可由当事人填写借款单,经工程部经理和项目部经理批准后向公司出纳借支,费用审批按审批程序签名后向出纳报账。
3、公司出纳根据备用金使用情况,持现场审批单证报公司,按公司审批程序审批后向公司财务报回备用金额。
4、项目部一切资金使用开支的票据,必须有经手人和证明人签字,由工程部经理和项目经理审批后报公司财务,按公司审批程序报账。
第3篇 建筑总公司备用金及借款管理制度
建筑工程总公司备用金及借款管理制度
一、备用金管理规定
第一条 土建公司总部备用金的领用一律由公司总经理批准,总经理外出不在当地时,由办公室主任批准(重大款项办公室主任应通过电话请示总经理);土建分公司工作人员备用金由分公司经理审批,其它子公司的资金一律由子公司总经理审批。
除上述人员外,其他人员一律不准批准使用任何资金。
第二条 有关人员的备用金额度规定如下:
总经理2万元;副总经理1.5万元;分公司经理1万元;分公司生产(副)经理3千元;经营科长5千元;项目经理、部门及其他科室负责人3千元。
副总经理以上人员、分公司经理需领用备用金,可自行到财务部门办理手续,其他人员一律按第一条规定办理。
第三条 特殊情况因公务确需的,由其直接主管签字后按照第一条规定办理。
第四条现金会计不按照规定办理的每次罚款200元。
二、借款管理规定
第五条 工人结婚可借款looo元,工人生病可借款200元,需住院由项目医生和项目经理证明,费用由公司代缴,最后按有关规定归户。如家中遇丧事可借1000元,其余情况一律不得借款。本条规定由项目经理认可后,分公司经理批准。
第六条 项目经理以下管理人员如遇盖房或结婚而需要借款的,可借款10000元,坚决不允许透支借款,如生病可借款500元,需要住院的,费用由公司支付,最后按有关规定归户。本条由总经理批准。
第七条 项目经理以上管理人员,生病可借款looo元,住院费用由公司支付并按规定归户,盖房和结婚的可借款2万元。本条由总经理批准。
第八条 除以上情况外,不允许借款。特殊情况需借款的,200元以内的由项目经理把关,500元以内由分公司经理把关,1000元以内由子公司经理把关,1000元以上由集团公司总经理批准。
第九条 如发现采用弄虚作假手段借款的,按借款总额的20%罚款。
第十条 如利用领取备用金的形式占用公款金额超过5万元者视为挪用公款,公司将追究其责任,情节严重者,诉诸法律。
第十一条 现金会计及审批人对重复借款把关不严的,超出规定部分对审批人和现金会计按10%罚款。
第4篇 工贸油品调运分公司备用金管理办法
工贸油品调运分公司备用金管理办法
第一章 总则
第一条 为防止zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)现金流失,加强资金管理工作,提高工作效率,现就公司备用金管理特制定本办法。
第二条 备用金的分类及定义。
(一)备用金按性质不同分为长期备用金和临时备用金。
(二)长期备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。
(三)临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金,具有一次性、时间短的特点。
第三条 长期备用金的使用对象、用途和金额限制规定,按照附件规定执行。定额标准由各部门经理拟定报总经理批准,原则上借款金额应该小于等于借款人2个月的工资。
第四条 临时借款一般不予借给,特殊情况经审批可借给。有借款尚未还清者,一律不准再借。临时备用金的使用范围规定如下:
(一)因企业业务需要暂支款,包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等具有工作性质的一次性借支款。
(二)临时性公务活动、职工活动借支。
(三)理赔等事故性质的借支。
(四)押金等性质的借支。
(五)其他经批准的暂支款。
第二章 备用金的申请、审批与归还
第五条 备用金的借支程序如下所示:
(一)借款人填写《借款单》并签名。具体为:有费用预算申请业务的个人必须在费用预算申请单里填写借款事宜和借款金额,并同时填写借款单,借款单必须真实、详细的注明借支事由、金额、归还时间。
(二)借款人所在部门负责人就借支事由的真实性、必要性进行初审。
(三)部门主管领导对借支必要性进行复审,并对该部门的借支款进行总体监督。
(四)财务负责人对合理性负责审核,并根据前期现金使用作出分析,按现金管理制度做出是否借支判断。
1.未转正员工控制借支。
2.经常性违反结算纪律的员工控制借支。
3.根据事由控制借支金额的标准。
4.其他财务制度要求控制的事由。
(五)财务主管领导审批签字。
(六)总经理审批签字。
(七)会计确认借款审批是否完善,在审批完善后进行财务处理。
(八)出纳根据财务凭证进行付款。
第六条 备用金的归还
(一)归还备用金时,借款人以报销费用冲抵,差额可归还现款。
(二)出纳员收到还款现款后,开具收款收据,写清还款方式,并签字盖章交付还款人一联作为对账依据。
(三)报销费用冲抵借款的,由会计开具收款收据并注明报销冲账字样,并签字确认交付还款人一联作为对账依据。
第三章 备用金的日常管理
第七条 长期备用金的额度需要根据支出业务变化,对使用对象和用途范围每半年审定一次。
第八条 长期备用金实行专人借支专人负责的办法,不得全部或部分借支或以临时备用金的性质借支他人。
第九条 长期备用金的借款时间最长不超过半年,每半年清理一次,如需继续借用的,重新办理申请审批手续。
第十条 临时备用金要求一个事由一个专项借款和还款,不得以其他事由z借款周期。
第十一条 临时备用金的还款、报销期限:
(一)对出差人员,在返回公司5天内报销差旅费;
(二)临时采购借款,使用后5天内报销;
(三)没有特殊原因临时借款还款最长不超过2个月。
第十二条 因人员调动或离职等原因造成备用金管理员更换的,必须办理变更手续,变更方式采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。
第十三条 财务资产部会计必须于每月月末对编制月度备用金借款情况表交付部门负责人,做好备用金借款管理。
第四章 违规操作罚则
第十四条 出纳员在审批手续不全情况下借支备用金的,负责追回,并在绩效考核中给予减分。
第十五条 若借款人拒不归还所借的备用金(超过归还时间一个星期),由财务资产部提出告知后,由其所属部门负责人负责督促还款,如部门负责人未通知,造成损失的,应在绩效考核中给予减分。
第十六条 若借款人员发生人事异动或离职,综合办公室未及时书面通知财务资产部确认清账,造成借款无法收回的,由综合办公室承担借款损失。
第十七条 财务资产部对于逾期还款或拒不还款的人员,严格控制后续借款甚至取消借款资格。对于没有特殊事由有款未还借支款项的,财务资产部可拒付款项。
第五章 附则
第十八条 本办法由财务资产部负责解释。
第十九条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司有关规定执行。
第二十条 本办法自发布之日起执行。
附件: 油品调运分公司长期备用金使用对象及限额
使用对象用途限制金额
办公室主任、副主任零星招待需要20000元/人
司机零星需要3000元/人
其他人员其他支出频繁而需要定额备用金的人员5000元/人
第5篇 石油销售公司备用金管理办法
石油销售公司备用金管理办法
第一章 总则
第一条为了加强公司对有关部门备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本办法。
本制度适用于公司各部门。实行备用金管理办法有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
第二条备用金的范围与分类。
(1)备用金的范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
(2)备用金按性质不同分为长期备用金、临时备用金和出纳备用金。
长期备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。
临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金,具有一次性、时间短的特点。
出纳备用近是指因结算需要而准备的库存现金,具有金额交大、流转快的特点,一般不超过规定限额。
第三条长期备用金的使用对象、用途和金额限制规定,如下表所示。定额标准由各部门经理拟定报总经理批准,原则上借款金额应该小于等于借款人2个月的工资。
第四条临时借款一般不予借给,特殊情况经审批可借给。有借款尚未还清者,一律不准再借。临时备用金的使用范围规定如下:
(一)因企业业务需要暂支款,包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等具有工作性质的一次性借支款。
(二)临时性公务活动、职工活动借支。
(三)理赔等事故性质的借支。
(四)押金等性质的借支。
(五)其他经批准的暂支款。
第二章 备用金的申请、审批与归还
第五条备用金的借支程序如下所示:
(一)借款人填写《借款单》并签名。具体为:有费用预算申请业务的个人必须在费用预算申请单里填写借款事宜和借款金额,并同时填写借款单,借款单必须真实、详细的注明借支事由、金额、归还时间。
(二)借款人所在部门负责人就借支事由的真实性、必要性进行初审。
(三)部门主管领导对借支必要性进行复审,并对该部门的借支款进行总体监督。
(四)财务负责人对合理性负责审核,并根据前期现金使用作出分析,按现金管理制度做出是否借支判断。
1.未转正员工控制借支。
2.经常性违反结算纪律的员工控制借支。
3.根据事由控制借支金额的标准。
4.其他财务制度要求控制的事由。
(五)财务主管领导审批签字。
(六)总经理审批签字。
(七)会计确认借款审批是否完善,在审批完善后进行财务处理。
(八)出纳根据财务凭证进行付款。
第六条备用金的归还
(一)归还备用金时,借款人以报销费用冲抵,差额可归还现款。
(二)出纳员收到还款现款后,开具收款收据,写清还款方式,并签字盖章交付还款人一联作为对账依据。
(三)报销费用冲抵借款的,由会计开具收款收据并注明报销冲账字样,并签字确认交付还款人一联作为对账依据。
第三章 备用金的日常管理
第七条长期备用金的额度需要根据支出业务变化,对使用对象和用途范围每半年审定一次。
第八条长期备用金实行专人借支专人负责的办法,不得全部或部分借支或以临时备用金的性质借支他人。
第九条长期备用金的借款时间最长不超过半年,每半年清理一次,如需继续借用的,重新办理申请审批手续。
第十条临时备用金要求一个事由一个专项借款和还款,不得以其他事由__借款周期。
临时备用金的还款、报销期限:
(一)对出差人员,在返回公司5天内报销差旅费;
(二)临时采购借款,使用后5天内报销;
(三)没有特殊原因临时借款还款最长不超过2个月。
第十一条出纳备用金的管理:
(一)出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。
(二)出纳领取备用金要求开具基本户银行支票(或网上银行转帐提现),不得以收坐支。
(三)出纳备用金必须注意安全第一原则,有专用保险柜存放现金,并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。
(四)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额,特殊情况下的大额存放,必须及时向财务经理报告,以便采取相应的安全措施。
(五)出纳备用金必须日清月结,每天核对帐实数据。
(六)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员,财务部经理及总会计师负管理责任。
第十二条因人员调动或离职等原因造成备用金管理员更换的,必须办理变更手续,变更方式采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。
第十三条财务部会计必须于每月月末对编制月度备用金借款情况表交付部门负责人,做好备用金借款管理。
第四章 违规操作罚则
第十四条出纳员在审批手续不全情况下借支备用金的,负责追回,并在绩效考核中给予减分。
第十五条若借款人拒不归还所借的备用金(超过归还时间一个星期),由财务部提出告知后,由其所属部门负责人负责督促还款,如部门负责人未通知,造成损失的,应在绩效考核中给予减分。
第十六条若借款人员发生人事异动或离职,综合办公室未及时书面通知财务部确认清账,造成借款无法收回的,由综合办公室承担借款损失。
第十七条财务部对于逾期还款或拒不还款的人员,严格控制后续借款甚至取消借款资格。对于没有特殊事由有款未还借支款项的,财务部可拒付款项。
第五章 附则
第十八条本办法由公司财务部负责解释、制定、修订。
第十九条本办法自发布之日起执行。
第6篇 备用金管理办法范例
备用金管理办法
备用金是指公司根据内部各单位业务需要而拨付的供周转使用的现金。备用金采用定额拨付, 定期补充的办法管理。
(一)备用金的申请
1、各直营店根据各自的营业规模及业务特点向主管部门提出限额申请。
2、主管部门审核直营店申请备用金的必要性和合理性。
3、经总经理批准后,各直营店向财务部提出备用金申请。
4、财务部拨付备用金。
5、直营店的主管部门是营运部。
(二)备用金的使用范围
1、主要用于支付直营店的零星支出。
2、按照中国人民银行相关规定,由现金支付的公司各项零星费用。
3、对于有时间限制,虽可以以银行存款支付但若不立即支付会给公司造成损失的大额款项。
4、备用金包括直营店备用金和公司备用金,包括直营店收银台的找零金。
(三)备用金的日常管理
1、备用金由各直营店的出纳专人管理,未设出纳岗位的应指定专人负责管理。现金需存放于 保险柜内并加密上锁,严禁现金存放在办公室抽屉里。
2、备用金须与营业现金找零分离,严禁参合。
3、公司备用金设现金日记帐,由出纳逐笔序时登记备用金收支,日清月结,保证帐实相符。
4、餐厅备用金每月应在会计的监督下,至少盘点一次,并制作备用金盘店表,参盘各方须在 盘点表上签字确认。
(四)备用金使用纪律
财务等相关人员要严格执行有关备用金及现金的管理的规定,不得坐支现金,不得弄虚作假, 虚列费用项目报销;不得化整为零,越权审批支付;不得挪用,贪污公款;任何人违反财务制度, 公司按章处罚,并保留追究其法律责任的权利。
第7篇 公司备用金管理制度（6）
公司备用金管理制度(六)
1.目的: 为了加强项目部备用金的管理,提高资金利用效率,有效控制资金占用,特制定本制度。
2.名词解释:备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。
3.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用和贪污,一经发现严肃处理。
4.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。
5.备用金借款和报销手续
5.1 工作人员需临时借用备用金时,先到财务部办事处索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式三联,借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项,经项目主管经理签字同意,再由财务负责人签字批准后,方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
5.2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管经理审批后,再将“报销单”返回财务部办事处,财务人员根据财务制度规定认真审核,审核无误后,办理报销手续。
5.3 借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
6.备用金的管理
6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。
6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
6.3 借用备用金的人员应及时冲账,对无故拖延者,财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣,不再另行通知。
6.4 跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销年借款。
第8篇 某分公司备用金管理制度
分公司备用金管理制度
第十条 备用金管理原则
(一)使用范围“从严”控制
(二)开支额度“从紧”控制
(三)报销时间“从快”控制
第十一条 备用金管理方式:定额管理
第十二条 备用金管理责任部门:财务资金部
第十三条 备用金使用范围
(一) 到外地出差;
(二) 办理特定事项须开支大额现金;
(三) 市场营销业务需要;
(四) 特定人员业务开支需要:公司总部及二级单位领导班子成员、部门负责人、经营人员、办公室人员、材料采购人员、司机等。
第十四条 备用金是指长期备用金,借支对象为公司领导、二级单位领导及各级部门负责人。
第十五条 备用金借支审批程序
(一)公司总部:经办人→财务资金部部长→总会计师→总经理
(二) 二级单位:经办人→财务负责人→经理
第十六条 备用金借支人员及金额上限
(一)公司领导:总经理:30000元;党委书记及副总经理(含三总师):15000元;副三总师:10000元。
(二)公司部门:综合办公室25000元;市场营销部20000元;其他部门各10000元。
(三)二级单位:
1、经理:10000元;领导班子副职:5000元。
2、综合办公室:10000元:其他部门5000元。
(四)其他规定
市场营销部在办理特定项目投标所需大额现金时,可采用书面报告形式经分管领导审核后上报总会计师和总经理专项审批。
第十七条 备用金使用原则
(一)备用金借支人员必须按规定用途使用,不得挪做他用,必须保证本部门备用所需资金,如备用金遗失,则承担全部赔偿责任。
(二)备用金借支人员内部调动或外调、辞退、辞职时,综合办公室必须先要求备用金借支人员到财务资金部办理备用金清理手续,凡未办理备用金清理手续的员工,公司将不予办理有关手续。
(三)公司各级单位必须严格遵守第八条借支金额上限的管理规定,不得超额借支备用金,特殊情况需超额借支备用金,须以书面报告形式上报公司总会计师和总经理批准。
第9篇 支部备用金使用管理办法
支部备用金使用管理办法
为较好地解决两级支部公益性支出资金来源问题,有效遏制经济违纪行为, 根据张煤党发[2022]5号文件精神,经公司总支委员会研究,重新修订支部备用金使用管理办法。现将有关事项通知如下:
一、备用金提取、拨付标准
全年公司两级支部备用金总额控制在7.1万元以内。单位所发生的备用金费用从所在单位管理成本中列支,其拨付标准按各单位2022年2月底在册职工(派遣工)人数,以6元/人(月)的标准计提。具体年度备用金分配计划如下:
单位 人数 金额 备注 正式 派遣 合计 70784元
二、使用范围
1、看望本单位伤、病职工费用;
2、走访本单位职工直系亲属意外事故或病故送花圈、租车费用;
3、单位班组长会议就餐费用;
4、特殊情况下,单位因安全生产急需购买的小型工具及辅助材料费用;
5、公司未统一配发或配发不足的办公、值班用品费用;
6、单位为高温岗位职工“送清凉”费用;
7、单位组织开展的小型文体活动费用;
8、退休职工送行;
9、质量标准化图牌板制作支出费用;
10、其他无资金来源但确需支出的费用。
三、管理、使用审批程序
1、从物业公司财务总账中拨提7.1万元(每月为5916元)在矿财务挂账,财务科设立专门的物业公司总支备用金账户,代为保管。
2、备用金使用实行“先垫资后报销”的原则。使用时,必须按矿财务制度要求统一填写费用报销单,粘贴好使用明细汇总表及相关票据,经本单位党政主管、车间工会主席和职工代表联签后, 报公司党总支副书记初审、党总支书记审批后,再报矿纪委审查,方可到财务科报销。
4、财务科凭审批后的签字报销单,支付备用金。
5、各单位使用备用金后,要及时将经公司和纪委审核签字后的报销单(明细汇总表),逐项登记帐册,并在本单位区务公开栏进行公示。公示单上要有党政主管、车间工会主席和职工代表联签,公示资料应及时归档备查。公司党总支每季度对备用金使用情况进行一次专项检查。
6、在购买物品或发生费用时,应尽量开具正式票据,票据填写要全面、规范、真实,印章要清晰。
7、按时报销费用。当发生费用后,要及时办理相关手续,到物业公司、纪委和财务科审核报销。对半年度计划内未使用的备用金将自行冲销,不作留转。矿纪委在每周五集中审核签字。
8、公司两级支部要分别建立备用金使用明细台账备查,并在公司两级季度民主管理听证会和年度职代会上进行报告。
四、相关要求
1、各单位使用备用金时不得弄虚作假,购买物品及会议就餐必须凭原始发票入账。
2、各支部要严格把关,认真界定备用金与车间工会会费提成、工会救济金的性质和适用范围,相互之间不能因一事或一人同时交叉使用。如发生套支冒领现象和有违反规定行为的,将对所在单位党支部书记进行严肃处理。
3、公司党总支及矿纪委将不定期对备用金使用情况进行检查。对存在问题的单位,及时纠正并通报处理。
4、年底备用金帐户中部分结余资金,不结转下年度使用。
5、本文件自二○一二年三月一日起执行。
第10篇 备用金管理工作制度
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万―5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
第11篇 h企业备用金管理制度
1.本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式,各部门划拨1 000元,以供日常零星开支之用。2.各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支,其余购置器具修缮或金额较大的开支,均应先行呈准后始得办理。
3.各部门应于每周六抄报本周诸项费用开支,限次周星期一送会计科审核,次周星期三由会计科按各单位核准金额划拨,但开支申请金额较少者,合并至下周统一划拨。
4.各部门按周抄报该部门费用时,应按次序编号填制备用金报表,一式两份,一份自行留底存查,一份送会计科凭以核对。
5.各部门申请核拨时,应将发票或收据贴于原始凭证粘贴页上,在粘贴页右下端应有部门主管、申请人签章证明。
6.索取发票或收据时,应注意本公司抬头、厂家及负责人签章品名、金额、数量等。
7.会计科审核各部门备用金申请,须会同有关单位按其授权范围审核各项费用,并通知单位。
8.各部门备用金账务处理以不设立账簿记载为原则,仅以备用金周报表代替。备用金(现金)报表代替现金簿,备用金(各项费用)明细表代替费用明细账。
9.各部门各项费用应于发生当月报销。
10.本办法未定事项,按惯例或会计一般处理原则办理。
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第12篇 物业公司备用金管理作业规程
1.0目的
1.1本规程规范备用金的管理程序,确保备用金借支、冲减的合理及安全。
2.0适用范围
2.1本规程适用于公司的备用金管理工作。
3.0职责
3.1备用金借支人负责备用金的保管工作。
3.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。
3.3出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。
3.4财务部会计负责备用金的核算工作。
3.5财务部经理负责备用金管理的监督工作。
4.0工作要点
4.1备用金的借支范围
4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。
4.1.2为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。
4.2备用金的借支规定
4.2.1借支备用金人员应及时冲减备用金。
4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。
4.3备用金的借支标准
4.3.1在日常零星开支平均全额的基础上上浮20%,但最高不超过2000元。
4.3.2出差人员按出差地点的长短决定。
4.3.3采购人员凭《采购计划表》上汇总金额借支。
4.4备用金的分类
4.4.1定额备用金:是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金,定额备用金经核定后,一般不得随意增减;
4.4.2非定额备用金:是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金。
4.5备用金的申请、支付程序
4.5.1申请领用备用金的部门或个人,应填制《现金借款单》,借款单包括:借款人、借款理由、借款金额、还款期限等内容。
4.5.2 业务费备用金凭总经理审批后的《业务费申请表》办理借款。
4.5.3 旅差费备用金凭审批后的《出差申请表》办理借款。
4.5.4申请人将《现金借款单》交其所在部门负责人签名确认后,送财务部经理审核。
4.5.5财务部经理经审核后认为符合借支规定的,应在财务审核栏内签署姓名及审核日期报总经理审批(属管理处备仓或日常采购的,经管理处主任签名即可);如经审核不符合借支规定的,财务部经理应在《现金借款单》上签署具体意见后退回借款人。
4.5.6总经理或管理处主任审批后,借款人到财务部出纳处领取备用金。
4.5.7出纳员按照《现金管理标准作业规程》中的有关规定支付现金。
4.5.8员工非工作原因需借支备用金的,应按照《现金管理标准作业规程》中的相关规定进行处理。
4.6 备用金的冲减程序
4.6.1 领用定额备用金的部门或个人,原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续;因特殊情况无法在规定期限内报销的,须事先经财务部经理同意后可适当延迟,但最长不超过一个月。
4.6.2 借支定额备用金的报销费用由出纳员按照《现金管理标准作业规程》支付借支人,以便补足备用金定额。
4.6.3 领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续;如因故不能在规定期限内报销的,应事先经财务部经理同意后可适当延迟,但最长不超过一个月。
4.6.4 财务部出纳冲减备用金。
4.6.5 如借支金额大于支出的报销金额,借支人应按规定交回备用余金额;如借支金额小于报销金额的,出纳员应补回差额部分。
4.6.6 非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还,又无正当理由的,公司财务部将在其当月工资中扣除;情节严重的除追收滞纳金外,还将按公司奖罚制度中的相关规定处罚。
4.6.7 财务部负责人应于每月末对备用金借支财政部进行核查,如发现违反了备用金管理规定,财务部将视其情节轻重收回备用金,严重的还将按公司奖罚制度中的有关规定予以处罚。
4.7 备用金资料的保管
4.7.1每月末,财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账簿,并进行相应的账务处理。
4.7.2财务部经理对当月发生的备用金借支、冲减资料进行审核无误后,加密在财务
部长期保存。
4.8 本规程的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一。
5.0 引用文件和记录表格
5.1 《现金借款单》
5.2 《采购计划表》
5.3 《业务费申请表》
5.4 《出差申请表》
第13篇 物业部备用金使用管理办法范本
物业部备用金使用管理办法
1.备用金系由前台代客户垫付小额费用时使用,如用于替客户寄送信件等事;
2.备用金应专款专用,不能挪为他用。
3.当客户所托付的事项在办理时需使用备用金时,则由前台人员在《备用金使用登记表》上登记后请客户签字。
4.客户每次使用备用金的额度原则上不应超过rmb50.00元,当超出此笔费用时,可询问客户可否先支付部分预付款。
5.每次使用备用金均要取得正式发票,以便交付客户结账使用。
6.每当备用金的剩余金额低于rmb100.00元时,则由物业助理经向物业经理申请增补备用金,每次申请额度不得少于rmb200.00元。
7.备用金由前台人员使用,由当值的物业助理负责审批及管理。
8.每日交接班时,备用金作为前台人员交接班的一项基本内容,物业助理应负责监督执行。
第14篇 备用金管理制度格式
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万―5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
第15篇 公司资金备用金管理制度-范本
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5、其他备用金。
三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
3、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
五、备用金额度
1、采购员借用的零星采购用款,单次不得超过5000元,超过5000元的材料采购,应由供货方持合法、真实、完整的原始资料,按规定的程序经审核批准后,到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购,必须按照工程部制度规定,走合同审批程序采购。
2、员工因公出差借款,按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。
3、各工程项目备用金,视各项目情况不同,备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况,需由项目经理提前向总经理说明情况,予以审批。
4、其他借款,根据实际情况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准,部门负责人为备用金借款的第一责任人。
七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。
八、借用备用金的人员应在两周内冲账,对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。
九、所有各种备用金,必须在年末进行彻底清理,不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。
