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公司管理制度是企业运营的基石，它旨在规范员工行为，明确职责分工，提升工作效率，保证业务流程的顺畅，以及维护组织的稳定和秩序。它不仅有助于营造一个公平、公正的工作环境，还能促进企业的长期发展和战略目标的实现。
包括哪些方面
1. 组织架构：明确各部门的职能和相互关系，规定各级管理层的权责。
2. 员工管理：包括招聘、培训、绩效考核、晋升机制以及离职处理等。
3. 工作流程：规定各项业务的处理步骤，确保工作的标准化和效率。
4. 财务管理：涵盖预算制定、成本控制、财务报告等方面。
5. 市场营销：涉及市场调研、产品定价、销售策略等。
6. 法规遵从：确保企业活动符合法律法规要求，避免法律风险。
7. 企业文化：塑造企业价值观，促进团队凝聚力。
重要性
公司管理制度的重要性不容忽视，它是企业内部运行的“法规”，能够：
1. 提高效率：清晰的流程和职责划分使工作有序进行，减少混乱和延误。
2. 防范风险：通过规范操作，预防错误和违法行为，保障企业安全。
3. 促进公平：制度化管理避免个人偏好影响决策，增强员工信任感。
4. 保障发展：为战略实施提供支持，推动企业持续改进和创新。
方案
1. 制度建设：根据企业实际情况，制定全面、实用的管理制度，确保覆盖所有关键领域。
2. 培训传达：定期对员工进行制度培训，确保他们了解并遵守规定。
3. 监督执行：设立专门的监督机制，定期检查制度执行情况，对违规行为进行纠正。
4. 反馈与修订：鼓励员工提出改进建议，定期评估制度的有效性，适时调整和完善。
5. 文化融合：将制度融入企业文化，使员工从内心认同并主动遵循。
通过以上措施，公司管理制度能够充分发挥其作用，成为企业成功的关键因素之一。然而，需要注意的是，制度并非一成不变，应随着企业发展和外部环境变化适时调整，以保持其适应性和有效性。
工公司管理制度范文
第1篇 化工公司用车管理规定
化工实业公司用车管理规定
为了加强公司车辆管理,确保车辆的有效运作,更好地为公司各部门服务,结合公司实际情况,特制定本制度
一、车辆日常管理
1.公司公务车的证照及稽核等事务统由办公室负责管理,并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。
2.本公司人员因公用车须于事前向办公室主任申请调派,主任依重要性顺序派车。对于同一方向、同一时间段的派车要去尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。
3、对于不按规定办理申请的,不得派车。
二、车辆使用管理
1.使用人必须具有驾照。
2.公务车不得借予非本公司人员使用。
3.使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查(如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等)。如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,否则最后使用人要对由此引发的后果负责。
4.驾驶人须严守交通规则。
5.使用者应将车辆停放于指定位置、停车场或适当、合法位置。任意放置车辆导致违犯交规、损毁、失窃,由使用者赔偿损失。
6.在不影响公务情况下,酌情满足员工因私用车要求。私人目的借用公车应先填“车辆使用申请单”,注明“私用” ,并需经办公室主任核准。使用者应爱护车辆,保证机件、外观良好,使用后并应将车辆清洗干净。私用时若发生事故,而导致违规、损毁、失窃等,于扣除理赔额后全部由私人负担。
三、车辆保养管理
1. 驾驶人员要爱护车辆,精心保养,使车辆保持良好状况。如需维修,由驾驶人员提出维修申请,要货比三家,选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在公司指定的维修点修和更换汽车零配件,并做到提前电话汇报,且将换下的废弃零配件保存,由公司统一回收,统一处理。在支付维修费用的同时,应要求维修点必须开具17%的增值税发票,并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报,以备公司备案核查。
2.车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时,可视实际情况需要进行修理,但无迫切需要或修理费超过2000元时,应与车管专人联系请求批示。
3.如由于驾驶人使用不当或车管专人疏于保养,而导致车辆损坏或机件故障,所需之修护费,应依情节轻重,由公司与驾驶人或车管专人负担。
四、违规与事故处理
1.在下列情形之一的情况下,违反交通规则或发生事故,由驾驶人负担。
(1)无照驾驶。
(2)未经许可将车借予他人使用。
2.违反交通规则,其罚款由驾驶人负担。
3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生,应先急救伤患人员,向附近警察机关报案,并即与办公室联络协助处理。如属小事故,可自行处理后再向办公室主任报告。
五、车辆用油管理
办公室建立车辆的用油台账,不定期核算,抽查,严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料,驾驶员或办公室人员做好油卡记录,油卡由办公室管理登记。公司车辆一律凭卡指定加油站加油。
1.办公室主任负责对公司车辆的用油进行监督,控制,财务部辅助配合监控管理。
2.车辆使用者应加强车辆用油管理,节约用油开支,使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。
3.车辆油卡管理
1)公司所有车辆统一油卡加油,实行一车一卡制度。
2)公司所有车辆禁止现金加油,驾驶人员应按车牌号与油卡号码进行备案登记,每月进行核对。油卡一经备案,不许变更,如遇到特殊情况,如油卡坏了,不能正常加油时,车辆管理人员应及时处理。
3)禁止车辆间互换油卡,禁止使用其它车辆的油卡加油或用指定油卡为其它车辆(含外来车辆)加油,一经核实,将给予当车驾驶员一定的经济处罚,如遇到特殊情况,应报经车辆管理人员同意。
4)驾驶员在使用油卡加油时,应保留好每次加油的小票,小票要保持连续性,余地按顺序粘贴在《车辆用油统计表》上报财务审核。
六、车辆行驶里程管理
.1.每车设置“车辆行驶记录表”,使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
2.办公室每月抽查一次,发现记载不实、不全或未记载者应呈报总经理,并提出批评,对不听劝阻屡教屡犯者应给以处分,并停止其借用权利。
e化工实业有限公司
第2篇 化工公司不合格管理程序
化工公司不合格管理程序
1.目的
有效地进行不合格管理,防止不合格的非预期使用和蔓延给顾客。
2.适用范围
商品进到公司至销售服务、物品配送服务作业过程中不合格之标示,处理与记录等。
3.职责
3.1物流、业务运作部、物流部:不合格品的判断、标示、记录,并隔离处置。
3.2iso办公室:对不合格作业或服务进行界定、并责令或知会相关部门改进。
4.定义(无)
5.作业内容
5.1不合格品控制:经标示之后不合格品,未做出处理前不得使用。
5.2进料控制
5.2.1仓管员检验发现不合格品时,填写进料检验报告同实物交物流部主管确认。仍判不合格品,检验员在包装上注明不合格,同时将信息反馈采购。仓管员对不合格品隔离堆放于不合格品区,采购立即联络供应商。
5.2.2不合格品的处置
5.2.2.1退货:由物流部或采购部通知供应商办理退货手续。
5.2.2.2换货:由物流部或采购部通知供应商办理换货手续。
5.3门市部销售服务过程中不合格品的控制
5.3.1销售服务过程中营业员发现出不合格品时,应将不合格品注明其不合格原因后通知物流部进行相应处理。
5.3.2在销售服务过程中,遇有因营业员的原因与顾客争执,由店长或客户服务部责
令相关人员改善,情节严重的需留有处理证明,事后有顾客投诉,由客户服务中心针对该情形发出纠正和预防措施报告,责令相关部门或人员改善处理。
5.4配送过程的不合格的控制:
送货过程中若客户对送货人员有不满意的由业务运作部依据客户满意度调查管理程序进行后续处理。
5.5客户换、退货控制
5.5.1客户的换退货由业务运作部统一受理及安排。
5.6特采原则:特采时须考虑以下原则。
5.6.1特采之商品或促销品对于安全性、公益性的重要机能不得有危害,且无售后抱怨之顾虑。
5.6.2对于一般功能和商品价值的影响相当微小。
5.6.3特采之商品或促销品应加以标识记录,以利于日后追溯与鉴别。
5.6.4特采作业流程
5.6.4.1特采申请和批准:申请人须填写报告,原则上由部门主管批准。
5.7记录保存:不合格处理记录由各相关部门保存,原则上保存期为半年。
6.附件(无)
7.参考文件
7.1产品及服务过程监视和测量管理程序
7.2销售服务管理程序
7.3客户满意度调查管理程序
第3篇 化工公司仓库管理程序
化工公司仓库管理程序
1.目的
为了加强仓库物品之管理,监督仓库物品运作,特制定本程序。
2.适用范围
本公司仓库所有进出物品均按本程序执行。
3.职责
3.1仓管员:负责对公司所有流通物品进行命名和对在库内物品的数量、保管、安全、发放并对保管物品进行标识。
3.2物流部主管:负责审核入库物品的数量、规格和种类及核对入库单据。
3.3各门店:负责申请所需物品并向仓库提供在库物品库存量。
4.定义(无)
5.作业内容
5.1请购
5.1.1仓管员应在每日清查各项物品及一般消耗品之存量,当库存数量不足时,应即时提出请购。
5.1.2填制请购单应注明请购单位、物品名称、规格、现有库存量、请购数量及需要日期,送交主管签准后,而后送交采购组办理采购事宜。
5.1.3如有请购物品是急需的,应在请购单的备注栏上注明,以便采购员及时订购。
5.2收货
5.2.1属供货商送货者,应将货物送至仓库由物流部人员验收,如有特别情况货物直接送到门店的,必须经过仓库同意,方可由供货商送至各门店,由各门店仓管员对物品进行检验,事后应补办入货手续。
5.2.2检查供货商之送货单是否已注明物品的名称、数量、规格、价格等内容。
5.2.3检查物品外包装是否按要求贴上物品标签,标签上是否标明物品编码、品名、规格、生产厂商和生产日期。
5.2.4经检验合格的物品仓管员按程序收货(参考《产品及产品及服务过程监视和测量程序》)。
5..3物品入库
5.3.1验收入库后,由仓管员依物品类别、特性、体积、重量等状况,归入适当的存放区。
5.3.2仓管员必须将入库物品登记在入库单上,入库单上要列明入库日期、物品名称、物品配置、数量、供货商。
5.3.3仓管员应将登记的入库单交一份给采购以作对帐处理。
5.3.4仓管员须将入库物品即时登记入帐,入帐必须凭单,要求书写工整,字迹清晰,如有修改,修改人必须在修改处签名确认。
5.3.5仓管员应将入库物品分类,分类后进行标识。
5.4退货处理
5.4.1仓库储存的过期物品或不良物品,需退回给供应商的,则经采购同意后,办理退货手续。
5.4.2仓管员应填写退货单,单上应注明收货单位,退货日期、品名、规格、数量等项目,将退货单交由供应商收货人员签收,取一联交供应商,一联交采购部核对。
5.5物品储存管理
5.5.1物品贮存对温度无特别要求。
5.5.2将仓库物品以合理的方式分类摆放,并明确标识,有利准确、快速查
找取用,减少错发的现象。
5.5.3仓库物品的存放,标识朝外,便于查阅和清点;堆放高度根据物件的特性和存放位置确定。若是零星的物品上架时,应将其标签向外。物品的存放位置应按物品的出入库频率和先进先出的原则来确定。
5.5.4仓库储存的废料、积压品仓管员应即时向物流主管提出,再由物流主管填写(积压/报废)品处理申请表送交总经理核准后方可处理。
5.5.5仓库储存的物品必须保持帐实相符。
5.5.6严禁仓管人员在仓库内吸烟、明火及私拉乱接使用电器,以确保物品储存安全。
5.6发货
5.6.3仓管员依据送货单结合运输路线进行备货并清点确认装车,并取一联留底,回单交司机。
5.6.5仓管人员对于手续不全不予发放,如遇特殊情况,则需经总经理同意方可发放,发放后需补办手续。
5.6.6仓管员应将所有出仓的物品数量登帐,应凭借相应单据记帐,确保当日发生账目在当天记录并保证帐实相符。
具体参见物品配送管理程序。
5.7盘点
5.7.1目的:
为使各项物品的实存数量、种类、规格得到真实的反应,以便核查物品帐实差异及其发生原因、明确责任,保证物品资料的准确性。确保各项物品的安全与完整,通过盘点可以掌握各项物品的保管情况,查明有无损失浪费等情况,以便针对问题,对症下药,堵塞漏洞,促进工作,可以了解验收、保管、发放、调拨、报废等各项工作是否按规定办理,查明各项物品的储备和利用情况。
5.7.2物资盘点主要内容和检查项目:
5.7.2.1检查物品的帐面数量与实存数量是否相符。
5.7.2.2检查物的发放情况,有无按先进先出的原则发放物品。
5.7.2.3检查物品的堆放及维护情况。
5.7.2.4检查对物品有无超储积压。
5.7.2.5检查安全设施及安全情况。
5.7.3盘点范围:仓库成品、半成品、故障品的清查核点
5.7.4盘点方式
5.7.4.1每日盘点,盘点人:仓库人员。
5.7.5盘点步骤
5.7.5.1仓管员应先进行盘点并填写盘点表,以便正式盘点之工作顺利进行。
5.7.5.2盘点应于实地以实物逐一盘点,不得仅以帐册记载为准,其数量应以会计单位的物品分类明细帐为依据办理,并逐一记录至盘点表。
5.7.5.3盘点时若物品数量有盈亏之情况,仓库应及时查明原因,如查明差异,则即时纠正错帐,并由纠正人在纠正处签明确认。
5.7.5.4如盈亏情况未能查明,物流主管应填写盘点盈亏表送交总经理并汇报情况,经分总经理核准后进行调整帐面资料。
6.附件
6.1附件一、(积压/报废)品处理申请表
6.2附件二、送货单
6.3附件三、盘点表
7.参考文件
7.1《产品及产品及服务过程监视和测量程序》
7.2消防管理办法
7.3物品配送管理程序
第4篇 化工公司采购管理程序
化工公司采购管理程序
1目的
为保证对供应商评估、考核有据可依,确保本公司采购的物品符合采购要求,更好地完善和规范日常的采购工作,从而提高工作效率,最终满足客户需求,特制定本程序。
2适用范围
本公司采购所采购的物品。
3职责
3.1采购:对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作,并负责采购物品的到位跟踪。
3.2物流部仓库:收集采购需求申请,制定请购单。
4定义(无)
5作业内容
5.1采购作业流程(参见附件一)
5.2采购作业内容
5.2.1仓库根据需要填写物品填写请购单交主管审批后交业务运作部采购。
5.2.2采购人员接到经核准的物品请购单,于合格供应商名录中选择合适的供应商,编制采购单,经业务运作部主管核准后进行采购。
5.2.5经核准后的采购单传真给供应商,供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。
5.2.6部分少量物品采购,可电话通知供应商,由供应商记录后传真我司采购部确认。
5.3采购物品跟踪
5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪,必要时填写采购物品跟踪表。
5.4供应商评估及考核
5.4.1凡和公司有业务往来之供应商,采购部需向其发出供应商评估表,对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。
5.4.2通过本公司评估的供应商,经总经理核准后,列入合格供应商名录中,以便采购人员采购物品时从中选择供应商。
5.4.3新开发的供应商,与公司来往2个月后,对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商,于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.5供应商之考核结果记录于供应商考核表。
5.4.6根据考核结果划分不同的等级,通过本公司考核的供应商,列入合格供应商名录中,采购时根据其等级的不同作出优先选择。
5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核,并及时更新合格供应商名录
5.5采购物品跟踪表请购单采购单由采购部保存1年
6附件
6.1附件一采购作业流程
6.2附件二请购单
6.3附件三采购物品跟踪表
6.4附件四供应商评估表
6.5附件五供应商考核表
6.5附件六合格供应商名录
7参考文件
7.1文件管理程序
7.2质量记录管理程序
附件一:采购作业流程
附件二:请购单
第5篇 化工公司客诉管理程序
化工公司客诉管理程序
1目的:
为了尊重与维护客户的权益和需求,帮助客户排忧解难,妥善处理客户投诉(简称客诉),以强化服务质量,实现客户满意,特制定本程序。
2适用范围:
适用于本公司所有客户不满而产生的投诉处理。
3职责:本程序由业务运作部客户服务制定、相关部门配合执行。
4定义
4.1客诉处理:妥善处理客户咨询与投诉的有关流程、过程、方法等。
5客诉处理作业内容
5.1客户投诉分类
5.1.1投诉内容:产品质量、送货周期、服务态度、处理方式等;
5.1.2按受理途径分为:门市受理、电话受理、送货员受理;
5.1.3按客户需求的合理性:分为有理投诉、无理投诉;
5.1.4按投诉处理的有效性分为:有效处理投诉、无效处理投诉;
5.1.5按处理方式分为:即时处理、预约处理、呈报处理、转移处理(另分为:一般处理、特殊[或紧急]处理)。
5.2投诉受理
公司任何部门收到客户投诉后将其内容转交给业务运作部客户服务中心进行统一登记在客户投诉一览表内并开具纠正预防措施报告追踪。
5.3客户服务中心人员组织相关部门或人员进行原因分析,并拟定相应改善对策,并将结果记录在纠正及预防措施报告,然后根据需要回复给客户。(若通过分析为客户原因则将分析结果直接回复给客户)
5.4若客户投诉为技术或重大问题时,客户服务中心根据需要组织派员到客户处进行确认、调查或对客户进行指导。
5.5客户服务中心督导各相关部门是否有执行相关改善对策,并将监督结果记录在措施验证栏.。若措施无效需重新对策。
6.附件
6.1附件一、客户投诉一览表
7.参考文件
7.1纠正和预防措施管理程序
第6篇 化工公司销售服务管理程序
化工公司销售服务管理程序
1.目的
为加强管理接单及销售服务质量,控制销售环节,给顾客提供优质的购物服务,特制定本程序。
2.适用范围
适用于本公司业务运作部接单及所有门店销售。
3.职责
3.1门市营业员负责提供商品销售服务。
3.2业务运作部跟单员负责客户跟单服务。
4.定义(无)
5.作业内容
5.1作业流程
门市销售流程门市几及业务运作部跟单流程
5.2门市销售作业
5.2.1商品介绍。顾客进店后,随着顾客目光的移动,选择适当的时机,运用恰当的语言、语气给顾客介绍产品的功能、型号、优点等。在介绍商品、说每一句话时,都要用目光和顾客交流,留心看顾客的反应,感知顾客对商品的了解程度。根据顾客对商品认知程度的深浅,做进一步的判断,若需做进一步的介绍可继续,直到顾客满意;如果顾客对商品的了解程度较深,可借助顾客对产品的了解进行适当的赞赏(但不可让顾客觉得你在讨好他/她),征询顾客的意见。
5.2.2建议购买。顾客对商品的功能介绍比较满意,有购买意向时,可适时的建议购买。
5.2.5开单。顾客满意后,决心购买,可适时建议开单。在开单时,营业员的动作要稳、准、快。
5.2.5.1稳,是不要让人感到你恨不得马上将产品卖出去,以免顾客对商品的质量产生怀疑,对我们公司产生误会。
5.2.5.2准,就是要准确无误地填写单据。
5.2.5.3快,就是要迅速准确将单据写好,以免顾客久等,一定要注意将产品的名称、型号、单价、数量等写清楚,数量、金额的大小写不得有误,字迹清楚、工整。
5.2.6收款。交款时,收银员要做到查、数、验、唱。
5.2.6.1查,就是要检查单据上的金额是否填写不对或金额写错地方。
5.2.6.2数,就是要认真准确无误地数清楚顾客交来的货款。
5.2.6.3验,就是要检验货款有无假币、缺角的烂钞等。
5.2.6.4唱,就是要唱收唱找,明确的告诉顾客交来多少款,应找回多少款。
5.2.6.5如果顾客用的是支票,可当面解释等款到我公司帐户之后,方可算数,可先保留支票。
5.2.7开发票。顾客交完款后,收银员在销售凭证上盖收款专用章确认时,要分清财务联、底联、用户联,不要给错顾客发票,造成影响。发票写错不能涂改,可在上面写上废,将其订好保留,再重新开。填写要求:
5.2.7.1顾客名称及地址处,填写顾客全名及联系电话。
5.2.7.2月日处:填写开发票当天的日期,如果有补开发票的请在备注栏处加以注明补开字样。
5.2.7.3品名规格处:特别要注明所售品牌、规格、颜色等。
5.2.7.4单价按实际收款的价格书写,如果有打折的按打折后的实际单价填写,金额=数量×单价(这个公式必须相等),金额小写的封顶符号为$,大写处的封顶符号为。
5.2.7.5填票人、收款人必须写全名,顾客名称及地址处要求客人签名,以便确认此发票是顾客本人取走,所有的签字都必须清晰可辨。
5.2.8取货、商品打包。手续办理完毕,顾客凭盖有收款专用章的销售凭证取货,营业员同时收好我方联的销售凭证,帮助顾客检查物品是否齐全,清点物品,打好包装。若需要送货的,请顾客留具体联系电话和联系地址,以便安排送货。
5.2.9若客户打电话到门市叫货参见5.3流程进行
5.2.10礼貌送客,欢迎顾客再次光临。
5.3业务运作部销售作业
5.3.1客户电话受理:跟单员接到客户打来的电话,记录客户的需求货品的品牌/型号等,然后与客户再一次电话确认记录是否无误。
5.3.2订单评审:
6.附件
6.1附件一:恒波通信收款专用章印章
7.参考文件
7.1调货管理办法
7.2记录管理办法
7.3入网管理办法
第7篇 化工公司基础设施管理程序
化工公司基础设施管理程序
1.目的
以预防/保养为手段,确保基础设施正常使用,满足服务能力,特制定本程序。
2.适用范围
本公司内的所有基础设施的管理、维护和保养均适用之。
3.职责
3.1使用作业人员:负责基础设施的日常保养。
3.2行政部经理:负责维护和保养的不定期抽查确认。
4.定义(无)
5.作业内容
5.1基础设施的管理与保养计划:
5.1.1凡影响到本公司产品及服务质量的设施(如电脑、汽车、通讯设施等),为确保其质量等,须由公司人事行政部建立基础设施一览表及必要时(主要设施)建立基础设施履历表并统一管理其保养作业。
5.1.2本公司的基础设施的类别大致分为:车辆类、电脑类等。
5.1.3每年的12月份由维护人员,依基础设施一览表及基础设施履历表记载状况,必要时制定基础设施的年度保养计划。
5.2保养实施作业:
5.2.1基础设施由人事行政部负责人监督,使用作业人员及内务人员执行保养作业。
5.2.2基础设施的保养分为三级,一级为日常保养;二级为定期保养;三级为不定期保养(即基础设施在日常保养和定期保养之外,基础设施异常时进行的基础设施的保养)。
5.2.3保养人员依基础设施保养规范之规定进行一、二级保养,其保养记录于基础设施保养记录表中。
5.2.4作业员做一级保养发现基础设施异常,必要时经内部联络单形式通知内务人员联系维修;以上维修记录记录于内部联络单上,若遇有基础设施有更换零件时则由内务人员记录于基础设施履历表上。
5.2.5保养的确认由本部门负责人进行不定期确认,原则上每两周抽查一次。
5.3基础设施的维护、维修作业:
5.3.1当基础设施进行维护、维修时,内务人员应挂放维修中牌,并在必要时切断电源以防他人发生意外。
5.3.2当基础设施出现异常本公司内务人员无法修理时,由内务人员填写内部联络单,交人事行政部经理批准后,通知外部专业人员来公司维修或送外维修。该种外修后的基础设施试用时由人事行政部负责人同内务人员确认,维修记录于基础设施履历表上,以供为日后保养提供参考,必要时内务人员需对资料汇总分析并做纠正、预防措施。
5.4若基础设施有一个月不使用,基础设施可停止保养,但须在停用的设施上标识停止使用。
5.5基础设施报废流程:
5.5.1基础设施不堪维修或遗失时,则由行政经理确认无误后,在基础设施履历表上签字批准作报废处理。
5.5.2经行政经理批准报废的基础设施,由内务人员在基础设施一览表上注明已报废,不需再依保养计划排定保养作业。
5.6记录与保存:基础设施保养记录表、内部联络单由内务人员保存半年,基础设施履历表由内务人员保存至该基础设施报废后一年。
6.附件
6.1附件一、基础设施一览表
6.2附件二、基础设施履历表
6.3附件三、基础设施保养记录表
7.参考文件
7.1质量记录管理程序
第8篇 化工公司培训管理程序
化工公司培训管理程序
1.目的
为验证本公司员工的资格并提供必要的培训,以确保并提升人员素质与提高工作效率,进而达到人力资源的可持续发展。
2.适用范围
公司全体员工的各种类型培训。
3.职责
3.1本程序由行政部制定,管理者代表审查,总经理批准,相关人员配合执行。
3.2培训的申请:各部门负责人。
3.3培训的批准:行政部经理审核,总经理批准。
3.4培训的安排:除特别需要外,由行政部培训组会同相关部门负责人安排。
3.5培训的实施:涉及培训内容相关部门配合实施。
3.6培训的考核:行政部和相关部门负责人或培训老师组织。
3.7培训的检查:培训组检查,行政部经理会同总经理审查。
4.定义
4.1职前培训:即新进员工入司报到后0.5-3天以上的培训,使其了解公司政策及各种规章制度并认识环境,了解自身工作的职责范围及相关工作知识。
4.2在职培训:正式员工的培训,可分为专业培训及一般性培训两种。
4.3专业培训:专业性技术性知识进行的在职培训。
4.4一般性培训:除专业性技术性知识外进行的在职培训。
5.内容
5.1部门负责人提出培训需求:
5.1.1新员工入司或新产品上市均可提出培训需求。
5.1.2每年12/15日前提出次年度培训需求。
5.1.3内部培训填写《员工培训申请表》。
5.1.4若为外派培训填写《个人外派培训申请表》。
5.2培训需求纳入培训安排:
5.2.1培训需求需经行政部经理批准方可纳入培训计划。
5.2.2根据培训需求的紧急程度汇总《年度培训计划表》。
5.2.3若为外派培训需经分管副总经理或总经理批准。
5.2.4通用性项目可安排在同一时段集中培训。
5.3拟定培训教案:
5.3.1行政部相关职员会同相关部门负责人拟定培训内容。
5.4培训前准备:
5.4.1通知相关人员参加培训。
5.4.1.1行政部相关职员通过电话或书面通知形式发出培训通知。
5.4.2内部培训需安排培训老师。
5.4.2.1被指派担任培训老师的人员,视其曾受过的培训、学历、经历、语言或其他方面的技能,由其上级主管鉴定其资格。
5.4.2.2通知其培训时间、地点、培训内容。
5.4.3培训教具、教室准备。
5.4.3.1根据需要申领培训所需电脑、白板、白板笔等教具。
5.5培训实施
5.5.1培训签到
5.5.1.1到训人员在《培训签到表》上签到。
5.5.1.2若不能准时到达,需请假。
5.5.2授课
5.5.2.1全体培训人员需遵守课堂纪律,不得有大声喧哗、交口接耳、做与课堂无关的事等。
5.6培训考核
5.6.1行政部会同相关部门负责人或培训老师共同制定培训考试题并负责监考。
5.7培训检查
5.7.1外派培训检查
5.7.1.1需缴验相关证书。
5.7.1.2证书正本由培训组保留,复印件交还本人。
5.7.2内部培训检查
5.7.2.1培训组发放《培训学员意见调查表》。
5.7.2.2培训组负责填写《员工培训记录表》并存入员工个人档案。
5.7.2.3外派培训结束由相关部门负责人填写培训报告表。
5.7.3除《员工培训记录表》外所有表格存档。
5.7.4行政部经理会同总经理对表格进行审查并提出意见。
6.附件
6.1附件一、员工培训申请表
6.2附件二、个人外派培训申请表
6.3附件三、年度培训计划表
6.4附件四、培训签到表
6.5附件五、培训学员意见调查表
6.6附件六、员工培训记录表
7.参考文件(无)
附件一
员工培训申请表
申请部门申请人
培训时间总时数
培训地点
培训老师所需费用
需培训人员(共名)
姓名职位姓名职位姓名职位
培训内容培训所需器材
部门经理审核行政部经理审核
总经理审批
qp0401-1.0
附件二
个人外派培训申请表
姓名工号部门职位
培训机构培训课程
课程内容课程名称日期起日期迄学费备注
我个人参加上项机构所举办的培训,培训课程细目如上,所需经费需/不需由公司负担,此项培训必须能增加我未来工作效率。如课程培训时有改变,我必须依照公司规则通知有关部门。培训期间个人如触犯任何公司培训规则,愿意由公司扣除本人薪水以抵缴公司代付学费。
签名:
年月日
部门主管(经理)审批行政部经理审批
总经理审批
备注
qp0402-1.0
附件三
年度培训计划表
年月份
培训主题培训对象培训地点培训起止时间培训老师备注
qp0403-1.0制定人:
附件四
培训签到表
培训课程内容:时间:年月日
姓名所属部门(门店)职务备注
qp0404-1.0
附件五
培训学员意见调查表
培训课程名称:主办部门:
说明:
1、本表请受训学员详实填写,并请于结训时交予主办部门。
2、请将选答项目号码勾在方框内。
3、请你给率直的反应及批评,这样或以帮助我们对培训计划将有所改进。
课程内容如何
(1)优(2)好(3)尚可(4)劣
教学方法如何
(1)优(2)好(3)尚可(4)劣
讲习时间是否适当
(1)太长(2)适合(3)不足
参加此次讲习感到哪些受益
(1)获得适用的新知识。
(2)可以用在工作上的一些有效的形容技巧及技术。
(3)将帮助我改变我的工作态度。
(4)帮助我印证了某些观念。
(5)给我一人很好的机会,客观地观察我自己以及我的工作。
训练设备安排感到如何
(1)优(2)好(3)尚可(4)劣
将来如有类似的班次,你还愿意参加吗
(1)是(2)否(3)不确定
第9篇 化工公司管理评审工作程序
化工公司管理评审程序
1.目的
为便于管理评审正常进行和控制,以便公司高层管理者在计划期间内评审公司的质量管理体系,并确保其持续之适用性、充分性及有效性。此项评审须评估质量管理体系和过程变更的需要及改善的机会,包括质量方针与质量目标。
2.适用范围
适用于本公司管理评审活动的控制。
3.职责
iso办公室制定本程序,相关部门配合执行。
4.定义(无)
5.作业内容
5.1管理评审的时机与评审计划的发布:为了保证质量管理体系的持续适用性、充分性和有效性,公司至少每半年进行管理评审一次,原则上安排在某一次内审后的一个月左右进行,由管理者代表或指定人员制定书面的管理评审计划,由总经理批准;当出现特殊情况(如重大质量问题、组织架构大变更等),可追加评审。
5.2管理评审应输入的内容,相关部门依此提交报告资料:
a)上次管理评审的决议完成情况跟进(iso办公室文控);
b)质量方针、质量目标的达成状况检讨(iso办公室);
c)检验及验收结果(物流部)
d)纠正与预防措施的执行状况检讨(iso办公室);
e)内部或外部质量体系审核的结果检讨(iso办公室);
f)客户投诉(退货)及处理的结果检讨(业务运作部);
g)组织大变更、重大质量问题或质量体系变更对原质量体系影响的评审(各相关部门);
h)改进的建议检讨(各相关部门)等。
5.3评审前的准备:管理者代表确定会议时间(原则上在一个星期前发出会议通知)。拟定管理评审通知计划并拟定评审的主要内容及参加评审人员名单,同时在通知计划中列明相关人员提报相关资料,提交总经理或授权人批准。
5.4评审实施后,管理者代表根据评审会议结论或决议,编制管理评审报告并公布结果。如需要采取纠正和预防措施,参考《纠正和预防措施程序》,由文控或由管理者代表授权人监督执行,并组织跟踪。
5.5管理评审的输出:应输出管理评审报告结论、决议,其中至少应包括:
5.5.1现行的质量体系及过程是否有效;若需改进,改进的方案是什么;
5.5.2针对目前的客户投诉,应确定日后的改善方向;
5.5.3确定目前的资源(人力资源、其他资源)需求与否。
5.6管理评审报告记录由文控保存三年。
6.附件(无)
7.参考文件
7.1文件管理程序
7.2纠正和预防措施程序
第10篇 化工公司质量记录管理工作程序
化工公司质量记录管理程序
1.目的
对质量记录进行控制和管理,旨在提供产品质量或法律法规达到规定要求和质
量管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于本公司质量管理体系有关的所有质量记录的控制。
3.职责
iso办公室制定本程序,相关部门配合执行。
4.定义
4.1质量记录:是指本公司质量管理体系有关的证据,如某产品的检验记录等。
5.作业内容
5.1iso办公室负责建立质量记录一览表,包括名称、保存期限、保存地点等。
5.2质量记录的表格格式版本的更改与作废按《文件管理程序》执行。
5.3质量记录要求字迹端正清楚、内容详尽真实、项目填写齐全、数据可靠,各部门负责人应对本部门的质量记录的真实性和完整性负责,且应指定专人负责本部门质量记录的定期收集、分类编目、归档保管和查阅处理以及保存等。
5.4质量记录保存时须注意防潮、防霉、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。
5.5因工作需要,非本部门人员查阅本部门质量记录时,需经部门主管批准。
5.6非本公司人员查阅本公司记录时,须管理者代表以上负责人批准方可。
5.7质量记录保存期满后,由各部门负责销毁,并做销毁记录在工作记录上。
6.附件
6.1附件一、质量记录一览表
7.参考文件
7.1文件管理程序
第11篇 化工公司文件管理工作程序
化工公司文件管理程序
1.目的
为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性,确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件,以及防止不适当的文件被误用。
2.适用范围
凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。
3.职责
3.1本程序由iso办公室制定,管理者代表审查,总经理批准,相关人员配合执行。
3.2文件的制定:由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。
3.3文件的审查:质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。
3.4文件的批准:
3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。
3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等),由管理者代表批准。
4.定义
4.1质量手册:有关本公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2程序文件:有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明,如采购管理程序。
4.3作业指导书:为执行质量要求,在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领,如作业指导书等。
5.作业内容
5.1文件的分类与编号:
5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级:即一级为质量手册;二级为程序文件;三级为作业指导书等;四级为记录、外来文件等。
5.1.2文件编号:
5.1.2.1质量手册的编号为qm01,其各代号是指:qm为手册文件;01代表文件序号。
5.1.2.2程序文件的编号为qp□□,其各代号是指:qp代表二级质量文件;其□□代表文件序号。
5.1.2.3三级文件的编号为wi□□,其各代号是指:wi代表三级质量文件;其□□代表文件序号。
5.1.2.4外来文件的编号为wl□□□□□□-□□□-□□,其各代号是指:wl代表外来文件,其前八个□代表外来文件接收的年月日,其后的四个□代表文件序号,最后的两个□代表外来文件版本,该文件需登录于文件总览表并注明外来文件字样(备注:该种序号可根据需要升为更多位)。
5.1.2.5各种表单的编号原则:文件编号加序号加版次。
5.2文件的制定、审查、批准及分发层次:
文件名称制定审查批准分发单位
质量手册iso办公室管理者代表总经理各部门负责人
程序文件各负责人管理者代表总经理各相关负责人
三级文件单位负责人管理者代表管理者代表/总经理各相关场所备注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人员。
5.3文件的制定格式:
5.3.1一、二级文件的制定格式(见如下):
1.目的:说明制定该文件之用意。
2.适用范围:说明该文件适用工作范围。
3.职责:说明该文件的制定与执行相关单位。
4.定义:说明该文件之专有名词在文件中之特有意义(质量手册不需该项)。
5.作业内容:说明该文件之责任参与作业之人员,以及工作范围步骤,其中内容详细说明,有流程图则依流程图说明(质量手册的该项为4.)。
6.附件:说明该文件所派生的表单格式或流程图等(质量手册不需该项)。
7.参考文件:指明制定该文件所参考之相关文件(质量手册的该项为5.)。
5.3.2一、二级文件的封面格式、内页格式见附件。
5.3.3三级文件的内容格式及封面内页格式不做具体规定。
5.4文件的制定:
5.4.1各部门依质量体系作业需要制定草案,经相关权责人审查,相关权责人批准,由文控人员作打印和发行。
5.4.2文件制定的格式依5.3进行作业。
5.5文件的修订,各部门依质量管理体系作业需要,由原制定单位人员填写文件变更申请表说明原因及变更内容后,由相关权责人审查、批准,将文件变更申请表交至文控人员,文控人员将原文件作文件修订并于修订记录中作登记。
5.5.1外来文件的变更由相关权责人直接在原文件上上注明作废字样,必要时以相应的内部联络单通知原件作废及执行的新件的编号。
5.6文件的分发与销毁:
5.6.1文件的分发统一由文控影印分发,文件的分发需加盖受控文件章,受控文件的发放统一由文控负责,接收方在文件分发控制表上签名确认。
5.6.2文控需将变更后的文件除保留原稿作参考外(需在原稿上盖文件作废章以做识别,保存期限视实际需要而定),其它作销毁处理(如作废文件用于再生纸,每一页须盖上文件作废章或写上作废字样或者打叉)。
5.6.3由文控视文件的相关与否,确定文件的分发范围和对象。
5.6.4文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。
5.7文件的版本、版次、变更、编号与作废:
5.7.1新制定的文件由各部门制定,由文控打印交相关权责人审查、批准即可。
5.7.2如因作业改变或业务需要,需变更文件及编号。
5.7.2.1小变更:如文件需要局部修改,但不影响其文件主内容,由提出人员用文件变更申请表的方式写明需修订内容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不变,该修改只在相应的需修改页的版次做升次即可(如a0变更为a1;该变更只在内页换页,a9后若再变更则变更升为大变更,此大变更便升级为b0,依次类推。
5.7.2.2大变更:文件内容的修改改变了原内容主题或小变更在一页有五章节以上或小变更涉及有两页以上时,需作直接大变更处理;需更改文件版本号须在文件封面修改版本号(如a版本大变更后变成b版本,依次类推);备注:单页文件可以只有版本不设版次。
5.7.3.3文件在变更时,由提出人员填写文件变更申请表说明原因及变更内容后,由相关权责人审查、批准后,将文件变更申请表交至文控,文控在接到有批准之文件变更申请表后,将文件修改变更,即收回需作修改的文件,分发新的文件,并记录在文件分发控制表中。
5.8文件的调阅与补发:
5.8.1如因业务需要领用文件,应填写文件分发控制表,并由相关人员批准。
5.8.2文
件破损或遗失,须填写文件分发控制表说明申领原因,并由相
关人员批准后,携带破损文件到文控办理申领手续,文控将损坏之文件作废销毁,并在文件分发控制表中注明。
5.8.3由于业务需要需借用文件,但不需带出文控部门,须经文控同意才可借用。
5.9受控文件用于供应商、客户或认证机构时由文控办理相关手续,并填写文件分发控制表。
5.10印章的管理
5.10.1印章分为受控文件、文件作废、外来文件,并由文控管理。
5.10.2印章遗失,重新刻制时应与原印章区别特征,并在涉及范围内通报。
5.11文控须制订文件总览表控制管理文件,以说明现行版本。
5.12记录与保存:文件分发控制表、文件变更申请表、文件申领表、文件借用登记表、有关内部联络单由文控保存一年。
6.附件
6.1附件一、文件分发控制表
6.2附件二、文件变更申请表
6.3附件三、印章格式
6.4附件四、文件总览表
7.参考文件
第12篇 加工公司物资管理控制工作程序
加工有限公司程序文件
物资管理控制程序
1目的:为保证
a、物料的验收、储存及使用有章可循;
b、加强仓储管理,保证物料质量;
c、物料的流向明晰,具有可追溯性。
公司制定并执行《物资管理控制程序》。
2范围
a、本程序规定了物料的验收、标识、储存、检验和试验状态、防护、使用及可追溯性的操作方法。
b、本程序适用于外购的原辅料、过程产品及最终产品;适用于从原辅材料采购入库,到生产出成品出厂的全过程的物料管理。
3职责
3.1资材科负责采购物料的入库单的填写及检验委托。
3.2品保部负责所有物料的取样检验及检验结果的通知、负责储存中的物料的结块等品质问题的检查。
3.3生产部负责公司内原料库、一期成品库及露天存放的物料的管理。
3.4物流科负责除生产部管理以外所有生产相关物料的管理及外租仓库的管理。
4程序要求:
4.1原辅料
4.1.1初检、请检、检验
4.1.1.1原辅料进厂(或外租仓库),由仓库保管员按照送货单核对,检查物料包装应无受潮、破损情况;物料的标识完好,应标明物料名称、规格、批号、供货单位。进厂(或外租仓库)的物料应随附检验单、数量正确。凡不符合要求应予拒收。
4.1.1.2符合要求的物料接收入外租仓库后,按照批次存放,建立货位卡,每批悬挂待检标识,填写《原辅材料接货检查记录》。接收入厂的物料每托盘贴标贴,注明到货日期、品名、供应商、批号、规格、件数、净重。暂存放于待检区域,填写《原辅材料接货检查记录》。物流科将送货单及随货检验单送交资材科,资材科填写原材料入库单,由物流科仓库保管员签字确认生效。仓库保管员按照入库单填写原辅材料台帐。资材科及时通知品保部取样分析。
4.1.1.3品保部接到原辅料请验单后,派取样员按抽样办法取样。根据检验结果,品保部向物流科发放原材料检验单。物流科仓库保管员根据检验单的结果在相应的原辅材料台帐上记录。
4.1.2储存
4.1.2.1接到原材料检验单后。物流科仓库保管员依照原材料储存的场所分别采取下面的操作:存放于外租仓库的物料由仓库保管员根据检验单填写《原材料检验结果通知单》并传送给外库保管员,外库保管员依照《原材料检验结果通知单》的内容先将相应批次的原材料的待检验标志撤掉,再在货位卡上注明检验结果。存放于公司内的原材料依照检验单的内容在每托物料的标贴上注明检验结果后上高架货位储存。不合格原材料在货位管理表上注明。
4.1.2.2包装材料的储存要与其它物料隔离,单独存放。封闭的外包装必须严密、不得破损、污染。
4.1.2.3物料存放区应无鼠、无虫、无霉,保持整洁,定期清理。物料的堆放、离墙、离地、货行间都必须留有一定距离,以能执行先进先出的发料次序为原则。
4.1.2.4对温度、湿度或其它条件有特殊要求的物料,应按规定条件储存,并做好仓库温度、湿度记录。
4.1.2.5仓库保管员根据原材料出入库单建立原材料台帐,清晰记录每一笔业务。每月盘点库存,做好库存报表。出现帐物不符的情况时及时查找原因并纠正。
4.1.3发放
4.1.3.1生产管理科人员每天填写《供货依赖单》交物流科仓库保管员备货。所发物料包装要完好,标识要与物料一致,发料时要按照先进先出的原则。
4.1.3.2生产管理科人员与物流科仓库保管员核对实物后,由物流科将物料送到生产部指定
地点。生产管理科人员在物流科仓库保管员填写的《生产原料入库单》上签字确认。
4.1.3.3每次发料后,仓库保管员要在存货表和原材料台帐上记录,填清物料去向及批号以便追溯。
4.1.4不合格原料的管理
4.1.4.1不合格的原辅料要妥善管理,及时退回供货单位。
4.1.4.2不合格的原辅料可以降级使用的或可以改做其它用途的需经品保部主管确认。
4.2成品
4.2.1验收、检验状态
4.2.1.1物流科接收成品时,先检查产品外观有无破损污染情况,批号卡的内容要与货物一致、产品码垛高度应符合装集装箱要求低于1.15米。验收合格的产品缠绕包装后运回二期仓库,填写《产品缠绕记录》。不符合要求的产品通知生产部处理。
4.2.1.2每天物流科依照实际接收到的货物签收生产部的《成品入库单》,建立成品出入库台帐,详细记录产品品名、批次、数量等。
4.2.1.3物流科在产品日报表上标明产品的检验状态。按照品保部下达的产品检验单,物流科仓库保管员将合格产品、不合格产品、正在检验的产品的批次分别在日报表上相应栏内注明。日报表根据生产部的入库单及品保部的检验单每天更新。
4.2.2储存
4.2.2.1成品按品种、产量合理分配立体仓库货位。
4.2.2.2成品上货架储存时,尽量将同批产品集中放置,便于查找管理。
4.2.2.3仓库保管员每天更新成品日报表;每周盘点实际库存,做成周报表;每月月底配合生产、财务部门做好盘点工作。盘点中发现的问题及时查找原因并处理。
4.2.3发放
4.2.3.1备货
出口产品-物流科依照销售科的出口计划,对照成品日报表,按照先进现出的原则找出符合客户要求的产品,做好《商检计划》及《装箱预配表》。仓库保管员依照装箱预配表备货。
国内销售产品--按照销售科开具的成品出库单备货,记录产品批号以保证可追溯。
4.2.3.2交付
出口产品的交付按照《产品装箱要求及方法》文件中的要求执行。国内销售的产品要保证包装完好、品质合格,每次交付后填写《发货检查记录》。
4.2.4不合格成品的管理
4.2.4.1已接收入库的产品如果最后检验结果为不合格,生产部能马上处理的办理退库手续,并在成品台帐上记录产品批次及管理号;需要库存的不合格产品除在产品日报表的相应栏内注明不合格产品的批次外,还要在货位管理表上注明不合格。
4.2.4.2已经检验为不合格的产品如要降级发放销售或改做其它用途,需经授权人或顾客批准。
4.3生产部门的物资管理
生产部门领用的原辅材料及中间产品等的管理方法参考《生产和服务提供控制程序》中的规定。
5相关文件:
5.1《生产和服务提供控制程序》
5.2《产品装箱要求及方法》
6记录:
6.1《原辅材料接货检查记录》
6.2《原材料入库单》
6.3《原材料检验报告单》
6.4《原材料检验结果通知单》
6.5《原材料台帐》
6.6《生产原料供货依赖单》
6.7《生产原料入库单》
6.8《原材料库存周报、月报》
6.9《产品缠绕记录》
6.10《成品入库单》
6.11《成品台帐》
6.12《成品库存日报、周报、月报》
6.13《成品检验报告单》
6.14《出口销售计划》
6.15《商检计划》
6.16《出口装箱预配》
6.17《成品出库单》
6.18《货位管理表》
6.19《发货检查记录》
第13篇 化工公司安全生产法律法规获取管理制度
化工实业有限公司安全生产管理制度
--安全生产法律法规获取及管理制度
一、目的
为了使企业认识和了解与其活动相关的安全生产法律、法规及其他要求,并将这些信息及时传达给从业人员和相关人员,提高他们的法律意识,规范安全生产行为。
二、范围
本制度适用于本公司所有安全生产法律、法规、标准的管理。
三、责任
1.安全部负责收集所有有关安全生产的法律、法规、标准。
2.安全主任负责对法律、法规的适用条款进行识别,并按照适用部门、单位进行发放。
3.文件管理员负责法律、法规文件的管理。
四、法律、法规标识
所有法律、法规、标准收集后需经文件管理员统一编号(包括文件编号,版本号)。
五、法律、法规的标识、下发、保存、更新
1.编号及标识方法
法律、法规管理制度编号为:aq-w-f-o1
其中:aq---为a化工w---外来文件
f---法律法规o1---文件顺序号
2.法律、法规文件由安全主任确定分发部门,文件管理员根据《文件一览表》中规定的部门予以发放,发放时使用部门在《文件收/发登记表》上签收。
3.法律、法规文件的修订与更新
(1)根据国家对法律、法规的修订或更新,由安全主任负责收集、整理并在《文件发行/更改审批表》上注明修订、更新的大概内容,修订部门及生效日期。对修改或更新部分用字体加粗或其他标志方式进行区分,起到提示和标识作用。
(2)每年由安全主任按目前现状和条件与法律、法规逐条进行条款识别,以改进现状与标准的相适应性。
4.法律、法规标准的管理
(1)所有作废或过期的法律、法规标准,由文件管理员负责回收并销毁,原版文件注明作废,文件管理员登记于《作废文件清单》中,并予以妥善保存,各部门因特殊需要,
要求保留作废法律、法规的,文件管理员予以注明作废,并于《作废文件清单》上注明,文件管理员应每年对作废文件检查清理,当原版作废文件无保存价值,需要销毁时,文件管理员填写《文件销毁申请单》经安全主任批准后予以销毁。
(2)法律、法规、标准的保存。各使用部门应保持法律、法规及标准的清晰
若有损坏或遗失应及时向文件管理员更换、补发。文件(包括安全技术参考书籍,标准、国标及所有重要技术资料、法律、法规等)的保存,均先交文件管理员编号:编制《法律、法规文件一览表》,由安全主任审查文件的适用性后发放登记,如某些内容有必要下发时将转化为内部文件,按内部文件管理予以审批、发放、更新、保存。
5.法律、法规日常管理
(1)文件管理员应定期对法律、法规进行清查,确保法律、法规的完整性、有效性。
(2)法律法规的借阅须经部门负责人同意,从安全部借阅文件时必须进行登记手续后方可借出。
(3)各部门应做好部门使用的法律、法规的保管工作,法律、法规的保管应便于查阅、存取,注意防潮、防盗和防损坏。
六、相关记录
《文件发行/更改审批表》aq-ab-b01
《文件收/发登记表》aq-ab-b02
《重要文件一览表》aq-ab-b03
《文件补发申请单》aq-ab-b04
《文件销毁申请单》aq-ab-b05
《作废文件清单》aq-ab-b06
七、附件
《安全生产法律、法规、标准及其他要求清单》
第14篇 施工公司文件管理制度
建筑公司文件管理制度
1.目的
为适应当前信息系统管理需要,充分节约纸张办公,公司文件采用e四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所,确保文件的适用性、有效性,防止失效或作废文件的使用。
2.适用范围
适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。
3.职责
3.1董事长负责批准企业综合管理手册。
3.2总经理负责批准各系统管理分手册。
3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批,管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。
3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理,负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。
3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写,组织文件接口讨论,负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作;定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性,负责e四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。
3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档,并组织实施与管理。
3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求,尽量在网络中查找,并下载,由企业管理部上传到e四建网站,资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。
3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理;
3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址,并及时将文件传递到文件的使用场所。
3.10 项目部对接收到的公司、分公司、建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行管理。并以交底、传阅或组织学习等形式向相关人员传达。
4.工作程序
编制→审核→审批→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废
4.1 文件编制、审核和审批
4.1.1 企业管理部编制《企业综合管理手册》,组织讨论,董事长审批。
4.1.2 公司职能部门编制本系统的管理手册,企业管理部组织讨论,总经理审批。
4.1.3 公司职能部门编制的红头文件、管理办法、实施细则、作业指导书等管理性文件,由部门领导审核,经相关部门会签,公司分管领导审批。
4.1.4 分公司编制的管理规定、制度等文件,由主管经理审核,分公司经理审批。
4.1.5 项目部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性文件按照有关法规和《施工组织设计及专项施工方案管理办法》中的审批要求进行管理。
4.1.6 对内审报告、管理评审报告、会议纪要等记录性文件按照各系统管理手册中要求进行审批。
4.1.7电子文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。
4.2 文件的接收和发放
4.2.1公司各部门、分公司、项目部均应配置至少一台电脑,并与互联网连接,设置一个固定的邮箱地址或qq号码,向公司企业管理部、公司及分公司办公室传递信息。
4.2.2企业管理部定期发布各部门、分公司的邮箱地址或qq号码,文件发放均以该邮箱地址为收件人,分公司主管文件人员建立各项目的邮箱地址,并以此邮箱地址为收件人进行文件发放。
4.2.3公司各部门、分公司、项目部均明确一名文件管理员,每天必须查看邮箱,在5日内完成文件的传递工作。
4.2.4各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的邮箱地址进行发放,并向公司相关领导发放一份纸质文件。
4.2.5日常通知类文件可在e四建网页上公布,对需要在网上发布的文件,经分管领导审批后,由编制部门通过企业管理部在公司网页上发布,网管员以飞信平台的形式通知各单位办公室及各部门,防止没有接到通知延误工作。
4.2.6各职能部门及各单位收到电子文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。
4.2.7企业管理手册、规章制度文件或需企业管理保密的电子文件,以邮件形式发放,或在e四建网页上设置公司内部文件平台,设置密码,只有公司内部人员方可登陆。
4.2.8公司各部门和分公司办公室接到文件后,文件管理员填写《文件传阅处理单》交主管领导审阅,如需传阅或转发,批注传阅或发放范围,传阅人员签注姓名和时间,转发的文件填写《文件发放记录》。
4.2.9分公司主管领导在《文件传阅处理单》上标注电子文件的发放范围,文件管理员以发放组群形式发放,做好《文件发放记录》,收到电子邮件后,接收方要进行回复确认,发放方在《文件发放记录》中打钩确认。
4.2.10分公司接到电子文件后,及时向项目部发放。对没有连接网络或无电脑的项目部可将文件进行拷贝或打印成纸张文件进行发放。发放部门(科室)填写《文件发放记录》,接收人签字。
4.2.11各有关部门、单位可将所需文件从网页或邮件中下载,复制到本地电脑专项文件夹中,建立《文件接收记录》方便查找。文件管理员对文件修订过程进行跟踪,确保使用文件处获得有效版本。
4.2.12企业管理手册分为受控和非受控,提供给认证中心和公司内部使用要对其修订状态进行管理,提供给建设单位或社会有关部门的文件为非受控版本。
4.2.13凡对体系运行具有关键作用的岗位,都应得到或学习适用文件。
4.2.14 接收到文件的部门、分公司、项目部利用每周会议学习文件有关内容,并做好会议纪要。
4.3文件的评审
4.3.1在管理评审输入资料中,各职能部门对主管的文件提出评审意见。
4.3.2 企业管理部每年对管理性文件组织评审,需修订或更新的在企业管理手册中进行修改。
4.4文件的修订、更新、作废
4.4.1文件起草部门对电子文件进行修订时,重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位,经审批后,标明原文件作废或修订状态,进行发放。
4.4.2 对文本文件修改时,填写《文件更改通知单》,经审批后按照原文件发放范围发放。
4.4.3当文件修订或更新时,及时进行发放管理,通知原文件管理员更换原有文件。
4.4.4 文件作废时,在纸张文件上注明作废,作废的电子文件及时从有效文件夹中撤出,在文件接收记录中标识作废。
4.5 文件的存档
4.5.1文件起草部门、公司办公室各存留一份盖有红章的正式文件,人事任免文件打印5份纸质文件,分别由人力资源部留一份,个人档案装一份,用人单位存一份,办公室留存两份。
4.5.2分公司办公室对接到的电子文件输出一份纸张文件,进行传阅、学习并存档。
4.6网页的维护
4.6.1企业管理部负责对公司网站进行维护,确保网络畅通。
4.6.2企业管理部积极宣传公司网站,在各种杂志、文件中体现公司网址。
4.7文件的编号和排版
4.7.1 公司文件分为企业管理手册、红头文件、便函文件、党委文件、工会文件等类型。
4.7.2公司红头文件按照传统文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建×字[××××]××号)
4.7.3 公司便函文件编码由经理办公室统一编号。(如晋四建函[××××]××号)
4.7.4党委文件、工会文件红头采用本系统的编号方法。
4.7.5各部门编制的电子版文件按附录要求格式设置。
4.7.6分公司文件编号采用sj/×f××-20××。
4.8文件管理的其他要求
4.8.1各部门报刊、信件由专人领取分发。凡属领导亲启的函件,要交领导拆封。其它行政信函由公司办公室主任或秘书拆封,对外来已拆封的文件拒绝签收。
4.8.2搞好企业内外文件、信件的收发和传递工作。对急件随接随送,立即处理,不得积压拖延时间。做到登记清楚,不丢失,不拆封,收件人必须有签字。对带有编号的外来件,收发登记后再予分发。
4.8.3凡以企业名义发出的文件,要按文稿格式拟稿。经分管领导审查同意签字后,由办公室主任核稿登记打印,核准无误后方准发出。
4.8.4文件起草部门、分公司、项目部均要留存各种文件审批底稿,并报办公室留存盖章后正式文稿一份。
4.8.5除中心组学习及党政联席会会议等重要会议的纪要外,其它会议纪要以电子版文件形式下发,由文件起草部门按照公司企业管理部公布的各部门、各单位邮件地址发放,在公司大屏幕滚动通知文件管理员通过电子邮箱查阅、传递,各单位或各部门收到文件后,要及时给发文部门回复确认文件收悉情况。
4.8.6除存档的纸张文件外,均应使用已单面使用过的废弃纸张,包括呈送公司相关领导的纸质文件。
4.8.7公司、分公司、项目部对接收到的建设单位、监理单位、政府和其他相关部门的通知、来往函件及文件进行编目管理,并及时向相关部门传递信息。
4.8.8所有的会议纪要均要写明时间、地点、主持人、参加人、请假人及缺席情况,要写明会议主要内容及会议安排事项。
4.8.9所有文件均应反映出文件名称、审批过程、编制单位、编制日期的内容。
5.记录
5.1 文件接收记录
5.2 文件发放记录
5.3 文件传阅处理单
5.4 文件更改通知单
6.流程图
第15篇 施工公司办公场所用电管理制度
建筑公司办公场所用电管理制度
为了节约用电,降低能源消耗,积极参与“资源节约型、环境友好型”的社会建设,特制定以下制度:
一、全体机关工作人员,各分、子公司单位工作人员,必须树立节约用电、安全用电意识。在工作需要时开灯,人离办公室必须随手关灯,杜绝长明灯。光线好的房间,必须关闭照明设备。走廊、楼道里的灯要随手关闭,办公场所应关闭不必要的夜间照明。
二、尽量少用空调设备,必须使用空调时,按统一规定执行。夏季开空调时间为:6月1日― 8月30日,(特殊情况除外)下班前15分钟要关闭。如发现下班后未关闭空调设备,对部门负责人处以500元罚款,相关责任人处以200元罚款。
三、电脑设备不使用时,要进入低能耗休眠状态,减少待机能耗。工作完后,及时关闭计算机、打印机、传真机等设备,下班后无待机现象。
四、各办公室电脑、空调、电扇、饮水机等一切电器设备应在下班时确保关闭,因人为原因没有及时关闭电源能耗,造成设备损毁和引发事故的,追究有关人员责任。
五、严禁在办公室使用电炉、电暖气、电热水壶等高压负荷电器,不得随意搭接电线设备,对违规用电发生事故的,除追究相关人员责任外,还要处以200元―500元罚款。
六、本办法自2022年5月20日起执行。
