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证件管理制度，是一种规范组织内证件管理流程的体系，旨在确保证件的有效性、安全性和合规性。它涵盖了证件的申请、发放、使用、更新、回收和销毁等多个环节。
包括哪些方面
证件管理制度主要包括以下几个方面：
1. 证件类别定义：明确各类证件的种类、用途及适用范围。
2. 申请审批流程：规定证件申请的条件、所需材料、审批权限和程序。
3. 发放与登记：详细描述证件的制作、发放及个人或部门的登记手续。
4. 使用与保管：规定证件的正确使用方式和妥善保管措施。
5. 更新与变更：设定证件信息变更时的更新流程。
6. 检查与审核：定期进行证件的有效性检查和内部审计。
7. 回收与销毁：明确证件到期或不再使用的回收程序及废弃处理方式。
重要性
证件管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 法规遵从：确保组织及其员工遵守相关法律法规，避免因证件管理不当导致的法律风险。
2. 安全保障：防止证件丢失或被滥用，维护组织和个人的信息安全。
3. 效率提升：标准化流程能提高证件管理效率，减少不必要的延误和混乱。
4. 信誉维护：有效的证件管理有助于树立组织的专业形象，增强公众信任。
5. 风险控制：通过制度化管理，降低因证件问题引发的业务中断或其他潜在风险。
方案
为建立完善的证件管理制度，建议采取以下措施：
1. 制定详尽的规章制度：明确各环节的职责、流程和标准，确保所有相关人员了解并遵守。
2. 建立信息化管理系统：利用技术手段，实现证件信息的电子化管理和追踪。
3. 培训与教育：定期对员工进行证件管理制度的培训，提高其意识和执行能力。
4. 监督与反馈：设立监督机制，对制度执行情况进行评估，并根据反馈及时调整和完善。
5. 定期审查：定期对证件管理制度进行审查，确保其适应组织的发展和外部环境变化。
通过上述方案的实施，证件管理制度将在组织内部形成有序、高效且安全的运行环境，为组织的稳定发展提供有力保障。
证件管理制度意义范文
第1篇 建筑公司岗位证件管理制度
建筑工程公司岗位证件管理
1、项目经理、工长、技术员、质检员、安全员、预算员、材料员必须持证上岗。证职相符,证件由公司综合部统一保存,并登记入册。
2、岗位证件的借用要经负责人批准,由借用人填写《岗位证件借用登记表》,在规定的期限内将证件归还综合部。
3、职工离职取证时要经总经理审批后,并到人力资源部办理完相关手续方可取证。
4、及时组织相关岗位证件年检工作,保证证件的持续有效性。
5、禁止借证人将借出的证件用于他途,违者罚款200元/次。
6、工程开工后项目部收集现场所有特殊工种的证件,证件原件存放项目部,证件复印件及特殊工种名册上报公司人力资源部。
7、施工现场劳务人员必须持有建设职业技能岗位证书或职业资格证书
8、项目部将劳务人员名册及证件复印件上报公司人力资源部。
9、对上报假证者,追究其责任。
第2篇 科技园安保部证件管理操作规程制度
科技园安保部证件管理操作规程
1、安保部负责证件的管理、建档。
2、安保部人员负责证件的发放。
3、《出入证》办理程序:
⑴安保部在施工单位签订《装修申请表》后方可为其办理《出入证》。
⑵办理《出入证》时需携带办证人员的l张照片贴在证件上;《身份证》、特殊工种(电工等)证书复印件,核实后可为其办理《出入证》。
4、《施工动火证》办理程序:
⑴安保主管接到施工单位在公司区域内进行电、气焊明火作业具体操作人的申请后,办证人员需详细询问具体作业内容、时间、地点、检查操作人员具有劳动局颁发的有效的特种行业操作证。
⑵安保人员现场核实有无消防器材,防火措施及火灾隐患,合格后通知安保部。
⑶安保部填写《施工动火证》一式两份,一份留底,一份交看火的安保人员。
⑷看火安保人员对动火全过程进行监控,有情况及时报告。
⑸看火安保人员直至动火完毕后方可撤离。
5、《物品出门条》办理程序:常住客户及施工队《物品出门条》由安保部参照《物品出入公司管理规程》执行。
第3篇 特种作业人员、证件管理规定
一、管控目的
规范公司内特种作业员工及证件管理,加强各职能部门对特种作业员工协调,对特种作业数量进行适当控制,使特种作业员工满足公司发展要求,确保特种作业人员稳定和持证上岗。
二、管控范围
公司内的电工、电焊工、起重工、叉车司机等人员及证件管理。
三、管控对象
1. 特种作业人员(含特种设备作业人员)。
2. 特种作业人员证件。
四、管控内容
1. 特种作业人员管理
1.1特种作业岗位的设定和人员确定,由相关车间(部门)根据岗位需求如实上报人员,经人公司安全部门审核批准后联系培训取证。
1.2 对无特种作业证件或证件过期失效的人员,不得安排其到相应的特种作业岗位上工作。
1.3生产安全部门负责建立健全公司内特种作业人员档案,定期对特种作业人员进行厂级安全培训教育,各车间、部门必须给予安排学习时间,特种作业人员必须按时参加安全培训。
1.4各相关车间、部门应建立健全本部门特种作业人员管理档案,定期组织进行车间级安全培训教育。
1.5各相关车间、部门不得私自调动特种作业人员的岗位。因工作需要或个人身体等原因确需变动岗位的,必须上报公司人事部门和生产安全部门进行审核。
2. 特种作业证件管理
2.1生产安全部结合生产安全部门负责联系国家相关机构对经审核确定的特种作业人员进行培训取证,所取证件均由生产安全部门统一存档管理。
2.2特种作业人员培训取证费用由公司先统一垫付,然后根据证件类别和性质,按比例由____公司财务扣除。
a. 电工、电焊工作业证费用由个人负担50%,公司负担50% 。
b. 公司内机动车辆司机(包括叉车、装载机、拖拉机)、起重工取证费用由个人负担40%,公司负担60%。
c. 压力容器操作工、电梯司机、危化品(氯气)操作工取证费用由公司负担。
2.3特种作业人员操作证件到期需要继续复审的,由生产安全部门联系有关部门进行办理,审证费用由公司承担。
2.4特种作业人员在待业期间相应证件需要复审的,公司给予复审,但其本人必须承担全部审证费用(由本人直接交予培训机构),否则不予审核。
2.5取证后离企的特种作业人员,必须到生产安全部门审核登记,交纳公司支付的全部取证费用,由生产安全部门开出单据后员工到财务部现金会计处进行缴费。
五、罚则
1. 无证人员进行特种作业,一律视为严重违章作业,按相关考核制度进行考核。
2. 特种作业人员工作调动时,相应车间未上报生产安全部门审核的,每发现1人次扣车间安全分10分。
3. 不得安排无证或证件已失效的人员到特种作业岗位工作,每发现1人次,扣部门负责人绩效考核分5分。
4. 不得将身体状况不符合特种作业要求的人员安排到特种作业岗位,每发现1人次,扣部门负责人绩效考核分5分。
5. 对未遵守本规定而造成安全事故的,依据《生产安全事故及责任追究制度》进行处罚,情节严重的,触犯刑法的移送司法机关,追究其刑事责任。
第4篇 特种设备人员证件使用管理制度办法
特种设备人员证件使用管理制度
一、目的
为做好特种设备人员证件使用管理工作,明确公司特种设备人员证件使用管理要求,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司特种设备人员证件使用管理工作。
三、规定内容
1、本单位特种设备人员所持证件指《中华人民共和国国特种设备作业人员证》。
2、特种设备作业人员证件平时由本单位人事机构统一保管,不得在非工作场合使用。
3、特种设备作业人员实施安全管理、现场操作时,应佩戴记录所持《特种设备作业人员证》信息的工作牌,工作牌由本单位作业人员管理机构统一制作下发。
4、不得损毁、涂改《特种设备作业人员证》,或者转借他人使用。
5、本单位安全管理机构应对《特种设备作业人员证》进行登记备案。
6、证件遗失或者损毁后,持证人应当及时报告本单位,由本单位报质量技术监督部门,经核实后,按规定履行补办手续。
7、持证人因调动、辞职或者退休等原因,不再从事安全作业工作的,由本单位人事机构集中将《特种设备作业人员证》交回发证机构。
8、持有《特种设备作业人员证》的人员应按规定接受监督。
第5篇 驾驶员及车辆证件管理制度
一、 驾驶员审验合格的机动车辆驾驶证是国家承认其驾驶车辆唯一的合法手续,驾驶车辆时必须携带;所驾驶的机动车辆证件必须齐全(行驶证、附加税证、车船使用税证、养路费证、尾气合格证),及其它相关证件。
二、 驾驶油田自己单位车辆,必须是本单位专职司机或专兼职车管干部,持有油田交警队和油田交通管理中心核发的内部上岗证,才能驾驶本单位所指定的车辆。
三、 机动车驾驶员驾驶车辆时必须携带全以上证件,下班后将证件包锁好或拿回家,防止证件损坏或丢失。防止车辆丢失时给盗窃者方便,给破案者带来更多的障碍和麻烦,带证件上班带证件下班要养成良好习惯。
四、 节假日、双休日实行油田内部规定“三交一封”,把证件和车辆钥匙交到单位统一保管。
五、驶员和机动车辆必须按时参加各种审验,其中有一项不合格,驾驶员或机动车辆,不许驾驶员驾车或车辆上路。
第6篇 某某所证件使用管理规定
某所证件使用管理规定
为加强我所工作证、出入证、携物证的使用管理,特制定本规定。
一、工作证的使用管理规定
1、工作证是证明职工身份的证件,不作出入证等其他用途。
2、职工因职务变动可申请更换工作证。
3、工作证由个人保管,不得遗失;如有丢失,应及时报告,并申请补发,补发时需交工本费3元;工作证丢失后隐瞒不报发生责任事故者后果自负。
4、工作证不得转借他人使用,不得擅自涂改;如发现转让涂改者,要追究其责任并处予100元罚款。
5、职工在调离、退休时必须交回工作证。
二、出入证的使用和管理规定
1、出入证是用于出入本所所区的专用证件,不证明职工身份和作其它用途。
2、职工(含离退休人员)进入所区要正确佩带出入证,并接受门卫的验视,戴墨镜和口罩者要主动摘除。
3、持非可带人出入证者不得带人进入所区,持普通出入证者不能进入重离子加速器等被确定的重点要害场所。
4、没有携佩带出入证者,一律不准入所入楼(含业余时间入所),特殊情况须到保卫处办理临时出入证件,6个月内发生不出示证件3次者,罚款10元,对无理取闹者,视情节追究其责任并罚款10―50元。
5、出入证由个人妥善保管,如有丢失,应及时申请补发,补发时需交工本费;一年内丢失三次以上者,除交工本费外,处以50元的罚款,并写出书面检查,经主管部门领导签字后方予补发。
6、不得涂改、伪造出入证,不得将出入证转借他人使用。违者将视情节轻重给予50-100元的罚款。
7、职工在离所时必须交回出入证。
8、临时工来所工作发给临时出入证,发证前必须填表审查。
9、使用过期临时出入证一经查出即予没收,态度恶劣者处以一定的处罚。
三、携物证的使用管理规定
1、携物证系将所内物品携离所区的凭证。
2、携物证由各单位主管领导在保卫处领用并按实物签发。
3、必须清楚、真实地填写携带物品的名称数量,证物不符或非主管领导签字者,禁止携带出所区。
4、职工向外携带物品必须向门卫递交携物证,并配合门卫查验携带物品。
第7篇 房地产公司各类证照及个人证件管理规定
房地产公司各类证照及个人证件管理的规定
为了规范公司证件管理,适应集团公司的发展,满足企业资质审验及工程的需要,公司对各类证照及个人证件实行分层统一管理。
一、公司证照管理
㈠证照分类
1、法人证照:包括营业执照、资质证、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、取费证、卫生许可证、消防许可证、旅馆业特行证、林木种子生产经营许可证等。
2、建设项目前期证照:立项文件、选址意见书、用地规划许可证、土地使用证、建筑工程规划许可证、中标通知书、施工许可证、预售房许可证、房屋产权证等。
㈡证照实行分层管理
1、公司行政工作部对所有证照原件(除必须亮证经营的证照)实行统一管理,并设证照管理员负责管理,保证证件的及时性、连续性、有效性、安全性。
2、公司综合管理部档案室负责集团公司各类证照(除必须亮证经营的证照)的复印件的管理。各部门因业务需要证件复印件的,指定专人统一到档案时领取,并按公司档案管理规定办理有关登记备案手续。
3、各子公司的证照由各子公司负责办理年检、升级等工作,集团公司证照管理员负责督促、指导、咨询、检查。
4、集团公司和新注册单位的营业执照由公司人力资源部负责组织相关部门办理。
5、借用原件须办理借用手续,用完及时归还。
二、个人证件管理
㈠证件分类:分各专业技术任职资格证和执业资格证两类,具体包括:
1、专业任职资格证:
工程系列:高级工程师、工程师、助理工程师、技术员;
经济系列:高级经济师、经济师、助理经济师、经济员;
会计系列:高级会计师、会计师、助理会计师
2、执业资格证:一级建造师、二级建造师;国家级监理工程师、省级监理工程师;造价师、造价员;物业管理师、物管员;安全工程师、安全员;设备工程师、房地产评估师等。
㈡报名考试(以满足公司发展及资质需求)
1、各类执业资格证
随时掌握考试动态,根据报考条件,由本人提供真实有效的证件及资料,由公司人力资源部进行初审并负责组织报名工作。报名费及考务费先由报名者本人缴纳,考试合格,人力资源部确认并提供合格人员名单,经公司主管领导签署意见,到公司财务部门全额报销。人力资源部从上级机关取回证件统一管理。
2、各专业技术任职资格证
按照太原市专业技术职称评审条件,由员工本人提供相应的证件及资料(包括计算机模块合格证、外语考试合格证、学历、论文、总结等),经员工所在部门初审并签署意见,报人力资源部统一汇总上报太原市职改办。评审通过,评审用表及评审费由公司负担,否则费用自理。
㈢证件管理
1、所有公司需要的人员证件原件由人力资源部设专人保管。
2、人力资源部根据本人任职岗位与任职标准确定其任职证件,在收到证件的同时须给证件持有人开具统一印制的证件收据作为收证凭据。
3、外单位人员证件、公司员工第二个及二证以上证件,若公司需要,经本人同意,由人力资源部设专人统一收取,并开具收据,按(五)款规定予以补助,同时通知所需证照的子公司经营部。
3、证件的存放
⑴公司出资取得的证件,要求必须至少在公司存放五年。
⑵员工个人取得的证件,离岗时可凭证件收据取回。
4、证件的退还
⑴公司出资取得的证件,要求在公司存放五年,退还时凭证件收据退还本人;不满五年的按出资费用的比例由本人承担。
⑵员工个人取得的证件,在办理离岗后,持离岗通知单、证件收据退还本人。
5、期间的继续教育、培训及年检等工作
⑴此项工作由人力资源部负责统一办理。
⑵继续教育费、培训费等费用由公司负担。
6、各子公司负责取得的证件原件须交回人力资源部统一保管。
㈣执业资格证的注册
1、按上级文件精神及要求,按行业业务归属,由各子公司负责具体的注册工作。
2、证件持有人应积极配合公司证件管理工作,按文件要求提供相应真实有效的证件及资料,并对证件的真实性负责。
3、注册费用由公司统一缴纳。
4、根据国家政策,员工个人持有的所有证件(一人多证)必须在同一单位注册。
㈤证件费的补助标准、发放时间、补助范围
1、计发时间:从收到证件的次月开始计发证件费。
2、补助标准(单位:元/月)
⑴专业技术职称:高级职称300元,中级职称200元,初级职称100元。
⑵执业资格证件:
一级建造师元,二级建造师200元。
国家级监理工程师300元,省级监理工程师100元 。
造价师400元,造价员50元。
物业管理师房地产评估师(待注册时确定)
⑶补助标准随市场行情,按市场价进行调整或按约定执行。
3、发放时间
每半年发放一次,具体时间为每年的6月底、12月底,由各子公司经营部造表,集团公司行政工作部证照管理员审核,经理审批,各子公司财务部门负责发放。
4、补助范围
⑴政府相关部门认可的、公司证照年检需要的个人证件。
⑵员工拥有一个证件并与所在岗位对口的证件费,已核定在工资中,有二个或二个以上证存放在公司行政工作部的按标准发放证件补助。
⑶公司出资并通过培训取得的证件不计发补助。
本办法从下发之日起开始执行,原办法同时废止。
第8篇 证件管理制度范本
为了强化公司无形资产的管理,特制定如下证件管理制度
1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)。
2.证件申办及年审:由行政部根据需要统一到有关部门办理。
3.证件管理:各分公司、场营业执照由各基层单位管理,并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理,并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。
财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。
4.证件借用程序:
①各部门因工作急需借用公司相关证件原件,须出据书面申请,并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后,到行政部办理借用登记手续。
②各部门因工作急需复印公司相关证件,按上款履行手续后,由行政部复印,并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。
③使用证件的部门和当事人,应妥善保管,不得遗失。如证证件遗失,应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。
第9篇 证件管理制度(范本)
为了强化公司无形资产的管理,特制定如下证件管理制度,仅供大家参考!
1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)。
2.证件申办及年审:由行政部根据需要统一到有关部门办理。
3.证件管理:各分公司、场营业执照由各基层单位管理,并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理,并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。
财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。
4.证件借用程序:
①各部门因工作急需借用公司相关证件原件,须出据书面申请,并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后,到行政部办理借用登记手续。
②各部门因工作急需复印公司相关证件,按上款履行手续后,由行政部复印,并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。
③使用证件的部门和当事人,应妥善保管,不得遗失。如证证件遗失,应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。
