- 目录
单证管理制度是企业运营中的关键组成部分，它涉及到企业内部的文件管理、凭证处理、信息记录和存档等多个环节。有效的单证管理制度能够确保企业业务流程的顺畅，防止信息错漏，提升工作效率，同时也为企业的合规经营提供了保障。
包括哪些方面
1. 单证的分类与编码：明确各类单证的定义，设定统一的编码体系，便于管理和检索。
2. 单证的制作与审批：规定单证的制作标准，设置审批流程，确保单证的准确性和合法性。
3. 单证的流转与传递：设定单证在各部门间的传递规则，保证信息的及时传递。
4. 单证的存储与保管：规定单证的存储条件和期限，防止单证遗失或损坏。
5. 单证的查询与利用：建立便捷的查询机制，允许相关人员在需要时获取单证信息。
6. 单证的废弃与销毁：设定单证的废弃标准和销毁程序，确保信息安全。
7. 单证的审计与监控：定期进行单证管理的审计，确保制度执行的有效性。
重要性
单证管理制度的重要性不言而喻。一方面，它有助于企业规范业务流程，降低操作错误，提高工作效率；另一方面，良好的单证管理能够帮助企业遵守法律法规，避免因文档管理不当导致的法律风险。此外，单证也是企业的重要资产，它们记录了企业的交易历史，对于决策分析、风险控制、纠纷解决等方面具有不可替代的作用。
方案
1. 制定详细的操作手册：编写全面的单证管理手册，涵盖所有相关流程，确保员工了解并遵守规定。
2. 引入信息化系统：利用现代信息技术，实现单证的电子化管理，提高效率，减少人为错误。
3. 培训与考核：定期对员工进行单证管理培训，通过考核确保其掌握相关知识和技能。
4. 定期审查与更新：随着业务变化，应定期审查单证管理制度，及时更新和完善。
5. 设置专门的管理部门：设立专职的单证管理部门，负责单证的日常管理和监督。
6. 加强内部沟通：鼓励各部门间的信息共享，确保单证在流转过程中信息的准确性。
7. 建立反馈机制：设立反馈渠道，收集员工对单证管理的意见和建议，持续改进制度。
通过以上措施，企业可以构建起一套完善、高效的单证管理制度，从而促进企业内部管理的规范化，提升企业的核心竞争力。
单证管理制度免费范文
第1篇 业务单证手册管理规定
业务单、证、手册管理规定
为加强公司的业务单、证、手册管理,保证有关业务的顺利开展,本着简便高效、安全、稳
妥的原则,特制订本规定。
□合同文本、合同及资金使用审批单
第一条严禁盖发空白合同文本,如因情况特殊,确需盖发,合同监察员应将合同编号
登记,并按合同的管理规定程序审批。事后,应将剩余空白合同及时核销。
第二条各单位应备有合同登记本,由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情
况予以登记,并存有一份合同正本,便于查询和统计。
第三条严格执行合同审批制度。签订合同前,业务人员应根据对内外合同情况,填妥
合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份,按制度送有关主管领导审批。审批后
,审批单连同合同正本一份,交业务管理部门保存备查,业务部门保存一份,供资金使用时
申请付款用,另一份交财务部备查复核。
□进出口货物许可证
第四条凡需许可证进行进出口报关的,必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签
订合同。待货物报关后,将许可证交回总公司业务管理部存档备查。
□有关海关手册
第五条因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而
办理
了海关手册的,海关手册应交所在单位的合同管理人员保管,不得遗失。各单位领导对海关
手册应予充分重视,如管理手册的管理人员变动时,必须将手册及时移交。
第六条“三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况
记录
簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成,应该在上述
记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。
第七条凭海关手册进料,进件,不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超
过,需事先报经原海关审核部门批准。
第八条办理了海关手册的业务项目,进出口时必须凭海关手册报关,不得转为一般贸
易报
关出口。保税进口物资,确因特殊原因需在国内销售时,应经分管副总裁批准,并报原审批
海关同意补办有关手续后方可进行。
第九条加工完成的货物出口后第二个工作日,业务部门应及时填妥《加工贸易进出口
货物
合同销案表》一式三份,连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门
办理核销手续,不得延误。因工作延误所造成的一切后果,由业务经办人员和部门经理负责
。销案后的回执联,应交手册保管人员存档备查。
□商检证及放行单
第十条放行单的抬头:业务部门在合同成交后,已通过公司申办了审批证或许可证的
,放行单的抬头应为“××公司”。
第十一条商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合
同号
完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后,应与合同仔细核对,严防发生差错,影
响报关出货。
□信用证审证记录及证下货物出口
第十二条通知银行将信用证发到本公司后,均应由业务管理部审证并填妥《信用证审
证记
录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份,由业务管理部存
两份,其余交业务部门,业务部门借以要求客户修改信用证,并按信用证要求执行。
第十三条每批货物出口报关前,业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货
情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况,签批是否出货的意见。
第十四条证下要求的客户单据,或我方要求改证的,业务部门应保证在出货当日前获
得,由业务管理部进行审核。单据不符的,不予出货。
第十五条证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书,业务部应在出货日
以前
,将有关出货详细资料提供给业务管理部,以便尽早制作,及时联系签发。业务部门在托运
货物后获得的提单,应即时与信用证核对,发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管
理部。
□商品调拨单及出口收汇核销单
第十六条业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下
货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票,通过财务部门开具商品调拨单。
第十七条业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》,并通知报关人员报关出
货。
第十八条《出口收汇核销单》应妥善保管,不得遗失。出货以后,报关员应及时将出
口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员,并办好交接手续。
第十九条核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内,办完核销手续。
□报 关 单
第二十条货物出口后,报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员,
办好交接签收手续。在办理退税联过程中,应将退税联妥善保管,不得遗失。
第二十一条每批货物出口后,报关员应存有一份报关单或报关单的复印件sc按月造册
,以备查证。
第二十二条报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致,并不超过货物进出口
许可
证规定的数量、金额及运输方式等,也应该与许可证完全一致,特殊情况需特殊处理的,需
经业务管理部门经理审批同意,否则,报关中所发生的问题,由有关业务人员负责。
第2篇 单证管理工作职责内容(保险)
1.建立并完善单证管理工作的相关制度和流程。
2.负责对总公司本部和全国机构的日常事务性单证工作的管理、实施和服务。
3.监控单证风险,定期进行单证工作的统计与分析。
4.对机构单证管理工作进行检查、考核。
5.对单证管理系统的维护、需求反馈和应用指导。
6.对机构单证管理人员进行业务指导、培训和考核。
第3篇 承保部单证管理工作职责内容
1.统计、审核、汇总有价单证的征订计划,严格按公司规定发放单证。
2.负责安排单证交付印刷、分配及发运工作,所有印刷的单证应规范。
3.单证入库验收及登记工作,建立台账,按时盘点库存,编制有价单证报表,保证账实一致。
4.负责审核、汇总分公司有价单证报表,定期向分管领导提供分析报告。
5.单证印刷费的结算及对各分支机构的分摊。
6.协助各分公司解决单证相关事宜,配合办公室与印刷商的沟通、协调。
7.对分公司进行有关单证管理的培训,指导、监督执行情况。
8.根据财务部要求,准确提供单证出入库管理的相关信息。
9.协助部门负责人协调、处理部门行政事务。
第4篇 单证管理工作职责范本(人寿保险)
1.负责及时、准确的进行单证征订、入库、出库、缴销等管理工作。
2.负责完善并制定单证内控相关制度,单证库存报表的编制及上报。
3.负责对各级机构单证使用情况进行检查,对逾期未回销单证进行催收。
第5篇 单证管理员岗位职责范本
1.到承保公司领取保单、条款等各类有价单证,负责公司内部领用和回销各类单证。
2.收集各类业务手续,并在业务处理系统中进行操作。
3.粘贴各类业务手续,装订开销簿,编号归档管理。
4.对理赔抄单进行复核、登记。
第6篇 业务单证手册管理规定
为加强公司的业务单、证、手册管理,保证有关业务的顺利开展,本着简便高效、安全、稳妥的原则,特制订本规定。□合同文本、合同及资金使用审批单第一条严禁盖发空白合同文本,如因情况特殊,确需盖发,合同监察员应将合同编号登记,并按合同的管理规定程序审批。事后,应将剩余空白合同及时核销。第二条各单位应备有合同登记本,由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记,并存有一份合同正本,便于查询和统计。第三条严格执行合同审批制度。签订合同前,业务人员应根据对内外合同情况,填妥合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份,按制度送有关主管领导审批。审批后,审批单连同合同正本一份,交业务管理部门保存备查,业务部门保存一份,供资金使用时申请付款用,另一份交财务部备查复核。□进出口货物许可证第四条凡需许可证进行进出口报关的,必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。待货物报关后,将许可证交回总公司业务管理部存档备查。□有关海关手册第五条因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的,海关手册应交所在单位的合同管理人员保管,不得遗失。各单位领导对海关手册应予充分重视,如管理手册的管理人员变动时,必须将手册及时移交。第六条“三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况记录簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成,应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。第七条凭海关手册进料,进件,不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过,需事先报经原海关审核部门批准。第八条办理了海关手册的业务项目,进出口时必须凭海关手册报关,不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资,确因特殊原因需在国内销售时,应经分管副总裁批准,并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。第九条加工完成的货物出口后第二个工作日,业务部门应及时填妥《加工贸易进出口货物合同销案表》一式三份,连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门办理核销手续,不得延误。因工作延误所造成的一切后果,由业务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联,应交手册保管人员存档备查。□商检证及放行单第十条放行单的抬头:业务部门在合同成交后,已通过公司申办了审批证或许可证的,放行单的抬头应为“××公司”。第十一条商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后,应与合同仔细核对,严防发生差错,影响报关出货。□信用证审证记录及证下货物出口第十二条通知银行将信用证发到本公司后,均应由业务管理部审证并填妥《信用证审证记录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份,由业务管理部存两份,其余交业务部门,业务部门借以要求客户修改信用证,并按信用证要求执行。第十三条每批货物出口报关前,业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况,签批是否出货的意见。第十四条证下要求的客户单据,或我方要求改证的,业务部门应保证在出货当日前获得,由业务管理部进行审核。单据不符的,不予出货。第十五条证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书,业务部应在出货日以前,将有关出货详细资料提供给业务管理部,以便尽早制作,及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单,应即时与信用证核对,发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。□商品调拨单及出口收汇核销单第十六条业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票,通过财务部门开具商品调拨单。第十七条业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》,并通知报关人员报关出货。第十八条《出口收汇核销单》应妥善保管,不得遗失。出货以后,报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员,并办好交接手续。第十九条核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内,办完核销手续。□报 关 单第二十条货物出口后,报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员,办好交接签收手续。在办理退税联过程中,应将退税联妥善保管,不得遗失。第二十一条每批货物出口后,报关员应存有一份报关单或报关单的复印件sc按月造册,以备查证。第二十二条报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致,并不超过货物进出口许可证规定的数量、金额及运输方式等,也应该与许可证完全一致,特殊情况需特殊处理的,需经业务管理部门经理审批同意,否则,报关中所发生的问题,由有关业务人员负责。
第7篇 进出口业务单证档案管理制度
1、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理,符合《中华人民共和国国海关法》、《中华人民共和国国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理
3存档项目
3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理
3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细
4、工作制度
4.1每一项业务操作完毕,操作员必须一周内整理留档资料进行存档;
4.2月末由部门内档案管理人员进行检查,检查留档是否按规定操作;
4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格;
4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放;
4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容;
4.6保管人员因工作调动,需作好书面工作交接;
4.7根据《中华人民共和国国海关稽查条例》规定,进出口业务及与之直接关系产生的资料,一般贸易应自办结海关手续后保存三年,加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年,减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。
4.8查阅档案,必须经档案管理负责人批准。
4.9档案销毁,必须经档案管理负责人上一级领导批准。
5本制度未尽事宜,在工作中不断补充完善。
