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信息资料管理制度检查是企业运营中不可或缺的一环，旨在确保信息资源的有效管理，防止数据丢失、泄露，提升工作效率，并保障企业的信息安全。
包括哪些方面
1. 信息分类与编码：建立统一的信息分类标准，对各类资料进行编码，便于检索和管理。
2. 存储与备份：规定信息存储的硬件和软件要求，设定定期备份机制，以防止数据丢失。
3. 访问权限控制：明确员工对信息资料的访问权限，防止未经授权的访问和滥用。
4. 安全防护：制定安全策略，包括防火墙、加密技术、病毒防护等，确保信息资料的安全。
5. 使用与更新：规定信息资料的使用流程，及时更新过期或无效的信息。
6. 监控与审计：实施信息使用监控，定期进行审计，检查制度执行情况。
7. 法规遵守：确保信息资料管理符合相关法律法规要求，如数据保护法等。
重要性
信息资料管理制度的有效执行对企业至关重要：
1. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护企业竞争力。
2. 提升效率：有序的资料管理有助于快速找到所需信息，提高工作效率。
3. 遵守法规：避免因违规操作导致的法律风险，维护企业声誉。
4. 支持决策：准确、全面的信息能为管理层决策提供有力支持。
方案
1. 制定详细的信息资料管理政策：明确各岗位职责，详细规定操作流程。
2. 培训与教育：定期组织员工培训，增强信息安全意识，理解并遵守制度。
3. 技术支持：投资合适的it系统，实现信息资料的自动化管理。
4. 持续改进：定期评估制度执行效果，根据反馈调整和完善制度。
5. 强化监督：设立专门的管理部门，负责监督制度执行，处理违规行为。
通过以上措施，企业可以构建一个高效、安全、合规的信息资料管理体系，为日常运营和长期发展奠定坚实基础。
信息资料管理制度检查范文
第1篇 社区卫生中心信息资料管理制度
南调社区卫生服务中心信息资料管理制度
社区卫生档案及信息对指导社区卫生服务工作、规范社区卫生服务中心运作起着重要作用,是开展好社区卫生服务工作的重要保证,是建设社区卫生信息管理工作的重要环节。根据社区卫生服务中心的工作实际,特制定以下管理规定。
1、社区卫生档案的内容:建立统一的社区卫生调查表、居民个人健康档案、家庭病床病历、残疾人及精神病人防治资料等社区卫生服务台账资料。
2、社区卫生档案的内容必须登记详细、真实,项目齐全,编写清楚规范,随工作开展及时收集、整理,并按类型归档。
3、社区卫生档案必须进行严格管理,确定专(兼)职卫生档案管理人员,专柜保存,对卫生档案的编写、收集、归档实行专人负责制。
4、严格按照国家和地方有关卫生档案、文件的管理规定,对社区卫生档案进行管理和利用。在社区卫生档案的利用上,本着充分保护患者隐私的原则,严格档案的借入借出,对借出时间期限做出明确规定,责任者的签章手续必须齐全。
5、对收集的社区卫生档案必须实行定期审查制度,要求收集齐全、完整,对于不符合要求的,一律退回责任人进行改正、补齐,问题严重者可令其重做,不符合要求者,不能验收归档。
6、社区卫生档案资料必须真实地反映情况,具有永久和长期保存价值的资料必须完整、准确、系统,责任者的签章手续必须齐全。
7、对社区卫生档案资料涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等,应按有关规定予以处罚,对因此触犯国家有关法律法规、造成损害患者权益的后果,由直接责任人承担。
8、配有社区卫生服务计算机信息系统的中心要有专兼职专业人员作为系统的维护人员,负责日常维护工作,并有相关的管理制度。
9、各系统工作点,必须有明确的计算机操作规程、使用方法及注意事项,使用人员必须熟知有关事项,切实掌握使用要领。
10、根据上级要求及时、准确、规范上报有关信息。
第2篇 监理信息资料管理作业指导书（二）
监理信息资料管理作业指导书(2)
2协助做好工程档案资料的管理工作
2.1在业主与勘察、设计、施工单位签订合同时,明确对工程档案资料的套数、费用、质量要求和移交时间的要求;
2.2协助业主监督和检查各单位收集和整理本单位形成的工程档案资料,并按要求完成立卷工作;
2.3工程档案验收的主要内容包括:
工程档案是否齐全、系统、完整;
工程档案是否整理立卷,立卷是否符合国家规范的相关规定;
工程档案的内容是否真实,准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
工程档案签章手续是否完备,竣工图编制是否符合要求。
2.4协助业主在工程竣工验收前按《城市建设档案管理规定》及时向城建档案管理部门报送工程档案。
2.5协助业主及时获得《上海市建设项目(工程)档案验收合格证》。
2.6做好监理资料管理及归档工作,施工阶段监理资料应包括下列内容:
施工合同文件及委托监理合同;
勘察设计文件;
监理规划;
监理实施细则;
分包单位资格报审表;
设计交底与图纸会审会议纪要;.
施工组织设计(方案)报审表;
工程开工/复工报审表及工程暂停令;
测量核验资料;
工程进度计划;
工程材料、构配件、设备的质量证明文件;
检查试验资料;
工程变更资料;
隐蔽工程验收资料;
工程计量单和工程款支付证书;
监理工程师通知单;
监理工作联系单;
报验申请表;
会议纪要;
来往函件;
监理日记;
监理月报;
质量缺陷与事故的处理文件;
分部工程、单位工程等验收资料;
索赔文件资料;
竣工结算审核意见书;
工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
监理工作总结。
附录1监理信息分类编码体系表
文件夹号文件类号文件类名是否传阅及传阅范围
监a-01号a01工程开工/复工报审表总监、总监代表、各专业负责人
a02施工组织设计(方案)报审表全体人员(总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师)
a03分包单位资质报审表总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
a06监理工程师通知单回复总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
a16质量缺陷与事故处理文件全体人员
监a-02号a04a施工单位质保体系、施工人员报验申请表全体人员
a04b测量放线报验申请表否
a04c土建工程报验申请表否
a04d机电安装工程报验申请表否
监a-03号a05工程款支付报审表否
a07工程临时延期申请否
a08费用索赔申请表否
a10工程竣工报验表否
a11施工进度计划审表否
a12承包单位申请表否
监a-04号a09工程材料、构配件、设备报审表否
a13施工配合单位资质报审表总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
a19施工设备报审表全体人员
监a-05号a14工程变更单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
a15工程量签证单否
a16材料认证单否
监a-06号a17施工单位完成情况周报全体人员
a18施工单位完成情况月报全体人员
监b-07号b01监理工程师通知单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
b02工程暂停令全体人员
b03费用索赔审批表否
b04工程临时延期审批表否
b05工程最终延期审批表否
b06监理工作联系单全体人员
监b-08号b07监理工作专题/考察报告否
b08工程质量评估/考察报告否
b09监理单位工程质量合格证明书全体人员
监b-09
号b10监理工作报告(月报、周报)全体人员
b11监理工作总结报告全体人员
监c-10
号c01巡视、旁站检查记录表否
c02实测、实量记录表否
c03监理日记否
c04工程照片及声像资料否
监d-12号d01监理规划全体人员
d02监理细则总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
监d-13
号d03工程例会纪要全体人员
d04专题会议纪要总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
监e-14
号e01工程施工招标文件、合同文件、工程预算书总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
e02勘察文件、红线、水准点测绘及地下管线资料总监、总监代表、测量/土建专业负责人、测量/土建专业监理工程师
e03设计文件、施工图纸、设计修改通知单总监、总监代表、相应专业负责人、相应专业监理工程师
e05环境监测、沉降测量否
监f-15
号f01监理项目部函件全体人员
f02建设单位函件总监/总监代表指定
f03承包单位函件总监/总监代表指定
f04质量监督部门函件总监/总监代表指定
f05相关单位召开的会议纪要总监/总监代表指定
监g-16
号g01公司贯标工作文件全体人员
g02公司技术性文件全体人员
g03公司法规性文件全体人员
g04公司管理性文件全体人员
g05监理项目部内部管理文件全
体人员
h01工程外部文件总监/总监代表指定
注:本信息分类表适用于一般项目,特殊项目可以以上述分类为依据,作更适应于项目的增减和变更。
附录2监理项目部监理工作台帐目录
一、监理项目部监理工作依据:
1.公司企业法人营业执照复印件
2.公司监理单位资质等级证书复印件
3.委托监理合同复印件
4.监理项目登记表复印件
二、监理项目部质量保证体系:
1.监理项目部组织机构图
2.总监理工程师任命书
3.总监理工程师授权书
三、监理项目部资料管理工作
1.本监理项目部监理信息分类编码系统
2.文件发放登记表
3.文件借阅登记表
4.文件更改通知单
5.文件销毁登记表
6.文件归档登记表
7.质量记录借阅登记表
8.收发文登记簿
四、监理项目部资源管理工作
1.监理人员情况一览表
2.监理人员资质、资格、专业培训证书
3.监理人员考勤表
4.监理项目部设施清单
五、监理项目部监理服务工作
1.联合监理服务验证报告
2.建设单位提供财产登记表
六、监理项目部监理服务质量分析和改进工作
1.不合格服务评审处置表
第3篇 监理信息资料管理作业指导书（一）
监理信息资料管理作业指导书(1)
监理信息资料管理的好坏直接反映项目部的信息化水平,是项目管理成功与否的关键之一,公司在总结1998年以来贯标管理积累的经验,于2001年颁布的《监理信息管理作业指导书》,规范了监理信息管理工作。为了做好项目部信息管理工作,首先必须根据业主委托的监理工作范围和内容,建立以监理项目部为处理核心的信息资料管理中心,协调项目业主、承建商,监理三者之间信息流通,收集来自外部环境各类信息,全面、系统处理后,供参建各方处理造价、进度、质量事务时使用,为整个项目建设服务。
信息资料管理的日常工作包括:负责规划建立项目信息资料管理系统,收集信息、信息加工整理和储存,信息资料检索和传递,实现监理工作本身的自动化,标准化,规范化,系统化的管理,并推动整个项目信息资料收集、处理效率。同时上海市建筑科学研究院研制开发了已在全国范围推广使用的《工程项目监理》软件系统,能最大限度利用先进的管理工具-计算机来完成信息管理各个环节工作。
1规划建立项目信息资料管理系统
信息是不断流动的,在建设过程中各个环节都有参建各方处理事务的信息产生,只建立监理内部的信息流程是没有效率的,也不可能收集和处理好监理工作所需要信息,因此必需规划整个项目信息资料管理系统,确定监理信息分类编码体系表(详见附1),对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类,明确各方在信息资料收集方面的职责,同时满足各方在信息资料使用方面要求。
1.1信息收集
1.1.1收集项目决策文件及有关资料
项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依据,是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件,其中包含了许多设计文件的重要依据,指导着整个项目运作方向。
1.1.2设计文件及有关资料的收集
工程设计文件不仅是施工的依据,而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据,设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。在收集工程设计文件的同时,应收集:
初步设计资料。收集初步设计资料重点在:工程项目目的和任务,工程的规模,总体规划,主要建筑物位置,结构形式和设计尺寸,各种建筑物材料用量,主要技术经济指标;
技术设计资料。技术设计是对初步设计更进一步深化,其中许多资料是对初步设计资料补充和修正。因此重点收集和核对这些修正和补充资料;
施工图设计资料:施工图作为设计单位最终输出产品,直接指导项目施工。对施工图及其有关文件收集和管理,是设计资料信息管理的工作重点。所收集信息包括:施工总平面图,建筑物施工平面图和剖面图、安装施工详图,各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等。在收集设计资料时要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。
1.1.3设备及材料采购工作信息收集
对设备及材料采购工作应事先明确其种类、数量、技术性能以及验收标准、交货时间、地点和方式等;
对设备及材料供应商应事先收集其资质情况、营业执照、生产许可证、生产能力和单位信誉,对特种设备的供应和安装单位还应收集和审查其设计资格证书或安装资格证书;
对关键设备的生产加工还应掌握供应商的制造设备、检测设备、试验方法、标准和频率等制造信息,对上岗操作人员应收集和审查其技能、培训记录和相关证书以及制造和装配场所的时间、温度、湿度、压力、清洁度等内容;
对涉及到高精确度安装的设备和材料,对零部件的定位质量及其连接和装配精度的设计要求、安装要求、成品保护措施和专业工具等信息的收集和协调工作。
1.1.4招投标文件及其有关资料收集
工程监理合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书,招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力。其中大量有用信息,要在施工期间合同管理过程予以应用。所需收集的信息如下:
业主全部要约条件:业主所提供的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路,临时房屋、征地情况、通讯条件等等;
承包商全部承诺条件:承包商投入人力、机械方面情况,工期保证,质量保证,投资保证,施工措施,安全保证等。
业主方施工过程信息资料收集
业主作为工程项目建设的组织者,在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件,并要不时表达对工程各方面的意见和看法,下达某些指令;
业主负责部份材料的供应时,需提供材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息;
业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法,同时也应及时提供甲方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。
1.1.5承包商施工过程信息资料收集
承包商在施工中,现场所发生的各种情况均包含了大量的内容,承包商自身必须掌握和收集这些内容。经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料;
承包商在施工中必须经常向有关单位,包括上级部门、设计单位、监理单位及其它方面发出某些文件,传达一定的内容。如向监理单位报送施工组织设计,报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。
1.1.6监理单位施工过程信息资料收集
工地日记,主要包括:现场监理人员的日报表;现场每日的天气记录;监理工作记要;其它有关情况与说明等。现场每日的天气记录主要内容为:当天的最高、最低气温;当天的降雨、降雪量;当天的风力及天气状况;因气候原因当天损失的工作时间等;
周报,总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内所有发生的重大事件;
月报,总监理工程师应每月向业主汇报下列情况:工程施工进度状况(与合同规定的进度作比较);工程款支付情况;工程进度拖延的原因分析;工程质量情况与工程进展中主要困难与问题;监理工作总结等;
总监理工程师对承包单位的指示,主要内容为:正式函件;日常指示,如在每日的工地协调会中发出的指示;在施工现场发出的指示等;
工程质量记录:主要包括试验结果记录及样本记录等。
1.1.7收集工地会议信息
工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法,会议中包含着大量的监理信息。工地会议系属监理工程师行政管理的一部分,它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会及现场协调会。
1.2信息资料的加工整理和储存
监理工程师在施工过程中,依据当时收集到的信息所作的决策或决定有如下几个方面:
1.2.1依据进度控制信息,对施工进度状况的意见和指示。监理工程
师每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并作出综合评价,包括当月整个工程各方面实际量,实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某一部分拖后,应分析其原因、存在的主要困难和问题,提出如何解决的意见。
1.2.2依据质量控制信息,对工程质量情况的意见和指示。监理工程师应当系统地将当月施工中的各种质量情况,包括现场检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故,对各种情况、问题、事故的处理等情况,除在月报中进行阶段性的归纳和评价外,如有必要可进行专门的质量定期情况报告。
1.2.3依据造价控制信息,对工程结算情况的意见和指示。工程价款结算一般按月进行,要对投资完成情况进行统计、分析,在统计分析的基础上作一些短期预测,以便对业主在组织资金方面提出咨询意见。
1.2.4依据合同管理信息,对索赔的处理意见。在工程施工中,由于甲方的原因或客观条件使乙方遭受损失,乙方提出索赔要求;或乙方由于违约使工程遭受损失,甲方提出索赔要求。监理工程师可对索赔提出处理意见。
1.2.5信息的储存是将信息保留进来以备将来应用。对有价值的原始资料、资料及经过加工整理的信息,要长期积累以备查阅。信息储存的方式主要有三种,纸、胶卷和软盘。
1.2.6建立监理工作台帐,做好监理工作台帐的管理和审核工作
1.3信息资料的检索和传递
无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料,为了查找的方便,在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段,作好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好,又查找方便。否则会使资料杂乱无章,无法利用。
第4篇 合同管理工程信息资料管理监理措施
合同管理、工程信息资料管理的监理措施
一、合同管理的目标
合同管理的目标是对项目的建设实施进行管理,由于监理单位不是项目建设的实施者,所以对项目的建设实施进行管理就是对项目的实施合同进行管理,即根据监理合同的要求,对工程承包合同的规划、签订、履行、变更和解除进行监督,对合同双方的争议进行调解和处理,以保证合同的依法签订和全面履行。
二、合同管理的依据
由于本工程实施施工过程的监理,因此,监理方合同管理主要涉及建设单位与承建单位、总包单位与分包单位,建设单位与材料设备供应单位之间的合同。合同管理是建设监理的主要工作之一,其主要依据:《合同法》、《建筑法》《建设工程监理规范》、监理委托合同以及建设工程施工合同(包括施工招标文件、工程量清单、中标通知书、中标单位投标商务标等)等。
三、合同管理的措施
(一)合同工作的重点
①做好合同总体规划:
a、通过各类合同主控项目总体目标的实现。最大限度满足业主的目标及目标的确定性,业主对监理工程师和承包商的信任程度,业主的管理风格。
b、多方面考虑承包商的能力、资信、企业规模、管理水平,在本项目中的目标与动机,目前经营状态,类似工程经验,承受和抗御风险的能力。
c、工程的类型、规模、技术复杂程度、设计准确程度、工程质量要求和工程范围的确定性、计划性,各类合同招标时间及工期的限制,工程风险程度,工程资源(如资金、材料、设备等)供应及限制条件。
d、环境因素,(包括法律环境、市场竞争程度、材料价格因素、地质、气候、自然、现场条件的确定性,获得额外资源的可能性等)。
e、考虑与业主签约的承包商的数量及发包形式,结合各类合同的特征,向业主推荐合同计价方式。
②进行合同分析,对各类合同条款进行分类研究,提出合同的缺陷和特点,将实现过程中可能引起合同变化的事件加以分析,便于采取相应措施。
③健全合同管理台帐,建立合同目录,编码。
④做好合同履行的监督检查。
⑤做好施工索赔管理。
(二)合同工作的索赔管理
①协助审查业主签约的各类合同,将合同条款中不明确的概念予以明确,减少索赔事件发生的可能性。
②协助业主执行公正、科学的原则,要求合同各方严格按合同办事,维护双方的合法利益,保证工程质量、进度、投资目标的实现。
③在合同实施中,严格控制工程变更,监理工程师要依据设计文件和工程现场条件作出正确决定,严格控制可能引起施工索赔的工程变更,并按工程变更处理程序规定及时处理,涉及工期费用索赔的工程变更,必须通过业主的认可,总监才以签认。
④总监参与本工程合同总体规划及合同管理制度建立。负责草拟合同条款,会签、协商、修改、审批,协助业主、承包商的签署,并做好合同保管等工作制度及流程。
⑤合同执行情况的跟踪管理和分析报告。
⑥协助业主处理与项目实施中有关的施工索赔,调解合同纠纷。
(三)合同争议的调解
在合同的履行过程中,根据相关条款,监督合同各方是否按合同履行各自的权利和义务,在维护业主方利益的同时,维护承包单位的合法正当权益。同时,加强事先控制的原则,避免合同争端的产生;
项目监理机构接到合同争议的调解要求后应进行一定调查取证工作,在争议调解过程中,除已达到了施工合同规定的暂停履行合同的条件之外,项目监理机构应要求施工合同的双方继续履行施工合同。
在总监理工程师签发合同争议处理意见后,建设单位或承包单位在施工合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议,在符合施工合同的前提下,此意见应成为最后的决定,双方必须执行。
在合同争议调解无效的情况下,监理机构应根据实际情况收集齐全相关的数据资料,为合同仲裁提供客观、详实的依据。
四、信息管理的工作内容和方法
1、监理资料的提供
(1)阶段性资料的提供:我们针对在监理工作中涉及到工程控制目标内容产生的资料,工程变更形成的资料等及时向业主提供,以便业主掌握工程施工动态状况。
(2)工程竣工验收,施工阶段监理工作结束后,我们将根据监理合同的约定提供完整的监理资料。
2、监理资料的管理
我公司将建立信息管理体系,使项目建设信息收集及时,储存规范,传递迅捷,使用方便。
(1)信息管理的工作内容
1)建立由业主项目负责人,现场代表、总监、设计负责人、施工项目负责人组成的工程信息管理领导机构,使工程建设各类信息有一个处理平台。
2)监理机构内形成各类监理人员的信息反馈及传递渠道确保有效信息的执行、应用。
3)做各类信息的收集、归类和管理,作为项目控制的基础。
(2)信息管理的主要方法
1)建立信息有编码系统(专业、控制内容)
2)明确信息流程(反映各单位,各部门间)
3)制定信息采集制度(责任到人,确保信息的全面、真实性)
4)利用高效的信息处理手段,为监理工程师决策提供依据,全面控制工程总体及阶段性目标。
5)利用工地例会、监理月报、工程实施中的现场考评向业主如实报告项目建设信息。
(3)信息管理的措施
总监对监理资料的管理全面负责,并指定一名监理员具体实施,根据本工程建设进展各阶段监理工作结束后及时整理归档。控制监理资料的质量要求,做到内容真实、准确,与工程实际相符合,对施工单位提交的工程技术资料严格审查(包括原始凭证、各种检验资料、竣工图纸)。做好监理资料归档的立卷、卷内文件的排列、案卷的编目及档案的提交签收,为项目交付使用后业主的管理及保修阶段的监理服务工作打好基础。
3、监理资料的归档
建设项目的监理工作中,要涉及并产生大量的信息与档案资料,有些是监理工作的依据,有些是监理工作中形成的文件。我们对监理工作中的资料管理主要包括两大方面,第一方面要对施工单位的资料管理工作进行监督,要求施工人员及时记录,收集并存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构本身应该进行的资料与档案管理工作。
根据《建设工程文件归档整理规范》(gb/t50328-2001)的规定和温州市城建档案管理有关规定,我们将以下资料在竣工验收前提交委托人(见监理资料原件附录a移交清单)附后。
根据《建设工程委托监理合同》(示范文本)的约定,在竣工验收合格后5天内我们将协助委托人(业主
第5篇 工程监理信息资料管理规程
一、资料类信息管理
施工阶段信息的管理可从施工准备阶段、施工期,竣工保修期三个子阶段分别进行。
(一)施工准备阶段
工程准备阶段文件,如立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件。
1、施工准备阶段即建设工程合同签定到项目开工前期这个阶段,应该组建工程信息合理的流程,确定合理的信息源,规范各方的信息行为,建立必要的信息秩序。
2、监理大纲、施工图设计及施工图预算,特别要重视结构特点、工程难度、要点、特点,掌握工业工程的工艺流程特点、设备特点,了解工程预算体系(按单位工程、分部工程、分项工程分解);了解施工合同。
3、施工单位项目经理部组成,进场人员资质;进场设备的规格型号、保修记录;施工场地的准备情况;施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计,特殊工程的技术方案,施工进度网络计划图表;进场材料、构件管理制度;安全保安制度;数据和信息管理制度;检测和检验、试验程序和设备;施工单位和分包单位的资质等施工单位信息。
4、施工图的会审和交底记录;开工前的监理交底记录;对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况;施工单位提交的动工报告及实际准备情况。
5、本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程,有关质量检验、控制的方法法规和质量评定标准。
(二)施工期资料
工程施工期,信息来源比较稳定,主要是施工过程中随时产生的数据。
1、施工单位动态信息。包括人员、设备、水、电、气等能源的信息。
2、施工期气象信息。每天不同时段动态信息,特别在气候对施工质量影响较大的情况下,更要收集气象数据。
3、建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。
4、施工单位管理信息。项目经理部管理程序;质量、进度、投资的事前、事中、事后控制措施;数据采集来源及采集、处理、储存、传递方式;工序间交接制度;事故处理制度;施工组织设计和技术方案执行情况;工地文明施工及安全措施情况。
5、施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准;施工合同执行情况。
6、工程数据信息。如地基验槽及处理记录,工序间交接记录,隐蔽工程验收记录等。
7、建筑材料必试项目有关信息。如水泥、砂石、钢筋、外加剂、砼、防水材料、回填土、饰面板等执行《建筑资料管理规程》相应条款。
8、设备安装的试运和测试项目有关信息。如电气接地电阻、绝缘电阻测试,管道通水、通风试验,消防警报等。
9、施工索赔相关信息。索赔程序、索赔依据、索赔证据、索赔处理意见等。
10、各种监理文件资料类信息。如监理规划;监理月报;监理会议纪要;监理工程师签发、签署、签批的各类表格、文件;分包资质;各类合同及管理文件;各类监理工作总结类文件等。
(三)竣工及保修期资料
1、监理文件:如监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。
2、施工资料:按建筑安装工程归类。
3、竣工图:按建筑安装工程归类。
4、竣工验收资料:如工程竣工总结、竣工验收备案表、电子挡案等。
5、在竣工后保修期:监理单位按照《建筑工程文件归档整理规范》收集监理文件,并协助业主督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。
(四)各类生产数据类信息的管理
此类信息主要指各类表格为主要体现形式的文件,包括对进度、投资、质量控制及合同管理等各种信息,是监理工程师在施工阶段实施工程项目管理过程中产生的第一手资料,其内容直接反映了监理的控制力度与深度。我公司对各种表格的填写与应用均有具体详细的要求,每位监理人员必须执行。
(五)各类协调、沟通类信息资料管理
监理工程师作为现场的唯一管理者,面对参建各方以及生产中的各个环节,必须随时、随地地进行各种协调与沟通,以便及时解决各类问题、处理各种情况,保证项目按计划顺利实施。其结果必将产生大量的信息。而监理工程师在现场的常规并最有效的协调、沟通方式有监理例会、专题工地会议。
(六)规划、细则、总结、报告类资料管理
1、监理规划:指导性文件,应由时效性,编制后按公司要求审查、报建设单位。
2、监理实施细则:具体指导工作性文件,应实用,由专业工程师编制,总监审批。
3、监理月报:监理月报为项目监理部每月向业主呈交的一份当月工作总结报告,将本工程项目进展情况及项目管理情况向业主做全面汇报。
4、各项监理工作总结:监理工作总结分为工程竣工总结、专题总结、月报总结三类。
(七)资料的日常管理
1、管理的主要内容
建立信息分类编码体系:监理文件档案资料分类存放;监理文件档案资料收、发文与登记;监理文件档案资料传阅;监理文件档案借阅、更改与作废。
2、主要管理方法
监理分类、编码体系的建立与使用。信息的统一分类编码对于项目管理意义重大。在整个项目实施过程中,会不断产生大量信息,如果不对它们进行分类、编码,就无法使用它们,无法使这些信息发挥作用,尤其是有多个主体单位参加建设,这些单位之间的沟通就是信息传递的过程,统一的信息分类与编码就相当于参建单位拥有共同的语言,这样在信息处理工作量巨大的建设工程管理过程中,使参建各方都能将源自不同单位的信息直接存储于本系统中,再在本系统中进行进一步的处理,达到迅速、有效的交换、处理、储存、查询各类信息的目的。
(八)文件归档
应按照国家及北京市有关规定或要求进行监理文件的归档、组卷、验收、移交等;归档保存应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。
更改、作废:原则上应由信息部门指定的责任人进行,涉及审批责任的,还需经相关审批责任人签子认可,更改后的新文件及时取代原文件,对于作废的文件应考虑日后的可追溯需求。
二、监理资料的归档管理
1、监理资料归档的内容
监理合同、项目监理规划及实施细则、监理月报及会议纪要、分部工程质量报验签认单、质量事故的处理资料、监理工作总结。
2、监理档案组卷方法
以单位工程按归档的内容进行组卷;卷内文件应按专业和形成资料的时间排序并编写卷内目录;封面、移交目录、审核备考表的格式见北京市资料管理规程附录c;档案的规格、图纸的折叠与装订应按照北京市城建档案馆的统一规定。
三、监理档案的验收、移交、管理
由总监理工程师负责,于工程竣工验收后三个月内将监理档案送公司总工程师审阅,并与档案管理人员办理移交手续。存档的监理资料需要借阅时,应办理借阅和归还手续。一般工程建设监理档案保存期至少为工程保修期结束后一年,超过保修期的监理档案,应经总监理工程师批准后销毁,但应有记录。
四、北京市建设档案馆有要求时,应按有关规定或要求执行。
施工单位和监理单位用表按《工程建设监理规程》dbj01-41-2002、《建筑安装工程资料管理规
第6篇 调度中心文件信息资料管理制度
一、文件、信息、资料的登记:
接收上级的来电、文件、传真及各矿上传或报送的资料应立即登记,认真填写《文件信息接收报送登记表》。
二、文件、信息、资料的报送:
1、每天白班收到上级来电、文件、传真等,应立即送局办公室。
2、每天白班收到各矿上传的文件、传真或其它资料,应于当天下班前送局办公室。
3、每天夜班收到上级下发的文件、传真,应立即把相关内容电话通知分管领导,按分管领导的指示及时或于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
4、每天夜班收到各矿报送的文件、传真、资料等,应于第二天早8:30分之前报送到局办公室。
三、文件、资料的传达:
1、以传真电文形式下传:电话通知各矿调度员接收传真,记录接收人姓名,填写《转发文件(传真)登记簿》。
2、复印文件(传真)形式下发:电话通知各矿来局调度中心取文件,记录接收通知人姓名,填写《发放文件(传真)登记簿》。要求来取人员签字。
四、文件、资料的存档:
将存档文件按要求填写文件索引目录,以电子文档形式保存,然后将文件分类保存至档案柜。
五、文件、资料的梳理、存档、报送职责:
1、各类表格、记录的内容由当班相关人员填写。
2、每天接收各矿井(公司)向局上报的资料,由当班相关人员负责梳理、汇总、报送、存档。
第7篇 某管理处租售业务信息资料管理规范
物业作业指导书
--管理处租售业务信息资料管理规范
1目的
对租售信息的传递与更新过程,以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。
2范围
适用于租售中心全体及各部门租售人员。
3职责
3.1租售中心及各部门租售人员负责信息的收集、整理和传递.
3.2租售中心负责公司各类租售信息的汇总、分析和对外发布。
4方法和过程控制
4.1租售信息报送
4.1.1管理处当日所登记的委托、交易、撤单业务,需及时记录,并在一个工作日内报送租售中心;如连续半个月都没有任何业务发生,要在当月15日、30日前发知会到租售中心。
4.1.2租售中心每半个月统计租售交易信息,并挂到内部信息网上。
4.1.3租售中心每周将各管理处上报信息登记,有效信息在外部信息网上发布。
4.2租售资料保管
4.2.1管理处所填写的初始租售资料,应明确专人严格保管,除上级领导、财务管理部和租售中心工作人员外,不得提供他人使用或借阅。
4.2.2在进行委托登记时,租售人员必须注意登记资料的保管,避免客户看到其它相关资料。租售人员应熟记委托记录,当有业主或客户前来咨询时,要口述房屋委托情况,不可将重要资料出示给客户。
4.2.3对已失效的租售资料,各部门需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填写
4.3.1在填写租售信息电子文档时,填入的信息用宋体11号字,表格格式不得改动。
4.3.2表格内的编号为八位:__aabccc-_为年度代码;a为管理处代码;b为表格代码;c为业务发生的序号,初始序号为001。
4.3.3管理处代码:花城-01;城花-02。
4.3.4业务表格代码:出租-1;转让-2;客户委托-3;交易-4;撤单-5。
4.3.5日期填写的格式:例如2003年10月1日,写为。
4.3.6户型填写的格式:几房几厅几卫,复式户型并需注明。
4.3.7附属设施栏主要填写室内是否含装修、家电、家私。
4.3.8各部门应对所有租售合约统一编号保存,编号规则如下:部门简称+[年份]序号,例如花城[2001]001。
4.3.9备注:物业类型(高层、多层、别墅等)、有无留钥匙、另要补充的内容。
4.3.10价格:售价和月租在登记时,要了解客户的心理价位,如报最低价需注明。
4.3.11付清/供楼以及原价需填写。
4.3.12房号:标明具体房号-_苑_幢_号。
4.3.13撤单表内的撤单类别,分为业主撤单和客户撤单两类,根据撤单类别填写其中一种。后面对应的原编号,填写相应原表内的编号。
4.3.14邮件发送业务表格时,要把所发内容用颜色区分:新增或新更改的统一用红色字体,对房源和客户信息中非本期成交或撤单的统一用蓝色字体,其它格式不变。但在更新信息传递时,要将相应字体颜色调换。
4.4租售信息以年度为单位保存,在下年开始时,启用新表格,相应序号、合同号从001开始登记。对于跨年度仍然有效的委托,要顺延至下一年度,但原编号不变。
4.5各部门租售人员岗位若发生变动,必须及时通知租售中心,并完善各项交接手续(须有租售中心人员监督),前任租售人员应对新租售人员进行必要的培训,以保证租售工作的连续性。
4.6部门每季度应对本部门租售业务工作情况进行分析总结,并将分析报告报租售中心。
5.支持性质量记录表格
__wy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登记表》
__wy7.5.1-g06-01-f2《房屋转让登记表》
__wy7.5.1-g06-01-f3《客户委托登记表》
__wy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登记表》
__wy7.5.1-g06-01-f5《撤单记录表》
第8篇 物业公司租售业务信息资料管理规范
物业公司租售业务信息、资料管理规范
1.目的
对租售信息的传递与更新过程,以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。
2.范围
适用于租售中心全体及各部门租售人员。
3.职责
3.1租售中心及各部门租售人员负责信息的收集、整理和传递;
3.2租售中心负责公司各类租售信息的汇总、分析和对外发布。
4.方法和过程控制
4.1租售信息报送
4.1.1管理处当日所登记的委托、交易、撤单业务,需及时记录,并在一个工作日内报送租售中心;如连续半个月都没有任何业务发生,要在当月15日、30日前发知会到租售中心。
4.1.2租售中心每半个月统计租售交易信息,并挂到内部信息网上。
4.1.3租售中心每周将各管理处上报信息登记,有效信息在外部信息网上发布。
4.2租售资料保管
4.2.1管理处所填写的初始租售资料,应明确专人严格保管,除上级领导、财务管理部和租售中心工作人员外,不得提供他人使用或借阅。
4.2.2在进行委托登记时,租售人员必须注意登记资料的保管,避免客户看到其它相关资料。租售人员应熟记委托记录,当有业主或客户前来咨询时,要口述房屋委托情况,不可将重要资料出示给客户。
4.2.3对已失效的租售资料,各部门需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填写
4.3.1在填写租售信息电子文档时,填入的信息用宋体11号字,表格格式不得改动。
4.3.2表格内的编号为八位:__aabccc-_为年度代码;a为管理处代码;b为表格代码;c为业务发生的序号,初始序号为001。
4.3.3管理处代码(同邮箱编码):天景-01;威登-02;荔景-03;万景-04;桂苑-05;城花-06;福景-07;俊园-08;彩园-09;花城-10;金色-11;温馨-12。
4.3.4业务表格代码:出租-1;转让-2;客户委托-3;交易-4;撤单-5。
4.3.5日期填写的格式:例如:2001年10月1日,写为。
4.3.6户型填写的格式:几房几厅几卫,复式户型并需注明。
4.3.7附属设施栏主要填写室内是否含装修、家电、家私。
4.3.8各部门应对所有租售合约统一编号保存,编号规则如下:部门简称+[年份]序号,例如:天景[2001]001。
4.3.9备注:物业类型(高层、多层、别墅等)、有无留钥匙、另要补充的内容。
4.3.10价格:售价和月租在登记时,要了解客户的心理价位,如报最低价需注明。
4.3.11付清/供楼以及原价需填写。
4.3.12房号:标明具体房号-_苑_幢_号。
4.3.13撤单表内的撤单类别,分为业主撤单和客户撤单两类,根据撤单类别填写其中一种。后面对应的原编号,填写相应原表内的编号。
4.3.14邮件发送业务表格时,要把所发内容用颜色区分:新增或新更改的统一用红色字体,对房源和客户信息中非本期成交或撤单的统一用蓝色字体,其它格式不变。但在更新信息传递时,要将相应字体颜色调换。
4.4租售信息以年度为单位保存,在下年开始时,启用新表格,相应序号、合同号从001开始登记。对于跨年度仍然有效的委托,要顺延至下一年度,但原编号不变。
4.5各部门租售人员岗位若发生变动,必须及时通知租售中心,并完善各项交接手续(须有租售中心人员监督),前任租售人员应对新租售人员进行必要的培训,以保证租售工作的连续性。
4.6部门每季度应对本部门租售业务工作情况进行分析总结,并将分析报告报租售中心。
5.质量记录表格
vkwy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登记表》
vkwy7.5.1-g06-01-f2《房屋转让登记表》
vkwy7.5.1-g06-01-f3《客户委托登记表》
vkwy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登记表》
vkwy7.5.1-g06-01-f5《撤单记录表》
第9篇 物业管理公司信息资料管理员岗位职责
物业管理有限公司信息资料管理员岗位职责
a.负责公司各类相关信息的汇总、传递、反馈等工作。负责公司行政会议的会议记录和公司大事记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。
b.负责公司各类文字资料、质量记录的编目、检查、发放、归档、分类工作。
c.编制存放目录索引,包括体系文件质量记录、图文资料、住户档案、员工档案、小区竣工资料、往来文件等。
d.负责电脑文档建立管理工作,资料须按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件须以软盘备份(如合同、协议书等)。
e.负责公司各类通知、简报等信息的接收,负责各类信息的真实性、及时性和完整性,重要信息随时发送;每周信息经过整理后在周四晚20:00以前上报;对过去各类主要信息进行必要的跟踪并及时上报。
f.负责公司资料室管理,报刊杂志订阅、资料借阅、资料室开放以及公司文档管理。
