第1篇 公司文件、档案质量管理过程
某公司文件、档案质量管理过程
目标:*档案管理全年不出现10次错漏现象;
*仓库管理年无事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:对文件的制定、编写、发放、回收、作废的管理和控制,具体操作步骤按《文件控制程序》条款5.1流程的步骤进行。
2 档案入库流程
流程说明:
2.1各部门将需要保管的资料经文员整理后,移交给档案管理员。由文员填写移交表格 。
2.2合同类文件必须复印一份到财务部,并填写《文档签收表》。
2.3档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
2.4档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
2.5对档案管理员的考评按行政部的月考评,每月1次。
3 档案管理:
3.1传统文件、记录的管理按照按《文件控制程序》、《质量记录的控制程序》执行;
3.2电子文档的管理参见《文件控制程序》条款5.10执行;
第2篇 房地产公司文件管理程序
房地产公司文件管理程序(十一)
1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2. 职责:
2.1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉;
2.2 各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。
3．工作流程:
3.1 文件分类:
3.1.1 通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件和外送文件。a.内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等b.外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等c.外送文件:即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等
3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。a.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。b.财务文件:即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。c.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。d.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。e.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。f.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等
3.2 总要求:
3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统
一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式,内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件《融侨集团文件处理办法》之第,加急文件1个工作日(加急文件可加盖加急章)。若超过时限,必须先通知文件发出部门,并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长,但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系,发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。
3.2.8 在文件处理权限方面,部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时,由副经理替代,必要时可通过电话向正职经理请示,有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。
3.2.9 总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认,以省略各部室二次重复会签的环节。(具体做法参见《合同管理制度》)。
3.2.1 0总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查,受理各部室有关文件延误的投诉,并定期向总经理汇报;
3.2.1 1各部室可根据实际需要制定各类表单,但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整;若需要增设程序以外的表单,在部门内部使用的需经部门经理审批同意,涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。
3.2.1 2电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘,如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。
3.3 分类管理:
3.3.1 通用文件:a.内部文件:
a. 请示单:即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件,以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明,各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。报告:即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件,在我司,可视为请示单的补充形式。a)知晓性报告:b)执行性报告:通知:即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件,一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出,周知性通知由人力资源部发出。a)总经理室发文:b)人力资源部发文:
d. 工作联系函:即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的,须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门,对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。
a. 会议性文件:即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见《会议制度》。
a. 周记:即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。
a. 制度文件:即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求,具有约束力。制度文件作为一种规范,其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准,管理制度和程序文件由管理者代表批准。各部门内部使用的制度文件(第三层次文件)由各部室主管批准。b.外来文件:
a. 法律法规:
a. 外部来文:如政府来文、供方来文、顾客来文等c.外送文件:如对政府、供方、顾客等发出的文件
3.3.2 专用文件:a.技术文件:
a. 图纸:具体管理详见《设计过程管理程序》
a. 施工专用文件:具体管理详见《施工管理程序》b.财务文件:具体管理详见《财务管理制度》c.人事资料:具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》d.合同文件:具体管理详见《合同管理制度》e.签价单:具体管理详见《工程造价管理程序》f.决算资料:具体管理详见《工程造价管理程序》
3.3 .3记录:记录归档前的管理严格按本程序执行,归档后则按《档案管理程序》管理。
4. 相关文件:
4.1 《融侨集团文件处理办法》(见第三层次文件《融侨集团档案工作手册》之《文件处理办法》)
4.2 《设计过程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《财务管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造价管理程序》
5. 相关表单:
5.1 发文登记表
5.2 收文登记表
5.3 文件清单/移交清单
5.4 请示单登记表
5.5 文件借阅登记表
5.6 工作请示单
5.7 工作联系函
5.8 工作周记
5.9 盖章联系单
5.1 0图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)
5.1 1图纸作废通知单(见《设计过程管理程序》)
5.1 2图纸借阅登记表(见《设计过程管理程序》)
5.1 3文件更改申请表编制:包秋霞日期:200
2.4 .22审核:林立强、陈卫斌日期:200
2.4 .28批准:林权日期:200
2.4 .30
第3篇 某物业管理公司文件编号规则
物业管理公司文件编号规则
1.0质量环境手册代码:zl
2.0部门代码
2.1客户服务中心代码:01
2.2综合事务部代码:02
2.3工程技术部代码:03
2.4环境管理部代码:04
2.5护卫服务部 代码:05
2.6财务稽核部代码:06
3.0质量环境手册 yshz-zl-××
yshz-表示公司名称缩写,zl-质量环境手册缩写,××-标准条款号。
3.1程序文件yshz-c*-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,c*-程序文件缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.2作业指导书 yshz-zy-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,zy-作业指导书缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.3记录 yshz-jl-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,jl-记录缩写,□□-部门代码,××-流水号。
3.4外来文件 yshz-wl-××
yshz-表示公司名称缩写,wl-外来文件缩写,××-流水号。
3.5图纸 yshz-tz-□□-××
yshz-表示公司名称缩写,tz-图纸缩写,□□-图纸类别代码,××-流水号。
其中类别代码为:
dq--电气 js--给排水 tj--土建
*f--消防kt--空调、暖通 yl--园林
编制: 审核: 批准: 日期:
第4篇 物业管理公司文件控制程序-13
物业管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程,确保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0适用范围:
适用于本公司管理体系文件的控制。
3.0职责
3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。
3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。
3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。
3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分为以下四个层次:
第一层次质量手册
第二层次程序文件
第三层次作业指导书
第四层次质量记录表格、资料(包括图纸、技术图样等)。
4.2文件的编制、审核与批准
4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。
4.3受控文件的发布
4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化,使原文件不适用而需要更改时,申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部,综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核,并得到批准。
4.3.2综合事务部对文件进行统一编号,具体方法见《文件编号规则》。
4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过,文件自动返回编制部门继续修改。
4.3.4文件分'受控文件'和'非受控文件'两类。受控文件需加盖蓝色'受控文件'章,非受控文件加盖红色'非受控文件'章,作废文件加盖红色'作废'章。没有管理者代表批准,公司员工不得任意复制和外传。
4.3.5综合事务部负责发放文件,并收回作废文件,接收文件人在《文件发放回收记录》签收。
4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次,改次状态号递增1次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时,版本号从a、b、c……递增。
4.4受控文件的回收及处理
4.4.1综合事务部在发放新文件的同时,应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时,应提交书面原因方可发放新版。
4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件发放完成后,综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。
4.5.2新制文件发放完成后,综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存,作废文件原件盖'作废'章后,做相应处理。
4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅,若需借阅,应经管理者代表书面同意,且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管,防止被误用或丢失、污损。
4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布,综合事务部不负责对其进行更新:
4.6.1因宣传等原因,经管理者代表批准,受控文件可以非受控方式对外发布。
4.6.2因培训等原因,经综合事务部批准,受控文件可以非受控方式在公司内部发布。
4.7文件的评审
4.7.1文件体系的评审内容,包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。
4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的,由综合事务部负责按本程序实施。
4.8外来文件的控制
4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料,包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。
4.8.2相关部门收到外来文件后,如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时,接收部门将此文件送到综合事务部备案,由管理者代表批准,列入《外来文件目录》。
4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖'作废'章后另行处理。
4.8.4各部门需要外来文件,可到综合事务部查询、借阅或复制,复制的外来文件登记并加盖'受控文件'章。
4.8.5综合事务部负责其版本更新,每三个月对外来文件进行更新一次,可通过各种途径了解外来文件的版本情况,并及时获取外来文件的最新版本。
4.9资料的控制
4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号,并及时到综合事务部盖'受控'章。
4.9.3资料发生更改时应加盖修改章,当图纸修改超过使用规定时加盖'作废'章并收回存档。
4.10质量记录表格的控制
4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。
4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。
5.0支持性工具
《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》
编制:审核:批准:日期:
第5篇 某装饰公司文件管理禁令
装饰公司文件管理禁令
为使公司经营过程中,学法、用法、懂法,用法制观念贯穿工作全过程,保护企业的合法权益,严肃重申如下问题:
1、对外所有文书必须呈总经理签发方能加章发出,并留复印件进归类档案。
2、外单位文书在总经理未签署意见之前,不得在文书上写任何意见及字样,总经理签发后,原件存档,部门留复印件备用。
3、所有合同起草和规定格式文本的合同打印填写好后,由总经理签发方能加章、实施。在实施过程中如有变更及修改,必须由总经理认可,不得自作主张和发出。
4、办理手续根据总经理签署的意见加章后,必须按文书内容填写规定的记录本中,并签好用章人姓名,予以备查。
5、办公室公章的管理(包括所有印章),必须有非常严谨和严格管理,严格按程序加章使用,任何人不得随心所欲。
6、特殊情况和总经理外出时,急需加章和处理的文书,需向总经理按原文汇报,经总经理同意后,由办公室主任签字和加章、发出,并留复印件存档,待总经理回公司后,交呈至总经理阅知。
7、对外文书,一旦签发后,须速反馈结果等工作情况。
以上总经理令必须坚决执行,如有违规,则追究违规人的法律责任和经济责任。
第6篇 物业公司文件收发管理程序5
物业公司文件收发管理程序(五)
1.目的
为了保证政府、公司及公司的文件精神得到有效的贯彻落实,规范公司内部的文件收发、存档管理。
2.适用范围
本程序适用于公司内部文件的收发,上级或外来文件的收文及公司对外文件的发送工作。
3.职责
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部门。
3.2 公司其他职能部门或所属各管理项目负责配合本程序的实施。
4.程序
4.1公司内部文件的收发
4.1.1由公司总经理室下发各部门(项目)的文件(通知),由公司行政部负责依据总经理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,经总经理室审阅定稿后下发各部门(项目)执行。
4.1.2由公司各职能部门下发各项目的文件(通知),由发文部门负责起草,交行政部打印,打印稿由发文部门负责校对定稿,下发有关项目执行,并将文件(贰份)交公司行政部备案、归档。
4.1.3所有公司总经理室或职能部门下发的文件(通知),必须实行签收制度,公司职能部门(项目)在收到文件(通知)后,必须在《文件签收记录》上签字确认,以便有效地落实文件(通知)精神。
4.1.4公司总经理室的文件(通知)精神落实情况,由行政部负责督办,公司职能部门的文件督办由发文部门负责。
4.2上级文件的签收和阅办
4.2.1所有政府机关和公司公司及兄弟公司通过邮寄、送达或会议发放(由参会人员带回公司)的上级文件资料,均由公司行政部负责签收或参会人员直接送达公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件资料后,必须做好收文登记记录,应根据文件资料内容的轻重缓急,认真填写《公司文件传阅单》,粘贴于文件封页之左上角,呈总经理室阅示。由总经理室在《公司文件传阅单》上作出批示。
4.2.3公司行政部根据总经理室的批示及指定的阅办范围、对象逐一送交相关部门(人员)传阅,并保证主要牵头(扎口)的部门(人员)优先传阅。文件所有的传阅人员应于阅后在《公司文件传阅单》上签明传阅人和传阅日期。
4.2.4所有传阅文件在传阅结束后,行政部应负责将文件及时地收回,并协助总经理室做好文件精神落实的督办工作。
4.3公司对外发送的文件
4.3.1所有以公司名义对外发送的报告、请示、信函等文件均应加盖公司公章,所有以公司部门(项目)名义对外发送的文件应加盖部门(项目)印章。
4.3.2以公司名义对外的文件,原则上由公司行政部(也可由文件内容的主要职能部门)负责起草。行政部将文件草稿打印校对后由行政部(或相应的职能部门)呈公司总经理室审阅定稿,并加盖公章。
4.3.3以部门名义对外发送的文件,打印校对后,应交总经理室修改认可后方可加盖部门印章。
4.3.4以受托管理项目名义对外发送的文件,打印校对后,应交公司管业部修改认可后方可加盖项目印章(如有)。
4.3.5所有对外文件均应视文件主送和抄送抄报单位情况再增加份数公司留档,来确定文件的原件份数,以免发生少送或浪费。
4.4项目甲方(或住宅小区业主)的来信
4.4.1公司各部门(项目)收到项目甲方(或住宅小区业主)的信函,收件部门(项目)应负责及时地予以登记。
4.4.2根据信函内容,收件部门(项目)应该或可以解决(答复)的,部门(项目)负责人应负责协调解决或回复。回复操作参照本程序4.3条要求执行。
4.4.3如收到投诉函件,则应参照公司《丽景花园投诉处理程序》执行。
4.4.4项目甲方(或住宅小区业主)的信函处理完毕后,负责处理的部门(项目)应将信函原件及处理意见、结果及相应的资料原件(或复印件)装订后存入项目甲方(或住宅小区业主)的档案中备查。
4.5本程序所述的文件资料,由公司行政部负责按照文书档案的登记、立卷、归档的要求进行管理。
4.6本程序所述的文件资料,行政部及其他职能部门(项目)负责人必须按照文件的内容及公司的要求做好文件资料的保密工作。
4.7公司行政部应按照公司档案管理要求,做好收发文件的登记和备查。
5.记录
5.1《公司文件传阅单》;
5.2《发文记录》;
5.3《收文记录》;
5.4《文件签收记录》。
